Kako napisati dopis

Zdrava radna atmosfera u radnom kolektivu moguća je samo ako je svaki njezin član odgovoran za vlastite poslove i poštuje norme radne discipline. U protivnom se smanjuje učinkovitost cijelog tima, što u nekim slučajevima može utjecati na plaće i sudbinu cijelog poduzeća.

Za takve situacije dostavlja se dopis koji vam omogućuje da obavijestite upravu u službenom obliku o nepoštovanju prekršitelja opisa radnog mjesta. Razmislite kako ispravno napisati dopis za zaposlenika i koji su uzorci dokumenata dostupni za različite situacije.

Dragi čitatelji! Naši članci govore o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki je slučaj jedinstven.

Ako želite znati kako riješiti točno vaš problem - kontaktirajte obrazac za online konzultante s lijeve strane ili nazovite

8 (800) 511-91-49
Brzo je i besplatno!

Vrste i sadržaj izvješća

Zapisnik je dokument koji sadrži bilo koje podatke za upravitelja ili više tijelo i osmišljen je tako da navede primatelja na poduzimanje radnji ili odluka.

Postoji određena klasifikacija takvih dokumenata po primateljima:

• Unutarnji... Dizajnirano za administraciju, direkciju ili druge rukovoditelje.
• Vanjski... Upućeno višim tijelima koja kontroliraju rad poduzeća.

Također, bilješke su razvrstane prema sadržaju:

• Informativan... Oni su periodične prirode, budući da su sastavljeni s ciljem informiranja o procesu rada, njegovim pojedinostima i metodama.
• Pokretanje... Žalosne su i preporučujuće, stvorene s ciljem pokretanja bonusa za ugledne zaposlenike ili kažnjavanja krivih.
• Izvještavanje... Izrađeno u obliku izvješća koje obavještava menadžere o rezultatima rada, rezultatima izvršenih naloga.

Postoje i usluga i objašnjenja memorandumi.

Podsjetnik informativne je prirode. Široko se koristi u raznim organizacijama na svim razinama upravljanja u različitim situacijama.

Ovaj dokument može sadržavati informacije o kretanju osoblja između odjela, zatražiti upute, prijaviti promjene u načinu poslovanja ili najaviti sastanak.

Memorandumi su osmišljeni kako bi pojednostavili i ubrzali komunikaciju unutar poduzeća. Ne postoje zakonski uvjeti za oblik službenog dokumenta.

Objašnjenje- bilješku koja je prihvaćena kao razlog za svaki incident u poduzeću. To može uključivati ​​činjenice izostanka, kašnjenja, nepoznavanja službenih dužnosti ili drugih kršenja. Prekršitelj može biti pojedinačni zaposlenik ili cijeli odjel.

Prema zakonu, takvu poruku u obliku objašnjenja mora zatražiti čelnik organizacije, prije poduzimanja disciplinske mjere protiv zaposlenika ili jedinice.

Struktura dokumenta

Bez obzira na sadržaj bilješke, njezina struktura sadrži sljedeće glavne dijelove:

1. Prvi opisuje glavne događaje ili ukazuje na razloge koji su doveli do pisanja dopisa.
2. Drugi sadrži analizu podataka navedenih u prvom dijelu, ukazujući na mogućnosti rješavanja situacije.
3. Treći je posljednji, gdje se sažimaju rezultati prva dva dijela.

U nekim slučajevima bilješka može poslužiti kao dokaz o zakonitosti počinjenih radnji ili nevinosti.

Postupak sastavljanja

I dalje se preporučuje pridržavanje određene procedure za sastavljanje bilješke, bez obzira na nedostatak odgovarajućeg dokumenta u zakonodavstvu: kako zaposlenici ne bi pogriješili i ne bi imali poteškoća u sastavljanju takvih dokumenata, preporučuje se stvoriti predložak bilješke.

Uzorak dizajna obrasca trebao bi biti na istaknutom mjestu - informacijskom stalku ili u mapi predložaka.

1. Gornji lijevi kut- adresata (ime osobe koja je napisala bilješku, njegov položaj, odjel). Ako je dokument vanjski, tada je potrebno navesti naziv i poštanske podatke organizacije, grad sastavljanja.
2. Gornji desni kut- primatelj, isti podaci kao u prethodnom stavku.
3. Centar stranice- naslov s velikim slovom.
4. Ispod naslova, bliže lijevo, naznačeno je Datum sastavljanje dokumenta i njegov registarski broj.
5. Nadalje, potrebno je ograničiti, ali jasno navesti opća bit dopis. Opišite događaje, donesite zaključak, dajte prijedloge.
6. Završni dio- prezime i inicijale osobe koja je napisala dokument, s naznakom položaja, datuma i potpisa. Preporuča se staviti sve u jednu liniju.

Ako pritužba ili druga vrsta izvješća nije izrađena prema modelu, smatra se valjanom.

Primjer

Radi jasnoće, vrijedi razmotriti predložak bilješke s primjerom. Kako napisati dopis upućen ravnatelju ako zaposlenik prekrši disciplinu - kasni, ne pojavi se na radnom mjestu ili ne ispunjava svoje funkcionalne dužnosti?

Primjenjuje se struktura prethodno navedenog dokumenta: prvo, oni opisuju situaciju, ukazujući na činjenicu jednog ili više prekršaja, zatim traže od upravitelja da poduzme mjere ili ponudi mogućnosti za disciplinsku kaznu.

Direktor PJSC JSCB "BANK" O. A. Vereshchagin
I. I. Krasnov, voditelj prodajnog odjela

Memorandum(uzorak)

31.03.2016, № 254/4545

Za tvoju informaciju da je 31.3.2016 menadžer klijenta Krylova E.O. bio odsutan s radnog mjesta od 9-00 do 14-00, što prelazi dopušteni prag od 4 sata i priznaje se kao odsustvovanje s rada. Zaposlenik nije dao objašnjenje i nema dokumente koji potvrđuju valjanost razloga izostanka. S tim u vezi, predlažem da se prijavim zaposlenici Krylova E.O. stegovne mjere u obliku otkaza.

I. I. Krasnov, voditelj prodajnog odjela (potpis)
31.03.2016

Ne postoji pravni zahtjev za strukturu dopisa.

Obrazac dopisa možete preuzeti i u Word formatu.

registracija

U svojim uputama službenička služba organizacije dužna je prihvatiti ne samo uzorak dopisa, već i metode i postupak za njegovu registraciju.

Budući da dopis sadrži podatke, a zahtijeva i pismeni odgovor, moraju se registrirati dodjelom osobnog broja dokumentu. Danas se koristi u uredskom poslu tri načina za registraciju dokumenata:

• Časopis... Za njegovu primjenu pokreće se poseban dnevnik u kojem se svakom novom dokumentu dodjeljuje broj kronološkim redom. Ova metoda je prepoznata kao najneprikladnija, jer ako trebate tražiti objašnjenje ili izvješće po broju, često morate okrenuti mnoge stranice.
• Automatski... Klasifikacija dokumenata prema odlaznom broju pomoću softvera. Kartica se unosi u bazu podataka s registracijskim kodom dodijeljenim uslužnoj poruci ili pritužbi.
• Kartica... Princip je isti kao i za automatsku bazu podataka, ali bez uporabe informacijske tehnologije. Nakon dodjeljivanja odlaznog broja dokumentu, stvara se kartica na kojoj se bilježe datum i indeks memoranduma. Kartica se stavlja u klasifikator.

Prednost kartične metode u usporedbi s časopisnom metodom je urednost, jednostavnost pretraživanja, mogućnost korištenja od strane nekoliko zaposlenika istovremeno.