Registracija internog dopisa: uzorak dokumenta i pravila za izradu

Interni dopis- Ovo je dokument, koji se obično dotiče važnih pitanja koja imaju izravnu vezu s proizvodnim problemima organizacije.

On treba sastaviti na običnom listu A4 papira ili na službenom memorandumu tipičnom za određenu tvrtku.

Vrijedno je zapamtiti da prilikom sastavljanja takvog dokumenta, naznaka određenog primatelja je preduvjet.

Potrebno je jasno registrirati službenu osobu koja ima potrebna ovlaštenja za reviziju sličan papir. Njegove ovlasti moraju biti potvrđene opisom radnog mjesta, kao i funkcionalnim odgovornostima koje su u njemu dodijeljene.

Važno! Takav papir ima određenu pravnu snagu. Dakle, osoba koja ju je napisala odgovorna je za njihovu kreativnost.

Razlozi za sastavljanje takvog dokumenta

Ako analizirati glavne situacije nastalih u proizvodnji, možemo zaključiti da razlozi za izradu takvih dokumenata mogu biti:

• pozivajući upravu da donošenje određenih odluka... U takvoj situaciji pri sastavljanju je potrebno navesti 2 - 3 činjenice i kratku analizu kako one utječu na stanje proizvodnje. Moraju se izvući zaključci, te iznijeti prijedloge za rješavanje problema.
• Potreba informiranja nadređenih o raznim nijansama, kao i situacijama. Takvi se dokumenti obično pišu povremeno i su analitički.
• Pružanje izvješća. Bilješke ovog tipa obično navode rezultate obavljenog posla za određeno razdoblje. Također može navesti koliko je učinkovito istraživanje provedeno, naredbe voditelja ili njihove upute. Treba napomenuti da pravo sastavljanja takvog dokumenta imaju voditelje pojedinačnih i strukturnih odjela.

Međutim, takav pravilo ne smije zadirati u prava običnih zaposlenika kontaktirajte svoje nadređene.

Po čemu se razlikuje od izvana?

1. Kao što je gore spomenuto, interni dopis je dokument poslan od jednog upravitelja do drugog unutar istog poduzeća. Važno je napomenuti da je u njegovom dizajnu dopuštena i upotreba memoranduma i jednostavnog lista papira.
2. Nakon sastavljanja sličnog papira potpisuje sastavljač i šalje primatelju... U tom slučaju, osoba koja je sastavila dokument mora nužno navesti svoje prezime, ime i položaj.
3. Za razliku od svog unutarnjeg rođaka, vanjska je nota uvijek ide dalje od jedne firme... Takav se dokument, u pravilu, šalje višim tijelima.
4. Korisno je napomenuti značajna razlika između takvih papira... Činjenica je da se njegova kompilacija nužno mora izvršiti na memorandumu organizacije u kojoj je kompilacija izvršena. Uz standardne podatke, mora sadržavati podatke o tvrtki, kao i njezin pečat.
5. Potrebna vanjska napomena mora sadržavati potpis osoba koja obnaša dužnost čelnika poduzeća.

Pravila pisanja

Interni dopis ima određenu pravnu snagu, pa se vrijedi ozbiljno pozabaviti dizajnom.

Informacije koje sadrži trebale bi odnose isključivo na specifičnosti rada, kao i da se ukratko i samo o meritumu iznese, nije dopušteno iznošenje pojedinosti koje se ne odnose na njega.

• stil prezentacije treba biti isključivo informativnog karaktera. Takav papir ne bi trebao sadržavati nikakve manifestacije osjećaja ili emocija.
• Sve utvrđene činjenice ili preporuke treba navesti u predmetu... Svi detalji moraju biti jasno označeni.
• Dokument mora biti sastavljen prema određenim pravilima... Ako u njemu postoje očite pogreške ili nedostaju obvezni podaci, onda se na temelju toga rad može poništiti.

Važno! Upravo prezentacija ovih glavnih dijelova određuje informativni sadržaj dokumenta i njegovu korisnost za upravljanje poduzećem.

Osim dodatnih informacija raznih vrsta, dokument mora sadržavati glavni dio teksta koji se može podijeliti na:

1. utvrđujući dio detaljno navodeći sve činjenice i obveze o pitanju.
2. Analitički dio koji sadrži moguće posljedice.
3. Preporučeni dio, u kojem sastavljač iznosi svoje savjete i preporuke.

Korak po korak upute

Kao što je gore navedeno, tekst interne bilješke sastoji se od dva dijela:

1. u uvodnom dijelu propisati stanje problema, činjenice koje su poslužile kao razlog za sastavljanje. Također je potrebno pokazati rezultate njihove analize.
2. Glavni dio bi trebao sadrže zaključke, prijedloge, zahtjeve... Glavni dio morate dovršiti jasnim prijedlogom ili zahtjevom.

Što se detalja tiče, riječ je o papiru treba sadržavati:

Ako se tijekom pregleda otkriju bilo kakva kršenja, onda dokument je poništen s velikom vjerojatnošću. Ako prevodilac u hodu može pridržavati se svih pravila glede pisanja rada, onda ne može sumnjati da će ga viša uprava primiti i pažljivo proučiti.

Važno! Vrijedi napomenuti da se plan i oblik papira moraju strogo pridržavati.

Primjer registracije

Radi jasnoće, osoba koja nikada nije napisala ništa slično, ali ide, trebala bi razmisliti primjer sličnog dokumenta... U konkretnom primjeru to će biti navedeno kao sastaviti dopis, ako osoba krši disciplinu, odnosno kasni ili se, općenito, ne pojavljuje na radnom mjestu.

Rad je sastavljen ovako:

1. prije svega, potrebno je u gornjem desnom kutu navesti primatelja i pošiljatelja, na primjer, direktoru PJSC JSCB "BANK" IP Kostrov, šefu odjela prodaje Makhnov K.S.
2. Dalje, trebate označiti naziv dokumenta u takvom slučaju, memorandum i malo niže i lijevo stavite datum sastavljanja npr. 31.03.2015.
3. Sljedeći korak je da napiši glavni dio... Na primjer: Želio bih vas obavijestiti da je upraviteljica klijenata Mitrokhina M.A. bio odsutan s radnog mjesta od 8:00 do 17:00 sati. To premašuje prag od 4 sata i smatra se izostajanjem. Djelatnik nije dao objašnjenje i nije pokazao nikakve dokumente koji bi potvrdili valjanost razloga izostanka. U vezi s gore navedenim, predlažem da se obratite Mitrokhinu M.A. disciplinska kazna, odnosno otkaz.
4. Posljednji korak prevodilac treba naznačiti Vašu poziciju, prezime, inicijale, potpis, kao i datum.

Primjer na fotografiji ispod:

Takav dokument treba samo sastaviti ako postoji dobar razlog za ovo. Ako sastavljač planira nešto postići uz pomoć takvog papira, onda mu treba strogo se pridržavati pravila izrade.