Kako pravilno šivati dokumente ručno nitima?

Čini se, čemu uopće povezivati dokumente kada ih možete pričvrstiti klamericom, spajalicom, presavijati u datoteku ili čak zalijepiti, a da ne spominjemo prijenos papira elektroničkim putem? Međutim, postoji mnogo mjesta gdje ćete morati nositi plahte prošivene koncem: u poreznu upravu, u arhive, sudove i tako dalje. To je potrebno za povećanje razine sigurnosti: uostalom, nemoguće je neprimjetno zamijeniti list na ispravno spojenim dokumentima. To se može lako provjeriti jednostavnim pogledom na zaklane dokumente.

Čini se da je sve prilično jednostavno: šivati plahte i certificirati ih. Ali postoji jedna poteškoća koja često zbunjuje službenike - to je nedostatak jednog pravila šivanja. Istodobno, porezni ured ili arhiv imaju pravo vratiti pogrešno pričvršćene dokumente, što može uvelike odgoditi ionako spore postupke. Međutim, nemojte očajavati: postoji nekoliko GOST-ova prema kojima se ovaj proces treba izvesti.

Dragi čitatelji! Članak govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki je slučaj individualan. Ako želite znati kako riješi točno svoj problem- kontaktirajte konzultanta:

(Moskva)

(St. Petersburg)

(regije)

Brzo je i je besplatno!

Koje GOST-ove i standarde treba uzeti u obzir

Fotografija pokazuje kako zašiti dokumentaciju kroz 3 rupe

Kao što je već spomenuto, glavna poteškoća je nedostatak jedinstvenog standarda. Međutim, postoje opća pravila o certifikaciji koja se u većini slučajeva primjenjuju na A4 dokumente. O njima možete saznati u Smjernicama za izradu uputa za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima, odobrenim Naredbom Rosarhiva od 23. prosinca 2009. br. 76 i GOST R 51141-98 "Uredski rad i arhivsko poslovanje".

Ako trebate registrirati DOO, slobodno proučite "Zahtjeve za pripremu dokumenata koji se koriste za državnu registraciju pravnih osoba, kao i fizičkih osoba kao pojedinačnih poduzetnika" od 26.02.2004 N-110 i "Metodološka objašnjenja o postupku za ispunjavanje obrazaca dokumenata koji se koriste za državnu registraciju pravne osobe” (članak 1. stavak 3.). Vrijedi napomenuti da je većina preporuka dana za dokumente koji su pohranjeni više od deset godina.

Međutim, ako sumnjate u točnost navedenih informacija, bolje je da sve detalje razjasnite unaprijed na licu mjesta. Ponekad je potrebno ovjeriti svaki list ili broj listova ili stranica. Također je vrijedno toga zapamtiti svi dokumenti koji se sastoje od više od jednog lista podliježu firmware-u.

Dizajn naslovnice

Korice su neophodne za bolje očuvanje dokumenta. Dvije je vrste: normalno i dugotrajno skladištenje... Prvi je tanak karton, drugi je napravljen od gušćeg, tvrđeg. Istodobno, kao omot za dokumente koji se podnose na državnu pohranu treba koristiti samo karton bez kiseline.

Za šivanje dokumenta koji se sastoji od A4 listova koristi se korice 22,9 x 32,4 cm, t.j. nešto veći od samog lima.

Ako su listovi ušiveni u kućište nestandardne veličine, onda poklopac mora biti odgovarajuće veličine bez ikakvih dodataka na stranama. Za veću čvrstoću, osim nje, sprijeda i straga su ušivene tanke trake kartona kroz koje treba proći uže. Istodobno, postoje posebne upute čak i za ljepilo: bez paste, samo tiskanice ili opcije silikata.

Ako još niste registrirali organizaciju, onda najlakše To se može učiniti pomoću online usluga koje će vam pomoći da besplatno generirate sve potrebne dokumente: Ako već imate organizaciju i razmišljate kako olakšati i automatizirati računovodstvo i izvješćivanje, tada u pomoć priskaču sljedeće online usluge koje u potpunosti će zamijeniti knjigovođu u vašoj tvrtki i uštedjet će vam puno novca i vremena. Sva izvješća generiraju se automatski, potpisuju se elektroničkim potpisom i šalju automatski online. Idealan je za individualne poduzetnike ili LLC na USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Sve se događa u nekoliko klikova, bez redova i stresa. Probajte i iznenadit ćete se kako je postalo lako!

Paginacija

Kako se listovi ne bi zbunili i ne bi izgubili, dokument je numeriran. Ovo je važan dio šivanja, koji ima svoje karakteristike i pravila:

Prije nego počnete zapisivati brojeve, morate izvući sve prazne listove iz kućišta i ostaviti inventar na stranu - on se ne pojavljuje u numeraciji. Zatim sortirajte priložene dokumente po datumu ili drugim kriterijima kao što su zemlja ili abeceda. Natječaji su iznimka: za njih same tvrtke navode lokaciju.
Zatim vam je potrebna jednostavna olovka. U jednostavnim listovima, numeracija je u gornjem desnom kutu; u ušivenim kartama, fotografijama, crtežima i drugim stvarima - naprotiv, u gornjem lijevom kutu na poleđini. Listovi velikog formata pričvršćeni su s gornje desne strane ispred. Čak i ako se karta sastoji od nekoliko listova zalijepljenih u jedan, to je jedan list u dokumentu. Istodobno, na poleđini je napisan broj listova: "List br. xxx - shema lijepljenja iz xxx listova." To se također odnosi na fotografije, dijagrame i isječke čvrsto zalijepljene na list: "Na listu br. xxx nalaze se xxx isječke i xxx fotografije zalijepljene prema inventaru na poleđini." Ako su takvi umetci zalijepljeni samo iz jednog kuta, onda su to zasebni listovi i odvojeno su numerirani.
Vrijedno je odmah napomenuti značajke firmvera velikog formata: presavijte list u traženi format, priložite ga dokumentima i pogledajte gdje će nit proći. Tamo ga morate bljesnuti i nigdje drugdje.
Ako se unutar kućišta nalazi dokument s vlastitom numeracijom (brošura, časopisi, novine), onda se može ostaviti nepromijenjen samo ako se brojevi podudaraju s općim. Inače, dokument podliježe prenumeraciji i uvrštavanju u opći popis. Ako je u kofer ušivena omotnica s materijalima, materijale je potrebno posebno numerirati, na omotnicu staviti željeni broj i sastaviti poseban popis priloga. Sveske ili dijelovi jednog predmeta također se posebno numeriraju.
Ako pogriješite u numeriranju, trebate pažljivo precrtati brojeve s kosom crtom i pored nje staviti željeni broj. U tom slučaju sastavlja se novi certifikacijski natpis. Ako ima previše grešaka, predmet se prenumerira, stari natpis o ovjeri se precrtava i sastavlja novi. Ako se predmetu dodaju novi listovi, dokument će se morati potpuno prenumerirati. U iznimnim slučajevima moguće je dopustiti korištenje slova umjesto brojeva: 1, 2, 2a, 2b, 3.

Nakon stavljanja brojeva sastavlja se certifikacijski natpis. Sadrži podatke o svim listovima ušivenim u futrolu: ukupan broj onoga što je posebno ušiveno (karte, fotografije, isječci), u kakvom su stanju (poderane, mnogo mrlja), koji brojevi listova nedostaju, od kojeg datuma započelo je numeriranje. Obavezno staviti potpis, prijepis, pozicija, datum, format lista.

Popis dokumenata

Inventar je neophodan za kontrolnu usporedbu dostupnih listova, njihovog položaja i konfiguracije. Nije numeriran i priložen je prije prvog lista. U njemu morate navesti sljedeće podatke: tvrtka, grad, datum, pozicija i puno ime i prezime osobe koja ovjerava... Sam inventar se može prikazati u obliku tablice, u kojoj je naznačen datum sastavljanja priloženog dokumenta, njegov naziv, koje listove obuhvaća, njihov ukupan broj.

Opći popis uvijek treba pratiti dokument. Osim toga, unutar predmeta može se nalaziti popis sastavljen na posebnim listovima ili priložena omotnica.

Ovjera dokumenta

Certifikacija kruniše cijeli proces šivanja kućišta, osim ako je potrebno ovjeriti svaki list posebno. Ovjera je potpis ovlaštene osobe koja će biti odgovorna za prijenos svih spojenih dokumenata za poreznu, arhivu ili druge organe. Postavlja se na poleđinu posljednjeg lista.

Kako firmware zapravo radi? Trebat će vam bušilica, konac, naljepnica s certifikatom, kao i grubi konac, traka, obični konac ili nešto slično... Najbolje je koristiti prvu opciju - dovoljno je jaka i neće se trgati. Certifikacijska naljepnica je tanak papir s otisnutim tekstom:

„Prošiveno, numerirano, potpisano

i žig _______ (_____) list ___

generalni direktor

OOO "______"

PUNO IME"

Sam postupak izgleda ovako:

Uzmite plahte, stavite ih u bušilicu i probušite dvije ili više rupa na jednom mjestu. Ako je broj listova mali, možete ih probušiti iglom ili šilom, ali morate paziti da ne potrgate papir. Provucite konac kroz obje rupe tako da središte bude s vanjske strane, a repovi se spuštaju iza. Za veću čvrstoću konac morate dvaput provući.
Zavežite repove u čvor, odrežite višak konca (duljina repova ne smije biti veća od šest centimetara) i na vrh zalijepite pripremljeni papir tako da pokrije čvor, ali ga ne skrije u potpunosti. Ako će dokument biti pohranjen dulje od deset godina, naljepnica se izrađuje od papirusnog papira.
Nakon što se ljepilo osuši, na naljepnicu se stavlja pečat i potpis navedene osobe, pri čemu ne smiju prelaziti rubove papira. Ponekad će možda biti potrebno dodatno učvrstiti podatke ljepilom. U nekim slučajevima od svakog se lista traži da se ovjeri. U tom slučaju potpis ovlaštene osobe naznačene na poleđini stavlja se pri dnu.

Šivanje 3 i 4 rupe

Cijeli proces šivanja je ukratko opisan gore. U ovom slučaju postoji nekoliko opcija za pričvršćivanje: tri i četiri rupe. Njihov opći princip ostaje isti, samo se detalji razlikuju:

Za šivanje kućišta s tri rupe, trebate tri puta probušiti listove i pravilno zategnuti konac. Udaljenost između rupa ne smije biti veća od tri centimetra. Okrenite kućište i provucite konac kroz srednju rupu (vrh bi trebao stršiti iz prvog lista). Zatim provucite konac u gornju rupu, zatim u donju i na kraju u sredinu. Oba kraja konca stršit će iza kućišta, tako da možete sigurno vezati čvor i zalijepiti komad papira.
Šivanje u četiri rupe gotovo je isto, razmak između njih je oko jedan i pol centimetar. Okrenite dokument i provucite konac kroz drugu rupu s vrha, a zatim ga provucite u donju rupu. Zatim napravite zmiju: druga rupa odozdo - gornja rupa od prvog lista - druga rupa odozgo, od koje je sve počelo. Zavežite konac na čvor, zalijepite komad pergament papira i potpišite kada vratite dokumente.

U nekim slučajevima moguć je firmware s pet rupa, dok se princip uopće ne mijenja.

Ovaj proces je objašnjen korak po korak u sljedećem videu:

Zašto trebate šivati dokumentaciju

Mogućnost spajanja dokumenata može biti potrebna svima: dokumenti se spajaju za prijavu za otvaranje poduzeća, za sudjelovanje na natječaju, prilikom podnošenja dokumenata u arhiv ili sud, prijenos računovodstvenih izvješća ili kadrovskih dokumenata. Istodobno, potrebno je spajati ne samo originale, već i preslike važnih dokumenata koji se ne mogu prenijeti na mjesto zahtjeva.

Najčešće je potrebno klamati gotovinske i računovodstvene isprave, kao i mnoge službeničke isprave: poslovne knjige, projektna i porezna isprava, javnobilježnički akti... Neki od njih imaju posebne zahtjeve za firmware, koji su unaprijed poznati. Knjigovodstvene isprave prošivaju se kroz pet rupa, porezne i arhivske isprave kroz tri rupice, a gotovinski dokumenti često se prošivaju kroz gornji lijevi kut.

Unatoč općim pravilima, neki slučajevi imaju svoje karakteristične značajke, koje je bolje razjasniti unaprijed kako kasnije ne biste morali sve popravljati. I zapamtite važnu činjenicu: samo zaposlenik s tim pravima može spajati dokumente.