Emlékeztető írása

Az egészséges munkakörnyezet a munkacsoportban csak akkor lehetséges, ha minden tagja felelős a saját munkaköri felelősségéért és megfelel a munkafegyelem normáinak. Ellenkező esetben a teljes csapat hatékonysága csökken, ami bizonyos esetekben befolyásolhatja a béreket és az egész vállalkozás sorsát.

Ilyen helyzetekre emlékeztetőt biztosítanak, amely lehetővé teszi, hogy hivatalos formában tájékoztassa a menedzsmentet arról, hogy a jogsértő nem tartja be a munkaköri leírást. Fontolja meg, hogyan kell helyesen írni egy jegyzetet egy alkalmazottnak, és milyen minta dokumentumokat biztosítanak különböző helyzetekben.

Kedves Olvasók! Cikkeink a jogi kérdések megoldásának tipikus módjairól beszélnek, de minden eset egyedi.

Ha tudni akarod hogyan lehet pontosan megoldani a problémát - lépjen kapcsolatba a bal oldali online tanácsadó űrlappal vagy hívjon

8 (800) 511-91-49
Gyors és ingyenes!

A jelentések típusai és tartalma

A feljegyzés olyan dokumentum, amely bármilyen információt tartalmaz egy menedzser vagy magasabb hatóság számára, és amelynek célja, hogy a címzettet cselekvésre vagy döntésre ösztönözze.

Az ilyen dokumentumok címzettjei bizonyos osztályozást alkalmaznak:

• Belső... Igazgatáshoz, igazgatósághoz vagy más vezetőkhöz tervezték.
• Külső... A vállalat munkáját ellenőrző felsőbb hatóságoknak címezték.

Ezenkívül a jegyzeteket tartalom szerint osztályozzák:

• Tájékoztató... Ezek időszakos jellegűek, mivel összeállításuk célja a munkafolyamatról, annak részleteiről és módszereiről való tájékoztatás.
• Kezdeményezés... Panaszosak és ajánló jellegűek, azzal a céllal hozták létre, hogy bónuszokat kezdeményezzenek a kiemelkedő alkalmazottaknak, vagy megbüntessék a bűnösöket.
• Jelentés... Jelentés formájában készült, amely tájékoztatja a vezetőket a munka eredményeiről, a végrehajtott megbízások eredményeiről.

Vannak még szolgáltatás és magyarázat memorandumok.

Memo informatív jellegű. Széles körben használják különböző szervezetekben, minden vezetési szinten, különböző helyzetekben.

Ez a dokumentum információkat tartalmazhat a személyzet osztályok közötti mozgásáról, utasításokat kérhet, jelentheti a vállalkozás működési módjában bekövetkezett változásokat, vagy megbeszélést hirdethet.

Az emlékeztető rendelkezések célja a vállalaton belüli kommunikáció egyszerűsítése és felgyorsítása. A hivatalos dokumentum formájára vonatkozóan nincsenek jogi követelmények.

Magyarázó- megjegyzés, amelyet elfogadnak a vállalkozásban bekövetkezett események okaként. Ez magában foglalhatja a hiányzás tényét, a késést, a hatósági feladatok tudatlanságát vagy egyéb jogsértéseket. A jogsértő lehet akár egyéni alkalmazott, akár egy egész osztály.

A törvény szerint az ilyen üzenetet magyarázó formában a szervezet vezetőjének kell kérnie, mielőtt fegyelmi eljárást kezdeményez egy alkalmazott vagy egység ellen.

A dokumentum szerkezete

A jegyzet tartalmától függetlenül szerkezete a következő fő részeket tartalmazza:

1. Az első a fő eseményeket írja le, vagy jelzi azokat az okokat, amelyek a jegyzet megírását késztették.
2. A második elemzés tartalmazza az első részben megjelölt adatok elemzését, jelezve a helyzet megoldásának lehetőségeit.
3. A harmadik az utolsó, ahol az első két rész eredményeit összesítik.

Bizonyos esetekben egy jegyzet bizonyítékul szolgálhat az elkövetett cselekmények törvényességének vagy ártatlanságának.

Összeállítási eljárás

Továbbra is ajánlott egy bizonyos eljárást követni a jegyzet elkészítésében, függetlenül attól, hogy a jogszabályban nincs megfelelő dokumentum: annak érdekében, hogy a munkavállalók ne kövessenek el hibákat, és ne legyenek nehézségeik az ilyen dokumentumok elkészítésében, ajánlott hozzon létre egy emlékeztető sablonformát.

A nyomtatvány mintájának jól látható helyen kell lennie - információs állványon vagy sablonmappában.

1. Bal felső sarok- a címzett (a jegyzetet író személy neve, beosztása, osztálya). Ha a dokumentum külső, akkor meg kell adni a szervezet nevét, postai adatait, az összeállítás városát.
2. Jobb felső sarok- címzett, ugyanazok az adatok, mint az előző bekezdésben.
3. Az oldal közepén- cím nagybetűvel.
4. A címsor alatt, közelebb balra, van feltüntetve dátum a dokumentum elkészítése és nyilvántartási száma.
5. Továbbá visszafogott, de hozzáférhető módon kell nyilatkozni általános lényeg Memo. Írja le az eseményeket, vonjon le következtetéseket, tegyen javaslatokat.
6. Záró rész- a dokumentumot író személy vezetékneve és kezdőbetűje, feltüntetve a beosztást, a dátumot és az aláírást. Ajánlott mindent egy sorba illeszteni.

Ha panaszt vagy egyéb jelentést nem a modell szerint hoznak létre, akkor azt érvényesnek kell tekinteni.

Példa

Az egyértelműség kedvéért érdemes átgondolni egy példa jegyzetének sablonját. Hogyan kell írni az igazgatónak címzett emlékeztetőt, ha az alkalmazott megsérti a fegyelmet - késik, nem jelenik meg a munkahelyen vagy nem teljesíti funkcionális feladatait?

A fenti dokumentum szerkezetét alkalmazzák: először leírják a helyzetet, jelezve egy vagy több jogsértés tényét, majd felkérik a vezetőt, hogy tegyen lépéseket, vagy tegyen javaslatot a fegyelmi büntetésre.

A PJSC JSCB "BANK" igazgatója O. A. Vereshchagin
I. I. Krasznov, az értékesítési osztály vezetője

Memorandum(minta)

31.03.2016, № 254/4545

Tájékoztatásképpen hogy 2016. 03. 31. ügyfélkezelő Krylova E.O. 9: 00-14: 00 között nem volt jelen a munkahelyen, ami meghaladja a megengedett 4 órás küszöböt, és hiányzásnak minősül. A munkavállaló nem adott magyarázatot, és nem rendelkezik a távolmaradás okának megalapozottságát igazoló dokumentumokkal. E tekintetben javaslom, hogy jelentkezzen a munkavállalóhoz, Krylova E.O. fegyelmi eljárás felmondás formájában.

I. I. Krasznov, az értékesítési osztály vezetője (aláírás)
31.03.2016

A feljegyzés szerkezetére nincs törvényi előírás.

A feljegyzés formáját Word formátumban is letöltheti.

bejegyzés

Utasításaiban a szervezet irodai szolgálata köteles nemcsak egy jegyzetmintát elfogadni, hanem a nyilvántartásba vétel módszereit és eljárását is.

Mivel a feljegyzés információkat tartalmaz, és írásos választ is igényel, ezeket regisztrálni kell, és személyi számot kell hozzárendelni a dokumentumhoz. Ma az irodai munkában használják a dokumentumok regisztrálásának három módja:

• Magazin... Alkalmazásához külön naplót indítanak, amelyben minden új dokumentumhoz időrendi sorrendben hozzárendelnek egy számot. Ezt a módszert nem a legkényelmesebbnek tartják, mivel ha magyarázatot vagy jelentést kell keresnie szám szerint, gyakran sok oldalt kell átlapoznia.
• Automatikus... Dokumentumok osztályozása kimenő szám alapján szoftver segítségével. Egy kártya kerül az adatbázisba a szolgáltatási üzenethez vagy panaszhoz rendelt regisztrációs kóddal.
• Kártya... Az elv ugyanaz, mint egy automatikus adatbázis esetében, de információtechnológia használata nélkül. Miután a dokumentumhoz kimenő számot rendelt, létrejön egy kártya, amelyen rögzítik a memorandum dátumát és indexét. A kártya az osztályozóba kerül.

A kártyamódszer előnye a magazin módszerhez képest a rendezettség, a könnyű kereshetőség, az a képesség, hogy egyszerre több alkalmazott is használhassa.