Hogyan kell helyesen varrni dokumentumokat kézzel, cérnákkal?

Úgy tűnhet, miért kell egyáltalán dokumentumokat bekötni, ha tűzőgéppel, gemkapoccsal rögzíthető, fájlba hajtogatható vagy akár ragasztható is, nem beszélve az elektronikus papírtovábbításról? Azonban sok helyen kell majd cipelni a cérnával összevarrt íveket: adóhivatalba, levéltárba, bíróságokra stb. Erre a biztonsági szint növelése érdekében van szükség: végül is lehetetlen észrevétlenül kicserélni egy lapot a helyesen összefűzött dokumentumokon. Ez egyszerűen ellenőrizhető, ha egyszerűen megnézi a tűzött dokumentumokat.

Úgy tűnik, hogy minden nagyon egyszerű: varrni a lapokat és hitelesíteni őket. De van egy nehézség, amely gyakran zavarja az ügyintézőket – ez az egyetlen varrási szabály hiánya. Az adóhivatalnak vagy az irattárnak ugyanakkor joga van visszaküldeni a hibásan zárt iratokat, ami nagymértékben késleltetheti az amúgy is lassú eljárásokat. Azonban ne essen kétségbe: számos GOST létezik, amelyek szerint ezt a folyamatot el kell végezni.

Kedves Olvasóink! A cikk a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szól, de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:

(Moszkva)

(Szentpétervár)

(Régiók)

Gyors és ingyenes!

Milyen GOST-okat és szabványokat kell figyelembe venni

A képen látható, hogyan kell átvarrni a dokumentációt 3 lyukon

Mint már említettük, a fő nehézséget az egységes szabvány hiánya jelenti. Vannak azonban általános hitelesítési szabályok, amelyek a legtöbb esetben vonatkoznak az A4-es dokumentumokra. Ezekről tájékozódhat a szövetségi végrehajtó testületekben az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó útmutatóban, amelyet a Rosarkhiv 2009. december 23-i 76. számú rendelete és a GOST R 51141-98 „Irodai munka és levéltári tevékenység” hagyott jóvá.

Ha LLC-t kell regisztrálnia, bátran tanulmányozza a "Jogi személyek, valamint magánszemélyek, mint egyéni vállalkozók állami nyilvántartásba vételéhez használt dokumentumok elkészítésének követelményei" című, 2004. 02. 26. N-110-es keltezésű dokumentumot és az "Eljárás módszertani magyarázatait". a jogi személy állami nyilvántartásba vételéhez használt okmányok űrlapjainak kitöltésére” (1. cikk (3) bekezdés). Érdemes megjegyezni, hogy az ajánlások többsége adott több mint tíz éve tárolt dokumentumokra.

Ha azonban kétségei vannak a fenti információk helyességével kapcsolatban, jobb, ha minden részletet előre tisztáz a helyszínen. Néha minden egyes lapot vagy számlapot vagy oldalt hitelesíteni kell. Arra is érdemes emlékezni minden több lapból álló dokumentum firmware alá tartozik.

Borítóterv

A borító szükséges a dokumentum jobb megőrzéséhez. Két típusa van: normál és hosszú távú tárolás... Az első egy vékony karton, a második egy sűrűbb, keményebb. Az állami tárolásra benyújtott dokumentumok fedezésére ugyanakkor kizárólag savmentes kartonpapírt szabad használni.

Az A4-es lapokból álló dokumentum összefűzéséhez 22,9 x 32,4 cm-es borítót használnak, pl. valamivel nagyobb, mint maga a lap.

Ha a tokba varrt lapok nem szabványos méretűek, akkor a huzatnak megfelelő méretűnek kell lennie, oldalsó ráhagyás nélkül. A nagyobb szilárdság érdekében ezen kívül vékony kartoncsíkokat varrnak elöl és hátul, amelyeken a kötélnek át kell haladnia. Ugyanakkor még a ragasztóhoz is vannak speciális utasítások: nincs paszta, csak írószer vagy szilikát.

Ha még nem regisztrált szervezetet, akkor legkönnyebb Ez megtehető online szolgáltatások segítségével, amelyek segítségével minden szükséges dokumentumot ingyenesen generálhat: Ha már van szervezete, és azon gondolkodik, hogyan könnyítse meg és automatizálja a könyvelést és a jelentéskészítést, akkor az alábbi online szolgáltatások jönnek a segítségére, teljesen leváltja a könyvelőt a cégében, és sok pénzt és időt takarít meg. Az összes jelentést automatikusan generálják, elektronikus aláírással írják alá, és automatikusan elküldik az internetre. Ideális egyéni vállalkozók vagy LLC számára az USN, UTII, PSN, TS, OSNO hálózatokon.
Minden néhány kattintással történik, sorok és stressz nélkül. Próbáld ki, és meg fogsz lepődni milyen könnyű lett!

Lapszámozás

Annak érdekében, hogy a lapok ne keveredjenek össze és ne vesszenek el, a dokumentumot számozzák. Ez a varrás fontos része, amelynek megvannak a maga sajátosságai és szabályai:

Mielőtt elkezdené a számok lejegyzését, ki kell húznia az összes üres lapot a tokból, és félre kell tennie a leltárt - ez nem jelenik meg a számozásban. Ezután rendezze a csatolt dokumentumokat dátum vagy egyéb kritériumok, például ország vagy ábécé szerint. A pályázatok kivételt képeznek: számukra maguk a cégek jelzik a helyszínt.
Ezután egy egyszerű ceruzára van szüksége. Egyszerű lapokon a számozás a jobb felső sarokban van; varrott kártyákban, fényképekben, rajzokban és egyéb dolgokban - éppen ellenkezőleg, a hátsó bal felső sarokban. A nagy formátumú lapok jobb felső felől, elöl vannak ragasztva. Még ha a térkép több, egybe ragasztott lapból áll is, az egy lap a dokumentumban. Ugyanakkor a hátoldalára fel van írva a lapok száma: "xxx számú lap - ragasztási séma xxx lapokból." Ez vonatkozik a lapra szorosan felragasztott fényképekre, ábrákra és kivágásokra is: "A xxx számú lapon xxx kivágások és xxx fényképek vannak felragasztva a hátoldalon lévő leltár szerint." Ha az ilyen betéteket csak egy sarokból ragasztják, akkor ezek külön lapok, és külön vannak számozva.
Érdemes azonnal megjegyezni a nagy formátumú firmware jellemzőit: hajtsa össze a lapot a kívánt formátumra, csatolja a dokumentumokhoz, és nézze meg, hol fog áthaladni a szál. Ott kell villogni, és nem máshol.
Ha van a tokban egy saját számozású dokumentum (prospektus, folyóirat, újság), akkor az csak akkor hagyható változatlanul, ha a számok megegyeznek az általános számokkal. Ellenkező esetben a dokumentumot át kell számozni és fel kell venni az általános listára. Ha a tokba anyaggal borítékot varrtak, az anyagokat külön kell számozni, rá kell írni a kívánt számot a borítékra és külön leltárt kell készíteni a mellékletről. Az egy tok kötetei vagy részei külön is számozva vannak.
Ha hibát követ el a számozásban, óvatosan át kell húznia a számokat perjellel, és a kívánt számot mellé kell tennie. Ebben az esetben új tanúsító felirat készül. Ha túl sok a hiba, az ügyet átszámozzák, a régi igazolási feliratot áthúzzák és újat készítenek. Ha új lapokat adnak az ügyhöz, a dokumentumot teljesen át kell számozni. Kivételes esetekben lehetőség van számok helyett betűk használatára is: 1, 2, 2a, 2b, 3.

A számok felragasztása után tanúsító felirat készül. Információkat tartalmaz a tokba varrt összes lapról: a konkrétan összevarrt darabok száma (kártyák, fényképek, kivágások), milyen állapotban vannak (szakadt, sok foltos), mely lapszámok hiányoznak, milyen dátumtól megkezdődött a számozás. Feltétlenül fel aláírás, átirat, pozíció, dátum, lapformátum.

Dokumentumleltár

A leltár a rendelkezésre álló lapok, azok elhelyezkedésének és konfigurációjának kontroll összehasonlításához szükséges. Nincs számozva, és az első lap elé van csatolva. Ebben meg kell adnia a következő adatokat: cég, város, dátum, beosztás és az igazoló személy teljes neve... Magát a leltárt táblázatos formában lehet bemutatni, amely tartalmazza a csatolt dokumentum összeállításának dátumát, megnevezését, mely lapokat rögzíti, azok számát.

Az általános leltárt mindig mellékelni kell a dokumentumhoz. Ezen kívül a tok belsejében külön lapokra felvett leltár vagy mellékelt boríték is lehet.

Egy dokumentum hitelesítése

A tanúsítás megkoronázza a tok összevarrásának teljes folyamatát, kivéve, ha minden lapot külön kell hitelesíteni. Az igazolás egy meghatalmazott személy aláírása, aki felelős az összes összefűzött dokumentum adóhivatal, levéltár vagy más hatóságok részére történő továbbításáért. Az utolsó lap hátuljára kerül.

Hogyan működik valójában a firmware? Szükséged lesz lyukasztó, cérna, tanúsító matrica, valamint durva szál, szalag, sima szál vagy valami hasonló... A legjobb az első opciót használni - elég erős és nem szakad el. A tanúsító matrica egy vékony papír, amelyen a következő szöveg található:

„Fűzve, számozva, aláírva

és bélyegző _______ (_____) lap ___

Főigazgató

LTD "______"

TELJES NÉV"

Maga az eljárás így néz ki:

Vegye ki a lapokat, helyezze be a lyukasztóba, és lyukassza ki két vagy több lyukat egy helyre. Ha kevés a lapok száma, átszúrhatod őket tűvel vagy csőrrel, de vigyázni kell, nehogy elszakadjon a papír. Húzza át a szálat mindkét lyukon úgy, hogy a közepe kívül legyen, a farok pedig mögé jöjjön. A nagyobb szilárdság érdekében kétszer kell befűznie a cérnát.
Kössük csomóba a farkokat, vágjuk le a felesleges szálat (a farok hossza nem haladhatja meg a hat centimétert), és ragasszuk rá az előkészített papírlapot úgy, hogy fedje a csomót, de ne rejtse el teljesen. Ha a dokumentumot több mint tíz évig tárolják, a matrica papiruszpapírból készül.
A ragasztó megszáradása után a megadott személy pecsétje és aláírása kerül a matricára, miközben nem haladhatja meg a papír széleit. Néha szükséges lehet az információ ragasztóval történő rögzítése. Egyes esetekben minden egyes lap hitelesítését kérik. Ebben az esetben a hátoldalon feltüntetett meghatalmazott aláírása kerül alulra.

3 és 4 lyuk varrása

A teljes varrási folyamatot fent röviden ismertettük. Ebben az esetben több lehetőség is van a rögzítésre: három és négy lyuk. Általános elvük ugyanaz, csak a részletek különböznek:

Háromlyukú tok varrásához háromszor kell átszúrnia a lapokat, és megfelelően meg kell húznia a szálat. A lyukak közötti távolság nem haladhatja meg a három centimétert. Fordítsa meg a tokot, és fűzze át a szálat a középső lyukon (a hegynek ki kell állnia az első lapból). Ezután vezesse be a szálat a felső lyukba, majd az alsóba és a végén a közepébe. A cérna mindkét vége kilóg a tok mögé, így nyugodtan köthetsz csomót és ragaszthatsz egy darab papírt.
A négy lyukba való varrás szinte egyforma, a köztük lévő távolság körülbelül másfél centiméter. Fordítsa meg a dokumentumot, és fűzze át a szálat felülről a második lyukon, majd fűzze be az alsó lyukba. Ezután készíts egy kígyót: a második lyuk alulról - a felső lyuk az első lapról - a második lyuk felülről, ahonnan az egész kezdődött. Kösse csomóra a cérnát, ragasszon egy darab sütőpapírt, és írja alá, amikor visszaküldi az iratokat.

Egyes esetekben ötlyukú firmware is lehetséges, miközben az elv egyáltalán nem változik.

Ezt a folyamatot lépésről lépésre magyarázza el a következő videó:

Miért kell összefűzni a dokumentációt?

Az irattűző képesség mindenki számára szükséges lehet: az iratokat összevarrják a vállalkozás nyitására, pályázaton való részvételre, irattári vagy bírósági iratok benyújtásakor, számviteli jelentések vagy személyi dokumentumok átadásakor. Ugyanakkor nemcsak az eredetiket, hanem a fontos dokumentumok másolatait is össze kell tűzni, amelyek nem szállíthatók a kereslet helyére.

Leggyakrabban a pénztári és számviteli bizonylatokat, valamint számos irodai bizonylatot kell tűzni: üzleti könyvek, terv- és adódokumentumok, közjegyzői okiratok... Néhányuknak speciális firmware-követelményei vannak, amelyek a legjobban előre ismertek. A számviteli bizonylatokat öt lyukon, az adó- és levéltári dokumentumokat három lyukon, a pénztárbizonylatokat pedig gyakran a bal felső sarokban varrják át.

Az általános szabályok ellenére néhány példánynak megvannak a saját jellegzetességei, amelyeket jobb előre tisztázni, hogy utána ne kelljen mindent javítania. És ne feledjen egy fontos tényt: csak az ezekkel a jogokkal rendelkező alkalmazottak tűzhetik össze a dokumentumokat.