Belső emlékeztető iktatása: dokumentumminta és az elkészítésének szabályai

Belső feljegyzés- Ez egy olyan dokumentum, amely általában olyan fontos kérdéseket érint, amelyek közvetlen kapcsolatban állnak a szervezet termelési problémáival.

Ő kell elkészíteni normál A4-es papírlapra vagy egy adott cégre jellemző hivatalos fejléces papírra.

Érdemes megjegyezni, hogy egy ilyen dokumentum elkészítésekor egy adott címzett megjelölése előfeltétele.

Nyilvánvalóan regisztrálni kell azt a tisztviselőt, aki rendelkezik a felülvizsgálathoz szükséges felhatalmazással hasonló papír. Jogosultságát a munkaköri leírásnak, valamint az abban meghatározott funkcionális feladatköröknek kell igazolnia.

Fontos! Az ilyen papírnak bizonyos jogi ereje van. Így az a személy, aki megírta, felelős a kreativitásáért.

Az ilyen dokumentum elkészítésének okai

Ha elemezze a főbb helyzeteket A gyártás során felmerülő következtetések alapján megállapíthatjuk, hogy az ilyen dokumentumok elkészítésének okai lehetnek:

• felszólítja az adminisztrációt bizonyos döntések meghozatala... Ilyen helyzetben az összeállítás során 2-3 tényt kell közölni, és röviden elemezni, hogy ezek hogyan befolyásolják a termelési helyzetet. Következtetéseket le kell vonni, és javaslatokat tegyen a probléma megoldására.
• A felettesek tájékoztatásának szükségessége a különféle árnyalatokról, helyzetekről. Az ilyen dokumentumokat általában időszakosan írják és analitikusak.
• Jelentés készítése. Az ilyen típusú feljegyzések általában azt állítják az elvégzett munka eredményeit meghatározott időszakra. Azt is megállapíthatja, hogy a kutatást milyen eredményesen végezték, a vezetők utasításait, utasításait teljesítették. meg kell említeni, hogy ilyen dokumentum elkészítésének joga rendelkeznek az egyéni és strukturális osztályok vezetőivel.

Azonban az ilyen a szabály nem sértheti a hétköznapi alkalmazottak jogait lépjen kapcsolatba a feletteseivel.

Miben különbözik a külsőtől?

1. Mint fentebb említettük, a belső feljegyzés az az egyik vezetőtől a másikhoz küldött dokumentum ugyanazon a vállalkozáson belül. Figyelemre méltó, hogy a tervezés során mind a fejléces, mind az egyszerű papírlap használata megengedett.
2. Hasonló papír elkészítése után a fordító aláírja és elküldi a címzettnek... Ebben az esetben a dokumentumot készítő személynek feltétlenül fel kell tüntetnie vezetéknevét, keresztnevét és beosztását.
3. Belső rokonával ellentétben a külső hang mindig az túlmutat egy cégen... Az ilyen dokumentumot általában magasabb hatóságoknak küldik meg.
4. Hasznos megjegyezni jelentős különbség az ilyen papírok között... Az a tény, hogy az összeállítást szükségszerűen annak a szervezetnek a fejlécén kell elvégezni, amelyben az összeállítást elvégezték. A szabványos információkon kívül tartalmaznia kell a cég adatait, valamint a pecsétjét.
5. Külső megjegyzés szükséges aláírást kell tartalmaznia a vállalkozás vezetői tisztségét betöltő személy.

Írásszabályok

Belső feljegyzés bizonyos jogi ereje van, ezért érdemes komolyan foglalkozni a tervezéssel.

A benne foglalt információknak kötelezőek tisztán a munka sajátosságaira vonatkoznak, valamint röviden és csak a kérdés érdemében bemutatandó, azzal nem összefüggő részletek ismertetése nem megengedett.

• előadásmód pusztán tájékoztató jellegűnek kell lennie. Az ilyen papír nem tartalmazhat érzelmek vagy érzelmek megnyilvánulásait.
• Minden tény vagy ajánlás feltüntetve az ügyben kell rögzíteni... Minden részletet egyértelműen meg kell jelölni.
• A dokumentumot el kell készíteni bizonyos szabályok szerint... Ha nyilvánvaló hibákat találnak benne, vagy hiányoznak a kötelező adatok, akkor ez alapján a papír érvényteleníthető.

Fontos! E főbb részek bemutatása határozza meg a dokumentum információtartalmát és a vállalkozás vezetése szempontjából hasznosságát.

A különféle kiegészítő információkon kívül, a dokumentumnak tartalmaznia kell a fő szövegrész, amely felosztható:

1. megállapító rész részletezi a kérdés összes tényét és kötelezettségét.
2. Elemző rész tartalmazza a lehetséges következményeket.
3. Ajánlott rész, amelyben az összeállító megfogalmazza tanácsait és ajánlásait.

Lépésről lépésre szóló utasítás

Fent említett, belső feljegyzés szövege két részből áll:

1. a bevezető részben előírja a probléma állását, az összeállítás okaként szolgáló tények. Elemzésük eredményeit is meg kell mutatni.
2. A fő rész kell következtetéseket, javaslatokat, kéréseket tartalmaznak... A fő részt egyértelmű javaslattal vagy kéréssel kell kiegészítenie.

Ami a részleteket illeti, a szóban forgó papír az tartalmaznia kell:

Ha a vizsgálat során bármilyen szabálysértést találnak, akkor a dokumentum érvénytelen nagy valószínűséggel. Ha a fordító mozgás közben képes betartani az összes szabályt a dolgozat megírásával kapcsolatban nem lehet kétsége afelől, hogy a felsőbb vezetés megkapja és alaposan áttanulmányozza.

Fontos!Érdemes megjegyezni, hogy a papír tervét és formáját szigorúan be kell tartani.

Példa a regisztrációra

Az egyértelműség kedvéért érdemes megfontolni azt, aki még soha nem írt ilyesmit, de megy példa egy hasonló dokumentumra... Egy konkrét példa bemutatja, hogyan feljegyzést készíteni, ha valaki megszegi a fegyelmet, vagyis késik, vagy általában nem jelenik meg a munkahelyén.

A papír a következőképpen épül fel:

1. először is szükséges a jobb felső sarokban adja meg a címzettet és a feladót például a PJSC JSCB "BANK" IP Kostrov igazgatójának, az értékesítési osztály vezetőjének Makhnov K.S.
2. Következő, neked kell adja meg a dokumentum nevét ilyen esetben a memorandum és közvetlenül alul, illetve balra tedd az összeállítás dátumát, például 2015.03.31.
3. A következő lépés az írd le a fő részt... Például: Szeretném tájékoztatni, hogy az ügyfélmenedzser Mitrokhina M.A. 8:00 és 17:00 óra között távol volt a munkahelyéről. Ez meghaladja a 4 órás küszöböt, és hiányzásnak minősül. A munkavállaló nem adott magyarázatot, és nem mutatott be olyan iratot, amely a távolmaradás okának megalapozottságát igazolná. A fentiekkel kapcsolatban javaslom, hogy a Mitrokhina M.A. fegyelmi büntetés, nevezetesen elbocsátás.
4. Az utolsó lépés a fordítónak jeleznie kell beosztása, vezetékneve, kezdőbetűi, aláírása, valamint a dátum.

Példa az alábbi képen:

Csak ilyen dokumentumot kell elkészíteni ha jó oka van rá ezért. Ha a fordító egy ilyen papír segítségével szeretne valamit elérni, akkor szüksége van rá szigorúan tartsa be a megfogalmazás szabályait.