Kako pravilno ispuniti izvješće o troškovima: primjer ispunjavanja

Predujamna izvješća - odnose se na kategoriju primarnih računovodstvenih dokumenata koji se koriste u računovodstvu za obračun financijskih troškova nastalih od strane zaposlenika poduzeća tijekom službenog putovanja. Također, ovaj dokument se koristi u slučaju trošenja materijalnih sredstava poduzeća od strane angažiranog osoblja. U ovom članku predlažemo da razmotrimo pravila za ispunjavanje unaprijed izvješća.

Službenim se putovanjem smatra upućivanje djelatnika na kraće vrijeme na pregovore u drugu organizaciju, poslovnicu s provjerom i druge poslove koji su izvan mjesta radnog mjesta.

Svrha dokumenta

Predmetni obrazac ima jedinstveni obrazac br. "AO-1" Treba napomenuti da pravne osobe imaju zakonsko pravo korištenja samostalno izrađenih obrazaca. Međutim, poželjnija je uporaba papira ujednačenog oblika. Zadatak menadžmenta organizacije je izraditi nalog koji sadrži podatke o dužnosnicima koji imaju pravo primati odgovorna financijska sredstva. Do 2018. takve su ovlasti mogle biti dodijeljene samo onim zaposlenicima poduzeća s kojima su sklopljeni ugovori o radu.

Danas je dopušteno izdavanje odgovornih sredstava osobama s kojima je sklopljen građanski ugovor.

Napomenimo da bi u sadržaju naloga trebala biti navedena svrha utroška primljenih sredstava, njihov maksimalni iznos i određeno vremensko razdoblje. U slučaju da je zaposlenik poduzeća upućen na službeno putovanje, izdavanje materijalnih sredstava vrši se prema nalogu za službeno putovanje ili na temelju putnog lista.

Zaposlenik koji je primio novčana sredstva za pokriće troškova cijelog službenog puta mora podnijeti izvještaje računovodstvu. Rok za podnošenje predujma je tri dana nakon isteka roka utvrđenog na stranicama naloga uprave poduzeća. Ovaj dokument je jedno od opravdanja za svrsishodnost trošenja financijskih sredstava tvrtke, što znači potrebu prilaganja dokumenata koji potvrđuju namjensko korištenje obračunskih sredstava.

Nijanse i suptilnosti

Kako bi potvrdio izvedivost korištenja izvještajnih iznosa, zaposlenik mora ispuniti unaprijed izvješća. Takav se dokument ispunjava s obje strane, nakon čega se šalje računovodstvu na provjeru. Pregledano izvješće šalje se upravi organizacije na odobrenje. Prema važećem prijedlogu zakona, ova primarna knjigovodstvena isprava se popunjava u jednom primjerku.

Utrošak novca danog zaposleniku unaprijed potvrđuje se primarnom knjigovodstvenom ispravom - avansnim izvješćem

Treba napomenuti da je broj unaprijed izvješća u OKUD-u (Sve-ruski klasifikator upravljačke dokumentacije) promijenjen 2015. godine. Ranije je ovaj obrazac nosio broj "0504049". Dana 30. ožujka 2015. Ministarstvo financija Ruske Federacije izdalo je naredbu broj pedeset i dva, o dodjeli novog broja ovom obrascu. Danas je broj unaprijed izvješća OKUD "0504505". U nastavku se možete upoznati kako izgleda obrazac obrasca predujma prema OKUD-u 0504505. Ovaj dokument sadrži dio za otcjep koji nakon računovodstvene provjere treba prenijeti zaposleniku poduzeća.

Postupak sastavljanja obrasca AO-1

Prema važećem zakonodavstvu, svaka tvrtka ima pravo samostalno sastaviti predmetni dokument. Međutim, postoji jasan propis koji predviđa obvezne podatke koji moraju biti prisutni u takvim dokumentima. Ovi detalji uključuju:

• registarski broj i datum sastavljanja;
• naziv tvrtke;
• iznos primljenih i utrošenih sredstava;
• popis priloga uz glavni dokument.

Prethodno izvješćivanje ispunjava se u rukopisnom ili strojopisnom obrascu (na računalu). Jedan od važnih kriterija je ovjera dokumenta potpisom službene osobe s potrebnim ovlastima. U slučaju elektroničke verzije dokumenta potreban je digitalni potpis voditelja. Ova vrsta sastavljanja primarne dokumentacije dopuštena je samo kada se unutar poduzeća koristi elektronički sustav upravljanja dokumentima.

Prilikom odlučivanja o izdavanju obračunskog iznosa zaposleniku poduzeća, voditelj mora izdati odgovarajući nalog. Jedna od važnih faza pisanja izvješća je provjera retka "Primjena predujma"... Ovaj redak mora točno odgovarati tekstu koji je dostupan u nalogu uprave tvrtke.

Ispod je unaprijed izvješće, uzorak punjenja.

Ako odgovorna osoba nije ispoštovala rok za predaju predujma, to se smatra povredom novčane discipline.

Knjiženje u računovodstvu

U knjizi obračuna troškova koje je zaposlenik društva izvršio za vrijeme službenog putovanja koriste se računi obračuna sa zaposlenicima, računi troškova i druge vrste isprava. U slučaju da se iznos izdaje u obliku gotovine, potrebno je napraviti ovu napomenu: "Dt count 71 CT count 50". Takve se oznake utvrđuju na temelju ispravno sastavljenog naloga za odljev novca.

U slučaju da su financijska sredstva knjižena na bankovnu karticu zaposlenika poduzeća, u knjigovodstvenoj knjizi upisuje se sljedeća bilješka: "Dt sč.71 Kt Sč.51". Za obavljanje takvih operacija, računovođa treba ispuniti obrazac za plaćanje za financijsku instituciju. Nakon što se zaposlenik vrati s službenog puta, njegove odgovornosti uključuju davanje računovodstvenom odjelu ispravno izrađenog unaprijed izvješća.

Na temelju ovog lista i pripadajućih prijava u knjigovodstvenu knjigu evidentiraju se sljedeći upisi:

1. "Dt count. 10 Ct. Count 71"- u situaciji kada je obračunski iznos utrošen na nabavku zaliha.
2. "Dt count 41 Kt count 71"- u slučaju kupnje inventara.
3. "Dt w. 20, 23, 25,26 Kt w. 71"- u slučaju potrošnje za potrebe strukturnih podjela poduzeća.
4. "Dt count. 44 Ct. Count 71"- u situaciji kada je troškove napravilo trgovačko društvo.

U situaciji kada zaposlenik poduzeća ima nepotrošena financijska sredstva, treba ih prenijeti na upravljanje tvrtkom. Prilikom vraćanja na blagajnu naznačuje se kod: "Dt count. 50 Kt count. 71". Prilikom povrata s bankovne kartice na bankovni račun poduzeća, bilježi se kod: "Dt sč.51 Kt sč.71". U slučaju da izvještajni iznos nije bio dovoljan za obavljanje određenih poslova, tvrtka zaposleniku nadoknađuje financijske troškove. U slučaju plaćanja putem blagajne označena je šifra "Dt ss. 71 Kt sč.50", a kod bankovnog prijenosa "Dt sč.71 Kt sč.51".

U nekim slučajevima zaposlenik ne može dostaviti potrebne dokumente koji potvrđuju izvedivost troškova. Takva situacija može nastati kada se dokumentacija izgubi ili je nemoguće osigurati provjere, zbog trošenja na osobne potrebe. U ovom slučaju koristi se šifra broj 94. U knjizi računovodstva upisuje se bilješka „Dt cc. 94 Ct cc. 71“, što odražava nedostatak sredstava. Nadalje, iznos manjka se odbija od plaće radnika u skladu s šifrom knjiženja "Dt konto 70 CT konto 94".

Prethodno izvješće je obostrani jedinstveni obrazac, koji moraju ispuniti odgovorni službenik i računovođa.

Korišteni izrazi:

1. Dt (debit)- čin prijenosa sredstava.
2. CT (zajam)- akt o potpunom ili djelomičnom povratu izvještajnog iznosa.
3. Sredina- ček.

Popratna dokumentacija

Prilikom obrade troškova vezanih za službeno putovanje, knjigovođa se mora temeljiti na Uredbi broj 749 od 13.10.2008. Ovaj dokument kaže da zaposlenik koji ide na službeni put mora pribaviti putnu potvrdu. Treba napomenuti da postoje propisi koji se odnose na oblik ovjere. U njemu moraju biti naznačeni datumi službenog puta, kao i biti potpisani i ovjereni od strane uprave društva.

Iznos troškova obračunava se na temelju čekova, ulaznica i potvrda dostavljenih računovodstvu. Dokumenti koji prate podatke sastavni su dio unaprijed izvješća. Po povratku sa službenog puta zaposlenik mora predati izdanu potvrdu. Nakon toga se sastavljaju izvješća koja se predaju upravi na odobrenje. Kako bi se smanjio rizik od potraživanja od porezne uprave, potrebno je s povećanom odgovornošću pristupiti ispunjavanju papira. U slučaju netočno popunjenog izvješća, računovođa ima pravo odbiti prihvaćanje dokumentacije.

Zadatak djelatnika je prikupljanje svih novčanih potvrda i potvrda o prodaji, kao i druge oblike strogog izvješćivanja. Svi gore navedeni dokumenti priloženi su na A4 list papira. Na taj način možete smanjiti rizik od gubitka važnih priloga izvješća o troškovima. Neki računovođe preporučuju zaposlenicima da uzmu fotokopiju svakog dokumenta kako bi se smanjio rizik od gubitka dokumenata zbog blijeđenja tinte. Takvi prilozi izvješću omogućuju poduzeću da dokaže izvedivost financijskih troškova tijekom službenog putovanja, u razdoblju inspekcijskih nadzora od strane poreznih tijela.

Suptilnosti ispunjavanja izvješća

S obzirom na pitanje kako pravilno sastaviti unaprijed izvješće, treba napomenuti neke od suptilnosti povezanih s procesom slanja zaposlenika na poslovno putovanje izvan Ruske Federacije. U tom slučaju nije potrebno izdavati putnu potvrdu, jer su svi potrebni datumi zabilježeni na stranicama inozemne putovnice.

Jedinstveni obrazac izvješća odnosi se na dokumentaciju koja podliježe strogom izvješćivanju, namijenjenu za prijenos poreznom tijelu

Nakon odabira službene osobe za inozemni službeni put, zadatak uprave tvrtke je pripremiti potrebnu naredbu u kojoj se bilježi svrha službenog putovanja, položaj, prezime i inicijali zaposlenika te odredište. Dopušteno je samostalno odrediti veličinu dnevnih troškova. Prema statistikama, dnevni troškovi ne prelaze iznos koji podliježe porezu na dohodak. Tvrtka plaća let do odredišta. Zadatak službenika poslanog na službeni put je pripremiti dokumente koji potvrđuju troškove smještaja, letova, plaćanja državnih pristojbi i prevoditeljskih usluga.

Pravila za popunjavanje unaprijed izvješća

Pogledajmo dakle primjer ispunjavanja izvješća o putnim troškovima. Na glavnom listu obrasca treba navesti naziv poduzeća i odjela u kojem se obavlja radna aktivnost zaposlenika nakon povratka sa službenog puta. Zatim se navodi pozicija, svrha putovanja, registracijski broj obrasca i datum popunjavanja papira.

Tablični dio odražava podatke o sredstvima koja su izdana dužnosniku. Ovdje se bilježi iznos primljene akontacije i financijski troškovi nastali tijekom službenog puta. Nadalje, provodi se zbrajanje, gdje se otkriva ima li još neutrošenih sredstava. Na poleđini predmetnog dokumenta daje se generalizacija podataka o primarnoj dokumentaciji koja potvrđuje činjenicu o ciljanoj prirodi postojećih troškova. Ova vrsta dokumenta uključuje robne i gotovinske primitke, potvrde, akte i račune. Važno je napomenuti da podatke treba sistematizirati i evidentirati kronološkim redom. Nakon što se informacije organiziraju, prilažu se glavnom dokumentu.

Nakon ispunjavanja svih potrebnih papira, gotovo izvješće se prenosi u računovodstvo kako bi se provjerila svrsishodnost trošenja iznosa. Razmatra se i ispravnost popunjavanja dokumentacije. Nakon revizije, računovođa popravlja račune koji su priloženi troškovniku. Nakon toga dokumente potpisuje odgovorna osoba, a zatim se dostavljaju na odobrenje upravi društva.

U slučaju da osoba koja se vratila sa službenog puta ima neutrošena sredstva, potrebno je vratiti preostali iznos blagajni ili računovodstvu. U slučaju prekoračenja troškova, tvrtka mora nadoknaditi gubitke zaposlenika. U situaciji kada zaposlenik kasni s prethodno isplaćenom akontacijom, osobni troškovi se ne nadoknađuju. Postupak ispunjavanja takvih obrazaca prilično je jednostavan, međutim, moraju se uzeti u obzir razne nijanse.

Kako biste izbjegli pogreške pri sastavljanju dokumenta, trebali biste se obratiti računovođi.

Dokument se može sastaviti u papirnatom ili elektroničkom obliku, uz obaveznu ovjeru potpisom neposrednog rukovodstva društva

Prethodno izvješćivanje popunjava osoba koja je stigla sa službenog puta i predstavnik računovodstva. Zadatak inspektora je analizirati točnost dostavljenih podataka. Osim toga, zaposleniku se mora izdati računovodstvena potvrda koja potvrđuje činjenicu da je prijava registrirana. Potvrda je odvojivi dio obrasca u kojem se navodi registracijska šifra, datum pisanja prijave, prezime i inicijali službenika koji je primio obračunska sredstva. Zatim se navodi iznos evidentiranih financijskih rashoda i broj dodatnih ulaganja u izvještaj.

U slučaju da izvješće nije ispravno sastavljeno, računovodstvo zadržava pravo odbiti prihvaćanje dokumenata. U ovoj situaciji službenik postaje dužnik poduzeća. U slučaju odbijanja nadoknade duga, uprava organizacije ima puno pravo zadržati potrebna sredstva od plaće zaposlenika, u skladu s člankom sto trideset sedam Zakona o radu Ruske Federacije. Valja napomenuti da se zadržavanje sredstava provodi uz suglasnost zaposlenika.... Ova činjenica mora biti dokumentirana. U slučaju da zaposlenik odbije pokriti iznos troškova, nastali sukob rješava se na sudu.