Kako je pitanje novca na računu

Odgovorna sredstva izdaju se zaposleniku za troškove koji su izravno povezani s radom organizacije u kojoj je zaposlen. Na primjer, to može biti putni novac ili financijska sredstva koja se mjesečno izdvajaju za kupnju tiskanog materijala ili plaćanje materijala za tiskanje.

Izdavanje novca za odgovornost provodi se određenim redoslijedom, koji zahtijeva poštivanje svih pravila. Prije svega, mora biti napisana izjava odgovorne osobe o potrebi da mu se dodijele sredstva za troškove proizvodnje. Izjava se također sastavlja kada su potrebna sredstva od strane čelnika poduzeća, jer su ti troškovi nužno podložni računovodstvenim knjiženjima.

Odgovorna sredstva možete dobiti i u gotovini na blagajni poduzeća i na bankovnu karticu. Što se tiče razdoblja na koje se novac izdaje, određuje ga čelnik tvrtke.

Kako teče proces izdavanja sredstava za predaju? O kojim nijansama trebaju znati zaposlenici poduzeća? I kako se provodi provjera troškova?

Središnji detalji

Sve odgovorne osobe koje su primile novac za troškove proizvodnje dužne su u propisanom roku dostaviti cjelovito izvješće o tome na što su utrošena sredstva poduzeća. Računovodstvu tvrtke dostavlja se troškovnik uz koji se moraju priložiti računi i potvrde o kupnji, naknadama za hotelski smještaj, tarifama itd.

Pravila za izdavanje odgovornog novca, kao i daljnje izvješćivanje o troškovima, utvrđena su Postupkom za obavljanje gotovinskih transakcija u Ruskoj Federaciji. Dakle, prema njima, poduzeća imaju pravo izdavati odgovorna sredstva ne samo zaposlenicima glavnog ureda, već i podružnicama koje nisu neovisne.

Osim toga, zakonodavstvo o odgovornim sredstvima predviđa sljedeće:

novac se zaposlenicima može izdavati samo u svrhu plaćanja troškova vezanih uz djelatnost poduzeća (na primjer, plaćanje službenog puta);
osoba koja je primila obračunska sredstva dužna je u roku od tri radna dana, po isteku roka navedenog u zahtjevu prilikom izdavanja novca, odnosno od dana dolaska sa službenog puta, prijaviti utrošene iznose računovođi poduzeća;
zaposlenici organizacije koji se prethodno nisu prijavili za prijašnji obračunski novac koji su im izdali ne mogu dobiti nova sredstva.

Što se tiče prijenosa izdanog novca na treću osobu, odgovorna osoba nema pravo obavljati takve transakcije.

Glavna osnova za izdavanje odgovornih sredstava je nalog direktora poduzeća. Međutim, bez pristanka zaposlenika za primanje novca, računovodstvo ga nema pravo ispisati zaposleniku.

Za primanje službenog ili reprezentativnog novca odgovorna osoba mora napisati odgovarajuću prijavu s naznakom iznosa, razdoblja korištenja novca i podatke o svrsi njihovog izdavanja.

Zahtjev se sastavlja u slobodnom obliku, jer ne postoje posebni obrasci za primanje odgovornih sredstava. Približan uzorak prijave možete zatražiti od računovodstvenog službenika.

Općenite točke

Postupak obavljanja gotovinskih transakcija nema točno utvrđeni iznos koji je dopušteno prijaviti. Organizacija samostalno određuje veličinu ekonomskih i operativnih troškova, ovisno o vrsti njihove namjene.

Isto vrijedi i za uvjete korištenja sredstava: računovodstvo ih postavlja u skladu s nalogom voditelja organizacije. Štoviše, ako je u nalogu navedeno da se sredstva izdaju, na primjer, za šest mjeseci, tada ih zaposlenik nije dužan vratiti prije vremena ili dostaviti mjesečni obračun troškova.

Iznimka je osobna inicijativa, u ostalim slučajevima nitko nema pravo prisiliti odgovornu osobu da sačini predujam prije isteka roka za korištenje novca.

Novčana obračunska sredstva koja se zaposlenicima izdaju za plaćanje kućanskih potreba, naknadu troškova za kupnju benzina ili plaćanje putovanja u javnom prijevozu izdaju se određenom krugu osoba. Popis ovih zaposlenika utvrđuje čelnik organizacije i on ga odobrava.

Gotovina na računu za potrebe putovanja izdaje se u iznosu utvrđenom za određenu tvrtku. Određuje iznos upravljanja organizacijom. Ako je potrebno, može se povećati.

Osnova za izdavanje putnih naknada je nalog voditelja o upućivanju djelatnika na službeni put.

Ako u zahtjevu za izdavanje zaposlenik organizacije ne navede razdoblje za koje prima novac, tada će izjavu o troškovima morati podnijeti u roku od tri radna dana nakon što ih primi.

Nalog i dokumenti

Osnova postupka za izdavanje odgovornih sredstava je izrada naloga višeg rukovodstva. Samo na temelju toga, računovodstveni odjel organizacije ima pravo otpisati dogovoreni iznos s glavnog računa poduzeća za troškove proizvodnje. Obrazac za narudžbu može se preuzeti na Internetu ili sastaviti u slobodnom obliku, čiji se primjer lako može pronaći i na Internetu.

Narudžba mora sadržavati sljedeće podatke:

popis osoba koje imaju pravo na izdavanje odgovornih sredstava;
kadrovska mjesta;
iznose za koje se očekuje da će biti izdani uz izvješće;
rok korištenja sredstava;
datum podnošenja unaprijed izvješća.

Svi zaposlenici koji imaju pravo izdavati novac za daljnje izvještavanje moraju se nužno upoznati s nalogom i potpisati, čime potvrđuju činjenicu da su pročitali nalog i da su suglasni s primanjem sredstava.

Također, s tim osobama se nužno sklapa ugovor o odgovornosti, a tek nakon toga mogu ići na blagajnu po primanje gotovine.

Koji su dokumenti potrebni za obradu prijavljenih troškova?

Zakonodavstvo Ruske Federacije o upravljanju gotovinskim poslovima utvrđuje popis dokumenata koji se moraju dostaviti prilikom izdavanja novca na račun:

, koji sadrži razlog za izdavanje sredstava, kao i podatke o začetniku izdavanja i primatelju (napomena nije potrebna ako je inicijator direktor poduzeća);
, koji sastavlja i ovjerava voditelj;

Ako se sredstva terete s računa organizacije za troškove proizvodnje povezane s radnim nalozima, za primanje gotovine može se dodatno tražiti jedan od sljedećih dokumenata:

putna potvrda;
knjižica putnih djelatnika;
radni zadatak;
punomoć za plaćanje troškova u ime društva;
knjiga evidencije raspoloživih punomoći.

Zašto i glavni ciljevi

Odgovorna plaćanja vrše se kako bi se podmirili troškovi potrebni za normalno poslovanje poduzeća. Ta se sredstva izdaju i zaposlenicima tvrtke i izvođačima koji su pružili svoje usluge organizaciji.

Zakonodavstvo utvrđuje popis osnovnih troškova koje poduzeće ima pravo nadoknaditi odgovornim novcem.

Dakle, svrha plaćanja može biti sljedeća:

plaćanje službenih putovanja (službeno putovanje);
iznajmljivanje stambenog prostora za zaposlenika o trošku tvrtke;
za kupnju inventara;
ugostiteljski troškovi;
plaćanje za rad i usluge izvršene za organizaciju;
kupnja pisaćeg materijala i kućanskih potrepština za urede poduzeća itd.

Zabranjeno je uključiti odgovorna sredstva u proces glavnog monetarnog prometa organizacije: izvršiti velike nagodbe između poduzeća i privatnih poduzetnika. Maksimalno ograničenje koje direktor ima pravo upisati na račun za operacije povezane s povećanjem dugotrajne imovine ne prelazi 100 tisuća rubalja.

Rokovi

Preduvjet za izvještavanje o uplatama je predočenje cjelokupnog troškovnog izvješća računovodstvu. dostaviti nakon isteka roka za korištenje sredstava, odnosno tri dana nakon njegovog isteka.

Izdavanje novca za odgovornost provodi se za razdoblje koje odredi uprava društva. Svaka tvrtka samostalno određuje ne samo iznos, već i trajanje korištenja novca na računu.

Činjenica je da zakon ne predviđa posebne uvjete za povrat tih sredstava. Organizacije ih mogu izdati, na primjer, i na tri dana i na šest mjeseci. Za svakog zaposlenika ravnatelj sam određuje vrijeme za podnošenje izvješća.

Poduzeće ima pravo izdavati novac na račun i zaposlenicima svog osoblja i izvođačima. Međutim, kod potonjeg od njih mogu se pojaviti problemi povezani s podnošenjem izvještaja o troškovima.

Činjenica je da su česti slučajevi angažiranja nesavjesnih izvođača koji, znajući da nisu navedeni u tvrtki i ne mogu im uskratiti nikakva sredstva, jednostavno ne ispunjavaju svoje obveze predaje troškovnika, što stvara probleme u računovodstvu poduzeća.

Što učiniti u ovom slučaju? Sredstva bi se trebala izdavati tijekom poslovanja izvandržavnog poduzeća tek nakon što izvođač potpiše papire o odgovornosti prema tvrtki. Također, uprava organizacije, u svrhu reosiguranja, ima pravo napraviti neke izmjene u ugovoru, na primjer, da naznači da će se u slučaju zakasnelog podnošenja izvješća za iznos izdat ugovaratelju naplatiti kazna od 1% za svaki odgođeni dan.

Osim toga, prilikom izdavanja sredstava na račun morate se pridržavati sljedećih pravila:

prilikom prijenosa novca na bankovnu karticu, računovođa treba navesti svrhu plaćanja kao odgovornu;
zahtjev za primitak sredstava mora sadržavati podatke o obliku izdavanja: gotovinski ili bezgotovinski;
uputiti zaposlenika da se sredstva koja je primio ne mogu prenijeti na druge zaposlenike, inače se poteškoće ne mogu izbjeći tijekom provjere;
ne ispisivati novac bez izjave odgovorne osobe unaprijed, inače će se poduzeće suočiti s kaznom od 50 tisuća rubalja;
novac potrošen u stranoj valuti treba pretvoriti u rublje za potrebe izvještavanja.

U potonjem slučaju, za točniji izračun troškova, zaposlenik mora imati dokument koji potvrđuje tečaj po kojem je izvršio zamjenu. Ako takav dokument ne postoji, računovodstvo će pretvoriti valutu u rublje prema trenutnom tečaju Središnje banke Ruske Federacije.

Nijanse postupka

Novi obračunski novac moguće je izdati samo nakon predujma zaposlenika za prethodno primljena sredstva za troškove. Ako zaposlenik ima otkrivene dugove na tu činjenicu, tada će mu ispisivanjem novca tvrtka prekršiti gotovinsku disciplinu, što je kažnjivo novčanom kaznom.

Što se tiče podnošenja izvješća, ono se provodi u pisanom obliku. Zakonodavstvo predviđa ispunjavanje posebnog obrasca, kao i popis obveznih dokumenata koji se moraju predočiti kako bi se dokazala činjenica nastalih troškova.

Predujam podnosi radnik u roku od tri dana od dana završetka službenog puta ili roka navedenog u zahtjevu za izdavanje.

Ono što vrijedi zapamtiti

Potrebno je zahtijevati od zaposlenika da prijavi troškove primljenih sredstava samo ako je novac za troškove primio unaprijed. Ako je potrošio osobni novac, koji je tvrtka kasnije nadoknadila izdavanjem odgovornog novca, onda ne bi trebao podnositi predujam. U ovom slučaju, dovoljno je od zaposlenika uzeti zahtjev za naknadu troškova u interesu poduzeća i dokumente koji ih potvrđuju: račune, čekove, fakture itd., prije izdavanja novca.

Ako zaposlenik ne predoči relevantne dokumente, tada će tijekom revizije porezna tijela smatrati odgovorna sredstva isplativa i na njih će se naplatiti porez na dohodak.

Što se tiče povrata preostalih sredstava, zaposlenik ih ima pravo vratiti na bilo koji način koji mu odgovara:

u gotovini na blagajni;
na tekući račun društva.

Međutim, u ovom slučaju može doći do problema sa samom bankom. Na primjer, neke financijske institucije odbijaju prihvatiti gotovinu ako ju je tvrtka izdala elektroničkim putem.

Da bi se izbjegao ovaj problem, prilikom prijenosa sredstava putem banke ne treba spominjati da se radi o povratu. Novac je najbolje naznačiti kao razne potvrde ili poništenjem naloga za primitak vratiti ostatak zaposleniku i izvršiti povrat kao zadržavanje duga od plaće.

Kontroverzne točke i provjera

Često se pri primanju i izdavanju odgovornih sredstava javljaju problematične točke koje se moraju riješiti odmah i na licu mjesta. Često neiskusne računovođe odgađaju odluku za kasnije i ispišu zaposleniku potreban iznos, što onda završava novčanim kaznama ili otkazom.

Tablica u nastavku prikazuje primjere kontroverznih pitanja koja se često pojavljuju:

Situacija	Riješenje
Zaposlenik je hitno trebao odgovoran, a voditelj nije bio na poslu.	Zamjenik ravnatelja ili računovođa može izdati nalog, ali samo uz punomoć za provođenje ovog postupka.
Upravitelj je usmeno tražio novac za daljnje izvještavanje.	Izdavanje računa vrši se isključivo uz pisanu prijavu i ravnatelj nije iznimka.
Zaposleniku je potreban iznos veći od utvrđene granice od 100 tisuća kuna.	Posao je moguće sklopiti samo u gotovini. Ako je potrebno prenijeti novac na bankovnu karticu, prekoračenje limita smatrat će se kršenjem upravljanja gotovinom.
Novac se ispisuje izvođaču iz blagajne za kupnju građevinskog materijala prema.	U 2019. godini sve osobe zaposlene na temelju građanskopravnog ugovora po zakonu su zaposleni u društvu. Dakle, izdavanje računa u ovom slučaju nije kršenje novčane discipline.
Računovodstvo inzistira na potpisivanju ugovora o odgovornosti.	Ako je zaposlenik u osoblju organizacije, onda potpisivanje takvog sporazuma nije potrebno. U slučaju nepovrata sredstava, dug mu se može zadržati od plaće.

Gotovina s blagajne

Da bi poduzeće moglo izdavati gotovinu na račun, mora imati blagajnu. Iz tog razloga, odgovorni novac može se dobiti isključivo putem blagajne trgovačke organizacije koja ima posebnu za te namjene.

Svi iznosi izdani iz blagajne, bilo da se radi o plaći ili sredstvima za troškove poduzeća, raspoređuju se zaposlenicima na temelju troškovnika u kojem se bilježe sljedeći podaci:

podaci o zaposleniku koji je primio novac;
iznos;
posebne namjene;
broj narudžbe;
rok korištenja;
Datum izdavanja.

Veličinu obveznika utvrđuje direktor poduzeća, a podiže i potreban iznos s tekućeg računa poduzeća. Ako vam ne treba puno novca, onda ga možete uzeti iz blagajne koja se nalazi u blagajni u trenutku zahtjeva djelatnika.

Shema za redatelja

Izdavanje odgovornih sredstava za čelnika društva provodi se na isti način kao i za ostale zaposlenike. Zakon ne predviđa nikakve posebnosti i privilegije u primanju rashodnog novca na račun direktora, jer su oni isti zaposlenici tvrtke kao i svi ostali.

Postupak registracije, kao i u općim slučajevima, počinje sastavljanjem naloga i pisanjem izjave. Jedina razlika je u tome što u prijavi ne morate napisati "Direktor LLC ...", dovoljno je navesti naziv tvrtke i ovjeriti dokument potpisom i pečatom.

Ako se tijekom porezne revizije pokaže da je direktor odgovornih sredstava izdan, ali prijava nije pronađena, tvrtka se suočava s kaznom od 50 tisuća kuna zbog kršenja zakona o obavljanju gotovinskih transakcija.

Algoritam

Za obračunavanje odgovornih sredstava u zakonodavstvu uspostavlja se određeni postupak koji se sastoji od nekoliko faza:

provjera dugovanja za prethodno izdane iznose;
sastavljanje prijave;
registracija troškovnog naloga;
knjiženje naloga na blagajni;
provjera blagajničke knjige.

Zahtjev se piše u slobodnom obliku koji se upućuje na čelnika poduzeća i osobno od strane zaposlenika za kojeg će se novac dodijeliti. Mora naznačiti iznos gotovine i razdoblje korištenja.

Troškovnik sastavlja glavni računovođa, blagajnik ili upravitelj tvrtke. Potpisuje ga i računovođa ili direktor, ovisno tko je od njih na radnom mjestu.

Prije izdavanja sredstava blagajnik je dužan provjeriti primljeni potrošni materijal, kao i provjeriti identitet odgovorne osobe traženjem putovnice ili drugog dokumenta.

Nakon toga se u blagajnu vodi zapisnik o primljenom nalogu i izdanim sredstvima po izvještaju. Za ovaj proces odgovoran je računovođa ili glavni računovođa, ako su odsutni s radnog mjesta, tada zapisnik sastavlja direktor.

Refleksija u računovodstvu

Svi novčani rashodi društva iskazani su u računovodstvenom izvješću. Osim toga, svaka financijska transakcija ima vlastito kodiranje utvrđeno Poreznim zakonom Ruske Federacije.

Dakle, ako su odgovorni izdani za troškove ureda ili kućanstva, ili za plaćanje popravka za poduzeće, tada se u poreznom računovodstvenom izvješću ova operacija provodi prema 44-FZ - Federalnom zakonu koji se odnosi na područje prodaje, usluge i rad za zadovoljavanje općinskih i državnih potreba...

Računovodstvena knjiženja za izdavanje novca po izvještaju vrše se na dan terećenja sredstava s općeg računa društva. Ako porezno izvješće ne navodi ta sredstva kao odgovorna, Federalna porezna služba će to shvatiti kao kršenje. Osim toga, odgovornoj osobi će se povući porezna pristojba za primanje ovog novca.

Sva računovodstvena izvješća poduzeća čuvaju se u programu 1C, odgovorna sredstva nisu iznimka. U slučaju nepovrata salda novca ili obračuna troškova u utvrđenom roku, nedostajući iznos se odražava i na kredit - namirenje s odgovornim osobama, i na zaduženje - nestašice i gubici.

U budućnosti se nedostajući iznosi otpisuju i unose u program kao naknade za osoblje ili plaćanja za druge transakcije troškova. Sama neutrošena predujam se zadržava od plaće odgovorne osobe koja je također predmet knjigovodstvenih knjiženja.