Ispunjavamo unaprijed izvješće

Po potrebi se nekim zaposlenicima može dati novac za reprezentaciju ili poslovne troškove poduzeća. Oni imaju pravo na primanje novca na temelju naloga voditelja odgovornih osoba, ako imaju puno ime i prezime. a pozicija je naznačena u popisu osoba koje imaju tu mogućnost.

Obrazac dokumenta

Utrošak novca danog zaposleniku unaprijed potvrđuje se primarnom knjigovodstvenom ispravom - avansnim izvješćem. Obrazac je jedinstveni obrazac br. AO-1, ​​čiji jedan dio ispunjava zaposlenik, drugi - računovođa.

Povrat izvještajnih iznosa na predujam

Postoje određeni rokovi za podnošenje predujma od strane odgovorne osobe, u kojem je zaposlenik dužan izvijestiti o utrošenim sredstvima.

Nakon primitka sredstava, odgovorna osoba je dužna, u roku ne dužem od tri radna dana od dana isteka roka za koji su sredstva izdana na račun, odnosno od dana odlaska na posao, predočiti predujam. izvješće s priloženom popratnom dokumentacijom (točka 6.3 Upute br. 3210-Y).

Ako zaposlenik nije u cijelosti potrošio novac, za utrošeni dio sastavlja se predujam, u njemu se navodi iznos neutrošenog novca - to je povrat prijavljenih iznosa na predujmu.

Također nije rijetkost da zaposlenik prvo potroši vlastiti novac, pa donese dokumente i dobije povrat novca. U tom slučaju mora se obratiti računovodstvu s izjavom za nadoknadu nastalih troškova. Računovođa također vrši takve izračune koristeći unaprijed izvješće. Stoga se ova situacija može pripisati i povratu izvještajnih iznosa na predujam.

Ako zaposlenik uopće nije napravio nikakve troškove, vraća obračunski iznos blagajniku i ne sastavlja predujam.

Mora se imati na umu: ako odgovorna osoba nije ispunila rok za podnošenje unaprijed izvješća, to se smatra kršenjem gotovinske discipline (članak 15.1. Administrativnog zakona Ruske Federacije).

Postupak punjenja

Sada ćemo detaljno razmotriti postupak ispunjavanja dokumenta.

Popunjava zaposlenik

Prednja strana.

Dakle, na prednjoj strani obrasca br. AO-1, ​​zaposlenik treba:

Navedite naziv tvrtke i OKPO šifru.

2. Upišite datum sastavljanja dokumenta i dodijelite broj.

3. U stupac "izvještaj u iznosu" upisujemo iznos koji je zaposlenik potrošio za potrebe kućanstva poduzeća. Na primjer, dobio je pet tisuća rubalja, a potrošio je četiri tisuće. Stoga u ovoj koloni navodi četiri tisuće.

4. Navodimo naziv i šifru strukturne jedinice.

5. Nakon toga navedite puno ime. izvjestitelja, njegov kadrovski broj i zvanje (položaj).

6. Unesite svrhu predujma.

7. Na lijevoj strani tablice, koja se nalazi na prednjoj strani obrasca, naznačite iznos primljen na blagajni tvrtke (ili na bankovnu karticu). Ako je potrebno, navedite iznos novca izdanog u valuti.

8. Navodimo ukupan iznos primljenih sredstava.

9. Navodimo iznos potrošen za ekonomske potrebe poduzeća.

10. Označavamo veličinu ostatka.

Obrnuta strana.

11. Na poleđini obrasca u stupcima 1-6 zaposlenik mora navesti sve dokumente (potvrde o prodaji, gotovinske potvrde i sl.) koje potvrđuju troškove koje je napravio radnik, s naznakom utrošenih iznosa. Dokumenti moraju biti numerirani prema redoslijedu njihovog popisa u unaprijed izvješću.

Sada o tome koje podatke zaposlenik treba unijeti u odgovarajuće stupce:

• 1 - p / p broj dodijeljen dokumentu koji potvrđuje troškove;
• 2 - datum primitka;
• 3 - broj provjere;
• 4 - naziv dokumenta koji potvrđuje troškove;
• 5 - ovdje se upisuje iznos nastalog troška u rubljama;
• 6 - popunjava se po potrebi. Označava iznos nastalog troška u stranoj valuti;
• redak "Ukupno" označava ukupan iznos troškova.

12. Nakon što je zaposlenik ispunio tražena polja, mora staviti svoj potpis na obrazac s dešifriranjem. Zatim morate prenijeti dokument u računovodstveni odjel. Računovođa će provjeriti ispravnost punjenja.

Popunjava računovođa

Prednja strana.

13. Nakon zaprimanja obrasca, računovođa se mora uvjeriti da je ispravno popunjen. Ako se ne pronađu pogreške, računovođa o tome bilježi u stupcu “Izvještaj je provjeren” i potpisuje ga.

Nakon toga, računovođa prelazi na daljnje ispunjavanje obrasca.

15. Računovođa ispunjava odvojivi dio obrasca, potpisuje ga i predaje zaposleniku

Obrnuta strana.

16. Računovođa bilježi podatke u stupcima 7 i 8. Ovdje su navedeni iznosi troškova prihvaćenih u računovodstvo. U stupcu 9 iskazuju se brojevi računa koji su terećeni iznosom troškova. Iznosi koje navedu zaposlenik i knjigovođa moraju biti isti.

Nakon toga, računovođa ispunjava prednju stranu predujma.

Prednja strana.

17. Na prednjoj strani u desnoj tablici knjigovođa upisuje sljedeće podatke:

• saldo ili prekomjerna potrošnja prethodnog predujma;
• iznos predujma primljenog iz blagajne poduzeća;
• iznos potrošenog novca;
• stanje ili prekomjerno trošenje iznosa predujma;
• knjigovodstveni zapis - podaci se preuzimaju iz podataka u stupcu 9 koji se nalazi na poleđini.

19. Direktor odobrava dokument i vraća ga računovodstvu. Nakon toga se čuva u računovodstvu poduzeća 5 godina. Po isteku tog roka uništava se.

Uzorak možete preuzeti na našoj web stranici.