Memorandum: vrste i izrada
Upravljanje, odnosno donošenje odluka o alokaciji resursa, moguće je samo na temelju pouzdanih i pravovremenih informacija. Ove informacije moraju biti točne i stići u najkraćem roku. Upravo tome služi službeni dokument nazvan "memorandum", o kojem ćete kasnije saznati.
Što je ovo bilješka?
Memorandum je standardni činovnički oblik prijenosa informacija "odozdo prema gore" - od nižih zaposlenika do uprave. Memorandumi opisuju kritične događaje, tekuće aktivnosti i cjelokupno stanje tvrtke. Na temelju izvješća rukovoditelj može napraviti točniju analizu stanja u organizaciji i dati odgovarajuće naredbe.
Izrada izvješća može biti ideja i samog podređenog i njegove izravne uprave. Ako inicijativa dolazi od uprave, često se naredba za obavljanje ovog posla donosi podređenom usmeno.
Postoje i druge vrste bilješki za poslovnu komunikaciju. Ne treba ih brkati s izvješćem, stoga razmotrite njihove popularne vrste:
- Memo - koristi se za prijenos informacija između odjela ili zaposlenika koji nisu izravno podređeni jedni drugima. Neki zahtjevi za suradnjom ili obavijesti o događajima u tijeku unutar organizacije mogu biti izraženi na ovaj način, stoga se ovaj obrazac ne može smatrati memorandumom.
- , u kojem zaposlenik obično objašnjava menadžmentu svoje postupke, najčešće one koji su doveli do poremećaja u normalnom poslovanju organizacije. Ovo također nije izvješće.
U nastavku možete pogledati video koji objašnjava razliku između dopisa i dopisa:
Treba imati na umu da je memorandum ozbiljan pravni dokument. Možda ćete se ubuduće morati pozvati na njega u pravnim postupcima, pa pripazite na njegov sadržaj.
Vrste memoranduma
Postoji uvjetna podjela izvješća po predmetu, čiji je približni smjer jasan iz naslova:
- Izvještavanje. Najčešće se koriste takva izvješća. Njihovo sastavljanje unaprijed regulira viša struktura za kontrolu parametara koji redovito zahtijevaju jednostavno, ali kontinuirano praćenje.
- Inicijativa. Upravi se dostavljaju neredovito u slučajevima kada podređeni imaju prijedlog za racionalizaciju ili optimizaciju procesa u poduzeću.
- Informativan. Napisani su da obavijeste nadređene o nekim drastičnim promjenama (često negativnim) u uhodanom radu odjela ili tvrtke. U takvim slučajevima obično je potrebna brza reakcija uprave kako se ne bi dogodili gubici ili propustila moguća dobit.
Bez obzira na predmet, dokument može biti:
- Interni. Za rješavanje problema koji se javljaju unutar ustanove koriste se interna izvješća. Odluke nakon njihovog razmatranja donose zaposlenici same organizacije.
- vanjski. Eksterno izvješće priprema se za vanjsku organizaciju koja se želi uključiti u procese koji se odvijaju u vlastitoj ustanovi.
Kako se sastavljaju takvi memorandumi, razmotrit ćemo dalje.
Kako napisati interni memorandum?
Interna izvješća obično se pišu na običnim listovima papira. Navodimo potrebne komponente i označavamo njihov tradicionalni položaj:
- Kome je izvještaj namijenjen (tko će morati odlučiti) - gore desno, u dativu.
- Podatak o osobi koja je sastavila ispravu uz obaveznu naznaku odjela (odsjeka). Također je naznačeno s desne strane, ispod prethodnog dijela, u dativu.
- Naziv dokumenta - "Memorandum" - u sredini lista (točka, dvotočka i drugi interpunkcijski znakovi ne stavljaju se iza naziva). Ako je tema izvješća standardna (o izostancima, o ponudi, o bonusima) - možete je odmah dodati ispod naslova.
- Urudžbeni broj i datum (ukoliko to zahtijeva interno uredsko poslovanje).
- Moguće je navesti motive koji su potaknuli sastavljanje bilješke.
- Iz odlomka - izjava, odnosno iskaz situacije koja se razvila u bilo kojem procesu sa stajališta ispitanika (činjenice, događaji, okolnosti, kronologija, uzročno-posljedični odnosi).
- Iz novog odlomka - analitika, odnosno točan opis problema koji već postoje ili su mogući u budućnosti, kako se prezentiraju govorniku (ponekad se daju potencijalne prilike koje još nisu iskorištene, ali mogu poslužiti u korist organizacija).
- Iz novog retka - preporuke, odnosno načini uklanjanja problema ili prijedlozi za smanjenje gubitaka ako je nemoguće izbjeći negativan utjecaj određenih čimbenika (ili najbolji način za razvoj neiskorištenih resursa).
- Datum, datum, osobni podaci govornika - potpis, funkcija, inicijali (puno ime).
Prazan obrazac dokumenta možete preuzeti.
Najpopularniji oblici takvog memoranduma bit će razmotreni u nastavku.
O povredi radne discipline
Takav dokument je vrlo ozbiljan, jer na temelju njega može biti:
- izdan (ukor);
- degradiranje zaposlenika;
- pokrenut je postupak za otpuštanje zaposlenika prema relevantnom članku Zakona o radu Ruske Federacije;
- otvoreno suđenje.
Naravno, takve informacije su interne, pa je njihov prodor izvan ustanove nepoželjan.
Glavni tekst treba jasno i konkretno naznačiti za što je zaposlenik kriv. Još je bolje ako se izravno citiraju članci Zakona o radu Ruske Federacije i interni propisi koje je prekršio zaposlenik.
Tekst obično sadrži napomenu da je zaposlenik dao objašnjenje za svoje ponašanje u bilješci s objašnjenjem, navodeći broj, datum i druge identifikatore ovog dokumenta. Ako takvog objašnjenja nema, to je također naznačeno.
Uzorak internog memoranduma u kojem se navodi da je zaposlenik prekršio radnu disciplinu jer nije bio na radnom mjestu može se preuzeti.
O neispunjenju dužnosti
U pravilu, za neispunjavanje službenih dužnosti zaposlenika treba kazniti u obliku dovođenja na stegovnu odgovornost. Njegovi oblici mogu biti:
- neplaćanje premije;
- fino;
- ukor;
- degradacija.
Poziva se na preuzimanje uzorak memoranduma o neispunjavanju službenih dužnosti.
Zaposlenik ima pravo tužiti poslodavca ako kaznu smatra nepravednom ili pretjeranom, stoga je prilikom sastavljanja izvješća potrebna točnost formulacije i provjera iznesenih zahtjeva, na primjer, s obzirom na interni raspored rada .
O bonusima
Ovaj oblik izvješćivanja koristi se u slučajevima kada je zaposleniku dodijeljen bonus. U osnovnom tekstu se potpisuje za koji rad se nagrada dodjeljuje iu kojem iznosu. Možete preuzeti uzorak takvog dokumenta.
Kako napisati eksterno izvješće?
Takvi dokumenti sastavljaju se na memorandumu tvrtke s obveznim navođenjem detalja i kontakt podataka tvrtke. Amblem na obrascu pomoći će primatelju da brzo shvati s kim ima posla. Za potvrdu autentičnosti dokumenta potrebno je staviti plavi pečat poduzeća.
Budući da će poslovni papir biti poslan u vanjski svijet, zahtjevi za njegovo ispunjavanje su sljedeći:
- Naziv organizacije primatelja. Kratice i ispusti nisu dopušteni (gore desno).
- Službenik kojem se šalje dokument (obično "generalni direktor" ili nešto slično) - pod prethodnim dijelom.
- Naziv organizacije koja šalje, također bez kratica i izostavljanja (gore lijevo).
- Puni službeni naziv dokumenta (primjerice, memorandum o službenom putu zaposlenika) nalazi se u sredini dokumenta.
- Suština stvari, koja je navedena u poslovnom obrascu, je sažeta i jasna.
- Funkcija, potpis i inicijali voditelja organizacije koja šalje (u sredini donjeg dijela).
- Podaci o izvođaču - radno mjesto, inicijali, kontakt (uredski) telefon (ispod prethodnog dijela).
Evo primjera takve bilješke:
5 zahtjeva za obrazac izvješća
Memorandum nema strogo obveznu formu, međutim, riječ je o službenoj poruci, stoga je napisan u neformalnom obliku, koji ima sljedeće obvezne elemente:
- Tražene informacije moraju biti jasno navedene.
- Grube pogreške i izostavljanje važnih podataka su nedopustivi, jer u suprotnom izvješće može biti poništeno u budućnosti.
- Emocionalne ocjene i osobni odnos prema opisanoj situaciji najčešće nisu dobrodošli jer ne doprinose donošenju upravne odluke.
- Pri opisu okolnosti potrebno je naznačiti sve bitne pojedinosti situacije. Manji detalji se mogu izostaviti.
- Na kraju isprave mora biti propisano radno mjesto sastavljača i njegovo puno ime.
Gore ste se upoznali s različitim vrstama izvješća, tako da sada puno bolje razumijete kako ih sastaviti i što u njima treba pisati. Posebno je to korisno znati za djelatnike državnih institucija, čiji su čelnici dužni sastavljati dopise.