Bilješke, bilješke i reference: u čemu je razlika?

Glavni volumen dokumenata koji osiguravaju razmjenu informacija između organizacija i strukturnih odjela su: reference, memorandumi i objašnjenja, sažeci, izvješća, akti, dopisi, telefonske poruke. Informacije sadržane u ovim dokumentima mogu potaknuti na djelovanje ili se mogu samo uzeti u obzir. Razmotrite razlike u sastavu i dizajnu dopise, dopise I reference.

Izvještavanje I uredske bilješke Obično su to interni dokumenti organizacije. Oni su pomoćne prirode u odnosu na organizacijske i upravne dokumente. U Sažetom rječniku vrsta i vrsta dokumenata, koji je izradio Glavni arhiv SSSR-a, VNIIDAD, TsGADA 1974., dane su definicije ovih dokumenata, iz kojih proizlaze neke razlike u njihovoj namjeni:

• memorandum- dokument upućen upravi, u kojem se iznose sva pitanja u vezi sa zaključcima i prijedlozima sastavljača.
• dopis- bilješka o obavljanju bilo kojeg posla koju jedan službenik šalje drugom.

memorandum

memorandum(jedinstvena šifra obrasca 0286041 prema OKUD-u) sastavlja se radi informiranja uprave o trenutnom stanju, činjenicama koje su se dogodile i sl. i potaknuti donošenje odluka.

Podsjetnik može biti čisto informativnog karaktera. Takve bilješke u pravilu sadrže informacije o napretku bilo kojeg posla. Memorandumi o izvješćima izvješćuju o realizaciji zadataka, planova, uputa i rada. Dakle, memorandumi pružaju komunikacija upravljačkih objekata na vertikalnoj razini- odozdo prema gore, odnosno šalju se od nižeg prema višem.

Ovisno o adresatu dopise Može biti:

• unutarnje , oni. šalje voditelju ustrojstvene jedinice ili ustanove, te
• vanjski - upućen višim instancama.

Interni memorandum

Interni memorandumi sastavljen na standardnom listu papira, ali navodeći sve potrebne pojedinosti, smještene u skladu s GOST 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata. Ovi rekviziti uključuju:

• naziv strukturne jedinice;
• vrsta dokumenta (MEMORY);
• Datum od;
• Matični broj;
• naslov teksta;
• tekst;
• odredište;
• potpis sastavljača (s naznakom položaja).

Tekst svakog informativno-referentnog dokumenta formatiran je fontom Times New Roman, veličine 14, s proredom 1,5.

Po mogućnosti prilikom izrade memorandum koristite kutni raspored detalja zaglavlja (međutim, ovaj zahtjev nije krut). Primjeri lokacije zaglavlja interni memorandum dva puta:

U interni memorandum u gornjem lijevom kutu nalazi se naziv ustrojstvene jedinice – autora dokumenta.

Naziv vrste dokumenta ispisuje se velikim slovima (MEMORY) i može se nalaziti u sredini ili od ruba lijeve margine (ovisno o odabranom načinu slaganja naslova dokumenta) nakon 2 proreda.

Datum i indeks memorandum napisano u jednom redu. Datum je napisan arapskim brojevima, na primjer, 02/02/2006, ili u alfanumeričkom formatu, na primjer, 02. veljače 2006. vanjski memorandum to je datum potpisivanja i, u pravilu, slanja. Datum interni memorandum bit će datum izrade i potpisivanja.

Matični broj za interni memorandum stavlja se ili na mjesto sastavljanja ili na mjesto primitka, ovisno o postavkama registracijskog sustava koji djeluje u organizaciji. Revidiranjem memorandum zainteresiranih, na njega se lijepe vize za odobrenje, a nakon donošenja rješenja rješenje pročelnika. Usvajanje rezolucije je zadnja faza razmatranja memorandum.

memorandum može imati naslov koji ukratko opisuje sadržaj dokumenta. Naslov memoranduma formuliran je prema općim pravilima za sastavljanje naslova za dokumente: korištenje prijedloga "o" i glagolske imenice u prijedložnom padežu. Na primjer: „o prijevodu Koroleva O.V. u računovodstvo."

U tekst memoranduma jasno se razlikuju dva dijela. U prvom dijelu iznose se činjenice koje su bile povod za izradu dokumenta, au drugom se iznose konkretni zaključci, zahtjevi i prijedlozi. Tekst memoranduma može se sastojati i od tri dijela. U tom slučaju, u prvom dijelu (konstatirajući) iznijet će se razlozi, činjenice ili događaji koji su bili povod za njegovo pisanje, u drugom dijelu – analiza postojećeg stanja, moguća rješenja, a u trećem – zaključci i prijedlozi za konkretne radnje. koje treba uzeti, prema sastavljaču memorandum. memorandum može se prikazati u tekstualnom i tabelarnom obliku ili kombinacijom oba.

Ako postoji prijava, prije potpisivanja se o njoj radi bilješka:

Eksterni memorandum

Eksterni memorandum sastavljen na zajedničkom obrascu i potpisan od strane čelnika organizacije. U tom slučaju koristi se puni ili skraćeni naziv matične organizacije u skladu s statutom organizacije. Ispod se nalazi naziv organizacije-autora.

dopis

U Sveruskom klasifikatoru upravljačkih dokumenata (OKUD) ne postoji takva vrsta dokumenta kao što je " dopis". Međutim, ova vrsta dokumenta se široko koristi u upravljačkoj praksi. S tim u vezi, predlažemo izradu " dopis” u skladu sa zahtjevima GOST 6.30-2003 “USD. USORD. Zahtjevi za izvršenje dokumenata ”kako bi se objedinilo izvršenje upravljačke dokumentacije.

Uredske bilješke, Za razliku od dopise, osigurati komunikaciju upravljačkih objekata na horizontalnoj razini, odnosno sastavlja ih zaposlenik ili voditelj jedinice u ime voditelja ili stručnjaka druge jedinice. Treba zapamtiti da uredske bilješke obično se šalju od jednog upravitelja do drugog ili od jednog zaposlenika do drugog samo ako imaju jednak službeni status, inače će biti memorandum.

Obično, uredske bilješke sastavljaju se o pitanjima materijalno-tehničke, informacijske, organizacijske i gospodarske potpore. Uredske bilješke je vrsta korespondencije između strukturnih podjela. Obično sadrže konkretan zahtjev ili ponudu. Izdaju se servisni listovi isto kao i izvješća.

Primjer dopisa:

Referenca

Informacijski memorandumičesto zamijenjen takvim dokumentom kao što je potvrda, i obrnuto, što je protuzakonito. Referenca je dokument koji sadrži opise i potvrde određenih činjenica ili događaja, uključujući one biografske ili službene prirode; za razliku od izvješća, to ne zahtijeva nikakvu radnju upravitelja.

Ovisno o namjeni reference, mogu postojati:

• analitički,
• izvješćivanje ili
• informativni.

Analitičke reference sadrže informacije o pitanju ili problemu koji treba riješiti. Obično analitičke reference imaju značajnu količinu teksta (do 3 stranice). Analitički tekst sastoji se od tri dijela. U prvom dijelu ocrtava se osnova za kompilaciju, u drugom - analiza stanja ili problema, u trećem - zaključci i prijedlozi.

Reference za izvješćivanje sadrže zbirne sažete informacije o rezultatima aktivnosti, stoga naslov izvještaja uključuje naznaku vremenskog razdoblja na koje se odnose informacije predstavljene u potvrdi, na primjer: Izjava o obujmu tijeka rada poduzeća u 2006.

Informativne reference sastavljaju se kako bi se menadžment informirao o stanju stvari i mogu imati, na primjer, sljedeći naslov: Izjava o napretku radova prema ugovoru s OJSC Luna. Izrađuju se na zahtjev i dostavljaju u predviđenom roku.

Reference, ovisno o adresatu, mogu biti:

• vanjski i
• unutarnje.

Vanjske reference sastavljeni su na općem memorandumu organizacije, potpisan od strane čelnika organizacije i sadrže iste pojedinosti kao i memorandumi.

Interne reference sastavljaju se na standardnom listu papira na isti način kao interni memorandum i potpisuje ih voditelj ustrojstvene jedinice i/ili stručni sastavljač.

Tekst i informativne i izvještajne reference mogu se oblikovati u obliku tablice, sadržavati odjeljke i pododjeljke (pogledajte primjer sastavljanja internog certifikata u primjeru 6).

U pripremi nacrt pomoći potrebno je pažljivo urediti njegov sadržaj u smislu:

• cjelovitost i pouzdanost činjenica i informacija;
• ispravnost sredstava povratne informacije (adresa, telefon itd.);
• točnost datiranja;
• usklađenost s razinom potpisivanja.

Sve je to potrebno kako potvrda ne bi izazvala dodatna pitanja, a još više naknadna objašnjavajuća korespondencija.

Potvrde biografske ili službene prirode služe za potvrdu bilo kakvih pravnih činjenica, na primjer, potvrda o obnašanju dužnosti, plaći, mjestu stanovanja i sl. Ako su situacije za koje se izdaju potvrde tipične, u organizaciji se izrađuju jedinstveni predlošci.

Tekst biografski podaci počinje naznakom u nominativnom padežu prezimena, imena, patronimika osobe o kojoj se podaci objavljuju. Tekst pomoći ne smije sadržavati arhaične fraze koje sadrže nepotrebne riječi poput "stvarna pomoć", "stvarno radi" itd. Na kraju svjedodžbe navodi se naziv ustanove u koju se predaje. Potvrdu potpisuju osobe koje su je sastavile i odgovorne su za iznesene podatke. Ovisno o namjeni certifikata, to može biti voditelj organizacije i glavni računovođa ili voditelj organizacije i voditelj odjela za osoblje. Takve potvrde moraju biti ovjerene pečatom organizacije.
Primjer poslovne potvrde: