Kako flashati dokument prema gostu

Da biste predali važne papire u arhiv ili banku, podnijeli izvještaj poreznoj ili drugoj financijskoj organizaciji, potrebno je dokumente flashirati. Ovakav postupak registracije je zbog praktičnih razloga koji osiguravaju nemogućnost slučajnog gubitka pojedinačnih listova, kao i sigurnosnih mjera. Vrijedno je shvatiti kako pravilno bljeskati dokument s više stranica.

Zakonsko obrazloženje

Do danas ne postoje opća regulatorna načela za šivanje dokumentacije u skladu s GOST-om. Glavni standard GOST R 51141-98 "Uredski rad i arhiviranje", koji sadrži terminološke definicije protoka dokumenata, ne regulira postupak treptanja službenih papira.

Među normativnim aktima na koje se treba oslanjati pri izradi materijala za državna tijela ističu se:

preporuke Federalnog arhiva broj 76 od 23. prosinca 2009.;
Naredba Ministarstva kulture br. 536 od 8. studenog 2005. o standardnim načelima uredskog poslovanja;
smjernice Centralne banke o vođenju i izvršavanju poslovnih materijala;
pravila Savezne porezne službe, odobrena 18. travnja 2003., koja opisuju postupak ispunjavanja i uvezivanja određenih vrsta dokumenata.

Zbog nedostatka strogih propisa u materiji uredskog poslovanja, prilikom izrade potrebnih izvješća postaje nužno proučiti preporuke same institucije u koju će se radovi slati. Osim toga, prilikom registracije privatnog poduzeća ili pravne osobe u državnoj agenciji, prijave na natječaj ili prijenosa materijala za arhivski sadržaj, potrebno je pridržavati se uputa koje propisuje federalna vlada kada trepće.

Fotografije o tome kako pravilno bljeskati dokumente u skladu s GOST-om bit će objavljene u nastavku. To će također utjecati na neke visoko specijalizirane informacije o firmveru. Na primjer, kako ispravno bljeskati dokumente za porez.

Vrste dokumenata koje je potrebno arhivirati

Važno je uzeti u obzir da je potrebno bljeskati samo određene vrste dokumenata, čiji se sadržaj nalazi na više od jednog lista, namijenjenih registraciji, regulatornim tijelima, uključujući porezne vlasti. Firmware je također obavezan kod formiranja natječajnih materijala i mapa za arhiviranje.

Prije nego što analiziramo kako pravilno spajati i spajati dokumente, važno je saznati vrste papira za koje je potrebna posebna procedura pripreme prije prijenosa državnim i drugim tijelima:

arhivska dokumentacija (građa pripremljena za deponiranje);
dolazni i odlazni papiri;
računovodstvena izvješća (akontacije, prometni listovi, računi, akti o izvršenim radovima, knjige blagajne, tovarni listovi i dr.);
kadrovska rješenja (nalozi, popis osoblja);
dokumenti poslani poreznoj upravi (određene vrste), mirovinskom fondu na provjeru;
preslike dokumenata, ovjerene i ovjerene.

Uredski rad je složen i mukotrpan proces koji zahtijeva određena znanja i vještine. Pogodnije je unijeti spojenu dokumentaciju u sustav, kao i pohraniti je. Pažljivo pričvršćene listove gotovo je nemoguće diskretno zamijeniti ili izvaditi iz mape, tako da su rizici krivotvorenja ili gubitka važnih informacija svedeni na minimum.

Dizajn naslovnice

Prije nego što pravilno bljeskate dokument, morate pripremiti sve potrebne materijale. Za svaku pojedinačnu mapu potreban je kartonski omot. Navlake uključuju:

standardni, koji imaju veličinu od 22,9 x 32,4 cm, koriste se za standardne papire;
nestandardni, koristi se za listove većeg formata osim A4;
dugotrajno skladištenje - izrađeno od izdržljivijeg materijala i može imati proizvoljan oblik (izračunato za dokumente s rokom trajanja duljim od 25 godina).

Karton bez kiseline koristi se za dostavu državnim agencijama. Na naslovnicama su navedeni identifikacijski podaci potrebni za brzo i jednostavno pretraživanje mape među ostalim materijalima. Prije svega, propisuje se naziv ustanove, odjela, tekst naziva materijala. Zadani indeks predmeta, razdoblja pohrane, broj mape također su fiksni. Ispod je ukupan broj listova i datum formiranja registratora.

Opis dokumenta

Obavezne su opisne informacije koje otkrivaju sadržaj i vrijeme spojenih dokumenata. Bilježi naziv dokumenta, datum povezivanja kutije, razdoblje pohrane. Osim toga, inventar je popraćen anotacijom, koja je bilješka s objašnjenjem u kojoj su istaknute sve točke sadržaja građe, naznačene su stranice prema popisu tema, a naveden je i razlog pohranjivanja ovih radova. . Na kraju se evidentiraju osobni podaci ovlaštene osobe odgovorne za arhiviranje.

Opis nije uključen u opću numeraciju. Inventar se najčešće ulaže zajedno s mapom ili se lijepi na korice sa stražnje strane (u nekim slučajevima nalazi se u posebnoj mapi za popise).

Svesci usklađeni s inventarom slažu se i povezuju u hrpe visine 20 cm.Građa se razvrstava uzlaznim redoslijedom brojeva. Zatim se predmeti mogu ostaviti pohranjeni u posebnom strukturnom odjelu ili prenijeti arhivskom osoblju. Nakon isteka roka čuvanja gradiva u arhivu, uništava se prema utvrđenom postupku.

Pravila numeriranja listova

Kako spajati i brojati listove u spojenom dokumentu? Proces numeriranja ne uzrokuje ozbiljne probleme službeniku. Numeriranje se vrši crnom olovkom. Upotreba tinte nije dopuštena. Osnovni principi za ispravan prikaz broja su sljedeći:

u procesu označavanja koriste se arapski brojevi (vrlo rijetko - rimski);
brojevi su u rastućem redoslijedu;
listovi su numerirani, a ne stranice (iako paginacija može biti prisutna i zasebno);
brojevi se trebaju nalaziti na vrhu stranice u desnom kutu;
simboli se ne mogu prekrivati tekstom;
prijave su numerirane na zajedničkom popisu s glavnim dokumentom (pod uvjetom da prijava nije izdvojena u posebnu mapu).

Materijali za firmware uvijek su raspoređeni prema kronologiji: od najranijih do onih koji su nedavno formirani.

Ako se u spisu nalazi pismo, potrebno ga je numerirati od koverte, a zatim prebrojati listove koji se u njemu nalaze. Kad ima više svezaka, svaki se posebno numerira. Materijali velikog formata numeriraju se u gornjem desnom kutu, presavijaju se dva ili tri puta, a zatim spajaju na jednom kraju.

U slučaju kada se na listu ne nalazi jedan, već više različitih dokumenata (čekova, obrazaca), sastavlja se inventar tih fragmenata, a list se numerira uobičajenim redoslijedom. Međutim, ako postoje lijepljeni papiri, svaki list mora biti posebno numeriran uz uvrštavanje u opći inventar.

U slučaju pogrešaka prilikom brojanja i pisanja ispravnog niza, brojeve koji nedostaju dopušteno je numerirati pomoću broja s prethodnog lista uz dodatak slova (na primjer, 11, a zatim 11a, 11b).

Ako numeracija nedostaje ili je ozbiljno povrijeđena, potrebno je ponovno napisati brojeve listova. Pogrešan broj se prekriži i pored njega se stavi točan broj. Ako je firmware već zapečaćen atestom, u njemu se također vrše ispravke.

Metode porubljivanja

Postoji nekoliko načina za ispravno bljeskanje dokumenta:

S iglom i koncem. Ova opcija se koristi u slučajevima kada je potrebno izdati mali podnesak. Šivanje se vrši s dva uboda, kroz nastale rupe provlači se konac čiji se krajevi pričvršćuju na poleđini dokumenta. Na čvor se lijepi papirić s natpisom ovjerenim pečatom.
Pomoću bušilice (šila) i konca. Kako fleširati dokumente bušilicom rupa? Ovaj način je najprihvatljiviji kada se radi o većim količinama materijala. U tom slučaju naslovnica dokumenta nije podvrgnuta firmveru.
Bušilica za ušice i uzicu. Kako fleširati dokument bušilicom rupa za ušice? Priključci od metala ili plastičnog materijala mogu se koristiti za obradu dokumenata čiji rok trajanja nije dulji od 10 godina. Za arhivski sadržaj ova se metoda praktički ne koristi, s izuzetkom razdoblja pohrane do 5 godina.
Pomoću bušilice (odvijača). Upotreba alata je opravdana kada je potrebno vezati vrlo velike količine. U ovom slučaju, materijali su povezani s dovoljno debelim užetom ili trakom. U ovom slučaju, najčešće je potrebno bljeskati poklopac zajedno s kućištem.
Na stroju za uvez i autonumeraciji. Ova opcija je dostupna samo u tiskarama za spajanje velikih i velikih materijala.

Redoslijed firmvera

Obično se pripremom dokumentacije bavi stručnjak koji je obdaren funkcijama službenika u skladu s nalogom institucije ili njegovim opisom poslova. Kako flashati dokument korak po korak? Postupak treptanja dokumenata sadrži sljedeće točke:

Rasporedite dokumente po datumu i broju stranice u ispravnom nizu, licem prema gore.
Uklanjanje bilo kakvih stranih dijelova s pripremljenih materijala: spajalica, spona itd.
Polaganje svih listova u ravnomjeran snop (ako postoji veliki broj listova, koristi se poseban uređaj).
Izrada rupica (ne smiju izlaziti izvan margina na kojima se nalazi tekst, a trebaju se nalaziti 1,5 cm dalje od ruba lista). Za standardne dokumente izrađuju se 3 uboda (ponekad 4), za važne papire mora se napraviti 5. Središnja rupa bit će smještena u sredini, ostale rupe će biti u razmaku od 3 cm svaka.

U dobivene ubode uvlači se odgovarajući konac (ako je konac tanak, onda se dvaput preskoči), čiji se krajevi učvrste čvorom na stražnjoj strani turpije. Preko pletenih niti pričvrsti se pravokutni lim (4 sa 8 cm) tako da krajevi ostanu vidljivi. Na naljepnici je naznačen broj numeriranih i prošivenih listova te podaci djelatnika koji je izvršio ušivanje.

Kako ispravno fleširati RB dokumente? Baš kao što je opisano u gornjem članku.

Certifikacijski natpis

Ovaj postupak je obavezan i provodi se nakon fleširanja i numeriranja sve građe. Certifikacijski natpis mali je komadić papira pričvršćen na konac na stražnjoj strani firmvera.

U ovom papiru označen je broj prošivenih listova (obavezno slovima i brojevima). Osim toga, potrebno je naznačiti da li u spisu ima oštećenih listova.

Upisuju se osobni podaci odgovorne osobe koja je izvršila spajanje materijala, te se i potpisuje. Preko natpisa stavlja se pečat ustanove. Pečat treba prekriti sam natpis i ići na dio lista.

Firmware za arhivu

Materijal za arhiviranje zahtijeva pridržavanje određenih uputa o pravilnom flešovanju dokumenta. Prije nego počnete šivati papir, morate ukloniti sve nepotrebne spojnice, kuke ili druge elemente koji ometaju firmware. Cijeli popis listova je poredan po redu, hrpa je formirana ravnomjerno sa svih strana.

Kako fleširati dokumente za arhivu?

Za standardne dokumente izrađuju se tri uboda posebnom iglom ili šilom. Rupe se nalaze na istoj udaljenosti jedna od druge (tri centimetra), počevši od središnje, koja bi se trebala nalaziti točno u sredini lista.

Šivanje materijala provodi se na lijevoj strani hrpe. Od ruba lista, kao i od tekstualnog dijela dokumenta, potrebno je uvlačenje (jedan i pol centimetar). Konac koji se koristi za uvlačenje treba biti jak i biti oko 70 centimetara. U početku vezivanje počinje od središnje rupe na kraju dokumenta i povlači se sve dok preostali rep konca ne bude 15 centimetara. Zatim se igla umetne u najgornji ubod, povuče do donje rupe i ponovno u središnju. Na kraju se veže čvor s krajevima od najmanje 6-8 centimetara. Preko formiranog čvora lijepi se verifikacijski list.

Gradivo trajnog čuvanja za razdoblje dulje od 10 godina predaje se u arhiv prema inventaru. Ovjerava se ovjerovnim natpisom, koji podrazumijeva naznaku ukupnog broja predmeta, njihovih registarskih oznaka (ispisanih riječima i brojevima), ispod se stavljaju datum i potpisi sudionika u prihvatu i prijenosu dokumenata.

Ispostavilo se da nema toliko propisa o tome kako pravilno staviti dokumente za arhivu. Glavna stvar je da ih se strogo pridržavate.

Formiranje dokumenata za porez

Kako bljeskati i zapečatiti dokumente za Saveznu poreznu službu? Priprema radova u ovoj ustanovi praktički se ne razlikuje od standardnih standardnih procesa, za koje su gore navedene preporuke detaljno opisane. Međutim, još uvijek postoje neke razlike u odnosu na firmware materijala prenesenih u arhivu. Službeni dokumenti šivaju se posebnim koncem ili špagom. Na uobičajeni način izrađuju se 3 rupe, za knjigovodstvene izvještaje potrebno ih je 5. Prošiveni papiri se lijepe trakom od 3 x 5 cm koja se lijepi preko vezanog čvora konca.

Iako je nedavno za zahtjeve i konstitutivne dokumente predane Poreznoj službi, podnošenje nije potrebno. Naravno, to je u određenoj mjeri plus: bit će više slobodnog vremena koje se može provesti s većom koristi.

Nakon godinu dana od završetka predmeta, materijali se predaju u arhiv ureda. Ako to nije dostupno, onda se prenose u državno ili općinsko skladište. U prosjeku se javnobilježnička isprava čuva do 75 godina.

Jedan od najvažnijih zahtjeva za spojene dokumente je nepovredivost. Stoga, u slučaju izostavljanja bilo kojeg lista ili materijala, neće uspjeti samo umetnuti ga. Da biste to učinili, morat ćete izveziti kućište i ponovno ga oblikovati ili zasebno sastaviti propušteni dokument. U potpuno gotov registrator nije dopušteno dodavati ili uklanjati listove.

Sada je jasno kako ispravno fleširati i zapečatiti dokumente za porez ili arhivu.