Pravila za sastavljanje memoranduma o neispunjavanju službenih dužnosti od strane zaposlenika + primjeri dizajna + korisni savjeti i nijanse izrade dokumenta

Memorandum o neispunjavanju službenih dužnosti: obrazac uzorka i primjer popunjavanja obrasca tema je našeg današnjeg pregleda. Svaki se poslodavac suočava s takvom situacijom kao što je nepravilno obavljanje dužnosti od strane zaposlenika. Stoga je potrebno znati kako se nositi s takvim situacijama, kako spriječiti ignoriranje radne discipline i održati skladno radno okruženje u timu. Uostalom, za to je potrebno da svaki zaposlenik kvalitetno i pravodobno ispunjava sve svoje profesionalne dužnosti, o čemu ovisi rezultat cjelokupnog rada.

Najjednostavnija i najučinkovitija metoda za takve problematične situacije je dopis (memorandum), koji omogućava zaposleniku da iznese dobro obrazložene službene tvrdnje, kako bi ga proglasili odgovornim za nepravilno obavljanje profesionalnih dužnosti. Uz pomoć takve bilješke možete natjerati zaposlenika da razmisli o svom neprimjerenom ponašanju, na primjer, najavljujući mu primjedbu ili ukor. Također, takav dokument može biti osnova za otpuštanje zaposlenika na odgovarajućim osnovama, jedan od članaka zakona o radu.

Memorandum služi kao alat za službeno obavještavanje čelnika organizacije o nepravilnom obavljanju dužnosti od strane određenog zaposlenika, što često ima ozbiljne posljedice za organizaciju, često u obliku značajne materijalne štete, kao i nametanje kazne. stegovna odgovornost radnika. U takvim slučajevima često se provode interne revizije. A ako postoji šteta, netko bi trebao odgovarati za to, tako da uz pomoć memoranduma možete službeno obavijestiti upravu o krivnji određenog zaposlenika za ono što se dogodilo. Na temelju tog dokumenta već se izdaje nalog za izricanje stegovne ili druge odgovornosti zaposleniku prekršitelju.

Dakle, ovaj rad je temelj za odluku o odgovornosti pojedine osobe koja je počinila tešku pogrešku. Razmotrimo detaljno kako pravilno sastaviti takvo izvješće i koje nijanse treba uzeti u obzir prilikom njegovog sastavljanja.

Prilikom zapošljavanja novog zaposlenika, njegov neposredni nadređeni ili zaposlenik kadrovske službe dužan je upoznati zaposlenika sa svim pravilima koja su na snazi ​​u organizaciji. Osim toga, neke organizacije također imaju dodatne interne procedure ili pravila korporativne etike. U organizacijama u kojima je zapošljavanje obavljeno u skladu sa svim potrebnim procedurama, manje je pitanja i neugodnih situacija u radu u vezi s dužnostima zaposlenika i njihovim poštivanjem radne discipline.

U opisu poslova zaposlenika i općim pravilima korporativne etike ili drugim sličnim dokumentima jasno su propisane sve dužnosti zaposlenika i njihova prava. Zaposlenik organizacije mora se pridržavati utvrđenih pravila i razumjeti da njihovo nepoštivanje, dugoročno gledano, može dovesti do materijalne štete za organizaciju, za što će morati odgovarati. Ali još uvijek postoje slučajevi kada zaposlenici ne obraćaju dužnu pozornost na svoje izravne dužnosti, to može negativno utjecati na aktivnosti nekog odjela ili odjela organizacije, tvrtka može pretrpjeti gubitke. Zatim, neposredni nadređeni zaposlenika prijestupnika mora obavijestiti višu upravu o činjenici koja se dogodila, navesti čije su radnje dovele do pojave neugodne situacije i tko bi trebao biti odgovoran za negativne posljedice.

U takvim slučajevima, neposredni nadređeni podnosi memorandum višoj upravi, u kojem opisuje činjenicu što se dogodilo i ukazuje na osobu koja nije ispravno ispunila svoje dužnosti. Također može postojati situacija kada zaposlenik sustavno ne izvršava svoje dužnosti kako treba, a drugi zaposlenici moraju izvršiti dio njegovih dužnosti ili ispraviti njegove pogreške, na takve slučajeve također treba upozoriti upravu.

Zapisnik o neispunjenju službene dužnosti – opće odredbe

Dopis (službena) zabilješka je, zapravo, obavijesna isprava u kojoj se rukovoditelj obavještava o neurednom obavljanju svojih stručnih poslova od strane radnika, a ta je zabilješka ujedno i temelj za izricanje stegovne kazne počinitelju prekršaja. Memorandum obično iznosi činjenice koje potvrđuju nepošteno obavljanje profesionalnih dužnosti zaposlenika i traži primjenu mjera odgovornosti prema počinitelju. Mjere odgovornosti mogu biti: primjedba, ukor, a ponekad i otkaz po odgovarajućim osnovama zakona o radu.

Imajte na umu da izvješće sastavlja neposredni rukovoditelj (voditelj jedinice), samo ako postoje opravdani razlozi i dokazi o namjernoj nespremnosti zaposlenika da obavlja svoje dužnosti ili o činjenicama grubog ponovljenog neispunjavanja svojih dužnosti i zaposlenikovih nedostatak teških argumenata u njegovu opravdanju – težak razlog. Upravo ti dokazi služe kao osnova za sastavljanje memoranduma.

Stoga se do rasvjetljavanja svih okolnosti događaja ne sastavlja zapisnik.

A posebno napominjemo da tek nakon analize svih činjenica o onome što se dogodilo, neposredni rukovoditelj prekršitelja, a ne druga osoba, koja odlučuje o sastavljanju prijave, sastavlja istu i dostavlja višem rukovoditelju ili ravnatelju organizacije, obično preko tajnika. Na temelju prijave zaposlenik koji je počinio prekršaj može biti kažnjen novčanom kaznom, ukorom ili na drugi način kažnjen. Ako zaposlenik već ima nekoliko prijava, može dobiti otkaz prema neuglednom članku zakona o radu.

Postojeće zakonodavstvo ne predviđa jedinstveni obrazac za izvješća ove vrste. Međutim, pri sastavljanju dokumenta treba se pridržavati općih odredbi za uredsko poslovanje. Bilješka se sastavlja ručno ili na računalu. Opća pravila dizajna:

1. Gore desno najprije se navodi puno ime primatelja, i to: položaj osobe i naziv organizacije, puno ime;
2. Ime i položaj podnositelja zahtjeva;
3. Dalje u sredini lista je naslov "Memorandum" i obično je suština ukratko naznačena u drugom podnaslovu - "o neizvršavanju službenih dužnosti";
4. Nadalje, slijedi tekst s popisom nepodmirenih obveza;
5. iznošenje dokaza i argumenata o krivnji radnika, zaključaka;
6. prijedlozi mjera odgovornosti za uposlenika koji je počinio prekršaj;
7. potpis, radno mjesto podnositelja, puno ime i prezime, datum izrade rada.

Budući da trenutno ne postoji jasno definiran i jedinstven jedinstveni obrazac dokumenta, moguća su određena odstupanja od gornjeg predloška. Takav se papir također može smatrati valjanim.

Obično se sastavljeni papir predaje tajniku koji ga evidentira i na njega stavlja redni broj dokumenta i datum prijema. Zatim se dokument prenosi direktoru ili drugoj višoj rukovodećoj osobi.

Takvi dokumenti moraju biti registrirani u organizaciji, budući da bilješka sadrži službene informacije koje imaju pravne posljedice. Razgovarajmo o metodama i redoslijedu registracije malo detaljnije.

Obično se jedan od sljedećih obrazaca koristi za registraciju važnih dokumenata u organizaciji:

• Obrazac dnevnika. Organizacija ima poseban računovodstveni dnevnik u koji se unose podaci o svim internim službenim dokumentima organizacije. Novom dokumentu dodjeljuje se serijski broj, a zatim se ručno unose redak po redak u dnevnik kronološkim redoslijedom, navodeći kratke podatke o dokumentima. Automatski obrazac. Dokument se sastavlja na računalu i odmah unosi u bazu elektroničkih dokumenata.
• Obrazac kartice. Za svaki dokument izrađuje se posebna kartica s matičnim brojem i naznakom pojedinosti bilješke. Kartica se zatim stavlja u klasifikator. Ova metoda se obično koristi u odjelnim ustanovama.

Specifičnosti dopisa

Svrha memoranduma (memoranduma) je prenijeti višoj upravi zahtjev za primjenom stegovnih mjera prema zaposleniku koji je počinio prekršaj. Izvješće mora sadržavati potvrđene činjenice koje odražavaju nepropisno neispunjavanje izravnih profesionalnih dužnosti od strane zaposlenika.

Dokumenti koji potkrepljuju argumente podnositelja zahtjeva mogu se priložiti uz bilješku. To mogu biti, primjerice, krivo sastavljeni papiri od strane zaposlenika, snimke CCTV-a i drugi dokazi. Prema činjenicama navedenim u bilješci može se izvršiti službena provjera. Na temelju rezultata razmatranja zabilješke i provedenih radnji provjere donosi se odluka o mjerama odgovornosti zaposlenika koji je prekršio prekršaj, u vidu stegovne odgovornosti (primjedbe, upravna opomena) ili čak otkaza zaposleniku prema odgovarajući članak Zakona o radu. Ova odluka donosi se u obliku naloga voditelja organizacije.

Kao što je ranije navedeno, bilješka se sastavlja i razmatra od strane najvišeg rukovodstva organizacije samo ako zaposlenik nije slijedio izravne upute svog neposrednog rukovoditelja ili svoje trenutne profesionalne dužnosti, bez ikakvog dobrog razloga. U slučaju spora potrebno je provesti unutarnju internu reviziju.

Ako je organizacija već razvila posebne obrasce ili predloške za takve dokumente, u ovom slučaju ih treba koristiti. Bilješka se može ispuniti rukom na obrascu, na računalu ili u potpunosti napisati rukom.

Ponekad se u internim pravilnicima organizacije navodi da se izvješće o neispunjavanju profesionalnih dužnosti mora dogovoriti s određenim službenicima. Mora se poštovati propisani interni postupak, inače ravnatelj ili drugi viši službenik neće primiti zabilješku.

Kao što smo već rekli, izvješće o neispunjavanju profesionalnih obveza zapravo sadrži zahtjev za izricanje odgovornih mjera prema delinkventnom radniku. Ako je nadređeni rukovoditelj donio pozitivnu odluku da zaposlenik tvrtke treba biti odgovoran za svoju pogrešku, tada zaposlenik snosi određenu kaznu za svoj čin, koju mu dodijeljuje uprava organizacije kako bi se spriječilo ponavljanje takvih situacija. .

No događa se da zaposlenik koji je prijestupio shvati i prizna pogrešnost svog ponašanja ili radnji koje je počinio, zbog čega se brzo ispravlja, nastoji ne činiti takve pogreške u budućnosti, pokušava uložiti više napora da ispuni svoje dužnosti , pokušavajući se rehabilitirati i vratiti samopouzdanje. U takvim slučajevima, izravni rukovoditelj (šef) zaposlenika prijestupnika može podnijeti zahtjev za ukidanje kazne ili drugo ublažavanje kazne za zaposlenika. Takav dokument se sastavlja kao zapisnik o neispunjavanju dužnosti.

Razmotrimo detaljno što točno treba navesti:

1. položaj voditelja i naziv organizacije, puno ime;
2. položaj sastavljača bilješke, puno ime;
3. naslov "Memorandum";
4. u nastavku se nalazi poveznica na nalog za izricanje kazne zaposleniku s naznakom datuma i broja ovog naloga;
5. navesti činjenice o novim radnim uspjesima zaposlenika i razloge za ukidanje kazne;
6. zahtjev za prijevremeno ukidanje stegovnih mjera ili ublažavanje kazne;
7. ime i položaj sastavljača memoranduma;
8. datum izrade dokumenta, potpis podnositelja zahtjeva.

Zaključak

Trenutačno rusko zakonodavstvo ne predviđa nikakav jedinstveni obrazac ili obrazac za takve dopise, ali same organizacije imaju pravo sastavljati obrasce (predloške) u takve svrhe.

Prilikom sastavljanja takvih dokumenata treba se voditi općeprihvaćenim pravilima uredskog rada, navesti sve potrebne detalje. Usklađenost s ovim jednostavnim pravilima pomoći će u izbjegavanju sporova ili čak konfliktnih situacija.

U tekstu dokumenta potrebno je jasno naznačiti koje radne obveze zaposlenik nije ispunio, dokazati tu činjenicu i posljedice svojih radnji te predložiti mjere odgovornosti za zaposlenika prekršitelja.

Imajte na umu da niti jedan tim ne može bez kršenja dužnosti ili radne discipline, stoga bi rukovodeći tim trebao znati osnovna pravila za sastavljanje takvih dokumenata, a zaposlenici bi trebali biti upoznati s mjerama odgovornosti, u slučaju neispunjavanja svojih službenih dužnosti.

Analizirali smo osnovna pravila i dizajn izvješća o nepravilnom obavljanju dužnosti, ispitali različite nijanse koje se javljaju u takvim situacijama. Sam dokument nije teško sastaviti, moglo bi se reći, sastavljen je u proizvoljnom obliku. Međutim, potrebno je znati i razmotriti neke točke. Također smo vam rekli koje važne okolnosti onoga što se dogodilo morate uzeti u obzir prije nego što uopće sastavite takvu uslugu.

Doista, u većini slučajeva dovoljna je jednostavna, dobro izrečena primjedba zaposleniku. Ili možda samo trebate shvatiti razloge zašto zaposlenik nije mogao adekvatno ispuniti svoje dužnosti, to se također često događa i razlozi nisu uvijek na površini. Ponekad je potrebno promijeniti shemu rada u određenom radnom području, prilagoditi ustaljenu proceduru, zbog promjene ekonomske situacije ili je možda potrebno prilagoditi proizvodni proces.