Memorandum i memorandum - koja je razlika između njih

Dopisivanje je važan dio uredskog života među raznim vrstama poslovne komunikacije. Njegovo glavno sredstvo su poznati dopisi, koji su, ovisno o sadržaju, obrazloženi, memorandumski i sl.

Što je dopis i zašto je potreban?

Po svojoj namjeni dopis je informativna poruka upućena zaposlenicima vlastitog ili drugih odjela, upravi odjela, tvrtki, odjela, podružnica. Popis tema obuhvaćenih takvim dokumentima prilično je širok. Dopisi obavještavaju o glavnim događajima u životu tvrtke, o obavljanju trenutnog posla, postojećim nestandardnim situacijama, sadrže pritužbe i načine rješavanja raznih proizvodnih problema.

Glavna svrha ove vrste komunikacije je koordinacija raznih radnih pitanja u slučajevima kada usmena odluka iz bilo kojeg razloga nije moguća. Memorandum može poslužiti i menadžmentu za sastavljanje naloga koji su, za razliku od naloga, neformalniji.

Vrste i svrha memoranduma

Memorandum je najpopularnija vrsta dopisa, upućena šefu poduzeća, glavnom računovođi ili bilo kojem drugom starijem zaposleniku. Glavna svrha izvješća je obavještavanje nadređenih o svakoj situaciji, obavljanje poslova, kao i priprema preporuka za rješavanje (otklanjanje) problema itd. Memorandum se, za razliku od službenog, uvijek šalje na višu razinu i ima pravnu snagu.

Najčešća vrsta dopisa su izvješća koja informiraju menadžment o provedbi planova, napretku tekućeg rada itd. Rjeđe se sastavljaju izvješća koja izvješćuju o bilo kojoj neplaniranoj situaciji koja zahtijeva odgovor višeg rukovodstva. Raspon pitanja takvih izvješća prilično je širok: od informacija povezanih s glavnim industrijskim aktivnostima poduzeća, do pritužbi na organizaciju radnih uvjeta i izvješća o nepoštivanju radne i financijske discipline, službenog ponašanja itd.

Memorandum - primjer

Sastavljanje odgovarajućeg dopisa

Struktura dopisa zahtijeva obaveznu prisutnost sljedećih elemenata:

• "Velika slova" koja označavaju organizaciju, puno ime i položaj primatelja, puno ime i položaj autora.
• Tekstualni blok koji se sastoji od naslova dokumenta ("Memorandum") i sažetka situacije, svih radnji, zahtjeva.
• Datumi i potpisi sastavljača (u jednom retku, slijeva na desno, navedeni su datum, potpis i puno ime i prezime sastavljača).

Također, registarski broj može biti naveden u dopisu ako je, prema pravilima poduzeća, upisan u dnevnik. Važno je napomenuti da, budući da se memorandumi koriste samo unutar organizacije, prisutnost obrazaca nije preduvjet, osim ako to ne zahtijevaju pravila poduzeća. Istodobno, neka poduzeća imaju vlastito zaglavlje s logotipom, dizajnirano posebno za poslovnu korespondenciju.

Kako napisati izvješće?

Memorandum je po strukturi sličan dopisu. Njegova glavna razlika je adresat: ako se informacije u memorandumu mogu poslati bilo kojem drugom zaposleniku, tada je u memorandumu poruka upućena višem službeniku.

Metode izrade memoranduma razlikuju se ovisno o svrsi. Konkretno, interni memorandum koji se šalje menadžmentu unutar organizacije sastavlja se na isti način kao i dopis. Razlika je u sadržaju tekstualnog bloka koji se naziva "Memorandum", sadrži izlaganje suštine problema, prijedloge za njegovo otklanjanje ili opis već poduzetih mjera.

Ali pri sastavljanju vanjskog memoranduma, koji je upućen zaposlenicima drugih organizacija, pravila su stroža:

• Dokument se sastavlja na memorandumu organizacije.
• Bilješka se upisuje u knjigu izlaznih dopisa društva, au zaglavlju bilješke navodi se dodijeljeni registarski broj. Također, po primitku bilješke, ista se evidentira kao ulazni dokument u organizaciji primatelja.
• Eksternu zabilješku potpisuje, u pravilu, čelnik društva ili njegov zamjenik. Prilikom slanja mogu se tražiti i potpisi voditelja drugih odjela.
• Datum bilješke je datum njenog potpisivanja i slanja.
• Ako je bilješka popraćena dokumentarnim prilozima, tada se u njenom tekstualnom dijelu sastavlja popis priloženih dokumenata.

Tekstualni dio memoranduma ovisi o njegovoj namjeni:

1. Izvješće o izvješćivanju treba sadržavati podatke o tijeku rada, poštivanju rokova, opis trenutnih problema i sl. Takav izvještaj omogućuje šefu da na vrijeme uoči nedostatke u radu i otkloni ih.
2. Memorandum o konkretnoj situaciji sastoji se od detaljnog opisa problema i prijedloga za njegovo poboljšanje (otklanjanje). U praksi su takvi dokumenti vrlo često posvećeni pritužbama na kršenje radne discipline od strane zaposlenika i negativne su prirode, stoga je u prezentiranju informacija važno izostaviti emocionalnu komponentu i držati se suštine.

Dopis ili memorandum: pa u čemu je razlika?

Kao što vidite, usluga i memorandumi imaju mnogo toga zajedničkog. Dakle, obje opcije se koriste za poslovnu komunikaciju, imaju sličnu strukturu dizajna. U isto vrijeme postoji niz razlika:

1. Memorandum se odnosi na zaposlenike različitih rangova unutar poduzeća, dok se memorandum sastavlja samo na višu razinu (vlastito ili tuđe poduzeće).
2. Dopis je interni dokument, dok se dopis može koristiti u vanjskoj korespondenciji s drugim pravnim osobama.
3. Memorandum, za razliku od memoranduma, nema pravnu snagu.
4. Budući da se dopis koristi unutar poduzeća, može se sastaviti na običnom listu papira. Po istom principu izrađuje se i interno izvješće ako se koristi unutar društva. Istodobno, ako se izvješće šalje drugoj organizaciji, tada se prilikom sastavljanja koristi zaglavlje, registarski broj i drugi obvezni elementi službene korespondencije.