Előlegjelentés elkészítése: példa a kitöltésre

Előzetes jelentések - az elsődleges számviteli bizonylatok kategóriájába tartoznak, amelyeket a számvitelben a vállalkozás alkalmazottjának üzleti út során felmerült pénzügyi költségeinek elszámolására használnak. Ezt a dokumentumot akkor is használják, ha a vállalkozás anyagi erőforrásait bérelt személyzet költi el. Ebben a cikkben javasoljuk az előzetes jelentés kitöltésének szabályait.

Üzleti útnak minősül, ha egy munkavállalót rövid időre tárgyalásra küldenek egy másik szervezethez, fiókhoz, ellenőrzéssel és egyéb olyan eseményekkel, amelyek a munkahelyen kívül esnek.

A dokumentum célja

A szóban forgó formanyomtatvány egységes „АО-1” számú nyomtatvánnyal rendelkezik.. Megjegyzendő, hogy a jogi személyeknek törvényes joguk van önállóan kidolgozott nyomtatványok használatára. A papírok használata azonban az egységes forma figyelembe vételével előnyösebb. A szervezet vezetésének feladata az elszámoltatható anyagi források átvételére jogosult tisztségviselőkre vonatkozó információkat tartalmazó rend megalkotása. 2018-ig ilyen jogosítványokat csak a vállalkozás azon alkalmazottai ruházhattak fel, akikkel munkaszerződést kötöttek.

Ma már olyan személyeknek van lehetőség elszámolható pénzeszköz kiadására, akikkel polgári jogi szerződést kötöttek.

Meg kell említeni, hogy a megbízás tartalmában fel kell tüntetni a befolyt pénzeszközök elköltésének célját, maximális összegét és konkrét időtartamát. Abban az esetben, ha a vállalkozás munkavállalóját üzleti útra utalják, a tárgyi eszközök kiadása az üzleti útra szóló megbízásnak megfelelően vagy az utazási ív alapján történik.

Az a munkavállaló, aki a teljes üzleti út költségeinek fedezésére pénzt kapott, köteles a számviteli osztályon jelentkezni. Az előlegbevallás benyújtásának határideje a vállalkozás vezetésének megrendelés lapjain rögzített határidő lejártát követő három nap. Ez a dokumentum az egyik indoklása a társaság pénzügyi forrásainak elköltésének célszerűségét, ami azt jelenti, hogy csatolni kell az elszámolható pénzeszközök célirányosságát igazoló dokumentumokat.

Nüanszok és finomságok

Az elszámolható összegek felhasználásának megvalósíthatóságának megerősítése érdekében a munkavállalónak előzetes jelentést kell kitöltenie. Egy ilyen dokumentumot mindkét oldalon kitöltenek, majd ellenőrzés céljából elküldik a számviteli osztálynak. Az ellenőrzött jelentést jóváhagyásra megküldik a szervezet vezetőségének. A jelenlegi törvénytervezet szerint ez az elsődleges számviteli bizonylat egy példányban kerül kitöltésre.

A munkavállalónak előre adott pénz kiadását az elsődleges számviteli bizonylattal - az előlegjelentéssel - igazolják

Megjegyzendő, hogy 2015-ben módosult az előlegjelentés száma az OKUD-ban (A Vezetési Dokumentáció Összoroszországi Osztályozása). Korábban ez az űrlap a „0504049” számot viselte. 2015. március 30-án az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma ötvenkettő számú megbízást adott ki, amely új számot rendelt ehhez az űrlaphoz. A mai napig az előlegjelentés száma OKUD "0504505". Az alábbiakban láthatja, hogy néz ki az OKUD 0504505 szerinti előlegbeszámoló űrlap. Ennek a bizonylatnak van egy letéphető része, amelyet a számviteli ellenőrzést követően át kell adni a vállalkozás alkalmazottjának.

Az AO-1 nyomtatvány összeállításának eljárása

A hatályos jogszabályok szerint minden vállalkozásnak teljes joga van a kérdéses dokumentum önálló elkészítésére. Van azonban egy világos szabályozás, amely előírja azokat a kötelező részleteket, amelyeknek szerepelniük kell az ilyen papírokon. Ezek a kellékek a következők:

• regisztrációs szám és az összeállítás dátuma;
• Cégnév;
• a kapott és elköltött pénzeszközök összege;
• a fő dokumentum mellékleteinek listája.

Az előzetes bejelentés kézírással vagy géppel (számítógépen) történik. Az egyik fontos kritérium a dokumentum hitelesítése a szükséges jogosultsággal rendelkező tisztviselő aláírásával. A dokumentum elektronikus változata esetén a vezető digitális aláírása szükséges. Az elsődleges dokumentáció ilyen jellegű elkészítése csak akkor megengedett, ha a vállalkozáson belül elektronikus dokumentumkezelő rendszert alkalmaznak.

Amikor a vállalkozás alkalmazottja részére elszámolandó összeg kiadásáról dönt, a vezetőnek megfelelő utasítást kell kiadnia. A beszámoló írásának egyik fontos lépése az "előlegfizetési megbízás" sor ellenőrzése. Ennek a sornak pontosan meg kell egyeznie a cégvezetési sorrendben szereplő megfogalmazással.

Alább egy előzetes jelentés, egy mintatöltés.

Pénzügyi fegyelem megsértésének minősül, ha az előleg-bevallás elszámoló általi benyújtásának határidejét nem tartották be.

Könyvelés könyvelésben

A vállalat alkalmazottja által az üzleti út ideje alatt teljesített költségek könyvelési könyvében az alkalmazottakkal való elszámolások számláit, költségszámlákat és más típusú dokumentumokat használnak. Abban az esetben, ha az összeget készpénzben adják ki, a következő megjegyzést kell tenni: „Dt sch.71 Kt sch.50”. Az ilyen jelzések rögzítése helyesen kiállított pénztárbizonylat alapján történik.

Abban az esetben, ha a pénzeszközöket a vállalkozás alkalmazottjának bankkártyáján jóváírják, a következő megjegyzést kell tenni a könyvelési könyvbe: „Dt sch.71 Kt sch.51”. Az ilyen műveletek elvégzéséhez a könyvelőnek fizetési megbízást kell kitöltenie egy pénzintézet számára. A munkavállaló üzleti útjáról való visszatérését követően az ő felelőssége, hogy a számviteli osztálynak megfelelően elkészített előlegjelentést nyújtson be.

E lap és a hozzá tartozó mellékletek alapján a könyvelési könyvben a következő bejegyzések kerülnek rögzítésre:

1. "Dt sch.10 Kt sch.71"- abban a helyzetben, amikor az elszámolható összeget készletszerzésre fordították.
2. "Dt sch.41 Kt sch.71"- leltári cikkek beszerzése esetén.
3. "Dt sch.20, 23, 25.26 Kt sch.71"- a vállalkozás strukturális részlegeinek szükségleteire fordított kiadások esetén.
4. "Dt sch.44 Kt sch.71"- abban az esetben, ha a költségeket egy kereskedelmi vállalkozás fizette.

Abban a helyzetben, amikor egy vállalkozás alkalmazottjának el nem költött pénzeszközei vannak, át kell utalnia azokat a vállalat vezetésének. A pénztárhoz való visszaérkezéskor a kódot feltüntetik: „Dt sch.50 Kt sch.71”. Bankkártyáról a vállalkozás bankszámlájára történő fordított átutalás esetén a kód fix: „Dt sch.51 Kt sch.71”. Abban az esetben, ha az elszámolható összeg nem volt elegendő bizonyos műveletek elvégzéséhez, a vállalat megtéríti a munkavállaló pénzügyi kiadásait. Pénztáron keresztüli fizetés esetén a „Dt sch.71 Kt sch.50”, banki átutalással pedig „Dt sch.71 Kt sch.51” kódot kell feltüntetni.

Egyes esetekben a munkavállaló nem tudja benyújtani a szükséges dokumentumokat, amelyek megerősítik a kiadások célszerűségét. Ilyen helyzet akkor állhat elő, ha személyes szükségletek miatti kiadások miatt a dokumentáció elveszett, vagy a bizonylatokat nem lehet átadni. Ebben az esetben a kódszám 94. A számviteli könyvben a „Dt sch. 71”, ami a forráshiányt tükrözi. Továbbá a hiányzó összeget a „Dt sch.70 Kt sch.94” feladási kód szerint vonják le a munkavállaló fizetéséből.

Az előlegjelentés egy kétoldalas egységes formanyomtatványt foglal magában, amelyet a felelős alkalmazottnak és a könyvelőnek hibátlanul ki kell töltenie.

Felhasznált kifejezések:

1. Dt (terhelés)- pénzátutalási aktus.
2. ct (kölcsön)- az elszámolandó összeg teljes vagy részleges visszaszolgáltatása.
3. középső- jelölje be.

Támogató dokumentáció

Az üzleti úttal kapcsolatos kiadások feldolgozása során a könyvelőnek a 2008. október 13-i 749. sz. Ez a dokumentum kimondja, hogy az üzleti útra induló munkavállalónak utazási igazolást kell beszereznie. Megjegyzendő, hogy az igazolás formájára vonatkozóan szabályozás van. Fel kell tüntetni az üzleti út feltételeit, valamint a cég vezetése által aláírt és pecséttel kell ellátni.

A kiadások összegét a számviteli osztálynak átadott csekkek, jegyek és bizonylatok alapján számítjuk ki. A bizonylatokat igazoló adatok az előlegjelentés szerves részét képezik. Az üzleti útról hazatérve a munkavállalónak át kell adnia a kiállított igazolást. Ezt követően készülnek el a jelentések, amelyeket jóváhagyásra benyújtanak a vezetőségnek. Az adóhatósági igények kockázatának csökkentése érdekében fokozott felelősséggel kell megközelíteni a papírok kitöltését. Hibásan kitöltött beszámoló esetén a könyvelőnek jogában áll megtagadni a dokumentáció átvételét.

A munkavállaló feladata az összes készpénz- és értékesítési bizonylat begyűjtése, valamint a szigorú jelentéstétel egyéb formái. A fenti dokumentumok mindegyike A4-es papírlapra van csatolva. Az ilyen intézkedések csökkentik annak kockázatát, hogy elveszítsék az előzetes jelentés fontos mellékleteit. Egyes könyvelők azt javasolják, hogy az alkalmazottak minden dokumentumról fénymásolatot készítsenek, hogy csökkentsék annak kockázatát, hogy a tinta elhalványulása miatt elveszjenek az iratok. A beszámoló ilyen mellékletei lehetővé teszik a társaság számára, hogy üzleti út során, az adóhatósági ellenőrzések időszakában igazolja a pénzügyi ráfordítások célszerűségét.

A jelentés kitöltésének finomságai

Figyelembe véve az előzetes jelentés megfelelő kibocsátásának kérdését, meg kell jegyezni néhány finomságot, amely az alkalmazottak Orosz Föderáción kívüli üzleti útra küldésének folyamatához kapcsolódik. Ebben az esetben nincs szükség utazási igazolás kiállítására, mivel az összes szükséges dátumot a külföldi útlevél oldalain rögzítik.

Az egységes bejelentési forma az adóhatósághoz történő átadásra szánt, szigorú bejelentési kötelezettség alá tartozó dokumentációra vonatkozik

A tisztviselő külföldi üzleti útra történő kiválasztása után a cégvezetés feladata a szükséges megbízás elkészítése, amely rögzíti az utazás célját, beosztását, a munkavállaló vezeték- és kezdőbetűit, valamint az úti célt. A napi kiadások önmegállapítása megengedett. A statisztikák szerint a napi kiadások nem haladják meg a személyi jövedelemadó-köteles összeget. A cég fizeti a célba tartó repülést. Az üzleti útra küldött tisztviselő feladata a szállás, a repülés, az állami illetékek és a fordítási szolgáltatások költségeit igazoló dokumentumok elkészítése.

Előrejelentés kitöltésének szabályai

Tehát nézzünk egy példát egy üzleti útra vonatkozó előzetes jelentés kitöltésére. Az űrlap főlapján fel kell tüntetni annak a vállalkozásnak és osztálynak a nevét, ahol az üzleti útról visszatért munkavállaló munkáját végzik. Továbbá feltüntetésre kerül a beosztás, az utazás célja, az űrlap regisztrációs száma és a papírok kitöltésének dátuma.

A táblázatos rész a tisztviselőnek kiadott pénzügyi forrásokra vonatkozó információkat tükrözi. Rögzíti továbbá a kapott előleg összegét és az üzleti út során felmerült pénzügyi költségeket. Ezt követően összegzésre kerül sor, ahol kiderül, marad-e még el nem költött pénz. A kérdéses dokumentum hátoldalán az elsődleges dokumentációra vonatkozó információk összefoglalása található, amely megerősíti a meglévő kiadások célzottságát. Az ilyen típusú bizonylatok közé tartoznak az értékesítési és pénztárbizonylatok, nyugták, okiratok és számlák. Fontos megjegyezni, hogy az adatokat rendszerezni és időrendi sorrendben rögzíteni kell. Az információk rendszerezése után a fő dokumentumhoz csatolják.

Az összes szükséges papír kitöltése után az elkészült beszámoló átkerül a számviteli osztályhoz, hogy ellenőrizze az összeg elköltésének megfelelőségét. Figyelembe veszik a dokumentáció kitöltésének helyességét is. Az ellenőrzést követően a könyvelő rögzíti azokat a számlákat, amelyeket a költségjelentéshez csatolnak. Ezt követően a dokumentumokat az elszámoltatható személy írja alá, majd jóváhagyásra benyújtja a cég vezetőségének.

Abban az esetben, ha az üzleti útról visszatért személynek el nem költött pénze van, a fennmaradó összeget vissza kell küldenie a pénztárosnak vagy a számviteli osztálynak. Költségtúllépés esetén a vállalatnak pótolnia kell a munkavállaló veszteségét. Abban az esetben, ha a munkavállalónak egy korábban kiadott előleg hátraléka van, a személyi jellegű kiadásokat nem térítik meg. Az ilyen űrlapok kitöltésének folyamata meglehetősen egyszerű, de figyelembe kell venni a különféle árnyalatokat.

Annak érdekében, hogy elkerülje a hibákat a dokumentum elkészítésében, konzultáljon könyvelővel.

A dokumentum papír vagy elektronikus formában is elkészíthető, a cég közvetlen vezetőségének aláírásával történő kötelező hitelesítéssel.

Az előzetes bejelentést egy üzleti útról érkezett személy és a számviteli osztály képviselője tölti ki. Az ellenőr feladata a közölt információk helyességének elemzése. Ezenkívül a munkavállalónak számviteli bizonylatot kell kiállítania, amely igazolja a jelentés nyilvántartásba vételét. A bizonylat a nyomtatvány letéphető része, amely tartalmazza a regisztrációs kódot, a jelentés megírásának dátumát, az elszámolandó pénzt átvevő tisztviselő vezetéknevét és kezdőbetűit. Az alábbiakban a figyelembe vett pénzügyi ráfordítások összegét és a további beruházások számát jelöljük a beszámolóhoz.

Abban az esetben, ha a jelentés hibás, a számviteli osztály fenntartja a jogot, hogy megtagadja a dokumentumok átvételét. Ebben a helyzetben a tisztviselő a vállalkozás adósává válik. Az adósság visszafizetésének megtagadása esetén a szervezet vezetésének teljes joga van visszatartani a szükséges pénzeszközöket a munkavállaló fizetéséből, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének százharminchetedik cikkével összhangban. Meg kell jegyezni, hogy a pénzeszközök levonása a munkavállaló beleegyezésével történik. Ezt a tényt dokumentálni kell. Abban az esetben, ha a munkavállaló megtagadja a költségek fedezését, a felmerült konfliktust bíróságon oldják meg.