Hogyan történik a pénz kibocsátása a számlán

Elszámolható pénzeszközöket adnak ki a munkavállalónak olyan költségekre, amelyek közvetlenül kapcsolódnak annak a szervezetnek a munkájához, ahol a személyzetben dolgozik. Ez lehet például utazási pénz, vagy havonta írószerek vásárlására kiutalt pénz, vagy nyomdai anyagok kifizetése.

A pénz számlára történő kibocsátása meghatározott sorrendben történik, amely megköveteli az összes szabály betartását. Mindenekelőtt nyilatkozatot kell írni az elszámoltatható személytől arról, hogy szükséges-e pénzeszközöket elkülöníteni a termelési költségekre. A kérelmet akkor is elkészítik, ha a vállalkozás vezetőjének pénzeszközre van szüksége, mivel ezeket a kiadásokat könyvelési tételként kell feltüntetni.

Az elszámolható pénzeszközök készpénzben a vállalkozás pénztárában és bankkártyán is átvehetők. Ami a pénz kibocsátásának időszakát illeti, azt a cég vezetője határozza meg.

Hogyan elszámolható az alapok kiadásának folyamata? Milyen árnyalatokkal kell tisztában lenniük a vállalat alkalmazottainak? És hogyan történik a költségellenőrzés?

Központi részletek

Minden elszámolható személy, aki pénzt kapott a termelési költségekre, köteles az előírt határidőn belül teljes körű elszámolást benyújtani arról, hogy mire költötte el a társaság pénzeszközeit. Költségkimutatást adnak át a vállalkozás számviteli osztályának, amelyhez csatolni kell a vásárlások bizonylatait, csekkjeit, szállodai díjakat, utazási költségeket stb.

Az Orosz Föderációban a készpénzes tranzakciók lebonyolítására vonatkozó eljárásban megállapított szabályok az elszámolható pénz kiadására, valamint a költségek további jelentésére. Szerintük tehát a vállalkozásoknak joga van elszámolható pénzeszközöket kiadni nemcsak a központi iroda dolgozóinak, hanem a nem független fióktelepeknek is.

Ezenkívül az elszámolható pénzeszközökre vonatkozó jogszabályok a következőket állapítják meg:

• a pénzkibocsátást a munkavállalók csak a társaság tevékenységével kapcsolatos kiadások (például üzleti út kifizetése) kifizetése céljából végezhetik;
• az elszámolható pénzeszközt átvevő személy az elköltött összegről három munkanapon belül köteles beszámolni a vállalkozás könyvelőjének, a pénzkibocsátási kérelemben meghatározott határidő lejártát követően, illetve az üzleti útról való érkezés napjától számítva;
• nem kaphatnak új forrást a szervezet azon dolgozói, akik korábban nem számoltak el a részükre kiadott korábbi elszámolandó pénzzel.

Ami a kibocsátott pénz harmadik személy részére történő átutalását illeti, az elszámolónak nincs joga ilyen tranzakciókra.

Az elszámolható pénzeszközök kiadásának fő alapja a vállalkozás igazgatójának utasítása. A munkavállaló pénzátvételi hozzájárulása nélkül azonban a számviteli osztály nem jogosult azokat a munkavállalónak kiadni.

Az utazási vagy reprezentatív készpénz átvételéhez az elszámolónak megfelelő kérvényt kell írnia, amelyben meg kell jelölni a pénz összegét, felhasználási idejét, valamint a kibocsátás céljára vonatkozó információkat.

A kérelmet szabad formában készítik el, mivel nincsenek külön nyomtatványok az elszámolható pénzeszközök megszerzésére. Hozzávetőleges kérelemminta kérhető számvitelért felelős tisztviselőtől.

Általános szempontok

A készpénzes tranzakciók lebonyolítási eljárása nem rendelkezik meghatározott összeggel, amelyet a számlán ki lehet bocsátani. A szervezet a gazdasági és működési kiadások összegét önállóan határozza meg, azok rendeltetésének típusától függően.

Ugyanez vonatkozik a pénzeszközök felhasználásának ütemezésére is: a számviteli osztály határozza meg azokat a szervezet vezetőjének utasítása szerint. Ezenkívül, ha a végzés azt jelzi, hogy a pénzeszközöket például hat hónapra adják ki, akkor a munkavállalónak nem kell azokat előre visszaküldenie, vagy havi költségjelentést benyújtania.

Kivétel a személyes kezdeményezés, más esetekben senkinek nincs joga a pénzfelhasználási határidő lejárta előtt előlegjelentés elkészítésére kötelezni a számlavezetőt.

Az alkalmazottak számára a háztartási szükségletek fedezésére kiadott készpénzben elszámolható pénzeszközöket, a benzinvásárlás költségeinek megtérítését vagy a tömegközlekedési viteldíjakat egy meghatározott körnek adják ki. Ezen alkalmazottak listáját a szervezet vezetője határozza meg és hagyja jóvá.

Az üzleti utakra vonatkozó jelentésben szereplő készpénzt az adott vállalkozásnál megállapított összegen belül bocsátják ki. Meghatározza a szervezet irányításának mértékét. Ha szükséges, növelhető.

Az utazási költségtérítés kiadásának alapja a vezető utasítása a munkavállaló üzleti útra küldésére.

Ha a szervezet alkalmazottja a kiadási kérelemben nem tünteti fel azt az időszakot, amelyre a pénzt kapja, akkor a költségelszámolást annak kézhezvételétől számított három munkanapon belül kell benyújtani.

Megrendelés és dokumentumok

Az elszámoltatható pénzeszközök kiadásának eljárási rendjének alapja a felsőbb vezetőség megbízásának elkészítése. Csak ennek alapján a szervezet számviteli osztálya jogosult a megállapodott összeget leírni a vállalkozás főszámlájáról a termelési költségekre. A megrendelőlap letölthető az internetről, vagy szabad formában összeállítható, amelyre az interneten is könnyen lehet példát találni.

A megrendelésnek a következő információkat kell tartalmaznia:

• az elszámolható pénzeszközök kibocsátására jogosult személyek listája;
• alkalmazottak pozíciói;
• a jelentés alapján kiadandó összegek;
• a pénzeszközök felhasználásának időszaka;
• az előzetes jelentés benyújtásának időpontja.

Minden alkalmazottnak, akinek a további jelentésért pénzt kell kapnia, szükségszerűen meg kell ismerkednie a megrendeléssel, és alá kell írnia, ezzel megerősítve azt a tényt, hogy elolvasta a megrendelést, és beleegyezik a pénzeszközök átvételébe.

Ezenkívül ezekkel a személyekkel szükségszerűen meg kell kötni a felelősségi megállapodást, és csak ezt követően mehetnek a pénztárhoz készpénzért.

Milyen dokumentumok szükségesek az elszámolható költségek bejelentéséhez?

Az Orosz Föderáció készpénzügyek lebonyolítására vonatkozó jogszabályai meghatározzák azon dokumentumok listáját, amelyeket be kell nyújtani a jelentéshez szükséges pénz kiadásakor:

• , amely tartalmazza a pénzeszközök kibocsátásának indokát, valamint a kibocsátást kezdeményező és a címzett adatait (nem szükséges megjegyzés, ha a kezdeményező a vállalkozás igazgatója);
• , amelyet a vezető állít össze és hitelesít;

Ha pénzeszközöket vonnak le a szervezet számlájáról a munkaerő-feladatokhoz kapcsolódó termelési költségek miatt, akkor a készpénz átvételéhez a következő dokumentumok egyikére is szükség lehet:

• utazási igazolvány;
• üzleti utazók regisztrációs könyve;
• feladathozzárendelés;
• meghatalmazás a társaság nevében költségek megfizetésére;
• könyv a rendelkezésre álló meghatalmazásokról.

Miért és a fő célok

Az elszámoltatható kifizetések a vállalkozás normál működéséhez szükséges kiadások fedezésére szolgálnak. Ezeket az alapokat mind a vállalat alkalmazottai, mind a szervezet számára szolgáltatásaikat nyújtó vállalkozók részére kiadják.

A jogszabály felsorolja azokat a főbb költségeket, amelyeket a társaságnak joga van elszámolható pénzzel megtéríteni.

Tehát a fizetés célja a következő lehet:

• üzleti utak (üzleti út) fizetése;
• lakásbérlés egy alkalmazott számára a vállalat költségére;
• leltári cikkek beszerzéséhez;
• reprezentációs költségek;
• a szervezet számára végzett munkák és szolgáltatások kifizetése;
• papír- és háztartási kellékek vásárlása céges irodák számára stb.

Tilos elszámolható pénzeszközök bevonása a szervezet fő pénzforgalmának folyamatába: nagy elszámolások végrehajtása vállalkozások és egyéni vállalkozók között. Az a maximális korlát, amelyet az igazgató a jelentés alapján kiadhat az állóeszközök növelésével kapcsolatos műveletekre, nem haladja meg a 100 ezer rubelt.

Határidők

Az elszámolható kifizetések előfeltétele a teljes költségjelentés bemutatása a számviteli osztálynak. A pénzeszközök felhasználási határidejének lejárta után, azaz három nappal annak lejárta után kell benyújtani.

A számlán lévő pénz kibocsátása a társaság vezetése által megjelölt időtartamra történik. Minden vállalkozás önállóan határozza meg nemcsak az összeget, hanem a jelentésben szereplő pénzfelhasználás időtartamát is.

A tény az, hogy a törvény nem ír elő konkrét határidőket ezeknek az alapoknak a visszatérítésére. A szervezetek például három napra és hat hónapra is kiadhatják azokat. Minden alkalmazott esetében az igazgató maga határozza meg a jelentés idejét.

A társaságnak joga van pénzt kibocsátani a jelentés alapján mind az alkalmazottaik, mind a szerződő szervezetek számára. Utóbbinál azonban problémák adódhatnak az előzetes bejelentés benyújtásával kapcsolatban.

Az a helyzet, hogy gyakran előfordulnak olyan gátlástalan vállalkozók alkalmazása, akik tudván, hogy nem szerepelnek a cégben, és nem tudnak tőlük pénzt visszatartani, egyszerűen nem tesznek eleget költségelszámolási kötelezettségüknek, ami problémákat okoz a cég könyvelésében. osztály.

Mi a teendő ebben az esetben? A munkanélküli vállalkozás működése során pénzeszközöket csak azután szabad kiadni, hogy a vállalkozó aláírta a céggel szembeni felelősségről szóló papírokat. A szervezet vezetésének továbbá jogában áll a viszontbiztosítási célból a szerződést módosítani, például jelezni, hogy késedelmes bejelentés esetén 1% kötbér fizetendő minden késedelmes nap után. a vállalkozónak kiállított összeget terhelik.

Ezenkívül a jelentéshez szükséges pénzeszközök kiadásakor be kell tartani a következő szabályokat:

• bankkártyára utaláskor a könyvelőnek meg kell jelölnie a befizetés célját elszámoltathatóként;
• a pénzeszközök átvételére irányuló kérelemnek tartalmaznia kell a kibocsátási formára vonatkozó információkat: készpénzes vagy nem készpénzes;
• utasítsa a munkavállalót, hogy az általa kapott pénzeszközöket ne utalják át más munkavállalóknak, ellenkező esetben az ellenőrzés során nem kerülhetők el nehézségek;
• ne írjon ki pénzt egy elszámoltatható személy által korábban elkészített nyilatkozat nélkül, különben a céget 50 ezer rubel bírsággal sújtják;
• a devizában elköltött pénzt a bejelentéskor rubelre kell váltani.

Ez utóbbi esetben a költségek pontosabb kiszámításához a munkavállalónak rendelkeznie kell egy dokumentummal, amely megerősíti azt az árfolyamot, amelyen a cserét végrehajtotta. Ha nincs ilyen dokumentum, akkor a számviteli osztály a valutát az Orosz Föderáció Központi Bankjának aktuális árfolyamán rubelekre váltja át.

Az eljárás árnyalatai

Új elszámolható pénz kiadására csak a korábban átvett kiadási pénzeszközök munkavállalói előlegbevallása után van lehetőség. Ha a munkavállalónak e tény miatt fennálló tartozásai vannak, akkor a pénz kiírásával a cég megsérti a készpénzfegyelmet, ami pénzbírsággal sújtható.

Ami a jelentés benyújtását illeti, az írásban történik. A jogszabály előírja a kitöltendő nyomtatvány külön nyomtatványát, valamint a felmerült költségek tényének bizonyításához kötelezően bemutatandó dokumentumok jegyzékét.

Az előlegjelentést a munkavállaló az üzleti út végétől, illetve a kiadási kérelemben meghatározott időtartamtól számított három napon belül nyújtja be.

Dolgok, amikre emlékezni kell

Csak akkor kell a munkavállalótól jelentést kérni a kapott pénzeszközök költségeiről, ha a költségeket előre megkapta. Ha személyes pénzt költött, amit a cég később számlakibocsátással térített meg, akkor ne nyújtson be előzetes jelentést. Ebben az esetben a pénz kiadása előtt elegendő a munkavállalótól a vállalkozás érdekében felmerülő költségek megtérítésére irányuló kérelmet és az ezeket igazoló dokumentumokat átvenni: nyugták, csekkek, számlák stb.

Ha a munkavállaló nem mutatja be a vonatkozó dokumentumokat, akkor az ellenőrzés során az elszámolható pénzeszközöket az adóhatóság nyereségesnek tekinti, és személyi jövedelemadót kell fizetnie.

Ami a fennmaradó pénzeszközök visszaküldését illeti, a munkavállalónak joga van azokat a számára megfelelő módon visszaküldeni:

• készpénzben a pénztárban;
• a cégszámlára.

Ebben az esetben azonban magával a bankkal lehet probléma. Így néhány pénzintézet megtagadja a készpénz elfogadását, ha a vállalat elektronikusan bocsátotta ki.

A probléma elkerülése érdekében a bankon keresztüli pénzátutalások során nem szükséges megemlíteni, hogy ez elszámolható hozam. A legjobb, ha a pénzt egyéb nyugtaként tünteti fel, vagy a jóváírási megbízás törlésével az egyenleget visszaadja a munkavállalónak, és a visszatérítést munkabérből való levonásként könyveli el.

Ellentmondásos pillanatok és ellenőrzés

Az elszámolható pénzeszközök átvételekor és kiadásakor gyakran felmerülnek problémás kérdések, amelyeket azonnal és a helyszínen kell megoldani. Gyakran a tapasztalatlan könyvelők későbbre halasztják a döntést, és kiírják a szükséges összeget a munkavállalónak, ami aztán pénzbírsággal vagy elbocsátással végződik.

Az alábbi táblázat példákat mutat be a gyakran felmerülő vitás kérdésekre:

Helyzet	Megoldás
Az alkalmazottat sürgősen elszámoltatni kell, a vezető pedig nincs munkahelyén.	Az igazgatóhelyettes vagy a könyvelő megbízást adhat, de csak akkor, ha az eljárás lefolytatására meghatalmazás van.
A vezető szóban kérte, hogy különítsenek el pénzt a további jelentéshez.	Az elszámoltatásra kizárólag írásbeli kérelem benyújtása esetén kerül sor, ez alól az igazgató sem kivétel.
A munkavállalónak a megállapított 100 ezer rubel határnál nagyobb összegre van szüksége.	Csak készpénzben lehet üzletet kötni. Ha pénzt kell bankkártyára utalni, akkor a limit túllépése a készpénzkezelés megsértésének minősül.
A pénztárból pénzt adnak ki a vállalkozónak az építőanyag vásárlására.	2019-ben minden polgári jogi munkaszerződéssel foglalkoztatott személy a vállalkozás jogszerűen alkalmazottja. Ezért az elszámoltatás kibocsátása ebben az esetben nem minősül a pénzforgalmi fegyelem megsértésének.
A számviteli osztály ragaszkodik a felelősségi megállapodás aláírásához.	Ha a munkavállaló a szervezet személyzetében van, akkor egy ilyen megállapodás aláírása nem kötelező. A pénzeszközök vissza nem fizetése esetén a tartozás visszatartható a fizetéséből.

Készpénz a pénztárgépből

Ahhoz, hogy a cég a beszámoló alapján készpénzt tudjon kiadni, pénztárgéppel kell rendelkeznie. Emiatt elszámolható pénzhez kizárólag olyan szakmai szervezet pénztárán keresztül lehet hozzájutni, amely erre a célra külön pénztárat tart fenn.

A pénztárból kiadott összegeket, legyen szó fizetésről vagy a vállalkozás kiadásaira szolgáló pénzeszközökről, költségelszámolás alapján osztják ki a munkavállalók között, amely a következő adatokat tartalmazza:

• a pénzt kapó munkavállaló adatai;
• összeg;
• speciális cél;
• Rendelésszám;
• használati feltételek;
• kiadás dátuma.

A számlaszám nagyságát a cég igazgatója határozza meg, és a szükséges összeget le is vonja a cég folyószámlájáról. Ha nincs szüksége sok pénzre, akkor a munkavállaló jelentkezésekor a pénztárban lévő pénztáregyenlegből leveheti.

Séma a rendező számára

A társaság vezetőjének elszámolható pénzeszköz-kibocsátása ugyanúgy történik, mint a többi munkavállaló esetében. A törvény nem ír elő különösebb sajátosságokat és kiváltságokat az igazgatók beszámolójában szereplő kiadási pénzek átvételére, mivel ők is ugyanolyan alkalmazottak a társaságnál, mint mindenki más.

A regisztrációs eljárás, mint általában, a megrendelés elkészítésével és a kérelem megírásával kezdődik. Az egyetlen különbség az, hogy az alkalmazásban nem kell írni: "Az LLC igazgatója ...", elegendő a cég nevét feltüntetni, és a dokumentumot aláírással és pecséttel hitelesíteni.

Ha az adóellenőrzés során kiderül, hogy az igazgató elszámoltatható pénzeszközt kapott, de nem találnak kérelmet, akkor a céget 50 ezres pénzbírsággal sújtják a készpénzes tranzakciók lebonyolítására vonatkozó jogszabálysértés miatt.

Algoritmus

Az elszámolható pénzeszközök felhalmozására a jogszabályok egy bizonyos eljárást állapítanak meg, amely több szakaszból áll:

• a korábban kibocsátott összegekre vonatkozó tartozások ellenőrzése;
• pályázat elkészítése;
• költségmegrendelés végrehajtása;
• megrendelés feladása a pénztárban;
• a pénztárkönyv ellenőrzése.

A szabad formájú kérelmet a vállalkozás vezetőjének nevére írják, és személyesen az a munkavállaló, akinek a pénzt kiosztják. Fel kell tüntetni a készpénz mennyiségét és a felhasználás időtartamát.

A költségelszámolást a cég főkönyvelője, pénztárosa vagy ügyvezetője állítja ki. A könyvelő vagy igazgató is aláírja, attól függően, hogy melyikük dolgozik a munkahelyén.

A pénzkiadás előtt a pénztáros köteles ellenőrizni az átvett fogyóeszközt, valamint útlevél vagy egyéb okmány kérésével igazolni az elszámoló személyazonosságát.

Ezt követően a pénztárkönyvbe bejegyzés történik a beérkezett megbízásról és a jelentésre kiadott pénzeszközökről. Ennek folyamatáért a könyvelő vagy a főkönyvelő a felelős, ha hiányzik a munkahelyről, akkor az igazgató teszi a bejegyzést.

Reflexió a számvitelben

A számviteli jelentésben a társaság összes pénzbeli kiadása megjelenik. Ezenkívül minden pénzügyi tranzakciónak saját kódja van, amelyet az Orosz Föderáció adótörvénykönyve állapít meg.

Tehát, ha a számlákat irodai vagy háztartási költségekre, vagy a vállalkozás javítási munkáinak kifizetésére adták ki, akkor az adószámviteli jelentésben ezt a műveletet a 44-FZ - az értékesítés, szolgáltatás területére vonatkozó szövetségi törvény szerint hajtják végre. és az önkormányzati és állami szükségletek biztosítására kell törekedni .

A beszámoló szerinti pénzkibocsátás könyvelési bejegyzése azon a napon történik, amikor a pénzeszközöket a társaság általános számlájáról levonják. Ha az adóbeszámoló nem tünteti fel ezeket az alapokat elszámolhatóként, akkor a Szövetségi Adószolgálat ezt szabálysértésnek tekinti. Ezen túlmenően az adóbehajtást megvonják az elszámoltatható személytől, ha ezt a pénzt megkapta.

A vállalkozás összes számviteli jelentését az 1C program vezeti, az elszámolható alapok sem kivételek. A pénzmaradvány vagy a költségelszámolás meghatározott időkereten belüli vissza nem fizetése esetén a hiányzó összeg mind a jóváíráson - elszámolókkal való elszámoláson, mind a terhelésen - hiány és veszteség esetén megjelenik.

A jövőben a hiányzó összegeket leírják és bevezetik a programba a személyzet javadalmazásaként vagy egyéb költségtranzakciók kifizetéseként. Maga a fel nem használt előleg levonásra kerül az elszámoló fizetéséből, amely szintén könyvelési tétel alá esik.