Emlékeztető - a követelményeknek megfelelően elkészítjük

Minden vállalkozás dokumentumáramlása eltérő jellegű, meghatározott módon rendszerezett papírok gyűjteménye. Az egyik dokumentum egy memorandum.

A dokumentum általános jellemzői és célja

Először is meg kell jegyezni, hogy a memorandum egy olyan üzleti dokumentum, amely tájékoztató jellegű és egyben tanácsadó jellegű. A vállalkozás vezetőjének vagy közvetlen felettesének kell átadni. Ezt a dokumentumot bárki megírhatja két okból:

1. A munkavállaló kezdeményezésére.
2. Vezetői megbízás alapján.

Mindenesetre egy ilyen papír egy konkrét, egyetlen kérdésről tartalmaz részletes információkat. Valójában ez a munkavállaló írásban kifejezett véleménye. Vannak esetek, amikor a vezetőnek a döntés meghozatalához ismernie kell a beosztottak gondolatait az eset körülményeiről. Ezt követően a munkavállaló köteles indokolással ellátott választ adni, és végül konkrét javaslatok és ajánlások formájában hozzáfűzni személyes véleményét. Ennek megfelelően egy ilyen feljegyzés egy adott személy magánvéleményévé válik.

Ne légy összezavarodva

Egy adott dokumentum elkészítése során pontosan tudnia kell, hogy mit kell pontosan megadni. Egyes fajok nagyon hasonlítanak egymásra, és könnyen összetéveszthetők. Például háromféle üzleti megjegyzés létezik: irodai, jelentési és magyarázó. Ugyanakkor három lényeges különbség van köztük, ami megakadályozza, hogy egy hozzáértő ember ezt a hibát kövesse el. Ezek a dokumentumok különböznek:

1. A címzetttől, vagyis attól, akinek szánják. A szolgálati feljegyzéstől eltérően a közvetlen felettes nevére írják a magyarázó jegyzetet, amely mellett feljegyzés is készíthető közvetlenül a vállalkozás igazgatójának.

2. A bemutatott információk témájáról és szemantikai terheléséről. A magyarázó témája közvetlenül a címből kiderül. A szolgáltatás a vállalat strukturális részlegei közötti üzleti levelezés része. A riport témája eltérő lehet:

• időszakos jelentéstétel;
• egyszeri tájékoztatás az érdekelt kérdésben.

3. Ha a szolgáltatást és a magyarázatot a vállalkozáson belül veszik igénybe, akkor a memorandum lehet belső és külső is. Az első esetben a cég igazgatójának, a másodikban pedig egy magasabb hatóságnak szánják.

Amikor elkészül a dokumentum

A memorandum szükséges intézkedés. Akkor készül, amikor a jelenlegi helyzet kicsúszik az irányítás alól, és komoly bajokkal fenyegeti a vállalkozást. Más szóval, a dolgok állapotának kritikusnak kell lennie. Ekkor a munkavállaló felhívja a vezetőség figyelmét az információra, és részletezi az általa ismert tényeket. Ez veszélyeztetheti a terv teljesítését vagy a várható profitot. A dokumentum célja, hogy felhívja a vezetők figyelmét a felmerült problémára, és megpróbálja korrigálni a helyzetet. Minden szakember a maga módján képviseli a helyzet megoldását. A jelentésben részletesen ismerteti saját verzióját, és kifejti saját gondolatait ezzel kapcsolatban. Az információk könnyebb észlelése érdekében ez a dokumentum teljesen szabad formában van összeállítva. Ez a stílus lehetővé teszi minden alkalmazott számára, hogy kifejezze álláspontját egy konkrét, egyetlen kérdésben, anélkül, hogy félne attól, hogy mások félreértik.

A dokumentum összeállításának okai

Számos oka van annak, hogy memorandumot kell készíteni. Természetesen minden lehetséges esethez készíthet mintát vagy egyedi sablont. De minden alkalomhoz egyéni előadásmódra van szükség. Az okok nagyon különbözőek lehetnek:

• késés a munkából;
• hiányzás;
• kötelezettségek megszegése;
• konfliktus a munkavállalók között;
• nyilatkozat az ellenőrzés eredményeiről;
• felhívni a figyelmet a hibával kapcsolatos információkra;
• a tervezett feladat teljesítésének elmulasztásának veszélye;
• tájékoztatást az elfogadhatatlan munkavállalói magatartásról.

Számos oka van, és mindegyik egyedi megközelítést és speciális vizsgálatot igényel. Az első kézből származó információk birtokában a főnöknek alaposan meg kell vizsgálnia azt, és hozzáértő döntést kell hoznia. Gyakran további információkra van szükség a probléma többi résztvevőjétől. Kénytelenek lesznek magyarázataikat benyújtani a vezetőségnek a felvetett témával kapcsolatban.

Ha valaki eltört valamit

A gyártási feltételek megsértése nem ritka. Nélkülük lehetetlen a munkafolyamat és az emberek közötti kommunikáció. A leggyakoribb szabálysértési feljegyzés A munkavállaló viselkedése a munkahelyen mindig félreérthető. Az általánosan elfogadott normától való bármilyen eltérést általában szabálysértésnek tekintik, és megfelelő büntetést von maga után. Büntetés kiszabására csak a vállalkozás vezetője jogosult, így a többi dolgozó, így a közvetlen felettes is csak őt tájékoztathatja a történtekről, és a hanyag kollégára gyakorolt ​​hatásról saját változatát ajánlhatja fel. Az ilyen jelentés összeállításának algoritmusa a következő.

1. A szolgáltatás vagy részleg neve. A lap bal felső sarkában jelölve.
2. Címzett (a cég vezetője). Jelölve a jobb felső sarokban.
3. A dokumentum címe. Közvetlenül lent van írva nagybetűkkel a piros vonaltól.
4. Dokumentum szám.
5. Összeállítás helye.
6. Cím.
7. A dokumentum szövege: Teljes név és a szabálysértő beosztása, a szabálysértés időpontja, a szabálysértés típusa, az incidens oka, helyreállítási javaslat.
8. Beosztás, teljes név és a dokumentumot készítő személy aláírása.

Ha egy kolléga a hibás

A munkavállalóról feljegyzést a közvetlen felettes vagy egy kolléga készíthet. Összeállításának okai gyakrabban negatívak: szabálysértés, kötelességszegés, helytelen magatartás. Ebben az esetben a jegyzet célja, hogy biztosítsa, hogy mi történt, és megakadályozza ennek megismétlődését a jövőben. Miután megkapta az ilyen dokumentumot, a menedzsernek meg kell értenie a helyzetet, és döntést kell hoznia. Ebben az esetben tőle függ, hogy kiszabnak-e bármilyen büntetést a munkavállalóra vagy sem.

Ha először történt negatív incidens, akkor korlátozhatja magát egy figyelmeztető és oktató beszélgetésre. Ha a szabálysértés átkerült a rendszerbe, akkor a munkaügyi jogszabályoknak megfelelően büntetés következik. A vezető köteles vízumot kiszabni, amelybe a döntést rögzítik. A munkavállalók számára és egyéb okokból jelentéseket lehet készíteni. Például az osztályvezetőnek joga van az igazgatónak címzett feljegyzést készíteni a beosztott lelkiismeretes vagy jól végzett munkájáért. Az összeállítás elve ugyanaz, csak a szöveg pozitív.

Nehéz jelentést írni?

Memorandumot írni nem nehéz. Írásmintát szükség esetén a titkártól mindig lehet venni. Sok ilyen dokumentum kerül át a kezei közé. A lényeg az, hogy világosan megfogalmazzuk a történtek lényegét. Egy ilyen dokumentum elolvasása után a vezetőnek világos elképzeléssel kell rendelkeznie arról, hogy ennek az „üzenetnek” a fordítója mit akart mondani. A tényeket időrendben, lépésről lépésre kell leírni, hogy világos és érthető kép alakuljon ki egészében.

Emlékeztetni kell arra is, hogy belső használatra a jelentést általában egy normál A4-es (vagy A5-ös) lapra készítik. Ha az információt magasabb szervezetnek adják át, akkor a szöveget a vállalkozás fejléces papírjára kell nyomtatni. Az ilyen dokumentumot a vezetőnek feltétlenül alá kell írnia. Ennek eredményeként a vállalkozás két képviselője írja alá: az első a fordító, a második az igazgató. Az információ további információkkal erősíthető meg. Általában a fő dokumentummal együtt, számozott mellékletként kapják meg őket.

Hogy rendbe tegyük a dolgokat

Ahhoz, hogy az információ meghallgatható legyen, tudnia kell, hogyan kell feljegyzést írni. Egy ilyen dokumentum általában három fő részből áll.

1. A jegyzet megírásának oka. Itt egyértelműen le kell írni a helyzetet és felsorolni az összes ismert tényt.
2. Az összeállító véleménye a történésekről. A helyzetet átfogóan elemezni kell, és megoldást kell javasolni a problémára.
3. Általános következtetés és konkrét lépések.

Az információkat a lehető legrövidebben és legvilágosabban kell közölni, hogy a címzett ne veszítse el az eszét olvasás közben. Ellenkező esetben a bemutatott tények félreértelmezésre kerülhetnek, és a meghozott döntés nem hozza meg a kívánt eredményt. A szöveg nem fejezheti ki sejtéseit, és nem torzíthatja el a valóságot. Ez a megközelítés ellentétes a szabályokkal. Ha ilyen igény merül fel, a címzett maga is érdeklődik a fordító véleményében, hogy megértse a történteket és végleges döntést hozzon.

Sorrendezés

Egy példán meg lehet vizsgálni a kötelességmulasztás konkrét esetét. Az alkalmazottakról a közvetlen felettes emlékeztetőt állít össze, amelyet a vállalkozás vezetésének benyújt. Először is, a munkavállalónak időt kap a téves számítások kijavítására. Ellenkező esetben az illetékes szolgálat vezetője 3 tanú jelenlétében, hogy ez a munkavállaló a feladatot a javasolt határidőn belül nem végezte el. A szabálysértőnek ezt követően magyarázatot kell írnia a formanyomtatványon, megjelölve az okokat.

A munkavállaló nem. Ebben az esetben elveszíti védekezésének utolsó lehetőségét. A magyarázó megjegyzést áttekintésre benyújtják a vezetőnek. Végső döntését állásfoglalás formájában fejezi ki. Az információkat a személyzeti osztálynak küldik el beszedési megbízás elkészítése céljából. A büntetés mértékét a törvénynek megfelelően határozzák meg. Ha a kötelességszegés meglehetősen súlyosnak bizonyult, és emellett megismétlődött, akkor az eredmény a vonatkozó cikk szerinti elbocsátás lehet.