Emlékeztető: típusok és megfogalmazás

A menedzsment, vagyis az erőforrások elosztásával kapcsolatos döntések meghozatala csak megbízható és időszerű információk alapján lehetséges. Ennek az információnak helyesnek kell lennie, és azonnal meg kell érkeznie. Pontosan ezt szolgálja a "memorandum" nevű hivatalos dokumentum, amelyről később tájékozódhat.

Mi ez a jegyzet?

A memorandum az információ „alulról felfelé” történő továbbításának szokásos formája – az alsóbb szintű alkalmazottaktól a menedzsmentig. A feljegyzések leírják a kritikus eseményeket, a folyamatban lévő tevékenységeket és a cég általános állapotát. A jelentések alapján a vezető pontosabb elemzést készíthet a szervezet helyzetéről, és megfelelő parancsokat adhat.

A jelentés elkészítése mind a beosztottnak, mind a közvetlen vezetésnek ötlete lehet. Ha a kezdeményezés a vezetéstől származik, akkor gyakran szóban adják a beosztotthoz a megbízást ennek a munkának a végrehajtására.

Vannak más típusú feljegyzések is az üzleti kommunikációhoz. Nem szabad összetéveszteni a jelentéssel, ezért vegye figyelembe népszerű típusaikat:

• Emlékeztető – információk továbbítására szolgál olyan részlegek vagy alkalmazottak között, akik nincsenek közvetlenül egymásnak alárendelve. Egyes együttműködési kérések, illetve a szervezeten belüli folyamatban lévő események bejelentése ilyen módon is megfogalmazható, ezért ez a nyomtatvány nem tekinthető feljegyzésnek.
• , amelyben a munkavállaló általában elmagyarázza a vezetőségnek tetteit, leggyakrabban azokat, amelyek a szervezet normál működésének megzavarásához vezettek. Ez szintén nem jelentés.

Az alábbiakban megtekinthet egy videót, amely elmagyarázza a jegyzetek és az emlékeztetők közötti különbséget:

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a memorandum komoly jogi dokumentum. Előfordulhat, hogy a jövőben jogi eljárások során hivatkoznia kell rá, ezért ügyeljen a tartalmára.

A memorandum típusai

A jelentések feltételes felosztása tárgyonként történik, melynek hozzávetőleges iránya a címből kiderül:

• Jelentés. Leggyakrabban ilyen jelentéseket használnak. Összeállításukat előre szabályozza egy magasabb struktúra a rendszeresen egyszerű, de folyamatos monitorozást igénylő paraméterek szabályozására.
• Kezdeményezés. Azokban az esetekben, amikor a beosztottaknak javaslatuk van a vállalati folyamatok racionalizálására vagy optimalizálására, szabálytalanul kerülnek a vezetés elé.
• Tájékoztató. Azért írják őket, hogy értesítsék a feletteseket az osztály vagy vállalat jól bevált munkájában bekövetkezett drasztikus (gyakran negatív) változásokról. Ilyen esetekben általában gyors vezetői reakcióra van szükség, hogy ne legyen veszteség vagy esetleges nyereség kiesése.

A témától függetlenül a dokumentum lehet:

• Belső. Az intézményen belül felmerülő problémák megoldására belső jelentéseket használnak. A döntéseket mérlegelésük után a szervezet saját alkalmazottai hozzák meg.
• külső. Külső jelentés készül a saját intézményében zajló folyamatokba bevonni kívánt külső szervezet számára.

Az ilyen memorandumok összeállításának módját a továbbiakban megvizsgáljuk.

Hogyan írjunk belső memorandumot?

A belső jelentések általában sima papírlapokra készülnek. Felsoroljuk a szükséges alkatrészeket és feltüntetjük a hagyományos elhelyezkedésüket:

1. Kinek szól a jelentés (kinek kell döntenie) - a jobb felső sarokban, datív esetben.
2. Tájékoztatás a dokumentumot összeállító személyről az osztály (részleg) nélkülözhetetlen megjelölésével. Jelölve a jobb oldalon, az előző rész alatt is, datívusban.
3. A dokumentum neve - "Memorandum" - a lap közepén (pont, kettőspont és egyéb írásjelek nem kerülnek a név után). Ha a jelentés témája szabványos (hiányzásról, ajánlatról, bónuszokról) - azonnal felveheti a cím alá.
4. Nyilvántartási szám és dátum (ha a belső irodai munka megköveteli).
5. Lehetséges megemlíteni azokat az indítékokat, amelyek a feljegyzés elkészítését okozták.
6. A bekezdésből - kijelentés, vagyis a válaszadó szemszögéből bármely folyamatban kialakult helyzet megállapítása (tények, események, körülmények, kronológia, ok-okozati összefüggések).
7. Az új bekezdésből - analitika, vagyis a már létező vagy a jövőben lehetséges problémák pontos leírása az előadónak bemutatva (néha olyan potenciális lehetőségek is adottak, amelyek még nem használtak, de a szervezet).
8. Új sorból - ajánlások, vagyis a problémák kiküszöbölésének módjai vagy javaslatok a veszteségek minimalizálására, ha lehetetlen elkerülni bizonyos tényezők negatív hatását (vagy a fel nem használt erőforrások fejlesztésének legjobb módja).
9. Dátum, dátum, az előadó személyes adatai - aláírás, beosztás, kezdőbetűk (teljes név).

Egy üres dokumentum nyomtatvány letölthető.

Az alábbiakban egy ilyen memorandum legnépszerűbb formáit tekintjük át.

A munkafegyelem megsértéséről

Egy ilyen dokumentum nagyon komoly, mert az alapján lehet:

• kiadott (megrovás);
• alkalmazott lefokozása;
• a munkavállaló elbocsátására vonatkozó eljárást az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének vonatkozó cikke alapján indították el;
• nyílt tárgyalás.

Természetesen az ilyen információk belsőek, így az intézményen kívüli behatolásuk nem kívánatos.

A fő szövegnek egyértelműen és konkrétan jeleznie kell, hogy a munkavállaló miben volt hibás. Még jobb, ha közvetlenül hivatkoznak az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének cikkeire és a munkavállaló által megsértett belső szabályokra.

A szöveg általában tartalmaz egy említést arról, hogy a munkavállaló magyarázó megjegyzésben magyarázatot adott viselkedésére, feltüntetve a dokumentum számát, dátumát és egyéb azonosítóit. Ha nincs ilyen magyarázat, akkor ezt is jelezzük.

Letölthető egy belső feljegyzés minta, amely szerint a munkavállaló munkafegyelmet sértett, mert nem tartózkodott a munkahelyén.

A feladatellátás elmulasztásáról

Általános szabály, hogy a hivatali kötelezettségek elmulasztása miatt a munkavállalót fegyelmi felelősségre vonás formájában kell megbüntetni. Formái a következők lehetnek:

• prémium nem fizetése;
• bírság;
• rendreutasítás;
• lefokozás.

A hivatalos kötelezettségek elmulasztásáról szóló feljegyzés minta letölthető.

A munkavállalónak jogában áll perelni a munkáltatót, ha a büntetést méltánytalannak vagy túlzónak tartja, ezért a jegyzőkönyv összeállításánál a megfogalmazás pontossága és a bemutatott követelmények ellenőrzése szükséges, például a belső munkarendre való hivatkozással. .

A bónuszokról

Ezt a jelentési formát olyan esetekben alkalmazzák, amikor a munkavállalót bónuszban részesítik. A főszövegben alá van írva, hogy melyik munkára és mekkora összegben jár a bónusz. Letölthet egy mintát egy ilyen dokumentumból.

Hogyan írjunk külső jelentést?

Az ilyen dokumentumok céges fejléces papírra készülnek, a cég adatainak és elérhetőségeinek kötelező feltüntetésével. Az űrlapon található embléma segít a címzettnek gyorsan megérteni, kivel van dolga. Az okmány hitelességének igazolására a vállalkozás kék pecsétjét kell elhelyezni.

Mivel az üzleti papírokat a külvilágba küldik, a kitöltési követelmények a következők:

1. A fogadó szervezet neve. Rövidítések és kihagyások nem megengedettek (jobbra fent).
2. A tisztviselő, akinek a dokumentumot elküldték (általában a "főigazgató" vagy valami hasonló) - az előző rész alatt.
3. A küldő szervezet neve, rövidítések és kihagyások nélkül is (balra fent).
4. A dokumentum teljes hivatalos címe (például egy alkalmazott üzleti útjáról szóló feljegyzés) a dokumentum közepén található.
5. Az üzleti formában megfogalmazott dolog lényege tömör és világos.
6. A küldő szervezet vezetőjének beosztása, aláírása és kezdőbetűi (az alsó rész közepén).
7. Az előadó adatai - beosztás, kezdőbetűk, elérhetőség (iroda) telefonszáma (az előző rész alatt).

Íme egy példa egy ilyen megjegyzésre:

5 követelmény a jelentési űrlapra

A memorandumnak nincs szigorúan kötelező formája, viszont egy irodai üzenet, ezért informális formátumban készült, amelynek a következő kötelező elemei vannak:

1. A szükséges információkat egyértelműen ki kell írni.
2. A durva hibák és a fontos adatok kihagyása elfogadhatatlan, ellenkező esetben a jelentés a jövőben érvénytelenné válhat.
3. Az érzelmi értékelés és a leírt helyzethez való személyes hozzáállás általában nem üdvözlendő, mivel nem járul hozzá a közigazgatási határozat meghozatalához.
4. A körülmények ismertetésekor a helyzet minden lényeges részletét meg kell jelölni. Kisebb részletek elhagyhatók.
5. A dokumentum végén fel kell tüntetni az összeállító pozícióját és teljes nevét.

Fentebb megismerkedhetett a riportok különböző típusaival, így most már sokkal jobban megérti, hogyan kell összeállítani és mit kell beleírni. Ezt különösen hasznos tudni az állami intézmények dolgozóinak, akiknek a vezetői kötelesek feljegyzést írni.