Jegyzetek, feljegyzések és hivatkozások: mi a különbség?

A szervezetek és strukturális részlegek közötti információcserét biztosító dokumentumok fő kötetei a következők: hivatkozások, feljegyzések és magyarázó jegyzetek, összefoglalók, jelentések, aktusok, levelek, telefonüzenetek. Az ezekben a dokumentumokban található információk cselekvésre ösztönözhetnek, vagy csak figyelembe vehetők. Vegye figyelembe az összetétel és a kialakítás különbségeit feljegyzések, feljegyzésekÉs hivatkozások.

JelentésÉs irodai feljegyzések Ezek általában a szervezet belső dokumentumai. Kisegítő jellegűek a szervezeti és adminisztratív dokumentumokkal kapcsolatban. A Szovjetunió Főarchívuma, VNIIDAD, TsGADA által 1974-ben kidolgozott, tömör szótár a dokumentumok típusairól és fajtáiról e dokumentumok definícióit tartalmazza, amelyekből néhány eltérés következik a céljukban:

• memorandum- a vezetőségnek címzett dokumentumot, amely tartalmazza az összeállító következtetéseivel és javaslataival kapcsolatos esetleges problémákat.
• Memo- az egyik tisztviselő által a másiknak küldött feljegyzés bármely munka elvégzéséről.

memorandum

memorandum(OKUD szerinti 0286041 egységes formanyomtatvány kód) összeállítása annak érdekében történik, hogy a vezetőséget tájékoztassák az aktuális helyzetről, a megtörtént tényekről stb. és ösztönözze a döntéshozatalt.

Jegyzetek pusztán tájékoztató jellegűek lehetnek. Az ilyen megjegyzések általában információkat tartalmaznak a munka előrehaladásáról. A beszámolási jegyzetek beszámolnak a feladatok, tervek, utasítások, munkák végrehajtásáról. Így a feljegyzések biztosítják vezérlő objektumok kommunikációja függőleges szinten- alulról felfelé, vagyis alacsonyabb tisztségviselőtől felsőbb tisztségviselőhöz küldik.

A címzetttől függően feljegyzések lehet:

• belső , azok. strukturális egység, intézmény vezetőjének megküldve, ill
• külső - felsőbb hatóságokhoz címzett.

Belső memorandum

Belső emlékeztetők szabványos papírlapra összeállított, de minden szükséges részletet feltüntetve, a GOST 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” szerint. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésének követelményei. Ezek a kellékek a következők:

• a szerkezeti egység neve;
• dokumentum típusa (MEMÓRIA);
• időpontja;
• regisztrációs szám;
• a szöveg címe;
• szöveg;
• rendeltetési hely;
• a fordító aláírása (a pozíció megjelölésével).

Minden információ és referenciadokumentum szövege Times New Roman betűtípussal, 14-es méretű, 1,5-ös szóközzel van formázva.

Lehetőleg készítéskor memorandum használja a fejléc részleteinek szögletes elrendezését (ez a követelmény azonban nem merev). Példák a fejléc helyére belső memorandum két út:

Ban ben belső memorandum a bal felső sarokban a szerkezeti egység neve - a dokumentum szerzője.

Az irattípus neve nagybetűkkel írható (MEMORY) és a bal margó közepén vagy a szélétől (a dokumentum fejlécének választott módjától függően) 2 sortávolság után helyezhető el.

Dátum és index memorandum egy sorba írva. A dátum arab számokkal van írva, például 2006.02.02., vagy alfanumerikus formátumban, például 2006. február 02. külső memorandum ez az aláírás és általában a küldés dátuma. Dátum belső memorandum a megfogalmazás és az aláírás dátuma lesz.

Regisztrációs szám a belső memorandum a szervezetben működő nyilvántartási rendszer beállításától függően akár az összeállítás, akár az átvétel helyén kerül felhelyezésre. Átdolgozásával memorandum az érdeklődőket jóváhagyó vízumokat, majd a döntés meghozatala után a vezető állásfoglalását rögzítik. Az állásfoglalás elfogadása a mérlegelés utolsó szakasza memorandum.

memorandum tartalmazhat egy címsort, amely röviden leírja a dokumentum tartalmát. A memorandum címe az iratok címsorának összeállításának általános szabályai szerint van megfogalmazva: az "o" elöljárószó és az elöljáró esetben szóbeli főnév használatával. Például: „Koroleva O.V. fordításáról. a könyvelésre."

BAN BEN a memorandum szövegét két rész egyértelműen elkülönül. Az első részben a dokumentum elkészítéséhez okot adó tényeket ismertetjük, a másodikban pedig konkrét következtetéseket, kéréseket, javaslatokat ismertetünk. A memorandum szövege három részből is állhat. Ebben az esetben az első rész (kifejezés) tartalmazza azokat az okokat, tényeket vagy eseményeket, amelyek az írás megírását eredményezték, a második rész - a jelenlegi helyzet elemzése, a lehetséges megoldások, a harmadik pedig - következtetések és konkrét intézkedésekre vonatkozó javaslatok. amit venni kell a fordító szerint memorandum. memorandum szöveges és táblázatos formában, illetve a kettő kombinációjában is bemutatható.

Ha van jelentkezés, akkor az aláírás előtt feljegyzés készül róla:

Külső memorandum

Külső memorandum közös nyomtatványon kell elkészíteni, és a szervezet vezetője aláírja. Ebben az esetben az anyaszervezet teljes vagy rövidített nevét használjuk a szervezet alapszabályának megfelelően. A szervezet-szerző neve alább található.

Memo

A vezetői dokumentumok összoroszországi osztályozójában (OKUD) nincs olyan típusú dokumentum, mint " Memo". Az ilyen típusú dokumentumokat azonban széles körben használják a vezetési gyakorlatban. Ezzel kapcsolatban javasoljuk, hogy készítsünk „ Memo” a GOST 6.30-2003 „USD. USORD. A dokumentumok végrehajtására vonatkozó követelmények ”a vezetői dokumentációk végrehajtásának egységesítése érdekében.

Irodai jegyzetek, Nem úgy mint feljegyzések, a vezérlőobjektumok vízszintes szintű kommunikációját biztosítják, vagyis egy egység alkalmazottja vagy vezetője állítja össze egy másik egység vezetőjének vagy szakemberének a nevében. Emlékeztetni kell arra irodai feljegyzésekáltalában csak akkor küldik egyik vezetőtől a másikhoz vagy egyik alkalmazotttól a másikhoz, ha egyenértékű hivatalos státusszal rendelkeznek, különben az lesz memorandum.

Általában, irodai feljegyzések anyagi-technikai, információs, szervezési és gazdasági támogatás kérdéseiről állítják össze. Irodai jegyzetek egyfajta megfeleltetés a szerkezeti felosztások között. Általában konkrét kérést vagy ajánlatot tartalmaznak. Szervizjegyzeteket állítanak ki ugyanaz, mint a jelentésekben.

Példa egy feljegyzésre:

Referencia

Tájékoztató feljegyzések gyakran helyettesítik egy ilyen dokumentummal, mint egy igazolással, és fordítva, ami illegális. A hivatkozás bizonyos tények vagy események leírását és megerősítését tartalmazó dokumentum, beleértve az életrajzi vagy hivatalos jellegűeket is; a jelentésekkel ellentétben azt nem igényel semmilyen intézkedést a vezetőtől.

A hivatkozás céljától függően a következők lehetnek:

• analitikus,
• jelentéstétel ill
• információs.

Analitikai hivatkozások információkat tartalmaznak a problémáról vagy a megoldásra váró problémáról. Általában elemző hivatkozások jelentős mennyiségű szöveg (legfeljebb 3 oldal). Elemző szöveg három részből áll. Az első rész felvázolja az összeállítás alapjait, a második - a helyzet vagy kérdés elemzése, a harmadik - a következtetéseket és javaslatokat.

Jelentési referenciákösszefoglaló összefoglaló információkat tartalmaznak a tevékenységek eredményeiről, ezért a beszámoló címe tartalmazza azt az időszakot, amelyre az igazolásban szereplő információ vonatkozik, például: Kimutatás a vállalkozás munkafolyamatának volumenéről 2006-ban.

Tájékoztató hivatkozások azért készülnek, hogy tájékoztassák a vezetőséget a dolgok állásáról, és például a következő címsorral rendelkezhetnek: Nyilatkozat az OJSC Luna-val kötött szerződés szerinti munka előrehaladásáról. Ezeket kérésre elkészítik, és a meghatározott határidőn belül benyújtják.

A hivatkozások a címzetttől függően a következők lehetnek:

• külső és
• belső.

Külső referenciák a szervezet általános fejléces papírján készülnek, a szervezet vezetője aláírja, és a feljegyzésekkel megegyező adatokat tartalmaznak.

Belső referenciák szabványos papírlapra a belső feljegyzéssel megegyező módon készülnek, és a szerkezeti egység vezetője és/vagy szakíró írja alá.

Információs és jelentési hivatkozás szövege táblázat formájában formázható, szakaszokat és alszakaszokat tartalmazhat (lásd a belső tanúsítvány összeállításának példáját a 6. példában).

Előkészületben tervezet segítség gondosan szerkeszteni kell a tartalmát a következő szempontok szerint:

• a tények és információk teljessége és megbízhatósága;
• a visszajelzési eszközök (cím, telefon stb.) helyességét;
• datálás pontossága;
• aláírási szintnek való megfelelés.

Minderre azért van szükség, hogy a tanúsítvány ne okozzon további kérdéseket, és még inkább később magyarázó levelezés.

Az életrajzi vagy hivatalos jellegű bizonyítványok bármilyen jogi tény igazolására szolgálnak, például beosztás, fizetés, lakóhely igazolása stb. Ha jellemzőek azok a helyzetek, amelyekre a tanúsítványokat kiadják, akkor a szervezetben egységes sablonűrlapok jönnek létre.

Szöveg életrajzi információkat annak a személynek a vezetéknevének, nevének, családnevének névelőben történő feltüntetésével kezdődik, akiről az információt közölték. A súgó szövege nem tartalmazhat olyan archaikus kifejezéseket, amelyek felesleges szavakat tartalmaznak, például „igazi segítség”, „igazán működik” stb. Az igazolás végén szerepel annak az intézménynek a neve, ahol azt benyújtják. Az igazolást az azt összeállító személyek írják alá, és a bemutatott adatokért felelősek. Az igazolás céljától függően ez lehet a szervezet vezetője és a főkönyvelő vagy a szervezet vezetője és a személyzeti osztály vezetője. Az ilyen tanúsítványokat a szervezet pecsétjével kell igazolni.
Példa vállalkozási igazolványra: