Dokumentumok szegése 2, 3 és 4 lyuk menettel, valamint egy sarok számára

A dokumentumok sértetlenségük biztosítása érdekében összetűzve vannak. A szekvenciális számozás, valamint a lapok zsinórral vagy menettel történő rögzítése teljesen megoldja ezt a problémát.

Néha a fűzés szükséges a szervezet által megállapított szabályok szerint, néha - a törvény szerint. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan kell megfelelően villogni a dokumentumokat az irodai munkában.

Milyen dokumentumokat kell bekötni?

Az irodai munkában a dokumentációt leggyakrabban összetűzzük az archívumba való átvitel érdekében, illetve banknak és más pénzintézeteknek történő átadáskor. Ezenkívül firmware-dokumentumok szükségesek a költségvetésen kívüli alapokhoz és a Szövetségi Adószolgálathoz történő jelentésekhez. A dokumentumot nem csak össze kell tűzni, hanem számozni is kell. A papírokat cérnával vagy szalaggal, vagy speciális gépek segítségével varrják össze.

A következő típusú dokumentációkra firmware vonatkozik:

• megrendelések (általános és személyes);
• személyzet;
• jelentések (pl. előzetes jelentés);
• számlák;
• az elvégzett munka cselekményei;
• pénztárkönyv;
• nyilatkozatok.

Pályázati jelentkezéskor és egyéb esetekben is szükséges a dokumentációs lapok összefűzése.

Videó - a fájlok összefűzése archiválás előtt:

Előírások

Az a szabályozási keret, amely ma a villogó dokumentációk eljárását szabályozza, igen széles, azonban a szabályozások többsége hosszú ideje nem került aktualizálásra.

Tehát a dokumentumok villogtatásának folyamatát szabályozó fő jogi aktus az Orosz Föderáció Adó- és Vámügyi Minisztériumának 2003. április 18-i rendelete, amely általános utasításokat tartalmaz bizonyos típusú papírok kitöltésére, beleértve azok villogását is.

Ezen a dokumentumon kívül a következő szabályozások különböztethetők meg:

• GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások".
• A Szövetségi Adószolgálat 2012. január 25-i végzése N ММВ-7-6/25. E rendelet szerint a dokumentumok kötelező firmware-ét töröljük, amikor dokumentumokat nyújtanak be egy szervezet vagy egyéni vállalkozó regisztrációjához, azonban a Szövetségi Adószolgálat továbbra is előnyben részesíti a varrott lapok elfogadását.

Videó - a dolgok helyes rögzítése:

A dokumentáció firmware-ét egyes tevékenységi területeken a szakterületért felelős szervezetek külön határozatai szabályozzák. Így a bankszektor firmware-jét az Orosz Föderáció Központi Bankjának „Az Orosz Föderáció Központi Bankjában végzett irodai munkáról” szóló utasítása szabályozza.

A kormányhivatalokkal szemben támasztott követelmények

A dokumentumok kormányzati szervekhez történő benyújtásának követelményei eltérnek a papírokra, például az archívumba történő kézbesítéskor érvényes követelményektől. Tehát a papírok bírósághoz vagy adóhivatalhoz történő benyújtásához az alábbi szabályokat kell követnie:

• a dokumentumokat 3 lyukban kell rögzíteni;
• a szúrások közötti távolság nem haladhatja meg a 3 cm-t;
• a papírt cérnával vagy vékony zsineggel varrják;
• Az utolsó oldalra 3x5 cm-es papír van ragasztva, amelyre hitelesítő aláírás és pecsét kerül.

A számviteli beszámolókra speciális követelmények vonatkoznak, míg az utolsó oldalon lévő csomót selyempapírral kell lezárni.

Hogyan lehet flash dokumentumokat

A dokumentumok szálakkal és csipkével vagy szalaggal is összevarrhatók. Ezt a folyamatot felelősségteljesen kell kezelni, mert ha rossz minőségű, gyenge a firmware, akkor a papírok könnyen szétválaszthatók, amit nem szabad megengedni, mert össze vannak varrva, így nem lehet rájuk más dokumentumot csatolni vagy annak egy része. elveszni.

Sőt, ha papírokat villogtat a kormányzati szerveknek történő benyújtáshoz, akkor a nem megfelelően végrehajtott firmware ahhoz vezethet, hogy a Szövetségi Adószolgálat, a költségvetésen kívüli alapok vagy a bíróság egyszerűen megtagadja azok elfogadását.

2 defektben

A 2 lyukban lévő firmware maga egyszerű. A lyukakat tűvel vagy lyukasztóval is készíthetjük. Természetesen a lyukasztó által készített lyukakon könnyebben át lehet vezetni a cérnát, szalagot vagy zsinórt.

A szúrások a lap bal szélétől (mint egy rendes könyvnél) körülbelül 1-2 cm-re legyenek tőle. Miután átszúrta a papírt, többször át kell vezetnie a szálat a lyukon, és az utolsó oldalon csomóval kell megkötnie a szál végeit.

Videó, amely bemutatja, hogyan varrják össze a dokumentumokat cérnákkal 2 lyukon keresztül:

Minden lap jobb felső sarkában meg kell adni az oldalszámot.

Ezt követően a varrott dokumentációt úgy kell rögzíteni, hogy 3x5 cm-es papírt ragasztunk a cérna végére úgy, hogy a vége kikandikáljon alóla. A papírra felkerül a „Fűzve és számozva” felirat, és feltüntetik az oldalak számát is. Ezt követően, attól függően, hogy hol fogják a papírokat átadni, olyan adatok kerülnek a papírra, mint a tisztviselő aláírása, pecsét, dátum.

3 lyukhoz

Valamivel bonyolultabb a helyzet a háromlyukú firmware-rel, különösen, ha azonnal átszúrja a lapokat egy cérnával és egy tűvel, és nem használ lyukasztót. Ha a papírt három lyukba szeretné behúzni, kövesse az alábbi lépésenkénti utasításokat egy diagrammal:

1. Végezze el az első szúrást tűvel és cérnával az összevarrandó dokumentum hátoldalán a lap közepén

1. A második tűvel történő szúrás a dokumentum elülső oldalán történik.

1. A következő szúrást a harmadik lyuk hátuljáról kell elvégezni

1. A következő lépésben kihagyjuk a tűt, és befűzzük az első lyukba - a dokumentum közepén az elülső oldalon

1. Ezután meg kell húzni a szálakat úgy, hogy szorosan összehúzzák a varrott lapokat, és csomót kössenek a képen látható módon

A videó világosan elmagyarázza, hogyan lehet dokumentumokat 3 lyukba varrni:

4 lyukhoz

Ez a fajta firmware csak olyan dokumentumokhoz készült, amelyek különleges fontosságúak.

A dokumentáció 4 lyukba varrásához kövesse az alábbi ábrát és lépésről lépésre:

Ha a tűzni kívánt dokumentum sok lapot tartalmaz, akkor négy lyuk készíthető elő lyukasztóval, fúróval vagy speciális géppel.

1. Kezdje el a befűzést a második furat hátuljáról a szélétől.

1. Ezután a szálat befűzik a lyukba, amely a legközelebb van a széléhez és az előzőleg átvezetett lyukhoz.

1. Ezután ugyanúgy befűzzük a cérnát, mint az első lépésben.

1. Következő - az elülső oldaltól a következő lyukig

1. Az extrém szúrásban hátulról

1. A lyuk elülső oldaláról, amelyen a negyedik lépésben átmentünk

1. És kösse össze a szál végeit

1. Ugyanakkor megpróbáljuk úgy húzni a szálat, hogy az szorosan összenyomja a dokumentumlapokat

1. Továbbra is meg kell kötni a szálat csomóval

1. Vágja le a felesleges szálvégeket

Ha az okmányokat megfelelően összevarrták, hátra van a lapok számozása és a csomó tetejére papír ragasztása „__________ (______) lapok pecsétjével összevarrva, számozott és lezárva” felirattal, valamint a tanúsító szükséges adatainak rögzítése ( beosztás, aláírás és teljes név).

Videó - hogyan varrjunk egy tokot 4 lyukba:

a sarokba

Előfordulhat, hogy egyes papírok a saroknál, azaz a bal felső sarokban vannak tűzve. Ehhez egy vagy két lyukat kell készítenie a sarokban, és többször át kell vezetnie a szálat.

Videó - minta a sarokban összefűzött dokumentumokról:

A papírlapot, mint más esetekben, egy cérnacsomóra ragasztják, és ráhelyezik a tanúsításhoz szükséges részleteket.

A lapok számozása

A legtöbb esetben a lapok számozása a firmware során nem okoz nehézséget, azonban figyelembe kell venni néhány árnyalatot:

• leggyakrabban az oldalszámok növekvő arab számokkal vannak feltüntetve;
• A lap száma a jobb felső sarokban található. Az ábra ne írja be a lap tartalmát;
• ha vannak pályázatok, akkor azokat is számozni kell (folyamatos számozást használnak);
• ha a dokumentációhoz borítékos leveleket csatolnak, akkor először a borítékon lévő számot kell feltüntetni, majd csak a levél lapjain;
• ha olyan esetet számoz, amelyben több kötet van, akkor mindegyiket külön-külön kell számozni;
• ha nem szabványos formátumú lapot kell számozni, akkor a szám szintén a jobb felső sarokban kerül elhelyezésre. Ha a lap túlmutat a dokumentumon, akkor azt az általános módon hajtogatják és iktatják;
• ha a lapon több apró töredék szkennelése van (például csekk), akkor ajánlatos leltárt készíteni a lapról, és csatolni kell a dokumentációs csomaghoz, általános sorrendben számozva.

Összefűzött dokumentum hitelesítése

A lapok felvillantása és számozása után a dokumentációs csomagot hitelesíteni kell. A rögzítéshez papírt ragasztanak a hátoldalon lévő cérnacsomóhoz, hogy a cérna végei szabadon maradjanak.

Papíron meg kell adni a lapok számát (számokkal és szavakkal is). Ha a bekötött iratban szakadt vagy sérült oldalak vannak, ezt a hitelesítő papíron is fel lehet tüntetni.

Továbbá feltünteti annak a személynek a teljes nevét, beosztását és aláírását, aki a lapokat összevarrta vagy hitelesíti (például a fejét). A papír tetejére pecsétet helyeznek el úgy, hogy annak lenyomata mind a tanúsító papíron, mind az utolsó lapon rajta legyen.

Javítások

Villogtatáskor egy ügyintéző számos hibát véthet, ami szerencsére javítható. Fontolja meg ezek közül a leggyakoribbakat:

• a papírok egy részét nem tartalmazza. Előfordul, hogy az ügyintéző egy részét nem csatolta egy már összefűzött dokumentumhoz. Ebben az esetben két megoldás kínálkozik: a hiányzó részt külön kötetként szegélyezheti, vagy a dokumentumot újra megteheti. Semmi esetre sem teheti bele a hiányzó részt egy már összevarrt papírcsomagba;
• hiba a számozásban. Ha egy lap hiányzik a számozásból, akkor irodalmi számozáshoz folyamodhat, vagyis írjon egy betűt a szám után, például 14, 15, 15a, 16 ... Ha súlyos hibákat követnek el a számozásban, akkor kihúzhatja a rossz számokat, és újra írhatja őket. Ha a tanúsító papíron feltüntetett lapszám eltévedt, akkor az abban szereplő lapok számát is helyesbíteni kell a megfelelőre.

Firmware dokumentumokra van szükség annak érdekében, hogy kizárják a lapok cseréjének vagy beillesztésének lehetőségét. A dokumentum fontosságától függően 2, 3 vagy akár 4 lyukra is varrható. A firmware után az íveket megszámozzák, és a csomóponthoz egy igazoló papírt csatolnak, amelyen feltüntetik az ívek számát és a tanú nevét. A papír tetejére bélyegzőt, dátumot és egyéb szükséges adatokat helyeznek.

Videó - dokumentumok felvillantása az archívum számára és keménytáblás készítés: