Hogyan villanthatunk fel egy dokumentumot a vendég szerint

A fontos papírok levéltárnak, banknak történő átadásához, adó- vagy egyéb pénzügyi szervezethez történő bejelentéshez szükséges az iratok felvillantása. Az ilyen regisztrációs eljárás gyakorlati okok miatt történik, amelyek biztosítják az egyes lapok véletlen elvesztésének megakadályozását, valamint biztonsági intézkedések. Érdemes utánajárni, hogyan lehet megfelelően flashelni egy többoldalas dokumentumot.

Jogalkotási indoklás

A mai napig nincsenek általános szabályozási elvek a dokumentáció GOST szerinti összekapcsolására. A fő szabvány GOST R 51141-98 "Irodai munka és archiválás", amely a dokumentumáramlás terminológiai definícióit tartalmazza, nem szabályozza a hivatalos papírok villogtatásának eljárását.

A normatív aktusok közül, amelyekre támaszkodni kell az állami szervek számára készült anyagok elkészítésekor, a következők emelkednek ki:

• a Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i 76. sz. ajánlásai;
• A Kulturális Minisztérium 2005. november 8-i 536. számú rendelete az irodai munka általános elveiről;
• a Központi Bank útmutatása az üzleti anyagok karbantartásával és végrehajtásával kapcsolatban;
• a Szövetségi Adószolgálat 2003. április 18-án jóváhagyott szabályai, amelyek leírják bizonyos típusú dokumentumok kitöltésének és kötésének eljárását.

Az irodai munkavégzésre vonatkozó szigorú szabályozás hiánya miatt a szükséges beszámolók elkészítésekor éppen annak az intézménynek az ajánlásait kell áttanulmányozni, ahová a dolgozatokat küldik. Ezenkívül magánvállalkozás vagy jogi személy kormányzati szervnél történő bejegyzésekor, pályázat benyújtásakor vagy archív tartalomhoz szükséges anyagok átadásakor a villogáskor be kell tartani a szövetségi kormány által előírt utasításokat.

Az alábbiakban közzétesszük azokat a fényképeket, amelyek bemutatják, hogyan kell megfelelően villogni a dokumentumokat a GOST szerint. Ez néhány speciális firmware-információt is érint. Például, hogyan kell megfelelően flash dokumentumokat adó.

Iktatást igénylő dokumentumok típusai

Fontos figyelembe venni, hogy csak bizonyos típusú dokumentumokat kell flashelni, amelyek tartalma egynél több lapon található, regisztrációra, szabályozó hatóságokra, beleértve az adóhatóságokat is. Az archiválandó pályázati anyagok és mappák kialakításakor is kötelező a firmware.

Mielőtt megvizsgálná, hogyan kell megfelelően összefűzni és tűzni a dokumentumokat, fontos, hogy tájékozódjon arról, hogy milyen típusú papírokat igényel speciális előkészítési eljárás, mielőtt átadnák a kormánynak és más szerveknek:

• irattári dokumentáció (letétbe előkészített anyagok);
• bejövő és kimenő papírok;
• számviteli jelentések (előleg, forgalmi lapok, számlák, elvégzett munkák, pénztárkönyvek, fuvarlevelek stb.);
• személyi döntések (megrendelések, létszámjegyzék);
• az adóhatóságnak (bizonyos típusok), a nyugdíjpénztárnak ellenőrzésre megküldött dokumentumok;
• okmánymásolat, közjegyző által hitelesített és hitelesített.

Az irodai munka összetett és fáradságos folyamat, amely bizonyos ismereteket és készségeket igényel. Kényelmesebb a varrott dokumentációt bevinni a rendszerbe, valamint tárolni. A gondosan rögzített lapokat szinte lehetetlen diszkréten visszahelyezni vagy eltávolítani a mappából, így minimálisra csökken a hamisítás vagy a fontos információk elvesztésének kockázata.

Borítóterv

A dokumentum megfelelő felvillantása előtt elő kell készítenie az összes szükséges anyagot. Minden egyes mappához kartonborító szükséges. A borítók a következőket tartalmazzák:

• szabványos, 22,9 x 32,4 cm méretű, szabványos papírokhoz használatos;
• nem szabványos, az A4-től eltérő nagyobb formátumú lapokhoz használatos;
• hosszú távú tárolás - tartósabb anyagból készül, és tetszőleges alakú lehet (25 évnél hosszabb eltarthatóságú dokumentumokra számítva).

Savmentes kartonpapírt használnak a kormányhivatalokhoz történő szállításhoz. A borítók jelzik a mappa gyors és egyszerű kereséséhez szükséges azonosítási információkat az egyéb anyagok között. Mindenekelőtt az intézmény, részleg megnevezése, az anyagok megnevezésének megfogalmazása van előírva. Az adott ügyindex, tárolási időszakok, mappaszám is rögzített. Alább látható a lapok teljes száma és a kötőanyag keletkezésének dátuma.

A dokumentum leírása

Az összefűzött dokumentumok tartalmát és időzítését feltáró leíró információk megadása kötelező. Feljegyzi az irat nevét, a tok befűzésének dátumát, a tárolás időtartamát. Ezen kívül a leltárhoz egy kommentár is tartozik, amely egy magyarázó megjegyzés, amelyben az anyag tartalmának minden pontja kiemelve, az oldalak a témajegyzéknek megfelelően meg vannak jelölve, és a papírok tárolásának indoka is fel van tüntetve. . A végén rögzítésre kerül a bejelentésre jogosult személy személyes adatai.

A leírást az általános számozás nem tartalmazza. Leggyakrabban a leltárt a mappával együtt iktatják, vagy hátulról a borítóra ragasztják (egyes esetekben egy speciális leltári mappában található).

A leltárhoz illesztett köteteket egymásra rakjuk és 20 cm magas kupacokba kötjük, az anyagokat növekvő számsorrendbe rendezzük. Ezután az ügyeket egy speciális szerkezeti osztályon lehet tárolni, vagy át lehet adni az irattárba. Az irattári megőrzési határidő lejártát követően azokat a megállapított eljárásnak megfelelően megsemmisítjük.

Lapszámozási szabályok

Hogyan lehet összefűzni és számolni a lapokat egy összefűzött dokumentumban? A számozási folyamat nem okoz komoly gondot a jegyzőnek. A számozás fekete ceruzával történik. Tinta használata nem megengedett. A szám helyes feltüntetésének alapelvei a következők:

• a kijelölési folyamatban arab számokat használnak (nagyon ritkán - rómaiak);
• a számok növekvő sorrendben vannak;
• a lapok vannak számozva, nem az oldalak (bár az oldalszámozás külön is jelen lehet);
• a számokat az oldal tetején, a jobb sarokban kell elhelyezni;
• szimbólumok nem rakhatók a szövegre;
• Az alkalmazások a fő dokumentummal közös listában vannak számozva (feltéve, hogy az alkalmazás nincs külön mappában kiosztva).

A firmware-anyagokat mindig kronológia szerint helyezik el: a legkorábbiaktól a nemrégiben kialakítottakig.

Ha van betű a fájlban, akkor a borítéktól kell kezdeni a számozást, majd újraszámolni a benne lévő lapokat. Ha több kötetről van szó, mindegyiket külön-külön számozzák. A nagy formátumú anyagokat a jobb felső sarokban számozzák, kétszer-háromszor összehajtják, majd az egyik végén összetűzik.

Abban az esetben, ha nem egy, hanem több különböző dokumentum (csekk, nyomtatvány) van a lapon, ezekről a töredékekről leltárt készítenek, és a lapot a szokásos sorrendben számozzák. Ha azonban vannak egymáshoz ragasztott papírok, minden lapot külön-külön kell számozni az általános leltárba való felvétellel.

Ha hibázik a számolás és a helyes sorrend beírása során, a hiányzó számokat meg lehet számozni az előző lap számával, egy betű hozzáadásával (például 11, majd 11a, 11b).

A számozás hiánya vagy súlyos megsértése esetén a lapszámokat újra át kell írni. A rossz számot áthúzzuk, és a megfelelő szám kerül mellé. Ha a firmware már le lett pecsételve tanúsítvánnyal, abban is korrekcióra kerül sor.

Hemming módszerek

Számos módja van a dokumentum megfelelő felvillantásának:

1. Tűvel és cérnával. Ezt az opciót olyan esetekben használják, amikor kis bejelentést kell kiadni. A varrás két szúrással történik, a kialakított lyukakon egy szálat fúrunk át, melynek végeit az irat hátulján rögzítjük. A csomóra egy pecséttel hitelesített feliratú papírdarabot ragasztanak.
2. Lyukasztó (awl) és menet segítségével. Hogyan lehet dokumentumokat flashelni lyukasztóval? Ez a módszer a leginkább elfogadható, ha nagyobb mennyiségű anyagról van szó. Ebben az esetben a dokumentum borítója nincs kitéve a firmware-nek.
3. Lyukasztó a fűzőlyukakhoz és a zsinórhoz. Hogyan lehet egy dokumentumot felvillantani egy lyukasztóval? Fémből vagy műanyagból készült szerelvények használhatók olyan dokumentumok feldolgozására, amelyek szavatossági ideje nem haladja meg a 10 évet. Az archív tartalom esetében ezt a módszert gyakorlatilag nem használják, kivéve a legfeljebb 5 éves tárolási időszakot.
4. Fúró (csavarhúzó) használata. A szerszámok használata akkor indokolt, ha nagyon nagy mennyiségek befűzésére van szükség. Ebben az esetben az anyagokat kellően vastag kötéllel vagy szalaggal kell összekötni. Ebben az esetben leggyakrabban a burkolat felvillantására van szükség a tokkal együtt.
5. Kötőgépen és automatikus számozógépen. Ez a lehetőség csak nyomdákban érhető el nagy és nagy anyagok varrására.

Firmware rendelés

A dokumentáció elkészítését általában ügyintézői feladatokkal felruházott szakember látja el az intézmény rendje vagy munkaköri leírása szerint. Hogyan lehet egy dokumentumot lépésről lépésre flashelni? A dokumentumok villogtatásának eljárása a következő pontokat tartalmazza:

• Rendezze el a dokumentumokat dátum és oldalszám szerint a megfelelő sorrendben, képpel felfelé.
• Bármilyen idegen alkatrész eltávolítása az előkészített anyagokról: kapcsok, merevítők stb.
• Az összes lapot egyenletes kötegbe kell fektetni (ha sok lap van, akkor egy adott rögzítést használnak).
• Lyukak készítése (ne menjenek túl a margókon, ahol a szöveg található, és 1,5 cm-rel távolabb helyezkedjenek el a lap szélétől). Normál iratoknál 3 szúrás (néha 4), fontos papíroknál 5. A központi lyuk középen, a többi lyuk 3 cm-es intervallumban lesz.

A keletkező defektekbe megfelelő cérnát fűzünk (ha vékony a cérna, akkor kétszer kihagyjuk), melynek végeit csomóval rögzítjük a reszelő hátulján. Egy téglalap alakú lapot (4 x 8 cm) rögzítenek a kötött szálak fölé, hogy a vége látható maradjon. A matricán fel van tüntetve a számozott és befűzött lapok száma, valamint a varrást végző dolgozó adatai.

Hogyan kell helyesen flashelni az RB dokumentumokat? Pont a fenti cikkben leírtak szerint.

Tanúsítvány felirat

Ez az eljárás kötelező, és az összes anyag felvillantása és számozása után kerül végrehajtásra. A tanúsító felirat egy kis papírdarab, amely a firmware hátoldalán található egy menetcsomóhoz van rögzítve.

Ez a papír jelzi az összevarrt lapok számát (szóval és számmal kell megadni). Ezenkívül jelezni kell, hogy vannak-e sérült/sérült lapok a fájlban.

Az anyagok összevarrását végző felelős személyi adatait rögzítjük, aláírását is rögzítjük. A felirat fölé az intézmény bélyegzője kerül. A pecsétnek magát a feliratot kell lefednie, és a lap egy részére kell mennie.

Firmware az archívumhoz

Az archiválandó anyagokhoz bizonyos utasítások betartása szükséges a dokumentum megfelelő flashelésére. Mielőtt elkezdené a papír varrását, el kell távolítania minden felesleges rögzítőelemet, kampót vagy egyéb olyan elemet, amely zavarja a firmware-t. A teljes laplista sorrendben van elrendezve, a köteg minden oldalon egyenletesen van kialakítva.

Hogyan lehet dokumentumokat flashelni az archívum számára?

Szabványos dokumentumok esetén három szúrást végeznek speciális tűvel vagy csőrrel. A lyukak egymástól azonos távolságra (három centiméterre) helyezkednek el, a központitól kezdve, amelynek pontosan a lap közepén kell elhelyezkednie.

Az anyagok összevarrása a köteg bal oldalán történik. Egy behúzás (másfél centiméter) szükséges a lap szélétől, valamint a dokumentum szöveges részétől. A befűzéshez használt szálnak erősnek és körülbelül 70 centiméteresnek kell lennie. Kezdetben a fűzés a dokumentum végén lévő középső lyuktól kezdődik, és addig nyúlik, amíg a szál maradék vége 15 centimétert nem ér el. Ezután a tűt a legfelső szúrásba szúrjuk, az alsó lyukig nyújtjuk, majd ismét a középső lyukba. Végül egy csomót kötnek legalább 6-8 centiméteres végekkel. A kialakított csomóra ellenőrző lapot ragasztanak.

A 10 évnél hosszabb ideig tartósan tárolt anyagok a leltár szerint kerülnek az irattárba. Hitelesítő felirat igazolja, amely az ügyek teljes számának feltüntetését jelenti, a rendszámokat (szóval és számmal írva), a dátumot és az iratok átvételében és továbbításában résztvevők aláírásait.

Kiderült, hogy nincs olyan sok szabályozás arra vonatkozóan, hogyan kell megfelelően flashelni a dokumentumokat az archívum számára. A lényeg az, hogy szigorúan betartsák őket.

Dokumentumok készítése az adóhoz

Hogyan lehet villogni és lepecsételni a dokumentumokat a Szövetségi Adószolgálat számára? A dolgozatok elkészítése ebben az intézményben gyakorlatilag nem különbözik a szokásos szabványos folyamatoktól, amelyekre a fenti ajánlásokat részletesen ismertetjük. Azonban még mindig vannak eltérések az archívumba átvitt anyagok firmware-étől. A hivatalos dokumentumokat speciális cérnával vagy zsineggel varrják össze. A szokásos módon 3 lyukat készítünk, a könyvelési jegyzőkönyvekhez 5. A varrott papírokat egy 3 x 5 cm-es csíkkal lezárjuk, amelyet egy megkötött cérnacsomóra ragasztunk.

Bár a közelmúltban az Adószolgálathoz benyújtott kérelmek és létesítő okiratok esetében nem kell benyújtani. Ez persze bizonyos mértékig plusz: több lesz a szabadidő, amit nagyobb haszonnal lehet eltölteni.

Az ügyek befejezését követő egy év elteltével az anyagokat a hivatal irattárába adják át. Ha ez nem áll rendelkezésre, akkor állami vagy önkormányzati raktárba kerülnek. Átlagosan a közjegyzői dokumentumokat legfeljebb 75 évig őrzik meg.

Az összefűzött dokumentumokkal szemben támasztott egyik legfontosabb követelmény a sérthetetlenség. Ezért bármilyen lap vagy anyag kihagyása esetén nem fog menni csak behelyezni. Ehhez ki kell hímeznie a tokot és újra meg kell formáznia, vagy külön kell elkészítenie az elmulasztott dokumentumot. A teljesen kész kötőanyaghoz nem szabad lapokat hozzáadni vagy eltávolítani.

Most már világos, hogyan kell megfelelően villogni és lezárni a dokumentumokat adózáshoz vagy archívumhoz.