Hogyan lehet flash dokumentumokat

Ha egy szervezet rengeteg dokumentummal dolgozik, és ezek biztonsága nagy jelentőséggel bír, akkor az egyszerű tároláshoz valamilyen módon rendszerezni kell a dokumentumokat. Ebben az esetben a firmware dokumentációja hasznos lesz. Ha a papírokat összetűzte, biztos lehet benne, hogy egyetlen dokumentum sem fog elveszni. Nézzük meg, milyen dokumentumokat kell benyújtani, és miért történik ez.

Miért kell szálas dokumentumokat varrni?

Az iratok egymásra halmozását törvény írja elő, és nem csak ezért kell a dokumentációt befűzni. A 439. számú kormányrendelet útmutatást tartalmaz a dokumentumok GOST szabványok szerinti tűzéséhez.

Ezen túlmenően a dokumentáció összetűzése szükséges annak megfelelő átadása érdekében bármely intézménybe, hogy a jövőben ne legyen kérdéses a lapok hiánya. Ezenkívül minden intézményre egyetlen szabály vonatkozik, hogy ha egynél több papírlapot visz át, akkor a dokumentációt be kell nyújtania. Előfordul, hogy az illetékes osztályok dolgozóinak a bankban össze kell tűzniük a dokumentumokat, és rá kell írniuk az osztályszámot, és a dokumentumokat a bíróságon is összefűzik és fájlba helyezik.

Hogyan lehet flash dokumentumokat

Most felmerül a kérdés, hogyan kell ezt helyesen megtenni. Egyes alkalmazottak pánikba kezdenek, és azt gondolják, hogy a firmware-nek nagyon szigorú szabályai vannak, hogy a rögzítőlapot nyomtatott betűkkel kell aláírni, a cérna csak nejlonból készülhet stb.

Nincsenek azonban egyértelmű iránymutatások arra vonatkozóan, hogyan kell a dokumentációt benyújtani. A legfontosabb dolog, amit figyelembe kell venni, hogy ne veszítse el a firmware-hez szükséges papírokat, mert ezek biztonsága a dokumentáció kötésének fő feladata. És néha előfordul, hogy harmadik felek csalás vagy információk elrejtése céljából kicserélhetik a mappában lévő lapokat, vagy akár fel is tehetik azokat.

Annak ellenőrzésére, hogy nincsenek-e hiányzó papírok, minden bekötött lapot meg kell számozni. A bekötött dokumentáció hátuljára egy kis papírlapot ragasztanak, ahol a szervezet pecsétjét rögzítik. Biztonsági okokból előírás, hogy a bélyegző túlnyúljon a ragasztott papíron.

A ragasztott papírra megfelelő bejegyzés készül: varrva, számozva (az oldalak számát azonban szóval és számmal írják), befűzve, lepecsételve. A dokumentációt az a vezető vagy alkalmazott hitelesíti, aki a dokumentumokat összevarrásra készítette.

Minta összefűzött dokumentációból

Dokumentumok firmware-ének szabályozása az üzleti termelésben

Az orosz igazságügyi minisztérium előírásai szerint a dokumentáció rendszerezése szükséges annak biztosítására, hogy a papírok teljes csomagja rendben legyen, a szabványoknak megfelelően archiválva legyen stb. Jelenleg szinte minden cég rendelkezik nagyszámú papírral. A dokumentumok megfelelő megőrzése érdekében átkerülnek az archívumba, ahonnan kérésre archivált ívek is beszerezhetők, a munkában felhasznált papírok a dolgozók számára közkinccsé maradnak.

Fontos! Tudni kell, hogy milyen dokumentumokat tűznek össze, és milyen jogi aktusok alapján történik ez a folyamat.

Frissítendő dokumentumok

Minden olyan céges alkalmazottnak, aki nagy mennyiségű dokumentációval foglalkozik, meg kell értenie, hogy nem lehet mindegyiket összetűzni. A dokumentumot be kell kötni, ha legalább két lapból áll.

A HR osztály munkatársai a következő eredetiket varrják össze:

• jóváhagyott államok;
• személyi és általános megrendelések összetétele.

A könyvelőknek össze kell varrniuk:

• letéti jelentések;
• számlák;
• számlák;
• műszaki útlevelek;
• Jövedelemkönyvek;
• forgalom és számlaegyenleg kimutatása;
• munkavégzés;
• ha a fizetés készpénzben van a vállalkozás pénztárában - bérkimutatások.

Jegyzet! A jogi személyekkel foglalkozó alkalmazottaknak tudniuk kell az iratok összefűzését, de ebben az esetben a dokumentumok másolatok, így pecsét nem szükséges. Általánosságban elmondható, hogy szinte minden cég foglalkozik dokumentumbeágyazással, az egyetlen különbség a munkavégzés folyamatában van.

Az iratok benyújtását szabályozó szabályozási aktusok

Jogalkotási szinten az egyes vállalati struktúrák szerinti dokumentáció összefűzésére vonatkozó szabványok nincsenek meghatározva, de vannak általános szabályok a lapok összefűzésére. A Szövetségi Levéltár „Irodai munka és archiválás” 76. számú végzése, a Kulturális Minisztérium 536. számú végzése ajánlásokat tartalmaz a dokumentumok összefűzésére, az irodai munkára vonatkozó szabványos utasításokat.

Az Orosz Föderáció Kormányának 439. számú rendelete tartalmaz egy általános elméletet arról, hogy miért van erre szükség és hogyan történik ez, azonban az Orosz Föderáció archiválásról szóló törvénye csak azt írja le, hogy minden szervezet köteles megőrizni a dokumentációt, de a törvény nem írja elő, hogyan kell ezt megtenni. A 02 - 213 számú, „A központi bankban végzett irodai munkáról” című rendelet szintén leírja a dokumentumok archívumban való tárolásának szabványait minden bankban. Hogyan villantsuk fel az alapszabályt az adóhivatal számára , Az adófelügyelőség diktálja a feltételeket. Az Adószolgálat a vállalkozási tevékenységet folytató magánszemélyek iratbiztonságát is felügyeli.

Lehetőség a dokumentumok kötésére a GOST szerint

A firmware bizalmas dokumentumainak elkészítésének módszertana

A dokumentumok összefűzése előtt át kell esnie a firmware néhány előkészítő szakaszán. A megfelelő firmware folyamatot a Rosarkhiv 76-os számú rendelete szabályozza. Először is meg kell számozni a lapokat, így elkerülhető a lap esetleges elvesztése vagy az információk elrejtése. Minden lap számozott, kivéve a leltári oldalt. Ha a firmware felvillantásakor van boríték, akkor először a borítékot kell számozni, majd a benne lévő dokumentumokat.

Az üres papírlapok nem szerepelnek a firmware-ben – megsemmisülnek. Ha képeket, diagramokat stb. tartalmaz, akkor a szám a hátoldalon, a bal felső sarokban található. Ha nagy formátumú lapot helyezünk be, akkor a sorrendben lévő lap sorszáma a jobb oldalon, a felső sarokba kerül. A feliratot a felelős alkalmazott hitelesíti, feltüntetve beosztását, aláírását, létrehozásának dátumát, lapok számát.

A bekötött dokumentációnak olyan leltárral kell rendelkeznie, amely nem tartalmaz sorozatszámot. A leltárnak a következő információkat kell tartalmaznia:

• dokumentum címe, dátuma;
• az összes benyújtott dokumentum listája, mennyisége, a vezető aláírása.

Az első szakasz befejezése után továbbléphet a firmware fő szakaszába.

Lépésről lépésre a dokumentumok villogtatásához

Nézzük meg, hogyan kell megfelelően összefűzni a dokumentumokat cérnával, lépésről lépésre. Kezdetben meg kell értenie, hogy a dokumentumok firmware-éhez két, három, sőt négy és öt lyukkal rendelkező firmware szükséges. Nézzük meg közelebbről az egyes lehetőségeket.

Két lyukban

A nem nagy jelentőségű dokumentumokat az egyik legegyszerűbb lehetőséggel tűzik össze - két lyukban. De még egy ilyen egyszerű módszerrel is sok alkalmazott kíváncsi, hogyan lehet helyesen flashelni a dokumentumokat. A félreértések elkerülése érdekében tartsa be a következő szabályokat:

• Mielőtt lyukakat lyukasztana a lapokon, ki kell egyenlíteni őket. Két lyuk készítéséhez lyukasztót vagy szokásos tűt használhat;
• akkor át kell vezetnie egy szálat (lehetőleg erősen) két lyukon keresztül úgy, hogy a végei a hátsó oldalon találkozzanak;
• a szálakat meg kell kötni. Erős papírt ragasztanak a csomóhoz, gyakran háromszög alakban. A ragasztott papírra bélyegző kerül.

Ez az egyik legegyszerűbb módja a dokumentumok flashelésének. Más lehetőségek gyakoribbak, de nehezebb megvalósítani.

Jegyzet! Ragassza össze a csomót, hogy elkerülje a lapok elvesztését. Az ívek számát és az eljárást végző szakember adatait is felírják. Azoknál a dokumentumoknál, amelyek több mint 10 évesek, ajánlatos selyempapírt használni a csomó ragasztásához.

Három lyuk

Az alkalmazott varrástechnika ugyanaz, mint a két lyuknál, de a szúrás három lyukra készül. A lyukak közötti távolság nem lehet több 3 cm-nél:

• másrészt át kell vezetni a szálat, de a középső lyukon keresztül. Vagyis a végnek a kezdeti lapból kell lennie, körülbelül 7 cm-t kell tartalékban hagyni;
• ezután szúrjon be egy cérnát és egy tűt az arcából, a dokumentum másik oldalán lévő alsó lyukba irányítva;
• ezt követően a szálat ismét át kell vezetni a középső lyukon, így két varrott csomót kell kialakítani;
• Most le kell vágnia a szálat, és tartania kell a 7 cm-t, mint a szál első fordulásakor. A végeket össze kell kötni.

Az iratok védelme érdekében a felelős alkalmazott egy téglalap alakú papírlapot ragaszt, amelyre rá kell írni a dolgozó nevét, aláírását és az összevarrt lapok számát.

Négy lyuk

Négy lyukat kell készíteni, amelyek közötti távolságnak 1,5 cm-nek kell lennie. Ezután be kell szúrni a szálat a második lyukba hátulról, át kell húzni az első lyukon, majd át kell vezetni a második, harmadik és negyedik lyukon lyukakat.

Minta firmware 4 lyukkal

Öt lyuk

A számviteli jelentésekben gyakran ötlyukú varrást használnak, mivel egy ilyen dokumentáció sokkal vastagabb, mint a többi. Az öt lyuk távolsága legfeljebb 5 cm lehet, ennél a sémánál használhat dokumentumtûzőt vagy fúrógépet is. Ebben az esetben a lapok sérülésének elkerülése érdekében használjon kartont fedőként.

5 lyukú dokumentum összefűzése lépésről lépésre:

• Be kell szúrni egy szálat a középső lyukba, hagyva 10 cm-t, majd a szál felülről áthalad a második lyukon;
• hátulról a menet kimegy az első lyukba, majd visszamegy a második lyukba. Miután ezt megtette, az egyik él készen áll;
• a hátsó oldalról a szálat ismét behelyezzük a középső lyukba, és kivesszük a negyediken;
• most ismét be kell helyezni a szálat a legalsó lyukba, és az elülső oldalról a negyedik lyukba kell irányítani;
• Így a hátoldalon két cérnadarabot kap, amelyeket össze kell kötni egymással.

Hogyan varrjunk össze egy borítékot titkos dokumentumokkal

Átadáskor a bizalmas dokumentumokat fényálló tasakban kell tartani. A titkos csomagon fel van tüntetve, hogy személyesen kell átadni, vagy fel van tüntetve, hogy ez minősített adat.

Az ilyen dokumentumokat keresztben összevarrják.

A bekötött dokumentumok hitelesítése

A dokumentációt a felelős munkatársnak kell hitelesítenie, e nélkül a dokumentáció ellenőrzésre történő benyújtása, megőrzésre küldése nem lehetséges. Ebben az esetben nem hibázhat, mert az ellenőrzés során számos probléma merülhet fel. Ezért jobb, ha nem hagyja ki ezt a pillanatot.

Fontos! A dokumentációt aláíró munkavállaló teljes felelősséget vállal annak benyújtásáért és tartalmáért. A felelősség átruházható más munkavállalóra, de csak külön megbízással.

Dokumentumok hitelesítése

Általánosságban elmondható, hogy a dokumentumok benyújtása jó védelmet nyújt az értékpapírok számára, és megerősíti, hogy minden benyújtott dokumentum valódi. Miután rájött, hogyan kell helyesen számozni a dokumentumokat az iktatás során, és hogyan történik ez a folyamat, nem kell aggódnia a dokumentumok visszaküldése és azok újrarendszerezése miatt.