Az alkalmazotti hivatali kötelezettségek elmulasztásáról szóló feljegyzés összeállításának szabályai + tervezési példák + hasznos tippek és árnyalatok a dokumentum elkészítéséhez

Feljegyzés a hivatali kötelezettségek elmulasztásáról: formanyomtatvány-minta és nyomtatvány-kitöltési példa mai áttekintésünk témája. Minden munkáltató szembesül olyan helyzettel, mint a munkavállalók nem megfelelő feladatellátása. Ezért tudnia kell, hogyan kell kezelni az ilyen helyzeteket, hogyan előzheti meg a munkafegyelem figyelmen kívül hagyását, és hogyan kell fenntartani a harmonikus munkakörnyezetet a csapatban. Végül is ehhez szükséges, hogy minden alkalmazott minőségileg és időben teljesítse szakmai feladatait, ettől függ az általános munka eredménye.

Az ilyen problémás helyzetekre a legegyszerűbb és leghatékonyabb módszer a feljegyzés (memorandum), amely lehetővé teszi a munkavállaló számára, hogy megalapozott hatósági igényt terjeszthessen elő, felelősségre vonást a szakmai kötelezettségek nem megfelelő ellátásáért. Egy ilyen feljegyzés segítségével elgondolkodtathatja a munkavállalót nem megfelelő viselkedésén, például megjegyzés vagy megrovás közlésével. Ezenkívül egy ilyen dokumentum alapja lehet a munkavállaló megfelelő indokkal történő elbocsátásának, a munka törvénykönyvének egyik cikkében.

A memorandum eszközül szolgál arra, hogy a szervezet vezetőjét hivatalosan tájékoztassák arról, hogy egy adott alkalmazott nem megfelelően látja el feladatait, ami gyakran súlyos következményekkel jár a szervezetre nézve, gyakran jelentős anyagi kár formájában, valamint kötelezettségek kiszabása formájában. a munkavállaló fegyelmi felelőssége. Ilyen esetekben gyakran belső auditot is végeznek. Ha pedig kár keletkezik, akkor valakit felelősségre kell vonni, így egy feljegyzés segítségével hivatalosan is tájékoztatni lehet a vezetőséget egy adott dolgozó hibájáról a történtekben. Ezen dokumentum alapján már készül a szabálysértő munkavállaló fegyelmi vagy egyéb felelősségre vonásáról szóló végzés.

Így ez a dolgozat az alapja egy olyan személy felelősségére vonatkozó döntésnek, aki súlyos hibát követett el. Nézzük meg részletesen, hogyan kell megfelelően elkészíteni egy ilyen jelentést, és milyen árnyalatokat kell figyelembe venni az összeállítás során.

Új munkavállaló felvételekor annak közvetlen felettese vagy a személyzeti osztály munkatársa köteles a munkavállalót megismertetni a szervezetben érvényben lévő szabályokkal. Emellett egyes szervezetek további belső eljárásokkal vagy vállalati etikai szabályokkal is rendelkeznek. Azokban a szervezetekben, ahol a munkaerő-felvétel minden szükséges eljárásnak megfelelően történt, kevesebb kérdés és kellemetlen helyzet merül fel a munkavégzés során a munkavállalók feladataival és a munkafegyelem betartásával kapcsolatban.

A munkavállaló munkaköri leírása és a vállalati etikai általános szabályok, vagy más hasonló dokumentumok egyértelműen rögzítik a munkavállalók minden kötelességét és jogait. A szervezet alkalmazottjának be kell tartania a megállapított szabályokat, és meg kell értenie, hogy ezek be nem tartása hosszú távon anyagi károkhoz vezethet a szervezetben, amiért felelősséget kell vállalnia. De még mindig vannak olyan esetek, amikor az alkalmazottak nem fordítanak kellő figyelmet közvetlen feladataikra, ez negatívan befolyásolhatja a szervezet egyes részlegének vagy részlegének tevékenységét, a vállalat veszteségeket szenvedhet. Ezután a bűnöző munkavállaló közvetlen felettesének tájékoztatnia kell a felsőbb vezetést a történtekről, jeleznie kell, hogy kinek a tettei vezettek kellemetlen helyzet kialakulásához, és kinek kell felelősséget vállalnia a negatív következményekért.

Ilyen esetekben a közvetlen felettes feljegyzést nyújt be a felsőbb vezetésnek, amelyben leírja a történteket, és megjelöli azt, aki nem látta el megfelelően a feladatát. Előfordulhat olyan helyzet is, amikor a munkavállaló szisztematikusan nem látja el megfelelően a feladatait, és a többi alkalmazott köteles feladatai egy részét ellátni, vagy kijavítani a hibáit, ilyen esetekre is fel kell hívni a vezetés figyelmét.

Feljegyzés a hivatali kötelezettségek elmulasztásáról - általános rendelkezések

A memorandum (hivatalos) feljegyzés tulajdonképpen egy tájékoztató dokumentum, amelyben a vezetőt tájékoztatják arról, hogy a munkavállaló nem megfelelően látja el szakmai feladatait, és ez a feljegyzés az elkövetővel szembeni fegyelmi büntetés kiszabásának is az alapja. A feljegyzés általában rögzíti azokat a tényeket, amelyek alátámasztják, hogy a munkavállaló tisztességtelenül teljesítette szakmai feladatait, és felszólítja az elkövetővel szembeni felelősségre vonást. A felelősség mértéke lehet: megjegyzés, megrovás, sőt esetenként felmondás is a munka törvénykönyve alapján.

Felhívjuk figyelmét, hogy a jegyzőkönyvet a közvetlen vezető (egységvezető) csak akkor készíti el, ha alapos okok és bizonyítékok állnak rendelkezésre arra vonatkozóan, hogy a munkavállaló szándékosan nem hajlandó munkaköri feladatai ellátására, vagy ha fennáll a kötelezettségeinek többszöri súlyos mulasztása és a a munkavállaló indoklásában nem szerepelt nyomós érvek – nyomós indok. Ez a bizonyíték szolgál alapjául a memorandum összeállításához.

Ezért az eset összes körülményének tisztázásáig nem készítenek jegyzőkönyvet.

És külön megjegyezzük, hogy csak a történtek összes tényének elemzése után az elkövető közvetlen felettese, és senki más nem dönt úgy, hogy feljelentést készít, készíti el és nyújtja be egy magasabb vezetőnek vagy igazgatónak. rendszerint egy titkáron keresztül. Feljelentés alapján a szabálysértő munkavállaló pénzbírsággal, megrovással vagy egyéb módon büntethető. Ha egy alkalmazottnak már több feljelentése van, a munka törvénykönyvének egy csúnya cikkelye alapján elbocsáthatják.

A hatályos jogszabályok nem írnak elő egységes formát az ilyen jellegű bejelentésekre. A dokumentum elkészítésekor azonban be kell tartani az irodai munkára vonatkozó általános rendelkezéseket. A jegyzet kézzel vagy számítógépen készül. Általános tervezési szabályok:

1. A jobb felső sarokban először a címzett teljes neve szerepel, nevezetesen: a személy beosztása és a szervezet neve, teljes név;
2. A pályázó neve és beosztása;
3. Tovább a lap közepén található a „Memorandum” címsor, és általában a lényeget röviden a második alcím jelzi - „hivatali kötelezettségek elmulasztása”;
4. Továbbá a szöveg következik, felsorolva a fennálló feladatokat;
5. bizonyítékok és érvek előterjesztése a munkavállaló bűnösségére vonatkozóan, következtetések levonása;
6. javaslatok a jogsértő munkavállaló felelősségére vonatkozó intézkedésekre;
7. a pályázó aláírása, beosztása, teljes neve, a dolgozat elkészítésének dátuma.

Mivel a dokumentumnak jelenleg nincs egyértelműen meghatározott és egységes egységes formája, ezért a fenti sablontól némi eltérés lehetséges. Az ilyen papír is érvényesnek tekinthető.

Általában az összeállított papírt átadják a titkárnak, aki nyilvántartásba veszi és ráírja a dokumentum sorszámát és az átvétel dátumát. Ezután a dokumentumot átadják az igazgatónak vagy más magasabb vezetői személynek.

Az ilyen dokumentumokat nyilvántartásba kell venni a szervezetnél, mivel a megjegyzés olyan hivatalos információkat tartalmaz, amelyek jogi következményekkel járnak. Beszéljünk kicsit részletesebben a regisztráció módszereiről és sorrendjéről.

Általában a következő űrlapok egyikét használják a fontos dokumentumok regisztrálására egy szervezetben:

• Napló űrlap. A szervezetnek van egy speciális számviteli naplója, amelybe a szervezet összes belső hivatalos dokumentumába bevezetik az információkat. Az új bizonylathoz sorszámot rendelnek, majd a naplóba manuálisan soronkénti bejegyzéseket készítenek időrendi sorrendben, a bizonylatok rövid részleteinek feltüntetésével. Automatikus forma. A dokumentum számítógépen összeállításra kerül, és azonnal bekerül az elektronikus dokumentumkezelő adatbázisba.
• Kártya űrlap. Minden dokumentumhoz külön kártya készül, amelyen szerepel egy regisztrációs szám és a jegyzet adatai. A kártya ezután bekerül az osztályozóba. Ezt a módszert általában a tanszéki intézményekben alkalmazzák.

A jegyzetek sajátosságai

A feljegyzés (memorandum) célja, hogy a felsőbb vezetés felé a jogsértő munkavállalóval szembeni fegyelmi intézkedések alkalmazására irányuló kérelem közvetítse. A jelentésnek olyan megerősített tényeket kell tartalmaznia, amelyek azt tükrözik, hogy az alkalmazott nem megfelelően nem teljesítette közvetlen szakmai feladatait.

A feljegyzéshez csatolhatók a kérelmező érveit alátámasztó dokumentumok. Ilyenek lehetnek például egy alkalmazott által hibásan elkészített papírok, CCTV-felvételek és egyéb bizonyítékok. A feljegyzésben feltüntetett tényállás szerint hatósági ellenőrzés végezhető. A feljegyzés mérlegelésének eredménye és az elvégzett ellenőrzési műveletek alapján döntés születik a szabálysértő alkalmazott felelősségre vonásáról, fegyelmi felelősségre vonás (bejegyzés, adminisztratív megrovás) vagy akár a munkavállaló elbocsátása formájában. a Munka Törvénykönyvének vonatkozó cikke. Ezt a döntést a szervezet vezetője végzése formájában hozza meg.

Amint azt korábban jeleztük, a szervezet felső vezetése csak akkor készít feljegyzést és veszi figyelembe, ha a munkavállaló alapos indok nélkül nem követte közvetlen vezetőjének utasításait vagy aktuális szakmai feladatait. Vita esetén belső belső ellenőrzést kell végezni.

Ha a szervezet már kifejlesztett speciális nyomtatványokat vagy sablonokat az ilyen dokumentumokhoz, ebben az esetben ezeket kell használni. A jegyzet kitölthető kézzel nyomtatványon, számítógépen vagy teljesen kézzel írható.

A szervezet belső szabályzataiban időnként szerepel, hogy a szakmai kötelezettségek elmulasztásáról szóló jelentést egyeztetni kell bizonyos tisztségviselőkkel. Az előírt belső eljárásrendet be kell tartani, ellenkező esetben a feljegyzést az igazgató vagy más magasabb tisztségviselő nem fogadja el.

Mint már elhangzott, a hivatásos kötelezettségek elmulasztásáról szóló jegyzőkönyv valójában a bűnöző munkavállalóval szembeni felelősségre vonási kérelmet tartalmaz. Ha a felettes vezető pozitív döntést hozott, hogy a cég alkalmazottját felelősségre kell vonni hibájáért, akkor a munkavállalót bizonyos büntetés hárítja tettéért, amelyet a szervezet vezetése ró ki rá az ilyen megismétlődés megelőzése érdekében. helyzetekben.

De előfordul, hogy a bűnöző alkalmazott megérti és beismeri viselkedésének vagy cselekedeteinek tévedését, aminek következtében gyorsan kijavítja magát, törekszik arra, hogy a jövőben ne kövessen el ilyen hibákat, igyekszik több erőfeszítést tenni feladatai teljesítésére. , próbálja rehabilitálni magát és visszanyerni önbizalmát. Ilyen esetekben a büntetés eltörlését vagy a munkavállaló büntetésének egyéb könnyítését kérő szolgálatot benyújthatja a vétkes munkavállaló közvetlen vezetője (főnöke). Az ilyen dokumentumot úgy állítják össze, mint a kötelezettségek elmulasztásáról szóló jelentést.

Nézzük meg részletesen, mit kell pontosan meghatározni:

1. a vezető beosztása és a szervezet neve, teljes név;
2. a jegyzet összeállítójának beosztása, teljes név;
3. cím "Memorandum";
4. az alábbi linken található a munkavállalóval szembeni büntetés kiszabására vonatkozó végzés, feltüntetve a határozat dátumát és számát;
5. tényeket közöl a munkavállaló új munkavégzési sikereiről és a büntetés eltörlésének okairól;
6. a fegyelmi intézkedések idő előtti törlésére vagy a büntetés enyhítésére irányuló kérelem;
7. a memorandum összeállítójának neve és beosztása;
8. a dokumentum elkészítésének dátuma, a kérelmező aláírása.

Következtetés

Jelenleg az orosz jogszabályok nem írnak elő konkrét egységes formát vagy nyomtatványt az ilyen feljegyzésekhez, de maguknak a szervezeteknek jogukban áll nyomtatványokat (sablonokat) készíteni ilyen célokra.

Az ilyen dokumentumok összeállításakor az irodai munka általánosan elfogadott szabályait kell követni, meg kell adni az összes szükséges részletet. Ezen egyszerű szabályok betartása segít elkerülni a vitákat vagy akár a konfliktushelyzeteket.

A dokumentum szövegében egyértelműen meg kell jelölni, hogy a munkavállaló mely munkaköri kötelességeit nem teljesítette, bizonyítania kell ezt a tényt és cselekedeteinek következményeit, valamint javaslatot kell tenni a vétkes munkavállaló felelősségére.

Ne feledje, hogy egyetlen csapat sem nélkülözheti a kötelességek vagy a munkafegyelem megsértését, ezért a vezetőségnek ismernie kell az ilyen dokumentumok összeállításának alapvető szabályait, a munkavállalóknak pedig tisztában kell lenniük a felelősségi intézkedésekkel, ha nem teljesítik tisztségüket. kötelességek.

Elemeztük az alapvető szabályokat és a nem megfelelő feladatellátásról szóló jelentés kialakítását, megvizsgáltuk az ilyen helyzetekben felmerülő különféle árnyalatokat. Magát a dokumentumot nem nehéz összeállítani, mondhatni, tetszőleges formában készült. Néhány pontot azonban ismerni és figyelembe kell venni. Azt is elmondtuk, hogy a történtek milyen fontos körülményeit kell figyelembe venni, mielőtt egyáltalán összeállítunk egy ilyen szolgáltatást.

Valóban, a legtöbb esetben elég egy egyszerű, jól megfogalmazott megjegyzés a munkavállalónak. Vagy csak azt kell kitalálni, hogy az alkalmazott miért nem tudta megfelelően ellátni feladatait, ez is gyakran előfordul, és nem mindig az okok a felszínen rejlenek. Időnként a gazdasági helyzet változása miatt szükség van egy adott munkaterületen a munkarend megváltoztatására, a kialakított eljárás módosítására, esetleg a termelési folyamat módosítására.