Feljegyzés és memorandum – mi a különbség köztük?

A levelezés az irodai élet fontos része az üzleti kommunikáció különféle típusai között. Fő eszköze a jól ismert feljegyzések, amelyek tartalomtól függően magyarázó, feljegyzés stb.

Mi az a feljegyzés, és miért van rá szükség?

Célja szerint a feljegyzés a saját vagy más osztályok dolgozóinak, osztályok, cégek, részlegek, fiókok vezetőinek címzett tájékoztató üzenet. Az ilyen dokumentumokban tárgyalt témák listája meglehetősen széles. A feljegyzések tájékoztatnak a vállalat életének főbb eseményeiről, az aktuális munkavégzésről, a fennálló nem szabványos helyzetekről, tartalmaznak panaszokat és különféle termelési problémák megoldásának módjait.

Az ilyen jellegű kommunikáció fő célja az különböző munkaügyi kérdések koordinálása olyan esetekben, amikor a szóbeli döntés bármilyen okból nem lehetséges. A feljegyzést a vezetőség is használhatja megbízások elkészítésére, amelyek a megbízásokkal ellentétben inkább informálisak.

A memorandumok fajtái és célja

A memorandum a feljegyzések legnépszerűbb típusa, amelyet a vállalkozás vezetőjének, főkönyvelőnek vagy bármely más vezető beosztású alkalmazottnak címeznek. A jelentés fő célja az a felettesek tájékoztatása bármilyen helyzetről, a munkavégzés, valamint a probléma megoldására (megszüntetésére) vonatkozó ajánlások elkészítése, stb. A feljegyzés a hivatalostól eltérően mindig magasabb szintre kerül, és jogerős.

A feljegyzések leggyakoribb típusai a jelentések, amelyek tájékoztatják a vezetőséget a tervek megvalósításáról, az aktuális munka előrehaladásáról stb. Ritkábban készítenek jelentéseket minden olyan nem tervezett helyzetről, amelyre a felsőbb vezetés reagálása szükséges. Az ilyen jelentések kérdésköre meglehetősen széles: a vállalkozás főbb ipari tevékenységeivel kapcsolatos információktól a munkakörülmények megszervezésével kapcsolatos panaszokig, valamint a munka- és pénzügyi fegyelem, a hatósági magatartás stb. be nem tartásáról szóló jelentésekig.

Memorandum - példa

Megfelelő feljegyzés összeállítása

A feljegyzés szerkezete megköveteli a következő elemek kötelező jelenlétét:

• "Caps" jelzi a szervezetet, a címzett teljes nevét és beosztását, a kezdeményező teljes nevét és beosztását.
• Szövegblokk, amely a dokumentum címéből ("Memorandum") és a helyzet összefoglalásából, az esetleges intézkedésekről, kérésekről áll.
• A fordító dátumai és aláírásai (egy sorban balról jobbra a dátum, aláírás és a fordító teljes neve szerepel).

A feljegyzésben nyilvántartási szám is feltüntethető, ha azt a vállalkozás szabályai szerint a naplóba bejegyezték. Fontos megjegyezni, hogy mivel a feljegyzéseket csak a szervezeten belül használjuk, ezért az űrlapok megléte nem feltétel, hacsak a vállalkozás szabályai ezt nem írják elő. Ugyanakkor néhány vállalkozás saját, logóval ellátott fejléccel rendelkezik, amelyet kifejezetten üzleti levelezéshez terveztek.

Hogyan kell jelentést írni?

A memorandum szerkezetében hasonló a feljegyzéshez. Legfőbb különbsége a címzett: ha a feljegyzésben szereplő információ bármely más munkavállalónak elküldhető, akkor a feljegyzésben az üzenetet egy magasabb tisztségviselőnek címezték.

A memorandum elkészítésének módszerei a céltól függően eltérőek. Különösen a szervezeten belüli vezetésnek megküldött belső memorandum ugyanúgy készül, mint a feljegyzés. A különbség a „Memorandum” elnevezésű szövegblokk tartalmában rejlik, amely tartalmazza a probléma lényegét, javaslatokat a kiküszöbölésére vagy a már megtett intézkedések leírását.

De egy külső memorandum összeállításakor, amely más szervezetek alkalmazottainak szól, a szabályok szigorúbbak:

• A dokumentumot a szervezet fejléces papírjára állítják ki.
• A feljegyzés a cég kimenő leveleinek könyvébe kerül, míg a hozzárendelt regisztrációs szám a feljegyzés fejlécében szerepel. Ezenkívül a feljegyzés kézhezvételekor azt bejövő dokumentumként regisztrálják a címzett szervezetében.
• A külső jegyzetet általában a cég vezetője vagy helyettese írja alá. A küldéskor más osztályvezetők aláírására is szükség lehet.
• A feljegyzés kelte az aláírásának és elküldésének dátuma.
• Ha a jegyzethez okirati mellékleteket csatolnak, akkor annak szöveges részében a csatolt dokumentumok listája kerül összeállításra.

A memorandum szöveges része a céljától függ:

1. A jelentési jelentésnek tartalmaznia kell információkat a munka előrehaladásáról, a határidők betartásáról, az aktuális problémák leírását stb. Egy ilyen jelentés lehetővé teszi a főnök számára, hogy időben észrevegye a munka hiányosságait, és kiküszöbölje azokat.
2. A konkrét helyzetről tájékoztató feljegyzés a probléma részletes leírásából és a javítására (megszüntetésére) tett javaslatokból áll. A gyakorlatban az ilyen dokumentumok gyakran a munkavállalók munkafegyelem-megsértésével kapcsolatos panaszokra vonatkoznak, és negatív jellegűek, ezért az információk bemutatásakor fontos az érzelmi összetevő elhagyása és a lényeghez való ragaszkodás.

Feljegyzés vagy memorandum: akkor mi a különbség?

Mint látható, a szolgáltatásban és a feljegyzésekben sok közös vonás van. Tehát mindkét lehetőséget üzleti kommunikációhoz használják, hasonló tervezési struktúrával rendelkeznek. Ugyanakkor számos különbség van:

1. A memorandum a vállalaton belüli különböző beosztású alkalmazottaknak szól, míg a feljegyzés csak magasabb szintre (saját vagy külső cég) készül.
2. A feljegyzés belső dokumentum, míg a feljegyzés felhasználható más jogi személyekkel folytatott külső levelezésben.
3. A memorandumtól eltérően a feljegyzésnek nincs jogi ereje.
4. Mivel a feljegyzést a vállalkozáson belül használják, egy normál papírlapra is elkészíthető. Ugyanezen elv szerint belső jelentés készül, ha azt a vállalaton belül alkalmazzák. Ugyanakkor, ha a jelentést más szervezetnek küldik meg, akkor annak összeállításánál fejléces papírt, regisztrációs számot és a hivatalos levelezés egyéb kötelező elemeit használják fel.