Qanday qilib hujjatlarni qo'lda iplar bilan to'g'ri tikish kerak?

Hujjatlarni zımba, qog'oz qisqich bilan mahkamlash, faylga katlash yoki hatto yopishtirish, qog'ozlarni elektron ko'rinishga o'tkazish haqida gapirmasa ham, nega umuman bog'lash kerak? Biroq, ip bilan tikilgan choyshablarni olib yurishingiz kerak bo'lgan ko'p joylar mavjud: soliq idorasiga, arxivga, sudlarga va hokazo. Bu xavfsizlik darajasini oshirish uchun kerak: axir, to'g'ri tikilgan hujjatlardagi varaqni sezdirmasdan almashtirish mumkin emas. Buni zımbalangan hujjatlarga qarash orqali osongina tekshirish mumkin.

Ko'rinishidan, hamma narsa juda oddiy: choyshabni tikish va ularni tasdiqlash. Ammo kotiblarni chalg'itadigan bitta qiyinchilik bor - bu bitta tikuv qoidasining yo'qligi. Shu bilan birga, soliq idorasi yoki arxiv noto'g'ri biriktirilgan hujjatlarni qaytarish huquqiga ega, bu allaqachon sekin jarayonlarni sezilarli darajada kechiktirishi mumkin. Biroq, umidsizlikka tushmang: bu jarayonni amalga oshirish kerak bo'lgan bir nechta GOSTlar mavjud.

Hurmatli kitobxonlar! Maqolada huquqiy muammolarni hal qilishning odatiy usullari haqida gap boradi, ammo har bir holat individualdir. Qanday qilib bilmoqchi bo'lsangiz muammoingizni aniq hal qiling- maslahatchi bilan bog'laning:

(Moskva)

(Sankt-Peterburg)

(Hududlar)

Bu tez va bepul!

Qanday GOSTlar va standartlarni hisobga olish kerak

Fotosuratda hujjatlarni 3 teshikdan qanday tikish ko'rsatilgan

Yuqorida aytib o'tilganidek, asosiy qiyinchilik - bu yagona standartning yo'qligi. Biroq, ko'p hollarda A4 hujjatlariga nisbatan qo'llaniladigan umumiy sertifikatlash qoidalari mavjud. Siz ular haqida Rosarxivning 2009 yil 23 dekabrdagi 76-sonli buyrug'i va GOST R 51141-98 "Idora ishi va arxiv ishi" bilan tasdiqlangan federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha yo'riqnomada bilib olishingiz mumkin.

Agar siz MChJni ro'yxatdan o'tkazishingiz kerak bo'lsa, "Yuridik shaxslarni, shuningdek jismoniy shaxslarni yakka tartibdagi tadbirkorlarni davlat ro'yxatidan o'tkazish uchun qo'llaniladigan hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" 26.02.2004 yildagi N-110 va "Tartibi bo'yicha uslubiy tushuntirishlar" bilan tanishib chiqing. yuridik shaxsni davlat ro'yxatidan o'tkazish uchun foydalaniladigan hujjatlar shakllarini to'ldirish uchun "(1-modda, 3-band). Ta'kidlash joizki, tavsiyalarning aksariyati berilgan o'n yildan ortiq saqlangan hujjatlar uchun.

Biroq, yuqoridagi ma'lumotlarning to'g'riligiga shubhangiz bo'lsa, barcha tafsilotlarni joyida oldindan aniqlab olish yaxshiroqdir. Ba'zan har bir varaq yoki raqam varaqlari yoki sahifalarini sertifikatlash talab qilinadi. Shuni ham yodda tutish kerak bir nechta varaqdan iborat bo'lgan barcha hujjatlar proshivkaga bo'ysunadi.

Qopqoq dizayni

Hujjatni yaxshiroq saqlash uchun qopqoq kerak. U ikki xil: normal va uzoq muddatli saqlash... Birinchisi - yupqa karton, ikkinchisi - zichroq, qattiqroq. Shu bilan birga, davlat saqlash uchun taqdim etilgan hujjatlar uchun qopqoq sifatida faqat kislotasiz kartondan foydalanish kerak.

A4 varaqlaridan iborat hujjatni tikish uchun 22,9 x 32,4 sm o'lchamdagi qopqoq ishlatiladi, ya'ni. varaqning o'zidan biroz kattaroq.

Agar korpusga tikilgan choyshablar nostandart o'lchamda bo'lsa, u holda qopqoq yon tomonlarda hech qanday ruxsatsiz mos o'lchamda bo'lishi kerak. Kattaroq kuch uchun, unga qo'shimcha ravishda, old va orqa tomondan ingichka karton chiziqlar tikiladi, ular orqali arqon o'tishi kerak. Shu bilan birga, hatto elim uchun ham maxsus ko'rsatmalar mavjud: pastalar yo'q, faqat ish yuritish yoki silikat variantlari.

Agar siz hali tashkilotni ro'yxatdan o'tkazmagan bo'lsangiz, unda eng oson Buni barcha kerakli hujjatlarni bepul yaratishga yordam beradigan onlayn xizmatlar yordamida amalga oshirish mumkin: Agar sizda allaqachon tashkilot bo'lsa va buxgalteriya hisobi va hisobotini qanday osonlashtirish va avtomatlashtirish haqida o'ylayotgan bo'lsangiz, unda quyidagi onlayn xizmatlar yordamga keladi. kompaniyangizdagi buxgalterni to'liq almashtiring va sizga ko'p pul va vaqtni tejaydi. Barcha hisobotlar avtomatik tarzda yaratiladi, elektron imzo bilan imzolanadi va avtomatik ravishda onlayn tarzda yuboriladi. Bu USN, UTII, PSN, TS, OSNO bo'yicha yakka tartibdagi tadbirkorlar yoki MChJ uchun ideal.
Hamma narsa bir necha marta bosish bilan, navbat va stresssiz sodir bo'ladi. Buni sinab ko'ring va siz hayron qolasiz qanchalik oson bo'ldi!

Sahifalar

Varaqlarni chalkashtirib yubormaslik va yo'qotmaslik uchun hujjat raqamlangan. Bu o'ziga xos xususiyatlar va qoidalarga ega bo'lgan tikuvning muhim qismidir:

Raqamlarni qo'yishni boshlashdan oldin, siz qutidagi barcha bo'sh varaqlarni chiqarib olishingiz va inventarni bir chetga surib qo'yishingiz kerak - bu raqamlashda ko'rinmaydi. Keyin biriktirilgan hujjatlarni sana yoki mamlakat yoki alifbo kabi boshqa mezonlarga ko'ra tartiblang. Tenderlar bundan mustasno: ular uchun firmalarning o'zlari joyni ko'rsatadilar.
Keyinchalik, sizga oddiy qalam kerak bo'ladi. Oddiy varaqlarda raqamlash yuqori o'ng burchakda joylashgan; tikilgan kartalar, fotosuratlar, chizmalar va boshqa narsalarda - aksincha, orqa tomonning yuqori chap burchagida. Katta formatli varaqlar yuqori o'ngdan old tomondan yopishtirilgan. Agar xarita bittaga yopishtirilgan bir nechta varaqlardan iborat bo'lsa ham, u hujjatdagi bitta varaqdir. Shu bilan birga, uning orqa tomonida varaqlar soni yoziladi: "Varaq No. xxx - xxx varaqlaridan yopishtirish sxemasi". Bu varaqga mahkam yopishtirilgan fotosuratlar, diagrammalar va qirqishlarga ham taalluqlidir: "Xxx № varaqda orqa tarafdagi inventarga muvofiq yopishtirilgan xxx qirqish va xxx fotosuratlar mavjud." Agar bunday qo'shimchalar faqat bitta burchakdan yopishtirilsa, ular alohida varaqlar bo'lib, alohida raqamlanadi.
Katta formatli proshivkaning xususiyatlarini darhol ta'kidlash kerak: varaqni kerakli formatga katlayın, hujjatlarga biriktiring va ip qaerga o'tishini ko'ring. Aynan o'sha erda siz uni miltillashingiz kerak va boshqa joyda emas.
Agar ishning ichida o'ziga xos raqamlangan hujjat (broshyura, jurnallar, gazetalar) bo'lsa, u holda raqamlar umumiy raqamlarga to'g'ri kelgan taqdirdagina o'zgarishsiz qoldirilishi mumkin. Aks holda, hujjat qayta raqamlanishi va umumiy ro'yxatga kiritilishi kerak. Agar korpusga materiallar solingan konvert tikilgan bo'lsa, materiallar alohida raqamlangan bo'lishi kerak, konvertga kerakli raqamni qo'ying va ilovaning alohida inventarini tuzing. Bir ishning jildlari yoki qismlari ham alohida raqamlanadi.
Agar siz raqamlashda xatoga yo'l qo'ysangiz, raqamlarni slash bilan ehtiyotkorlik bilan kesib tashlashingiz va uning yoniga kerakli raqamni qo'yishingiz kerak. Bunday holda, yangi sertifikat yozuvi tuziladi. Agar juda ko'p xatolar bo'lsa, ish qayta raqamlanadi, eski sertifikat yozuvi chiziladi va yangisi tuziladi. Ishga yangi varaqlar qo'shilsa, hujjat to'liq raqamlanishi kerak bo'ladi. Istisno hollarda, raqamlar o'rniga harflardan foydalanishga ruxsat berish mumkin: 1, 2, 2a, 2b, 3.

Raqamlar qo'yilgandan so'ng, sertifikat yozuvi tuziladi. Unda qutiga tikilgan barcha varaqlar haqida ma'lumotlar mavjud: maxsus tikilgan narsalarning umumiy soni (kartalar, fotosuratlar, qirqishlar), ular qanday holatda (yirtilgan, ko'p dog'lar), qaysi varaq raqamlari yo'q, qaysi sanadan boshlab raqamlash boshlandi. Majburiy qo'yish imzo, transkript, lavozim, sana, varaq formati.

Hujjatlar inventarizatsiyasi

Inventarizatsiya mavjud varaqlarni, ularning joylashuvi va konfiguratsiyasini nazorat qilish uchun zarurdir. U raqamlanmagan va birinchi varaqdan oldin biriktirilgan. Unda siz quyidagi ma'lumotlarni ko'rsatishingiz kerak: kompaniya, shahar, sana, lavozimi va guvohnoma beruvchining to'liq ismi... Inventarizatsiyaning o'zi jadval shaklida taqdim etilishi mumkin, unda ilova qilingan hujjatning tuzilgan sanasi, uning nomi, qaysi varaqlarni olishi, ularning umumiy soni ko'rsatilgan.

Umumiy inventar har doim hujjat bilan birga bo'lishi kerak. Bunga qo'shimcha ravishda, korpus ichida alohida varaqlarda tuzilgan inventar yoki yopiq konvert bo'lishi mumkin.

Hujjatni sertifikatlash

Sertifikatlash, har bir varaqni alohida sertifikatlash talab etilmasa, korpusni tikishning butun jarayonini toj qiladi. Sertifikatlash - bu soliq idorasiga, arxivga yoki boshqa organlarga barcha tikilgan hujjatlarni topshirish uchun javobgar bo'lgan vakolatli shaxsning imzosi. U oxirgi varaqning orqa tomoniga joylashtiriladi.

Mikrodastur aslida qanday ishlaydi? Sizga kerak bo'ladi teshik, ip, sertifikat stikeri, shuningdek, qo'pol ip, lenta, oddiy ip yoki shunga o'xshash narsa... Birinchi variantni ishlatish eng yaxshisidir - u etarlicha kuchli va yirtilmaydi. Sertifikatlash stikeri yupqa qog'oz bo'lib, unda quyidagi matn bosilgan:

“Tikilgan, raqamlangan, imzolangan

va muhr _______ (_____) varaq ___

Bosh direktor

OOO "______"

TO'LIQ ISMI SHARIF"

Jarayonning o'zi quyidagicha ko'rinadi:

Choyshablarni oling, ularni teshikka soling va bir joyda ikki yoki undan ortiq teshiklarni teshing. Agar varaqlar soni oz bo'lsa, siz ularni igna yoki nayza bilan teshishingiz mumkin, lekin qog'ozni yirtib tashlamaslik uchun ehtiyot bo'lishingiz kerak. Ipni ikkala teshikdan torting, shunda markaz tashqarida bo'ladi va dumlar orqada tushadi. Ko'proq quvvat olish uchun ipni ikki marta burishingiz kerak.
Quyruqlarni tugun bilan bog'lab qo'ying, ortiqcha ipni kesib oling (dumlarning uzunligi olti santimetrdan oshmasligi kerak) va tayyorlangan qog'ozni ustiga yopishtiring, shunda u tugunni qoplaydi, lekin uni butunlay yashirmaydi. Agar hujjat o'n yildan ortiq saqlanadigan bo'lsa, stiker papirus qog'ozidan tayyorlanadi.
Yelim quriganidan so'ng, stikerga ko'rsatilgan shaxsning muhri va imzosi qo'yiladi, ular qog'ozning chetidan chiqmasligi kerak. Ba'zan ma'lumotni elim bilan qo'shimcha ravishda himoya qilish kerak bo'lishi mumkin. Ba'zi hollarda har bir varaqni sertifikatlash so'raladi. Bunday holda, orqa tomonda ko'rsatilgan vakolatli shaxsning imzosi pastki qismga qo'yiladi.

3 va 4 teshiklarni tikish

Barcha tikuv jarayoni yuqorida qisqacha tavsiflangan. Bunday holda, mahkamlash uchun bir nechta variant mavjud: uchta va to'rtta teshik. Ularning umumiy printsipi bir xil bo'lib qoladi, faqat tafsilotlar farqlanadi:

Uch teshikli qutini tikish uchun siz choyshabni uch marta teshib, ipni to'g'ri mahkamlashingiz kerak. Teshiklar orasidagi masofa uch santimetrdan oshmasligi kerak. Kosonni aylantiring va ipni o'rta teshikdan o'tkazing (uchi birinchi varaqdan chiqib ketishi kerak). Keyin ipni yuqori teshikka, so'ngra pastki qismga va oxirida o'rtaga o'tkazing. Ipning ikkala uchi korpus orqasida chiqib turadi, shuning uchun siz tugunni xavfsiz bog'lashingiz va qog'oz parchasini yopishtirishingiz mumkin.
To'rtta teshikka tikuv deyarli bir xil, ular orasidagi masofa taxminan bir yarim santimetrga teng. Hujjatni ag'daring va ipni yuqoridan ikkinchi teshikdan o'tkazing, so'ngra pastki teshikka o'tkazing. Keyin ilon yasang: pastdan ikkinchi teshik - birinchi varaqdan yuqori teshik - yuqoridan ikkinchi teshik, hamma narsa boshlangan. Ipni tugunga bog'lang, pergament qog'ozini yopishtiring va hujjatlarni qaytarib berganingizda imzo qo'ying.

Ba'zi hollarda, besh teshikli proshivka mumkin, ammo printsip umuman o'zgarmaydi.

Ushbu jarayon quyidagi videoda bosqichma-bosqich tushuntiriladi:

Nima uchun hujjatlarni tikishingiz kerak

Hujjatlarni shtapellash qobiliyati hamma uchun zarur bo'lishi mumkin: hujjatlar biznes ochish uchun ariza berish, tenderda ishtirok etish, hujjatlarni arxivga yoki sudga topshirishda, buxgalteriya hisobotlari yoki xodimlar hujjatlarini topshirishda tikilgan. Shu bilan birga, nafaqat asl nusxalarni, balki talab qilinadigan joyga o'tkazib bo'lmaydigan muhim hujjatlarning nusxalarini ham shtapellash kerak.

Ko'pincha kassa va buxgalteriya hujjatlari, shuningdek ko'plab ish yuritish hujjatlari zımbalantirilishi kerak: ish kitoblari, dizayn va soliq hujjatlari, notarial hujjatlar... Ulardan ba'zilari oldindan ma'lum bo'lgan maxsus proshivka talablariga ega. Buxgalteriya hujjatlari beshta teshikdan, soliq va arxiv hujjatlari uchta teshikdan, kassa hujjatlari esa ko‘pincha yuqori chap burchak orqali tikiladi.

Umumiy qoidalarga qaramay, ba'zi holatlarning o'ziga xos xususiyatlari bor, keyin hamma narsani tuzatishga majbur bo'lmaslik uchun ularni oldindan aniqlab olish yaxshiroqdir. Va muhim haqiqatni eslang: faqat ushbu huquqlarga ega bo'lgan xodim hujjatlarni shtapellashi mumkin.