Savezna arhivska služba Rusije Sveruski istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima (vniyadad) m.v. larin upravljanje dokumentima u organizacijama. Predmetni rad „Nastanak i razvoj upravljačkog dokumenta Neki

Uvod

Poglavlje 1. Dokumentirane informacije kao resurs upravljanja 50

1.1. Uloga informacija u upravljanju 50

1.2. Informacijska infrastruktura organizacije 67

1.3. Informacijski resursi organizacija 81

2. Poglavlje. Neki problemi evolucije upravljačkog dokumenta 97

2.1. Razvoj koncepta "dokumenta" 97

2.2. Dokumentacija za upravljanje

2.3. Elektronska dokumentacija 119

Zaključci 140

Poglavlje 3. Od uredskog posla do upravljanja dokumentima 143

3.1. Predrevolucionarna faza razvoja uredskog rada 143

3.2. Sovjetski uredski rad 160

3.3. Suvremeni zakonodavni i regulatorni okvir za upravljanje dokumentima 184

Zaključci 226

Poglavlje 4. Izazovi automatizacije upravljanja dokumentima 232

4.1. Automatizacija dokumentacijske potpore za upravljanje u 70-80-im godinama 232

4.2. Suvremeni uvjeti i preduvjeti za razvoj automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima 245

4.3. Problemi sistematizacije, odabira i evaluacije automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima 269

Zaključci 285

Poglavlje 5. Metodologija upravljanja informacijama u upravljanju dokumentima 288

5.1. Preduvjeti za nastanak upravljanja informacijama 288

5.2. Koncept upravljanja informacijama 303

5.3. Zadaci, funkcije i struktura upravljanja informacijama u organizaciji 322

Zaključci 341

Zaključak 344

Popis izvora i literature 355

Prijave 414

Uvod u rad

Stvaranje u našoj zemlji pravne države s učinkovito djelujućim institucijama predstavničke, izvršne, sudbene vlasti, proizvodnje, znanosti i obrazovanja povezano je ne samo s donošenjem pravnog okvira za njihovo djelovanje, već i s formiranjem racionalnih, specifičnih pravila i procedure za njihovo funkcioniranje, uključujući i rad na terenu s dokumentima.

Kontinuirani rast obima dokumentacije u cijelom svijetu, sve raširenija uporaba elektroničkih računala u obradi informacija, korištenje njegovih nepapirnih medija i drugi objektivni čimbenici navode stručnjake na zaključak da je potrebno tražiti mogućnosti za svladavanje i upravljanje dokumentiranim informacijama.

Dokumentirane informacije čine osnovu upravljanja, a njezina se učinkovitost u velikoj mjeri temelji na proizvodnji i potrošnji informacija. U uvjetima suvremenog društva, informacije su postale punopravni proizvodni resurs, pouzdano oružje konkurencije u svim sferama gospodarske djelatnosti, važan element društvenog i političkog života društva. Kvaliteta informacija određuje kvalitetu kontrole, budući da informacija, poput cirkulacijskog sustava, prožima sve kontrole, dajući im energetski potencijal i dovodeći ih u svrhovito kretanje.

Informacije su, kao što znate, koncentrirane u dokumentima koji informaciji daju organizacijski oblik, pomiču je u vremenu i prostoru, dokumenti i dokumentarne informacije su u osnovi upravljačkih odluka i njihovo su materijalno utjelovljenje, daju pravnu snagu i na taj način doprinose njihovu bezuvjetnom izvršavanju. .

5 Problemi upravljanja dokumentacijom i organizacije njegove dokumentacijske potpore stari su koliko i sami dokumenti i upravljanje. No, pod utjecajem raznih čimbenika, posebice pod utjecajem znanstvenog i tehnološkog napretka, prisiljeni smo se uvijek iznova vraćati na ovu temu. Trenutno se ovaj problem aktualizira brzim razvojem novih informacijskih tehnologija, ubrzanom informatizacijom društva. Ovi procesi postavljaju niz pitanja za znanstvenike - stručnjake za dokumente na koja zahtijevaju neposredan odgovor. Prvi od njih je kako bi se upravljanje dokumentima trebalo promijeniti kao znanstvena disciplina koja proučava dokumente u kontekstu globalizacije svjetskih informacijskih procesa. Drugi je kako nove informacijske tehnologije utječu na situaciju u praktičnoj sferi rada s dokumentima. Treće, koliko su bile točne naše prethodne ideje o predmetu koji se proučava i koji su trendovi u njegovom razvoju u bliskoj budućnosti, koje strateške ciljeve treba postaviti u području upravljanja dokumentima i koje taktičke sheme implementirati za rješavanje hitnih praktičnih problema u ovom području.

Naravno, postavljena pitanja zahtijevaju udruživanje domaćih stručnjaka za dokumentaciju i ne mogu se u potpunosti riješiti u zasebnom radu. Usredotočujući se na problem upravljanja dokumentima u organizacijama, odabrali smo smjer znanstvenog istraživanja koji je relevantan u sadašnjoj fazi, a koji ima teorijski i praktični značaj.

Mora se priznati da je u "predreformskim" uvjetima upravljanje dokumentima na odgovarajući način omogućilo upravljačkim strukturama normativni i metodološki razvoj i aktivno koristio mogućnosti postojećih informacijskih sustava.

Trenutno se u Rusiji razvila kontradiktorna situacija u sferi

6 ponovno upravljanje dokumentima. S jedne strane, prethodno usvojeni organizacijski i metodološki dokumenti su zastarjeli: državni sustav dokumentarne potpore za upravljanje i drugi standardi koje su razvili znanstvenici i stručnjaci 70-80-ih godina. Dolazi do odljeva kadrova (osobito mladih) iz područja znanstveno-istraživačkog rada u području dokumentarne znanosti i arhivistike iz različitih razloga, uključujući i nedostatak odgovarajućih financijskih sredstava. Smanjena je pažnja osposobljavanju i usavršavanju djelatnika službi za potporu dokumentaciji, nedostaje moderna edukativna i metodička literatura o ovim pitanjima. Došlo je do izvjesne stagnacije u znanstveno-istraživačkom radu o pitanjima upravljanja dokumentima, vidljiva je nejedinstvo u radu obrazovnih institucija koje proizvode kvalificirane stručnjake i znanstvenih organizacija. U velikoj mjeri na situaciju je utjecala kadrovska obnova, odmak od ustaljenih tradicija upravljanja dokumentima, gubitak dostignute razine kulture rada s dokumentima.

S druge strane, zbog prodora nove opreme i novih tehnologija u menadžment dolazi do promjene strukture tijeka rada. Promjena ekonomskih temelja života društva dovodi do transformacije vrijednosti pojedinih vrsta dokumenata i njihove uloge u procesu upravljanja. Međutim, te promjene slabo uzimaju u obzir sustavi upravljačke dokumentacije u organizacijama u kojima i dalje vrijede zastarjela pravila i standardi.

Jačanje ruske državnosti, a time i javne službe, zahtijeva širenje granica zona stabilnosti i učinkovitosti upravljanja. Prema našem mišljenju, racionalna organizacija upravljanja dokumentima može poslužiti kao jedno od važnih sidrišta za jačanje državnog aparata i bitan element njegove stabilnosti.

Stoga se može smatrati hitnim problemom upravljanja dokumentima, uzrokovanim potrebom za aktivnim, ciljanim formiranjem informacijskih resursa koji zadovoljavaju potrebe organizacija. Proučavanje mogućnosti suvremenih informacijskih tehnologija u smislu njihove uporabe u upravljanju dokumentima iznimno je važno za suvremeno upravljanje dokumentima. Potrebno je analizirati akumulirana dostignuća u području teorije i prakse upravljanja dokumentima, identificirati trendove u njihovom daljnjem razvoju i na temelju toga dobiti nove znanstvene rezultate.

Odabir teme ovog istraživanja uvjetovao je nekoliko čimbenika:

prvo, prisutnost društvenog poretka društva, povezanog s potrebom racionalizacije dokumentarnog okruženja u području vlasti, prije svega, države;

drugo, potreba državne arhivske službe za dubljim proučavanjem međusobno povezanih problema arhivistike i upravljanja dokumentima kako bi se ona transformirala u primijenjena znanstvena dostignuća;

treće, rastući interes za informatizaciju Rusije i načine njezina ulaska u globalni informacijski prostor, uključujući i područje upravljanja dokumentima.

Rješenje problema upravljanja dokumentima u suvremenim uvjetima, po našem mišljenju, omogućit će namjensko formiranje informacijskih resursa organizacija, osigurati njihovo učinkovito funkcioniranje, kao i otvoriti pristup informacijskim resursima za potrošače uz najmanji utrošak vremena. , rad i sredstva.

Ocjenjujući stupanj razrađenosti i proučenosti teme, treba napomenuti da se pitanja upravljanja dokumentima u domaćoj literaturi do sada nisu postavljala kao samostalna. Dakle, izvor

8 riografija problema je vrlo loša. Samo u nekim djelima A.N. Sokova, vide se pokušaji uvođenja upravljanja dokumentima kao predmeta istraživanja u smislu inscenacije: kao odraz inozemnog iskustva i perspektivan smjer razvoja domaćeg upravljanja dokumentima i organizacije uredskog rada 1.

U međuvremenu, u razvijenim zemljama, koje su odavno prošle fazu "početne akumulacije" računalne tehnologije i komunikacija, u društvu koje je danas okarakterizirano kao "postindustrijsko" ili "informacijsko", više se pažnje posvećuje razvoju problema upravljanja dokumentima. . Taj se trend posebno očitovao kasnih 70-ih, kada je postalo očito da računala (uključujući i osobna) ne dovode do stvaranja "ureda bez papira", već naprotiv, povećavaju volumen cirkulacije papirnatih dokumenata.

U tim su uvjetima zapadni znanstvenici svoju pozornost usmjerili na znanstvene aspekte upravljanja dokumentima i intenzivirali istraživanja u ovom području znanja i administrativnih aktivnosti. Preko UNESCO-a i drugih međunarodnih organizacija čak se nastojalo koordinirati rad znanstvenika iz različitih zemalja u tom smjeru, što je dalo teorijske i praktične rezultate. U završnom izvješću o programu RAMP (od J. Rhodesa), upravljanje dokumentima je okarakterizirano kao opća upravljačka funkcija, koja pokriva rad s dokumentima u organizacijama u svim fazama njihova životnog ciklusa 2.

Sokova A.N. Upravljanje dokumentima u inozemstvu (znanstveni i analitički pregled) - Svesavezna znanstveno-praktična konferencija na temu "Organizacijska i pravna pitanja izrade dokumenata računalnim tehnologijama i njihova uporaba u nacionalnom gospodarstvu: Sažeci. izvješće - M .: 1984. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. Br. 2081, str. 120-158; Ona je ista. Poslovna dokumentacija iz područja menadžmenta. - M .: Knowledge, 1985, itd. 2 Rhodes J. Uloga arhiva i upravljanja dokumentima u nacionalnim informacijskim sustavima. Po. s engleskog V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 1064 "p". 1989.

9 Proučavanje radova zapadnih, prvenstveno američkih i njemačkih stručnjaka pokazuje da ni među njima ne postoji potpuno jedinstvo u shvaćanju upravljanja dokumentima kao znanstvene kategorije. Međutim, većina znanstvenika sklona je prepoznati upravljanje dokumentima kao punopravnu funkciju upravljanja organizacijama, informacijskim resursom (F. Hourton, C. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, C. Har, D. MacLeod, J. Summerville, D. Stephens i dr.) 1. Važno je naglasiti da mnogi znanstvenici i stručnjaci shvaćaju važnost interakcije upravljanja dokumentima i upravljanja informacijama u organizacijama, procjenjujući dokumentaciju kao najvažniji dio informacijskih resursa organizacije. Na temelju ove procjene postavlja se zahtjev za dublju primjenu novih informacijskih tehnologija u radu s dokumentacijom i uključivanje struktura upravljanja dokumentima u opću infrastrukturu organizacija 2. Posebnost studija zapadnih stručnjaka je njihova usmjerenost

Horton F.A., Lennon K. Upravljanje dokumentima i upravljanje informacijama, kakav je odnos između njih u naše vrijeme. Po. s engleskog V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 1196 "p", str. 5, 6; Mordell A. Novi program upravljanja dokumentima britanske vlade. - CIF OTSNTI VNIIDAD. br. 894 "n", Hare C, McLeod J. Upravljanje dokumentima u informacijskom dobu II Upravljanje informacijama. - London - travanj. - 1997. - Vol 4. - Broj 4. - Str. 23-25; Har K., McLeod J. Upravljanje dokumentima u informacijskom dobu. Po. s engleskog V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 1241 "p", 1998, str. 6; Upravljanje dokumentima Summerville JR: što je novo. - Per. s engleskog Zolotukhina I.G. - SIF OTsNTI VNIIDAD, 1994, br. 1159 "p", str. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und ofentliche Verwaltung; Wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Zbornik, DGD, 1994, 11-38; McDaw-NaldD. Upravljanje dokumentima u modernoj ustanovi. - SIF OTSNTI VNIIDAD br. 1220 "p"; Roberge M. U informacijskom dobu – globalno: sustavno i sustavno upravljanje administrativnim informacijama. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 1144 "p" itd.

10 kako bi se zatvorio tehnološki i organizacijski jaz između uredskog rada i odjela za pohranu dokumenata 1.

Očito je da Rusija ima svoje tradicije na području rada s dokumentima i nemoguće je izravno posuđivanje zapadnog iskustva i zapadnih pristupa. Zato smo se okrenuli proučavanju problema evolucije domaće dokumentacije i razvoja uredskog rada u Rusiji, s ciljem procjene postignute razine organizacije rada s dokumentima i stupnja originalnosti nacionalnih tradicija u ovoj oblasti. pozabaviti se pitanjem mogućnosti primjene osnovnih načela i metoda upravljanja dokumentima.

Do danas je domaća dokumentoznanost akumulirala značajnu količinu znanja, koja se ogleda u objavljenim monografijama, zbornicima znanstvenih radova MGIAI i VNIIDAD, zbornicima članaka, nastavno-metodičkim priručnicima, materijalima konferencija i drugih znanstvenih događanja. Nažalost, još uvijek nema velikih monografskih studija. Objavljeni radovi su pretežno udžbenici i nastavna sredstva (radovi V.I. Andreeve, T.V. Kuznetsove, Livshitsa ÂZ., Mityaeva K.G., Mingaleva B.C., Pshenko A.V., Sokovoy A.N., tim autora Odjela za dokumentaciju i dokumentacijske potpore Državnog sveučilišta za menadžment) 2. Sljedeći

Koprivnjača Cr. Upravljanje dokumentacijom, informacijama i arhivom u poduzećima. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 889 "p"; Horton F., Lennon K. Dekret. cit.; Ricks A. Uredski rad kao arhivska funkcija. - SIF OTsNTI VNIIDAD, br. 946 "p", itd. 2 Livshits Ya.Z. Dokumentacijska potpora menadžmentu. - M .: Znanje, 1975. - 64 str; Kuznetsova T.V., Stepanov E.A., Filippov N.G. Uredski rad i tehnička dokumentacija: Udžbenik. džeparac. - M .: Više. šk., 1991. - 159 s; Sokova A.N. Poslovna dokumentacija iz područja menadžmenta. - M .: Znanje, 1985. - 64 s; Sokova A.N., Banasyukevich V.D., Semenova G.Yu., Trofimenkova E.V. Koncept izrade dokumentacije

Treba napomenuti da u pojedinim slučajevima udžbenici, posebice oni objavljeni 70-ih i 80-ih godina, mogu poslužiti kao istraživačka literatura, budući da odražavaju rezultate znanstvenog rada svojih autora. Nije tajna da su poteškoće s objavljivanjem monografskih radova prisilile znanstvenike da pribjegnu takvom obliku objavljivanja znanstvenih istraživanja kao što su udžbenici za posebne kolegije. Ipak, izrada monografskih radova o upravljanju dokumentima i dalje je hitan zadatak.

Radovi K.G. Mityaeva, koja je prva predložila termin "dokumentoznanost" i dala veliki teorijski i praktični doprinos formiranju znanosti o dokumentima kao znanstvene discipline. U udžbenicima, člancima, govorima na konferencijama iznio je glavne odredbe o zadaćama upravljanja dokumentima, dokumentacijskim sustavima, dokumentnim funkcijama, koje su se potom razvijale i dopunjavale. Studijski vodič K.G. Mityaeva je još uvijek konceptualna studija koja je danas relevantna na brojnim pozicijama 1.

menadžment u Ruskoj Federaciji / VNIIDAD. - M., 1992. - 33 str. - Rukopis je deponiran kod OCSTI za dokumentaciju i arhiviranje 11. svibnja 1993., br. 107-93.; Mingalev B.C. Opći obrasci i tendencije oblikovanja dokumenata u društveno-ekonomskim sustavima upravljanja. (Studijski problemi): Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1983. - 83 s; Larin M.V., Mingalev B.C. Suvremeni sustavi dokumentacijske potpore menadžmentu: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1982 .-- 99 s; Andreeva V.I. Uredski rad: Zahtjevi za tijek rada tvrtke (na temelju GOST-ova Ruske Federacije). - 3. izd., vlč. i dodati. - M .: Poslovna škola JSC "Intel-Sintez", 1996. - 222 str; Pshen-ko A.V. Uredski rad i osnovni regulatorni zahtjevi za dokumente. Udžbenik. džeparac. M .: YUK MGU, 1994.; Organizacija rada s dokumentima: Udžbenik / Držav. Akademija za menadžment. - M .: Infra-M, 1998, itd. 1 Mityaev K.G. Povijest i organizacija uredskog rada u SSSR-u: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1959.-359 str.

K.G. Mityaev je prvi put sustavno ocrtao povijest uredskog rada u predrevolucionarnoj Rusiji i SSSR-u, ističući glavna razdoblja njegovog razvoja, specifičnosti različitih vrsta uredskog rada, pokazujući odnos uredskog rada s odgovarajućim sustavima izgradnje. državni aparat, međuovisnost razvoja uredništva i arhivistike 1. Naknadni udžbenici Povijesno-arhivskog instituta u osnovi su samo povećali količinu prezentirane građe o povijesti uredništva, proširivši kronološki okvir obuhvaćenog razdoblja 2.

Istodobno, 70-80-ih godina pojavili su se udžbenici u kojima su prikazani rezultati znanstvenih istraživanja T.V. Kuznjecova, YZ. Livšic, M.P. Iljušenko i drugi znanstvenici koji razvijaju upravljanje dokumentima kao znanstvenu disciplinu i odražavaju pitanja terminologije dokumenata i dokumentacijskih sustava, funkcije dokumenata i njihov razvoj, ulogu dokumentacije u procesima upravljanja 3. U pojedinim radovima postavljaju se temeljna pitanja upravljanja dokumentima za upravljanje dokumentima, razmatraju se problemi utjecaja elektroničke računalne tehnologije na uredski rad 4.

1 Mityaev K.G. Teorija i praksa arhivistike: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1946. - 248 str.; On je isti. Povijest i organizacija uredskog rada u SSSR-u. Dekret. cit.; On je isti. Dokumentoznanost, njezine zadaće i perspektive razvoja // Pitanja arhivistike. - 1964. - br. 2 itd.

Povijest uredskog rada u SSSR-u: Udžbenik. doplatak / Ed. YZ. Livšica, V.A.Tsikulina / MGIAI. - M., 1974.170 s; Iljušenko M.P. Povijest uredskog rada u predrevolucionarnoj Rusiji / RGGU. - M., 1993.

3 Iljušenko M.P., Kuznjecova T.V., Livšits ÂZ., Tsikulin V.A. Dokumentacijski sustavi:
Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1977. - 87 str.; Iljušenko M.P., Kuznjecova T.V., Liv
sranja YZ. Dokumentacija / MGIAI. - M., 1977. - 83 str.; Iljušenko M.P., Kuznjeco
va T.V. Obrazac dokumenta / MGIAI. - M., 1986. - 86 str.; T. V. Kuznjecova, V. I. Losev
Dokumentacija za upravljanje. - M .: Ekonomija, 1985, itd.

4 Mingalev B.C. Opći obrasci i tendencije proizvodnje dokumenata u društvenoj
sustavi ekonomskog upravljanja. (Studijski problemi): Udžbenik. priručnik / MGIAI. -

Treba istaknuti rad znanstvenika VNIIDAD-a, koji su od osnivanja instituta 1966. godine dosljedno rješavali probleme upravljanja dokumentima, organizacije uredskog rada i dokumentacijske potpore upravljanja, automatizacije rada s dokumentima.

Značajan doprinos proučavanju glavnih kategorija upravljanja dokumentima dao je A.S. Malitikov, V.D. Banasyukevich, K.I. Rudelson i drugi znanstvenici".

U posljednjem desetljeću, nažalost, ravnoteža između teorijskih istraživanja i praktičnih metodoloških razvoja narušena je u korist potonjeg. O tome svjedoči veliki broj nastavnih pomagala i priručnika za radnike u praktičnom uredskom radu, koji, u glavnom, akumulirani znanstveni i metodološki potencijal upravljanja dokumentima tumače u pristupačnom obliku praktičarima 2. Međutim, u

M., 1983; Larin M.V., Mingalev B.C. Suvremeni dokumentacijski sustavi upravljanja / MGIAI. - M, 1982, itd.

1 Malitikov A.S. Zadaci i organizacijski načini razvoja Jedinstvenog državnog sustava
teme uredskog rada za ustanove, organizacije i poduzeća // Archive Questions
poricanje. - 1965. - br. 1; To je isto. Neka pitanja organizacije i sadržaja znanstvenog istraživanja
botovi u području EGSD-a // Proceedings of VNIIDAD / VNIIDAD. - M., - 1971. - T. 2; Banasyuke
V. D. vić, A. N. Sokova Pitanja oblikovanja teorije upravljanja dokumentima // Razvojno vijeće
upravljanje sky records (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983.; Banasyukevich V.D., Zo-
novi V.M. Tipični sustav dokumentacijske potpore središnjeg ureda mini
agencije i odjeli // Sovjetski arhiv. M., - 1986. - br. 4; Rudelson K.I. Moderna
klasifikacije dokumenata. - M .: Nauka, 1973, itd.

2 Vidi, na primjer: Vodič za poslovnu korespondenciju. - M: Mezhregionservis, 1996.; Zid-
kov M.V., Uredski rad u malom poduzeću. Prije. 1999, - 224 s; Pečniko-
V. V. va, A. V. Pečnikova Dokumentacijska potpora djelatnosti organizacije: Udžbenik.
priručnik / Udruženje autora i nakladnika "Tandem". - M .: Izdavačka kuća Ekmov, 1998. - 208 str;
T.V. Kuznjecova Tajnički posao. 2. izdanje, rev. i dodati. / CJSC "Poslovna škola". - M.: U
Tel-Sintez, 1998 .-- 288 str.

neki od njih sadrže vrijedna zapažanja i razmišljanja, posebice u vezi sa stvaranjem generalno-agencijskih sustava za dokumentarnu potporu menadžmentu i složenu primjenu računalnih tehnologija 1. Među tim publikacijama, rad T.V. Kuznjecova 2.

Značajan doprinos razvoju upravljanja dokumentima su doktorski i magistarski radovi obranjeni na MGIAI i VNIIDAD-u, koji su također važni za ovo istraživanje. Doktorska disertacija A.N. Sokova, u kojoj je prvi put nakon K.G. Mityaeva, uspješno se pokušava formulirati neka područja teorije upravljanja dokumentima u uvjetima uvođenja novih informacijskih tehnologija u praksu.

Doktorske disertacije u pravilu razmatraju određene aspekte teorije i prakse upravljanja dokumentima. Među najrazvijenijima su pitanja povijesti upravljanja dokumentima i uredskog rada sovjetskog razdoblja nacionalne povijesti (radovi V.I. Andreeve, I.M. Baginskyja, V.D. Banasyukevicha, M.P. Bobyleva, M.I. Dodonova, M.I. N., Kremer BI, Kuzmicheva AD , Larina MV, Podolskoy IA, Raikhtsauma AL, Solskiy DI, Tamm IE i drugi) 4 ...

1 Kuznetsov S.L., Računalni uredski rad. Intel-sinteza, 1999. - 208 s; Kirsano
va M.V., Aksenov Yu.M. Tečaj uredskog rada: Udžbenik. džeparac. - M.-Novosibirsk:
INFRA-M, 2000. - 287 s; Stenyukov M.V. Dokumenti. Uredski rad: Praktični
priručnik za predškolsku obrazovnu ustanovu poduzeća. - M .: Prior, 1998 .-- 144 s; Andreeva V.I.,
T.V. Kuznjecova, G.A. Serova Uredski rad u računovodstvu: Praktični vodič. -
M .: Računovodstveni bilten, 1996 .-- 218 str. i tako dalje.

2 Kuznetsova T.V., Uredski rad (podrška upravljačkoj dokumentaciji). 1999.-- 320 s;

3 Sokova A.N. Razvoj sovjetskog upravljanja dokumentima u kontekstu znanstvene i tehničke revolucije
Lucii (1960-1980): Sažetak disertacije ... Doktor povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987.

4 Andreeva V.I. Glavni pravci znanstvene organizacije menadžerskog rada i poslovanja
proizvodnja državnog aparata SSSR-a (na temelju materijala iz časopisa

Predrevolucionarno razdoblje je mnogo manje proučavano (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Dio diplomskog rada posvećen je proučavanju dokumentacijskih sustava i dokumentacije pojedinih upravljačkih funkcija (radovi T.A. Bykove, I.V. Gerasimove, N.Yu. Emelyanov, I.B. Efanova, Krasav-

1920-ih): Autorski sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 24 str.; Ba-nasyukevich V.D. Upravljačka dokumentacija kao povijesni izvor (Na temelju materijala Ministarstva industrije ugljena SSSR-a za 1971-1975): Avtoref. dis. ... Kand. povijesne znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 25 str.; Baginsky I.M. V.V. Kuibysheva o poboljšanju aparata i uredskog rada Narodnog komesarijata radničko-seljačke inspekcije SSSR-a. Sažetak diplomskog rada. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 str.; Dodonova M.I. Problem uredskog rada u sovjetskoj književnosti 20-ih: Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. - 33 s; M.N. Kostomarov Djelatnost Moskovske radničko-seljačke inspekcije na unapređenju uprave i uredskog rada (1920-1929): Autor. dis. ... dr. sc. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1976. - 33s; Larin M.V. Resorna tijela za racionalizaciju i njihove aktivnosti na unapređenju državnog aparata i uredništva (1923.-1932.): Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 str.; Podolskaya I.A. Povijest razvoja metodoloških temelja racionalizacije uredskog rada u SSSR-u: Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 str.; Reikhtsa-um A.L. Unapređenje upravnog aparata i uredskog rada u SSSR-u od strane izvanresornih tijela za racionalizaciju (1924-1931): Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 str.; Tamm I.E. Formiranje sovjetskog državnog ureda 1917.-1923.: Autorski sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.-28 str; i tako dalje.

Vyalova L.M. Organizacija uredskog rada središnjih državnih tijela u zakonodavnim aktima Ruskog Carstva u prvoj polovici 19. stoljeća: Avtoref. dis. ... dr. sc. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987. - 23 str.; A.A. Lukaševič Izrada dokumentacije pokrajinskog ureda 70-90-ih godina .: Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 str.

16 na A.S., Potapova L.V., Chukovenkova A.Yu.) 1, druge disertacije pokrivaju pitanja dokumentacijske potpore pojedinačnih objekata, institucija istog tipa (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshen-ko AV, Sirotkin AN, Stepanov EA). Dovoljno duboko razrađeno

Bykova T.A. Formiranje dokumentacijskog sustava za upravljanje društvenim razvojem radnih kolektiva. 1965-1985 (na primjeru elektroindustrije): Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 27 s; Gerasimova I.V. Dokumentacijska potpora upravljanju istraživačkom djelatnošću visokog obrazovanja (1917. - kasne 1980-te): Sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. - 25.05.02 / MGIAI. - M., 1991. - 31 s; Emelyanov N.Yu. Dokumentiranje organizacije istraživačke djelatnosti u industrijskim istraživačkim institutima (1970.-1980.): Autorski sažetak. dis. ... Kand. povijesne znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 str.; Efanova I.B. Izrada dokumentacijske potpore za izradu državnih standarda (1940.-1980.): Autorski sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1986. - 24 str.; Krasavin A.S. Dokumentiranje radne djelatnosti djelatnika državnih tijela (povijest i trenutno stanje): Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 str.; Potapova L.V. Organizacija rada sa apelima građana u Izvršnom odboru Moskovskog gradskog vijeća i njihov utjecaj na njegovo djelovanje (1960. - početak 1980-ih): Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1989. - 28 str.; Čukovenkov A.S. Organizacija pohrane i korištenja strojno čitljivih dokumenata iz područja upravljanja: Avtoref. dis ... kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 str. i dr. 2 Arkhipova N.I. Dokumentacijska potpora za upravljanje računalnim centrima (povijest, trenutno stanje i izgledi razvoja). Sažetak diplomskog rada. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 25 str.; Mozhaeva N.G. Aktivnosti Izvršnog odbora Radničko-seljačkog i Crvene armije Dokumenti na poboljšanju administrativnog aparata i dokumentacijske potpore u lokalnim Sovjetima Moskovske gubernije (regije) (1921.-1930.): Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 25 str.; E.A. Morozov Poboljšanje organizacije i dokumentacije kolegijalnih aktivnosti Državnog planskog odbora RSFSR-a 1925-1980: Autor. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1982. - 23 str.; A. V. Pšenko Dokumentiranje djelatnosti arhivske službe u sadašnjoj fazi: Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 str.; Sirotkin A.N. Podrška za dokumentaciju

17 pitanja unifikacije i standardizacije dokumenata (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.) 1 - U nekim disertacijama (Malitikov A.S., Predein EV, Shchensnovich GG) opći i posebni problemi za funkcioniranje dokumenata službi menadžment se razmatra.

Proučavanje disertacijskih istraživanja pokazuje da se problemi upravljanja dokumentima u njima ne odražavaju duboko, zahtijevaju suvremeni cjelovit pristup i promišljanje. Ovo svjedočanstvo

državni fond algoritama i programa (istraživanje i razvoj 1966-1987). Sažetak diplomskog rada. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 25 str.; E.A. Stepanov Unaprjeđenje dokumentacijskih procesa u sustavu upravljanja visokim i srednjim specijalističkim obrazovanjem u SSSR-u (povijest i sadašnje stanje): Sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 str. i tako dalje.

1 Vasiliev M.A. Problem objedinjavanja tekstova upravljačkih dokumenata koji se koriste u
uredski rad sovjetskih institucija (povijest i sadašnje stanje): Avtoref.
dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 42 str.; V. I. Kokorev Razvoj i
istraživanje sustava modela za unificiranje i standardizaciju upravljačkih dokumenata
policajci: Autor. dis. ... doktor tehničkih znanosti. 25.05.02, 08.00.20 / MGIAI. - M., 1980. - 34 str;
A. V. Sankina Poboljšanje oblika upravljačkih dokumenata na temelju standarda
zacija i ujedinjenje (1917-1980): Autorski sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
- 1983. - 24 s; Sokova A.N. Povijest unifikacije i standardizacije dokumenata u SSSR-u
(1917-1970): Autorski sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 16 str.; Yanko
vaya V.F. Optimizacija tekstova upravljačkih dokumenata (teorijski aspekt): Auto
ref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 str. i tako dalje.

2 Malitikov A.S. Glavni pravci dokumentarističkog i arhivskog istraživanja
u SSSR-u (1956-1970): Autorski sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
1971. - 22 s; E.V. Predein Kontrola izvršenja dokumenata u upravljačkom aparatu. Je
torij i trenutno stanje: Autor. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. -
M., 1981.-- 22s; Schesnovich G.G. Razvoj temeljnih načela za organizaciju sustava prije
kuriranje u uvjetima ACS-a: Autorski sažetak. dis .... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
1975.-29 s.

Također se provodi analiza literature iz znanstvenih područja vezanih uz dokumentaciju.

Posljednjih godina postoji tendencija postupnog uspostavljanja poremećene ravnoteže i jačanja teorijskih istraživanja u području dokumentacijske potpore menadžmentu. Mnoga izdanja časopisa "Domaći arhiv", "Bilten arhivista", "Uredništvo", "Sekretarski poslovi", zbornika znanstvenih skupova usmjerena su na rješavanje hitnih problema rada s dokumentima u suvremenim uvjetima, zaštitu dokumentiranih informacija, terminološke problemi, povijest uredskog rada, pravna podrška dokumentacijske djelatnosti upravljačkog aparata, utjecaj novih informacijskih tehnologija na organizaciju tijeka rada i dokumentacije, problemi elektroničkih dokumenata 1.

1 Vidi, na primjer: V.A. Eremchenko. Uredski rad i odjelna pohrana dokumenata u kontekstu upravne reforme: glavni problemi // Otech. arhiva. - 1999. - br. 1. - Str. 9-18; Tikhonov V.I., Yushin I.F. Suvremeni koncepti elektroničkih arhiva // Ibid. - S. 18-27; Oni su. Elektronički arhiv i elektroničko upravljanje dokumentima // Ibid. - 1999. - br. 2. - S. 17-26; Yankovaya V.F. Terminologija dokumentacijske potpore upravljanja (GOST R 51141-98 Uredski rad i arhivsko poslovanje. Pojmovi i definicije) // Uredski rad. - 1999. - br. 1. - S. 41-46.; M.N. Kostomarov "Mnogolični Janus" - dokument u sustavu upravljanja informacijama // Uredski rad. - 1998. - br. 1. - S. 22-31.; Matveenko V.A. Pravni i organizacijski problemi upravljanja dokumentacijom // Dokumentacija u informacijskom društvu: elektroničko vođenje evidencije i elektronički arhiv: Dokl. a poruke na šestom Int. znanstveno-praktična konf. 24.-25. studenog 1999. / VNIIDAD, ROIA. - M., 2000, S. 24-33; Bobyleva M.P. Neki prijelazni problemi s tradicionalnog na elektroničko upravljanje dokumentima // Ibid. - S. 69-72; Kuleshov S.G. O pojmu "elektronički dokument" / Ibid. - S. 54-57; Banasyukevich V.D., Larin M.V. Razvoj državnog sustava dokumentacijske potpore menadžmentu hitan je zadatak / Uredski rad. - 1998. - br. 1. - S. 5-8; Sankina L.V. Organizacija predškolske obrazovne ustanove. Regulatorna pitanja

Unatoč velikoj vrijednosti, ovi radovi ističu samo određene aspekte problematike upravljanja dokumentima i mogu se smatrati dobrim istraživačkim materijalom za naknadnu analitičku i sintetičku obradu.

Problem upravljanja dokumentima ne može se razmatrati bez analize arhivske literature. Znanstvenici - arhivisti obavili su ozbiljan istraživački rad koji je važan za razumijevanje epistemologije dokumenta, formiranje i razvoj dokumentacijskih sustava, terminološki sustav upravljanja dokumentima (A.V. Elpatievsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky) 1.

dokumentacija / Dokument u upravnim strukturama: Sažeci izvješća. i progovorio. na mezhdunaru. konf. 27.-28. listopada. 1994. / VNIIDAD. - M., 1995 .-- S. 62-65, itd. 1 Stepansky A.D. O teorijskim osnovama odabira dokumentarne građe za državnu pohranu // Zbornik radova znanstvenog skupa o arhivskom poslovanju u SSSR-u. - M., 1965.; Elpatievsky A.V. Neka pitanja pristupa istraživanjima u području organizacije informacija o dokumentima sa stajališta dokumentnih sustava // Sažeci poruka teorijskog seminara "Pitanja sustavnog pristupa istraživanju u području dokumentarnih informacija." - M., 1972; Medushevskaya O.M., Stepansky A.D., Lyu-shin SP. u Materijalima znanstvenog skupa o problemima nabave dokumentarnih izvora Državnog arhiva SSSR-a. - M., 1976. - 1. dio; Sokova A.N. Dokumentacija i njezina uloga u javnoj upravi i za povijesnu znanost. - M., 1985. - CIF OTSNTI VNIIDAD. broj 039-86; V.N. Avtokratov Neki aspekti proučavanja objekta i predmeta arhivistike // Proceedings of VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - 1. dio; Ilizarov B.S. Aktualni teorijski i metodološki problemi sovjetske arhivistike. - M, 1984. i dr.; O.M. Meduševskaja Izvorna studija u sadašnjoj fazi // Sovjetski arhivi. - 1979. - br. 2. - Str. 5; Elpatievsky A.V. O pitanju definiranja pojma "dokumentarne informacije" u svjetlu Lenjinove teorije refleksije // Sažeci teorijskog seminara "Terminološki problemi u području upravljanja dokumentima i arhivistike" (siječanj 1974.) / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 27; Elpatievsky A.V., Khanpira E.I. Još jednom o pojmu "dokument" // Sovjetski arhiv. - 1987. - br. 1. -S. 54 itd.

20 Stručnjaci iz područja arhivistike učinili su mnogo na razumijevanju informacijskih svojstava dokumenta, ukazujući na odnos između nizova dokumenata i informacijskih izvora. U nekim radovima iz arhivistike (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) dokazana je sličnost procesa obrade informacija kako u operativnom menadžmentu tako iu fazi arhivske pohrane dokumenata. Zanimljivi su arhivisti, koji pokazuju odnos uredskog rada i arhivske djelatnosti, proces postupnog prelaska uredskog posla u nadležnost arhivskih tijela 2,

1 Rudelson K.I. Suvremene dokumentarne klasifikacije. - M., 1973. - S. 24-29; V.N. Avtokratov O problemu uključivanja kategorija informacija u arhivistiku // Proceedings of VNIIDAD - M., 1973. - T. 3. - P. 251-263; To je isto. Neki aspekti predmeta i predmeta arhivistike // Proceedings of VNIIDAD. - T. VI. - 4.1. -M., 1976; Gelman-Vinogradov K.B. Dokumentarno pamćenje noosfere kao novog objekta znanja // Međunarodni forum o informacijama i dokumentaciji. - 1992. - T. 17. - br. 1. - S. 12; To je isto. Prostorna odiseja dokumenata kao globalni fenomen // Otech. arhiva. - 1992. - br. 6. - S. 24-29 i dr.

"Elpatievsky A.V. Do povijesti dokumentiranja akata građanskog statusa u Rusiji i SSSR-u (od 18. stoljeća do danas) // Act source study. - M., 1979. - P. 67; Belova E.V., Elpatyevsky A.V. ., Kolosova EV O "Popisu dokumenata koji se primaju u državni arhiv SSSR-a" // Sovjetski arhiv. - 1973. - br. 2. - P.20; Mityaev KG Dokumentoznanost, njezine zadaće i izgledi za razvoj / / Sovjetski arhiv. - 1964. - Br. 2. - P. 68; Sorokin VV Arhiv institucija SSSR-a (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982; Knjažev GA Teorija i praksa arhiviranja (Iskustvo sustavnog vođenja ). - L., 1935; Malitikov AS Neka pitanja organizacije i sadržaja znanstvenog rada u području Jedinstvene državne statistike (VNIIDAD) // Proceedings of VNIIDAD. - T. 2 / VNIIDAD. - M., 1973. - P. 6; Eremchenko V. A. Uredski rad i odjelno pohranjivanje dokumenata u kontekstu upravne reforme: glavni problemi // Arhiv domovine. - 1999. - br. 1, - str. 10; Elpatyevsky AV Iz povijesti formiranje glavnih regulatornih i metodoloških dokumenata u nacionalnim arhivskim poslovima // Otech. arhiva. - 1998. - br. 4, - S. 16-24; V.P. Kozlov Arhivska služba Rusije i ruska državnost: iskustvo od 80 godina // Otech. arhiva. - 1998. - br. 6. - Str. 9-18 i dr.

pokrivate strana iskustva (E.V. Starostin, I.V. Karapetyants) 1. Arhivska istraživanja otkrivaju promjenu vrijednosti pojedinih vrsta dokumenata tijekom povijesnog razvoja, otkrivaju evoluciju dokumentacijskih sustava u vezi s razvojem države i načina njezine organizacije 2.

Upravljanje dokumentima kao znanstvena kategorija usko je povezana s informacijama i organizacijom informacijskih procesa u menadžmentu, stoga je literatura o teoriji informacija, informacijskim sustavima, informiranju i informatizaciji rada s dokumentima od ozbiljnog interesa. Prije svega, radi se o studijama koje odražavaju probleme povezane s razumijevanjem bitnih karakteristika informacije kao početne tvari za organiziranje dokumentarnih nizova. Djela A.D. Ursula, A.I. Žukova, Yu.I. Chernyak, V.G. Afanasjev i drugi, napisani u različitim godinama, omogućili su formiranje teorijske osnove na kojoj se temelji glavna ideja rada na neraskidivoj vezi između informacija i dokumentacije i mogućnosti primjene metodologije upravljanja informacijama na upravljanje dokumentima 3. U

Starostin E.V. Inozemna arhivistika: problemi povijesti, teorije i metodologije: Avtotoref. dis. ... Doktor povijesnih znanosti. 25.05.02 / RSUH. - M, 1995.; I. V. Karapetyants Ekonomski arhivi u zapadnoj Europi i SAD-u (1905.-1995.): Sažetak autora. dis. ... Doktor povijesnih znanosti. 25.05.02 / RSUH. -M., 1998.

2 Vidi: V.D. Banasyukevich. Glavni problemi arhivistike u modernoj književnosti //
Arhivistika i izvorna studija moderne povijesti. Problemi u komunikaciji uključeni
sadašnja faza: Dokl. i sažetaka. govorio. na drugoj sveruskoj konf. 12.-13. ožujka
1996. / VNIIDAD. - M., 1997. - S. 16-22.

3 Vidi Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Moderne informacije
ka: znanost, tehnologija, djelatnost / VINITI. - M., 1998. - S. 15-16; Filozofski en
ciklopedijski rječnik. -M .: Sovjetska enciklopedija, 1983. - S. 217-218; Ursul A.D.
Put do noosfere. - M .: Luch, 1993. - S. 81; Chernyak Yu.I. Informacije i upravljanje. -

22 bota K.B. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonov, G. Wolfram, A.D. Ursula i drugi znanstvenici duboko su razradili temeljno važne probleme formiranja i djelovanja informacijskih resursa kako u globalnom smislu tako iu okviru pojedinih organizacija. Problem informacijskih resursa još nije dobio konačno rješenje, no u ovim radovima formulirane su konceptualne kategorije, temeljne metodološke i konceptualne odredbe koje su važne za ovu studiju 1.

U radu informatičara problemi upravljanja dokumentima pojavljuju se kao podređeni, a ne osnovni, imaju značajan nedostatak - nerazrađenost dokumentacije i dokumentacijske probleme.

M, 1974. - S. 58; Žukov N.I. Filozofski temelji kibernetike. - M., 1976. - S. 124-137; Afanasyev V.G. Društvene informacije i upravljanje zajednicom. - M., 1975. - S. 37, itd.

1 Ursul A.D. Problem informacija u suvremenoj znanosti. Filozofski eseji. - M., 1975.

P. 194; Mihajlov A.I. Problemi informacijske potpore upravljačkim procesima // Druga svesavezna znanstveno-tehnička konferencija "Problemi znanstvene organizacije upravljanja socijalističkom industrijom". - sub. broj 1. - II dio. - M., 1972. - S. 102-103; Gelman-Vinogradov K.B. Dokumentarno pamćenje noosfere kao novog objekta znanja // Međunarodni forum o informacijama i dokumentaciji. - 1992. - T. 17. - br. 1. - S. 12; Artamonov G.G. Informatika: teorija i praksa (praznici za knjigu) // NTI.

Ser. 1. Org. i informacijska metodologija rada. - 1998. - br. 6. - S. 31. (str. 31-35); Artamonov G.T. Informatika: teorija i praksa (praznici za knjigu) // NTI. - Ser. 1. org. i metodologija inform. raditi. - 1998. - br. 4. - S. 31. (str. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationsmanagements. Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln 1990. C 35; Artamonov G.T. Informatika: teorija i praksa (priprema za knjigu) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - br. 1. - Str. 32; Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995. itd.

2 Vidi: Klimenko SV., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronički dokumenti u korporaciji
Aktivne mreže: Drugi Gutenbergov dolazak. M .: Ankey - EK - Trendovi, 1999.; Infor
macijske tehnologije za humanističke znanosti / MSU. - M.-Saransk, 1998.-- S. 67-102 i drugi.

23 podršku u kontekstu razvoja najnovijih informacijskih tehnologija. Ovaj problem ni na koji način nije ocrtan u nizu pojmova kao što su "obrada informacija", "pristup informacijama", "informacijske komunikacije", "pohrana informacija", "korištenje informacija", iako sve te "informacije" i postoje dokumenti na raznim, uglavnom papirnatim, nosačima.

Slabo razvijena u literaturi i pitanjima elektroničkih dokumenata. Postoje ozbiljna terminološka odstupanja, nerazumijevanje prirode elektroničkih dokumenata, njihovog odnosa s tehnotronskim, strojno čitljivim i tradicionalnim dokumentima. Ipak, analiza ove grupe studija omogućuje nam da formuliramo razumijevanje problematike upravljanja dokumentima i koristimo ove radove za rješavanje znanstvenog problema upravljanja dokumentima 1.

Od temeljne važnosti za disertaciju bilo je proučavanje radova o informacijskom menadžmentu - novoj znanstvenoj disciplini koja je nastala u razvijenim zemljama zajedno s informacijskim društvom. U domaćoj literaturi reflektira se upravljanje informacijama

Tikhonov V.I., Yushin I.F. Formiranje i razvoj strojno čitljivih arhiva podataka 1960.-1980. // Otech. arhiva. - 1998. - br. 6. - Str. 41; Kopylov V.A. O pitanju informacijskog vlasništva // NTI. Ser. 1. Teorija i metodologija informatičkog rada / VINITI. - M., 1998. - br. 3. - Str. 4; Tikhonov V.I., Yushin I.F. Elektronički arhiv i elektroničko upravljanje dokumentima // Otech. arhiva. - 1999. - br. 2. - S. 19-20; Vidi: A.P. Kurilo. O pravnom režimu elektroničkog dokumenta u sustavu međubankovnih elektroničkih nagodbi // Problemi informatizacije. - 1999. - br. 3. - Str. 76; Semiletov SI. Informacija kao poseban predmet prava // Problemi informatizacije. - 1999. - br. 3. - Str. 58; Emelyanov G.V., Pavlov O.V. O problemu pravne regulative uporabe elektroničkog digitalnog potpisa u informacijskim sustavima // Problemi zakonodavstva u području informatizacije: Sažeci. izvješće 7. sveruski konf. - M .: GUP "VIMI", 1999. -S. 6 itd.

24 je vrlo slaba. Samo u radu A.V. Kostrova, pripremljenog u obliku udžbenika, pokušalo se sustavno prikazati bit upravljanja informacijama, nažalost, bez osvrta na ruske uvjete 1. U svom radu prvo je započeto proučavanje upravljanja informacijama sa stajališta upravljanja dokumentima te su doneseni prvi zaključci koji nam omogućuju da ocijenimo upravljanje informacijama kao perspektivan smjer u razvoju upravljanja dokumentima korištenjem novih informacijskih tehnologija 2. U nizu drugih radova problemi upravljanja informacijama razmatraju se posredno, u okviru rješavanja drugih problema. Tek u nedavno objavljenom djelu "Informacijska potpora javnoj upravi" urednika akademika Yu.V. Guljajev je prvi put u posljednjem desetljeću sveobuhvatno razmotrio probleme, konceptualne odredbe i praktična iskustva u stvaranju i funkcioniranju sustava informacijske potpore najvišim tijelima državne vlasti Ruske Federacije 3.

Uzimajući u obzir nedovoljnu pokrivenost problema upravljanja informacijama u domaćoj literaturi, autor je ovu prazninu pokušao popuniti stranim istraživanjima o upravljanju informacijama, uglavnom na njemačkom jeziku. Djela R. Kulena, J. Hergeta,

1 Kostrov A.V. Uvod u upravljanje informacijama: Udžbenik. priručnik / Vladimirsk. država
tech.un-t. - Vladimir, 1996 .-- 132 s; vidi također: Perel I.S., Slavin V.N. Informacija
onnaya aktivnost u inozemstvu i problemi upravljanja informacijama / NPO "Po
zahtjev ". - M., 1992.-- 65 s; M.N. Kostomarov Upravljanje informacijskim sustavima za
u inozemstvu / RSUH. - M., 1996. - 88 str.

2 Larin M.V. Upravljanje dokumentima i nove informacijske tehnologije. - M.: Uključeno
znanstvena knjiga, 1998 .-- 137s.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Informacijska podrška ide
državna uprava. M .: Slavenski dijalog, 2000 .-- 425 str.

25 G. Verzig, V. Wolfram, T. Seeger, E. Vogel i drugi znanstvenici otkrivaju bit upravljanja informacijama kao znanstvene discipline i područja praktičnog upravljanja 1. Pritom treba naglasiti da praktički niti jedan od ovih radova nije niti pokušao primijeniti odredbe upravljanja informacijama na upravljanje dokumentima.

Potpuno rješenje problema upravljanja dokumentima nemoguće je bez istraživanja njegove pravne potpore. Očito je da je jačanje uloge prava u modernoj Rusiji nužan uvjet za daljnje jačanje države i učinkovitosti javne uprave. Područje informacija i dokumentacije posljednjih je godina postalo samostalan predmet istraživanja pravnih znanstvenika, a formirala se čak i nova grana - informacijsko pravo. U radu V.A. Kopylov, sistematizirani su svi aktualni pravni akti koji se odnose na uređenje informacija, dokumentacije, arhivske pohrane dokumenata 2. Autor plijeni pažnju

1 Attinger M.L. Integrirano upravljanje informacijama: teorija stvarnog svijeta. - Upravljanje zapisima
ment Qnarterly. - 1993., srpanj. Vol.27, broj 3, - str. 12-16, 30-31; Herget I. Konzeption des
Infornationsmanagements u Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informacije-
spezialisten fur Europa. Zbornik radova. Konstanz 1990.; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement u Industrieunternehmen ja Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt - am
Glavni. - S. 183-187; Kuhlen R. Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c; Schwetz R. Buro
im Wandel II R.v. Decker "s Verlag, G. Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; Seeger T. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, 1990.; sin-
nott W.R., Gruber W.N. Upravljanje informacijskim resursima. - New York, 1981.; Vogel E. Inform-
mationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2,
K.G. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organizacije - Komunikacija: Die Kunst, ein
Kaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989., 390. st.; Wolfram G. Organisatorische
Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

2 Kopylov V.A. Zakon o informacijama. - M .: Pravnik, 1997.; On je isti. Informacija kao objekt
zakonska regulativa // NTI / VINITI. - M., 1996. - Br. 8. - S. 2; On je isti. Na pitanje

26 u kategoriju "dokumentiranih informacija", što, prema njegovom mišljenju, nije dovoljno reflektirano u važećem zakonodavstvu i postavlja zadatak zakonskog rješenja problema elektroničkih dokumenata, njihove pravne snage.

I.L. Bachilo. Njezini radovi služe kao jasan primjer adekvatnog odgovora znanstvenika na izazove vremena i od velike su vrijednosti za ovo istraživanje 1.

Upravljanje dokumentima kao funkcija upravljanja provodi se u organizacijama u kontekstu procesa donošenja odluka za postizanje odabranog cilja. Zato je upravljanje dokumentima usko povezano s problemima upravljanja, organizacijskim strukturama, pitanjima njihovog dizajna, implementacije i rada, uz automatizaciju procesa upravljanja.

o informacijskom svojstvu // NTI. Ser. 1. Teorija i metode informacijskog rada // VINITI. - M, 1998. - br. 3. - S. 4.; On je isti. O vlasništvu nad dokumentiranim informacijama // Dokumentacija u informacijskom društvu: elektroničko vođenje evidencije i elektronička arhiva. Dekret. op. - S. 18-23.

Komentar Saveznog zakona o informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija "/ Ed. I.L. Bachilo, A.V. Volokitina i dr. / IGP RAS. - M., 1996.; Bachilo I.L. O vlasništvu nad informacijskim resursima // Informacijski resursi Rusije. - M., 1997. - br. 4; Ona je ista. Informacijski resursi kao predmet prava i predmet odnosa reguliranih Građanskim zakonikom Ruske Federacije // Ibid. - 1999. - br. 1; Ona je ista. Suvremeni pravni problemi informacijske dokumentacije // Dokumentacija u informacijskom društvu: elektroničko vođenje evidencije i elektronička arhiva. Dekret. op. - S. 8-17; Ona je ista. Pravna pitanja dokumentacije u kontekstu informatizacije // Problemi zakonodavstva u okruženju informatizacije: Sažeci sedme sveruske konf. / Državno jedinstveno poduzeće "VIMI". - M., 1999, itd.

Suvremena istraživanja upravljanja organizacijama pokazuju veliku važnost racionalne obrade informacija za postizanje strateških i operativnih ciljeva. Globalizacija svjetskih gospodarskih, društvenih i informacijskih procesa izravno utječe na kvalitetu upravljanja. Metode rješavanja problema upravljanja u organizacijama s obzirom na suvremene geopolitičke stvarnosti i uzimajući u obzir razvoj informacijskog društva ogledaju se u brojnim velikim monografskim studijama i člancima, suvremenim udžbenicima domaćih i zapadnih stručnjaka 1.

Evolucija dokumenta, sustava uredskog rada i dokumentacijske potpore upravljanja odvija se u specifičnim povijesnim uvjetima i njima je uvjetovana. Radovi istraživača ruske povijesti, posebice povjesničara državnih institucija, ističu tijesnu povezanost reformi upravljanja i reformi uredskog rada te njihovu primjerenost društveno-ekonomskim i političkim uvjetima pojedinog razdoblja ruske povijesti. Radovi N.P. Eroškina i T.P. Korzhihina, kao i T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, SP. Strekopytov i drugi

1 Upravljanje organizacijom: Udžbenik / Ur. A.G. Porshneva, Z.P. Rumyantseva, N.A. Sa-lomatina. - M .: Infra, 1998. - 669 str.; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N., Vus M.A. Uvod u upravljanje informacijama. - SPb., 1999.; Mark D., McGown K. Metodologija konstrukcijske analize i projektiranja / Per. s engleskog - M .: MetaTehnologija, 1993 .-- 240 s; Kaufman H.R. Taktike uspjeha u poslovanju i znanosti. - M .: Intelekt,

157 s; Shapiro V.D. i ostalo upravljanje projektima. Strano iskustvo. - SPb .: Dva..Tri, 1993. - 443 str; Gerchikova I.A. Menadžment: Udžbenik / UNITIU. - M .: Banke i mjenjačnice, 1994. - 685 str; Vikhansky O.S. Strateški menadžment: Udžbenik. - M .: Izdavačka kuća Moskovskog državnog sveučilišta, 1995.; Svijet upravljanja projektima / Ed. H. Reschke, H. Schelle. - M .: Alane,

304 s; Mescon M.Z., Albert M., Hedouri F. Osnove menadžmenta - M.: Delo, 1992.; Hoyer V. Kako poslovati u Europi. - M .: Napredak, 1992.; Mercer D. IBM: menadžment u najprosperitetnijoj korporaciji na svijetu / Per. s engleskog - M .: Napredak, 1991 .-- 455 s; F. Kotler Osnove marketinga / Per. s engleskog - M .: Napredak, 1990 .-- 736 str. i tako dalje.

28 znanstvenika i stručnjaka 1 o povijesti javnih ustanova jasno demonstrira izgradnju sustava upravljanja u određenom povijesnom razdoblju i na taj način omogućuje proučavanje organizacije uredskog rada u upravljačkom aparatu.

Izvorni studij, kao znanstvena disciplina, dovoljno je blizak dokumentarnoj znanosti u smislu rješavanja problema sustavnog proučavanja dokumentarnog niza u povijesnom razvoju. U tom smislu, radovi Borodka-na L.I., Voronkova SV., Golikov A.G., Kashtanov S.M., Kozlov V.P., Medushevskaya O.M., Muravyev V.A., Sokolov A.K., Slavko T.I., Schmidt SO. i drugi omogućili su korištenje iskustva stečenog istraživanjem izvora za analizu evolucije dokumenata i dokumentacijskih sustava 2, uključujući

Vidi: N.P. Eroshkin. Povijest državnih institucija u predrevolucionarnoj Rusiji. - M .: Treći Rim, 1997 .-- 357 str; Korzhihina T.P. Povijest državnih institucija SSSR-a: Udžbenik. džeparac. - M .: Viša škola, 1986. - 399 str. Schmidt CO. Na počecima ruskog apsolutizma - Moskva: Progres, 1996.; Arkhipova T.G., Rumyantseva M.F., Senin A.S. Povijest javne službe u Rusiji 18.-20. stoljeća. - M .: RGGU, 1999 .-- 230 s; Strekopytov SP. Državno vodstvo znanosti u SSSR-u (1936-1958) Udžbenik. džeparac. - M., RGGU, 1991. - 92 str. 2 Vidi: O.M. Medushevskaya. Arhivistika i izvoroslovlje: jedinstvo i razlike kao problem interdisciplinarne interakcije // Archival Science and Source Study of Russian History. Problemi interakcije u sadašnjoj fazi: Dokl. i sažetaka. govori na drugoj sveruskoj konferenciji 12-13. ožujka 1996. / Federalna arhivska služba Rusije, VNIIDAD. - M, 1997. - S. 11-15; Voronkova S.V. Stupanj razvoja izvornog proučavanja dokumenata novijeg doba i njihovo objavljivanje u suvremenoj fazi // Ibid. - S. 26-31; Sokolov A.K. Društvena povijest: problemi izvoroslovlja i arhivistike // Ibid. - S. 57-63; Schmidt CO. Arheografija. Arhivistike. Izvorna studija / RSUH. PLIN Rusija. VNIIDAD. - M., 1997. - 363 s; Kaštanov SM. Eseji o ruskoj diplomaciji. - M .: Nauka, 1970. - 503 str.; Kaštanov SM. Ruska diplomacija: Udžbenik. priručnik za sveučilišta o specijalcima. "Povijest". - M .: Više. šk., 1988. - 231 s; V.P. Kozlov Rusko arhiviranje / ROSSPEN. - M., 1999.

29 le koristeći suvremene računalne metode.

Dakle, unatoč značajnom broju istraživanja provedenih u srodnim područjima postavljenog problema, moramo priznati vrlo slab razvoj stvarnog problema upravljanja dokumentima.

Dakle, pitanja o odnosu reforme javne uprave i uredskog rada, o ulozi državnog reguliranja dokumentarnog okruženja nisu razrađena, terminološki problemi dokumenta i njegova evolucija zahtijevaju dubinsko sustavno istraživanje. Od nedvojbenog interesa u povijesnom smislu je postsovjetsko razdoblje razvoja uredskog rada i dokumentacijske potpore menadžmentu, povezano s rješavanjem problema ulaska Rusije u svjetski informacijski prostor.

Do sada ne postoji cjelovita i cjelovita studija upravljanja dokumentima, uzimajući u obzir analizu primijenjenih novih informacijskih tehnologija. Takva istraživanja trebala bi dovesti do izgradnje koncepta upravljanja dokumentima i informacijama, temeljenog na kombinaciji mogućnosti tehnologije s prednostima papirnatog uredskog rada. Ovaj koncept se može nazvati upravljanjem informacijama.

Predmet istraživanja u disertaciji su dokumentirane informacije u sustavima upravljanja. Dokumentirane informacije u procesu upravljanja igraju ključnu ulogu, osiguravajući popunjavanje informacijskih resursa organizacija. U vezi s kompliciranjem strukture i sadržaja informacijskih resursa, eksplozivnim rastom njihovog volumena, javlja se najvažniji zadatak racionalnog upravljanja njima, koji je po svom značaju usporediv sa zadatkom modernizacije proizvodnje industrijskih proizvoda 1.

1 I.L. Bachilo s tim u vezi napominje da je "informacijski resurs kao proizvodna snaga podložan razumijevanju, procjeni, strukturiranju i regulaciji kao objekt pravnih odnosa." Ser. 1. Org. i metodologija inform. djela - 1998. - br. 3. - Str. 13.

Za sadašnje stanje dokumentarnog okruženja zaslužne su ne samo društveno-ekonomske transformacije, već i razvoj informacijskih tehnologija. Od velike su važnosti računalne tehnologije i alati koji na temelju važećeg zakonodavstva osiguravaju učinkovitost fiksiranja, prikupljanja, obrade, pretraživanja i prijenosa informacija, pouzdanost njihovog pohranjivanja, daljinski pristup, davanje informacija u pravo vrijeme, na pravi medij iu pravom obliku, uzimajući u obzir psihološke i ergonomske zahtjeve. Otvoren pristup svjetskim informacijskim resursima, prelazak na elektroničku dokumentaciju, pohranu i prijenos dokumenata, t.j. prijelaz na temeljno nove načine organiziranja informacija i pristupa njima, stavlja temeljno nove znanstvene i primijenjene probleme pred dokumentoslovlje, arhivistiku, dokumentologiju, bibliotekarstvo i druge znanstvene discipline koje imaju dokument kao predmet proučavanja. Njihovo rješenje zahtijeva razumijevanje bogatog povijesnog iskustva evolucije dokumenta kao nositelja informacija, razvoja uredskog rada, promjene nositelja i tehnologija te formuliranja odgovarajućih ovisnosti.

Predmet istraživanja je upravljanje dokumentima u organizacijama. Upravljanje dokumentima, kao predmet istraživanja, nova je znanstvena kategorija. No, temelji se na dosadašnjem iskustvu i teorijsko-metodološkim temeljima domaćeg upravljanja dokumentima, tradicionalno proučavajući dokument, dokumentacijske sustave, dokumentiranje procesa upravljačkih aktivnosti i organizaciju rada s dokumentima u menadžmentu. Upravljanje dokumentima smatramo višom etapom u razvoju koncepata kao što su uredski rad i upravljanje dokumentima.

Upravljanje dokumentima, kao univerzalni pojam, ima međunarodno priznanje i distribuciju. Označava područje uprave.

31 učinkovito upravljanje stvaranjem, korištenjem i pohranjivanjem dokumenata organizacije tijekom njihovog životnog ciklusa na načelima ekonomičnosti i učinkovitosti, korištenjem novih informacijskih tehnologija koje osiguravaju visokokvalitetno upravljanje u odnosu na dokumentaciju kao punopravni resurs upravljanja. Ako je uredskom radu dodijeljena uloga tehničke upravljačke funkcije, a upravljačkoj dokumentaciji pomoćna, tada je upravljanju dokumentima u organizaciji dodijeljena uloga glavne upravljačke funkcije.

Upravljanje dokumentima ne razmatramo apstraktno, već u specifičnim uvjetima funkcioniranja organizacija. Pod organizacijom se u ovom slučaju podrazumijeva svaka upravljačka struktura koja odgovara konceptu organizacije, bez obzira na njezinu hijerarhijsku razinu, funkcionalnu orijentaciju i oblik vlasništva.

Svrha istraživanja disertacije je riješiti znanstveni problem upravljanja dokumentima u kontekstu novih informacijskih tehnologija u organizacijama različitih tipova, formirati koncept upravljanja dokumentnim resursima za donošenje odluka na temelju upravljanja informacijama u povijesnom razvoju iu metodološki aspekt.

Za postizanje ovog cilja potrebno je riješiti sljedeće glavne zadatke:

analiza uloge informacija u upravljanju i strukture suvremenih informacijskih resursa u organizacijama;

proučavanje povijesti domaćeg uredništva i evolucije dokumenta kao osnove suvremenog upravljanja dokumentima;

istraživanje specifičnosti elektroničkih dokumenata;

4) razvoj principa za stvaranje nacionalnog sustava
upravljanje dokumentacijom i pitanja njezine zakonodavne potpore;

dokumentarna analiza suvremenih informacijskih tehnologija i automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima;

istraživanje upravljanja informacijama kao metodološke osnove za izgradnju sustava upravljanja dokumentima u organizaciji.

Kronološki okvir istraživanja određen je specifičnostima odabrane teme. U nekim područjima pokrivaju povijesno razdoblje od trenutka nastanka ruske centralizirane države do danas, ali najveći dio rada pokriva probleme upravljanja dokumentima posljednjeg desetljeća.

Udubljujući se u povijest uredskog rada, nastojali smo pratiti međuovisnost reformi javne uprave i reformi uredskog rada, identificirati kontinuitet i značajke uredskih sustava u različitim povijesnim epohama, prikazati proces transformacije dodatne proizvodnje u dokumentaciju. za upravljanje i stvaranje preduvjeta za prelazak na upravljanje dokumentima u suvremenim uvjetima informatizacije društva. Proučavanje dokumenta kao glavnog predmeta upravljanja dokumentima posljedica je procesa formiranja upravljanja dokumentima kao znanstvene discipline, stoga smo više pažnje posvetili razdoblju, počevši od 1960-ih godina, kada se dokumentno upravljanje kao znanstvena disciplina javlja. a pojavio se i značajan broj istraživanja o pitanjima vezanim uz funkcioniranje dokumenta u svim sferama javnog života. Pitanja automatizacije ureda razmatrali smo u neraskidivoj vezi s informatizacijom društva, čiji je početak postavljen širenjem elektroničke računalne tehnologije i razvojem automatiziranih upravljačkih sustava na prijelazu iz 60-ih u 70-e godine našeg stoljeća. Problem upravljanja informacijama kao znanstvena disciplina pojavio se u zapadnoj praksi početkom 1970-ih, te smo godine uzeli kao polazište za razmatranje ovog problema.

Stoga je interdisciplinarna priroda studije zahtijevala povijesne retrospekcije različite dubine, ovisno o tome koliko je to bilo potrebno za potrebe ovog rada.

Djelo uključuje prvenstveno probleme moderne ruske države. No, prema potrebi, granice istraživanja proširene su privlačenjem potrebne građe iz povijesti bivšeg SSSR-a, Ruskog Carstva i svjetskog iskustva. To je omogućilo stvaranje dovoljne istraživačke baze i primjenu komparativne metode za pronalaženje optimalnih znanstvenih rješenja.

Kao radnu hipotezu iznijeli smo stajalište da je Ruska Federacija sazrela potrebne preduvjete za široku primjenu upravljanja dokumentima u organizacijama na temelju metodologije upravljanja informacijama, što odgovara dostignutom stupnju informatizacije zemlje i znanstveno-tehnološkim napredak, društveno-ekonomski uvjeti, kao način organiziranja rada s dokumentima kao punopravnim informacijskim resursom u cilju postizanja učinkovitosti upravljanja i gospodarskog djelovanja organizacija.

Temelj metodologije istraživanja ove disertacije je realističan i sveobuhvatan pristup analizi razvoja upravljanja dokumentima, njegovo cjelovito i dinamično sagledavanje, uzimajući u obzir cjelokupni skup činjenica i odbacivanje ideologizirane dogmatske pogled na povijest problema. Metodologija rada je kreativna kombinacija različitih metoda: općeznanstvenih, metoda drugih znanosti i stvarnih dokumentarističkih metoda. Za rješavanje postavljenih zadataka korištene su tradicionalne metode istraživanja: povijesna, sistemska, metoda usporedbe (komparativna istraživanja), strukturna i funkcionalna, metode klasifikacije i modeliranja široko korištene u dokumentoslovlju, statističke, kao i druge privatne metode.

Treba priznati da su metodološki problemi upravljanja dokumentima danas središnji i još uvijek neriješeni. Slična se situacija uočava i u arhivistici, gdje su znanstvenici učinili mnogo više u stvaranju novog metodološkog temelja. Time se postavlja pitanje filozofije arhivistike kao sredstva za razvoj novog općeg pristupa razumijevanju uloge dokumenata i arhiva u suvremenom društvu. Nije slučajno da je V.P. Kozlov u svom radu o odnosu profesija povjesničara i arhivista postavlja zadaću shvaćanja filozofije arhivistike 1, a T.I. Horhordin poziva na razvoj nove znanstvene discipline "arhozofija" 2 koja je na sjecištu metodologije i teorije znanosti o znanosti, filozofije (kulturologija) i informatike. E.V. Starostin je još 1991. godine, osjećajući potrebu za promjenom metodologije arhiviranja, predložio termin "arhologija", što znači znanstvena disciplina koja proučava čitav niz problema povezanih s procesom dokumentiranja raznolikog života ljudskog društva 3.

Baš kao i u arhivistici, i u dokumentoslovlju filozofija djeluje kao opća metodologija znanosti. Potreba za filozofskim razumijevanjem problematike upravljanja dokumentima posebno se jasno očitovala sredinom 1980-ih, dolaskom novih informacijskih tehnologija u sferu upravljanja, pojavom “bez papira” alternative informacijskoj podršci.

V.P. Kozlov Povjesničar i arhivist: opće i posebne struke // Međunarodni znanstveni skup "Povjesničari i arhivisti: suradnja u očuvanju i poznavanju prošlosti u interesu sadašnjosti i budućnosti." 27.-28. studenog 1997. Moskva: Zbornik radova - M., 1998. - S. 15-28.

2 Vidi: T.I. Khorkhordin. Od arhivistike do arhozofije? // Radovi Povijesno-arhivskog instituta
statut. - T.ZZ / RSUH. - M., 1996. -S. 185.

3 Starostin E.V. Arhologija. Ostvarivanje povijesnog mišljenja // Problemi domovine
vojna povijest razdoblja feudolizma: Sažeci. izvješće / MGIAI. - M., 1991. - S. 240. Vidi tako
isto: Otech. arhiva. - 1999. - br. 3. - Str. 123.

35 upravljanja, masovno korištenje računala kao oruđa rada, što je za rukovodeće osoblje imalo ozbiljne društvene posljedice. Po prvi put ovaj zadatak je postavila A.N.Sokova 1. Njegovo rješenje postaje posebno važno danas, kada se društvo nalazi u različitim dijelovima tranzicijskih država (od planske do tržišne, od socijalističke ideologije do ideologije demokracije, od industrijskog do informacijskog društva). U ovim uvjetima uloga metodologije se teško može precijeniti.

Interdisciplinarne metode općenito nemaju filozofsko podrijetlo. Nastale su u dubinama drugih znanosti (matematika, teorija informacija, kibernetika, sociologija itd.) i na njihovom spoju. Ove metode su opće znanstvene prirode. To uključuje metode povijesnog i logičkog istraživanja, sistemske metode, informacijske, vjerojatno-statističke, strukturno-funkcionalne metode, metodu klasifikacije. Korištenje općeznanstvenih metoda u dokumentoslovlju omogućuje širu upotrebu dostignuća drugih područja znanja, proširuje istraživačke sposobnosti i kognitivni aparat. Međutim, prilikom njihovog korištenja iznimno je važno, po našem mišljenju, uzeti u obzir izjavu O.M. Medushevskaya da "za učinkovit interdisciplinarni dijalog ponekad nedostaje glavna stvar, naime, jasna ideja o zajedničkom objektu, koji nam različiti pristupi dopuštaju da vidimo kao obimniji, svestraniji i sustavniji" 3.

Sokova A.N. Dokumentacija kao znanstvena disciplina: objekt, predmet, glavni zadaci

// Dokumentiranje aktivnosti upravljanja: sub. znanstvenim. djela / VNIIDAD. - M.,

1986. -S. 24-25 (prikaz, stručni). 2 Ursula A. D. Filozofija i integrativni općeznanstveni procesi. Moskva: Nauka, 1981.-- S. 163-177. 3 Medushevskaya O.M. Arhivistika i izvorna studija: jedinstvo i razlike kao problem

interdisciplinarna interakcija // Arhivistika i izvorna studija ruskog jezika

Vodeću ulogu u metodologiji upravljanja dokumentima ima povijesna metoda koja se temelji na proučavanju povijesti u njenoj specifičnoj raznolikosti, utvrđivanju suštine razmatranih pojava misaonim ponovnim stvaranjem povijesnog procesa. Povijesna metoda usko je povezana s metodom proučavanja izvora. Povijesnoj znanosti nedostaje izravno promatranje onoga što bi htjela proučavati. Proučavanje izvora djeluje kao metoda proučavanja prošlosti stvarnosti kroz medij ljudske percepcije, zabilježene u izvorima, uključujući dokumente 1. Korištenje novih informacijskih tehnologija u radu povjesničara dovelo je do pojave računalnih izvornih studija ili povijesne informatike 2.

Ključnu ulogu u ovom radu ima sistemska metoda kao smjer znanstvene spoznaje, koja se temelji na razmatranju objekata kao sustava, t.j. otkrivanje cjelovitosti objekta, identificiranje različitih vrsta veza u njemu i njihovo dovođenje u jednu sliku 3.

Metoda funkcionalne analize omogućuje vam proučavanje uloge i značaja

bučna povijest. Problemi interakcije u sadašnjoj fazi: Dokl. i sažetaka. govorio. na drugoj sveruskoj konf. 12-13. ožujka 1996. / Federalna arhivska služba Rusije, VNIIDAD. - M., 1997. - S. 12.

1 Danilevsky I.N., Kabanov V.V., Medushevskaya O.M., Rumyantseva M.F. Izvorna studija: Teorija. Povijest. Metoda. Izvori ruske povijesti: Udžbenik. priručnik / RSUH. - M., 1998. -S. 23-24 (prikaz, stručni).

Sokolov A.K. O trenutnom stanju i izgledima rada s arhivom strojno čitljivih dokumenata. - Krug ideja: Novo u povijesnoj informatici // Proceedings of the I Conference of the Association "History and Computer" / Mosgorarkhiv. - M., 1994. - S. 71.

3 Avtokratov V.N., Ovezov B.B. Neki aspekti analize sustava (u odnosu na dokumentarnu i arhivistiku) // Tez. poruke teorijskom seminaru "Pitanja sustavnog pristupa istraživanju u području dokumentarne informacije" (lipanj 1972.). - M, 1972 .-- S. 18-28.

37 upravljačkih dokumenata nastalih u djelatnostima organizacija i kombiniranih u odgovarajućim dokumentacijskim sustavima 1. Strukturno-funkcionalna analiza omogućuje proučavanje pojava i procesa kao sustava u kojima svaki element strukture ima određenu svrhu (funkciju) u aktivnostima upravljanja. Njegova primjena može se ilustrirati jednim od klasičnih primjera V.N. Avtokratov, koji je ukazao na uzročno-posljedičnu vezu između aktivnosti osnivača fonda i formiranja organski cjelovite zbirke dokumenata, koja je „informacijska kopija“ aktivnosti osnivača fonda 2. Logičan razvoj strukturno-funkcionalne metode u dokumentoslovlju je metoda modeliranja koja se široko koristi u različitim područjima znanosti. Modeliranje je metoda proučavanja predmeta (izvornika) stvaranjem i istraživanjem njegove kopije (modela), zamjenom originala, s određenih strana koje su od interesa za istraživača 3. Model je sustav s vlastitom strukturom i funkcijom, koji odražava strukturu i funkcije izvornog sustava; on je posredna karika između teorije i stvarnosti. Stoga je model u stanju odražavati ne samo

Teorija i praksa ispitivanja vrijednosti dokumenata i nabave državnih arhiva SSSR-a // Proceedings of VNIIDAD. - M, 1974 .-- T. IV. - 1. dio; V.N. Avtokratov, A.V. El-pat'evsky Problemi nabave državnih arhiva suvremenim dokumentima (izvoroslovni aspekt) // Izvorni studij nacionalne povijesti: Sub. članaka. - M .: Nauka, 1976; Rudelson K.I., Shepukova N.M. Problemi ispitivanja vrijednosti dokumenata i nabave državnih arhiva // Pitanja povijesti. - 1983.

- br. 2. - S. 56-69.

2 Autokrati V.N. Pojam nastanka u arhivistici // Arheografski godišnjak
za 1978. godinu. - M .: Nauka, 1979 .-- Str. 142.

3 Filozofski enciklopedijski rječnik. 2. izd. - M .: Sovjetska enciklopedija, 1989.

4 Autokrati V.N. O pitanju metodologije arhivistike // Arheografski godišnjak
za 1969. -M .: Nauka, 1971. -S. 27.

38 na karakteristike originala, ali i na njegove željene parametre. Metoda modeliranja se široko koristi u upravljanju dokumentima i dokumentima.

Ova metoda je usko povezana s informacijskom metodom u znanosti o dokumentima, t.j. uz primjenu odredaba teorije informacija na dokumente i tokove dokumenata. Akademik N.P. Eršov je s pravom primijetio da je “informacijski model sučelje kroz koje informatika ulazi u odnose s privatnim znanostima, ne stapajući se s njima i istovremeno ih ne apsorbirajući” 1. Informacijski pristup dokumentima služi u svrhu procjene kvalitete informacija sadržanih u njima, proučavanja procesa njihove transformacije u dokumentirane informacije u upravljanju. Proučavanje sustava dokumenata kao informacijskih sustava omogućuje nam da identificiramo značajke distribucije informacija putem komunikacijskih kanala u menadžmentu, kao i obrasce tog procesa.

Informacijska metoda podrazumijeva primjenu tehnike za mjerenje parametara dokumentarne informacije. Glavni problem mjerenja dokumentarnih informacija povezan je s prijevodom kvalitativnih karakteristika.

1 Eršov N.P. Informatika: predmet i pojam // Cybernetics Formation of Informatics.
- M., 1986.- S. 30.

2 Zbornik VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973.; V.N. Avtokratov Izvorna studija i informacije
pristupi teoriji pregleda dokumenata (Pitanja analize arhivistike
kriterija vrijednosti) // Materijali znanstveni. konf. o problemima nabave dokumenata
talni izvori državnog arhiva SSSR-a. - M., 1976. - 1. dio; Rudel-
San K.I., N.M. Shepukova Problemi ispitivanja vrijednosti dokumenata i nabave
državni arhiv // Pitanja povijesti. - 1983. - br. 2; Elpatievsky A.V. Oko je
korištenje koncepata teorije informacija u suvremenoj arhivistici // Proceedings
VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973. - S. 264-271; Shapiro V.D. i ostalo upravljanje projektima.
Strano iskustvo. - SPb .: Dva .. Tri, 1993.; Mark D., McGown K. Strukturalna metodologija
analiza i dizajn / Metatechnologiya. - M., 1993, itd.

39 statistika u kvantitativnom 1. Odredbe izvorne metrike nisu se dalje razvijale, iako bi njihova primjena u okviru informacijske metode mogla omogućiti provođenje kvalitativne analize zbirke pisanog izvora zemlje, kao i razvoj metoda za predviđanje formiranja dokumenata i nabava arhivskog fonda.

Uzimajući u obzir nedovoljno razvijenu temu, pri radu na disertaciji korišten je širok raspon izvora koji se mogu podijeliti u sljedeće glavne skupine: zakonodavni i državni akti o informatizaciji, arhiviranju, dokumentaciji, uredskom radu i standardizaciji. ; normativni i metodološki materijali, državni standardi; disertacije i sažeci o dokumentarstvu, dokumentarstvu i arhivistici; rječnici, metodička literatura; znanstvena izvješća, istraživački materijali pohranjeni u referentno-informativnom fondu OCSTI VNIIDAD i arhivski dokumenti.

Osim toga, u procesu izrade rada autor je koristio vlastito iskustvo u znanstveno-istraživačkom i organizacijskom dizajnu o pitanjima upravljanja dokumentima, dokumentacijske potpore menadžmentu (uredski rad), rezultata inozemnih praksi.

Dokumentoznanost kao znanstvena disciplina u cjelini temelji se na svim dosadašnjim istraživanjima i praksi u području ruskog i sovjetskog uredskog rada, na inozemnom iskustvu. Važno je obratiti pažnju

Ilizarov B.S. O pitanju jedinstva pristupa izvornog proučavanja i informiranja u određivanju vrijednosti dokumenata // Proceedings of VNIIDAD. - M., 1976. - T. 6. - 1. dio. - S. 257; To je isto. Problemi mjerenja u izvoroslovlju i arhivistici (Glavni izvor mjerenja i mjerenja dokumenata) // Metodološka pitanja upravljanja dokumentima, arhivistika, arheografija: Sat. izvješće metodološki seminar VNIIDAD. - M., 1978. - Br. 2. - S. 62-110; To je isto. Izvorometrijski problemi arhivistike (Metode mjerenja volumena pisanih informacija): Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1981.

40 u nastavku povijesnih korijena problema, bez čijeg identificiranja je nemoguće ispravno razumjeti trenutno stanje i aktualne zadaće upravljanja dokumentima.

U tom smislu zanimljiva je skupina zakonodavnih i regulatornih pravnih akata, čije proučavanje omogućuje praćenje razvoja državne regulacije uredskog rada.

U predrevolucionarnoj Rusiji dosljedno je bio na snazi ​​niz pravnih akata koji su učvrstili pravila reda i kolegijalnog uredskog rada 1. Među njima je potrebno istaknuti Opći propis iz 1720. godine, koji je po prvi put u povijesti Rusije postavio uredski rad na čvrstu osnovu zakona i odredio njegova temeljna načela za gotovo dva stoljeća 2.

U sovjetsko vrijeme pažnja se također posvećivala pitanjima dokumentacije i njihovom zakonodavnom oblikovanju. Prvi dekreti sovjetske vlade o činovničkim pitanjima bili su po prirodi različiti pravni akti o aktualnim pitanjima dokumentiranja upravljačkih radnji. Njihov se odraz može naći u objavljenim zbirkama propisa 3.

Sljedeća skupina pravnih akata, koja je korištena u radu, povezana je s aktivnostima NK RFL SSSR-a i njemu podređenih tijela na poboljšanju uredskog rada 1920-ih i ranih 30-ih godina 4.

1 Zakonik XV-XVII stoljeća. - M.-L., 1952.

2 Opći propisi od 28. veljače 1720. // PSZ Ruskog Carstva. - T. VI. -
br. 3534; Institucije za upravu pokrajina Sveruskog Carstva // PSZ Russian
Carstvo. Prikupljeno 1. - T. XX. -Br. 14392; Opća ustanova ministarstava 1811. // PSZ
Rusko Carstvo. Prikupljeno 1. - T. XXXI. - br. 24686.

3 Zbirka legalizacija i naredbi Radničko-seljačke vlade RSFSR-a (1918.-
1923).

4 Znanstvena organizacija rada, proizvodnje i upravljanja: Zbornik dokumenata i materijala

1918-1930 -M., 1969.

Posebnu pozornost zahtijevali su normativni akti sovjetske vlade, koji dosljedno otkrivaju prelazak uredskog rada u nadležnost arhivskih tijela, promjenu njihovih zadaća i funkcija u sovjetskom razdoblju povijesti, kao i dokumenti koji se odnose na razvoj Jedinstvenog državnog sustava uredskog rada.

Glavni pravni akt koji definira modernu državnu politiku i prava ruskih građana u području razmjene informacija i dokumentacije je Ustav Ruske Federacije. Kaže: “Svatko ima pravo slobodno tražiti, primati, prenositi, proizvoditi i distribuirati informacije na bilo koji zakonit način...” (4. dio, članak 29.).

Posljednjih godina u Ruskoj Federaciji, u razvoju ustavnih normi na zakonodavnoj razini, utvrđeni su temelji državne politike u odnosu na informacije i dokumentaciju. Temeljni zakon u ovoj oblasti je Savezni zakon "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" 2. Ovim zakonom definiran je pravni režim dokumentiranja informacija, vlasništvo nad pojedinim dokumentima i pojedinačnim nizovima dokumenata u informacijskim sustavima, kategorije informacija prema stupnju pristupa i postupak pravne zaštite informacija. Zakon također utvrđuje odgovornost tijela javne vlasti, organizacija i njihovih službenika za prekršaje u radu s dokumentiranim informacijama 3.

Važno mjesto u nizu zakonodavnih akata koji reguliraju rad s dokumentima zauzima zakonodavstvo o Arhivskom fondu Rusije.

Glavni dekreti i dekreti sovjetske vlade o arhiviranju 1918-1982. // Glavarchiv SSSR-a. - M., 1985.

2 SZ RF. - 1995. - br. 8. - čl. 609.

3 Vidjeti: M.D. Zakonska regulativa informacijskih procesa u Rusiji
ove 1990-ih. // Uredski posao. - 1998. - br. 2. - S. 18-23.

42 Federacije i arhivi 1. Sastoji se od Osnova zakonodavstva Ruske Federacije "O Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhiva" i odgovarajućih zakona republika unutar Ruske Federacije, drugih pravnih akata Ruske Federacije i republika, kao i teritorija , regije, autonomne regije, autonomne oblasti, gradovi Moskva i St. Osnove zakonodavstva uređuju ustroj, organizaciju pohrane, računovodstvo, korištenje arhiva i arhivskih fondova te upravljanje njima radi osiguranja sigurnosti arhivskih dokumenata i njihove sveobuhvatne uporabe u interesu građana, društva i države. Međutim, ovi okviri ne sadrže pravno reguliranje pitanja uredskog rada.

Reguliranje odnosa u području prijenosa informacija izvan Ruske Federacije i njihovog primanja izvana u Rusiju provodi se na temelju Federalnog zakona "O sudjelovanju u međunarodnoj razmjeni informacija". Svrha ovog zakona je stvoriti uvjete za učinkovito sudjelovanje Rusije u međunarodnoj razmjeni informacija u okviru jedinstvenog svjetskog informacijskog prostora.

Za ovaj rad od posebne je važnosti bilo poznavanje niza srodnih zakona, među kojima treba spomenuti Zakon Ruske Federacije "O autorskom i srodnim pravima, te izmjenama i dopunama na njega" 3, Zakon Ruske Federacije "O Pravna zaštita programa za elektronička računala i baze podataka "4, Zakon Ruske Federacije" O državnim tajnama i promjenama i dodatnim

1 Bilten Kongresa narodnih poslanika Ruske Federacije i Vrhovnog Sovjeta Ruske Federacije. - 1993. - br. 33. -
Umjetnost. 1311.

2 SZ RF. - 1996. - br. 28. - čl. 3347.

3 Bilten Kongresa narodnih poslanika Ruske Federacije i Vrhovnog Sovjeta Ruske Federacije
Ruska Federacija. - 1993. - br.32. - čl. 1242; SZ RF. - 1995. - br. 30. - čl. 2866.

4 Bilten Kongresa narodnih poslanika Ruske Federacije i Vrhovnog sovjeta Ruske Federacije
Ruska Federacija. - 1992. - br. 42. - čl. 2325.

43 mišljenja njemu", savezni zakoni" O komunikacijama "," O saveznim feld-jaeger komunikacijama "," O poštanskim komunikacijama.

U proces rada uključeni su i strani zakonodavni akti ovog smjera (Češka, Bjelorusija, Kirgistan, SAD, Njemačka itd.) 5.

Važni izvori istraživanja su regulatorni i metodološki materijali i državni standardi o pitanjima dokumentacije, klasifikatori i popisi dokumenata. U ovoj skupini izvora potrebno je istaknuti sva izdanja jedinstvenog državnog sustava uredništva, jedinstvene dokumentacijske sustave, pravila za rad državnih i resornih arhiva, popise dokumenata s naznačenim rokovima čuvanja, upute za uredski rad, prospekte i opisi razvijenih automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima, državni standardi SSSR-a i Ruske Federacije i međunarodni standardi u području dokumentacije.

Najcjelovitiji međusektorski dokument u području dokumentarne potpore upravljanja do sada je Državni sustav dokumentacijske potpore upravljanja, koji je odobrio odbor Glavarchiva SSSR-a 27. travnja 1988. 6. Na temelju GSDOU bio je

1 SZ RF. - 1997. - br. 41. - S. 8220-8235; na istom mjestu. - čl. 4673.

2 SZRF. - 1995. - Broj 8. -Sv. 600.

3 SZ RF. - 1994. - Broj 34. -Sv. 3547.

4 SZ RF. - 1995. - br. 33. - čl. 3334.

5 Vidi: Američki savezni zakon o upravljanju dokumentima - CIF OCSTI VNIIDAD.
br. 856 "p"; Zakon o arhivskim poslovima Češke Republike // Inform. OCSTI bilten
VNIIDAD. -1994. - br. 5-6; Zakon o arhivskim poslovima Republike Bjelorusije // Arhiv i
uredski posao. - Minsk, - 1999. - br. 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archivar. - 1997. - br. 2. - S. 259-287 i dr.

6 Državni sustav dokumentacijske potpore za upravljanje. Osnovni položaji
niya. Opći zahtjevi za dokumente i dokumentacijske usluge. Odobreno

44, Standardne upute za uredski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije 1993. 1.

U izradi disertacijskog istraživanja korišteni su brojni časopisi: "Domaći arhiv", "Bilten arhivista", "Uredski rad", "Tajnički poslovi", "Kadrovska služba", drugi časopisi stručne i srodne tematike, građa. znanstvenih skupova, seminara i simpozija. Također su uključene publikacije stranih znanstvenih časopisa, uglavnom "Records management guarterly" (SAD), "Nachrichten fur Dokumentation", "Der Archivar", "Cogito" (Njemačka).

U procesu pisanja disertacije korišteni su terminološki rječnici, nastavni planovi i programi MGIAI i RSUH u disciplinama dokumentarne i arhivistike, kao i srodnim disciplinama 2.

U tijeku rada arhivski dokumenti na predmet istraživanja

reno od strane kolegija SSSR Glavarchiv 27. travnja 1988., naredba Glavarchiva SSSR-a od 25. svibnja 1988., br. 33 / SSSR Glavarchiv, VNIIDAD. - M, 1991.

1 Pripremio i odobrio Rosarhiv u skladu s naredbom
država Ruske Federacije od 24. lipnja 1992. br. 1118-r. Registriran u Ministarstvu pravosuđa Ruske Federacije
05.08.93. br. 321 / Rosarchiv. - M., 1997.

2 Rječnik moderne arhivske terminologije socijalističkih zemalja. Problem 1-2 / Glavar
Khiv SSSR. VNIIDAD. - M., 1982-1988. - Problem. 1.- 445 str., br. 2 - 317 s; Gredas-
va N.I., Repulo L.V. Englesko-ruski rječnik arhivske terminologije. Problem 1 / RSUH. IAI.
- M., 1992. - 187 str.; Njemačko-ruski terminološki rječnik „Informacija i dokument
mentacija“/ Voditelji teme: M.V. Larin (VNIIDAD), T. Seeger (Sveučilište u Potsdamu) /
VNIIDAD. - Potsdam-M., 1993-1994. - 37 str. - Rukopis je deponiran u OCSTI prema
upravljanje dokumentima i arhiviranje 1. ožujka 1996., broj 141-96; Dokumentacija: Pro
gram kolegija za specijalnost br. 220600 - Organizacija i tehnologija zaštite informacija
cija / RSUH. Fac. zaštita informacija. - M., 1997. - 23 str. Teorijski i metodološki arhiv
denia: Program tečaja za specijalnost br. 020800 - Povijesna i arhivska znanost / Rusko državno sveučilište za humanističke znanosti.
IAI. Kafić. teorija i metode arhivistike. - M., 1996. - 43 str. i tako dalje.

45 praćenja. Arhivski dokumenti o povijesti sklapanja i razvoja sovjetskog uredskog rada posebno su važni za istraživanje. Među njima valja istaknuti dokumente RKI NK koji su se posebno bavili pitanjima unaprjeđenja uredskog rada 1920-ih. Fondovi NK RKI i Instituta za tehnologiju upravljanja, kao i drugih institucija 1 daju ideju o organizaciji i sadržaju rada na objedinjavanju i standardizaciji dokumenata, na racionalizaciji uredskog rada, na teorijskim istraživanjima iz područja. znanstvene organizacije rukovodećeg rada i uredskog rada. Tijekom djelovanja tijela NK RFL rodila se ideja o stvaranju jedinstvenog državnog normativnog akta koji bi regulirao uredski rad.

Glavne odredbe i zaključci disertacije izravno su povezani s istraživačkim radom ovog profila, koji provodi Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove Federalne arhivske službe Rusije i našli su praktičnu primjenu u razvoju niza istraživačkih tema koje su provedene pod vodstvom autora, te u sklopu regulatornog i metodološkog razvoja Instituta 2.

1 GARF. F. R-374 (Narodni komesarijat radničke i seljačke inspekcije SSSR-a); F. R-
4084 (Državni institut za tehnologiju upravljanja); F. A-406 (Narodni komesarijat
Radnička i seljačka inspekcija RSFSR-a); RGAE, F. 484 (Potrošač Centralne unije
društva SSSR-a); F. 1884 (Ministarstvo željeznica SSSR-a); F. 3527 (ministar
komunikacijski sustav SSSR-a); F. 7733 (Ministarstvo financija SSSR-a).

2 Pogledajte izvješća o istraživanju i razvoju o temama:

"Teorija i praksa upravljanja informacijama u upravljačkim strukturama tržišnog gospodarstva" (1994.-1997.); „Izrada Rječnika suvremenih arhivskih pojmova iz područja informacija i dokumentacije“ (1994.); „Izrada rječnika suvremene arhivske terminologije zemalja članica ISA“ (1994.-1999.); "Priprema novog izdanja Temeljnih pravila za rad Državnog arhiva" (1996.-1999.); „Priprema novog izdanja Dr

Novost i mogućnost razvoja postavljenog problema povezana je s nedostatkom temeljnih teorijskih i primijenjenih znanstvenih istraživanja u području upravljanja dokumentima u organizacijama u domaćoj dokumentoslovlju.

Bitna razlika između ovog rada je u tome što je riječ o prvom sustavnom studiju kojeg karakterizira interdisciplinarni pristup, sveobuhvatan studij koji koristi metodologiju povijesti i upravljanja informacijama, kao i tehnike i metode upravljanja dokumentima, arhivistike i informatike. Posebnost studije je pravna opravdanost predloženih rješenja. U disertaciji se dosljedno uvodi ideja da upravljanje dokumentima u kontekstu suvremenog upravljanja i razvoja novih informacijskih tehnologija treba postati nova faza u razvoju dokumentarne potpore menadžmentu, čija je glavna značajka prepoznavanje informacijskog resursa kao jednoga. najvažnijih resursa upravljanja i proizvodno-gospodarskih aktivnosti svake organizacije... U disertaciji se po prvi put istražuju problemi elektroničkih dokumenata i prikazuje njihovo mjesto u sustavu upravljanja dokumentima.

Po prvi put se predlažu mjere usmjerene na proširenje pravnog područja za reguliranje životnog ciklusa dokumenata u operativnom upravljanju kroz izradu zakona o dokumentaciji, čiji je koncept i glavni sadržaj dan u disertaciji. Izrađeni su prijedlozi o sadržaju i praktičnom mehanizmu za provođenje državne politike u području službene dokumentacije, koji, po našem mišljenju,

besplatni sustav dokumentacijske potpore upravljanja" (1997.-1999.); "Dokumentarna i arhivska problematika elektroničkih dokumenata". Analitički pregled (1999) Upravljanje informacijama u suvremenim upravljačkim strukturama: Metoda, preporuke / VNIIDAD. - M., 1996. i drugi.

47 pomoći će otklanjanju kriznih pojava u području dokumentacije i organizacije rada s dokumentima u praktičnom upravljanju.

U disertaciji se predlaže primjena metodologije upravljanja informacijama kao novog znanstvenog smjera u odnosu na upravljanje dokumentima. Korištenje metodologije upravljanja informacijama omogućit će rješavanje mnogih pitanja teorije i prakse upravljanja dokumentima u suvremenim organizacijama, integraciju dokumentacije i informacija u jedinstveni informacijski resurs i izgradnju učinkovito operativne informacijske infrastrukture organizacije temeljene na nizovima dokumenata i informacija ( informacijski resursi), informacijska tehnologija, komunikacijski alati i osoblje kako bi se osigurala najjeftinija dokumentacija (informacijska) potpora procesima upravljanja.

Glavne odredbe rada disertacije iznesene su u publikacijama na temu istraživanja, koje je autor provjeravao u izvješćima i izvješćima na nizu znanstvenih skupova. Među njima je vrijedno spomenuti kao što je godišnja Međunarodna znanstvena i praktična konferencija „Dokument u informacijskom društvu” (1993-1999), Sveruska konferencija „NTI-95”, Sveruska konferencija „Arhivska znanost i izvor Studij ruske povijesti: problemi interakcije u sadašnjosti (1996., 1999.), znanstveno-praktični skup „Dokument. Arhiva. Povijest. Modernost ”Uralskog državnog sveučilišta (2000.), konferencije Povijesno-arhivskog instituta Ruskog državnog sveučilišta za humanističke znanosti, metodološki seminar VNIIDAD-a, godišnja znanstvena konferencija Međunarodnog instituta za arhivistiku (1994.-2000.) ( Maribor, Slovenija), znanstveni skupovi Njemačkog društva dokumentiranih znanstvenika (1994., 1997.), Međunarodni kolokvij o informacijama i dokumentaciji (FRG, 1994.), Međunarodni forum o elektroničkim dokumentima (Bruxelles, 1997.);

48 Sveruska konferencija "Pravni problemi informacijskog društva" (1999.).

Mnoge kategorije znanstvenih i praktičnih radnika zainteresirane su za korištenje dobivenih rezultata. Rad je posebno zanimljiv za praktične aktivnosti u izgradnji sustava za upravljanje dokumentima ili stvarnih sustava upravljanja informacijama.

Materijali disertacije i njezini zaključci mogu se koristiti u izradi generalizirajućih radova i udžbenika o pitanjima suvremenog upravljanja dokumentima, pri odabiru metodologije za razvoj i projektiranje automatiziranih sustava upravljanja dokumentima u organizacijama.

Materijali disertacije od praktične su važnosti pri čitanju općih i posebnih kolegija, na seminarima, pri određivanju tema i načina izvođenja studentskih kolegija i diplomskih radova.

Odredbe disertacije korištene su u izradi nacrta novog izdanja Državnog sustava dokumentacijske potpore upravljanju, nacrta Standardne upute za Ured federalnih izvršnih tijela, u izradi metodoloških preporuka, državnih standarda. , terminološki rječnici, niz istraživačkih radova prema planu istraživanja Federalne arhivske službe i potprogramu "Razvoj arhivistike u Ruskoj Federaciji u okviru Saveznog ciljnog programa "Razvoj i očuvanje kulture i umjetnosti", uz implementaciju projekt "Izrada i razvoj informacijskog sustava za regulatorne, metodološke i pravne informacije za vođenje evidencije i arhivske poslove" Saveznog ciljanog znanstveno-tehničkog programa "Istraživanje i razvoj u prioritetnim područjima razvoja znanosti i tehnologije u civilne svrhe" za 1996-2000 (državni ugovor br. 205-19100) - P, voditelj projekta MV. Larin).

Svrha i ciljevi istraživanja doveli su do odabira strukture disertacije

49 cija. Disertacija se sastoji od uvoda, pet poglavlja i zaključka.

Uvod otkriva relevantnost teme, stupanj njezine proučenosti, definira ciljeve i zadatke, kao i metode istraživanja, prezentira historiografiju problematike.

Prvo poglavlje ispituje odnos informacije i dokumentacije u formiranju informacijskih resursa organizacije, procese pretvaranja informacija u dokumente.

Drugo poglavlje posvećeno je razvoju upravljačkog dokumenta, njegovoj terminologiji i osobitostima elektroničke dokumentacije.

Treće poglavlje ispituje povijesne aspekte razvoja uredništva, sustave upravljanja dokumentima u svezi s reformom države i suvremene probleme dokumentarne potpore menadžmentu, daje obilježje njihove pravne potpore i detaljno razumijevanje upravljanja dokumentima.

Četvrto poglavlje bavi se teorijom i praksom primjene novih informacijskih tehnologija u izgradnji specifičnih sustava automatizacije za upravljanje dokumentima u organizacijama.

U petom poglavlju formulirana je nova metodologija upravljanja informacijama u odnosu na upravljanje dokumentima u suvremenim uvjetima otvorenog društva.

U zaključku se sumiraju rezultati istraživanja i izrađuje strategija kompleksnog rješavanja problema znanstvenog, organizacijskog i praktičnog rada u ovom smjeru.

Informacijska infrastruktura organizacije

U suvremenom svijetu djeluje mnogo različitih organizacija. Pod organizacijom podrazumijevamo skupinu ljudi čije su aktivnosti namjerno koordinirane radi postizanja zajedničkog cilja ili ciljeva1.

U ruskoj literaturi organizacija se shvaća kao „skup ljudi, grupa ujedinjenih radi postizanja cilja, rješavanja problema na temelju načela podjele rada, podjele dužnosti i hijerarhijske strukture; javna udruga, državna ustanova „2. Organizacije su stvorene kako bi zadovoljile različite potrebe ljudi i stoga imaju širok raspon namjena, veličina, struktura i drugih karakteristika3.

Organizacije i njihove funkcije mogu se klasificirati na temelju različitih načela prema: vrsti i prirodi gospodarske djelatnosti; pravni status; priroda imovine; sfere djelatnosti; vlasništvo kapitala; broj zaposlenih; stil upravljanja itd. Pritom treba napomenuti da su, unatoč vanjskim razlikama, zajednička obilježja, slični oblici, metode i tehnologije rada vidljivi u aktivnostima organizacija.

U teoriji društvenog upravljanja i sociologiji organizacija postoje dva komplementarna alternativna pogleda na mehanizam i logiku razvoja organizacija1. Prvi je povezan s klasičnom teorijom upravljanja i tumači mehanizme organizacijskog razvoja, oslanjajući se na premisu "racionalnosti" aktivnosti menadžera koji razvijaju i provode društvene projekte za rekonstrukciju organizacija. Istodobno, kvarovi i disfunkcije koje nastaju u vezi s ovom aktivnošću objašnjavaju se ili nedostacima u izvornom projektu, ili pogreškama učinjenim tijekom njegove provedbe. Drugi, pozivajući se na tradicije funkcionalizma, izbjegava apsolutizaciju racionalne komponente i pokušava razumjeti logiku organizacijskog razvoja, polazeći od koncepta organizacija kao kvazi-prirodnih samoorganizirajućih sustava koji se razvijaju prema nekim objektivnim zakonima.

Prvi se može konvencionalno označiti kao "subjektno-racionalistički", drugi - "kao prirodno-objektivistički". Bit koncepta je da društvo ima zajedničku biološku osnovu s biotičkim zajednicama, kojoj se pripisuje uloga određene osnove i pokretača društvenih promjena. Prisutnost te osnove omogućuje primjenu univerzalnih ekoloških zakona na nju, na primjer: načelo međuovisnosti i komplementarnosti, iz čega proizlazi da takozvana simbiotska zajednica postaje oblik postojanja društvenih jedinica; princip prirodne selekcije.

Organizacijska ekologija je pristup unutar sociologije organizacija koji primjenom odredbi i logike socijalne ekologije objašnjava stanje organizacija, njihovu morfologiju, raznolikost oblika i metoda djelovanja, ponašanja, smjera, mehanizama i logike njihova razvoja. Suvremena organizacija u ovim se konceptima tumači kao složena, složena formacija, koja uključuje ne jednu, već nekoliko društvenih populacija kao nositelje različitih vrsta aktivnosti. Sukladno tome, problem odnosa organizacije s vanjskim okruženjem postaje složeniji.

Većina organizacija su otvoreni sustavi, holistički, koji se sastoje od brojnih međusobno povezanih dijelova usko isprepletenih s vanjskim svijetom. Svaka organizacija ima svoje unutarnje i vanjsko okruženje.

Zadaci su posao ili njegov dio koji se mora obaviti na unaprijed određen način iu određenom roku. Zadaci organizacije podijeljeni su u tri kategorije: rad s ljudima; predmeti (strojevi, sirovine, alati) i informacije.

Tehnologija je kombinacija vještina, opreme, infrastrukture, alata i povezanih tehničkih znanja potrebnih za postizanje željenih transformacija u materijalima, informacijama ili ljudima. Ove transformacije, postizanje ciljeva provodi vodstvo organizacije preko drugih ljudi. Ljudi su središnji u svakom modelu društveno-ekonomskog upravljanja.

Ništa manje važne su komunikacije i pitanja informacijske i dokumentacijske potpore za funkcioniranje organizacija. Sve organizacije tijekom svojih aktivnosti komuniciraju s vanjskim svijetom – vanjskim okruženjem, koje u ovoj ili drugoj mjeri utječe na organizaciju.

Dokumentacija za upravljanje

Dokumenti se koriste u različitim društveno-kulturnim okruženjima, od kojih je jedno upravljanje ili upravljanje. Zovu se upravljački dokumenti jer su nastali u području upravljanja3. U jeziku upravljanja dokumentima, upravljačka dokumentacija je dokumentacijski sustav koji osigurava procese upravljanja u društvu4. Potrebe menadžmenta formiraju se skupovima dokumenata.

Sa stajališta upravljanja dokumentima, upravljački dokument kao pojam – specifičan u odnosu na generički – dokument. Stoga je izjava A.V. Elpatievsky i E.I. Khanpira, da se u ovom slučaju ne radi o nekom posebnom, dokumentarnom konceptu dokumenta, već o funkcioniranju u sferi interesa upravljanja dokumentima, u njegovom vidnom polju, ne dokumenta "općenito", već upravljanja dokument, koji zadržava sve generičke značajke (znakove) dokumenta općenito, plus specifične razlike koje ga razlikuju od drugih vrsta dokumenata s drugim funkcionalnim parametrima.

Menadžment, bez obzira na to koje zadatke rješava ova ili ona organizacija, prolazi kroz određene faze i cikluse, koji zajedno čine sadržaj procesa upravljanja: postavljanje ciljeva; organizacija rada za njihovo postizanje; uzimajući u obzir postignute rezultate radi formuliranja novih zadataka. Prema tim upravljačkim funkcijama formiraju se kompleksi: planska, organizacijska, administrativna i računovodstvena dokumentacija. Organizacijska i administrativna dokumentacija vodeća je komponenta upravljačke dokumentacije. Obavlja funkciju organiziranja sustava i procesa upravljanja, organizacijske i pravne potpore glavnim zadacima upravljanja3. Planska dokumentacija je podsustav upravljačke dokumentacije koji pruža funkciju planiranja; računovodstvo - pružanje računovodstvene funkcije 4.

Upravne dokumente odlikuje stabilnost formalnih značajki i međusobna povezanost različitih vrsta dokumenata, što je određeno čimbenicima5: prirodom upravljanja (hijerarhija i podređenost institucija i službenika, podjela nadležnosti i odgovornosti); cikličnost procesa upravljanja (kontinuitet, učestalost, ujednačenost upravljačkih radnji). Stabilnost oblika dokumenata objašnjava se krutim fiksiranjem redoslijeda rasporeda elementarnih semantičkih jedinica teksta (detalja dokumenta), t.j. njegov oblik 1. Elementi obrasca dokumenta su njegove unaprijed planirane informacije, tj. predviđeni sadržaj na temelju namjeravane svrhe dokumenta 2.

Svrha, funkcija dokumenta unaprijed određuju njegov sadržaj i oblik, koji su međusobno povezani. Funkcija praktične svrhe upravljačkog akta zahtijeva formiranje dokumenta strogo određene vrste i odgovarajućeg sadržaja, što potvrđuje ujednačavanje i standardizacija dokumenata4.

Arhivistika je problematiku klasifikacije dokumenata razmatrala u dva glavna aspekta5: alokaciji dokumentacijskih sustava i definiciji pojma "vrsta dokumenta". Prvi put u arhivistici termin "dokumentacijski sustav" upotrijebio je K.G. Mitjajev 6. Također je naveo dva moguća kriterija za razlikovanje sustava u upravljačkoj dokumentaciji – funkcionalni i specifični za industriju. Ovaj problem nije dobio daljnju teorijsku potkrepu 60-ih godina. U 70-ima, u vezi s intenziviranjem rada na stvaranju automatiziranih sustava upravljanja, pojavio se problem objedinjavanja dokumentacijskih sustava.

Godine 1971. imenovano je prvih dvanaest sustava1. Daljnji razvoj pitanja klasifikacije dokumenata nastavili su arhivisti zajedno s upraviteljima dokumenata. Dokumentarni sustav arhivisti su definirali kao povijesno uvjetovan, stabilan kompleks međusobno povezane dokumentacije, koji se sastoji od dokumenata određenih oblika, vrsta i vrsta i ima srodnu (ili zajedničku) svrhu, nastao u procesu dokumentiranja bilo koje društvene funkcije na temelju ustaljenog tradicionalnog poretka (ili utvrđenih pravila) njihovu kompilaciju i dizajn. Vrsta dokumenta definirana je kao klasifikacijski koncept koji se koristi za označavanje grupe dokumenata istog naziva ”3.

Novi smjer u znanosti o dokumentima koji se pojavio sredinom 70-ih godina - sistematika dokumenata - tradicionalno je isticao vrstu dokumenta kao glavnu klasifikacijsku jedinicu (kategoriju) u definiranju dokumentacijskih sustava4. Na temelju sistemsko-funkcionalnog pristupa, upravitelji dokumenata razvili su niz kriterija za razvrstavanje dokumenta kao vrste (jedinstvo funkcije je svrha stvaranja, porijeklo u društvenom okruženju, jedinstvo denominacije i jedinstvo vrijeme u kojem postoji) i nova definicija vrsta dokumenata (kao objektivno postojećih kompleksa dokumenata, mobilnih sustava različitih veličina, povezanih u svom povijesnom razvoju s funkcijama kojima služe) 1.

Trenutno neke od funkcionalnih vrsta dokumenata dugo zadržavaju svoja svojstva, pojavljuju se nove vrste, zbog promjena u društvenom okruženju. Vrsta društveno-ekonomske formacije, tip države stvaraju odgovarajuće vrste dokumenata. Kada se društveni odnosi mijenjaju, stari oblici, mijenjajući se i prilagođavajući, služe novim društvenim odnosima društvenih struktura u nastajanju. Prijelaz društva u novu eru transformira već postojeće tipove ili oživljava drevne oblike dokumenata2.

Nakon listopada 1917., uz uništenje državnog stroja Ruskog Carstva, formalno je likvidiran prijašnji uredski rad. Međutim, takav višekomponentni sustavni objekt, koji prožima cijeli organizam države, zbog objektivno djelujućih zakona nije mogao biti podvrgnut jednokratnom "revolucionarnom" utjecaju. Sovjetska vlast je likvidirala stari birokratski aparat i pokušala ga zamijeniti predstavnicima radnika i vojnika2. TELEVIZOR. Kuznjecova s ​​tim u vezi napominje da je “borba protiv stare birokracije dovela do potpune zamjene kvalificiranog osoblja neprofesionalnim radnicima. To je pak dovelo do naglog pada kulture menadžerskog rada1.

U tim uvjetima nameće se problem stvaranja učinkovitog mehanizma javne uprave i uredskog rada. Formiranje sovjetskog državnog činovništva dobro je istraženo u brojnim disertacijama, udžbenicima i drugim publikacijama2. Uzimajući to u obzir, pokušat ćemo istaknuti najvažnije karakteristike ovog razdoblja razvoja uredskog rada, potrebne za postizanje postavljenih ciljeva u radu.

Prije svega, bilo je potrebno odrediti tehnologiju i metode organiziranja izgradnje državnog aparata. Na inicijativu V.I. Lenjinovi organi Radničko-seljačke inspekcije dobivaju funkciju nadzora nad radom državnog aparata i njegovim unapređenjem. Sukladno odlukama XII kongresa RKP (b) stvoreno je ujedinjeno partijsko-državno tijelo Središnje kontrolne komisije-RCI, koje je trebalo provoditi mjere za kontinuirano unapređenje državnog aparata, racionalizaciju tehnike upravljanja, uredskog rada, knjigovodstva i izvještavanja. Glavni teret u ovom poslu podnio je odjel administrativne tehnologije Središnjeg kontrolnog povjerenstva-RCI. Ulogu NK RCL u poboljšanju uredskog rada povjesničari su svestrano razvijali1.

Proučavanje problematike omogućuje nam da kažemo da se na čelu rada na sveobuhvatnom unapređenju upravnog aparata pojavilo posebno tijelo s vrlo velikim ovlastima - Narodni komesarijat za poboljšanje aktivnosti drugih narodnih komesarijata. Još jedna značajka kojoj treba obratiti pozornost bila je korištenje znanstvenih dostignuća za racionalizaciju upravljanja. Poznato je da je V.I. Lenjin je bio pobornik Taylorovog učenja i upravo je on zagovarao korištenje taylorizma u sovjetskoj praksi. Prvi put u povijesti Rusije primijenjen je znanstveni pristup u izgradnji upravljačkog sustava. Napominjemo da je taylorizam bio podržan stvaranjem sustava istraživačkih organizacija i širokom propagandnom kampanjom. Kao rezultat toga, 20-ih godina 20. stoljeća razvio se sustav znanstveno-istraživačkih, samonosivih, odjelnih i javnih organizacija, razvijajući pitanja znanstvene organizacije upravljanja na jedinstvenoj metodološkoj osnovi uz opsežnu upotrebu stranih iskustava.

Državni institut za inženjerstvo menadžmenta (ITU) postao je središnja znanstvena poveznica ovog sustava. Osnovan je u sustavu NK RKI SSSR-a 1926. godine. Prema pravilniku o ITU-u, koji je odobrilo Vijeće narodnih komesara SSSR-a 9. veljače 1926., institutu su povjereni sljedeći zadaci: znanstveni razvoj upravljanja tehnološka pitanja, njezino pojednostavljenje i mehanizacija proučavanjem rada sovjetskih institucija i izradom standardnih projekata i metoda racionalne organizacije menadžerskog rada ("normali", "šabloni"). Osim toga, institut je trebao obavljati savjetodavnu djelatnost i obavljati popularizacijske poslove u tisku, predavanja, na izložbama i sl. 1.

Djelatnost instituta sastojala se od teorijskog i praktičnog dijela, međusobno usko povezanih. Znanstveni rad instituta odvijao se u učionicama (teorija organizacije; metodologija; temeljne operacije; pomoćne operacije; standardizacija) i laboratorijima (fiziotehnički, mehaničko-analitički), projektantskom birou. Struktura instituta bila je prilično fleksibilna i mijenjala se ovisno o važnosti pojedinog problema koji je institut rješavao. Tako se naknadno pojavio ured dokumentacije i opreme.

Praktični rad na racionalizaciji proveo je ITU kroz dioničko društvo "Orgstroy", koje je koristilo znanstvena dostignuća instituta i zauzvrat financiralo istraživački rad ITU-a. Osoblje ITU-a pokrenulo je niz važnih problema organizacije upravljanja, teorijskih pitanja uredskog rada.

Ta su pitanja bila temelj za formiranje znanstvenih smjerova neistraživačkog rada i postavila temelje za razvoj terminologije uredskog rada, klasifikaciju, standardizaciju i ujednačavanje dokumenata, organizaciju i tehnologiju rada s dokumentima u upravljačkom aparatu, organizacijsko oblikovanje sustavi uredskog upravljanja, odnos uredskog rada i arhiviranja. Rad ITU-a bio je popraćen aktivnim savjetodavnim aktivnostima, održavanjem izložbi dostignuća znanosti i prakse, stvaranjem kompleksa periodike i izdavanjem opsežne literature, uglavnom metodološke prirode1.

Unatoč kratkom razdoblju svog postojanja, ITU je ostavio zamjetan trag u povijesti racionalizacije sovjetskog državnog aparata kao znanstvenog i metodološkog centra, koji je po prvi put započeo znanstveno istraživanje o principima izgradnje upravljačkog aparata i organiziranja njegovog raditi.

Kao upravljačko središte, NC RCI je obavljao svoj rad kroz unutarresorna tijela na racionalizaciji upravljanja i uredskog rada2. Po prvi put, ideja o stvaranju mreže posebnih resornih tijela za racionalizaciju u zemlji izražena je na 1. Sveruskoj konferenciji o znanstvenoj organizaciji rada i proizvodnje 1921., a podržala ju je Prva moskovska inicijativna konferencija o the Normalization of Management Techniques in 1922. ) ubrzao je razvoj odjelnih racionalizacijskih tijela. U rezolucijama konferencije istaknuto je da je "potrebno težiti stvaranju stalnih racionalizacijskih tijela (organizacijskih ureda) u okviru velikih institucija, koje dodjeljuju same institucije i provoditi stalan i dugotrajan rad na njihovom unapređenju" 1.

Organizacijski biro je racionalizacijska struktura koju stvaraju institucije kao strukturna jedinica. Njegovi zadaci uključivali su stalno proučavanje i racionalizaciju rada ustanove. Ponekad su se jedinice za racionalizaciju nazivale odjelima ili biroima, međutim razlika u nazivu nije bila od temeljnog značaja. Temeljna razlika između organizacijskog biroa i drugih racionalizacijskih tijela bila je u tome što je bio samostalna strukturna jedinica ustanove i stvorena je radi racionalizacije upravljanja i njegovih procesa. Organizacijski biro radio je u bliskom kontaktu s javnim Nota stanicama institucija, NE krugovima, ćelijama lige Vremya, ćelijama pomoći za unapređenje državnog aparata, gospodarskim komisijama i industrijskim sastancima sindikata. NK RFKI SSSR postavio je zadaću stvaranje organizacijskog ureda u svim velikim ustanovama i širenje mreže racionalizacijskih tijela u sektorima narodnog gospodarstva kako bi se osiguralo poboljšanje rada upravnog aparata2.

Suvremeni uvjeti i preduvjeti za razvoj automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima

Devedesetih godina prošlog stoljeća došlo je do značajne promjene stanja u području automatizacije potpore upravljačkoj dokumentaciji. Ako je u prethodnom razdoblju država u određenoj mjeri regulirala te procese uz pomoć nadležnih tijela (Državni odbor za znanost i tehnologiju, Gosstandart, Ministarstvo instrumenata, arhivska tijela i dr.), kreirajući nacionalne programe za razvoj i implementacija automatiziranih sustava upravljanja, potpomognutih unutarresornim razvojima, zatim su se u promatranom razdoblju razvile nove okolnosti globalne prirode koje utječu na procese automatizacije rada s dokumentima u menadžmentu.

Godine 1994. na znanstveno-praktičnom skupu "Dokument u upravljačkim strukturama", koji je nakon duge stanke okupio znanstvenike-dokumentatore, mnogi su govornici uočili niz sistemskih obilježja suvremenog domaćeg uredskog rada, što je izazvalo uzbunu u znanstvenoj zajednici. Izdvojimo glavne: - stvarno odbijanje i zaborav onih pozitivnih rezultata postignutih ranije, kada je razvijen Jedinstveni sustav državne statistike, standardi za dokumente i terminologiju, klasifikatori tehničkih i ekonomskih informacija, metodološki utemeljeni i implementirani u Državnom obrazovnom sustavu. Ustanova za odgoj i obrazovanje, jedinstveni zahtjevi za sve dokumentacijske sustave; u praksi je usvojen koncept predškolske odgojno-obrazovne ustanove, koji se bitno razlikuje od uredskog rada i sadržajno se približava međunarodnom pojmu "dokument management" 1; postojeći regulatorni i metodološki okvir u području predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova ne odnosi se na nevladine organizacije, što je dovelo do multivarijantne inicijative novih upravljačkih struktura u procesu dokumentiranja njihovog djelovanja; - smanjena je razina znanstvenoistraživačkog rada u području upravljanja dokumentima2; - kadrovska popunjenost rada s dokumentima je nezadovoljavajuća, kvaliteta stručnog usavršavanja uredskog osoblja je pogoršana3; - smanjena je uloga arhivskih tijela u vođenju i organizaciji dokumentacijske potpore upravljanju4; - uvođenje računala i računalnih tehnologija u upravljački aparat nije podržano relevantnim istraživanjima u dokumentoslovlju5.

Zapažanja znanstvenika potkrijepljena su rezultatima 1996-1997. na inicijativu Uprave predsjednika Ruske Federacije (uz sudjelovanje VNIIDAD-a i drugih znanstvenih institucija), studije dokumentacijske potpore za upravljačka tijela Ruske Federacije, koje su pokazale: status ove funkcije, njezino podcjenjivanje; b) neusklađenost s potrebama vremena znanstvene i metodološke potpore upravljanja dokumentima, na temelju razvoja prethodnih godina; c) zaostajanje normativnog i metodološkog dokumentarnog razvoja od tempa razvoja informacijskih tehnologija i nositelja informacija, u nedostatku jedinstvenih zahtjeva za tehničku opremljenost upravnih tijela i procesa za dokumentiranje i promicanje dokumentiranih informacija duž "vertikale" i "horizontalne" „u državnom aparatu; d) nesavršenost procesa formiranja, obrade, tekuće i arhivske pohrane i korištenja dokumentacije organa upravljanja; e) nedovoljna pažnja kadrovskom vođenju dokumentacije u tijelima upravljanja1.

Nezadovoljavajuće stanje uredskog rada u ruskim organizacijama bilježe i stručnjaci za nove informacijske tehnologije. Autori knjige "Elektronski dokumenti u korporativnim mrežama: Gutenbergov drugi dolazak" u glavne nedostatke uredskog rada uključuju: - stvarni nedostatak regulatornih i uputnih materijala koji opisuju dokumentaciju i pravila upravljanja uredom u institucijama i uzimajući u obzir zahtjeve zakona , kao i propise, kako ih propisuju viši organi, te interne; - nedostatak dosljednosti u pristupima provedbi standardnih postupaka, što ne omogućuje brzo kreiranje (izvršenje) dokumenata, posebice onih koji zahtijevaju kolektivni rad, neopravdano povećavajući količinu pohranjenih informacija i otežavajući pronalaženje potrebnih podataka; - loša opremljenost suvremenom računalnom tehnologijom jedinica koje se odnose na upravno upravljanje i gospodarske djelatnosti; - nepostojanje ili loša organizacija jedinstvenog prometnog i komunikacijskog okruženja, koji objedinjuje repozitorije dokumenata odjela ustanove (u općem slučaju, zemljopisno raspršene); - nedostatak odgovarajućih elektroničkih tehnologija, što dovodi do korištenja zastarjelih, često rutinskih, rješenja za glavne tehnološke operacije izrade, obrade, pohrane, pretraživanja i praćenja izvršenja dokumenata; - nedostatak učinkovitog sustava za praćenje i brzo reagiranje na promjenjivi regulatorni okvir za dokumentarnu potporu institucije; - veliko zaostajanje u radu na standardizaciji obrazaca dokumenata, obradi informacija i tijeka dokumenata; - stvarni nedostatak klasifikatora, tezaurusa i objašnjenih rječnika (glosara) 1

Valja napomenuti da nisu svi ovi nedostaci proizvodi našeg vremena. Mnogi od njih imaju povijesno podrijetlo koje proizlazi iz stalnog podcjenjivanja važnosti rada s dokumentima u menadžmentu, a ne samo u ruskoj praksi. Gotovo cijeli poslovni svijet zaokupljen je sličnim problemima. Na primjer, engleska studija iz 1996. godine pokazala je da je gotovo polovica ispitanih institucija Ujedinjenog Kraljevstva imala nedostatke u informacijama i dokumentaciji; posebno je loše postavljen sustav za pronalaženje potrebne dokumentacije. 77,6% menadžera različitih rangova priznalo je da sami traže informacije, a samo 18% se za pomoć obraća pomoćnicima i tajnicama1.

Važno je naglasiti da su razumijevanje prirode ovih nedostataka i problema koji dovode do njihovog pojavljivanja u praksi upravljačkog osoblja, njihova kritička procjena najvažniji uvjet za donošenje ispravnih, znanstveno utemeljenih odluka kada je u pitanju uvođenje novih informacijskih tehnologija i sustava. inovacije u upravljanju dokumentima u organizacijama.

Kuznjecova, Raisa Vasiljevna

Prijelaz na ekonomiju tržišnog tipa postavlja pitanje stvaranja jedinstvenih normi i zahtjeva za sustavom dokumentarne potpore za aktivnosti upravljanja u skladu sa suvremenim uvjetima. Povećanje važnosti ekonomskog čimbenika i pravne snage dokumenata u menadžmentu čini relevantnim istraživanja znanstvenika i eksperimente praktičara u području upravljanja dokumentima, usmjerena na udaljavanje od tradicionalnog primata uredskog rada, od klasične podjele. dokumentacije "po sustavima" i na prelasku na stvaranje visoko učinkovitih, korištenjem suvremenih tehničkih i tehnoloških postignuća sustava upravljanja za cjelokupni kompleks informacijskih i dokumentarnih resursa uz postizanje strateških i operativnih ciljeva upravljanja u svakoj organizaciji, a posebno u državnoj upravi. aparat.

Upravljanje dokumentima razlikuje se od i od predškolske obrazovne ustanove. Razmotrite neke ideje o ovoj temi koje su dostupne u zapadnoj i ruskoj književnosti.

Valja reći da iako je vođenje evidencije u stranim zemljama organizirano na različite načine, istovremeno ima i neke zajedničke karakteristike koje su nastale pod utjecajem međunarodnih odnosa i preporuka međunarodnih organizacija (UNESCO - RAMP Program, Međunarodni Vijeće za arhive - Međunarodno vijeće za upravljanje dokumentima, Međunarodna federacija za upravljanje dokumentima; Međunarodna organizacija za standardizaciju ISO - Tehnički odbor ISO / TC 154 “Dokumenti i informacije u upravljanju: trgovina i industrija”).

J. Rhodes ističe da upravljanje dokumentima obuhvaća životni ciklus dokumenata od trenutka njihova rođenja, obavljanja njihovih zadataka u upravljanju, do njihovog uništenja ili prijenosa u arhiv.

Upravljanje dokumentima sastoji se od četiri glavne komponente, koje zajedno omogućuju postizanje učinkovitosti "dokumentarnih" aktivnosti i doprinose razvoju organizacije kroz sustavno korištenje dokumentiranih informacija. Kontrole dokumentacije pokrivaju cijeli životni ciklus dokumenata.

1. Izrada dokumenata. Pod ovim elementom podrazumijeva se utvrđivanje potrebnog popisa korištenih dokumenata, njihovih naziva i funkcionalne namjene, oblikovanje obrazaca dokumenata, praćenje njihove uporabe, korištenje suvremenih informacijskih tehnologija za izradu dokumenata.
2. Pohranjivanje i korištenje dokumentiranih informacija. Ovaj element se shvaća kao formiranje padeža (u ruskoj terminologiji), stvaranje datoteka i sustava za pronalaženje dokumenata i informacija, razvoj sustava za prijenos informacija, telekomunikacije, kopiranje i umnožavanje dokumenata; stvaranje centara za pohranu dokumenata ili administrativnih arhiva (u ruskoj terminologiji - tekući arhivi).
3. Prijenos dokumenata na trajnu (državnu) pohranu. Ovaj element podrazumijeva sastavljanje popisa dokumenata s rokovima čuvanja, procjenu dokumenata, identifikaciju i opis svakog dokumenta i skupova dokumenata. Vrijednost i potreba za očuvanjem prepoznata je za dokumente koji mogu poslužiti za dokazivanje postojećih transakcija ili za provođenje povijesnih istraživanja.
4. Upravljanje arhivom. Pod tim se elementom podrazumijeva projektiranje i izgradnja arhivskoga gradiva, poboljšanje metoda konzervacije i restauracije, sistematizacija i opis arhivskih fondova, pristup dokumentima, kompilacija referentnih alata i širenje informacija o arhivima u društvu.

Izvještaj J. Rhodesa daje opću ideju o predmetu istraživanja. Međutim, to očito nije dovoljno da se pronikne u bit problema i njegovo sveobuhvatno proučavanje. Iz tih razloga, okrenimo se epistemologiji problema.

Povijesno gledano, pojam "upravljanje dokumentima" nastao je u Sjedinjenim Američkim Državama. Američki autori F.V. Horton i K. Lennon ističu da je shvaćanje važnosti upravljanja dokumentima nastalo u Sjedinjenim Državama nakon Drugog svjetskog rata, kada je “zemlja zaglibila u papirologiju” i “postalo je potrebno dovesti sve evidencije u red”. Značajnu ulogu u rješavanju problema upravljanja dokumentima odigrala je Hooverova komisija, koja je bila suočena sa zadatkom iznalaženja načina za smanjenje troškova rada s dokumentima u javnim ustanovama. Važni regulatorni okviri za upravljanje dokumentima bili su Zakon o evidenciji iz 1950. i Zakon o nacionalnim arhivima iz 1984., Zakon o smanjenju evidencije iz 1980. i revidirani zakon iz 1989. godine.

Uzimajući u obzir značajnu ulogu američkih stručnjaka u razvoju problematike upravljanja dokumentima, obratimo pažnju na neke od radova koji su nam na raspolaganju radi detaljnijeg proučavanja predmeta istraživanja. Prije svega, razmotrit ćemo predmetno područje koncepta, njegovu bit, budući da u literaturi postoje različita gledišta. Treba napomenuti da različiti autori dvosmisleno shvaćaju mjesto upravljanja dokumentima u upravljanju organizacijom.

Horton i Lennon definiraju upravljanje dokumentima kao funkciju upravljanja koja se proteže tijekom životnog ciklusa dokumenata, uključujući njihovo stvaranje, “prolazak kroz uslugu”, privremeno skladištenje, prijenos u trajno skladištenje i uništenje. Smatraju da je upravljanje dokumentima sastavni dio upravljanja informacijskim resursima organizacije i zaslužuje da se naziva jednom od glavnih funkcija upravljanja u organizacijama.

Prepoznavanje upravljanja dokumentima kao funkcije upravljanja podupiru i drugi istraživači. Na primjer, K. Har i D. McLeod smatraju da je upravljanje dokumentima jedna od strateških funkcija organizacije, a John Summerville izravno povezuje učinkovitu provedbu funkcije upravljanja dokumentima s ostvarivanjem dobiti: „Mi smo informacijski menadžeri... više ne stavljamo ruku u opći proračun naše organizacije, naprotiv, kao informatičari, mi, zapravo, zarađujemo za našu organizaciju.”

Drugi pogled na upravljanje dokumentima je industrija (područje) aktivnosti u organizaciji. U ovom slučaju uglavnom je riječ o specifičnom sadržaju upravljanja dokumentima s vrstama poslova, operacijama, tehnologijama i sl., odnosno naglašava se praktična važnost upravljanja dokumentima u organizaciji.

Tipičan primjer ovakvog pristupa dat je u djelu M. Bucklanda "Na temelju teorije upravljanja dokumentima" (The American Archivist. 1994. - Vol. 57. - 1994., P. 346–351). Autorica tvrdi da upravljanje dokumentima nije teorija, već praktična djelatnost upravitelja dokumentima, koja uključuje traženje informacija, sastavljanje popisa dokumenata s naznakom razdoblja njihovog čuvanja, opisivanje dokumenata, indeksiranje i klasifikaciju dokumenata, organiziranje pristupa dokumentima, informacijsku tehnologiju, rad osoblja... S druge strane, autor naglašava da „misija službe za upravljanje dokumentima treba biti povezana s misijom organizacije u cjelini“. Drugim riječima, upravljanje dokumentima treba biti povezano s ciljevima i ciljevima organizacije u cjelini. Dakle, karakterizirajući upravljanje dokumentima kao praktičnu djelatnost, M. Bakkland prirodno dolazi do ideje o funkcionalnom značaju upravljanja dokumentima u organizaciji.

Poznati američki konzultant D.O. Stephens također vidi upravljanje dokumentima kao praktičnu aktivnost. No, naglašava da upravljanje dokumentima može postati samostalna jaka stručna znanstvena disciplina s vrlo dobrim izgledima za razvoj.

U domaćoj dokumentistici A.N. Sokov. Svoje razumijevanje upravljanja dokumentima iznijela je u djelu „Poslovna dokumentacija u području upravljanja“. Prema njenom mišljenju, upravljanje dokumentima se sastoji od:

• organiziranje potpune i točne dokumentacije o poslovanju poduzeća, izrada odgovarajućih obrazaca dokumenata;
• održavanje mehanizma za praćenje količine i kvalitete stvorenih dokumenata;
• pojednostavljenje aktivnosti za izradu, prikupljanje i korištenje dokumenata;
• pouzdano skladištenje dokumenata i pravovremeno uklanjanje nepotrebnih dokumenata;
• pravno opravdanje za sve aspekte upravljanja dokumentima.

Općenito, stav A.N. Sokova je sasvim logična, odražava evoluciju njezinih pogleda na uredski rad i moguće načine za njegovo poboljšanje u teoriji i praksi. Međutim, te su ideje dugo vremena ostajale bez potpore i nisu se razvijale u okvirima domaćeg dokumentarnog smjera. Govoreći na konferenciji posvećenoj 70. obljetnici arhiviranja u zemlji i odražavajući stav znanstvenika dokumenata, A.N. Sokova ponovno skreće pozornost na problem upravljanja dokumentima, smatrajući ga relevantnim u kontekstu tekućeg restrukturiranja SSSR-a.

U 90-ima se koncept "dokument menadžmenta" sve više nalazi u znanstvenim publikacijama, posebice u računalnim publikacijama, koje često koriste doslovne prijevode engleskih izraza. Međutim, tek nekoliko publikacija pokušava razumjeti sadržaj ovog prostranog pojma, njegovo značenje za upravljanje dokumentima kao znanstvenu disciplinu i za praktičnu primjenu ovog pojma. Umjesno je navesti definiciju koju je pripremila terminološka skupina Međunarodnog arhivskog vijeća: „Pod kontrolom zapisa podrazumijeva se područje opće uprave, usmjereno na ekonomično i učinkovito stvaranje, korištenje i čuvanje dokumenata tijekom njihovog životni ciklus".

Koja je razlika između ovog koncepta i pojma uredski rad, općenito prihvaćenog u ruskoj i sovjetskoj praksi? Evidencija, prema najnovijem državnom standardu, definirana je kao grana djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. S ovim GOST-om, uredski se rad istodobno shvaća kao dokumentarna potpora menadžmentu.

Tako se moderni uredski rad, takoreći, podiže na novu razinu, a njegov se opseg proteže na cjelokupnu dokumentaciju organizacije. Međutim, formalni identitet ovih koncepata u državnom standardu samo je stav njegovih razvijatelja. Da bi se potvrdila njihova ispravnost, teorijske odredbe treba ugraditi u odgovarajuće mehanizme za pretvaranje uredskog rada u dokumentaciju potpore menadžmentu. Na primjer, A.N. Predškolsku obrazovnu ustanovu Sokova smatra racionalizacijom dokumentacije i upravljanjem svim dokumentacijskim sustavima kako bi se smanjio promet dokumenata, poboljšala kvaliteta dokumenata i pružila pravodobna informacija nužna za donošenje odluka u kontekstu korištenja suvremene tehnologije i novih informacijskih tehnologija. Iz ove se tvrdnje mogu zaključiti barem dvije bitne razlike između uredskog rada i predškolske obrazovne ustanove:

1. Dokumentacijska potpora menadžmentu pokriva svu dokumentaciju organizacije, a uredski rad uglavnom se odnosi samo na organizacijsku i administrativnu dokumentaciju;
2. Predškolska obrazovna ustanova omogućuje vam korištenje komponente informacijske tehnologije u radu s dokumentima u mnogo većoj mjeri.

Prema našem mišljenju, navedene pozicije su vrlo ranjive sa stajališta analize znanstvenih sustava. Očito, nisu količine i vrste dokumentacije presudne kada govorimo o uredskom radu i predškolskim odgojno-obrazovnim ustanovama. Malo je vjerojatno da ovi koncepti označavaju samo granu djelatnosti. Čini se da bi glavna stvar u proučavanju pojmova koji se razmatraju trebala biti njihova važnost u procesima upravljanja, udio rada s dokumentima u upravljanju. Uredski rad po našem mišljenju treba definirati kao tehničko-upravljačku funkciju, a predškolska odgojno-obrazovna ustanova je pomoćna. Bit razlika nije samo u količini dokumentacije koja je regulirana uredskim radom ili predškolskom odgojnom ustanovom, već u činjenici da se tijekom prijelaza s uredskog rada na predškolsku odgojnu ustanovu pojačava njezina informacijska komponenta. Predškolska odgojno-obrazovna ustanova poboljšava informacijsku potporu procesa upravljanja ne samo uključivanjem cjelokupne dokumentacije organizacije u informacijsko područje, već i učinkovitijim tehnologijama za njezinu obradu.

Štoviše, mišljenja smo da uredski rad i predškolske odgojno-obrazovne ustanove ne treba shvaćati kao pojmove koji se međusobno isključuju. Uredski rad je formalniji pojam (propis, pravilo, uvjet, dizajn) koji strogo definira postupak rada s dokumentima (upute za uredski rad). Upravljačka dokumentacija je drugačiji koncept. Njegova je bit osigurati proces upravljanja (donošenja odluka) dokumentiranim informacijama, uz uključivanje analitičkih komponenti u njega, povezanost upravljačkih funkcija s dokumentima koji im služe. Upravljačka dokumentacija, prema našem mišljenju, pojam je koji karakterizira prijelaznu fazu s tradicionalnog uredskog rada na upravljanje dokumentima.

Dakle, na temelju gore navedenog, razumijemo upravljanje dokumentima kao punopravnu upravljačku funkciju organizacije, čija se provedba proteže na sve faze životnog ciklusa dokumenata (od nastanka dokumenata do njihovog uništenja ili prijenosa u arhivu). za pohranu), sve vrste dokumenata i dokumentacijski sustavi organizacije. Upravljanje dokumentima temelji se na načelima ekonomičnosti i učinkovitosti te na širokoj primjeni novih informacijskih tehnologija koje osiguravaju upravljanje kvalitetom u odnosu na dokumentaciju organizacije kao punopravnog upravljačkog resursa. Time se naglašava odnos između dokumentacije i informacija u upravljanju.

Mihail Larin, akademik Međunarodne akademije informatizacije, direktor Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD)

Izvor: Elektronički katalog područnog odjela smjera "Pravoslovlje"
(Knjižnice Pravnog fakulteta) M. Gorky St. Petersburg State University

Neki problemi dokumentiranja upravljačkih aktivnosti u tijelima javne vlasti i lokalne samouprave /

E. N. Kolesnik.

Kolesnik, E.N.
2003 Napomena: Objavio: Službeno. - 2003. - br. 2 (24). Cijeli tekst dokumenta:

E. N. Kolesnik

Neki problemi dokumentiranja upravljačkih aktivnosti u tijelima javne vlasti i lokalne samouprave

Neki problemi dokumentiranja upravljačkih aktivnosti u tijelima javne vlasti i lokalne samouprave

Dokumentiranje upravljačkih poslova je ogromna funkcija koju obavljaju svi državni i općinski namještenici, kao i ostali zaposlenici u organima državne vlasti i lokalne samouprave. Kvaliteta upravljačkih dokumenata koji proizlaze iz djelovanja državnih i lokalnih vlasti (OGV i MS) određuje kvalitetu i točnost izvođenja dokumenata; usklađenost predviđenih ciljeva upravljanja s dobivenim rezultatima; učinkovitost upravljanja i njegove druge kvalitete. Stoga zaposlenici OGV-a i MS-a moraju posjedovati vještine za izradu visokokvalitetnih upravljačkih dokumenata.

Usredotočit će se na zakonitosti, obrasce i trendove u dokumentiranju aktivnosti upravljanja, koji se proučavaju u upravljanju dokumentima.

Upravljački dokumenti, koji su sastavna i obvezna komponenta procesa upravljanja, tradicionalno su bili predmet istraživanja u upravljanju dokumentima. Trenutno je menadžment u Rusiji sfera ljudske djelatnosti koja se brzo razvija, kako u znanstvenom tako iu praktičnom aspektu. Visoki se zahtjevi postavljaju pred kvalitetu i učinkovitost suvremenog menadžmenta.

Znanost o dokumentima kao opća znanost o dokumentu, koja proučava zakonitosti njihova sastavljanja i povezanosti s ljudskim aktivnostima, mlada je znanost u fazi predznanosti. Stoga još uvijek nema jasno i potpuno definiranu bit, izraženu u objektu, predmetu i metodama istraživanja, njegovoj strukturi, pojmovnom aparatu, kao ni u popisu problema koje treba opisati, istraživati ​​i rješavati.

Razvoj upravljanja dokumentima je spor, što je dijelom posljedica nedostatka resursa potrebnih za istraživanje i neizvjesnosti praktične koristi koja može proizaći iz korištenja znanstvenih rezultata.

U određenim situacijama komunikacija između subjekta i kontroliranog objekta odvija se putem upravljačkih dokumenata. Stoga subjekt upravljanja, definirajući sadržaj upravljačkog dokumenta i dostavljajući dokument na izvršenje, očekuje da će se u upravljačkom okruženju dogoditi upravo one promjene koje je on zamislio, te će se postići željeni rezultat, tj. planirani ciljevi upravljanja bit će postignuti. Istodobno, upravljački dokumenti često su glavni izvor informacija, na temelju kojih "izvršitelj" određuje svoje postupke usmjerene na postizanje cilja upravljanja.

S tim u vezi, značajka upravljačkih dokumenata je da su informacije sadržane u dokumentu jedan od čimbenika koji određuju mogućnost implementacije i učinkovitost procesa upravljanja.

Navedena bit upravljanja dokumentima kao znanosti, značajke razvoja upravljanja dokumentima, visoki zahtjevi za kvalitetom i učinkovitošću upravljanja, moderne stope razvoja menadžmenta, značajka upravljačkih dokumenata zahtijevaju odvajanje upravljanja dokumentima kao samostalna grana znanosti o upravljanju dokumentima. S obzirom na utjecaj upravljačkih dokumenata na kvalitetu i učinkovitost procesa upravljanja, rezultati ove znanosti imat će praktične koristi.

Jedan od glavnih problema u upravljanju upravljačkim dokumentima može se smatrati problem utjecaja upravljačkog dokumenta na kvalitetu i učinkovitost upravljanja.

Taj je utjecaj moguće proučavati samo ako je značenje izraza "upravljački dokument" strogo definirano.

Riječ "dokument" ima različita značenja. Tako, na primjer, u objašnjavajućem rječniku S.I. Ozhegova dokument definira se kao "... poslovni papir, koji potvrđuje bilo koju činjenicu ili pravo na nešto." U skladu s ruskim državnim standardom (GOST R 51141-98), dokument je definiran kao "... informacije snimljene na materijalnom mediju s detaljima koji omogućuju njihovu identifikaciju." U jurisprudenciji, dokument je "... materijalizirana izjava o mišljenju, koja je namijenjena dokazivanju pravno značajnih okolnosti, a također vam omogućuje da utvrdite njegovog autora." U parničnom postupku isprava je „... pisani dokaz koji izdaje ili ovjerava nadležno tijelo u granicama svojih prava i obveza, u skladu sa zakonom utvrđenim zakonom, a koji sadrži sve potrebne podatke (datum izdavanja , potpis službene osobe, naznaka organizacije ili tijela koje je izdalo dokument i sl.)“. U kaznenom postupku isprava prepoznaje "... bilo koji predmet materijalnog svijeta, na kojemu su nekakvi konvencionalni znakovi (slova, brojevi itd.) pričvršćeni neka misao ili postoji slika nekog predmeta."

Za određivanje značenja izraza "upravljački dokument" potrebno je uspostaviti skup atributa upravljačkog dokumenta. Ovi znakovi uključuju:

Upravljački dokument sadrži dva dijela – informativni (tekst dokumenta) i referentni;

Upravljački dokument namijenjen je obavljanju upravljačke funkcije.

Referentni dio ovog dokumenta sadrži informacije koje povezuju ovaj dokument s okruženjem upravljanja. Sve informacije u referentnom dijelu dokumenta podijeljene su u grupe. Svaka skupina ima neovisno, logički odvojeno značenje i sadrži informacije koje su međusobno povezane ovim značenjem. Takva grupa naziva se atribut dokumenta.

Sastav, pravila za pripremu i izvođenje detalja utvrđuju se regulatornim dokumentima (standardi, upute, pravila...), čije se djelovanje proteže na određeni krug subjekata procesa upravljanja.

Rekviziti upravljačkih dokumenata moraju sadržavati rekvizit (potpis) kojim se potvrđuje vjerodostojnost teksta dokumenta. (Potreba za potvrđivanjem točnosti informacija objašnjava se činjenicom da je nemoguće donijeti ispravnu upravljačku odluku ako su informacije na temelju kojih se generiraju nepouzdane, a također i činjenicom da je učinkovito upravljanje nemoguće bez osobnih odgovornost za točnost informacija.)

Upravljački dokument pripada klasi poruka. Oni. za njega uvijek možete ustanoviti autora dokumenta i osobu kojoj je ovaj dokument upućen, a također se dokument može kretati u prostoru i postojati u vremenu onoliko dugo koliko je potrebno za upravljanje.

Dakle, ako dokument ima ove karakteristike, onda se može klasificirati kao menadžerski.

Sumirajući rečeno, moguće je definirati „upravljački dokument na sljedeći način.

Upravljački dokument je poruka koja obavlja upravljačku funkciju, a sastoji se od teksta (skupa informacija o upravljačkom okruženju namijenjenog korištenju u upravljanju) i referentnog dijela koji se sastoji od normativno utvrđenih pojedinosti koje sadrže informacije koje povezuju dokument s menadžmentom. okruženje, uključujući atribut provjere pouzdanost teksta.

Od navedenih značajki upravljačkog dokumenta, treća značajka je najneistraženija. Što znači da dokument obavlja upravljačku funkciju?

Na ovo pitanje postoje različiti odgovori. Naša verzija odgovora danog u nastavku omogućuje nam definiranje koncepta svrhe upravljačkog dokumenta, koji ima jednu od ključnih uloga u upravljanju dokumentima o upravljanju i temelji se na sljedećoj jednostavnoj izjavi. Autor dokumenta pretpostavlja da će informacije sadržane u dokumentu izazvati takvu reakciju izvođača, koja bi trebala rezultirati određenim rezultatom. Ovi rezultati mogu biti nekoliko vrsta:

Dokument upućuje izvođača da dobije strogo definiran rezultat. Na primjer: "Do 03/01/2000 dobiti zaključak stručnih tijela o ekološkom stanju regije Beloyarsk";

Izvođač mora izvršiti niz strogo definiranih radnji navedenih u dokumentu. Istodobno, glavna stvar za glavu je da je izvođač točno i učinkovito izvršio navedene radnje. Na primjer: „Prije svega, okupite sastanak zaposlenika organizacije i tek nakon toga pristupite rješavanju pitanja definiranih odobrenim programom“;

Dokument definira pravila kojima se zaposlenik mora voditi u svojim aktivnostima. Na primjer: "Prilikom određivanja matičnog broja dokumenta slijedite upute za uredski rad";

Dokument definira zadaci, prava dužnosnika. Na primjer: "Imate pravo, u svoje ime, dopisivati ​​se s organizacijama o pitanjima...";

Dokument mora izvođača dovesti u određeno psihološko stanje, t.j. sadrži informacije koje motiviraju izvođača. Na primjer: "Za neblagovremeno razmatranje žalbi građana odgovorni ste prema ...";

Dokument služi za prenošenje informacija za korištenje u upravljanju.

Stoga predlažemo utvrditi da se upravljačka funkcija dokumenta očituje u vrsti rezultata utvrđenog u dokumentu, koji treba primiti izvršitelj dokumenta.

Ova razmatranja omogućuju nam da uvedemo jedan od glavnih koncepata upravljanja dokumentima upravljanja – svrhu upravljačkog dokumenta.

Pod svrhom upravljačkog dokumenta podrazumijevamo rezultat koji bi trebao biti postignut po završetku izvršenja dokumenta.

Kako pokazuju studije, postavljanje ciljeva upravljačkog dokumenta, prije njegove izrade, može značajno smanjiti broj kreiranih dokumenata i povećati njihov koeficijent informacijskog sadržaja.

Subjekt upravljanja, definirajući sadržaj dokumenta i prenoseći ga na izvršenje, očekuje da će se u upravljačkom okruženju dogoditi upravo one promjene koje je on namjeravao. Odnosno, definira željeni cilj – cilj dokumenta.

Izvršitelj, kao rezultat izvršenja isprave, postiže neki rezultat, koji se u praksi ne može poklapati sa svrhom dokumenta. Razlozi za ovo odstupanje mogu biti posljedica čimbenika drugačije prirode. U upravljanju upravljačkim dokumentima predmet su proučavanja čimbenici utvrđeni upravljačkim dokumentom.

Stoga se jednim od problema upravljanja dokumentima o upravljanju može smatrati problem utvrđivanja takvih zahtjeva za upravljačke dokumente, čije bi ispunjenje isključilo dokument iz niza čimbenika koji uzrokuju nesklad između željene svrhe dokumenta i rezultata. dobiven nakon izvršenja dokumenta.

Predložili smo sljedeći skup zahtjeva koje upravljački dokument mora ispunjavati kako ne bi postao čimbenik koji uzrokuje da se svrha dokumenta i stvarno dobiveni rezultati ne poklapaju nakon njegovog izvršenja.

1. Zakonitost

Sve informacije sadržane u dokumentu ne smiju biti u suprotnosti s informacijama objavljenim u važećim regulatornim pravnim aktima i drugim dokumentima koji određuju postupanje sudionika u procesu upravljanja.

Nepoštivanje ovog zahtjeva može dovesti ili do toga da će ciljevi dokumenta biti nemoguće ostvariti ili će se postignuti ciljevi poništiti na propisan način.

2. Motivacija

Poželjno je da sadržaj dokumenta potiče postizanje njegovih ciljeva. Ako upravljački dokument ne ispunjava ovaj zahtjev, to ne znači da ciljevi dokumenta neće biti postignuti. Međutim, motivacija ide daleko u upravljanju. Dakle, u svakom slučaju, ako dokument motivira izvođača, postizanje njegovih ciljeva bit će vjerojatnije, i obrnuto – nepostojanje motivacijskih odredbi u dokumentu može učiniti ciljeve dokumenta nedostižnim.

3. Pravni značaj

Trenutno nije utvrđeno točno značenje pojma "pravni značaj". Štoviše, u nizu publikacija umjesto pojma „pravna vrijednost“ koristi se izraz „pravna snaga“. Smatramo da dokument ispunjava uvjet pravne važnosti ako se može priznati kao dokaz, dokaz u nadležnim tijelima da utvrđuju može li se isprava koristiti kao dokaz, dokaz.

Dakle, prvo, dokument mora izdati tijelo ovlašteno za izdavanje takvih dokumenata, a drugo, mora imati sve potrebne podatke, sastavljene u skladu s važećim regulatornim dokumentima. Nepostojanje ovih znakova dovodi do toga da dokument ne mogu prihvatiti osobe o čijoj odluci ovisi postizanje ciljeva dokumenta.

Određivanje daljnjih zahtjeva temelji se na sljedećim okolnostima:

Glava, sastavljajući dokument, prevodi značenje autorskog sadržaja (ARC) dokumenta u tekst. Izvođač, analizirajući upravljački dokument, utvrđuje njegovo značenje njegovog sadržaja (ZSI);

Voditelj smatra da se značenje sadržaja dokumenta, koje odredi izvođač, podudara sa značenjem sadržaja koji je autor priložio dokumentu. Inače, neslaganje između ovih vrijednosti može dovesti do neslaganja između svrhe dokumenta i rezultata dobivenog nakon njegovog izvršenja.

Pogreške u izražavanju i tumačenju značenja teksta dokumenta, koje nastaju iz različitih razloga, dovode do toga da u praksi nastaju situacije kada se AAR ne podudara s AIR.

Stoga je legitimno postaviti takvo pitanje: "Koje uvjete treba ispunjavati upravljački dokument kako ne bi došlo do neslaganja između navedenih vrijednosti?"

Istraživanje značenja riječi "konkretnost" dovelo nas je do zaključka da se ti zahtjevi mogu svesti na jedan zahtjev "konkretnosti". Može se izraziti na sljedeći način.

Konkretni tekst je pouzdan tekst koji sadrži cjelovite informacije, čije je značenje jasno (određeno bez sumnje) i utvrđeno bez dodatnog tumačenja i pojašnjenja.

Posljedično, zahtjev za specifičnošću može se predstaviti kao skup zahtjeva za pouzdanošću, potpunošću i razumljivošću.

Pouzdanost – informacije sadržane u dokumentu moraju odgovarati istini.

Potpunost - ovisno o prirodi informacija sadržanih u tekstu dokumenta, stupanj njihovog utjecaja na upravljanje može biti različit, naime: bez dijela informacija nemoguća je provedba procesa upravljanja. Na primjer, nije poznata svrha kontrole.

Dio informacija je nužan kako bi se osigurala učinkovita provedba upravljanja (govoreći o učinkovitosti procesa upravljanja, mislimo na postizanje njegovih ciljeva uz najnižu cijenu). Na primjer, informacije o nekim karakternim osobinama zaposlenika.

Neke od informacija nisu vezane uz upravljanje, t.j. njihov izostanak ne utječe na provedbu upravljanja. Na primjer, informacije o stupnju tvrdoće olovaka koje koristi glavni stručnjak organizacijskog odjela pri pisanju nacrta određenog dokumenta.

Dokument ćemo nazvati potpunim ako sadrži sve podatke potrebne za upravljanje

Razumljivost - studije pokazuju da postoji nekoliko objektivnih uvjeta za nastanak nerazumljivosti teksta

Uvjet 1. Tekst dokumenta je razumljiv ako je moguće nedvosmisleno odrediti leksičko značenje svake višeznačne značajne riječi upotrijebljene u tekstu.

Uvjet 2. Tekst dokumenta je razumljiv ako nema dvojbe u određivanju koje su riječi u odnosu na dano glavne.

Ako su uvjeti 1 i 2 ispunjeni, tada ćemo reći da tekst upravljačkog dokumenta ispunjava zahtjev UNIVERZALNOSTI.

Uvjet 3. Tekst dokumenta je razumljiv ako bilo koja riječ koja ovisi o bilo kojoj riječi teksta (glavnoj riječi) prenosi vrijednost svojstva kontrolnog okruženja, koja je određena jednim od znakova postavljenih leksičkim značenjem ovu glavnu riječ. Nepoštivanje ovog uvjeta dovodi do činjenice da riječ dolazi u sukob sa svojim kontekstom.

Uvjet 4. Tekst dokumenta je razumljiv ako je isto nepromjenjivo svojstvo kontrolnog okruženja definirano u različitim dijelovima teksta dokumenta na isti način (odnosno, ima istu vrijednost).

Ako su ispunjeni uvjeti 3 i 4, tada ćemo reći da tekst upravljačkog dokumenta ispunjava uvjet NEPROTURIJEČNOSTI.

Uvjet 5. Tekst proste rečenice ima značenje ako za svaku riječ teksta postoji barem jedna riječ koja je ili glavna ili zavisna u odnosu na zadanu, a sve riječi rečenice čine neprekinuti lanac riječi povezanost, u kojoj je svaki par susjednih riječi međusobno povezan relacijom "glavna riječ - zavisna riječ".

Ako je uvjet 5 zadovoljen, tada ćemo reći da tekst upravljačkog dokumenta ispunjava uvjet POVEZIVANJA NA RAZINI PRIJEDLOGA.

Osim navedenih objektivnih uvjeta, postoji i subjektivni uvjet koji određuje jasnoću teksta dokumenta.

Tekst dokumenta je razumljiv ako tezaurus sastavljača i tezaurus izvršitelja dokumenta u smislu riječi korištenih u njegovom tekstu odgovaraju normativnom tezaurusu.

Ovdje je tezaurus sastavljača i izvođača skup leksičkih značenja riječi u vlasništvu sastavljača i izvođača. Normativni tezaurus je tezaurus sadržan u eksplanatornim rječnicima.

Ako je ovaj uvjet ispunjen, tada ćemo reći da tekst upravljačkog dokumenta zadovoljava zahtjev DOGLEDNOSTI TEZAURUSA.

Cjelokupnost gore navedenih zahtjeva nije potpuna. Tako, primjerice, ostaje neistraženo pitanje nerazumljivosti teksta, koje se nameće zbog nesuvislosti rečenica teksta. No može se tvrditi da ovi zahtjevi pokrivaju gotovo sve slučajeve s kojima se susreću u pripremi upravljačkih dokumenata.

Uz problem uspostavljanja zahtjeva za upravljačkim dokumentima, u upravljačkoj dokumentaciji razvija se problem analize tekstova na usklađenost sa zahtjevima upravljanja i niz drugih problema.

Za rješavanje ovih problema uvedena je rigorozna definicija "informacija o kontrolnom okruženju".

Informacija o kontrolnom okruženju je njegovo zasebno svojstvo, izraženo njegovim imenom i značenjem. Na primjer:

Broj zaposlenih u organizacijskom odjelu gradske uprave "N" (naziv podatka) - 5 osoba (vrijednost informacija);

Rok za narudžbu broj 5 (naziv informacije) je 20. veljače 2001. (značenje informacije).

Konstruktivnom metodom dokazano je da se tekst bilo kojeg upravljačkog dokumenta može predstaviti kao popis informacija. Na temelju ove odredbe razvijene su osnove teorije i metode konstruiranja jezičnih modela tekstova dokumenata koji omogućuju rješavanje problema analize teksta dokumenta u skladu sa zahtjevima upravljanja.

Uvode se tri tipa lingvističkih modela: deskriptivni, semantički i menadžerski.

Opisni model je popis svih informacija sadržanih u konkretno postojećem tekstu u dokumentu. Ovaj model je osnovni. Na temelju toga se razvija semantički model teksta.

Semantički model teksta je deskriptivni model, dopunjen imenima informacija koje u tekstu nema, omogućujući nedvosmisleno utvrđivanje leksičkog značenja svih značajnih riječi u tekstu. Na temelju toga razvija se situacijski model upravljanja tekstom.

Model upravljanja tekstom je semantički model dopunjen nazivima informacija određenim specifičnostima procesa upravljanja u upravljačkoj situaciji koja odgovara tekstu dokumenta.

Na temelju suvremene teorije ruskog jezika razvijene su metode za predstavljanje lingvističkih modela upravljačkih dokumenata. Razvijene su metode za izradu ovih modela. Korištenje lingvističkih modela omogućuje objektivnu procjenu usklađenosti upravljačkih dokumenata sa zahtjevima upravljanja. Razvijene su metode za analizu usklađenosti teksta dokumenata s gore formuliranim zahtjevima. Metode su dovedene do formalnih algoritama koji omogućuju kompjuteriziranje procesa analize dokumenata.

Ozhegov S.I. Rječnik ruskog jezika / Ed. N.Yu. Švedova. - M .: Rus. jezik, 1989.

GOST R 51141-98. Uredski rad i arhiviranje. Uvjeti i definicije.

Tikhomirov M. Yu. Pravna enciklopedija. - M .: Jurinform centar, 1995.

Udžbenik građanskog postupka. - M .: Izdavačka kuća "SPARK", 1996.

Udžbenik kaznenog postupka. - M .: Pravnik, 1995.

Kolesnik E.N. Dokumentiranje poslova upravljanja u tijelima državne i lokalne samouprave (u 3 knjige). Knjiga 1. Upravljanje dokumentima upravljanja. - Ekaterinburg. UrAGS, 2002. (Serija "Dokumentacijska potpora menadžmentu").

Izvor informacija:
Web stranica Informativno-analitičkog biltena Uralske akademije javne službe "Službeni". (

Knjiga ispituje teoriju i praksu upravljanja dokumentima u organizacijama korištenjem metodologije upravljanja informacijama. Istražuju se pitanja povijesti i aktualnog stanja uredskog rada, odnos upravljanja dokumentima i upravljanja informacijama, razmatraju se nove informacijske tehnologije u odnosu na upravljanje dokumentima, pitanja njegove automatizacije i dizajna.

Knjiga je namijenjena znanstvenicima i stručnjacima iz područja upravljanja dokumentima i može se koristiti kao nastavno pomagalo studentima dokumenata i drugih specijalnosti.

B B K 65.050.

O M.V. Larin. 200 ISBN 5-7671-0026 SADRŽAJ Uvod Poglavlje 1. Dokumentirane informacije kao resurs upravljanja

1.1. Uloga informacija u upravljanju

1.2. Informacijska infrastruktura organizacije

1.3. Informacijski resursi organizacija Poglavlje 2. Neki problemi evolucije upravljačkog dokumenta

2.1. Razvoj koncepta "dokumenta"

2.2. Dokumentacija za upravljanje

2.3. Elektronička dokumentacija Poglavlje 3. Od upravljanja dokumentima do upravljanja dokumentima

3.1. Periodizacija povijesti domaćeg uredskog rada i predrevolucionarna faza njegova razvoja

3.2. Sovjetski uredski rad

3.3. Suvremeni zakonodavni i regulatorni okvir za upravljanje dokumentima

3.4. Upravljanje dokumentima Poglavlje 4. Problemi automatizacije upravljanja dokumentima

4.1. Automatizacija dokumentacijske potpore za upravljanje u 70-80-im godinama

4.2. Suvremeni uvjeti i preduvjeti za razvoj automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima

4.3. Problemi sistematizacije, odabira i evaluacije automatiziranih sustava upravljanja

- & nbsp– & nbsp–

Stvaranje u našoj zemlji pravne države s učinkovito djelujućim institucijama predstavničke, izvršne, sudbene vlasti, proizvodnje, znanosti i obrazovanja povezano je ne samo s donošenjem pravnog okvira za njihovo djelovanje, već i s formiranjem racionalnih, specifičnih pravila i procedure za njihovo funkcioniranje, uključujući i rad na terenu s dokumentima.

Kontinuirani rast obima dokumentacije u cijelom svijetu, sve raširenija uporaba elektroničkih računala u obradi informacija, korištenje njegovih nepapirnih medija i drugi objektivni čimbenici navode stručnjake na zaključak da je potrebno tražiti mogućnosti za svladavanje i upravljanje dokumentiranim informacijama.

Dokumentirane informacije čine osnovu upravljanja, a njezina se učinkovitost u velikoj mjeri temelji na proizvodnji i potrošnji informacija. U uvjetima suvremenog društva, informacije su postale punopravni proizvodni resurs, pouzdano oružje konkurencije u svim sferama gospodarske djelatnosti, važan element društvenog i političkog života društva. Kvaliteta informacija određuje kvalitetu kontrole, budući da informacija, poput cirkulacijskog sustava, prožima sve kontrole, dajući im energetski potencijal i dovodeći ih u svrhovito kretanje.

Informacije su, kao što znate, koncentrirane u dokumentima koji informaciji daju organizacijski oblik, pomiču je u vremenu i prostoru, dokumenti i dokumentarne informacije su u osnovi upravljačkih odluka i njihovo su materijalno utjelovljenje, daju pravnu snagu i na taj način doprinose njihovu bezuvjetnom izvršavanju. .

Problemi dokumentiranja upravljanja i organizacije njegove dokumentacijske potpore stari su koliko i sami dokumenti i upravljanje. No, pod utjecajem raznih čimbenika, posebice pod utjecajem znanstvenog i tehnološkog napretka, prisiljeni smo se uvijek iznova vraćati na ovu temu. Trenutno se ovaj problem aktualizira brzim razvojem novih informacijskih tehnologija, ubrzanom informatizacijom društva.

Ovi procesi postavljaju niz pitanja za znanstvenike - stručnjake za dokumente na koja zahtijevaju neposredan odgovor. Prvi od njih je kako bi se upravljanje dokumentima trebalo promijeniti kao znanstvena disciplina koja proučava dokumente u kontekstu globalizacije svjetskih informacijskih procesa. Drugi je kako nove informacijske tehnologije utječu na situaciju u praktičnoj sferi rada s dokumentima. Treće, koliko su bile točne naše prethodne ideje o predmetu koji se proučava i koji su trendovi u njegovom razvoju u bliskoj budućnosti, koje strateške ciljeve treba postaviti u području upravljanja dokumentima i koje taktičke sheme implementirati za rješavanje hitnih praktičnih problema u ovom području.

Naravno, postavljena pitanja zahtijevaju udruživanje domaćih stručnjaka za dokumentaciju i ne mogu se u potpunosti riješiti u zasebnom radu. Usredotočujući se na problem upravljanja dokumentima u organizacijama, odabrali smo smjer znanstvenog istraživanja koji je relevantan u sadašnjoj fazi, a koji ima teorijski i praktični značaj.

Mora se priznati da je u "predreformskim" uvjetima upravljanje dokumentima na odgovarajući način omogućilo upravljačkim strukturama normativni i metodološki razvoj i aktivno koristio mogućnosti postojećih informacijskih sustava.

Trenutno u Rusiji postoji kontradiktorna situacija u području upravljanja dokumentima. S jedne strane, prethodno usvojeni organizacijski i metodološki dokumenti su zastarjeli: državni sustav dokumentacijske potpore za upravljanje i drugi standardi koje su razvili znanstvenici i stručnjaci 70-80-ih godina. Dolazi do odljeva kadrova (osobito mladih) iz područja znanstveno-istraživačkog rada u području upravljanja dokumentima i arhivistike iz različitih razloga, uključujući i nedostatak odgovarajućih financijskih sredstava. Smanjena je pažnja osposobljavanju i usavršavanju djelatnika službi za potporu dokumentima, nedostaje moderna edukativna i metodička literatura o ovim pitanjima. Došlo je do izvjesne stagnacije u znanstveno-istraživačkom radu o pitanjima upravljanja dokumentima, vidljiva je nejedinstvo u radu obrazovnih institucija koje proizvode kvalificirane stručnjake i znanstvenih organizacija. U velikoj mjeri na situaciju je utjecala kadrovska obnova, odmak od ustaljenih tradicija upravljanja dokumentima, gubitak dostignute razine kulture rada s dokumentima.

S druge strane, zbog prodora nove opreme i novih tehnologija u menadžment dolazi do promjene strukture tijeka rada. Promjena ekonomskih temelja života društva dovodi do transformacije vrijednosti pojedinih vrsta dokumenata i njihove uloge u procesu upravljanja. Međutim, te promjene slabo uzimaju u obzir sustavi upravljačke dokumentacije u organizacijama u kojima i dalje vrijede zastarjela pravila i standardi.

Jačanje ruske državnosti, a time i javne službe, zahtijeva širenje granica zona stabilnosti i učinkovitosti upravljanja. Prema našem mišljenju, racionalna organizacija upravljanja dokumentima može poslužiti kao jedno od važnih sidrišta za jačanje državnog aparata i bitan element njegove stabilnosti.

Stoga se može smatrati hitnim problemom upravljanja dokumentima, uzrokovanim potrebom za aktivnim, ciljanim formiranjem informacijskih resursa koji zadovoljavaju potrebe organizacija. Proučavanje mogućnosti suvremenih informacijskih tehnologija u smislu njihove uporabe u upravljanju dokumentima iznimno je važno za suvremeno upravljanje dokumentima. Potrebno je analizirati akumulirana dostignuća u području teorije i prakse upravljanja dokumentima, identificirati trendove u njihovom daljnjem razvoju i na temelju toga dobiti nove znanstvene rezultate.

Odabir teme ovog istraživanja uvjetovao je nekoliko čimbenika:

prvo, prisutnost društvenog poretka društva, povezanog s potrebom racionalizacije dokumentarnog okruženja u području vlasti, prije svega, države;

drugo, potreba državne arhivske službe za dubljim proučavanjem međusobno povezanih problema arhivistike i upravljanja dokumentima kako bi se ona transformirala u primijenjena znanstvena dostignuća;

treće, rastući interes za informatizaciju Rusije i načine njezina ulaska u globalni informacijski prostor, uključujući i područje upravljanja dokumentima.

Rješenje problema upravljanja dokumentima u suvremenim uvjetima, po našem mišljenju, omogućit će namjensko formiranje informacijskih resursa organizacija, osigurati njihovo učinkovito funkcioniranje, kao i otvoriti pristup informacijskim resursima za potrošače uz najmanji utrošak vremena. , rad i sredstva.

Ocjenjujući stupanj razrađenosti i proučenosti teme, treba napomenuti da se pitanja upravljanja dokumentima u domaćoj literaturi do sada nisu postavljala kao samostalna. Stoga je historiografija problema vrlo loša.

Samo u nekim djelima A.N. Sokova, vidljivi su pokušaji uvođenja upravljanja dokumentima kao predmeta ig.pedacije u scenski plan: kao odraz inozemnog iskustva i perspektivan smjer razvoja domaćeg upravljanja dokumentima i organizacije uredskog rada 1.

U međuvremenu, u razvijenim zemljama, koje su odavno prošle fazu "početne akumulacije" računalne tehnologije i komunikacija, u društvu koje je danas okarakterizirano kao "postindustrijsko" ili "informacijsko", više se pažnje posvećuje razvoju problema upravljanja dokumentima. . Taj se trend posebno očitovao kasnih 70-ih, kada je postalo očito da računala (uključujući i osobna) ne dovode do stvaranja "ureda bez papira", već naprotiv, povećavaju volumen cirkulacije papirnatih dokumenata.

U tim su uvjetima zapadni znanstvenici svoju pozornost usmjerili na znanstvene aspekte upravljanja dokumentima i intenzivirali istraživanja u ovom području znanja i administrativnih aktivnosti. Preko UNESCO-a i drugih međunarodnih organizacija čak se nastojalo koordinirati rad znanstvenika iz različitih zemalja u tom smjeru, što je dalo teorijske i praktične rezultate. U završnom izvješću o programu RAMP (od J. Rhodesa), upravljanje dokumentima je okarakterizirano kao opća upravljačka funkcija, koja pokriva rad s dokumentima u organizacijama u svim fazama njihova životnog ciklusa 2.

Proučavanje radova zapadnih, prvenstveno američkih i njemačkih stručnjaka pokazuje da ni među njima ne postoji potpuno jedinstvo u shvaćanju upravljanja dokumentima kao znanstvene kategorije. Međutim, većina znanstvenika sklona je prepoznati upravljanje dokumentima kao punopravnu funkciju upravljanja organizacijama, informacijskim resursom (F. Horton, C. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, C. Har, D. MacLeod, J. Summerville, D. Stephens, itd. ) 3. Važno je naglasiti da su mnogi znanstvenici i stručnjaci Sokova A.N. Upravljanje dokumentima u inozemstvu (znanstveni i analitički pregled) - Svesavezna znanstveno-praktična konferencija na temu "Organizacijska i pravna pitanja izrade dokumenata pomoću računala i njihova uporaba u nacionalnom gospodarstvu": Sažeci. izvješće - M .: 1984. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. Br. 2081, S. 120-158; Ona je ista. Poslovna dokumentacija iz područja menadžmenta. - M .: Znanje, 1985, itd.

Rhodes J. Uloga arhiva i upravljanja dokumentima u nacionalnim informacijskim sustavima. Po. s engleskog V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, - br. 1064 "p". 1989.

Horton F.A., Lennon K. Upravljanje dokumentima i upravljanje informacijama, kakav je odnos između njih u naše vrijeme. Po. s engleskog V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 1196 "p", str. 5, 6; Mordell A. Novi program upravljanja dokumentima britanske vlade. - CIF OTSNTI VNIIDAD. br. 894 "p"; Har K., McLeod J. Upravljanje dokumentima u informacijskom dobu. Po. s engleskog V.N. Garmash. - CIF OTSNTI VNIIDAD. - 8 članova razumije važnost interakcije upravljanja dokumentima i upravljanja informacijama u organizacijama, ocjenjujući dokumentaciju kao najvažniji dio informacijskih resursa organizacije.

Na temelju takve procjene postavlja se zahtjev za dubljim korištenjem novih informacijskih tehnologija u radu s dokumentacijom i uključivanjem struktura upravljanja dokumentima u opću infrastrukturu organizacija.1

Očito je da Rusija ima svoje tradicije na području rada s dokumentima i nemoguće je izravno posuđivanje zapadnog iskustva i zapadnih pristupa. Zato smo se okrenuli proučavanju problema evolucije domaće dokumentacije i razvoja uredskog rada u Rusiji, s ciljem procjene postignute razine organizacije rada s dokumentima i stupnja originalnosti nacionalnih tradicija u ovoj oblasti. pozabaviti se pitanjem mogućnosti primjene osnovnih načela i metoda upravljanja dokumentima.

Do danas je domaća dokumentoznanost akumulirala značajnu količinu znanja, koja se ogleda u objavljenim monografijama, zbornicima znanstvenih radova MGIAI i VNIIDAD, zbornicima članaka, nastavno-metodičkim priručnicima, materijalima konferencija i drugih znanstvenih događanja. Nažalost, još uvijek nema velikih monografskih studija. Objavljeni radovi uglavnom su u obliku udžbenika i nastavnih sredstava (radovi V.I. Andreeve, T.V. Kuznetsove, Ya.Z. Livshitsa, K.G. Mityaeva, VS Mingalev, A.V. Pšenka, A.N., autorski tim Odjela za dokumentaciju i dokumentaciju Državno sveučilište za menadžment) 3. Treba napomenuti da je u nekim slučajevima trening № 1241 "p". 1998. S. 6; Upravljanje dokumentima Summerville JR: što je novo. - Per. s engleskog Zolotukhina I.G. - CIF OTSNTI VNIIDAD. - Broj 1159 "p". 1994. S. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Zbornik radova, DGD, 1994.

C. 11-38; Macdonald D. Upravljanje dokumentima u modernoj instituciji.

CIF OTSNTI VNIIDAD. - br. 1220 "p"; Roberge M. U informacijskom dobu - globalno sustavno i sustavno upravljanje administrativnim informacijama. - CIF OTSNTI VNIIDAD. - Broj 1144 "p" i dr.

Koprivnjača Cr. Upravljanje dokumentacijom, informacijama i arhivom u poduzećima. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 889 "p"; Horton F., Lennon K. Dekret. cit.; Ricks A. Uredski rad kao arhivska funkcija. - CIF OTSNTI VNIIDAD. - br. 946 "p" i dr.

Livšits Y.Z. Dokumentacijska potpora menadžmentu. - M .: Znanje, 1975.

64 s; Kuznetsova TV., Stepanov E.A., Filippov N.G. Kao istraživačka literatura mogu poslužiti uredski i tehnički priručnici, posebice oni koji su objavljeni 70-80-ih godina, budući da odražavaju rezultate znanstvenog rada njihovih autora. Nije tajna da su poteškoće s objavljivanjem monografskih radova prisilile znanstvenike da pribjegnu takvom obliku objavljivanja znanstvenih istraživanja kao što su udžbenici za posebne kolegije. Ipak, izrada monografskih radova o upravljanju dokumentima i dalje je hitan zadatak.

Radovi K.G. Mityaev, koji je prvi predložio pojam "upravljanje dokumentima" i dao veliki teorijski i praktični doprinos razvoju upravljanja dokumentima kao znanstvene discipline. U udžbenicima, člancima, govorima na konferencijama iznio je glavne odredbe o zadaćama upravljanja dokumentima, dokumentacijskim sustavima, dokumentnim funkcijama, koje su se potom razvijale i dopunjavale. Studijski vodič K.G. Mityaeva je još uvijek konceptualna studija koja je danas relevantna na brojnim pozicijama 1.

K.G. Mityaev je po prvi put sustavno ocrtao povijest uredskog rada u predrevolucionarnoj Rusiji i SSSR-u, ističući glavna razdoblja njegovog razvoja, specifičnosti različitih vrsta uredskog rada, pokazujući odnos uredskog rada s odgovarajućim sustavima za izgradnju državni aparat, međuovisnost razvoja uredništva i arhivistike 2.

Naknadni udžbenici Povijesno-arhivskog zavoda u osnovi su samo povećali obim građe prezentirane ničke dokumentacije: Udžbenik. džeparac. - M .: Više. šk., 1991. - 159 s; Sokova A.N. Poslovna dokumentacija iz područja menadžmenta. - M .: Znanje, 1985. - 64 s; Mingalev B.C. Opći obrasci i tendencije oblikovanja dokumenata u društveno-ekonomskim sustavima upravljanja. (Studijski problemi): Udžbenik.

priručnik / MGIAI. - M., 1983. - 83 s; Larin M.V., Mingalev B.C. Suvremeni sustavi dokumentacijske potpore menadžmentu: Udžbenik. priručnik / MGIAI.

M., 1982.-- 99 s; Andreeva V.I. Uredski rad: Zahtjevi za tijek rada tvrtke (na temelju GOST-ova Ruske Federacije). - 3. izd., vlč. i dodati. - M .: Poslovna škola JSC "Intel-Sintez", 1996. - 222 str; A. V. Pšenko Uredski rad i osnovni regulatorni zahtjevi za dokumente: Udžbenik. džeparac. M .: YUK MGU, 1994.; Organizacija rada s dokumentima: Udžbenik / Držav. Akademija za menadžment.

M.: Infra-M, 1998.; Uredski rad (organizacija i tehnologija upravljanja dokumentacijom): Udžbenik / Ur. TELEVIZOR. Kuznjecova. - M .:

JEDINSTVO-DANA, 2000 .-- 359 str. I drugi.

Mityaev K.G. Povijest i organizacija uredskog rada u SSSR-u: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1959. - 359 str.

Mityaev K.G. Teorija i praksa arhivistike: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1946. - 248 str.; On je isti. Povijest i organizacija uredskog rada u SSSR-u. Dekret.

cit.; On je isti. Dokumentoznanost, njezine zadaće i perspektive razvoja // Pitanja arhivistike. - 1964. - br. 2 itd.

10 o povijesti uredskog rada, proširujući kronološki opseg obuhvaćenog razdoblja 1.

Istodobno, 70-80-ih godina pojavili su se udžbenici u kojima su prikazani rezultati znanstvenih istraživanja T.V. Kuznjecova, Ya.Z. Livšic, M.P. Iljušenko i drugi znanstvenici koji razvijaju upravljanje dokumentima kao znanstvenu disciplinu i odražavaju pitanja terminologije dokumenata i dokumentacijskih sustava, funkcije dokumenata i njihov razvoj, ulogu dokumentacije u procesima upravljanja 2. U zasebnim radovima, pitanja formiranja dokumenata koja su temeljna za upravljanje dokumentima, razmatraju se problemi utjecaja tehnologije elektroničkog računala za uredski rad 3.

Treba istaknuti rad znanstvenika VNIIDAD-a, koji su od osnivanja instituta 1966. godine dosljedno rješavali probleme upravljanja dokumentima, organizacije uredskog rada i dokumentacijske potpore upravljanja, automatizacije rada s dokumentima.

Značajan doprinos proučavanju glavnih kategorija upravljanja dokumentima dao je A.S. Malitikov, V.D. Banasyukevich, K.I. Rudelson i drugi znanstvenici 4.

U posljednjem desetljeću, nažalost, ravnoteža između teorijskih istraživanja i metodoloških razvoja narušena je u korist potonjeg. O tome svjedoči veliki broj nastavnih sredstava i priručnika za poslovne radnike.Povijest uredskog rada u SSSR-u: Udžbenik. doplatak / Ed. YZ. Livšits, V.A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974.170 s; Iljušenko poslanik. Povijest uredskog rada u predrevolucionarnoj Rusiji / RGGU. - M., 1993.

Iljušenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits YaZ., Tsikulin V.A. Dokumentacijski sustavi: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1977. - 87 str.; Iljušenko MP., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Dokumentacija / MGIAI. - M., 1977. - 83 str.; Iljušenko MP., Kuznetsova T.V. Obrazac dokumenta / MGIAI. - M., 1986. - 86 str.; Kuznetsova TV., Losev V.I. Dokumentacija za upravljanje. - M .: Ekonomija, 1985, itd.

Mingalev B.C. Opći obrasci i tendencije oblikovanja dokumenata u društveno-ekonomskim sustavima upravljanja. (Studijski problemi): Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1983.; Larin M.V., Mingalev B.C. Suvremeni dokumentacijski sustavi upravljanja / MGIAI. - M., 1982, itd.

Malitikov A.S. Zadaci i organizacijski načini razvoja Jedinstvenog državnog sustava uredskog rada za ustanove, organizacije i poduzeća // Voprosy archivovedenie.

1965. - br. 1; To je isto. Neka pitanja organizacije i sadržaja znanstvenog rada u području USSD // Proceedings of VNIIDAD / VNIIDAD. - M., 1971. - T. 2; Banasyukevich V.D., Sokova A.N. Pitanja formiranja teorije upravljanja dokumentima // Razvoj sovjetskog upravljanja dokumentima (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983.; Banasyukevich V.D., Zonov V.M. Tipičan sustav dokumentacijske potpore za središnji aparat ministarstava i odjela // Sovjetski arhiv. - M., 1986. - br. 4; Rudelson K.I. Suvremene dokumentarne klasifikacije. - M .: Nauka, 1973, itd.

produkcije, koje u glavnom tumače akumulirani znanstveni i metodološki potencijal upravljanja dokumentima u pristupačnom obliku za praktičare. No, neki od njih sadrže vrijedna zapažanja i razmišljanja, posebice u pogledu stvaranja generalno-agencijskih sustava za dokumentarnu potporu menadžmentu i složenu primjenu računalnih tehnologija. Među tim publikacijama, rad T.V. Kuznjecova 3.

Značajan doprinos razvoju upravljanja dokumentima su doktorski i magistarski radovi obranjeni na MGIAI i VNIIDAD-u, koji su također važni za ovo istraživanje. Doktorska disertacija A.N. Sokova 4, u kojoj je prvi put nakon K.G. Mityaeva, uspješno se pokušava formulirati neka područja teorije upravljanja dokumentima u uvjetima uvođenja novih informacijskih tehnologija u praksu.

Doktorske disertacije u pravilu razmatraju određene aspekte teorije i prakse upravljanja dokumentima. Među najrazvijenijima su pitanja povijesti upravljanja dokumentima i uredskog rada sovjetskog razdoblja nacionalne povijesti (radovi V.I. Andreeve, I.M. Baginsky, V.D. Banasyukevich, M.P. Bobyleva, M.I. Dodonova, M.N., Kremer BI, Kuzmicheva AD, Larina MV, Podolskoy IA, Raikhtsauma AL, Solskiy DI, Tamm IE i drugi) 5.

Vidi, na primjer: Vodič za poslovnu korespondenciju. - M .: Mezhregionservis, 1996.; Stenyukov MB., Uredski rad malih poduzeća. M.: Prior, 1999. - 224 s; Pečnikova T.V., Pečnikova A.V. Dokumentacijska potpora djelatnosti organizacije: Udžbenik. priručnik / Udruženje autora i nakladnika "Tandem". - M .: Izdavačka kuća Ekmov, 1998. - 208 str; T.V. Kuznjecova Tajnički posao. - 2. izd., vlč. i dodati. / CJSC "Poslovna škola". - M .: Intel-Sintez, 1998 .-- 288 str.

Kuznetsov S.L., Računalni uredski rad. - M .: Intel-Sintez, 1999 .-- 208 s; Kirsanova MB., Aksenov Yu.M. Tečaj uredskog rada: Udžbenik. džeparac. -

M .; Novosibirsk: INFRA-M, 2000. - 287 str.; Stenyukov MB. Dokumenti. Uredski rad: Praktični vodič za predškolsku obrazovnu ustanovu poduzeća. - M .:

Prior, 1998. - 144 s; Andreeva V.I., Kuznetsova TV., Serova GA Uredski rad u računovodstvu. Praktični vodič. - M .: Računovodstveni bilten, 1996. - 218 str. i tako dalje.

T.V. Kuznjecova Uredski rad (upravljačka dokumentacija) - 2. izd. - 2000 .-- 328 str.

Sokova A.N. Razvoj sovjetskog upravljanja dokumentima u kontekstu znanstvene i tehnološke revolucije (1960.-1980.): Sažetak teze .... Dr. Ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987.

Andreeva V.I. Glavni pravci znanstvene organizacije rukovodećeg rada i uredskog rada državnog aparata SSSR-a (na temelju materijala periodike 1920-ih): Sažetak autora. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 24 str.; Banasyukevich V.D. Upravljačka dokumentacija kao povijesni izvor (Na temelju materijala Ministarstva industrije ugljena SSSR-a za 1971-1975): Avtoref. dis .... cand. ist znanosti. 25.05.02 / Predrevolucionarno razdoblje je mnogo manje proučavano (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Dio diplomskog rada posvećen je proučavanju dokumentacijskih sustava i dokumentacije pojedinih upravljačkih funkcija (radovi T.A. Bykove, I.V. Gerasimove, N.Yu. Emelyanova, I.B. Efanove, A.S. Krasavine, L.V. Potapove, Chukovenkove A.Yu.), dr. disertacije obrađuju pitanja dokumentacijske potpore pojedinačnih objekata iste vrste institutu MGIAI. - M., 1977. - 25 str.; Baginsky I.M. V.V. Kuibysheva o poboljšanju aparata i uredskog rada Narodnog komesarijata radničko-seljačke inspekcije SSSR-a. Sažetak diplomskog rada. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 str.; Dodonova M.I. Problem uredskog rada u sovjetskoj književnosti 20-ih: Sažetak autora. dis .... cand. ist. znanosti. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.

33 s; M.N. Kostomarov Djelatnost Moskovske radničko-seljačke inspekcije na unapređenju uprave i uredskog rada (1920-1929): Autor. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1976.

33c; Larin M.V. Resorna tijela za racionalizaciju i njihove aktivnosti na poboljšanju državnog aparata i uredništva (1923.): Sažetak autora. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 str.;

Podolskaya I.A. Povijest razvoja metodoloških temelja racionalizacije uredskog rada u SSSR-u: Avtoref. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 str.; Raikhtsaum A.L. Poboljšanje upravnog aparata i uredskog rada u SSSR-u od strane tijela neodjelske racionalizacije (1924 Sažetak teze .... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 str . ;

Tamm I.E. Formiranje sovjetskog državnog ureda. 1917-1923: Autorski sažetak. dis .... cand. ist. znanosti. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.-28 s;

Vyalova L.M. Organizacija uredskog rada središnjih državnih tijela u zakonodavnim aktima Ruskog Carstva u prvoj polovici 19. stoljeća: Avtoref.

dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987. - 23 str.; A.A. Lukaševič

Izrada dokumentacije pokrajinskog ureda 70-90-ih godina .: Avtoref.

dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 str.

Bykova T.A. Formiranje dokumentacijskog sustava za upravljanje društvenim razvojem radnih kolektiva. 1965-1985 (na primjeru elektroindustrije): Avtoref. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 27 s; Gerasimova I.V. Dokumentacijska potpora za upravljanje istraživačkim aktivnostima visokog obrazovanja (1917. - kasne 1980-ih):

Emelyanov N.Yu. Dokumentiranje organizacije istraživačke djelatnosti u industrijskim istraživačkim institutima (1970.-1980.): Autorski sažetak. dis .... cand. ist. znanosti.

25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 str.; Efanova I.B. Izrada dokumentacijske potpore za razvoj državnih standarda (1940.-1980.):

Sažetak diplomskog rada. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1986. - 24 str.; Krasavin A.S. Dokumentiranje radne djelatnosti djelatnika državnih tijela (povijest i trenutno stanje): Avtoref. dis ....

Kand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 str.; Potapova L.V. Organizacija rada sa apelima građana u Izvršnom odboru Moskovskog gradskog vijeća i njihov utjecaj na njegovo djelovanje (1960. - početak 1980-ih): Sažetak autora. dis .... cand. ist. znanosti.

25.05.02 / MGIAI. - M., 1989. - 28 str.; Čukovenkov A.S. Organizacija pohrane i korištenja strojno čitljivih dokumenata iz područja upravljanja: Avtoref.

dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 str. i tako dalje.

niy (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshenko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov E.A.) 1. Pitanja unifikacije i standardizacije dokumenata razrađena su prilično duboko (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.) 2.

U nekim tezama (Malitikov A.S., Predeyn E.V., Shchensnovich G.G.) razmatraju se 3 opća i posebna problema funkcioniranja usluga podrške upravljačkoj dokumentaciji.

Proučavanje disertacijskih istraživanja pokazuje da se problemi upravljanja dokumentima u njima ne odražavaju duboko, zahtijevaju suvremeni cjelovit pristup i promišljanje. O tome svjedoči i analiza literature iz znanstvenih područja koja su povezana s upravljanjem dokumentima.

Arkhipova N.I. Dokumentacijska potpora za upravljanje računalnim centrima (povijest, trenutno stanje i izgledi razvoja). Sažetak diplomskog rada.

dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 25 str.; Mozhaeva N.G. Aktivnosti Izvršnog odbora Radničko-seljačkog i Crvene armije Dokumenti na poboljšanju administrativnog aparata i dokumentacijske potpore u lokalnim Sovjetima Moskovske gubernije (regije) (1921.-1930.): Sažetak autora. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985.

25 s; E.A. Morozov Poboljšanje organizacije i dokumentacije kolegijalnih aktivnosti Državnog planskog odbora RSFSR-a 1925-1980: Autor.

dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1982. - 23 str.; A. V. Pšenko Dokumentiranje djelatnosti arhivske službe u sadašnjoj fazi: Avtoref. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 str.; Sirotkin A.N. Dokumentacijska potpora državnog fonda algoritama i programa (istraživanje i razvoj 1966.-1987.). Sažetak diplomskog rada. dis .... cand.

ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 25 str.; E.A. Stepanov Unaprjeđenje dokumentacijskih procesa u sustavu upravljanja visokim i srednjim specijalističkim obrazovanjem u SSSR-u (povijest i sadašnje stanje): Sažetak. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 str. i tako dalje.

Vasiliev M.A. Problem objedinjavanja tekstova upravljačkih dokumenata koji se koriste u uredskom radu sovjetskih institucija (povijest i sadašnje stanje): Avtoref. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 42 str.; V. I. Kokorev Razvoj i istraživanje sustava modela za objedinjavanje i standardizaciju upravljačkih dokumenata: Avtoref. dis .... dr. teh.

znanosti. 25.05.02, 08.00.20 / MGIAI. - M., 1980. - 34 str; A. V. Sankina Unapređenje oblika upravljačkih dokumenata na temelju standardizacije i unifikacije (1917.-1980.): Autorski sažetak. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1983. - 24 str.; Sokova A.N. Povijest unifikacije i standardizacije dokumenata u SSSR-u (1917-1970): Sažetak autora. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 16 str.; Yankovaya V.F. Optimizacija tekstova upravljačkih dokumenata (teorijski aspekt): Avtoref. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 str. i tako dalje.

Malitikov A.S. Glavni pravci dokumentarnog i arhivskog istraživanja u SSSR-u (1956-1970): Sažetak autora. dis .... cand. ist. znanosti 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 22 str.; E.V. Predein Kontrola izvršenja dokumenata u upravljačkom aparatu. Povijest i današnje stanje: Autorski sažetak. dis ... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1981. - 22 s; Shchensnovich GG. Razvoj temeljnih načela organiziranja dokumentacijskog sustava u automatiziranom upravljačkom sustavu: Avtoref. dis .... cand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 29 str.

Posljednjih godina postoji tendencija postupnog uspostavljanja poremećene ravnoteže i jačanja teorijskih istraživanja u području dokumentacijske potpore menadžmentu. Mnoga izdanja časopisa "Domaći arhiv", "Bilten arhivista", "Uredništvo", "Sekretarski poslovi", zbornika znanstvenih skupova usmjerena su na rješavanje hitnih problema rada s dokumentima u suvremenim uvjetima, zaštitu dokumentiranih informacija, terminološke problemi, povijest uredskog rada, pravna podrška dokumentacijske djelatnosti upravljačkog aparata, utjecaj novih informacijskih tehnologija na organizaciju tijeka rada i dokumentacije, problemi elektroničkih dokumenata 1.

Unatoč velikoj vrijednosti, ovi radovi ističu samo određene aspekte problematike upravljanja dokumentima i mogu se smatrati dobrim istraživačkim materijalom za naknadnu analitičku i sintetičku obradu.

Problem upravljanja dokumentima ne može se razmatrati bez analize arhivske literature. Znanstvenici – arhivisti obavili su ozbiljan istraživački rad koji je važan za razumijevanje epistemologije dokumenta, formiranja i razvoja dokumentacijskih sustava, te terminologije upravljanja dokumentima (A.

V. Elpatievsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepanski). Stručnjaci Vidi, na primjer: V.A. Eremchenko. Uredski rad i odjelna pohrana dokumenata u kontekstu upravne reforme: glavni problemi // Otech. arhiva. - 1999. - br. 1. - Str. 9-18; Tikhonov V.I., Yushin I.F. Suvremeni koncepti elektroničkih arhiva // Ibid. - S. 18-27; Oni su. Elektronički arhiv i elektroničko upravljanje dokumentima // Ibid. - 1999. - br. 2. - S. 17-26; Yankovaya V.F. Terminologija dokumentacijske potpore upravljanja (GOST R 51141-98 Uredski rad i arhivsko poslovanje. Pojmovi i definicije) // Uredski rad. - 1999. - br. 1. - S. 41-46.; M.N. Kostomarov

"Mnogolični Janus" - dokument u sustavu upravljanja informacijama // Uredski rad. - 1998. - br. 1. - S. 22-31.; Matveenko V.A. Pravni i organizacijski problemi upravljanja dokumentacijom // Dokumentacija u informacijskom društvu: elektroničko vođenje evidencije i elektronički arhiv: Dokl. a poruke na šestom Int. znanstveno-praktična konf.

Od tradicionalnog do elektroničkog upravljanja dokumentima: neki prijelazni problemi // Ibid. - S. 69-72; Kuleshov S.G. O pojmu "elektronički dokument" / Ibid. - S. 54-57; Banasyukevich V.D., Larin M.V. Razvoj državnog sustava dokumentacijske potpore menadžmentu hitan je zadatak / Uredski rad. - 1998. - br. 1. - S. 5-8; Sankina L.V. Organizacija predškolske obrazovne ustanove. Problemi normativne dokumentacije / Dokument u upravnim strukturama: Sažeci izvješća. i progovorio. za int. konf. 27.-28. listopada. 1994. / VNIIDAD. - M., 1995.-- S. 62-65 i drugi.

V.P. Kozlov Teorijske osnove arheografije sa stajališta suvremenosti // Otech. arhiva. - 2001. - br. 1. - S. 10-29; Stepansky AD. Na teorijskim osnovama odabira dokumentarne građe za državnu pohranu // u području arhivistike mnogo su učinili na razumijevanju informacijskih svojstava dokumenta, ukazujući na povezanost dokumentnih nizova i informacijskih izvora. U nekim radovima iz arhivistike (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) dokazana je sličnost procesa obrade informacija kako u operativnom menadžmentu tako iu fazi arhivske pohrane dokumenata1.

Zanimljivi su arhivisti, koji pokazuju odnos uredskog rada i arhivske djelatnosti, proces postupnog prelaska uredskog posla u nadležnost arhivskih tijela2, radovi koji naglašavaju strana iskustva (EV Starostin, Zbornik radova znanstvenog skupa o arhivskoj djelatnosti u god. SSSR - M., 1965.;

Elpatievsky A.V. Neka pitanja pristupa istraživanjima u području organizacije informacija o dokumentima sa stajališta dokumentnih sustava // Sažeci poruka teorijskog seminara "Pitanja sustavnog pristupa istraživanju u području dokumentarnih informacija." - M., 1972; Sokova A. N. Dokumentacija i njezina uloga u javnoj upravi i za povijesnu znanost. - M., 1985. - CIF OTSNTI VNIIDAD. broj 039-86; V.N. Avtokratov Neki aspekti proučavanja objekta i predmeta arhivistike // Proceedings of VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - 1. dio; Ilizarov B.S. Aktualni teorijski i metodološki problemi sovjetske arhivistike. - M., 1984, itd.; O.M. Meduševskaja Izvorna studija u sadašnjoj fazi // Sovjetski arhivi.

1979. - Broj 2. - S. 5; Elpatievsky A.V. O pitanju definiranja pojma "dokumentarne informacije" u svjetlu Lenjinove teorije refleksije // Sažeci teorijskog seminara "Terminološki problemi u području upravljanja dokumentima i arhivistike" (siječanj 1974.) / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 27; Elpatievsky A.V., Khanpira E.I. Još jednom o pojmu "dokument" // Sovjetski arhiv. - 1987. - br. 1. - Str. 54, itd.

Rudelson K.I. Suvremene dokumentarne klasifikacije. - M., 1973. - S. 24-29; V.N. Avtokratov O problemu uključivanja kategorija informacija u arhivistiku // Proceedings of VNIIDAD - M., 1973. - T. 3. - P. 251-263; To je isto.

Neki aspekti predmeta i predmeta arhivistike // Proceedings of VNIIDAD. - T. VI. - Dio 1. - M., 1976; Gelman-Vinogradov K.B. Dokumentarno pamćenje noosfere kao novog objekta znanja // Međunarodni forum o informacijama i dokumentaciji. - 1992. - T. 17. - br. 1. - S. 12; To je isto. Prostorna odiseja dokumenata kao globalni fenomen // Otech. arhiva. - 1992. - br. 6. - Str. 24-29 i dr.

Elpatievsky A.V. O povijesti dokumentiranja akata građanskog statusa u Rusiji i SSSR-u (od 18. stoljeća do danas) // Izvorna studija Aktovoe. - M., 1979. - S. 67; Belova EV, Elpat'evsky A.V., Kolosova E.V. "Popis dokumenata koji se prihvaćaju u državnim arhivima SSSR-a" // Sovjetski arhivi. - 1973. - br. 2. - Str. 20; Mityaev K.G. Dokumentacija, njezini zadaci i izgledi razvoja // Sovjetski arhiv. - 1964. - br. 2. - Str. 68; Sorokin V.V. Arhiv institucija SSSR-a (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982; Knyazev GA. Teorija i praksa arhiviranja (Iskustvo sustavnog vođenja). - L., 1935.; Malitikov A.S. Neka pitanja organizacije i sadržaja znanstvenog rada u području USSD // Proceedings of VNIIDAD. - T. 2 / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 6; Eremchenko V.A. Uredski rad i odjelna pohrana dokumenata u kontekstu upravne reforme; glavni problemi // Otech. arhiva. - 1999. - br. 1, - Str. 10; Elpatievsky A.V. Iz povijesti formiranja glavnih regulatornih i metodoloških dokumenata nacionalnog arhiva Karapetjanc) 1. Arhivska istraživanja otkrivaju promjenu vrijednosti pojedinih vrsta dokumenata tijekom povijesnog razvoja, otkrivaju evoluciju dokumentacijskih sustava u vezi s razvojem države i načinima njezine organizacije 2.

Upravljanje dokumentima kao znanstvena kategorija usko je povezana s informacijama i organizacijom informacijskih procesa u menadžmentu, stoga je literatura o teoriji informacija, informacijskim sustavima, informiranju i informatizaciji rada s dokumentima od ozbiljnog interesa.

Prije svega, radi se o studijama koje odražavaju probleme povezane s razumijevanjem bitnih karakteristika informacije kao početne tvari za organiziranje dokumentarnih nizova. Djela A.D. Ursula, A.I. Žukova, Yu.I. Chernyak, V.G. Afanasjev i drugi, napisani u različitim godinama, omogućili su formiranje teorijske osnove na kojoj je izgrađena glavna ideja rada na neraskidivoj povezanosti informacija i dokumentacije i mogućnosti primjene metodologije upravljanja informacijama u upravljanju dokumentima. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonov, G. Wolfram, A.D. Ursula i drugi znanstvenici duboko su razradili temeljno važne probleme formiranja i djelovanja informacijskih resursa kako u globalnom smislu tako iu okviru pojedinih organizacija. Problem informacijskih resursa još nije dobio konačno rješenje, no u ovim radovima formulirane su konceptualne kategorije, temeljne metodološke i konceptualne odredbe koje su važne za ovu studiju 4.

nogo poslovanja // Otech. arhiva. - 1998. - br. 4, - S. 16-24; V.P. Kozlov Arhivska služba Rusije i ruska državnost: iskustvo od 80 godina // Otech. arhiva. - 1998. - br. 6. - Str. 9-18 i dr.

E.V. Starostin Inozemna arhivistika: problemi povijesti, teorije i metodologije: Autorski sažetak. dis .... dr. Istok. znanosti. 25.05.02 / RSUH. - M., 1995.; I. V. Karapetyants Ekonomski arhivi u zapadnoj Europi i SAD-u (1905.-1995.): Sažetak autora. dis .... dr. Istok. znanosti. 25.05.02 / RSUH. - M., 1998.

Vidi: V.D. Banasyukevich. Glavni problemi arhivistike u suvremenoj književnosti // Arhivistika i izvorna studija moderne povijesti. Problemi interakcije u sadašnjoj fazi: Dokl. i sažetaka. govorio. na drugoj sveruskoj konf. 12.-13. ožujka 1996. / VNIIDAD. - M., 1997. - S. 16-22.

Vidi Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Suvremena informatika: znanost, tehnologija, djelatnost / VINITI. - M., 1998. - P. 15 Filozofski enciklopedijski rječnik. - M .: Sovjetska enciklopedija, 1983. - S. 217-218; Ursul A.D. Put do noosfere. - M .: Luch, 1993. - S. 81; Chernyak Yu.I. Informacije i upravljanje. - M., 1974. - S. 58; Žukov N.I. Filozofski temelji kibernetike. - M., 1976. - S. 124-137; Afanasyev V.G. Društvene informacije i upravljanje zajednicom. - M., 1975. - S. 37, itd.

Ursul A.D. Problem informacija u suvremenoj znanosti. Filozofski eseji.

M., 1975. - S. 194; Mikhailov AI Problemi informacijske potpore U djelima informatičara, problemi upravljanja dokumentima su podređeni, a ne osnovni 1, imaju značajan nedostatak - nedostatak razrade dokumentacije i dokumentacijske potpore u kontekstu razvoja najnovijih informacijskih tehnologija. Ovaj problem ni na koji način nije ocrtan u nizu pojmova kao što su "obrada informacija", "pristup informacijama", "informacijske komunikacije", "pohrana informacija", "korištenje informacija", iako sve te "informacije" i postoje dokumenti na raznim, uglavnom papirnatim, nosačima.

Slabo razvijena u literaturi i pitanjima elektroničkih dokumenata. Postoje ozbiljna terminološka odstupanja, nerazumijevanje prirode elektroničkih dokumenata, njihovog odnosa s tehnotronskim, strojno čitljivim i tradicionalnim dokumentima. Ipak, analiza ove grupe studija omogućuje nam da formuliramo razumijevanje problematike upravljanja dokumentima i koristimo ove radove za rješavanje znanstvenog problema upravljanja dokumentima 2.

procesi upravljanja // Drugi svesavezni znanstveno-tehnički skup "Problemi znanstvene organizacije upravljanja socijalističkom industrijom". - sub. broj 1. - II dio. - M., 1972. - S. 102-103; Gelman-Vinogradov K.B.

Dokumentarno pamćenje noosfere kao novog objekta znanja // Međunarodni forum o informacijama i dokumentaciji. - 1992. - T. 17. - br. 1. - S. 12;

Artamonov G.G. Informatika: teorija i praksa (praznici za knjigu) // NTI. - Ser. 1. Org. i informacijska metodologija rada. - 1998. - br. 6. - Str. 31.

(str. 31-35); Artamonov G.T. Informatika: teorija i praksa (praznici za knjigu) // NTI. - Ser. 1. Org. i metodologija inform. raditi. - 1998. - br. 4. - Str. 31.

(str. 31-36); Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - C 35; Artamonov G.T. informatika:

teorija i praksa (priprema za knjigu) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - br. 1. - Str. 32;

Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995. itd.

Vidi: Klimenko SV., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronički dokumenti o korporativnim mrežama: Gutenbergov drugi dolazak. M .: Ankey - EK Trendovi, 1999.; Informacijska tehnologija za humanističke znanosti / MSU. - M .; Saransk, 1998.-- S. 67-102 i drugi.

Tikhonov V.I., Yushin I.F. Formiranje i razvoj strojno čitljivih arhiva podataka 1960.-1980. // Otech. arhiva. - 1998. - br. 6. - Str. 41; Kopylov V.A. O pitanju informacijskog vlasništva // NTI. Ser. 1. Teorija i metodologija informatičkog rada / VINITI. - M., 1998. - br. 3. - Str. 4; Tikhonov V.I., Yushin I.F. Elektronički arhiv i elektroničko upravljanje dokumentima // Otech. arhiva. - 1999. - br. 2. - S. 19-20; Vidi: A.P. Kurilo. O pravnom režimu elektroničkog dokumenta u sustavu međubankovnih elektroničkih nagodbi // Problemi informatizacije. - 1999. - br. 3. - Str. 76; Semiletov SI. Informacija kao poseban predmet prava // Problemi informatizacije. - 1999. - br. 3. - Str. 58;

Emelyanov G.V., Pavlov O.V. O problemu pravne regulative uporabe elektroničkog digitalnog potpisa u informacijskim sustavima // Problemi zakonodavstva u području informatizacije: Sažeci. izvješće 7. sveruski konf. - M .: GUP "VIMI", 1999. - Str. 6 i dr.

Od temeljne važnosti bilo je proučavanje radova o informacijskom menadžmentu - novoj znanstvenoj disciplini koja je nastala u razvijenim zemljama zajedno s informacijskim društvom. U domaćoj literaturi upravljanje informacijama se vrlo slabo odražava. Samo u radu A.V. Kostrova, pripremljenog u obliku udžbenika, pokušalo se sustavno prikazati bit upravljanja informacijama, nažalost, bez osvrta na ruske uvjete 1.

U našem radu prvo je započeto proučavanje upravljanja informacijama sa stajališta upravljanja dokumentima te su doneseni zaključci koji nam omogućuju da ocijenimo upravljanje informacijama kao obećavajući pravac u razvoju upravljanja dokumentima korištenjem novih informacijskih tehnologija.2 U nizu drugih radovi, problemi upravljanja informacijama razmatraju se posredno, u okviru rješavanja drugih problema. Samo u nedavno objavljenom djelu "Informacijska potpora javnoj upravi"

uredio akademik Yu.V. Guljajev je prvi put u posljednjem desetljeću sveobuhvatno razmotrio probleme, konceptualne odredbe i praktična iskustva u stvaranju i funkcioniranju sustava informacijske potpore najvišim tijelima državne vlasti Ruske Federacije 3.

Uzimajući u obzir nedovoljnu pokrivenost problema upravljanja informacijama u domaćoj literaturi, autor je tu prazninu pokušao popuniti stranim istraživanjima o upravljanju informacijama. Radovi R. Kulena, J. Hergeta, G. Verziga, V. Wolframa, T. Seegera, E. Vogela i drugih znanstvenika otkrivaju bit upravljanja informacijama kao znanstvene discipline i područja praktičnog upravljanja. u isto vrijeme, AV Uvod u upravljanje informacijama: Udžbenik. priručnik / Vladimirsk. država tech. un-t. - Vladimir, 1996 .-- 132 s; vidi također: Perel I. S, Slavin V. N. Informacijska djelatnost u inozemstvu i problemi upravljanja informacijama / NPO Poisk. - M., 1992.-- 65 s; M.N. Kostomarov Upravljanje informacijskim sustavima u inozemstvu / RGGU. - M., 1996. - 88 str.

Larin M.V. Upravljanje dokumentima i nove informacijske tehnologije.

M .: Znanstvena knjiga, 1998 .-- 137 str.

Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Informacijska potpora javne uprave. M .: Slavenski dijalog, 2000.-425 str.

Attinger M.L. Integrirano upravljanje informacijama: teorija stvarnog svijeta. - Tromjesečno upravljanje zapisima. - 1993., srpanj. Vol. 27, br. 3, str. 12-16, 30-31; Herget I.

Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Zbornik radova. Konstanz 1990.;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt na Majni. - S. 183-187; Kuhlen R.

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c; Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker "s Verlag, G. Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s .; Seeger T. Aspekte der Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - KG Saur, mora se naglasiti da praktički nijedno od ovih djela niti pokušava primijeniti informacije o odredbama upravljanje do upravljanja dokumentima.

Potpuno rješenje problema upravljanja dokumentima nemoguće je bez istraživanja njegove pravne potpore. Očito je da je jačanje uloge prava u modernoj Rusiji nužan uvjet za daljnje jačanje države i učinkovitosti javne uprave. Područje informacija i dokumentacije posljednjih je godina postalo samostalan predmet istraživanja pravnih znanstvenika, a formirala se čak i nova grana - informacijsko pravo. U radu V.A. Kopylov, sistematizirani su svi postojeći pravni akti koji se odnose na uređenje informacija, dokumentacije, arhivske pohrane dokumenata1. Autor skreće pozornost na kategoriju "dokumentiranih informacija", koja, prema njegovom mišljenju, nije dovoljno reflektirana u aktualnom zakonodavstvu te postavlja zadaću zakonskog rješenja problema elektroničkih dokumenata, njihove pravne snage.

I.L. Bachilo. Njezini radovi služe kao jasan primjer adekvatnog odgovora znanstvenika na izazove vremena i od velike su vrijednosti za ovo istraživanje 2.

1990; Synnott W.R., Gruber W.N. Upravljanje informacijskim resursima. - New York, 1981.; Vogel E. Upravljanje informacijama. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927; Wersig G. Organizacije - Komunikacija: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, BadenBaden, 1989., 390 str.; Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Kopylov V.A. Zakon o informacijama. - M .: Odvjetnik. 1997.; On je isti. Informacija kao objekt pravne regulative // ​​NTI / VINITI. - M., 1996. - Br. 8. - S. 2; On je isti. O pitanju informacijskog vlasništva // NTI. Ser. 1. Teorija i metode informacijskog rada // VINITI. - M., 1998. - Br. 3. - S. 4.; On je isti. O vlasništvu nad dokumentiranim informacijama // Dokumentacija u informacijskom društvu: elektroničko vođenje evidencije i elektronička arhiva.

LARIN Mihail Vasiljevič

UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM U ORGANIZACIJAMA: POVIJEST I METODOLOŠKA PITANJA

Specijalnost: 25.05.02 - "Dokumentarnost, upravljanje dokumentima, arhivistika"

disertaciju za zvanje doktora povijesnih znanosti

MOSKVA 2000

Rad je obavljen na Sveruskom znanstveno-istraživačkom institutu za dokumentaciju i arhivske poslove

Relevantnost teme. Stvaranje u našoj zemlji pravne države s učinkovito djelujućim institucijama predstavničke, izvršne, sudbene vlasti, proizvodnje, znanosti i obrazovanja uvjetovano je ne samo sveobuhvatnom i punopravnom pravnom osnovom za njihovo djelovanje, već i formiranjem racionalne , posebna pravila i postupke za njihovo funkcioniranje, uključujući i područje rada s dokumentima. Za jačanje ruske državnosti, racionalno upravljanje dokumentima može poslužiti kao jedno od važnih sidrišta za jačanje administrativnog aparata i bitan element njegove stabilnosti.

Dokumentirane informacije čine osnovu upravljanja, a njezina se učinkovitost u velikoj mjeri temelji na proizvodnji i potrošnji informacija. U suvremenom društvu informacije su postale punopravni proizvodni resurs, važan element društvenog i političkog života društva. Kvaliteta informacija određuje kvalitetu kontrole, budući da informacija, poput cirkulacijskog sustava, prožima sve kontrole, dajući im energetski potencijal i dovodeći ih u svrhovito kretanje.

Informacije se bilježe u dokumentima koji im daju organizacijski oblik i pomiču ih kroz vrijeme i prostor. Dokumenti i dokumentarni podaci temelj su upravljačkih odluka i njihovo su materijalno utjelovljenje, daju pravnu snagu i na taj način doprinose njihovoj provedbi.

Problemi dokumentiranja aktivnosti organizacija i upravljanja dokumentima su stari koliko i sami dokumenti "i menadžment. Trenutno se ovaj problem aktualizira brzim razvojem novih informacijskih tehnologija, ubrzanom informatizacijom društva.

Kontinuirani rast obima dokumentacije u cijelom svijetu, sve veća upotreba elektroničkih računala u obradi informacija, korištenje nepapirnih medija i dr.

čimbenici navode stručnjake na zaključak da je potrebno tražiti nove mogućnosti za svladavanje i upravljanje dokumentiranim informacijama. Usredotočujući se na problem upravljanja dokumentima u organizacijama, odabrali smo smjer znanstvenog istraživanja koji je relevantan u sadašnjoj fazi, a koji ima teorijski i praktični značaj.

Za suvremeno upravljanje dokumentima važno je proučavati mogućnosti suvremenih informacijskih tehnologija sa stajališta njihove uporabe u upravljanju dokumentima. Potrebno je analizirati akumulirana dostignuća u području teorije i prakse upravljanja dokumentima, identificirati trendove u njihovom daljnjem razvoju i na temelju toga dobiti nove znanstvene rezultate.

Odabir teme ovog istraživanja uvjetovao je nekoliko čimbenika:

prvo, prisutnost društvenog uređenja društva, povezanog s potrebom racionalizacije dokumentarnog okruženja kao sredstva povećanja učinkovitosti upravljanja, prvenstveno države;

drugo, potreba arhivske službe Rusije za dublje proučavanje međusobno povezanih problema upravljanja dokumentima i arhivistike u novim uvjetima za njihovu transformaciju u primijenjena znanstvena dostignuća;

treće, sve veće stope informatizacije Rusije i hitni zadaci njenog ulaska u svjetski informacijski prostor, uključujući i područje upravljanja dokumentima.

Rješavanje problema upravljanja dokumentima u suvremenim uvjetima, po našem mišljenju, omogućit će namjensko formiranje informacijskih resursa organizacija, osigurati njihovo učinkovito funkcioniranje, a također i otvoriti pristup informacijskim resursima za potrošače uz najmanji utrošak vremena, rada i sredstava. .

Stupanj razrađenosti i proučenosti teme. Treba napomenuti da se pitanja upravljanja dokumentima u domaćoj literaturi do sada nisu postavljala kao samostalna. Samo u nekim slučajevima

botovi A.N. Sokova, kao odraz inozemnog iskustva i perspektivan smjer razvoja domaćeg upravljanja dokumentima i organizacije uredskog rada vide se pokušaji uvođenja upravljanja dokumentima kao predmeta istraživanja u scenski plan1.

U međuvremenu, u razvijenim zemljama, koje su odavno prošle fazu "početne akumulacije" računalne tehnologije i komunikacija, u društvu koje je danas okarakterizirano kao "postindustrijsko" ili "informacijsko", više se pažnje posvećuje razvoju problema upravljanja dokumentima. .

Studija radova zapadnih stručnjaka pokazuje da je većina znanstvenika sklona prepoznati upravljanje dokumentima kao punopravnu funkciju upravljanja organizacijom (F. Horton, C. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, C. Har, D. MacLeod, J. Summerville, D. Stephens i dr.). Treba naglasiti da su mnogi znanstvenici i stručnjaci u više navrata istaknuli važnost interakcije između upravljanja dokumentima i upravljanja informacijama u organizacijama, ocjenjujući dokumentaciju kao sastavni dio informacijskih resursa organizacije. Na temelju takve procjene postavlja se zahtjev za dubljim korištenjem novih informacijskih tehnologija u radu s dokumentacijom i uključivanjem struktura upravljanja dokumentima u opću infrastrukturu organizacija2. Posebnost studija zapadnih stručnjaka je njihova usmjerenost na premošćivanje tehnološkog i organizacijskog jaza između uredskog rada i odjela za pohranu dokumenata3.

Očito je da Rusija ima svoju povijest

1 Sokova A.N. Poslovna dokumentacija iz područja menadžmenta. - M .: Znanje, 1985.

2 Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe? // Deutschcr Dokumentartag 1994. Zbornik radova, DGD, 1994., str. 11-38; Macdonald D. Upravljanje dokumentima u modernoj instituciji. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 1220 "p"; Roberge M. U informacijskom dobu - globalno sustavno i sustavno upravljanje administrativnim informacijama. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 1144 "p" itd.

1 Koprivnjača Kr. Upravljanje dokumentacijom, informacijama i arhivom u poduzećima. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 889 "p"; Ricks A. Uredski rad kao arhivska funkcija. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 946 "p" itd.

tradicije u području rada s dokumentima, te je nemoguće izravno posuđivanje zapadnog iskustva i zapadnih pristupa. Upravo je to izazvalo potrebu proučavanja problema evolucije domaće dokumentacije i razvoja uredskog rada, kako bi se analizirala i ocijenila dostignuta razina za rješavanje pitanja mogućnosti i načina primjene osnovnih načela i metoda. upravljanja dokumentima u modernoj Rusiji.

Do sada je domaći dokumentarni menadžment prikupio značajnu količinu znanja, koja se ogleda u znanstvenim radovima MGIAI i VNIIDAD, zbornicima članaka, nastavno-metodičkim priručnicima, zbornicima konferencija. Nažalost, još uvijek nema velikih monografskih studija. Objavljeni radovi su uglavnom u obliku udžbenika i nastavnih sredstava (radovi V.I. Andreeve, T.V. Kuznetsove, Ya.Z. Livshitsa, K.G. Mityaeva, VS Mingalev, A.V. Pšenka, A.N., autorski tim Odjela za dokumentaciju i dokumentaciju Državno sveučilište za menadžment).

Radovi K.G. Mityaev, koji je prvi predložio termin “upravljanje dokumentima” i dao veliki teorijski i praktični doprinos razvoju upravljanja dokumentima kao znanstvene discipline1.

K.G. Mityaev je prvi put sustavno ocrtao povijest uredskog rada u predrevolucionarnoj Rusiji i SSSR-u, ističući glavna razdoblja njegovog razvoja, specifičnosti različitih vrsta uredskog rada, pokazujući odnos uredskog rada s odgovarajućim sustavima izgradnje. državni aparat, međuovisnost razvoja uredništva i arhivistike. Naknadni udžbenici Povijesno-arhivskog instituta u osnovi su samo povećali količinu prezentirane građe o povijesti uredništva, proširivši kronološki okvir promatranog razdoblja.

Istovremeno, 70-ih i 80-ih godina, nastavna sredstva T.V. kovati-

1 Mityaev K.G. Povijest i organizacija uredskog rada u SSSR-u: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1959.; On je isti. Teorija i praksa arhiviranja. Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1946; On je isti. Dokumentacija, njezini zadaci i perspektive razvoja // Vopr. arhivistike. - 1964. - br. 2 itd.

tsovoy, Ya.Z. Livšic, M.P. Iljušenko i drugi znanstvenici koji razvijaju upravljanje dokumentima kao znanstvenu disciplinu i odražavaju pitanja terminologije dokumenata i dokumentacijskih sustava, funkcija dokumenata i njihovog razvoja, uloge dokumentacije u procesima upravljanja, postavljaju pitanja upravljanja dokumentima temeljna za upravljanje dokumentima, razmatraju problemi utjecaja elektroničke računalne tehnologije na upravljanje dokumentima ...

Treba istaknuti rad znanstvenika VNIIDAD-a, koji su od osnivanja instituta 1966. godine dosljedno rješavali probleme upravljanja dokumentima, organizacije uredskog rada i dokumentacijske potpore upravljanja, automatizacije rada s dokumentima. Značajan doprinos proučavanju glavnih kategorija upravljanja dokumentima dao je A.S. Malitikov, V.D. Banaskževič, K.I. Rudelson i drugi znanstvenici.

Značajan doprinos razvoju upravljanja dokumentima su doktorski i magistarski radovi obranjeni na MGIAI i VNIIDAD-u, koji su također važni za ovo istraživanje. Doktorska disertacija A.N. Sokova, gdje je prvi put nakon K.G. Mityaeva, uspješno se pokušava formulirati teorija upravljanja dokumentima u kontekstu uvođenja novih informacijskih tehnologija u praksu1.

Doktorske disertacije u pravilu razmatraju određene aspekte teorije i prakse upravljanja dokumentima. Među najrazvijenijima su pitanja povijesti upravljanja dokumentima i uredskog rada sovjetskog razdoblja (radovi V.I. Andreeve, I.M. Baginsky, V.D. Banasyukevich, M.P. Bobyleva, M.I. Dodonova, M.N., Kremer BI, Kuzmicheva AD, Podolskoy IA, Raikhtsauma AL, Selskogo DI, Tamm IE i drugi) 2.

"Sokova AN Razvoj sovjetskog upravljanja dokumentima u uvjetima znanstvene i tehnološke revolucije (1960-1980): Autorski sažetak teze .... Doktor povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M, 1987." Andreeva IN I. Glavni pravci znanstvene organizacije rukovodećeg rada i uredskog rada državnog aparata SSSR-a (na temelju materijala periodike 1920-ih): Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985.; Baginsky I.M. V.V. Kuibyshev o poboljšanju aparata i uredskog rada Narodnog komesarijata radničke i seljačke inspekcije SSSR-a: Sažetak autora. dis.

Predrevolucionarno razdoblje je manje proučavano (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Dio rada posvećen je proučavanju dokumentacijskih sustava i dokumentacije upravljačkih funkcija (radovi T.A. Bykove, I.V. Gerasimove, I.B. Efanove, A.S. Krasavina, L.V. Potapove, A.Yu.) 2, ostale disertacije pokrivaju pitanja dokumentacijske potpore pojedinačnih objekata, ustanova istog tipa (Arkhipova NI, Mozhaeva NG, Morozov EA, Pshenko AV, Sirotkin AN, Stepanov E. A.) 3. Pitanja unifikacije i standardizacije dokumenata razrađena su prilično duboko (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.) 4. U nekim tezama (Malitikov A.S., Predein E.V.,

Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M.. 1979.; Raikhtsaum A.L. Unapređenje upravnog aparata i uredskog rada u SSSR-u od strane izvanresornih tijela za racionalizaciju (1924-1931): Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978; Tamm I.E. Formiranje sovjetskog državnog ureda. 1917-1923: Autorski sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 05.00.02 / MGIAI. - M. 1975, itd. 1 Vyalova L.M. Organizacija uredskog rada središnjih državnih tijela u zakonodavnim aktima Ruskog Carstva u prvoj polovici 19. stoljeća: Avtoref. dis. ... Kand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987; Lukashevich A.A., Razvoj pokrajinske kancelarijske dokumentacije u 70-90-im godinama: Sažetak autora. dis. ... Kand. ist. znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995.

"Bykova TA Formiranje dokumentacijskog sustava za upravljanje društvenim razvojem radnih kolektiva. 1965-1985 (na primjeru elektroindustrije): Sažetak rada. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M. , 1988; Krasavin A.S. Dokumentiranje radne aktivnosti zaposlenika državnih tijela (povijest i sadašnje stanje): Sažetak rada ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978; Čukovenkov A. Yu. Organizacija skladištenja i korištenja strojno čitljivih dokumenata u području upravljanja: Autorski sažetak rada ... Kandidat povijesnih znanosti 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987, itd.

Arkhipova N.I. Dokumentacijska potpora za upravljanje računalnim centrima (povijest, trenutno stanje i izgledi razvoja): Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978; A. V. Pšenko Dokumentiranje djelatnosti arhivske službe u sadašnjoj fazi: Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983.; E.A. Stepanov Unaprjeđenje dokumentacijskih procesa u sustavu upravljanja visokim i srednjim specijalističkim obrazovanjem u SSSR-u (povijest i sadašnje stanje): Sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979, itd.

4 Vasiliev M.A. Problem objedinjavanja tekstova upravljačkih dokumenata koji se koriste u uredskom radu sovjetskih institucija (povijest i sadašnje stanje): Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975.; Sankina L.V. Unapređenje oblika upravljačkih dokumenata na temelju standardizacije i unifikacije (1917.-1980.): Autorski sažetak. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M.,

Shchensnovich G.G.) razmatra opće i posebne probleme funkcioniranja službi za dokumentaciju potpore upravljanja.

Proučavanje disertacijskih istraživanja pokazuje da se problemi upravljanja dokumentima u njima ne odražavaju duboko, zahtijevaju suvremeni cjelovit pristup i promišljanje.

U posljednjem desetljeću, nažalost, ravnoteža između teorijskih i primijenjenih istraživanja narušena je u korist ovih potonjih. O tome svjedoči velik broj nastavnih sredstava i priručnika za radnike u praktičnom uredskom radu, koji uglavnom tumače akumulirani znanstveno-metodološki potencijal dokumentarne znanosti.

Sada postoji tendencija postupnog uspostavljanja poremećene ravnoteže i jačanja teorijskih istraživanja u području potpore upravljanja dokumentacijom. Mnoga moderna izdanja specijaliziranih časopisa, zbornika znanstvenih skupova usmjerena su na rješavanje hitnih problema rada s dokumentima u suvremenim uvjetima, zaštitu dokumentiranih informacija, terminologiju, povijest uredskog rada, pravnu potporu dokumentiranju aktivnosti upravnog aparata, utjecaj nove informacijske tehnologije o organizaciji cirkulacije dokumenata i dokumentacije, problemi elektroničkih dokumenata... Unatoč velikoj vrijednosti, ovi radovi pokrivaju samo određene aspekte upravljanja dokumentima i mogu poslužiti kao dobar istraživački materijal za kasniju analitičku i sintetičku obradu.

Problem upravljanja dokumentima ne može se proučavati bez analize arhivske literature. Znanstvenici arhivisti učinili su ozbiljno

1983; Yankovaya V.F. Optimizacija tekstova upravljačkih dokumenata (teorijski aspekt): Avtoref. dis .... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987, itd. "Malitikov A. Glavni pravci dokumentarnog i arhivskog istraživanja u SSSR-u (1956-1970): Autorski sažetak teze. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M ., 1971; Shchennovich GG Razvoj osnovnih principa organizacije dokumentacijskog sustava u uvjetima automatiziranog upravljačkog sustava: Sažetak teze .... kand.st.nauk. 25.05.02 / MGIAI.-M., 1975. .

istraživački rad koji je važan za razumijevanje epistemologije dokumenta, formiranje i razvoj dokumentacijskih sustava, terminološki sustav upravljanja dokumentima (A.V. Elpat'evsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky, E.V. Starostin, itd.). Stručnjaci iz područja arhivistike učinili su mnogo na razumijevanju informacijskih svojstava dokumenta, ukazujući na odnos između nizova dokumenata i informacijskih izvora. U zasebnim radovima iz arhivistike (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) dokazana je sličnost procesa obrade informacija kako u operativnom upravljanju tako iu fazi arhivske pohrane dokumenata. Zanimljivi su radovi koji prikazuju odnos uredskog rada i arhivske djelatnosti, proces postupnog prelaska uredskog posla u nadležnost arhivskih tijela1. Arhivska istraživanja otkrivaju promjenu vrijednosti pojedinih vrsta dokumenata tijekom povijesnog razvoja, otkrivaju evoluciju dokumentacijskih sustava u vezi s razvojem države i načinima njezine organizacije.

Upravljanje dokumentima kao znanstvena kategorija usko je povezana s informacijama i organizacijom informacijskih procesa u menadžmentu, stoga je analiza literature o teoriji informacija, informacijskim sustavima, pitanjima informatizacije i informatizacije rada s dokumentima bitan dio ovog istraživanja. . Prije svega, radi se o studijama koje odražavaju probleme povezane s razumijevanjem bitnih karakteristika informacije kao početne tvari za organiziranje dokumentarnih nizova. Djela A.D. Ursula, A.I. Žukova, Yu.I. Chernyak, V.G. Afanasjev i drugi, napisani u različitim godinama, omogućili su formiranje teorijske osnove na kojoj je izgrađena glavna ideja o neraskidivoj povezanosti informacija i dokumentacije i utvrđene mogućnosti primjene informacijske metodologije u upravljanju dokumentima. U djelima G.G. Artamonov, G. Wolfram,

"Ermakova IN Formiranje i razvoj sovjetskog državnog ureda (1917-1959): Sažetak teze. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1994; Pshenichny A.P. Centralna arhivska uprava SSSR i RSFSR (1929-1938): Sažetak teze ... Kandidat povijesnih znanosti, 25.05.02 / MGIAI. - M, 1985, itd.

PAKAO. Ursula i drugi znanstvenici duboko su istraživali temeljno važne probleme formiranja i djelovanja informacijskih resursa kako u globalnom smislu tako iu okviru pojedinih organizacija. Problem informacijskih resursa još nije dobio konačno rješenje, no u ovim su radovima formulirane konceptualne kategorije, temeljne metodološke i konceptualne odredbe koje su važne za ovu studiju.

U radovima informatičara problemi upravljanja dokumentima pojavljuju se kao podređeni, a ne osnovni, nemaju proučavanje problematike dokumentacije i dokumentacijske potpore u kontekstu razvoja novih informacijskih tehnologija. Ovaj problem ni na koji način nije ocrtan u nizu pojmova kao što su "obrada informacija", "pristup informacijama", "informacijske komunikacije", "pohrana informacija", "korištenje informacija", iako su sve te "informacije" praktički dokumenti. na raznim, pretežno papirnim, medijima“.

Slabo razvijena u literaturi i pitanjima elektroničkih dokumenata. Postoje ozbiljna terminološka odstupanja, nedostatak jasnih ideja o prirodi i svojstvima elektroničkih dokumenata, njihovom odnosu s tehnotronskim, strojno čitljivim i tradicionalnim dokumentima. Ipak, analiza ove skupine studija omogućuje nam da formuliramo razumijevanje problematike upravljanja dokumentima i koristimo ove radove za rješavanje znanstvenog problema upravljanja dokumentima2.

Od temeljne važnosti za proučavanje teme bilo je proučavanje radova o informacijskom menadžmentu - novoj znanstvenoj disciplini koja je nastala u razvijenim zemljama zajedno s informacijskim društvom. U domaćoj literaturi upravljanje informacijama kao sustav

1 Klimenko S.V., Krohin I.V., Kushch V.M., Lagutin YL. Elektronički dokumenti o korporativnim mrežama: Gutenbergov drugi dolazak. - M: Ankey - Ektrends, 1999, itd.

2 Tikhonov V.I., Yushin I.F. Elektronički arhiv i elektroničko upravljanje dokumentima // Otadžbina, arhivi. - 1999. - br. 2. - S. 19-20; Kurilo A.P. O pravnom režimu elektroničkog dokumenta u sustavu međubankovnih elektroničkih nagodbi // Problemi informatizacije. - 1999. - Broj 3 i dr.

tema metoda reflektira se vrlo slabo. Samo u radu A.V. Kostrova, pripremljenog u obliku udžbenika, pokušalo se sustavno prikazati suština upravljanja informacijama, nažalost, bez osvrta na ruske prilike. „U našem radu po prvi put je studija upravljanja informacijama sa stajališta Započeto je upravljanje dokumentima i doneseni su zaključci koji nam omogućuju da ocijenimo upravljanje informacijama kao perspektivan smjer razvoja upravljanja dokumentima korištenjem novih informacijskih tehnologija.2 U nizu drugih radova problemi upravljanja informacijama razmatraju se posredno, u okviru rješavanja drugih problema. konceptualne odredbe i praktično iskustvo u stvaranju i funkcioniranju sustava informacijske potpore najvišim tijelima državne vlasti Ruske Federacije3.

S obzirom na nedovoljnu razinu razrade i pokrivenosti problematike upravljanja informacijama u domaćoj literaturi, autor je tu prazninu nastojao popuniti stranim istraživanjima, uglavnom na njemačkom. Radovi R. Kulena, I. Hergeta, G. Verziga, V. Wolframa, T. Seegera, E. Vogela i drugih znanstvenika otkrivaju njihovo shvaćanje suštine upravljanja informacijama kao znanstvene discipline i područja praktičnog upravljanja4. Pritom se mora naglasiti da

1 Kostrov A.V. Uvod u upravljanje informacijama: Udžbenik. priručnik / Vladi-mirsk. država tech. un-t. - Vladimir, 1996.; vidi također: Perel I.S., Slavin V.N. Informacijska djelatnost u inozemstvu i problemi upravljanja informacijama / NPO Poisk. - M, 1992.; M.N. Kostomarov Upravljanje informacijskim sustavima u inozemstvu / RGTU. - M., 1996.

2 Larin MB. Upravljanje dokumentima i nove informacijske tehnologije. - M .: Znanstvena knjiga, 1998.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Informacijska potpora javne uprave. - M .: Slavenski dijalog, 2000.

4 Herget I. Konzeptjon des Informationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Sludienangeboten // Informationsspezialisten fur Europa. Zbornik radova // Konstanz, 1990.; Hofmeister H. W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen // Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt na Majni, 1994. - S. 183-187; Kuhlen R.

praktički niti jedan od ovih radova nije pokušao primijeniti odredbe o upravljanju informacijama na upravljanje dokumentima.

Cjelovito rješenje problema upravljanja dokumentima nemoguće je bez pravne podrške. Očito je da je jačanje uloge prava u modernoj Rusiji nužan uvjet za učinkovitost javne uprave. Područje informacija i dokumentacije posljednjih je godina postalo samostalan predmet istraživanja pravnih znanstvenika, a formirala se čak i nova grana - informacijsko pravo. U radu V.A. Kopylov, sistematizirani su svi postojeći pravni akti koji se odnose na uređenje informacija, dokumentacije, arhivske pohrane dokumenata1. Autor skreće pozornost na kategoriju "dokumentiranih informacija", koja, prema njegovom mišljenju, nije dovoljno reflektirana u postojećem zakonodavstvu, te postavlja zadaću zakonskog rješenja problema elektroničkih dokumenata.

I.L. Bachilo. Njezini radovi predstavljaju jasan primjer adekvatnog odgovora znanstvenika na izazove vremena i od velike su vrijednosti za ovo istraživanje2.

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995.; SeegerT. Aspekte der Professionaiisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, 1990.; Vogel E. Upravljanje informacijama. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organizacije - Komunikacija: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989: Wolfram G Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1996, itd.

1 Kopylov V.A. Zakon o informacijama. - M .: Pravnik, 1997.; On je isti. Informacija kao objekt pravne regulative // ​​NTI / VINITI. - M., - 1996. - br. 8; On je isti. O pitanju informacijskog vlasništva // NTI. Ser. 1. Organizacija i metodologija informatičkog rada / VINITI. - M., - 1998. - br. 3.

~ Komentar saveznog zakona o informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija (ur. I.L. Bachilo, A.V. Volokitin i drugi). Moskva: IGP RAS, 1996; Bachilo I.L. O vlasništvu nad informacijskim resursima // Informacijski resursi Rusije. - M., - 1997. - br. 4; Ona je ista. Informacijski resursi kao predmet prava i predmet odnosa reguliranih Građanskim zakonikom Ruske Federacije // Ibid. -J999. -br.1; Ona je ista.

Upravljanje dokumentima kao funkcija upravljanja provodi se u organizacijama u kontekstu procesa donošenja odluka za postizanje odabranog cilja. Zato je upravljanje dokumentima usko povezano s problemima upravljanja, organizacijskim strukturama, pitanjima projektiranja informacijskih sustava upravljanja, njihove implementacije i rada, uz automatizaciju upravljačkih procedura i procesa.

Suvremena istraživanja upravljanja organizacijama pokazuju veliku važnost racionalne obrade informacija za postizanje strateških i operativnih ciljeva. Globalizacija svjetskih gospodarskih, društvenih i informacijskih procesa izravno utječe na kvalitetu upravljanja. Metode rješavanja problema upravljanja u organizacijama u pozadini suvremene geopolitičke stvarnosti i uzimajući u obzir razvoj informacijskog društva odražavaju se u nizu velikih monografskih studija i članaka, modernih udžbenika domaćih i zapadnih stručnjaka.

Evolucija dokumenta, sustava uredskog rada i dokumentacijske potpore upravljanja odvija se u specifičnim povijesnim uvjetima i njima je uvjetovana. Radovi istraživača ruske povijesti, posebice povjesničara državnih institucija, ističu tijesnu povezanost uredskih reformi i reformi upravljanja te njihovu primjerenost društveno-ekonomskim i političkim uvjetima pojedinog razdoblja ruske povijesti. Radovi N.P. Eroškina i T.P. Korzhihina, kao i T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, S.P. Strekopytov i drugi znanstvenici o povijesti javnih institucija jasno pokazuju izgradnju sustava upravljanja u određenom povijesnom razdoblju i temama

Pravna pitanja dokumentacije u kontekstu informatizacije // Problemi zakonodavstva u području informatizacije: Sažeci. izvješće sedma sveruska. konf. - M .: GUP "VIMI", 1999. i dr.

"Upravljanje organizacijom: Udžbenik / Urednik A. G. Porshnev, Z. P. Rumyantseva, N. A. Salomatin. - M .: Infra, 1998; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N., Zbogom MA Uvod u upravljanje informacijama. - Sankt Peterburg; Mark D., McGown K. Metodologija analize i projektiranja konstrukcija / Prevedeno s engleskog - M.: MetaTechnology, 1993.; Svijet upravljanja projektima / Uredili X. Reschke, H. Schelle. - M.: Alane, 1994.; Mescon MZ , Albert M "Hedouri F. Osnove menadžmenta. - M .: Delo, 1992, itd.

istima daju priliku istražiti organizaciju uredskog rada u upravljačkom aparatu.

Izvorni studij kao znanstvena disciplina prilično je blizak upravljanju dokumentima u smislu rješavanja problema sustavnog proučavanja dokumentarnog niza u povijesnom razvoju. U tom smislu, radovi Borodka-na L.I., Voronkova S.V., Golikov A.G., Kashtanov S.M., Kozlov V.P., Medushevskaya O.M., Muravyev V.A., Sokolov A.K., Schmidt S.O. a drugi omogućili su korištenje iskustva stečenog u istraživanju izvora za analizu evolucije dokumenata i dokumentacijskih sustava.

Analiza pokazuje da je, unatoč značajnom broju istraživanja provedenih u srodnim područjima postavljenog problema, potrebno konstatirati vrlo slab razvoj aktualnog problema upravljanja dokumentima. Dakle, pitanja odnosa između reforme javne uprave i uredskog rada, uloge državne regulacije dokumentarnog okruženja nisu dovoljno razrađena; terminološki problemi dokumenta i njegova evolucija pod utjecajem društvenih i tehničkih čimbenika zahtijevaju dublje sustavno proučavanje. Post-sovjetsko razdoblje razvoja uredskog rada i dokumentacijske potpore menadžmentu povezano s promjenama upravljačkih struktura i funkcija, rješavanjem problema ulaska Rusije u svjetski informacijski prostor od nedvojbenog je interesa u povijesnom kontekstu. Do sada ne postoji cjelovita i cjelovita studija upravljanja dokumentima, uzimajući u obzir analizu primijenjenih novih informacijskih tehnologija.

Predmet istraživanja u disertaciji su dokumentirane informacije u sustavima upravljanja. Dokumentirane informacije u procesu upravljanja igraju ključnu ulogu, osiguravajući popunjavanje informacijskih resursa organizacija. U vezi s usložnjavanjem strukture i sadržaja informacijskih resursa, eksplozivnim rastom njihovog volumena, javlja se najvažnija zadaća njihovog racionalnog upravljanja.

Za sadašnje stanje dokumentarnog okruženja zaslužne su ne samo društveno-ekonomske transformacije, već i razvoj informacijskih tehnologija. U suvremenom menadžmentu od velike su važnosti računalne tehnologije i alati koji na temelju važećeg zakonodavstva i drugih pravnih normi osiguravaju učinkovitost fiksiranja, prikupljanja, obrade, pretraživanja i prijenosa informacija, pouzdanost njihovog pohranjivanja, daljinski pristup, pružanje informacija u pravo vrijeme, na pravom mediju i u željenom obliku, uzimajući u obzir psihološke i ergonomske zahtjeve. Otvoren pristup svjetskim informacijskim resursima, prelazak na elektroničku dokumentaciju, pohranu i prijenos dokumenata, t.j. prijelaz na temeljno nove načine organiziranja informacija i pristupa njima, stavlja temeljno nove znanstvene i primijenjene probleme pred dokumentoslovlje, arhivistiku, dokumentarstvo i druge znanstvene discipline koje imaju dokument kao predmet istraživanja. Njihovo rješenje zahtijeva razumijevanje bogatog povijesnog iskustva evolucije dokumenta kao nositelja informacija, razvoja uredskog rada, promjene nositelja i tehnologija te formuliranja odgovarajućih ovisnosti.

Predmet istraživanja je upravljanje dokumentima u organizacijama. Upravljanje dokumentima kao predmet istraživanja nova je znanstvena kategorija. No, temelji se na dosadašnjem iskustvu i teorijsko-metodološkim temeljima domaćeg upravljanja dokumentima, tradicionalno proučavajući dokument, dokumentacijske sustave, procese dokumentiranja i organizaciju rada s dokumentima u menadžmentu. Upravljanje dokumentima smatramo integrirajućim i višim stupnjem u razvoju koncepata kao što su uredski rad i upravljanje dokumentima.

„Upravljanje dokumentima“ kao univerzalni pojam ima međunarodno priznanje i distribuciju. Označava upravljanje stvaranjem, korištenjem i pohranjivanjem dokumenata organizacije tijekom njihovog

životni ciklus temeljen na načelima ekonomičnosti i učinkovitosti, korištenjem novih informacijskih tehnologija koje omogućuju visokokvalitetno upravljanje u odnosu na dokumentaciju kao punopravni resurs upravljanja. Ako je uredskom radu dodijeljena uloga tehničke upravljačke funkcije, a upravljačkoj dokumentaciji pomoćna, tada je upravljanju dokumentima u organizaciji dodijeljena uloga glavne upravljačke funkcije.

Upravljanje evidencijama razmatramo u specifičnim uvjetima funkcioniranja organizacija. Pod organizacijom se u ovom slučaju podrazumijeva svaka struktura koja odgovara pravnom konceptu organizacije, bez obzira na njezinu hijerarhijsku razinu, funkcionalnu orijentaciju i oblik vlasništva.

Svrha disertacijskog istraživanja je riješiti znanstveni problem upravljanja dokumentima u kontekstu novih informacijskih tehnologija u organizacijama različitih tipova, formirati koncept i metodologiju upravljanja dokumentnim resursima za donošenje odluka na temelju upravljanja informacijama u povijesnom razvoju.

Glavni ciljevi studije:

analiza uloge informacija u upravljanju i strukture suvremenih informacijskih resursa u organizacijama;

proučavanje povijesti domaćeg uredništva i evolucije dokumenta kao osnove suvremenog upravljanja dokumentima;

istraživanje specifičnosti elektroničkih dokumenata;

razvoj načela za stvaranje nacionalnog sustava upravljanja dokumentima i pitanja njegove pravne potpore;

dokumentarna analiza suvremenih informacijskih tehnologija i automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima;

istraživanje upravljanja informacijama kao metodološke osnove za izgradnju sustava upravljanja dokumentima u organizaciji.

Kronološki okvir istraživanja određen je specifičnostima odabrane teme. U nekim područjima pokrivaju povijesno razdoblje od trenutka nastanka ruske centralizirane države do danas, ali najveći dio rada pokriva probleme upravljanja dokumentima posljednjeg desetljeća.

Prolazeći dublje u povijest uredskog rada, nastojali smo pratiti međuovisnost reformi javne uprave i reformi uredskog rada, identificirati kontinuitet i značajke uredskog sustava u različitim povijesnim epohama, prikazati proces transformacije uredskog rada u dokumentaciju. za upravljanje i stvaranje preduvjeta za prelazak na upravljanje dokumentima u suvremenim uvjetima informatizacije društva. Proučavanje dokumenta kao glavnog predmeta upravljanja dokumentima posljedica je procesa formiranja upravljanja dokumentima kao znanstvene discipline, stoga smo više pažnje posvetili razdoblju, počevši od 1960-ih godina, kada se dokumentno upravljanje kao znanstvena disciplina javlja. a pojavio se i značajan broj istraživanja o pitanjima vezanim uz funkcioniranje dokumenta u svim sferama javnog života.

Pitanja automatizacije ureda razmatrali smo u neraskidivoj vezi s informatizacijom društva, koja je započela širenjem elektroničke računalne tehnologije i razvojem automatiziranih upravljačkih sustava na prijelazu iz 60-ih u 70-e godine XX. stoljeća. Problem upravljanja informacijama pojavio se u zapadnoj praksi početkom 1970-ih, te smo godine uzeli kao polazište za njegovo razmatranje.

Stoga je interdisciplinarna priroda studije zahtijevala povijesne retrospekcije različite dubine, ovisno o tome koliko je to bilo potrebno za potrebe ovog rada.

Kao radnu hipotezu iznijeli smo stav da su u Ruskoj Federaciji potrebni preduvjeti za široku

implementacija upravljanja dokumentima u organizacijama na temelju metodologije upravljanja informacijama, koja odgovara dostignutom stupnju informatiziranosti zemlje i društveno-ekonomskim uvjetima.

Temelj metodologije istraživanja disertacije je realan i sveobuhvatan pristup analizi razvoja upravljanja dokumentima, njegovo cjelovito i dinamično sagledavanje, uzimajući u obzir cjelokupni skup činjenica i odbacivanje ideologiziranog pogleda na povijest problema. Metodologija rada stvaralački je spoj različitih metoda: općeznanstvenih, metoda drugih znanosti i zapravo dokumentarističkih studija. Za rješavanje postavljenih zadataka korištene su tradicionalne metode istraživanja: povijesne, sistemske, komparativne (komparativne studije), strukturno-funkcionalne, klasifikacijsko-modelske, statističke, kao i druge privatne metode.

Ključnu ulogu u ovom radu ima sistemska metoda kao smjer znanstvene spoznaje, koja se temelji na razmatranju objekata kao sustava, t.j. otkrivanje cjelovitosti objekta, identificiranje raznih vrsta veza u njemu i njihovo spajanje u jednu sliku.

Izvorna baza diplomskog rada. Uzimajući u obzir nedovoljno razvijenu temu, pri radu na disertaciji korišten je širok raspon izvora koji se mogu podijeliti u sljedeće glavne skupine: zakonodavni i državni akti o informatizaciji, arhiviranju, dokumentaciji, uredskom radu i standardizaciji. ; normativni i metodološki materijali, državni standardi; terminološki rječnici, metodička literatura; znanstvena izvješća, istraživački materijali pohranjeni u referentnom i informacijskom fondu OCSTI VNIIDAD; arhivski dokumenti.

Osim toga, u procesu izrade rada autor je koristio vlastito iskustvo u znanstveno-istraživačkom i organizacijskom dizajnu o pitanjima upravljanja dokumentima, dokumentacijske potpore menadžmentu (uredski rad), rezultata inozemnih praksi.

Zanimljiva je skupina zakonodavnih i regulatornih akata, čije proučavanje omogućuje praćenje razvoja državne regulacije uredskog rada.

U predrevolucionarnoj Rusiji dosljedno su bili na snazi ​​brojni pravni akti koji su upisivali pravila reda i kolegijalnog uredskog rada. Među njima je potrebno istaknuti Opći propis iz 1720. godine, koji je po prvi put u povijesti Rusije postavio uredski rad na čvrstu osnovu zakona i odredio njegova temeljna načela za gotovo dva stoljeća1.

U sovjetsko vrijeme pažnja se također posvećivala pitanjima dokumentacije i njihovom zakonodavnom oblikovanju. Prvi dekreti sovjetske vlade o činovničkim pitanjima bili su po prirodi različiti pravni akti o aktualnim pitanjima dokumentiranja upravljačkih radnji. Oni se ogledaju u objavljenim zbirkama normativnih akata2.

Sljedeća skupina pravnih akata korištenih u radu odnosi se na aktivnosti NK RFKI SSSR-a i njemu podređenih tijela na poboljšanju uredskog rada 1920-ih i ranih 30-ih godina3.

Posebnu pozornost zahtijevali su normativni akti sovjetske vlade, koji dosljedno otkrivaju prelazak uredskog rada u nadležnost arhivskih tijela, promjenu njihovih zadataka i funkcija u sovjetskom razdoblju povijesti, kao i dokumenti koji se odnose na razvoj Jedinstvenog državnog sustava uredskog rada4.

Glavni pravni akt koji definira modernu državnu politiku i prava ruskih građana u području razmjene informacija i dokumenata je Ustav Ruske Federacije, u kojem

1 Opći propisi od 28. veljače 1720. // PSZ Ruskog Carstva. -T. Vi. - br. 3534; Institucije za upravu pokrajina Sveruskog Carstva // PSZ Ruskog Carstva. Prikupljeno Prvi. - T. XX. - br. 14392; Opća institucija ministarstava 1811. // PSZ Ruskog Carstva. - Prikupljeno. Prvi. - T. XXXI. - Br. 24686. "Zbirka legalizacija i naredbi Radničko-seljačke vlade RSFSR-a (1918-1923).

Znanstvena organizacija rada, proizvodnje i upravljanja: Zbornik dokumenata i građe 1918.-1930. - M., 1969.

Glavni dekreti i dekreti sovjetske vlade o arhiviranju 1918-1982. - M .: Glavarkhiv SSSR, 1985.

napisano: "Svatko ima pravo slobodno tražiti, primati, prenositi, proizvoditi i distribuirati informacije na bilo koji zakonit način..." (4. dio, čl. 29.).

U Ruskoj Federaciji, u razvoju ustavnih normi na zakonodavnoj razini, utvrđuju se temelji državne politike u odnosu na informacije i dokumentaciju. Temeljni zakon u ovoj oblasti je Savezni zakon "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" 1. Definira pravni režim dokumentiranja informacija, vlasništvo nad pojedinim dokumentima i pojedinačnim nizovima dokumenata u informacijskim sustavima, kategorije informacija prema stupnju pristupa njima, postupak pravne zaštite informacija. Zakon također utvrđuje odgovornost tijela javne vlasti, organizacija i njihovih službenika za prekršaje u radu s dokumentiranim informacijama.

Važno mjesto u nizu zakonodavnih akata koji reguliraju rad s dokumentima zauzima zakonodavstvo o Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima2. Sastoji se od Osnova zakonodavstva Ruske Federacije "O Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhiva" i odgovarajućih zakona republika unutar Ruske Federacije, drugih pravnih akata Ruske Federacije i republika, kao i teritorija , regije, autonomne regije, autonomne oblasti, gradovi Moskva i St. Osnove zakonodavstva uređuju ustroj, organizaciju pohrane, računovodstvo, korištenje arhiva i arhivskih fondova te upravljanje njima radi osiguranja sigurnosti arhivskih dokumenata i njihove sveobuhvatne uporabe u interesu građana, društva i države. Međutim, ovi zakonodavni akti ne sadrže pravno reguliranje pitanja uredskog rada.

U procesu rada korišteno je i strano zakonodavstvo (Bjelorusija, Kirgistan, SAD, Uzbekistan, Njemačka, Češka, itd.).

"SZ RF. -1995. -br. 8. -čl. 609.

~ Slave ™ Kongresa narodnih poslanika Ruske Federacije i Vrhovnog Sovjeta Ruske Federacije. - 1993. - br.33.

Važni izvori istraživanja su regulatorni i metodološki materijali i državni standardi o pitanjima dokumentacije, klasifikatori i popisi dokumenata. U ovoj skupini izvora potrebno je istaknuti sva izdanja Jedinstvenog državnog sustava vođenja evidencije, jedinstvene dokumentacijske sustave, pravila za rad državnih i resornih arhiva, popise dokumenata s naznačenim rokovima čuvanja, upute za vođenje evidencije, prospekte i opisi razvijenih automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima, državni standardi SSSR-a i Ruske Federacije Federacije, međunarodni standardi u području dokumentacije.

U izradi disertacijskog istraživanja korišteni su brojni časopisi: "Domaći arhiv", "Bilten arhivista", "Uredski rad", "Tajnički poslovi", "Kadrovska služba", drugi časopisi stručne i srodne tematike, građa. znanstvenih skupova, seminara i simpozija. Također su privukle publikacije stranih znanstvenih časopisa, uglavnom "Records management guar-terly" (SAD), "Nachrichten fur Dokumentation", "Der Archivar", "Cogito" (FRG ").

U radu su korišteni arhivski dokumenti na temu istraživanja. Posebno su važni arhivski dokumenti o povijesti sklapanja i razvoja sovjetskog uredskog rada. Među njima treba istaknuti dokumente NK RFL i Instituta za tehniku ​​upravljanja koji su se posebno bavili pitanjima unapređenja uredskog rada 1920-ih godina1.

Glavne odredbe i zaključci disertacije izravno su povezani s istraživačkim radom ovog profila Sveruskog znanstveno-istraživačkog instituta za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima Federalne arhivske službe Rusije i našli su praktičnu primjenu u razvoju broj istraživačkih tema provedenih pod vodstvom autora, te u složenoj normativno-metodološkoj izradi-

1 GARF. F. R-374. Narodni komesarijat radničke i seljačke inspekcije SSSR-a; F. P-4084. Državni institut za inženjerstvo menadžmenta.

struja instituta.

Znanstvena novost i teorijski značaj rada povezani su s nedostatkom temeljnih teorijskih i primijenjenih znanstvenih istraživanja u području upravljanja dokumentima u organizacijama u domaćoj dokumentoslovlju.

Ovaj rad je prvi sustavni studij koji karakterizira interdisciplinarni pristup, uz korištenje metodologije povijesti i upravljanja informacijama, te tehnika i metoda upravljanja dokumentima, arhivistike i informatike. Posebnost studije je pravna opravdanost predloženih rješenja. U disertaciji se dosljedno uvodi ideja da bi upravljanje dokumentima u kontekstu suvremenog upravljanja i razvoja novih informacijskih tehnologija trebalo postati nova faza u razvoju potpore upravljanja dokumentima, čija je glavna značajka prepoznavanje informacijskog resursa kao jednog od najvažniji resursi svake organizacije. U disertaciji se po prvi put u domaćoj dokumentoznanosti istražuju problemi elektroničkih dokumenata i prikazuje njihovo mjesto u sustavu upravljanja dokumentima, predlažu mjere usmjerene na proširenje pravnog polja za reguliranje životnog ciklusa dokumenata u operativnom upravljanju. kroz izradu zakona o dokumentaciji čiji su pojam i glavni sadržaj dani u disertaciji ... Izrađeni su prijedlozi o sadržaju i praktičnom mehanizmu za provođenje državne politike, usmjerene na otklanjanje kriznih pojava u području dokumentiranja i organizacije rada s dokumentima u upravljanju.

U disertaciji je utemeljena primjena metodologije upravljanja informacijama kao novog znanstvenog smjera u odnosu na upravljanje dokumentima.

Provjera rada. Glavne odredbe rada disertacije iznesene su u publikacijama na temu istraživanja koje je autor odobrio u doc.

brige i poruke na brojnim znanstvenim skupovima. Među njima su godišnja međunarodna znanstvena i praktična konferencija "Dokument u informacijskom društvu" (1993-1999), Sveruska konferencija "NTI-95", Sveruska konferencija "Arhivologija i izvorno proučavanje ruske povijesti: problemi interakcije u sadašnjosti (1996., 1999.), znanstveno-praktični skup “Dokument. Arhiva. Povijest. Modernost ”Uralskog državnog sveučilišta (2000.), konferencije Povijesno-arhivskog instituta Ruskog državnog sveučilišta za humanističke znanosti, metodološki seminar VNIIDAD-a, godišnja znanstvena konferencija Međunarodnog instituta za arhivistiku (1994.-2000., Slovenija ), znanstveni skupovi Njemačkog društva zapisničara (1994. i 1997.), Međunarodni kolokvij o informacijama i dokumentaciji (FRG, 1994.), Međunarodni forum o elektroničkim dokumentima (Bruxelles, 1997.), Sveruska konferencija „Pravni problemi informacijskog društva “ (1999.).

Praktični značaj rada. Veliki analitički materijal korišten u disertaciji, dobiveni rezultati istraživanja mogu se koristiti u izradi generalizirajućih radova i udžbenika o suvremenom upravljanju dokumentima, pri odabiru metodologije za razvoj i projektiranje automatiziranih sustava upravljanja dokumentima u organizacijama ili stvarnim sustavima upravljanja informacijama. .

Materijali disertacije mogu se koristiti i pri izradi općih i specijalnih kolegija, pri određivanju tema i metoda studentskih nastavnih i diplomskih radova iz smjerova dokumentoslovlja.

Odredbe disertacije korištene su pri izradi nacrta novog izdanja Državnog sustava dokumentacijske potpore upravljanju, nacrta Standardne upute o uredskom radu federalnih izvršnih tijela, pri izradi smjernica, terminoloških rječnika. , te niz znanstvenoistraživačkih radova.

prema planu istraživanja Federalne arhivske službe i potprogramu "Razvoj arhivske djelatnosti u Ruskoj Federaciji u okviru Saveznog ciljanog programa" Razvoj i očuvanje kulture i umjetnosti ", tijekom provedbe projekta "Stvaranje i razvoj informacijskog sustava regulatornih, metodoloških i pravnih informacija za vođenje i arhiviranje evidencije "Federalni ciljni znanstveno-tehnički program" Istraživanje i razvoj u prioritetnim područjima razvoja znanosti i tehnologije u civilne svrhe "za 1996.-20001.

Svrha i ciljevi istraživanja odredili su izbor strukture diplomskog rada. Disertacijski rad sastoji se od uvoda, pet poglavlja i zaključka, popisa izvora i literature te priloga disertaciji.

U prvom poglavlju diplomskog rada "Dokumentirane informacije kao resurs upravljanja" ispituje se uloga informacija u upravljanju, formiranje informacijske infrastrukture organizacija, pitanja kreiranja informacijskih resursa.

Predstavnici različitih grana znanja imaju različite pristupe definiciji informacija. Bez obzira na privrženost jednom ili drugom stajalištu, sve je više znanstvenika sklono prepoznati informaciju kao temeljnu kategoriju znanosti općenito, opću znanstvenu kategoriju2. Federalni zakon "O informatizaciji, informatizaciji i zaštiti informacija" definira informacije kao informacije o osobama, predmetima, činjenicama, događajima, pojavama i procesima, bez obzira na oblik njihovog prikaza. Pojam "informacije" čvrsto je ušao u dokumentarnu i arhivsku literaturu. Ovaj koncept je najosnovnije proučavan u djelima V.N. Avtokratova, G.G. Vorobieva, T.V. Kuznjecova, K.I. Rudelson, A.N. Sokova i drugih znanstvenika.

Pojam "informacijski proces" usko je povezan s pojmom "informacije". Informacijski proces je složena kombinacija objekta, subjekta

1 država ugovor broj 205-19100 - P, voditelj projekta MB. Larin.

2 Ursul A.D. Put do noosfere. - M: Luch, 1993. - S. 81.

i informacije 1. Informacijski procesi uključuju tri glavne faze: proizvodnju (socijalizacija znanja), cirkulaciju (obrada, transformacija, pohranjivanje, pretraživanje, distribucija, prijenos, komunikacija do potrošača) i potrošnju (primanje, percepcija, korištenje) informacija.

Informacijski sustavi u suvremenoj literaturi okarakterizirani su kao integrirani agregati, umjetno jedinstvo metoda i sredstava diseminacije, analitičke obrade, akumulacije, pohrane, pretraživanja i pružanja potrebnih informacija zainteresiranim potrošačima u zadanom obliku i obujmu2. Ovi sustavi su dizajnirani da namjenski podrže rješavanje problema upravljanja.

Informacija je temelj upravljanja. Uz njegovu pomoć ostvaruju se veze između upravljačkog i kontroliranog podsustava, između pojedinih karika organizacija. Informacije koje se koriste u svrhe upravljanja klasificirane su prema mnogim kriterijima, od kojih je svaki bitan za formiranje informacijskih resursa.

Informacija ima neka svojstva zajednička svim njezinim vrstama3. Glavnim svojstvom informacija treba smatrati njegovu neraskidivu povezanost s određenim samoorganizirajućim sustavom. Druga važna svojstva informacija su strukturiranost, značenje i vrijednost. Vrijednost informacija izražava se u terminima kao što su sadržaj, pravovremenost, potpunost, pouzdanost i učinkovitost.

Informacija na globalnoj razini obavlja mnoge zadatke u životu društva, osigurava komunikaciju između elemenata društvenog sustava, čuva i prenosi znanje, formira pamćenje čovječanstva. Potrebno je istaknuti iznimnu ulogu koju informacije imaju u organizacijama, budući da uz njihovu pomoć postoji učinkovita interakcija između razina hijerarhije upravljanja, njegovih subjekata i objekata.

1 Kovayachenko I.D. Metode povijesnog istraživanja. - M., 1987. - S. 109.

2 Raikov A.N. Jedinstvo pravnog i informacijskog prostora / STI. - Ser. 1. Org. i informacijska metodologija rada. - 1997. - br. 7. - Str. 4.

Kulikovsky L.F., Motov V.V. Teorijske osnove informacijskih procesa. - M .: Više. škola, 1987.-S. 12.

Suvremena organizacija se tumači kao složeno, složeno obrazovanje. Većina organizacija su otvoreni sustavi, holistički, koji se sastoje od brojnih međusobno povezanih dijelova usko isprepletenih s vanjskim svijetom. Svaka organizacija ima unutarnje i vanjsko okruženje.

Vanjski i unutarnji izvori informacija koji utječu na organizaciju čine njezino informacijsko okruženje. Na temelju toga, tijekom djelovanja organizacije, nastaje informacijska infrastruktura kao poseban sustav za održavanje života koji korisnicima nudi relevantne informacije. Dokumentirane informacije igraju središnju ulogu u ovoj infrastrukturi. Njegovi ostali elementi su informacijska tehnologija i informacijsko osoblje.

Informacijska infrastruktura organizacije složen je sustav koji kombinira strukturirane i nestrukturirane informacije, informacijske procese koji su u interakciji s vanjskim okruženjem organizacije i pokrivaju tokove informacija, dizajniran da kombinira sve razine upravljanja, uključujući radna mjesta, u mehanizam za postizanje ciljeva. koja učinkovito djeluje na temelju stvorenih informacijskih resursa organizacije.

Stav prema informaciji kao resursu znači da se, analogno s drugim resursima (financije, oprema, materijali, tehnologija, kadrovi), treba stvoriti mehanizam upravljanja informacijskim resursima, formirati odgovarajuće strukture i razviti nove tehnologije. Jedna od važnih karakteristika informacijskog izvora je njegova kvaliteta, stupanj cjelovitosti za zadovoljavanje ukupnih informacijskih potreba organizacije.

Prema Federalnom zakonu "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" pod informacijskim resursima podrazumijevaju se pojedinačni dokumenti i pojedinačni nizovi dokumenata, dokumenata i nizova dokumenata u informacijskim sustavima (knjižnice, arhivi, fondovi).

banke podataka, drugi informacijski sustavi) 1. Preduvjet za uključivanje informacija u informacijske izvore je dokumentacija informacija. Dakle, dokument je primarna osnova informacijskih izvora. Istodobno, smatramo da bi informativni izvor trebao uključivati ​​podatke o medijima koji nemaju status službenog dokumenta.

Dokumentirane informacije ispunjavaju većinu tokova dokumenata i informacijskih resursa organizacija. Kako s tim u vezi primjećuje njemački znanstvenik T. Seeger, „dokumenti su „sirov materijal“ za izdvajanje dokumentarnih podataka, koji kao rezultat informacijskih aktivnosti dolaze do korisnika” 2.

Dokumentirane informacije temeljni su temelj informacijskog resursa svake organizacije. Upravo se ti podaci uglavnom koriste u upravljanju. Dokumentiranje informacija omogućuje vam da ih popravite na određenom mediju, date im potreban organizacijski oblik, potvrdite i validirate, pružite potrebne pojedinosti za njihovu identifikaciju u svrhu pretraživanja i korištenja, kao i da pružite punu informacijsku podršku za procese upravljanja i akumulirate informacijski resurs u svrhu razvoja organizacije i očuvanja individualnog sjećanja o njemu u vremenu i prostoru. Na temelju toga proučavanje dokumenta kao oblika organizacije i prezentiranja informacija u procesima upravljanja ima važan samostalan znanstveni i praktični značaj.

U drugom poglavlju "Neki problemi evolucije upravljačkog dokumenta" istražuje se razvoj pojma "dokument", značajke upravljačke dokumentacije i novi predmet za upravljanje dokumentima - elektronički dokument.

1 Savezni zakon od 20. veljače 1995. br. 24-FZ "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" // SZ RF. - 1995. - br. 8. - čl. 609. "Grondlagen der praktischen Information und Dokumentation. Op. Cit. - T. 1. - S. 4.

Povijest dokumenta i dokumentacije kao skupa dokumenata međusobno povezanih formalnim i logičkim poveznicama jedna je od najzanimljivijih tema u upravljanju dokumentima i do danas nije dovoljno proučena. Povijest nam omogućuje praćenje razvoja dokumenta i njegovog odnosa s društveno-političkim i ekonomskim promjenama u društvu. Među glavnim karakteristikama procesa evolucije dokumenta mogu se navesti nastanak, promjenu, očuvanje i transformacija oblika dokumenta, promjena udjela različitih vrsta dokumenata u društvenim i upravljačkim procesima, utjecaj novih tehnologija na dokument, kao i stabilnost glavnih funkcija dokumenta: pohranjivanje (fiksiranje) informacija i naknadni prijenos istih u vremenu i prostoru. Može se zaključiti da dokumenti i dokumentacija nastaju u vezi s društvenim potrebama osobe i državnim zadaćama. Svaki dokument ima odgovarajuću funkciju ili njihovu kombinaciju, zbog svrhe izrade dokumenta.

Nažalost, do sada među stručnjacima iz područja upravljanja dokumentima, arhivistike, bibliotekarstva ne postoji jedinstvo u shvaćanju pojma "dokument", unatoč prisutnosti niza zakonskih i udomljenih definicija. Istodobno, takva je definicija nužna za razvoj teorije upravljanja dokumentima i arhivistike te unaprjeđenje metodologije rada s dokumentima.

Pojam “dokument” koristi se u mnogim područjima znanja i vezan je uz predmet njihova istraživanja. Dokumentacija razmatra dokument kao alat za upravljanje ili arhivsku pohranu i, u tom smislu, proučava njegove funkcije i ulogu u povijesnom razvoju; arhivistike, izvoroslovlja, sociologije dokument smatraju nositeljem informacija o prošlosti ili sadašnjosti.

Dokumentacija identificira tri glavne komponente kada se otkriva pojam "dokument":

1) dokument - materijalni predmet;

2) dokument - nositelj informacija;

3) dokument – ​​dokumentirana informacija.

Najčešća je oznaka dokumenta kao materijalnog objekta, s podacima koji su na njemu zabilježeni u obliku teksta, zvučnog zapisa ili slike namijenjene prijenosu u vremenu i prostoru za pohranu i javnu uporabu.

U posljednje vrijeme dolazi do prijenosa semantičkog opterećenja u definiciji dokumenta s materijalne komponente na informacijsku. Uvođenje u praksu zakonodavnim sredstvima ograničavanja "dokumentirane informacije (dokument)", prema V.A. Kopylov, temelji se na dvojnom jedinstvu informacija (informacija) i materijalnog medija (u obliku simbola, znakova, slova, valova itd.). Kao rezultat dokumentiranja dolazi do svojevrsne materijalizacije i reifikacije informacija2.

U disertaciji se zaključuje da se koncept „dokumenta“ temelji na tri glavne komponente: informaciji, materijalnom nositelju informacije i fiksiranju informacije s mogućnošću njezine identifikacije kroz detalje. Sposobnost identificiranja snimljenih informacija u osnovi razlikuje dokument od drugih medija. Posebno je važno u definiciju pojma uvesti pojam identifikacije dokumenata sa stajališta njegove primjene u upravljanju i arhivskoj djelatnosti.

Dakle, kao rezultat evolucije, koncept dokumenta dolazi do svog modernog, sadržanog u GOST R 51141-98, službenog tumačenja: „dokumentirana informacija (dokument) - informacija snimljena na materijalnom nosaču s detaljima koji im omogućuju da se identificiran” 3.

1 Savezni zakon od 29. prosinca 1994. br. 77-FZ "O obaveznoj kopiji dokumenata" // SZ RF. - 1995. - br. 1. - čl. 1.

1 Kopylov V.A. Informacija kao objekt pravne regulative // ​​NTI. - Ser. 1. Organizacija i metodologija informatičkog rada / VINITI. - M, 1996. - № 8. - S. 2. 3 GOST R 51141-98 Uredski rad i arhivsko poslovanje. Uvjeti i definicije. --M .: Izdavačka kuća standarda, 1998.

Dokumenti se koriste u različitim društveno-kulturnim okruženjima, od kojih je jedno upravljanje ili upravljanje. Takvi dokumenti nazivaju se dokumentima upravljanja. U jeziku upravljanja dokumentima, upravljačka dokumentacija je dokumentacijski sustav koji osigurava procese upravljanja u društvu. Potrebe upravljanja formiraju se odgovarajućim skupovima dokumenata.

Upravljačke dokumente odlikuje stabilnost formalnih značajki i međusobna povezanost različitih vrsta dokumenata, što je određeno čimbenicima: prirodom upravljanja (hijerarhija i podređenost institucija i službenika, razdvajanje nadležnosti i odgovornosti), cikličnost proces upravljanja (kontinuitet, učestalost, ponavljanje upravljačkih radnji)."

Praktična svrha upravljačkog akta zahtijeva formiranje dokumenta strogo određene vrste i odgovarajućeg sadržaja, što potvrđuje ujednačavanje i standardizacija dokumenata2.

Da bismo razumjeli evoluciju dokumenta, važno je proučiti pitanje njegovih funkcija. Shvaćajući funkciju dokumenta kao njegovu namjenu, obično se izdvajaju glavne: informacijske, društvene, komunikacijske, kulturne i posebne: upravljačke, pravne, računovodstvene, povijesne izvore3. Upravljački dokument nedvojbeno ima funkcije fiksiranja, pohranjivanja i prijenosa informacija koje provode procese upravljanja. U području upravljanja dokument djeluje kao alat, sredstvo ili metoda za provedbu procesa upravljanja4. To je glavna funkcija upravljačkog dokumenta, a sve njegove druge karakteristike su svojstva ili čimbenici koji omogućuju upravljanje

1 Banasyukevich V.D. Upravljačka dokumentacija kao povijesni izvor (na temelju materijala Ministarstva industrije ugljena SSSR-a za 1971-1975): Avgoref. dis .... kandidat znanosti: 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - S. 21.

2 Teorija i praksa arhiviranja u SSSR-u / MGIAI. - M., 1980. - S. 68.

3 Organizacija rada s dokumentima: Udžbenik. - M .: Infra, 1998 .-- Str. 66.

4 Banasyukevich V.D. Funkcije upravljačkih dokumenata // Terminološki problemi u području upravljanja dokumentima i arhivistike: Sažeci poruka za teorijski seminar / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 69.

dokument da ispuni svoju glavnu funkciju.

Ništa manje važan za upravljačku dokumentaciju nije problem nositelja informacija koji se mijenja tijekom povijesnog razvoja. Znanstveno-tehnološki napredak doveo je do pojave tzv. elektroničke dokumentacije. Njegova specifičnost je u tome što osoba ne može percipirati elektronički dokument u fizičkom obliku u kojem je snimljen na mediju.

Osim toga, elektronički dokumenti izravno su ovisni o informacijskim tehnologijama, koje imaju nepovratnu tendenciju mijenjanja i zastarijevanja kako znanstveno-tehnološki napredak u području tehnologije i softvera. S tim u vezi, postoji velika opasnost od gubitka pristupa takvim dokumentima nakon određenog vremenskog razdoblja.

Unatoč raširenoj upotrebi pojma "elektronički dokument" u literaturi i praksi, njegova definicija još nije utvrđena. Iz prakse europskih arhivista proizlazi da oni ne razlikuju poseban pojam “elektronskog dokumenta” u arhivistici. Tako, primjerice, K. Hannigan izravno ističe da su pri sastavljanju odgovarajuće ankete gotovo sve zemlje EU ispitane na pitanje o elektroničkim dokumentima odgovorile da njihovi zakoni o arhivima vrijede za sve vrste arhivskih dokumenata, bez obzira na medije. o korporativnim informacijskim sustavima također se napominje da je elektronički dokument „dokument čiji je nositelj elektronički medij – magnetski disk, magnetska vrpca, CD, itd.“ 2.

Prema našem mišljenju, u konceptu elektroničkog dokumenta mogu se izdvojiti tri dobro poznate komponente: snimljena informacija, medij,

1 Vidi: K. Hannigan Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-

guts in den Mitgliegstaaten der EU: Beziehungen zwischen ofentlichen Verwaltungen und

Archivdiensten - Vortrage und Ergebnisse des DLM - Forumi. - Bruxelles, 1996.-- S. 227-

"Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronski dokumenti u

korporativne mreže. - M., 1999. - S. 266.

identifikacijski detalji koji su u okviru postojeće definicije dokumenta1. :

Čini se da bi danas “elektroničke” dokumente trebalo tretirati na isti način kao i ostale tehnotronske dokumente, uzimajući u obzir specifičnosti nositelja informacija u važećim pravilima i uputama. Ovaj pristup olakšava naknadna pitanja arhivske obrade "elektronskih dokumenata": o formatima i standardima snimanja, o softveru i hardveru, migraciji informacija itd.

Međutim, glavni je problem elektroničkih dokumenata davanje pravne snage. Prije donošenja Saveznog zakona "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija", pitanja pravne snage dokumenata na strojnom nosaču i strojnoj shemi regulirana su GOST 6.10.4-84, koji je uspostavio zahtjeve za sastav i sadržaj podataka koji daju pravnu snagu ovim dokumentima, kao i postupak izmjene tih dokumenata2. Trenutno mnoge odredbe GOST-a sa stajališta modernog arhiviranja zahtijevaju reviziju.

U skladu sa Federalnim zakonom "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" prilikom pohrane, obrade i prijenosa dokumenata korištenjem informacijskih i telekomunikacijskih sustava, pouzdanost informacija može se potvrditi elektroničkim digitalnim potpisom, kao i šifriranjem, stvaranjem pouzdan sustav zaštite od neovlaštenog pristupa dokumentima zbog izgradnje sustava diferenciranja prava pristupa informacijama na različitim razinama hijerarhije upravljačkog aparata4.

„Vidi: Bachilo I.L.

: GOST 6.10.4-84 "USD. Davanje pravne snage dokumentima na strojnom mediju i strojno osposobljenom stroju, nastalim pomoću računalne tehnologije. Osnovne odredbe "- M .: Izdavačka kuća standarda, 1984.

3 Vidi: Dokumentacija i arhivski problemi elektroničkih dokumenata. Analitički pregled / VNIIDAD. - M., 1999. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 10438.

4 Klimenko SV., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Dekret. op. - S. 46.

Prema našem mišljenju, pri rješavanju problema elektroničkog dokumenta prije svega treba se osloniti na osnovni generički pojam "dokument". Mijenja se vrsta nositelja informacija, opreme i tehnologije za utvrđivanje autentičnosti informacija. Elektronički dokument može imati odgovarajući pravni status, poput papirnatog dokumenta, ako se postižu jamstva vjerodostojnosti i nepromjenjivosti sadržaja snimljenih podataka, ako je sadržaj dokumenta sastavljen u skladu s važećim zakonima, standardima i pravilima , uključujući sve potrebne pojedinosti dokumenta.

Istovremeno, pojava elektroničkog dokumenta postavlja niz problema voditeljima dokumenata i arhivistima koji zahtijevaju čitav niz znanstvenih istraživanja, usavršavanja, dopunjavanja metodoloških preporuka, pravila i uputa, postavlja pitanje prelaska na održavanje u organizacije dijela dokumentacije male vrijednosti za arhivsku pohranu u elektroničkom obliku. ...

Treće poglavlje "Od uredskog rada do upravljanja dokumentima" ispituje razvoj uredskih sustava, njihovu pravnu i organizacijsku potporu u povijesnom kontekstu.

Ovaj aspekt problema najviše je proučavan u domaćem dokumentiranju. Istaknute su neke odredbe za provedbu ciljeva disertacije.

Domaći uredski rad, koji je nastao tijekom formiranja ruske centralizirane države, prošao je dugi povijesni put. Razvijala se zajedno s državom čijim je potrebama služila gotovo šest stoljeća i mijenjala se s preobrazbom ruske državnosti. Političke, društvene i ekonomske reforme države donijele su odgovarajuće promjene u sustavu uredskog rada. U skladu s njima, postoje tri glavne faze u razvoju uredskog rada: predrevolucionarna, sovjetska i moderna.

U prvoj fazi uredski rad nastaje kao funkcija tehničkog upravljanja i uglavnom je reguliran tradicijom i iskustvom uredskog upravljanja.

proizvodno osoblje 1. Donošenjem Općeg pravilnika uredski rad postaje na zakonodavnoj osnovi, poprima ujednačene oblike i tehnologije rada. Razvojem sustava upravljanja uredski rad sve više pokriva segmente upravljačke djelatnosti i pretvara se u samostalnu profesionalnu sferu djelovanja državnog aparata. Visoka učinkovitost Općeg pravilnika omogućila je korištenje njegovih glavnih odredbi gotovo dva stoljeća, tijekom kojih su naknadne reforme javne uprave uvele samo djelomične promjene u sustav uredskog rada2.

Tako je u prvoj fazi svog razvoja uredski rad prošao put od najjednostavnijih oblika dokumentiranja upravljačkih radnji do sustava ujednačenog državnog uredništva, od običaja i tradicije do zakonskih propisa. Nastao kao pomoćna tehnička djelatnost, uredski rad postupno je zauzeo značajno mjesto u radu upravljačkog aparata i počeo određivati ​​razinu i kvalitetu upravljanja.

U početnoj fazi razvoja sovjetskog uredskog rada uklonjen je prethodni zakonodavni okvir, što je dovelo do ukidanja jedinstvenih zahtjeva za uredski rad od strane države. Regulacija uredskog rada prešla je na razinu odjela, a njegovo poboljšanje postalo je zadatak NK RFK SSSR-a i mreže njegovih podređenih tijela, uključujući Institut za tehnologiju upravljanja3. U razdoblju 1920-ih očituje se načelo racionalizacije, podržano od strane vlasti RFL-a, što je dovelo do čitavog niza reformi uredskog rada, uglavnom temeljenih na stranom iskustvu.

1 poslanik Iljušenko. Povijest uredskog rada u predrevolucionarnoj Rusiji / RGTU. - M., 1993. -S.22-23.

2 Medushevsky A.N. Potvrda apsolutizma u Rusiji. - M .: Tekst, 1994, - str. 54.

3 Kuznjecova T.V. Aktivnosti Središnje kontrolne komisije-NK RCI za poboljšanje rada administrativnog aparata // Ruska državnost: tradicije, kontinuitet, perspektive / RSUH. - M.. 1999. - S. 147-151.

Nepripremljenost ovih reformi uzrokovala je likvidaciju znanstvenih organizacija uključenih u njih početkom 1930-ih. Kao rezultat toga, najbogatije teorijsko i praktično iskustvo u reformi uredskog rada ostalo je nezatraženo gotovo četrdeset godina.

Tridesetih godina 20. stoljeća uredništvo postaje područje djelovanja arhivskih poslovodnih tijela, koja su, polazeći od poslova čuvanja arhivske dokumentacije, provodila metodološko vođenje "ustrojavanja dokumentarnog dijela uredništva". Arhivska tijela, postavši nasljednici tijela RCT-a u unapređenju uredskog rada, promijenila su glavni smjer racionalizacije. Ako je NK RKI poboljšanje uredskog rada smatrao sredstvom povećanja učinkovitosti upravljanja, onda su arhivske vlasti smatrale uredništvo sredstvom osiguravanja nabave arhivske građe s punopravnim dokumentarističkim kompleksima.

Ova metodološka kontradikcija uglavnom je prevladana 1970-ih s razvojem Jedinstvenog državnog sustava uredskog rada (EGSD), otvaranjem Fakulteta za državni ured u MGIAI i stvaranjem VNIIDAD-a. Od ovog trenutka arhivski i upravljački poslovi ocjenjuju se kao ravnopravni i rezultatski. EGSD je uzeo u obzir dostignuća znanstvenog i tehnološkog napretka i našao široku praktičnu primjenu. „U uvjetima aktivnog prodora u sferu upravljanja elektroničkim računalima i modernim metodama upravljanja 1970-ih, uloga uredskog rada se mijenja, tj. postupno prelazi na višu fazu svog razvoja – dokumentarnu potporu menadžmentu.

Dakle, do kraja sovjetskog razdoblja svog razvoja, uredski se rad popeo na višu razinu - dokumentarna potpora za upravljanje, Jedinstvena državna statistička služba i njegove izmjene, uređeni su državni standardi i organizacijski i metodološki

1 Jedinstveni državni sustav uredskog rada (Osnovne odredbe). - M: Glavarchiv SSSR-a, 1974.

od strane Glavnog arhivskog direktorata pri Savezu ministara SSSR-a i podređenih tijela, obdarena odgovarajućim ovlastima.

Trenutna faza u razvoju uredskog rada usko je povezana s formiranjem nove ruske državnosti, usmjerene na stvaranje demokratske države temeljene na vladavini prava. Postsovjetska Rusija nije ukinula dosadašnje normativne dokumente u području uredskog rada, čime je osigurala povijesni kontinuitet i očuvala temelj za daljnje donošenje pravila. U pravnoj državi zakon regulira sve odnose koji su od velike važnosti za subjekte i objekte prava.U razvoju ustavnih normi rusko zakonodavstvo učvrstilo je temelje državne politike u odnosu na informacije i dokumentaciju o na temelju Federalnog zakona "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" i Osnove zakonodavstva "O Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima ”kao važnoj komponenti informacijskog resursa zemlje. Međutim, pitanja vezana za funkcioniranje dokumenata u procesu ispunjavanja zadataka dokumentarne potpore procesima upravljanja u organizacijama ostala su praktički neriješena, drugim riječima, postojeće zakonodavstvo ne odnosi se na sferu uredskog rada.

S tim u vezi, u poglavlju se obrazlaže potreba za izradom zakona "O dokumentaciji" (predlaže se njegov koncept) i skupa podzakonskih akata. Zakon bi trebao postati temeljni regulatorni okvir koji će ne samo riješiti mnoga kontroverzna pitanja razmjene informacija i dokumentacije među organizacijama, već će u određenoj mjeri odrediti smjerove i izglede za razvoj automatizacije upravljanja dokumentima,

Reguliranje područja rada s dokumentima zakonodavstvom i promicanje informacija među glavnim resursima upravljanja i proizvodnje

"Bachilo I.L. Suvremeni pravni problemi dokumentiranja informacija // Dokumentacija u informacijskom društvu: elektronička evidencija i elektronička arhiva / VNIIDAD. - M, 2000. - Str. 8.

menadžment, kao i promjene u metodama upravljanja posljednjih godina stvaraju preduvjete za prijelaz na nacionalnoj razini od razumijevanja rada s dokumentacijom kao prateće funkcije na upravljanje dokumentima kao glavnu upravljačku funkciju svake organizacije. Takav prijelaz nije samo zbog prisutnosti u Rusiji potrebnih preduvjeta, već i zbog svjetskog iskustva, koje će u kontekstu globalizacije informacijskih procesa imati pozitivan značaj za Rusiju.

U četvrtom poglavlju "Problemi automatizacije upravljanja dokumentima" razmatraju se pitanja uredske automatizacije i upravljanja dokumentacijom.

Prvi pokušaj ovakvog proučavanja poduzeli smo 1982. godine, kada je generalizirano nagomilano iskustvo automatizacije potpore upravljanja dokumentima. "Otada ovo pitanje nije sveobuhvatno razmatrano u dokumentoslovnoj literaturi. riješiti konceptualne probleme perspektivnih istraživanja. i razvoj na ovom području.

Početna faza automatizacije ureda usko je povezana s razvojem automatiziranih upravljačkih sustava 1970-ih. Najprije je automatizacija utjecala na pojedinačne zadatke dokumentacijske potpore upravljanja (registracija dokumenata, kontrola izvršenja i sl.), a zatim se, kako se praktično iskustvo nakupilo, produbljivao znanstveni razvoj i znanstveno-tehnološki napredak, počela primjenjivati ​​i na dokumentacijskoj potpori. u cjelini.

Razvoj automatiziranih sustava bio je čimbenik za domaću dokumentarnu znanost, potaknuvši širenje dokumentarističkog istraživanja i integraciju sa srodnim područjima znanja: informatikom i dokumentarstvom. Pojava novih medija, metoda snimanja, čitanja, pohranjivanja i dohvaćanja informacija poslužila je kao poticaj za

1 Vidi: M.V. Larin, B.C. Mingalev. Suvremeni dokumentacijski sustavi upravljanja / MGIAI. - M., 1982.

razvoj novih pravaca znanstvenog rada. Rezultati znanstvenog istraživanja i akumulirano praktično iskustvo bili su temelj za ideju razvoja standardnog automatiziranog sustava za upravljanje dokumentima. Kao rezultat toga, do kraja 80-ih stvoren je nacrt sustava koji je preporučen za implementaciju. Ovaj projekt obuhvatio je sve organizacijske i tehnološke aspekte rada s dokumentima na temelju integrirane primjene organizacijske i računalne tehnologije.

U prva dva desetljeća automatizacije predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova domaća je dokumentarna znanost pokazala visoku razinu teorijske i metodološke pripremljenosti za rješavanje složenih interdisciplinarnih problema, što je omogućilo da se u kratkom vremenu pređe put od ručnih metoda rada s dokumentima. za izgradnju projekata velikih dokumentarnih sustava. Međutim, njihovo uvođenje u praksu bilo je sputano nedostatkom računalne tehnologije i novih informacijskih tehnologija koje odgovaraju svjetskoj razini.

U suvremenim uvjetima trend automatizacije rada s dokumentima nastavlja jačati. Ako je u prethodnom razdoblju metodologija automatizacije bila centralizirani razvoj standardnih rješenja u ovom području, onda je 90-ih godina stvoreno tržište automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima, raznolikih kako po ideologiji tako i po skupu korištenih informacijskih tehnologija2.

Standardne i dobro dokazane pojedinačne tehnologije u tim uvjetima služe kao glavne karike automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima. Suvremene tehnologije za upravljanje dokumentima omogućuju primjenu u praksi sustava metoda i metoda za prikupljanje, prijenos, akumuliranje, obradu, pohranu, prezentiranje i korištenje

1 Banasyukevich V.D., Zonov V.M. Tipičan sustav dokumentacijske potpore za središnji aparat ministarstava i odjela // Sovjetski arhiv. - 1986. - br. 4; Arhiv VNIIDAD, - 1990. - Predmet br. 06-09. - L. 13-19 (prikaz, stručni).

"Chereshkin DS, Smolyan GS O strategiji tranzicije Rusije u informacijsko društvo // Problemi informatizacije. - 1999. - Br. 3. - str. 4; Borzo J. Rusko IT tržište 1999. // Computenvorld. - 1999. - Broj 7.- S. 1.7.

informacije sadržane u dokumentima na temelju raznih tehničkih sredstava, koje se tijekom znanstvenog i tehnološkog napretka neprestano usavršavaju.“Prilikom korištenja pojedinih tehnologija i tehničkih uređaja u upravljanju dokumentima treba obratiti pozornost na specifične posljedice njihove uporabe.

Kombinacija pojedinih informacijskih tehnologija u sustav omogućuje izgradnju automatiziranih sustava upravljanja dokumentima (ACS) u organizacijama. Općenito, s gledišta cjelovitosti pokrivenosti, tehnologije obrade informacija mogu biti autonomne, primijenjene i složene. Vrsta ASUD-a određena je suštinom korištene ideologije (klijent-poslužitelj, intranet, tijek rada, grupni softver itd.), kao i orijentacijom na postojeće tradicije uredskog rada ili korištenjem temeljno novih rješenja.

Unatoč obilju ASUD-ova na tržištu informacija, nisu riješena pitanja njihova izbora, procjene i klasifikacije. Poglavlje daje obrazloženje za podjelu ASUD-a u tri klase, ovisno o njihovoj funkcionalnosti, i formulira opće zahtjeve za njih.

Prije svega, ASUD mora u potpunosti obavljati sve poslove dokumentacijske potpore za upravljanje: pripremu dokumenata, registraciju, kontrolu izvršenja, traženje dokumenata, njihovu pohranu i referentni rad na nizu dokumenata. Sustav treba graditi na jedinstvenim metodološkim načelima, softverskim, hardverskim i tehnološkim rješenjima iu okviru postojećih organizacijsko-pravnih uvjeta u obliku domaćeg zakonodavstva, državnih standarda, uputa i zahtjeva. ASUD bi trebao osigurati puno korištenje (integraciju) akumuliranog informacijskog resursa i implementirati princip jednokratnog unosa informacija i njihove ponovne uporabe. Sustav bi također trebao pomoći administratorima u odabiru ruta kretanja dokumenata unutar organizacije, osiguravajući potrebno

1 Organizacija rada s dokumentima. - M .: Infra, 1998 .-- S. 335-336.

razina zaštite informacija od neovlaštenog pristupa. ASUD bi u suvremenim uvjetima trebao biti sposoban širiti se prema određenim komponentama (broj tehničkih uređaja i tehnologija, broj dokumenata, količina informacija, broj korisnika) i biti sposoban prilagoditi se u razumnim granicama promjenjivim zahtjevima korisnika.

Za odabir vrste automatiziranog sustava upravljanja dokumentima potrebno je razviti odgovarajuću metodologiju. U radu se predlažu metode za identifikaciju skupine ASUD parametara i njihovu kvantitativnu i kvalitativnu procjenu. Primjena ove metodologije trebala bi biti dopunjena sustavom državne certifikacije automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima.

U petom poglavlju „Metodologija upravljanja informacijama u upravljanju dokumentima“ napominje se da je nastanak upravljanja informacijama kao znanstvene discipline zakonitost uzrokovana najmanje dva velika globalna razloga:

formiranje informacijskog društva dovelo je do potrebe za praktičnim upravljanjem da uzme u obzir njegov utjecaj na djelovanje i razvoj svake organizacije;

prepoznavanje informacije kao najvažnijeg resursa upravljanja zahtijevalo je stvaranje adekvatne znanstvene teorije njezina djelovanja.

Informacijski menadžment, koji je nastao kao dio teorije upravljanja, brzo je dobio potpuno samostalno značenje i uobličio se kao perspektivan znanstveni pravac u eri informacijskog društva.

Analiza literature pokazuje da cjelovita i sveobuhvatna teorija problematike još nije razvijena1. Koncept upravljanja informacijama kombinira sljedeće pristupe:

"Perel IS, Slavin VN Informacijska djelatnost u inozemstvu i problemi upravljanja informacijama. - M, 1992. - P. 42-43; Yanovskiy AM Upravljanje informacijama u poslovanju // NTI. Ser. 1. Org. I metoda rada s informacijama. - 1997. - Br. 2. - P. 7; Kostomarov MN

ekonomski, s obzirom na pitanja privlačenja novih dokumentiranih informacija na temelju razmatranja komunalnih i financijskih troškova;

analitičke, temeljene na analizi potreba korisnika u informacijama i komunikaciji;

organizacijski, s obzirom na utjecaj informacijske tehnologije na organizacijske aspekte;

sustavno, razmatra obradu informacija na temelju holističkog, sustavno orijentiranog, sveobuhvatnog procesa obrade informacija u organizaciji te posebnu pozornost pridaje optimizaciji komunikacijskih kanala, informacija, materijalnih resursa i drugih troškova, metoda rada.

U literaturi o teoriji i praksi upravljanja informacijama postoje tri predmetna područja njegove primjene. Prvi se odnosi na upravljanje informacijama sa stajališta svjesne i svrhovitog integriranja "informacija" u suvremeni proces rada; u ovom se slučaju informacija shvaća kao odlučujući resurs poduzeća, kao čimbenik konkurentnosti i temelj za racionalizaciju načina djelovanja.

Drugo predmetno područje proteže se na razvoj posebnih tehnologija za obradu, obradu i akumulaciju informacija i znanja (informacijska tehnika) 1.

Treće predmetno područje obuhvaća korištenje informacijsko-komunikacijskih tehnologija i njihov potencijal, uzimajući u obzir navedena predmetna područja.

Što novog koncepta upravljanja informacijama donosi u upravljanje dokumentima? Njegovom pojavom u prijelaznom razdoblju iz industrijskog u informacijsko društvo otvaraju se nove mogućnosti za radikalno restrukturiranje menadžmenta u organizaciji na makro razini.

1 Vidi: Seeger Th .: Grundbegriffe der Information und Dokumentation. - Buder M., Rehfeld W., Seeger Th., Strauch D.: Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Dekret, op. - T. 1. - S. 1-8.

Promjene na makro razini povlače promjene na mikro razini, što se može pratiti u procesu prijelaza s klasičnog tipa organizacije na informacijski orijentiranu organizaciju. P. Drucker je o tome napisao prije nekoliko godina: “Poduzeće u ne tako dalekoj budućnosti više neće biti ono što ja nazivam organizacijom temeljenom na informacijama. Poduzeća, a posebno velika, jedva da imaju drugu priliku osim da postanu informacijski orijentirana”1.

Odnos između upravljanja informacijama i upravljanja dokumentima je sljedeći. Jedan od glavnih izvora informacija u organizaciji su predmeti i dokumenti vezani uz aktivnosti organizacije. Sustav dokumentarne potpore za upravljanje organizacijom pod ogromnim je pritiskom novih informacijskih tehnologija. Pritisak se izražava u potrebi revizije sintaktičke, semantičke i pragmatičke suštine dokumenta te provedbe strukturnih i funkcionalnih transformacija samog sustava dokumentacijske potpore za upravljanje organizacijama. Složenost je otežana potrebom za evolucijskom transformacijom tradicionalne metode rada s dokumentima u sustav usmjeren na nove informacijske tehnologije.

Upravljanje informacijama u organizaciji obavlja strateške, operativne i administrativne poslove. Strateški ciljevi uključuju: izgradnju informacijske infrastrukture organizacije i upravljanje informacijskom tehnologijom. Operativni i administrativni poslovi su uži i podređeniji2.

Glavni zadatak upravljanja informacijama je informacijska podrška glavnim aktivnostima organizacije. Zadaću upravljanja informacijama s ove točke gledišta treba vidjeti u činjenici da

"Drucker P. P. Das Zeitalter der Dirigenten. - Manager Magazin, 1988. H. 7. - S. 102." cm. Grudowskj S. Begriffsverstandnis "Informationsmanagement" kao Sichtwort Information und Dokumentation. Nachrichten fiir Dokumentacija. - 1996. - br. 6. - S. 351-360: Yanovsky A.M. Dekret. op. - S. 8.

integrirati pojedinačne informacijske strukture sustava (dokumente, datoteke, tehnologije) koje su kreirali zaposlenici na temelju objedinjujućeg programa pretraživanja i na temelju ponuda putem interneta i odgovarajućeg marketinga korištenih informacijskih resursa.

Za upravljanje informacijama, problem leži u preradi raznih “masovnih proizvoda” koji se nude na informacijskom tržištu u informacije relevantne za radnje. Stoga vanjski resursi sami po sebi nisu dovoljni. Važniji je prijelaz s vanjskog znanja na znanje relevantno za unutarnje odluke. Dakle, treba razviti informacijske sustave uz pomoć kojih će se moći kvalitetno pripremiti primljene informacije, sačuvati i stvoriti uvjete za njihovu punu provedbu.

Na temelju općeg koncepta upravljanja može se primijetiti da informacijsko upravljanje rješava probleme planiranja, vođenja, kontrole i organizacije dokumentacijske potpore za upravljanje organizacijom prema određenim ciljnim kriterijima. Upravljanje informacijama ima, dakle, zadaću i cilj - podržati koordinirano organizacijsko i informacijsko djelovanje članova organizacije."

Sljedeća zadaća upravljanja informacijama je izbor racionalnih oblika komunikacije, tehnologije i informacijske tehnologije, kao i karakteristika informacijskih resursa potrebnih za postizanje ciljeva organizacije.

Primjer implementacije ovog pristupa je automatizirani informacijsko-komunikacijski sustav (ICS) Vijeća Federacije Federalne skupštine Ruske Federacije. Uvođenje ICS-a omogućuje učinkovito djelovanje zamjenika, automatizaciju tijeka dokumenata i komunikaciju s vanjskim svijetom putem modema i e-pošte2.

1 Zahn E., Ruttler M. Ganzheitliches Informatiorismanagement - Upravljanje informacijama. - Stuttgart, 1990. -S. devet.

2 Nikitov V., Orlov E. Dekret. op. - S. 10.

Temeljna razlika između upravljanja informacijama od upravljanja dokumentima, upravljačke dokumentacije i od automatiziranog sustava uredskog rada u najširem smislu riječi je u tome što stručnjak, zaposlenik, menadžer organizacije nisu samo potrošači koji su opskrbljeni informacijama, već su izravni sudionici u informacijski proces, najvažnija komponenta strukture upravljanja informacijama.

Praktičnu implementaciju komunikacijskih procesa u upravljačkom aparatu provode institucije (službe) upravljanja informacijama u obliku organizacije tijeka rada, bezpapirnih komunikacija, cirkulacije tokova dokumenata u okviru internog sustava upravljanja informacijama, funkcioniranja informacijskih sustava i mreža1.

Tradicionalni uredski rad, napredniji sustavi potpore dokumentaciji, automatizirani sustavi za upravljanje dokumentima i drugi sustavi automatizirane obrade informacija, tehnički objekti za obradu informacija kombinirani su u jedinstven sustav na zajedničkoj metodološkoj osnovi pod jednim vodstvom. Drugim riječima, iskustvo upravljanja dokumentima integrirano je s mogućnostima inženjeringa i tehnologije. U ovom slučaju, zasebna komponenta upravljanja informacijama je podržana odgovarajućom organizacijskom strukturom.

Analiza suvremene zapadne literature pokazuje da organizacijska struktura upravljanja informacijama u organizacijama u svakom pojedinom slučaju poprima specifičan oblik. Istodobno, prema prevladavajućim teorijskim konceptima, postoje tri glavna tipa strukture upravljanja informacijama: orijentirana na funkciju, orijentirana na proizvod i orijentirana na tržište2.

Organizacijske strukture upravljanja informacijama osmišljene su tako da okupljaju top menadžment, stručnjake, menadžere, dobavljače

1 Kostomarov M.N. Komunikacije kao okruženje za provedbu funkcija upravljanja informacijama // Tajničko poslovanje. - 1998. - br. 4. - str. 58. "Vidi: G. Wolfram. Op. cit. - str. 262.

upravljanja informacijama i same jedinice za upravljanje informacijama te na taj način stvaraju preduvjete za upravljanje dokumentima na razini organizacije na temelju suvremenih metodoloških pristupa, organizacijskih i tehnoloških rješenja.

Zaključak sažima glavne rezultate studije.

Glavni zaključak koji proizlazi iz sadržaja rada je sljedeći: postojeći oblici i metode rada s dokumentacijom u organizacijama u okviru tradicionalnog uredskog rada i dokumentacijske potpore menadžmentu ne zadovoljavaju suvremene uvjete i dovode do sužavanja resursa. za popunjavanje Arhivskog fonda Ruske Federacije. Globalna informatizacija društva, rašireno širenje novih informacijsko-komunikacijskih tehnologija, postupno uvođenje tržišnih mehanizama i suvremenog upravljanja doveli su do povećanja uloge informacija u društveno-ekonomskim procesima i njihove svijesti kao najvažnijeg strateškog resursa. S obzirom na to da je glavni dio informacijskog resursa dokumentacija, smatramo da su u sadašnjoj fazi sazreli potrebni preduvjeti za prijelaz na konceptualno novi način rada s dokumentima u organizacijama – upravljanje dokumentima temeljeno na metodologiji upravljanja informacijama. Koncept upravljanja dokumentima u ovom radu formiran je na temelju sljedećih zaključaka.

1. Proučavanje informacija kao znanstvene kategorije, poznavanje zakonitosti i obrazaca informacijskih procesa metodološki ih približava razumijevanju problematike upravljanja dokumentima. U procesu upravljanja, informacija se iz zasebnih informacija i podataka pretvara u znanje, na temelju kojeg se donosi većina upravljačkih odluka. Ova se transformacija provodi kao rezultat složenih informacijskih procesa koji uključuju proizvodnju, kruženje i potrošnju informacija.

Informacijski procesi odvijaju se u informacijskim sustavima – skupu međusobno povezanih elemenata koji čine jedinstvenu cjelinu

(organizacija). Informacije, informacijski procesi i informacijski sustavi integrirani su u informacijsku infrastrukturu organizacije koja osigurava postizanje ciljeva upravljanja na temelju stvorenih informacijskih resursa. Prema ruskom zakonodavstvu, informacijski resursi uključuju dokumentirane informacije i informacijske tehnologije, t.j. predmet i sredstvo informacijske djelatnosti.

Uz pomoć dokumentacije informacija dobiva potrebna svojstva i u obliku dokumenata ostvaruje svoju glavnu ulogu u procesima upravljanja, prenoseći upravljačke utjecaje s objekta na subjekt upravljanja i signalizirajući obrnutu reakciju. Kao rezultat dokumentacije, informacija je fiksirana (fiksirana) na nosaču, stječe pravnu snagu, mogućnost identifikacije, dokaz njezine autentičnosti. Dakle, glavni oblik organiziranja informacija u menadžmentu je dokument.

2, Dokument u širem smislu predmet je istraživanja u mnogim znanstvenim disciplinama. Međutim, sam pojam još nije dobio općepriznatu interdisciplinarnu definiciju. Očito, dokument ima opća temeljna svojstva i može imati specifične znakove i karakteristike ovisno o svojoj namjeni i opsegu.

Tri su glavna bitna pristupa formuliranju koncepta dokumenta: kao materijalnog objekta; kao nositelj informacija; kao dokumentirane informacije. Dugo vremena je dominacija termina pripadala nositelju. Suvremeno shvaćanje dokumenta u prvi plan stavlja informacijsku komponentu dokumenta i njegovu pravnu potporu, koja omogućuje identifikaciju dokumenta u procesu njegova funkcioniranja. Uključivanje pravne komponente u razumijevanje dokumenta omogućuje implementaciju koncepta upravljanja dokumentima u svim fazama njegovog životnog ciklusa.

U disertaciji se utvrđuje da je glavna funkcija upravljačkog dokumenta osiguravanje svrhovitog djelovanja organizacija. Uz to, upravljački dokument zadržava i opće funkcije koje su važne sa stajališta njegovog postojanja u društvu: informacijske, komunikacijske, društvene, kulturne, pravne i funkciju povijesnog izvora. U različitim fazama životnog ciklusa dokumenta ažurira se jedna ili druga njegova funkcija. U procesima operativnog upravljanja (aktivna faza života dokumenta) od najveće su važnosti informacijske, komunikacijske i pravne funkcije.

Dakle, funkcioniranje dokumenta u organizaciji nameće mu posebne zahtjeve: fiksiranje informacija na materijalnom mediju i prisutnost identifikacijskih znakova informacija. Dakle, sa stajališta upravljanja dokumentima, upravljački dokument se razlikuje od koncepata dokumenta u srodnim disciplinama, koji mu ne nameću tako stroge zahtjeve.

3. Za upravljački dokument bitan je nositelj informacija. Dokumentarni mediji mijenjaju se tijekom tehničkog napretka. Razvojem novih informacijskih tehnologija pojavljuju se takozvani elektronički dokumenti čiji se nositelji informacija bitno razlikuju od "papirnatih". Osoba je u stanju percipirati elektronički dokument samo uz pomoć posebnih tehnoloških postupaka i softvera. Elektronički dokumenti imaju fizičku i logičku strukturu koja se ne poklapa s dosadašnjim predodžbama o dokumentu kao krutoj, nepromjenjivoj strukturi informacije i njezinom nositelju.

Kao relativno nova pojava, elektronički dokument još nije dobio stabilnu i od svih prihvaćenu definiciju. Pokušaji pojedinih stručnjaka da elektroničke dokumente prikažu kao nešto sasvim novo i što ne potpada pod shvaćanje dokumenta koje je formirano u dokumentoslovlju ne izgledaju uvjerljivo. Proveden u disertaciji an-

Zakup dokazuje da elektronički dokument metodološki ne nadilazi razumijevanje dokumenta upravljanja dokumentima. Ima sve značajke i bitne karakteristike dokumenta, ima odgovarajuće funkcije i stoga se može uključiti u procese upravljanja na istoj osnovi kao i ostali tehnotronički dokumenti.

Istodobno, svakako postoji specifičnost elektroničkih dokumenata, posebice u pogledu pravne snage, vjerodostojnosti, načina pohrane, korištenja otvorenih formata i standarda snimanja za razmjenu elektroničkih dokumenata. Pritom veliku važnost dobiva zakonska opravdanost provjere autentičnosti elektroničkih dokumenata uz pomoć elektroničkog digitalnog potpisa ili uz pomoć sustava ugovora između sudionika u elektroničkoj razmjeni informacija. Cjelovito znanstveno rješenje ovih problema, po našem mišljenju, jedna je od najhitnijih zadaća arhivistike i arhivistike.

4. Upravljački dokumenti obavljaju svoje zadatke i funkcije u skladu s određenim pravilima utvrđenim uredskim radom. Uredski rad, nastao zajedno s državom i odražavajući glavne trendove i paradigme njezinih transformacija, prolazi kroz niz povijesnih faza. U upravljanju dokumentima postoje tri glavne faze u razvoju uredskog rada: predrevolucionarna, sovjetska i moderna. U svakoj od ovih faza uredski rad odlikovao se određenim specifičnostima i posebnim karakteristikama.

U predrevolucionarnom razdoblju svog razvoja uredski je posao prošao dug put od rođenja najjednostavnijih oblika upravljanja dokumentacijom u ruskoj centraliziranoj državi do uredskog rada, koji je detaljno reguliran zakonima Ruskog Carstva, kao sastavni dio javne uprave.

Na sovjetski uredski rad, koji je služio administrativnom zapovjednom sustavu, utjecala su dva glavna organizacijska čimbenika. Metodičko vođenje uredskog rada izvana

Organi radničke i seljačke inspekcije 20-ih godina 20. stoljeća definirali su mjesto uredskog rada kao sferu djelatnosti o kojoj je ovisilo unapređenje rada upravnog aparata. Naknadni prijenos uredskog posla u nadležnost arhivskih tijela promijenio je njegovu glavnu zadaću: to je bila racionalizacija dokumentarnog dijela uredskog rada kako bi se formirao kvalitetan arhivski fond zemlje. Tek na prijelazu iz 60-ih u 70-e dolazi do shvaćanja općenitosti ovih pristupa, uslijed čega postaje moguće stvoriti Jedinstveni državni sustav uredskog rada koji je bio usmjeren na rješavanje problema jedinstvenog upravljanja dokumentiranim informiranje i očuvanje dokumentarnog fonda države.

Daljnja proučavanja povijesti uredskog rada jasno dokazuju da do 1980-ih, u uvjetima početka znanstvene i tehnološke revolucije, uredski rad u svom tradicionalnom obliku nije mogao pružiti moderno upravljanje potrebnim informacijama koncentriranim u dokumentima. Postalo je očito da područje uredskog rada ne treba pokrivati ​​pojedinačne sustave, već cjelokupnu upravljačku dokumentaciju organizacija, da treba uključivati ​​pitanja dokumentacije i izrade dokumenata, da je potrebno izgraditi sustave za pronalaženje informacija za dokumente organizacija, s njihova daljnja uporaba u arhivima, te upravljačke funkcije i dokumentacija koja im služi međusobno su ovisni. Kao praktičan rezultat ovakvog shvaćanja, uredski rad gotovo je posvuda zamijenjen novim konceptom – „upravljačkom dokumentacijom“.

5. U sadašnjoj fazi razvoja ruske države, problemi dokumentarne potpore upravljanja zauzimaju važno mjesto u procesima formiranja novog sustava društvenih odnosa na temelju općih pravnih normi iu kontekstu promjena paradigme aktivnosti upravljanja. Odmak od administrativno-zapovjednog sustava i odobravanje socio-ekonomskih metoda upravljanja postavlja nove zahtjeve za

područje dokumentacijske potpore ove djelatnosti. Očuvanjem valjanosti dosadašnjih normativnih dokumenata koji su uređivali uredništvo osiguran je kontinuitet oblika i metoda rada upravnog aparata s dokumentima u prijelaznom razdoblju. Međutim, trenutno je potrebno stvoriti temeljno nove metodološke temelje za dokumentiranje aktivnosti organizacija, prije svega, punopravnu pravnu podršku. Kako pokazuju provedena istraživanja i postojeća praksa, sfera dokumentacije u suvremenim uvjetima pati od brojnih nedostataka, koji se izražavaju u niskoj kvaliteti rada s dokumentima, nesavršenosti postojećeg sustava upravljanja dokumentima, zaostajanju u dokumentarističkom razvoju normativnog i metodološkog. priroda od tempa razvoja informacijskih tehnologija, nedostatak jedinstvenih zahtjeva za tijek dokumenata.po "vertikali" i "horizontalnoj" javne uprave.

Istodobno dolazi do sustavnog kompliciranja dokumentacijske potpore upravljanja zbog ubrzanog razvoja i aktivnog prodora novih informacijskih tehnologija u nju, zasićenja suvremenom tehnologijom, pojave novih nositelja informacija i njihovog brzog ažuriranja, automatiziranog upravljanja dokumentima. sustavi se poboljšavaju.

Za više od trideset godina povijesti automatizacija uredskog rada i dokumentacijske potpore menadžmentu prošla je put od lokalnih projekata do sistemskih rješenja koja pokrivaju procese upravljanja dokumentima i njihovim kompleksima u pojedinim organizacijama, korporacijama i granama vlasti. Pojavilo se tržište informacijskih tehnologija i informacijskih usluga koje vam omogućuje da odaberete najbolju opciju za automatizirani sustav upravljanja dokumentima koristeći metodologiju razvijenu u disertaciji.

U tim uvjetima sazreli su preduvjeti za odmak od tradicionalnog primata uredskog rada, od klasične podjele dokumentacije "prema

proizlazi "i prelazak na stvaranje visoko učinkovitih, korištenjem suvremenih znanstvenih i tehničkih dostignuća, sustava upravljanja za cijeli niz informacijskih i dokumentacijskih resursa u svim fazama životnog ciklusa dokumenata uz postizanje strateških i operativnih ciljeva upravljanja u svakoj organizaciji, posebno u javnoj upravi. Takav se sustav naziva upravljanje dokumentima, koji se temelji na načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i raširenosti korištenja novih informacijskih tehnologija koje omogućuju visokokvalitetno upravljanje u odnosu na dokumentaciju kao upravljački resurs i omogućuje uzimanje u obzir integracijskih trendova koji dominiraju. društveni proces.

6. Upravljanje dokumentima zahtijeva jačanje pravne podrške. S obzirom na to da je došlo do naglog povećanja pravne komponente uredskog rada i dokumenta u cjelini, potrebno je izraditi Savezni zakon "O dokumentaciji", koji bi trebao normativno utvrditi granice prava i odgovornosti. države u odnosu na upravljanje dokumentima u društvenoj i nacionalnoj ekonomskoj sferi, ocrtavati konture državne politike u odnosu na dokumentaciju, rješavati pravna pitanja organizacije toka dokumenata između tijela upravljanja duž vertikale izvršne vlasti i u horizontalnim odnosima, uvesti norme koje omogućuju ujednačavanje zahtjeva za softver, tehnološka i tehnička sredstva koje se koriste u javnoj upravi, urediti dokumentaciju odnosa građana i države, utvrditi odgovornost organizacija za dokumentiranje svojih aktivnosti u skladu s procedurom koju utvrđuje država.

Državna politika u području upravljanja dokumentima, po našem mišljenju, trebala bi biti usmjerena na smanjenje obujma cirkulacije dokumenata, objedinjavanje dokumentacijskih sustava, formuliranje zahtjeva za upravljačke dokumente, pravila dokumentiranja. Zakon o dokumentaciji

treba biti potkrijepljen skupom instruktivnih i metodoloških podzakonskih akata.

Preporučljivo je prenijeti pitanja upravljanja dokumentima u zemlji saveznom tijelu za upravljanje arhivima. Arhivska vlast, kako pokazuje svjetsko i domaće iskustvo, najspremnija je za obavljanje takvog funkcionalnog zadatka i zainteresirana za to. Trenutne zadaće, funkcije i ovlasti Rosarhiva treba značajno proširiti.

Budući da je upravljanje dokumentima međuresorni problem, čini se preporučljivim osnivanje Međuresorne komisije pod Rosarhivom kao stručnog i savjetodavnog tijela koje će razmatrati probleme upravljanja dokumentima, koordinirati znanstvene i metodološke aktivnosti, razvijati preporuke i prijedloge za poboljšanje upravljanja dokumentima u Ruskoj Federaciji. .

7. Zadaće racionalizacije i reguliranja vođenja dokumentacije o netradicionalnim medijima, koje se još uvijek rješavaju na empirijskoj razini u pojedinim institucijama i organizacijama, a praktički nisu regulirane nacionalnim standardima, u posljednje vrijeme postaju sve važnije. Prije svega, riječ je o tzv. "elektronskom upravljanju dokumentima", čija neregulacija relevantnim zakonskim aktima i tehničko-tehnološkim propisima izaziva među praktičarima, uključujući i arhiviste, veliku zabrinutost i nezadovoljstvo niskom razinom teorijsko-metodološka razrada. Konkretno, nisu riješena pitanja pravne atribucije elektroničkih dokumenata.

8. Predlaže se praktičan rad na izgradnji suvremenih sustava upravljanja dokumentima u organizacijama primjenom metodologije upravljanja informacijama. Upravljanje informacijama u znanstvenom smislu uključuje dostignuća nekoliko srodnih disciplina koje su u različitim aspektima povezane s upravljanjem informacijama.

u modernim organizacijama. Korištenje upravljanja informacijama omogućuje u praksi prelazak na informacijski orijentiran tip organizacije, karakterističan za informacijsko društvo. Upravljanje informacijama kao nova metodologija za izgradnju sustava upravljanja dokumentima kao okosnice u novoj paradigmi od temeljne je važnosti za organizacije i kao metodologija ima značajan integracijski potencijal.

Korištenje metodologije upravljanja informacijama omogućit će rješavanje mnogih pitanja teorije i prakse upravljanja dokumentima u suvremenim organizacijama, koje su zbog tradicije i nekvalitetnog upravljanja podijeljene barijerama ne samo između stručnih područja, već i korištenih tehnika i tehnologija. . Jedinstvena metodologija omogućit će integraciju dokumentacije i informacija u zajednički informacijski resurs i izgradnju učinkovito operativne informacijske infrastrukture organizacije na temelju nizova dokumenata i informacija (informacijski resursi), informacijske tehnologije, komunikacijskih alata i kvalificiranog osoblja kako bi se postigla učinkovito dokumentiranje procesa upravljanja uz najnižu cijenu. Objektivni uvjeti za prijelaz na primjenu metodologije upravljanja informacijama u suvremenim ruskim organizacijama već su stvoreni. Njegova praktična provedba omogućit će učinkovitije provođenje započete reforme javne uprave u Ruskoj Federaciji, poboljšanje korištenja informacijskih resursa u upravljačkoj dokumentaciji i primjenu suvremenih znanstvenih dostignuća za poboljšanje kvalitete upravljanja dokumentima u organizacijama.

1. Upravljanje dokumentima i nove informacijske tehnologije. - M: Znanstvena knjiga, 1998 .-- 137 str.

2. Upravljanje informacijama u suvremenim upravljačkim strukturama: Metoda, preporuke / VNIIDAD. - M., 1997. - 48 str. - U koautorstvu.

3. Razvoj organizacijskih oblika racionalizacije rukovodećeg rada i uredskog rada u SSSR-u: Udžbenik. priručnik za specijalni tečaj. 1. dio / MGIAI.

M., 1982.-- 78s. ... ... ...

4. Organizacija rada s dokumentima: Udžbenik, -g- M .: INFRA, - 1998.

5. Časopisna periodika 1920-ih o racionalizaciji menadžerskog rada i uredskog rada: Udžbenik. priručnik za specijalni tečaj / MGIAI. - M., 1981. - 83 str. U koautorstvu.

6. Racionalizacija rukovodećeg rada i uredskog rada u periodici 1920-ih: Udžbenik. priručnik za specijalni tečaj / MGIAI. - M., 1982. - 77 str.

7. Suvremeni sustavi dokumentacijske potpore upravljanja: Udžbenik. priručnik / MGIAI, - M., 1982 .-- 99 str. - U koautorstvu.

8. Matrično i grafičko modeliranje u organizacijskom dizajnu: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1986. - 88 str. - U koautorstvu.

9. Organizacija rukovodećeg rada u javnim ustanovama: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1986. - 165 str. - U koautorstvu.

10. Posebni dokumentacijski sustavi: Udžbenik. - M .: Ekonomija, 1989 .-- 143 str. - U koautorstvu.

11. Racionalizacija uredskog rada u Upravnom odboru željeznice Moskva-Kazan. godine 1923-1925. // Aktualna pitanja metodologije upravljanja dokumentima i arhivistike / MGIAI. - M., 1976. - S. 147-154.

12. Dokumenti o aktivnostima resornih tijela na racionalizaciji državnog aparata 1920-ih // Sov. arhiva. - 1977. - br. 4. - S. 68-72.

13. Časopis "Bilten o načinima komunikacije" (1918-1926) o racionalizaciji upravljanja i uredskog rada // Neka pitanja historiografije i izvornog proučavanja povijesti SSSR-a: Sat. Umjetnost. / MGIAI. - M., 1977. - S. 71-88.

14. Iskustvo u razvoju adaptivnog automatiziranog sustava dokumentacijske potpore za ministarstva i odjele // Problemi informacijske potpore za temeljna i primijenjena znanstvena istraživanja u svjetlu odluka XXVI kongresa KPSS: Sažeci. izvješće i nered. svesavezna. konf. - M., 1982.-4.2. - S. 115-118. - U koautorstvu.

15. Automatizacija dokumentacijske potpore menadžmentu: Sažeci // Znanstvena dostignuća u službi gospodarstva: Sažeci. izvješće znanstveno-praktična konf. 21. lipnja 1983. - M., 1983. .-- S. 94-96.

16. O korištenju povijesnog iskustva u organiziranju rada za unapređenje rukovodećeg rada u javnim ustanovama // Aktualni problemi organizacije rada u javnim ustanovama: Međusveučilišni. sub. / MGIAI. - M., 1983. - S. 123-133.

17. Iskustvo u razvoju automatiziranog sustava operativnih informacija i kontrole izvršenja // Issues of information service / MGIAI. - M., 1983. - S. 153-157. - U koautorstvu.

18. Na pitanje formiranja i razvoja socijalističke kulture upravljanja (1917.-1941.) // Duhovni potencijal SSSR-a uoči V.

Drugi Svjetski rat. Iz povijesti sovjetske kulture. 1917-1941: Sub. Umjetnost. / Akademija znanosti SSSR. Institut za povijest. - M., 1985. - S. 7-22.

19. Iskustvo i glavni problemi stvaranja automatiziranog sustava potpore upravljanja dokumentacijom // Znanstvena organizacija rukovodećeg rada u aparatima ministarstava i odjela / MGIAI. - M., 1985. -S. 173-179 (prikaz, stručni).

20. Automatizacija izrade dokumenata na temelju automatiziranih radnih mjesta // Iskustvo u razvoju radne stanice zaposlenika: Međusveučilišno. sub. / MGIAI. - M., 1985. - S. 54-60. - U koautorstvu.

21. Iz iskustva racionalizacije upravljanja u odjelima // Razvoj sustava planskog upravljanja gospodarstvom: Sub. sažetaka svesavezna. seminar 26.-28. srpnja 1986. - M .: Izdavačka kuća Moskovskog državnog sveučilišta, 1986.; -S. 72-73 (prikaz, stručni).

22. Neki problemi informacijske kulture menadžerskog rada // Sovjetska kultura: 70 godina razvoja. - M .: Nauka, 1987 .-- S. 198-203.

23. Decentralizacija: iskustvo 1920-ih o decentralizaciji upravljanja: Teze // Demokratizacija upravljanja društvenom proizvodnjom (materijali Svesaveznog simpozija). - M .: Izdavačka kuća Moskovskog državnog sveučilišta, 1989. - S. 79-80.

24. Rekonstrukcija menadžmenta: Problemi informatizacije MIS-a. - Zbornik radova međunarodne IFIP-HUB-konferencije o informacijskom sustavu, radu i dizajnu organizacije. - Radna skupina 2. - Berlin, DDR, 10.-13. srpnja 1989. - C. 40-41. - inž. lang.

25. Objedinjavanje dokumenata u odjelima: iskustvo 1920-ih. // Unifikacija dokumentacijskih sustava: povijest, trenutno stanje, izgledi / VNIIDAD. - M., 1989. - S. 79-89.

26. Novo zakonodavstvo o arhivskom fondu i arhivima u Rusiji. - XVI. Pos-vetovanie sodobni arhiv "94. - Maribor, 1994. - Str. 71-74. - Engleski.

27. Sveruski znanstveno-istraživački institut za dokumentaciju i arhivsku materiju i njegova pitanja u oblasti upravljanja dokumentima. - Informationsver-mittlungsstellen als Kern des internen Informationsmanagements. Proceedings des 18. Internationalen Kolloguiums uber Information und Dokumentation. - Oberhof, 1994. - C. 177-181. - inž. lang.

28. VNIIDAD u sustavu institucija Državne arhivske službe Rusije: problemi razvoja znanstveno-istraživačkog i metodološkog rada // Aktualni problemi upravljanja arhivskim poslovima i gospodarskom djelatnošću arhivskih ustanova u Rusiji: Materijali znanstvene, -praktične. konf., 3. okt. 1993, Moskva / PLIN Rusija. - M., 1994. - S. 185-190.

29. Arhivska škola Marburg // Otadžbina. arhiva. - 1994. - br. 3. - S. 108-111.

30. Das Dokumentationssystem u Rusiji. - Proceedings des deutschen Dokumentartag 1994 "Informacije und Dokumentenmanagement". Univer-sitat Trier, 27.-30.09.1994. - S. 171-174. - On. lang.

31. Upravljanje informacijskim resursima kao alat za konvergenciju društvenih tehnologija // Problemi teorije i prakse upravljanja. - 1994.- br. 5. - S. 91-97. - U koautorstvu.

32. Die Erstellung organisatorisch - funkzioneller Modelle in russischen Archiven. - ATLANTI, MARIBOR. - 1995. - C. 125-128. - On. lang.

33. O projektu informatizacije arhivske djelatnosti u Rusiji // Informatika i računalna tehnologija. - 1995 .-- S. 24-26. - U koautorstvu.

34. Upravljanje informacijama i upravljanje dokumentima // Dokument u upravnim strukturama: Sažeci. izvješće i nastupi na Intern. konf. 27.-28. listopada. 1994. / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 21-33.

35. Upravljanje informacijama u upravljačkim strukturama tržišnog gospodarstva // Dokument u upravnim strukturama. Sažeci. izvješće i nastupi na Intern. konf. 27.-28. listopada. 1994. / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 124-131. - U koautorstvu.

36. O konceptu sustava dokumentacijske potpore javne uprave u Ruskoj Federaciji // Materijali konferencije NTI-95. 19.-20. listopada. 1995. / VINITI. - M., 1995. - S. 85-90.

37. Rusland-der Westen: Einige Integrationsprobleme neuer Informationstech-nologien im Bereich des Dokumentenmanagements. - Deutscher Dokumen-tartag 1995. Zbornik radova. DGD, Frankfurt na Majni, 1995. - S. 345-352. - On. lang.

38. Do 30. obljetnice VNIIDAD-a. Znanstvena djelatnost instituta // Otech. arhiva. - 1996. - br. 1. - S. 3-12.

39. O znanstvenoj i informacijskoj potpori za razvoj upravljačkih odluka // Menadžment u arhivima. Savezni, regionalni i općinski arhivi. Arhivar kao državni službenik: Građa međunar. radionica 21.-23. ožujka 1995., Moskva / PLIN Rusija. - M., 1995. -S. 116-120 (prikaz, stručni).

40. Računala u arhivima: neki aspekti socijalne i psihološke prilagodbe arhivista. ATLANTI broj 6, Maribor, 1996. - C. 99-101. - inž. lang.

41. Intelektualizacija informacijskog upravljanja investicijskim projektom // Inteligentni sustavi: Tr. Drugi pripravnik. u tome. - M .: RUDNPAIMS, 1996 .-- T. 2. - S. 267-269. - U koautorstvu.

42. Glavne faze razvoja uredskog rada u Rusiji // Studsh apxisnoi spravoi dokumentotnostva / UGNIIADD. - Ktv, 1996 .-- T. 1. - S. 77-84.

43. Elektronički dokumenti i arhivi: stanje u Ruskoj Federaciji. - Zbornik DLM-Foruma o elektroničkim zapisima. Bruxelles, 18.-20. prosinca 1996. European Communites, 1997. - P. 238-242. - engleski, njemački, francuski. lang.

44. Forum o elektroničkim dokumentima // Otech. arhiva. - 1997. - br. 2. - S. 100-101.

45. O pravcima istraživanja u području upravljanja dokumentima i dokumentima // Zapad, arhivist, 1997. - № 3 (39). - S. 27-35. - U koautorstvu.

46. ​​Dokumentation und Schriftgutverwaltung in Russland: Eine neue Qualitat ist notig. - Informacije i dokumentacija: Qualitat und Qualifikation. Deutscher Dokumentartag "97, DGD, 1997. - S. 15-22. - Njemački.

47. Sustavno-funkcionalni koncept informacijskog upravljanja investicijskim projektom // Informacijske tehnologije. - 1997. - br. 6. - S. 35-38. - U koautorstvu.

48. Dokumentacijska potpora i upravljanje informacijama // Uredski rad. - 1997. - Broj 2/1. - S. 14-19.

49. Die Auswirkung neuer Informationstechnologien auf die Archivbenutrung in RuBland - ATLANTI. 1988. - br. 8. - C. 45 ^ 9. - On. lang.

50. Razvoj državnog sustava dokumentacijske potpore menadžmentu - hitan zadatak // Uredski rad. - 1998. - br.1.

51. Upravljanje dokumentima. Problemi regulatorne i metodološke regulacije // Uredski rad. - 1998. - br. 1. - S. 5-8. - U koautorstvu.

52. Problemi stvaranja jedinstvenog informacijsko-arhivskog prostora u ZND-u. Zajednička arhivska baština država i naroda srednje i istočne Europe. Materijali međunarodne konferencije. Golawice, 22.-24.10.1997. -Warszawa, 1998. -C. 121-123 (prikaz, stručni).

53,30 godina VNIIDAD // Arheografski godišnjak za 1996. - M .: Nauka, 1998. - P. 49-56. - U koautorstvu.

54. Dokumentacija je nastala u dubinama arhiviranja // Personalna služba. - 1999. - br. 1. - S. 31-36.

55. Die Anwendung von neuen Informationstechnologien bei der Gestaltung des Fmdmittelsystems in den Staatsarchiven Russlands. ATLANTI, 1999. - Broj 9.

S. 110-113. - On. lang.

56. Informacija kao resurs upravljanja // Kadrovska služba. - 1999. - br.5.

57. Od informacija do upravljanja znanjem // Kadrovska služba. - 1999. - br. 6. -S. 38-41 (prikaz, stručni).

58. Zakonodavno uređenje dokumentarne potpore upravljanja u Ruskoj Federaciji // Ruska državnost: tradicije, kontinuitet, perspektive: Materijali II čitanja u spomen prof. T.P. Korzhihina 26.-27. svibnja 1999. / RSUH. - M., 1999. - S. 307-312.

59. Upravljanje informacijama u organizaciji // HR služba. - 1999.

- br. 9. -S. 37-42 (prikaz, stručni).

60. Sredstva prijenosa informacija // Kadrovska služba. - 1999. - br. 10. - S. 42-45.

61. Razinu postavlja ASUD // Personalna služba. - 1999. - br. 11. - C, 51-58.

62. Sveruski znanstveni i znanstveni institut znanja o dokumentima i otrova apxieHoi između 1. stupa // Studn z apxieHoi pomoć i znanje o dokumentima / UGNIIADD. - Kshv, 1999. - T. 4. - S. 172-174. -ukr. lang.

63. Einige theoretische und praktische Probleme der Archivierung von elektroni-schen Aufzeichnungen in Russland. - Nachrichten fur Dokumentacija, 1999.

- Br. 6. - S. 493 ^ 96. - On. lang.

64. Richtlinien fur die Proektierung und Einsetzung von archivischen Software Systemen in Russland - ATLANTI, sv. 10, br. 1, Maribor, Slovenija, 2000. - C. 47-53. - On. lang.

65. Problemi automatizacije upravljanja dokumentima u suvremenim organizacijama // Document. Arhiva. Povijest. Modernost: Materijali nauch.-prakt. konf. 20.-22. travnja 2000, Jekaterinburg. - Jekaterinburg, 2000. - 1. dio.- S. 15-19.

66. Razvoj koncepta "dokumenta" // Uredski rad. - 2000. - br. 1, - S. 5-9.

Upravljanje osobljem 2. Životni ciklus organizacija 1. Osnovni pristupi upravljanje osoblje Kontrolirati osoblje - jedan ...; pravila za zaštitu poslovne tajne i tehni dokumentacija... 3. Naknada: norme i oblici plaćanja ...

Organizacija i tehnologija dokumentacijske potpore CJSC "Građevinska tvrtka" Druzhba "Diplomski rad

Diploma

1999. broj 4. S. 56-59. Larin M.V. Kontroliratidokumentacija v organizacijama(problemi povijesti i metodologije). Doktorski rad ... PRIOR, 2001.12 M.V. Larin. Kontroliratidokumentacija v organizacijama(problemi povijesti i metodologije). Disertacija...

Brzi vodič za zbirke Community Records Center

Internetski imenik

kontrolirati arhiv centra državne institucije regije Sverdlovsk dokumentacija javnost organizacijama Sverdlovsk ... Centar dokumentacija javnost organizacijama Sverdlovsk regija. // Archives of the Urals: Popular Science Journal / Kontrolirati ...