Xarajatlar hisobotini qanday to'g'ri to'ldirish kerak: to'ldirishga misol

Avans hisobotlari - korxona xodimining xizmat safari paytida qilgan moliyaviy xarajatlarini hisobga olish uchun buxgalteriya hisobida qo'llaniladigan birlamchi buxgalteriya hujjatlari toifasiga tegishli. Shuningdek, ushbu hujjat korxonaning moddiy resurslarini yollangan xodimlar tomonidan sarflangan taqdirda qo'llaniladi. Ushbu maqolada biz oldindan hisobotni to'ldirish qoidalarini ko'rib chiqishni taklif qilamiz.

Ish safari - xodimni qisqa muddatga muzokaralar uchun boshqa tashkilotga, filialga tekshirish va ish joyidan tashqarida bo'lgan boshqa tadbirlarga yuborish.

Hujjatning maqsadi

Ko'rib chiqilayotgan shakl "AO-1" raqamli yagona shaklga ega. Shuni ta'kidlash kerakki, yuridik shaxslar mustaqil ravishda ishlab chiqilgan shakllardan foydalanishga qonuniy huquqqa ega. Biroq, bir xil shakldagi qog'ozlardan foydalanish afzalroqdir. Tashkilot rahbariyatining vazifasi hisobdor moliyaviy resurslarni olish huquqiga ega bo'lgan mansabdor shaxslar to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan buyruqni yaratishdir. 2018 yilgacha bunday vakolatlar faqat mehnat shartnomalari tuzilgan korxona xodimlariga berilishi mumkin edi.

Bugungi kunda fuqarolik shartnomasi tuzilgan shaxslarga hisobdorlik mablag'larini berishga ruxsat beriladi.

Shuni ta'kidlash kerakki, buyurtmaning mazmunida olingan mablag'larning maqsadli sarflanishi, ularning maksimal miqdori va ma'lum bir muddat ko'rsatilishi kerak. Korxonaning xodimi xizmat safariga yuborilgan taqdirda, moddiy resurslarni berish xizmat safari uchun buyurtmaga muvofiq yoki sayohat varaqasi asosida amalga oshiriladi.

Butun ish safari uchun xarajatlarni qoplash uchun mablag' olgan xodim buxgalteriya bo'limiga hisobot taqdim etishi kerak. Avans hisobotini topshirishning oxirgi muddati - korxona rahbariyatining buyrug'i sahifalarida ko'rsatilgan muddat tugaganidan keyin uch kun. Ushbu hujjat kompaniyaning moliyaviy resurslarini sarflashning maqsadga muvofiqligi asoslaridan biri bo'lib, hisobdor mablag'lardan maqsadli foydalanishni tasdiqlovchi hujjatlarni ilova qilish zarurligini anglatadi.

Nuanslar va nozikliklar

Hisobot summalaridan foydalanishning maqsadga muvofiqligini tasdiqlash uchun xodim oldindan hisobotlarni to'ldirishi kerak. Bunday hujjat har ikki tomondan ham to'ldiriladi, shundan so'ng u tekshirish uchun buxgalteriya bo'limiga yuboriladi. Ko'rib chiqilgan hisobot tasdiqlash uchun tashkilot rahbariyatiga yuboriladi. Amaldagi qonun loyihasiga ko'ra, ushbu birlamchi buxgalteriya hujjati bir nusxada to'ldiriladi.

Xodimga oldindan berilgan pulning sarflanishi birlamchi buxgalteriya hujjati - avans hisoboti yordamida tasdiqlanadi

Shuni ta'kidlash kerakki, OKUDda (Umumrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichi) avans hisobotining raqami 2015 yilda o'zgartirilgan. Ilgari ushbu shaklda "0504049" raqami mavjud edi. 2015 yil 30 martda Rossiya Federatsiyasi Moliya vazirligi ushbu shaklga yangi raqam berish to'g'risida ellik ikki raqamli buyruq chiqardi. Bugungi kunda avans hisobotining raqami - OKUD "0504505". Quyida siz OKUD 0504505 bo'yicha avans hisoboti shakli qanday ko'rinishi bilan tanishishingiz mumkin.Ushbu hujjatda buxgalteriya tekshiruvidan so'ng korxona xodimiga topshirilishi kerak bo'lgan yirtib tashlash qismi mavjud.

AO-1 shaklini rasmiylashtirish tartibi

Amaldagi qonunchilikka ko'ra, har bir kompaniya ko'rib chiqilayotgan hujjatni mustaqil ravishda tuzish huquqiga ega. Biroq, bunday hujjatlarda bo'lishi kerak bo'lgan majburiy tafsilotlarni ko'zda tutadigan aniq tartibga solish mavjud. Bu tafsilotlarga quyidagilar kiradi:

ro'yxatga olish raqami va tuzilgan sanasi;
kompaniyaning nomi;
olingan va sarflangan mablag'lar miqdori;
asosiy hujjatga qo'shimchalar ro'yxati.

Oldindan hisobot qo'lda yoki mashinkada (kompyuterda) to'ldiriladi. Muhim mezonlardan biri bu hujjatni zarur vakolatlarga ega bo'lgan mansabdor shaxsning imzosi bilan tasdiqlashdir. Hujjatning elektron versiyasi bo'lsa, menejerning elektron raqamli imzosi talab qilinadi. Ushbu turdagi birlamchi hujjatlarni tuzishga faqat korxonada elektron hujjat aylanish tizimi qo'llanilganda ruxsat etiladi.

Korxona xodimiga hisobdorlik miqdorini berish to'g'risida qaror qabul qilganda, rahbar tegishli buyruq berishi kerak. Hisobot yozishning muhim bosqichlaridan biri bu "Avans to'lovini tayinlash" qatorini tekshirish.... Ushbu qator kompaniya rahbariyatining buyrug'ida mavjud bo'lgan so'zlarga to'liq mos kelishi kerak.

Quyida avans hisoboti, to'ldirish namunasi.

Hisobdor shaxs tomonidan avans hisobotini taqdim etish muddati bajarilmagan bo'lsa, bu kassa intizomini buzish hisoblanadi.

Buxgalteriya hisobiga joylashtirish

Korxona xodimining xizmat safari davomida amalga oshirgan xarajatlarini hisobga olish kitobida xodimlar bilan hisob-kitoblar, xarajatlar hisob-kitoblari va boshqa turdagi hujjatlardan foydalaniladi. Miqdori naqd pul shaklida berilgan taqdirda, bu yozuvni qilish kerak: "Dt count 71 CT count 50". Bunday belgilar to'g'ri tuzilgan naqd pul chiqish orderi asosida belgilanadi.

Moliyaviy mablag'lar korxona xodimining bank kartasiga kiritilgan taqdirda buxgalteriya daftariga quyidagi yozuv kiritiladi: "Dt sch.71 Kt Sch.51". Bunday operatsiyalarni amalga oshirish uchun buxgalter moliya instituti uchun to'lov shaklini to'ldirishi kerak. Xodim ish safaridan qaytgach, uning majburiyatlari buxgalteriya bo'limiga to'g'ri tuzilgan avans hisobotini taqdim etishni o'z ichiga oladi.

Ushbu varaq va tegishli arizalar asosida buxgalteriya kitobida quyidagi yozuvlar qayd etiladi:

"Dt hisobi. 10 Ct. 71"- tovar-moddiy boyliklarni sotib olishga hisoblangan summa sarflangan vaziyatda.
"Dt soni 41 Kt soni 71"- inventar buyumlarni sotib olishda.
"Dt w. 20, 23, 25.26 Kt w. 71"- korxonaning tarkibiy bo'linmalari ehtiyojlariga sarflangan taqdirda.
"Dt hisobi. 44 Ct. 71"- xarajatlar savdo kompaniyasi tomonidan amalga oshirilgan vaziyatda.

Korxona xodimi sarflanmagan moliyaviy resurslarga ega bo'lgan taqdirda, u ularni kompaniya boshqaruviga o'tkazishi kerak. Kassirga qaytib kelganda kod ko'rsatiladi: "Dt count. 50 Kt count. 71". Bank kartasidan korxonaning bank hisobvarag'iga qaytarib o'tkazishda quyidagi kod yoziladi: "Dt sch.51 Kt sch.71". Hisobot miqdori muayyan operatsiyalarni bajarish uchun etarli bo'lmagan taqdirda, kompaniya xodimga moliyaviy xarajatlarni qoplaydi. To‘lov kassir orqali amalga oshirilganda “Dt sch.71 Kt sch.50”, bank o‘tkazmasida esa “Dt sch.71 Kt sch.51” kodi ko‘rsatiladi.

Ba'zi hollarda, xodim xarajatlarning maqsadga muvofiqligini tasdiqlovchi zarur hujjatlarni taqdim eta olmaydi. Hujjatlar yo'qolganda yoki shaxsiy ehtiyojlar uchun sarflangan mablag'lar tufayli cheklarni taqdim etishning iloji bo'lmasa, bunday vaziyat yuzaga kelishi mumkin. Bunda 94 kod raqamidan foydalaniladi.Buxgalteriya hisobi kitobida “Dt cc 94 Ct cc. 71 ", bu mablag'larning etishmasligini aks ettiradi. Keyinchalik, kamomad miqdori "Dt hisobi 70 CT hisob 94" pochta indeksiga muvofiq xodimning ish haqidan ushlab qolinadi.

Avans hisoboti ikki tomonlama yagona shaklni anglatadi, uni mas'ul xodim va buxgalter to'ldirishi kerak.

Ishlatilgan atamalar:

Dt (debet)- pul mablag'larini o'tkazish akti.
CT (qarz)- hisobot summasini to'liq yoki qisman qaytarish to'g'risidagi dalolatnoma.
O'rta- tekshirish.

Qo'llab-quvvatlovchi hujjatlar

Ish safari bilan bog'liq xarajatlarni qayta ishlash jarayonida buxgalter 2008 yil 13 oktyabrdagi 749-sonli qarorga asoslanishi kerak. Ushbu hujjatda aytilishicha, xizmat safariga chiqqan xodim sayohat guvohnomasini olishi kerak. Shuni ta'kidlash kerakki, sertifikatlashtirish shakliga oid qoidalar mavjud. Unda ish safari sanalari ko'rsatilishi, shuningdek kompaniya rahbariyati tomonidan imzolanishi va muhri bo'lishi kerak.

Xarajatlar miqdori buxgalteriya bo'limiga taqdim etilgan cheklar, chiptalar va cheklar asosida hisoblanadi. Ma'lumotlarni tasdiqlovchi hujjatlar avans hisobotining ajralmas qismi hisoblanadi. Ish safaridan qaytgach, xodim berilgan sertifikatni topshirishi kerak. Shundan so'ng, tasdiqlash uchun boshqaruvga topshirish uchun hisobotlar tuziladi. Soliq organlaridan da'volar xavfini kamaytirish uchun javobgarlikni oshirgan holda hujjatlarni to'ldirishga yondashish kerak. Hisobot noto'g'ri to'ldirilgan taqdirda, buxgalter hujjatlarni qabul qilishni rad etishga haqli.

Xodimning vazifasi barcha naqd pul va savdo tushumlarini, shuningdek, qat'iy hisobotning boshqa shakllarini yig'ishdir. Yuqoridagi barcha hujjatlar A4 qog'oz varag'iga biriktirilgan. Shunday qilib, siz muhim xarajatlar hisoboti qo'shimchalarini yo'qotish xavfini kamaytirishingiz mumkin. Ba'zi buxgalterlar, siyohning o'zgarishi sababli hujjatlarni yo'qotish xavfini kamaytirish uchun xodimlarga har bir hujjatning fotokopisini olishni tavsiya qiladi. Hisobotga bunday qo'shimchalar kompaniyaga xizmat safari paytida, soliq organlari tomonidan tekshirishlar davrida moliyaviy xarajatlarning maqsadga muvofiqligini isbotlash imkonini beradi.

Hisobotni to'ldirishning nozik jihatlari

Avans hisobotini qanday qilib to'g'ri tuzish kerakligi haqidagi savolni ko'rib chiqsak, xodimni Rossiya Federatsiyasidan tashqarida ish safariga yuborish jarayoni bilan bog'liq ba'zi nozikliklarni ta'kidlash kerak. Bunday holda, sayohat guvohnomasini berishning hojati yo'q, chunki barcha kerakli sanalar xorijiy pasport sahifalarida qayd etilgan.

Yagona hisobot shakli qat'iy hisobot berilishi kerak bo'lgan, soliq organiga topshirish uchun mo'ljallangan hujjatlarni anglatadi.

Xorijiy xizmat safari uchun mansabdor shaxs tanlanganidan so‘ng korxona rahbariyatining vazifasi xizmat safarining maqsadi, lavozimi, xodimning familiyasi va ismi-sharifining bosh harflari, shuningdek, boradigan manzil qayd etilgan zarur buyruqni tayyorlashdan iborat. Kundalik xarajatlar hajmini mustaqil ravishda belgilashga ruxsat beriladi. Statistik ma'lumotlarga ko'ra, kundalik xarajatlar shaxsiy daromad solig'i miqdoridan oshmaydi. Belgilangan manzilga parvoz uchun kompaniya to'laydi. Ish safariga yuborilgan mansabdor shaxsning vazifasi turar joy, parvozlar, davlat bojini to'lash va tarjima xizmatlari uchun xarajatlarni tasdiqlovchi hujjatlarni tayyorlashdan iborat.

Oldindan hisobotni to'ldirish qoidalari

Shunday qilib, keling, sayohat xarajatlari hisobotini to'ldirish misolini ko'rib chiqaylik. Shaklning asosiy varag'ida ish safaridan qaytganidan keyin xodimning mehnat faoliyati amalga oshiriladigan korxona va bo'lim nomini ko'rsatish kerak. Keyinchalik, lavozim, sayohat maqsadi, shaklning ro'yxatga olish raqami va hujjatlarni to'ldirish sanasi ko'rsatiladi.

Jadval qismida mansabdor shaxsga berilgan mablag'lar to'g'risidagi ma'lumotlar aks ettirilgan. Bu erda olingan avans to'lovi miqdori va xizmat safari davomida qilingan moliyaviy xarajatlar qayd etiladi. Keyinchalik, sarhisob qilinadi, unda sarflanmagan mablag'lar qolgan yoki yo'qligi aniqlanadi. Ko'rib chiqilayotgan hujjatning orqa tomonida mavjud xarajatlarning maqsadli xususiyatini tasdiqlovchi birlamchi hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarning umumlashtirilishi ko'rsatilgan. Hujjatlarning bu turiga tovar va kassa kirimlari, cheklar, aktlar va schyot-fakturalar kiradi. Shuni ta'kidlash kerakki, ma'lumotlar xronologik tartibda tizimlashtirilishi va qayd etilishi kerak. Ma'lumotlar tartibga solingandan so'ng, u asosiy hujjatga ilova qilinadi.

Barcha kerakli hujjatlarni to'ldirgandan so'ng, tayyor hisobot summani sarflashning maqsadga muvofiqligini tekshirish uchun buxgalteriya bo'limiga topshiriladi. Hujjatlarni to'ldirishning to'g'riligi ham hisobga olinadi. Tekshiruvdan so'ng buxgalter xarajatlar hisobotiga ilova qilingan schyot-fakturalarni tuzatadi. Shundan so'ng, hujjatlar mas'ul shaxs tomonidan imzolanadi, keyinchalik ular kompaniya rahbariyatiga tasdiqlash uchun taqdim etiladi.

Ish safaridan qaytgan shaxsning sarflanmagan mablag'lari bo'lsa, qolgan miqdorni kassirga yoki buxgalteriya bo'limiga qaytarish kerak. Xarajatlar oshib ketgan taqdirda, kompaniya xodimning yo'qotishlarini qoplashi kerak. Agar xodim ilgari berilgan avans to'lovi bo'yicha qarzdor bo'lsa, shaxsiy xarajatlar qoplanmaydi. Bunday shakllarni to'ldirish jarayoni juda oddiy, ammo turli nuanslarni hisobga olish kerak.

Hujjatni tuzishda xatolikka yo'l qo'ymaslik uchun siz buxgalter bilan maslahatlashingiz kerak.

Hujjat qog'oz yoki elektron shaklda tuzilishi mumkin, bu kompaniyaning bevosita rahbariyatining imzosi bilan majburiy tasdiqlanishi mumkin.

Oldindan hisobot xizmat safaridan kelgan shaxs va buxgalteriya bo'limi vakili tomonidan to'ldiriladi. Inspektorning vazifasi taqdim etilgan ma'lumotlarning to'g'riligini tahlil qilishdir. Bundan tashqari, xodimga hisobotning ro'yxatga olinganligini tasdiqlovchi buxgalteriya kvitansiyasi berilishi kerak. Kvitansiya blankaning ajratib olinadigan qismi bo‘lib, unda ro‘yxatga olish kodi, hisobotni yozish sanasi, hisobdor mablag‘larni olgan mansabdor shaxsning familiyasi va ismi-sharifi ko‘rsatilgan. Keyinchalik, ro'yxatga olingan moliyaviy xarajatlar miqdori va hisobotga qo'shimcha investitsiyalar soni ko'rsatiladi.

Hisobot noto'g'ri tuzilgan taqdirda, buxgalteriya bo'limi hujjatlarni qabul qilishni rad etish huquqini saqlab qoladi. Bunday vaziyatda mansabdor shaxs korxonaning qarzdoriga aylanadi. Qarzni qoplashdan bosh tortgan taqdirda, tashkilot rahbariyati Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining bir yuz o'ttiz yettinchi moddasiga muvofiq, xodimning ish haqidan zarur mablag'larni ushlab qolishga to'liq huquqqa ega. Shuni ta'kidlash kerakki, mablag'larni saqlash xodimning roziligi bilan amalga oshiriladi.... Bu fakt hujjatlashtirilgan bo'lishi kerak. Xodim xarajatlar miqdorini qoplashdan bosh tortgan taqdirda, yuzaga kelgan nizo sudda hal qilinadi.