Memorandum - biz talablarga muvofiq tuzamiz

Har qanday korxonaning hujjat aylanishi - bu ma'lum bir tarzda tizimlashtirilgan turli xil xarakterdagi qog'ozlar to'plami. Hujjatlardan biri memorandumdir.

Hujjatning umumiy xususiyatlari va maqsadi

Boshlash uchun shuni ta'kidlash kerakki, memorandum ma'lumot beruvchi va ayni paytda maslahat xarakteriga ega biznes qog'ozidir. U korxona rahbariga yoki bevosita rahbariga taqdim etish uchun mo'ljallangan. Ushbu hujjat ikki sababga ko'ra har kim tomonidan yozilishi mumkin:

1. Xodimning tashabbusi bilan.
2. Rahbariyat buyrug'i bilan.

Qanday bo'lmasin, bunday qog'oz muayyan, bitta masala bo'yicha batafsil ma'lumotni o'z ichiga oladi. Aslida, bu yozma ravishda ifodalangan xodimning fikri. Qaror qabul qilish uchun rahbar o'z qo'l ostidagilarning ishning holatlari haqidagi fikrlarini bilishi kerak bo'lgan holatlar mavjud. Keyin xodim asoslantirilgan javob berishga majbur bo'ladi va xulosada o'z shaxsiy fikrini aniq taklif va tavsiyalar shaklida qo'shishi shart. Shunga ko'ra, bunday eslatma ma'lum bir shaxsning shaxsiy fikriga aylanadi.

Adashmang

Muayyan hujjatni tayyorlashni o'z zimmangizga olgan holda, siz aniq nima taqdim etilishi kerakligini bilishingiz kerak. Ba'zi turlar bir-biriga juda o'xshash va ularni osongina chalkashtirib yuborish mumkin. Masalan, ish yozuvlarining uch turi mavjud: ofis, hisobot va tushuntirish. Shu bilan birga, ular o'rtasida bilimdon odamning bu xatoga yo'l qo'yishiga to'sqinlik qiladigan uchta muhim farq mavjud. Ushbu hujjatlar boshqacha:

1. Murojaat qiluvchi tomonidan, ya'ni ular kimga mo'ljallangan bo'lsa. Xizmat eslatmasidan farqli o'laroq, tushuntirish xati bevosita rahbar nomiga yoziladi va memorandum, qo'shimcha ravishda, to'g'ridan-to'g'ri korxona direktoriga tuzilishi mumkin.

2. Taqdim etilgan ma'lumotlarning mavzusi va semantik yuki bo'yicha. Tushuntirish mavzusi bevosita sarlavhadan aniq. Xizmat kompaniyaning tarkibiy bo'linmalari o'rtasidagi biznes yozishmalarining bir qismidir. Hisobot mavzusi boshqacha bo'lishi mumkin:

• davriy hisobot;
• qiziqish masalasi bo'yicha ma'lumotni bir martalik taqdim etish.

3. Agar xizmat va tushuntirish korxona ichida qo'llanilsa, u holda memorandum ham ichki, ham tashqi bo'lishi mumkin. Birinchi holda, u kompaniya direktori uchun mo'ljallangan, ikkinchidan - yuqori hokimiyat uchun.

Hujjat tuzilganda

Memorandum zarur chora hisoblanadi. U mavjud vaziyat nazoratdan chiqib ketganda va korxonani jiddiy muammolar bilan tahdid qilganda tuziladi. Boshqacha qilib aytganda, vaziyat keskin bo'lishi kerak. Bu vaqtda xodim ma'lumotni rahbariyat e'tiboriga yetkazadi va unga ma'lum bo'lgan faktlarni batafsil bayon qiladi. Bu rejaning bajarilishi yoki kutilgan foyda uchun tahdid bo'lishi mumkin. Hujjat yetakchilarning e’tiborini yuzaga kelgan muammoga qaratish va vaziyatni to‘g‘rilashga harakat qilishga qaratilgan. Har bir mutaxassis vaziyatni hal qilishni o'ziga xos tarzda ifodalaydi. Hisobotda u o'z versiyasini batafsil bayon qiladi va bu masala bo'yicha o'z fikrlarini bayon qiladi. Ma'lumotni qabul qilish qulayligi uchun ushbu hujjat mutlaqo bepul shaklda tuzilgan. Ushbu uslub mutlaqo har qanday xodimga boshqalar tomonidan noto'g'ri tushunilishidan qo'rqmasdan, aniq, bitta masala bo'yicha o'z nuqtai nazarini ifodalash imkonini beradi.

Hujjatni tuzish sabablari

Memorandumni tuzishning bir qancha sabablari bor. Albatta, siz barcha mumkin bo'lgan holatlar uchun namuna yoki noyob shablonni yaratishingiz mumkin. Ammo har qanday alohida voqea taqdimotning individual uslubini talab qiladi. Buning sabablari juda boshqacha bo'lishi mumkin:

• ishga kechikish;
• ishdan bo'shatish;
• majburiyatlarni buzish;
• xodimlar o'rtasidagi ziddiyat;
• audit natijalari to'g'risidagi bayonot;
• xato haqida ma'lumotni e'tiborga olish;
• rejalashtirilgan vazifani bajarmaslik tahdidi;
• xodimlarning qabul qilinishi mumkin bo'lmagan xatti-harakatlari haqida ma'lumot.

Ko'p sabablar bor va ularning har biri individual yondashuvni va aniq tekshiruvni talab qiladi. Birinchi qo'l ma'lumotlarini olgan xo'jayin uni yaxshilab o'rganishi va vakolatli qaror qabul qilishi kerak. Ko'pincha muammoning boshqa ishtirokchilaridan qo'shimcha ma'lumot olish zarurati tug'iladi. Ular ko‘tarilgan masala yuzasidan rahbariyatga o‘z tushuntirishlarini berishga majbur bo‘ladi.

Agar kimdir biror narsani buzsa

Ishlab chiqarish sharoitida buzilishlar kam uchraydi. Ularsiz ish jarayoni va odamlar o'rtasidagi muloqot imkonsizdir. Eng keng tarqalgan buzilish memorandumi Ish joyidagi xodimning xatti-harakati har doim noaniqdir. Umumiy qabul qilingan me'yordan har qanday og'ish odatda qoidabuzarlik sifatida qabul qilinadi va tegishli jazoga sabab bo'ladi. Faqatgina korxona rahbari jazo qo'llash huquqiga ega, shuning uchun qolgan xodimlar, shu jumladan bevosita rahbar, faqat unga nima bo'lganligi haqida xabar berishi va beparvo hamkasbiga ta'sir qilishning o'z versiyasini taklif qilishi mumkin. Bunday hisobotni tuzish algoritmi quyidagicha.

1. Xizmat yoki bo'limning nomi. Varaqning yuqori chap qismida ko'rsatilgan.
2. Murojaat qiluvchi (kompaniya rahbari). Yuqori o'ng tomonda ko'rsatilgan.
3. Hujjatning nomi. Qizil chiziqdan biroz pastroqda katta harflar bilan yozilgan.
4. Hujjat raqami.
5. Kompilyatsiya joyi.
6. Sarlavha.
7. Hujjat matni: To'liq ism va qoidabuzarning lavozimi, huquqbuzarlik sanasi, buzilish turi, hodisa sababi, undirish taklifi.
8. Lavozimi, to'liq ismi va hujjatni tayyorlagan shaxsning imzosi.

Agar hamkasb aybdor bo'lsa

Xodim uchun memorandum bevosita rahbar yoki hamkasbi tomonidan tuzilishi mumkin. Ko'pincha, uni tuzishning sabablari salbiy: buzilish, noto'g'ri xatti-harakatlar, noto'g'ri xatti-harakatlar. Bunday holda, eslatma nima sodir bo'lganligini ta'minlashga va kelajakda buni takrorlashni to'xtatishga qaratilgan. Bunday hujjatni olgan menejer vaziyatni tushunishi va qaror qabul qilishi kerak. Bunday holda, xodimga biron bir jazo tayinlanadimi yoki yo'qmi, unga bog'liq.

Agar salbiy hodisa birinchi marta sodir bo'lgan bo'lsa, unda siz o'zingizni ogohlantirish va tarbiyalash suhbati bilan cheklashingiz mumkin. Agar buzilish tizimga o'tgan bo'lsa, unda mehnat qonunchiligiga muvofiq jazo qo'llaniladi. Rahbar viza qo'yishi shart, unda qaror qayd etiladi. Hisobotlar xodimlar uchun va boshqa sabablarga ko'ra tuzilishi mumkin. Masalan, bo'lim boshlig'i qo'l ostidagi xodimni vijdonli ish yoki yaxshi bajarilgan ish uchun mukofotlash to'g'risida direktor nomiga dalolatnoma tuzishga haqli. Kompilyatsiya printsipi bir xil, faqat matn ijobiydir.

Hisobot yozish qiyinmi?

Memorandum yozish qiyin emas. Yozuv namunasi, agar kerak bo'lsa, har doim kotibdan olinishi mumkin. Ko'pgina bunday hujjatlar uning qo'lidan o'tadi. Asosiysi, sodir bo'lgan voqeaning mohiyatini aniq bayon qilish. Bunday hujjatni o'qib chiqqandan so'ng, rahbar ushbu "xabar" ni tuzuvchisi nimani aytmoqchi ekanligi haqida aniq tasavvurga ega bo'lishi kerak. Faktlar xronologik tartibda, bosqichma-bosqich tasvirlanishi kerak, shunda yorqin va tushunarli rasm bir butun sifatida paydo bo'ladi.

Shuni ham yodda tutish kerakki, ichki foydalanish uchun hisobot odatda A4 (yoki A5) formatidagi oddiy varaqda tuziladi. Agar ma'lumot yuqori tashkilotga taqdim etilsa, u holda matn korxona blankida chop etilishi kerak. Bunday hujjat menejer tomonidan majburiy ravishda imzolanishi kerak. Natijada, u korxonaning ikki vakili tomonidan imzolanadi: birinchisi tuzuvchi, ikkinchisi direktor. Ma'lumotni qo'shimcha ma'lumotlar bilan tasdiqlash mumkin. Odatda ular asosiy hujjat bilan raqamlangan ilovalar sifatida taqdim etiladi.

Ishlarni to'g'ri qilish uchun

Ma'lumotni eshitish uchun siz memorandumni qanday yozishni bilishingiz kerak. Bunday hujjat odatda uchta asosiy qismdan iborat.

1. Ushbu eslatmani yozish sababi. Bu erda vaziyatni aniq tasvirlab berish va barcha ma'lum faktlarni sanab o'tish kerak.
2. Nima bo'layotgani haqida kompilyatorning fikri. Vaziyatni har tomonlama tahlil qilish va muammoni hal qilishni taklif qilish kerak.
3. Umumiy xulosa va aniq qadamlar.

Axborot imkon qadar qisqa va tushunarli bo'lishi kerak, shunda qabul qiluvchi o'qish paytida aqlini yo'qotmaydi. Aks holda, taqdim etilgan faktlar noto'g'ri talqin qilinishi mumkin va qabul qilingan qaror kutilgan natijalarni bermaydi. Matn sizning taxminlaringizni ifodalamasligi yoki haqiqatni buzmasligi kerak. Bunday yondashuv qoidalarga ziddir. Agar shunday zarurat tug'ilsa, adresatning o'zi nima bo'lganini tushunish va yakuniy qaror qabul qilish uchun kompilyatorning fikri bilan qiziqadi.

Ketma-ketlik

Misol tariqasida, burchni bajarmaslikning aniq holatini ko'rib chiqish mumkin. Xodim uchun memorandum korxona rahbariyatiga taqdim etish uchun bevosita rahbar tomonidan tuziladi. Boshlash uchun xodimga noto'g'ri hisob-kitoblarini tuzatish uchun vaqt beriladi. Aks holda, tegishli xizmat boshlig'i, 3 guvoh ishtirokida, ushbu xodim taklif qilingan muddatda topshiriqni bajarmaganligi. Keyin qoidabuzar sabablarni ko'rsatgan holda shakl bo'ylab tushuntirish yozishi kerak.

Xodim buni qilmasligi mumkin. Bunday holda, u o'zining oxirgi himoya imkoniyatini yo'qotadi. Tushuntirish xati ko'rib chiqish uchun rahbarga taqdim etiladi. U yakuniy qarorini rezolyutsiya shaklida ifodalaydi. Ma'lumotlar qayta tiklash buyrug'ini tayyorlash uchun kadrlar bo'limiga yuboriladi. Jazo darajasi qonun hujjatlariga muvofiq belgilanadi. Agar noto'g'ri xatti-harakatlar juda jiddiy bo'lib chiqsa va qo'shimcha ravishda takrorlansa, natija tegishli moddaga muvofiq ishdan bo'shatilishi mumkin.