Eslatmalar, eslatmalar va ma'lumotnomalar: farq nima?

Tashkilotlar va tarkibiy bo'linmalar o'rtasida axborot almashinuvini ta'minlaydigan hujjatlarning asosiy hajmi quyidagilardir: ma'lumotnomalar, memorandumlar va tushuntirish xatlari, xulosalar, hisobotlar, aktlar, xatlar, telefon xabarlari. Ushbu hujjatlardagi ma'lumotlar harakatga turtki berishi yoki faqat hisobga olinishi mumkin. Tarkibi va dizayndagi farqlarni ko'rib chiqing eslatmalar, eslatmalar Va havolalar.

Hisobot Va ofis eslatmalari Bu odatda tashkilotning ichki hujjatlaridir. Ular tashkiliy va boshqaruv hujjatlariga nisbatan yordamchi xususiyatga ega. 1974 yilda SSSR Bosh arxivi, VNIIDAD, TsGADA tomonidan ishlab chiqilgan Hujjatlarning turlari va turlarining qisqacha lug'atida ushbu hujjatlarning ta'riflari berilgan bo'lib, ularning maqsadlarida ba'zi farqlar kelib chiqadi:

• memorandum- tuzuvchining xulosalari va takliflari bilan har qanday masalani belgilab beruvchi rahbariyatga yuborilgan hujjat.
• eslatma- bir mansabdor shaxs tomonidan boshqasiga yuborilgan har qanday ishni bajarish to'g'risidagi eslatma.

memorandum

memorandum(OKUD bo'yicha yagona shakl kodi 0286041) rahbariyatni mavjud vaziyat, sodir bo'lgan faktlar va boshqalar to'g'risida xabardor qilish uchun tuzilgan. va qaror qabul qilishni rag'batlantirish.

Eslatmalar faqat axborot bo'lishi mumkin. Bunday eslatmalarda, qoida tariqasida, har qanday ishning borishi to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Hisobot memorandumlari topshiriqlar, rejalar, ko'rsatmalar va ishlarning bajarilishi to'g'risida hisobot beradi. Shunday qilib, eslatmalar beradi vertikal darajadagi boshqaruv ob'ektlarining aloqasi- pastdan yuqoriga, ya'ni quyi mansabdor shaxsdan yuqori mansabdor shaxsga yuboriladi.

Qabul qiluvchiga qarab eslatmalar bo'lishi mumkin:

• ichki , bular. tarkibiy bo'linma yoki muassasa rahbariga yuboriladi va
• tashqi - yuqori organlarga yuboriladi.

Ichki memorandum

Ichki eslatmalar standart qog'oz varag'ida tuzilgan, lekin barcha kerakli ma'lumotlarni ko'rsatgan holda, GOST 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar. Ushbu rekvizitlarga quyidagilar kiradi:

• tarkibiy bo'linmaning nomi;
• hujjat turi (MEMORY);
• sanasi;
• ro'yxatga olish raqami;
• matn sarlavhasi;
• matn;
• maqsad;
• kompilyatorning imzosi (lavozimni ko'rsatgan holda).

Har qanday ma'lumot va ma'lumotnoma matni Times New Roman shriftida, 14 o'lchamda, 1,5 interval bilan formatlanadi.

Yaxshisi, yasashda memorandum sarlavhaning tafsilotlarini burchakli tartibga solishdan foydalaning (ammo bu talab qattiq emas). Sarlavha joylashuviga misollar ichki memorandum ikki yo'l:

In ichki memorandum yuqori chap burchakda tarkibiy bo'linmaning nomi - hujjat muallifi.

Hujjat turining nomi bosh harflar (XOTIRA) bilan yoziladi va 2 qator oralig'idan keyin chap chetining markazida yoki chegarasidan (hujjat sarlavhasini joylashtirishning tanlangan usuliga qarab) joylashtirilishi mumkin.

Sana va indeks memorandum bir qatorda yozilgan. Sana arab raqamlari bilan yoziladi, masalan, 02.02.2006 yoki alfanumerik formatda, masalan, 2006 yil 2 fevral. tashqi memorandum bu imzolangan sana va, qoida tariqasida, jo'natish sanasi. Sana ichki memorandum loyihasini tuzish va imzolash sanasi bo‘ladi.

Ro'yxatdan o'tish raqami ichki memorandum tashkilotda faoliyat yuritadigan ro'yxatga olish tizimining o'rnatilishiga qarab, kompilyatsiya joyida yoki qabul qilish joyida qo'yiladi. Qayta ko'rib chiqish orqali memorandum manfaatdor shaxslar, rozilik vizalari, qaror qabul qilingandan so'ng, rahbarning qarori bilan tasdiqlanadi. Qarorni qabul qilish ko'rib chiqishning yakuniy bosqichidir memorandum.

memorandum hujjat mazmunini qisqacha tavsiflovchi sarlavhaga ega bo'lishi mumkin. Memorandum sarlavhasi Hujjatlar uchun sarlavhalarni tuzishning umumiy qoidalariga muvofiq tuzilgan: "o" predlogi va bosh gapda og'zaki otdan foydalanish. Masalan: “Koroleva O.V.ning tarjimasi haqida. buxgalteriya hisobiga".

IN memorandum matni ikki qism aniq ajratilgan. Birinchi bo‘limda hujjatni ishlab chiqishga asos bo‘lgan faktlar, ikkinchi qismida esa aniq xulosalar, so‘rov va takliflar keltiriladi. Memorandum matni ham uch qismdan iborat bo'lishi mumkin. Bunday holda, birinchi qismda (ko'rsatish) uning yozilishiga sabab bo'lgan sabablar, faktlar yoki hodisalar, ikkinchi qismda - mavjud vaziyatning tahlili, mumkin bo'lgan echimlar, uchinchi qismida - xulosalar va aniq harakatlar bo'yicha takliflar ko'rsatiladi. kompilyatorga ko'ra, olinishi kerak memorandum. memorandum matn va jadval shaklida yoki ikkalasining kombinatsiyasida taqdim etilishi mumkin.

Agar ariza mavjud bo'lsa, imzolashdan oldin u haqida eslatma qilinadi:

Tashqi memorandum

Tashqi memorandum umumiy shaklda tuziladi va tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi. Bunday holda, tashkilot ustaviga muvofiq bosh tashkilotning to'liq yoki qisqartirilgan nomi qo'llaniladi. Tashkilot-muallifning nomi quyida keltirilgan.

eslatma

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichida (OKUD) bunday hujjat turi mavjud emas. eslatma". Biroq, bu turdagi hujjat boshqaruv amaliyotida keng qo'llaniladi. Shu munosabat bilan biz ishlab chiqishni taklif qilamiz " eslatma” GOST 6.30-2003 “AQSh dollari” talablariga muvofiq. USORD. Hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar "boshqaruv hujjatlarining bajarilishini birlashtirish uchun.

Ofis eslatmalari, farqli o'laroq eslatmalar, gorizontal darajadagi boshqaruv ob'ektlarining aloqasini ta'minlash, ya'ni ular xodim yoki bo'linma boshlig'i tomonidan boshqa birlik rahbari yoki mutaxassisi nomiga tuziladi. Shuni esda tutish kerak ofis eslatmalari odatda bir menejerdan boshqasiga yoki bir xodimdan boshqasiga faqat ekvivalent rasmiy maqomga ega bo'lsa yuboriladi, aks holda u memorandum.

Qoida sifatida, ofis eslatmalari moddiy-texnikaviy, axborot, tashkiliy-iqtisodiy ta'minlash masalalari bo'yicha tuzilgan. Ofis eslatmalari tarkibiy bo'linmalar o'rtasidagi yozishmalarning bir turi. Ular odatda ma'lum bir so'rov yoki taklifni o'z ichiga oladi. Xizmat eslatmalari chiqariladi hisobotlar bilan bir xil.

Eslatmaga misol:

Malumot

Axborot memorandumlari ko'pincha sertifikat kabi hujjat bilan almashtiriladi va aksincha, bu noqonuniy hisoblanadi. Ma’lumotnoma – ma’lum faktlar yoki hodisalarning, shu jumladan, biografik yoki rasmiy xarakterdagilarning tavsifi va tasdiqlanishini o‘z ichiga olgan hujjat; hisobotlardan farqli o'laroq, u menejerdan hech qanday harakat talab qilmaydi.

Ma'lumotnomaning maqsadiga qarab, quyidagilar bo'lishi mumkin:

• analitik,
• hisobot berish yoki
• axborot.

Analitik havolalar hal qilinishi kerak bo'lgan muammo yoki muammo haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi. Odatda analitik havolalar katta hajmdagi matnga ega (3 sahifagacha). Analitik matn uch qismdan iborat. Birinchi qismda kompilyatsiya uchun asoslar, ikkinchisida - vaziyat yoki masalaning tahlili, uchinchisida - xulosalar va takliflar.

Xabarnomalar faoliyat natijalari to'g'risida jamlovchi umumlashtirilgan ma'lumotni o'z ichiga oladi, shuning uchun hisobot bayonotining sarlavhasi sertifikatda ko'rsatilgan ma'lumotlar tegishli bo'lgan vaqt davrini ko'rsatishni o'z ichiga oladi, masalan: 2006 yilda korxonaning ish oqimining hajmi to'g'risidagi bayonot.

Ma'lumotnomalar ishlarning holati to'g'risida rahbariyatni xabardor qilish uchun tuzilgan va, masalan, quyidagi sarlavhaga ega bo'lishi mumkin: "Luna" OAJ bilan tuzilgan shartnoma bo'yicha ishlarning borishi to'g'risidagi bayonot. Ular so'rov bo'yicha tuziladi va belgilangan muddatda topshiriladi.

Qabul qiluvchiga qarab havolalar quyidagilar bo'lishi mumkin:

• tashqi va
• ichki.

Tashqi havolalar tashkilotning bosh blankida tuziladi, tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi va eslatmalar bilan bir xil rekvizitlarni o'z ichiga oladi.

Ichki havolalar ichki memorandum bilan bir xil tarzda standart varaqda tuziladi va tarkibiy bo'linma rahbari va / yoki mutaxassis tuzuvchi tomonidan imzolanadi.

Axborot va hisobot ma'lumotnomasi matni jadval shaklida formatlanishi mumkin, bo'limlar va bo'limlarni o'z ichiga oladi (6-misoldagi ichki sertifikatni tuzish misoliga qarang).

Tayyorgarlikda qoralama yordam uning mazmunini diqqat bilan tahrirlash kerak:

• faktlar va ma'lumotlarning to'liqligi va ishonchliligi;
• teskari aloqa vositalarining to'g'riligi (manzil, telefon va boshqalar);
• tanishishning aniqligi;
• imzolash darajasiga muvofiqligi.

Bularning barchasi sertifikat qo'shimcha savollar tug'dirmasligi uchun kerak va undan ham ko'proq tushuntirish yozishmalari.

Biografik yoki rasmiy xarakterdagi guvohnomalar har qanday yuridik faktlarni, masalan, egallab turgan lavozimini, ish haqini, yashash joyini va boshqalarni tasdiqlash uchun xizmat qiladi. Agar sertifikatlar beriladigan holatlar odatiy bo'lsa, tashkilotda birlashtirilgan shablon shakllari yaratiladi.

Matn biografik ma'lumotlar nominativ harfda ma'lumot xabar qilingan shaxsning familiyasi, ismi, otasining ismini ko'rsatish bilan boshlanadi. Har qanday yordam matnida "haqiqiy yordam", "haqiqatan ham ishlaydi" kabi keraksiz so'zlarni o'z ichiga olgan arxaik iboralar bo'lmasligi kerak. Sertifikat oxirida u topshirilgan muassasaning nomi ko'rsatilgan. Sertifikat uni tuzgan va taqdim etilgan ma'lumotlar uchun javobgar shaxslar tomonidan imzolanadi. Sertifikatning maqsadiga qarab, bu tashkilot rahbari va bosh buxgalter yoki tashkilot rahbari va kadrlar bo'limi boshlig'i bo'lishi mumkin. Bunday sertifikatlar tashkilot muhri bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak.
Biznes sertifikatiga misol: