Ofis ishida hujjatlarni qanday qilib to'g'ri tikish va raqamlash: usullar, GOST qoidalari. Soliq, arxiv, jurnal, buxgalteriya kitobi, shartnoma, hujjatlar bilan papka uchun hujjatni qanday qilib to'g'ri miltillash, bog'lash va raqamlash: namuna

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri va qanday iplar bilan tikish kerak.

To'g'ri proshivka tufayli hujjatlarni tartibga solish osonroq. Ko'pgina hujjatlar arxivga o'tkaziladi. Tikilgan ko'p varaqli hujjatlarni saqlash va tekshirish organlariga hujjatlarni taqdim etish qulayroqdir. Qog'ozlar to'liq xavfsiz holatda qoladi, almashtirish, qalbakilashtirish yoki yo'qotish ehtimoli istisno qilinadi.

Hujjatlarni to'g'ri proshivka qilish masalasi nafaqat davlat muassasalari xodimlarini, balki kichik biznes vakillarini ham tashvishga solmoqda.
Agar proshivka buzilishlar bilan bajarilgan bo'lsa, ro'yxatga olish jarayoni noma'lum muddatga kechiktirilishi mumkin. To'g'ri proshivka - hujjatlarni maksimal darajada himoya qilish kafolati.

Mavjud talablarga muvofiq proshivkani qanday bajarish kerak? Ofis qog'ozlarini miltillash uchun aniq qoidalar to'plami bo'lmasa, hamma narsani birinchi marta qanday qilish kerak? Ushbu maqolaning materiali hujjatlarni miltillashning turli usullariga bag'ishlangan.

Agar siz hujjatlarni bir nechta varaqlarga mahkamlashingiz kerak bo'lsa, unda birinchi navbatda siz standartlar bilan tanishishingiz kerak. Albatta, aqlga kelgan birinchi narsa - elim yoki stapler. Ko'p sahifali hujjatlarni yopishtirib bo'lmaydi. Lekin ularni qanday qilib birlashtirasiz? Axir, noto'g'ri dasturiy ta'minot, hech bo'lmaganda, hujjatlar to'plamini talab qiladigan organni ro'yxatdan o'tkazishni rad etishga olib kelishi mumkin.
Agar qoidalar va namunalar to'plami bo'lmasa, nima qilish kerak va qog'ozlarni kerakli tarzda emas, balki kerakli tarzda tikib bo'lmaydi. Hujjatlarning majburiyligi bo'yicha aniq ko'rsatmalar mavjud emasligiga qaramay, hujjatlarning tikilgan to'plami shaklida ma'lumot so'ragan organning aniq talablariga e'tibor qaratish lozim.
Bundan tashqari, bir nechta varaqdan iborat bo'lgan hujjatlarni miltillash bo'yicha umumiy tavsiyalar bilan tanishish foydali bo'ladi. Ular 2009 yil risolasida yoki yo'riqnomasida to'plangan. 2004 yil uchun risola ham mavjud. MChJ hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish uchun ko'proq mos keladi.

GOST hujjatlarini shtapellash qoidalari

Broshyuralarda tasvirlangan varaqlarni zımbalash usullari 10 yildan ortiq saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlarga tegishli.
Ko'p sahifali hujjatlarning dasturiy ta'minoti oddiy igna va zich ip yordamida amalga oshiriladi. Qanday qilib korporativ hujjatlarni to'g'ri yoritishni o'rganish mumkin? Axir, bu qobiliyat butun byurokratik yoki tadbirkorlik faoliyati davomida bir necha marta foydali bo'ladi.

Qanday hujjatlar tikilmoqda?

Joriy yil uchun kadrlar hujjatlari
Buxgalteriya hujjatlari
Kotibning kirish va chiqish hujjatlari
Soliq uchun hujjatlar
FIUga hisobot berish uchun hujjatlar
bankning turli bo'limlariga hujjatlar
tender hujjatlari
normativ hujjatlarning nusxalari
ayniqsa muhim shartnomalar tuzishda hujjatlar
foyda kitoblari
notarial tasdiqlangan nusxalari va tarjimalari
hujjatlarni arxivga tayyorlashda

Hujjatlar to'plamini igna va ip bilan tikish odatiy holdir. Bu ularning yaxlitligini saqlab qolish imkonini beradi: bu turdagi qog'ozda uni almashtirish qiyin bo'ladi, bu bugungi kunda juda muhimdir.
Ba'zan hujjatlarni miltillash uchun staplerdan foydalanishga ruxsat beriladi. Ideal variant - maxsus jihozlardan foydalanish.
Ko'pgina tashkilotlarning buxgalterlari buxgalteriya dasturlari bilan ishlashga o'tmoqda. Ularni qog'ozda takrorlash shart emas. Onlayn buxgalteriya nima uchundir. Elektron raqamli imzo bilan imzolangan elektron shakldagi hujjatlar qog‘ozdagi hujjatlar (masalan, schyot-fakturalar) bilan bir xil yuridik ahamiyatga ega.
Ammo, raqamli formatdagi hujjatlar bilan ishlashning soddaligiga qaramay, biz odatdagi qog'oz hujjatlari bilan uzoq vaqt shug'ullanishimiz kerak, bundan tashqari, hozirda ba'zi hujjatlarni tayyorlash talab etiladi.

Ish yuritish turli xil ma'nolarga ega. Hujjatlar korpusning qalinligi, varaqlarning shakli bilan farqlanadi. Shuning uchun hujjatlarni o'chirishning bir necha usullari mavjud.

Tikuv ob'ektlari o'rtasidagi tashqi farqlar qanday bo'lishi mumkin:

2 yoki undan ortiq A4 varaqdan iborat hujjat
buxgalteriya hujjatlari, shu jumladan turli xil hujjatlardan iborat kassa hujjatlari karton qutilarda saqlanadi

Hujjatlarni qanday ip bilan tikish kerak?

Agar siz hujjatlarni topshirishga engil munosabatda bo'lsangiz, etkazib berish uchun tayyorlangan hujjatlar proshivkani butunlay qayta tiklash talabi bilan sizga qaytarilishi mumkin. Shuning uchun, hujjatlarning dasturiy ta'minotida qo'pol xatolarga yo'l qo'ymasdan oldin, zımbalama qoidalari va asosiy talablar bilan tanishib chiqish tavsiya etiladi.
Muammoning yana bir yechimi mutaxassislarga murojaat qilishdir. Agar proshivka hujjatlari masalasini o'rganishga vaqt bo'lmasa, siz buni bosmaxona mutaxassislariga topshirishingiz mumkin. Hujjatlarni qopqoqli plastik yoki metall prujina bilan tikish uchun 10-30 daqiqa kerak bo'ladi.
Ammo hujjatlaringizni uchinchi tomon tashkilotiga ishonib topshirishda ma'lum bir xavf mavjud: hujjatlarda tijorat sirlari bo'lishi mumkin.
Shuning uchun, oddiy iplar yoki stapler yordamida turli formatdagi hujjatlarni qanday o'chirish bo'yicha ko'rsatmalarni diqqat bilan o'qib chiqishga arziydi.

Hujjatlar bank iplari, yupqa lavsan lentasi yoki tikuv iplari bilan tikiladi. Ammo bunday iplar bo'lmasa, oddiy qattiq iplar qiladi.
Oddiy ip bilan 2-3 varaq tikiladi. Quvvat uchun uni yarmiga katlash kerak. Mikrodastur jarayoni varaqlarda teshiklar qilinganligi bilan boshlanadi. Mikrodastur bir-biriga o'rnatilgan varaqlarning orqa tomonidan ishlab chiqariladi.
Igna birinchi navbatda o'rta teshikka kiritiladi. Ikkilamchi proshivkadan foydalanish yaxshiroqdir. Zımbalash tugagandan so'ng, igna va ip markaziy teshikka kiritiladi va birga yig'ilgan hujjatlarning orqa tomoniga chiqariladi. Ipning qolgan uchi tugun bilan bog'langan bo'lishi kerak.

Hujjatlar bank iplari, yupqa lavsan lentasi yoki tikuv iplari bilan tikiladi.

Hujjatlarni ip bilan qanday o'chirish kerak

Aksessuarlarni tayyorlash:

mos qalinlikdagi ipli ignalar
yoritilishi kerak bo'lgan hujjatlar
qog'ozda teshik qilish uchun ov yoki boshqa asbob
tashkilot muhri
ish yuritish uchun elim

Biz hujjatni 3 bosqichda yoritamiz:

Mikrodastur uchun qog'oz tayyorlash. Buning uchun siz ularni guruhlarga bo'lishingiz kerak.
Raqamlash to'g'ri yoki yo'qligini tekshiring
Biz tikamiz
Biz qo'shilgan yozuvni qilamiz.
Biz ichki inventar tayyorlayapmiz.
Biz tugallangan ishni tasdiqlaymiz

Tikilgan hujjatlar to'plami uchun quyidagilarga ruxsat beriladi:

hujjatlarni tashkil etish bosqichini o'tkazib yuborish
hujjatlarni raqamlashsiz tarqatish
hujjatlarni sertifikatsiz topshirish mumkin

1-bosqich:

Biz qog'ozlarni hujjatda joylashishi kerak bo'lgan tarzda joylashtiramiz. Biz har bir sahifani yuqori o'ng burchakda raqamlar bilan raqamlaymiz. Buning uchun oddiy qalamdan foydalanamiz.
Biz teshiklar qilamiz. Agar bizda bir nechta varaqlardan iborat hujjat bo'lsa, unda igna va ip bilan ponksiyon qilish oson. Biz ko'p sahifali hujjatni awl bilan teshamiz yoki o'tkir tirnoqdan foydalanamiz. Qog'ozni teshish jarayonini engillashtirish uchun biz bolg'ani olamiz.
Qancha teshik qilish kerak? Bu hujjatlarni so'ragan tashkilotning talablariga bog'liq. Teshiklar chap chekka bo'ylab teng ravishda joylashtirilishi kerak. Plitaning o'rtasida teshiklar qilingan, ular orasidagi masofa 3 sm.

Tikilgan hujjatlarga bir varaq qog'oz yopishtiriladi. U muhrlangan, imzolangan va sanasi qo'yilgan.

Ayniqsa muhim hujjatlar uchun beshta teshik qilingan. Bu qog'ozlarni almashtirishdan himoya qilishning eng ishonchli usuli.
Biz hujjatni tasdiqlaymiz: biz 4 dan 5-6 sm gacha bo'lgan qog'oz parchasini tayyorlaymiz.Unda biz raqamlar va so'zlar bilan tikilgan varaqlar sonini ko'rsatamiz. Bu erda hujjatlarni tasdiqlovchi shaxsning lavozimi, familiyasi, ismi va otasining ismini qo'shamiz.

To'g'ri zımbalanmış hujjat: orqa tomoni

Biz elim qo'llaymiz va bu varaqni tugun joylashgan va iplar birlashadigan joyga qo'yamiz. Biz iplarning qisqa uchlarini barg orqasiga olib kelamiz, shunda ular erkin osiladi. Sertifikatlovchi hujjatlarni imzolaydi. Hujjatda muhr bo'lsa yoki kerak bo'lsa, biz muhr qo'yamiz. Bu erda siz shunchaki imzo qo'yishingiz yoki muhr qo'ymasligingiz kerak, balki imzo va muhrning bir qismi yopishtirilgan varaqning chegarasidan tashqariga chiqadigan tarzda qilishingiz kerak.

Avl yordamida uchta teshik qiling. Ularning orasida 3-5 sm masofa bo'lishi kerak.
Biz ignani bir-biriga yig'ilgan choyshablarning teskari tomonidagi o'rta ponksiyon orqali boshlaymiz, 7 sm dan ortiq ip segmentini qoldiramiz.
Yuqorida joylashgan teshik orqali ignani old tomonga olib kelamiz. Biz igna va ipni orqa tarafdagi pastki teshikdan uzatamiz.
Biz ignani old tomondan o'rta ponksiyonga o'tkazamiz. Endi ipni kesish mumkin, uzunligi kamida 7 sm bo'ladi.
Biz ipning ikkita qoldig'ini hosil qildik: yuqori teshikda va o'rtada. Biz ularni bir-biriga bog'laymiz.
Biz to'rtburchaklar bargni tayyorlaymiz va hosil bo'lgan tugunga yopishtiramiz.

Hujjatlarni 3 teshikka qo'lda tikish: sxema

Video: uchta teshikli diplomni qanday tikish kerak?

Hujjatlarni o'chirishning ishonchli usuli - bu to'rtta ponksiyon. Biz 4 ta teshik qilamiz. Yuqoridan ikkinchi teshikdan tikib qo'ying. Biz ignani yuqori ponksiyonga qo'yamiz, yuqori qismdagi ikkinchi teshikka, keyin esa uchinchisiga qaytamiz. To'rtinchi ponksiyon orqali biz ignani hujjatning orqa tomoniga yuboramiz.
Old tomondagi uchinchi teshikka igna kiritish qoladi. Quyidagi rasm sizga hujjatlarni to'rtta ponksiyonda qanday qilib tikish kerakligini aytib beradi.

4 teshikli papkani qanday miltillash mumkin: diagramma

Nimaga e'tibor berish kerak:

Biz proshivkani qat'iy vertikal va simmetriyaga rioya qilgan holda ishlab chiqaramiz
Hujjatlardagi teshiklar chap chetida bo'lishi kerak
varaqning chetidan chegara 1,5-2 sm
hujjatning orqa qismidan igna birinchi marta kiritilganda

Biz ipni orqa tomondan haddan tashqari ponksiyonga olib boramiz

Video: hujjatlarni qanday o'chirish kerak?

Hujjatlarni burchakda qanday tikish kerak: diagramma

Ba'zan burchakda hujjatni tikishingiz kerak. Buni qanday qilish kerak, videoni tomosha qiling.

Video: hujjatlarni qanday tikish kerak?

Hujjatlarni zımba bilan zımbalang

Hujjatlarni stapler qog'oz klipi bilan qanday tikish kerak - videoni tomosha qiling.

Video: Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri o'chirish kerak?

Hujjatni topshirishda sahifalarni qanday qilib to'g'ri raqamlash kerak?

Biz varaqlarga arab raqamlarini qo'yamiz
Buning uchun oddiy qalamdan foydalanamiz.
Raqamlarni o'sish tartibida qo'ying
Biz sahifalarni emas, varaqlarni raqamlaymiz (hujjatlar o'z raqamlanishiga ega bo'lishi mumkin)
Biz sahifa raqamini hujjat matniga tegmasdan, yuqori o'ng burchakka qo'yamiz.
Arizalar umumiy tartibda raqamlangan
Biz harflarni quyidagicha raqamlaymiz: biz raqamni konvertga qo'yamiz va shundan keyingina biz xatdagi varaqlarni raqamlaymiz.
Hujjatlarning bir necha jildlari alohida raqamlangan
Alohida jildga ajratilgan arizalar ham alohida raqamlanadi.
Agar hujjatlar katta formatli varaqda tuzilgan bo'lsa, u holda raqamlashni yuqori o'ng burchakka qo'ying, egilib, bir chetining ostiga qo'ying.
Hujjatda ko'rsatilgan alohida qismlar (masalan, cheklar) uchun biz inventarizatsiya qilamiz va ushbu hujjat umumiy tartibda raqamlangan.

Soliq uchun hujjatlarni qanday shtapel qilish kerak: qoidalar, namuna

bitta proshivkadagi varaqlar soni - 150 dan oshmasligi kerak
hujjatlar shunday tikilganki, sana, vizalar o'qilishi mumkin bo'lib qoladi
soliq inspektoriga hujjatning nusxasi kerak bo'lishi mumkin, shuning uchun qog'ozlarni skanerlash yoki boshqa nusxa ko'chirish uchun dasturiy ta'minotni buzishga hojat qolmaydigan tarzda yopishtirish kerak.
hujjatdagi barcha varaqlar raqamlangan (raqamlash birdan boshlanadi: 1, 2, 3)
Hujjatlar 2-4 ponksiyonda bir-biriga tikiladi. Ip orqa tomonga keltiriladi va bog'lanadi.
Tugunga tasdiqlash yozuvi va muhri bo'lgan qog'oz varag'i (uning o'lchami 3x5 sm) yopishtirilgan.

Soliq uchun hujjatlarni qanday to'ldirish kerak

Buxgalteriya jurnali qattiq qopqoq yordamida tikiladi. Bu hujjatning to'g'ri ko'rinishini uzoq vaqt saqlash uchun zarurdir.
Hujjatlar raqamlangan.
Jurnal kitobi hech qanday me'yoriy talablarga rioya qilmasdan oddiy qo'pol ip bilan tikiladi.

Mikrodastur uchun siz quyidagi materiallardan foydalanishingiz mumkin:

bank ipi
oddiy ip № 10 (ko'p sonli tikuv bilan tikilgan)
ingichka uzun shnur
qattiq yoki tikuvli ip
yozuvlarni buzishdan himoya qilish uchun tikilgan hujjat muhrlanadi

Buxgalteriya jurnalini o'chirish jarayoni:

biz teshik yoki burg'u bilan uchta teshik tayyorlaymiz (jurnalning chetida chap tomonda teshiklar qilamiz)
jurnal qopqog'ining orqa qismidagi ipni haddan tashqari teshikka soling
ipni old tomonga olib boring va qirralarni torting, ularni tekislang
biz iplarning uchlarini (segment 6-8 sm bo'lishi kerak) markazda joylashgan teshikka joylashtiramiz va uni orqa tomonga tortamiz.
etarlicha kuchli bo'lmagan ipni ishlatganda, protsedurani takrorlang
biz iplarning uchlarini orqa tomondan tugun bilan bog'laymiz, ekstremal teshiklardan o'tadigan markaziy ipni ushlaymiz.
iplarning uchlarini jurnalga yopishtiramiz va tepada biz mas'ul shaxs imzo va imzo qo'ygan kichik kvadrat bargni yopishtiramiz.
proshivka sanasini belgilang