Hujjatlarni qanday o'chirish kerak

Agar tashkilot juda ko'p hujjatlar bilan ishlayotgan bo'lsa va ularning xavfsizligi katta ahamiyatga ega bo'lsa, unda oddiy saqlash uchun hujjatlarni qandaydir tarzda tizimlashtirish kerak. Bunday holda, proshivka hujjatlari foydali bo'ladi. Qog'ozlar zımbalanmış bo'lsa, hech qanday hujjat yo'qolmasligiga amin bo'lishingiz mumkin. Keling, qanday hujjatlar topshirilganligini va nima uchun bu sodir bo'lishini ko'rib chiqaylik.

Nima uchun hujjatlarni iplar bilan tikish kerak?

Hujjatlarni yig'ish qonun bilan talab qilinadi va bu hujjatlarni bog'lashning yagona sababi emas. Hukumatning 439-sonli qarori hujjatlarni GOST standartlariga muvofiq shtapel qilish bo'yicha ko'rsatmalarni o'z ichiga oladi.

Bundan tashqari, hujjatlarni har qanday muassasaga to'g'ri o'tkazish uchun zımbalama talab qilinadi, shunda kelajakda hech qanday varaq yo'qligi haqida hech qanday savol bo'lmaydi. Bundan tashqari, barcha muassasalar uchun bitta qoida mavjud, agar siz bir nechta qog'oz varaqlarini o'tkazsangiz, hujjatlarni topshirishingiz kerak bo'ladi. Ba'zan tegishli bo'limlarning xodimlari bankda hujjatlarni tikib, ularga bo'lim raqamini yozishlari kerak bo'ladi va hujjatlar sudda ham tikiladi va faylga kiritiladi.

Endi buni qanday qilib to'g'ri qilish kerakligi haqida savol tug'iladi. Ba'zi xodimlar vahima qo'zg'aydi va proshivka juda qattiq qoidalarga ega deb o'ylashadi, mahkamlash varag'i blok harflar bilan imzolanishi kerak, ip faqat neylondan yasalgan bo'lishi kerak va hokazo.

Biroq, hujjatlarni qanday topshirish kerakligi haqida aniq ko'rsatmalar yo'q. E'tibor qilish kerak bo'lgan asosiy narsa - proshivka uchun kerakli hujjatlarni yo'qotmaslik, chunki ularning xavfsizligi hujjatlarni bog'lashning asosiy vazifasidir. Va ba'zida shunday bo'ladiki, uchinchi shaxslar firibgarlik yoki ma'lumotni yashirish maqsadida papkadagi varaqlarni almashtirishi yoki hatto joylashtirishi mumkin.

Yo'qolgan qog'ozlar yo'qligini tekshirish uchun barcha bog'langan varaqlar raqamlangan bo'lishi kerak. Kichkina qog'oz varag'i bog'langan hujjatlarning orqa tomoniga yopishtirilgan bo'lib, u erda tashkilot muhri qo'yilgan. Xavfsizlik nuqtai nazaridan, shtamp yopishtirilgan qog'ozdan tashqariga chiqishi sharti mavjud.

Yelimlangan qog'ozga tegishli yozuv kiritiladi: tikilgan, raqamlangan (shu bilan birga, sahifalar soni so'zlar va raqamlar bilan yozilgan), bog'langan, muhrlangan. Hujjatlarni majburiy tayyorlagan rahbar yoki xodim hujjatlarni tasdiqlaydi.

Tikilgan hujjatlar namunasi

Biznes ishlab chiqarishda hujjatlar proshivkasini tartibga solish

Rossiya Adliya vazirligining talablariga ko'ra, hujjatlarning butun to'plami tartibda, standartlarga muvofiq arxivlangan va hokazo bo'lishi uchun hujjatlarni tizimlashtirish zarur. Hozirgi vaqtda deyarli har bir kompaniyada ko'plab qog'ozlar mavjud. . Hujjatlarning to'g'ri saqlanishi uchun ular arxivga o'tkaziladi, u erdan arizaga ko'ra arxiv varaqlarini olishingiz mumkin, ishda foydalanilgan qog'ozlar xodimlar uchun jamoat mulki bo'lib qoladi.

Muhim! Qaysi hujjatlar shtamplanganligini va qanday huquqiy hujjatlar asosida bu jarayon sodir bo'lishini bilish kerak.

Yangilanishi kerak bo'lgan hujjatlar

Katta hajmdagi hujjatlar bilan shug'ullanadigan har bir kompaniya xodimi ularning hammasini zımbalab bo'lmasligini tushunishi kerak. Hujjat kamida ikkita varaqdan iborat bo'lsa, uni yopishtirish kerak.

Kadrlar bo'limi xodimlari quyidagi asl nusxalarni tikadilar:

tasdiqlangan davlatlar;
shaxsiy va umumiy buyurtmalar tarkibi.

Buxgalterlar tikishlari kerak:

depozit hisobotlari;
schyot-fakturalar;
schyot-fakturalar;
texnik pasportlar;
daromad kitoblari;
aylanma va hisob balansi to'g'risidagi hisobot;
mehnat aktlari;
agar ish haqi korxona kassasida naqd pulda bo'lsa - ish haqi varaqalari.

Eslatma! Yuridik shaxslar bilan shug'ullanadigan xodimlar hujjatlarni qanday qilib tikishni bilishlari kerak, ammo bu holda hujjatlar nusxalari, shuning uchun muhr kerak emas. Umuman olganda, deyarli barcha kompaniyalar hujjatlarni joylashtirish bilan shug'ullanadilar, farq faqat ishni bajarish jarayonida.

Hujjatlarni topshirishni tartibga soluvchi normativ hujjatlar

Qonunchilik darajasida har bir kompaniya tuzilmasi tomonidan hujjatlarni tikish standartlari aniqlanmagan, ammo varaqlarni tikishning umumiy qoidalari mavjud. 76-sonli "Idora ishi va arxiv ishi" Federal arxivining buyrug'i, Madaniyat vazirligining 536-sonli buyrug'ida hujjatlarni bir-biriga bog'lash bo'yicha tavsiyalar, ish yuritish bo'yicha standart ko'rsatmalar mavjud.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 439-sonli qarori nima uchun bu kerakligi va bu qanday sodir bo'lishi haqida umumiy nazariyaga ega, ammo Rossiya Federatsiyasining "Arxiv ishi to'g'risida" gi qonuni faqat barcha tashkilotlarning hujjatlarni saqlash majburiyatini tavsiflaydi, ammo qonun buni qanday qilish kerakligini ko'rsatmaydi. 02 - 213-sonli “Markaziy bankda ish yuritish to‘g‘risida”gi buyrug‘ida barcha banklardagi arxivlarda hujjatlarni saqlash me’yorlari ham bayon etilgan. Soliq idorasi uchun nizomni qanday o'chirish kerak , Soliq inspektsiyasi shartlarni belgilaydi. Soliq xizmati tomonidan tadbirkorlik faoliyati bilan shug‘ullanuvchi jismoniy shaxslarning hujjatlari saqlanishi ham nazorat qilinadi.

GOST bo'yicha majburiy hujjatlar uchun variant

Mikrodastur uchun maxfiy hujjatlarni tayyorlash metodologiyasi

Hujjatlarni tikishdan oldin ular proshivka uchun ba'zi tayyorgarlik bosqichlaridan o'tishlari kerak. To'g'ri proshivka jarayoni Rosarxivning 76-sonli buyrug'i bilan tartibga solinadi. Birinchidan, varaqlar raqamlangan bo'lishi kerak, bu varaqning yo'qolishi yoki ma'lumotni yashirishning oldini oladi. Inventar sahifasidan tashqari barcha varaqlar raqamlangan. Mikrodasturni o'chirishda konvert bo'lsa, avval konvert, keyin esa unga ilova qilingan hujjatlar raqamlanadi.

Bo'sh qog'oz varaqlari proshivkaga kiritilmagan - ular yo'q qilinadi. Agar biron-bir rasm, diagramma va boshqalar kiritilgan bo'lsa, u holda raqam yuqori chap tomonning teskari tomoniga joylashtiriladi. Agar katta formatli varaq qo'yilgan bo'lsa, u holda varaqning raqami yuqori burchakning o'ng tomoniga joylashtiriladi. Yozuv mas'ul xodim tomonidan uning lavozimi, imzosi, yaratilgan sanasi, varaqlar soni ko'rsatilgan holda tasdiqlanadi.

Bog'langan hujjatlarda seriya raqami bo'lmagan inventar bo'lishi kerak. Inventarizatsiya quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak:

hujjat nomi, sanasi;
barcha topshirilgan hujjatlar ro'yxati, ularning miqdori, menejerning imzosi.

Birinchi bosqichni tugatgandan so'ng, siz proshivkaning asosiy bosqichiga o'tishingiz mumkin.

Hujjatlarni miltillash bo'yicha bosqichma-bosqich ko'rsatmalar

Keling, hujjatlarni ip bilan qanday qilib to'g'ri tikish kerakligini ko'rib chiqaylik, asta-sekin ko'rsatmalar. Dastlab, hujjatlarning proshivkalari ikkita, uchta teshik va hatto to'rt va beshta mikrodasturni taqdim etishini tushunishingiz kerak. Keling, har bir variantni batafsil ko'rib chiqaylik.

Ikki teshikda

Katta ahamiyatga ega bo'lmagan hujjatlar eng oddiy variantlardan biri - ikkita teshik bilan zımbalanadi. Ammo bunday oddiy usul bilan ham, ko'plab xodimlar hujjatlarni qanday qilib to'g'ri o'chirishni qiziqtirmoqda. Chalkashmaslik uchun siz quyidagi qoidalarga amal qilishingiz mumkin:

Choyshablarga teshik ochishdan oldin ularni tekislash kerak. Ikkita teshik qilish uchun siz teshik yoki oddiy ignadan foydalanishingiz mumkin;
keyin ikkita teshikdan ipni (yaxshisi kuchli yordamida) o'tkazishingiz kerak, shunda uning uchlari orqa tomonda uchrashadi;
iplarni bog'lash kerak. Tugunga kuchli qog'oz yopishtiriladi, ko'pincha uchburchak shaklida bo'ladi. Yopilgan qog'ozga muhr qo'yiladi.

Bu hujjatlarni o'chirishning eng oson usullaridan biridir. Boshqa variantlar keng tarqalgan, ammo amalga oshirish qiyinroq.

Eslatma! Choyshablarni yo'qotmaslik uchun tugunni bir-biriga yopishtiring. Varaqlar soni va protsedurani amalga oshirgan mutaxassisning ma'lumotlari ham yoziladi. 10 yildan ortiq bo'lgan hujjatlar uchun tugunni yopishtirish uchun to'qima qog'ozidan foydalanish tavsiya etiladi.

Uch teshik

Qo'llaniladigan tikuv texnikasi ikkita teshik bilan bir xil, ammo ponksiyon uchta teshikka qilingan. Teshiklar orasidagi masofa 3 sm dan oshmasligi kerak:

boshqa tomondan, siz ipni o'tkazishingiz kerak, lekin o'rta teshikdan. Ya'ni, oxiri dastlabki varaqdan bo'lishi kerak, taxminan 7 sm zaxirada qoldirilishi kerak;
keyin siz hujjatning boshqa tomonidagi pastki teshikka ishora qilib, yuzingizdan ip va igna kiritishingiz kerak;
shundan so'ng, ipni yana o'rta teshikdan o'tkazish kerak, shu bilan ikkita tikilgan tugun hosil bo'ladi;
Endi siz ipni kesib, ipning birinchi burilishida bo'lgani kabi, 7 sm ushlab turishingiz kerak. Uchlari bir-biriga bog'langan bo'lishi kerak.

Hujjatlarni himoya qilish uchun mas'ul xodim to'rtburchaklar qog'oz varag'ini yopishtiradi, unda siz xodimning ismini, imzosini va tikilgan varaqlar sonini yozishingiz kerak.

To'rt teshik

To'rtta teshik qilish kerak, ularning orasidagi masofa 1,5 sm bo'lishi kerak.Keyin, orqa tomondan ikkinchi teshikka ipni kiritishingiz kerak, uni birinchi teshikdan tortib, keyin ikkinchi, uchinchi va to'rtinchi teshikdan o'tkazing. teshiklar.

4 teshikli proshivka namunasi

Beshta teshik

Ko'pincha buxgalteriya hisobotlarida besh teshikli tikuv qo'llaniladi, chunki bunday hujjatlar to'plami qolganlarga nisbatan ancha katta qalinlikka etadi. Beshta teshik orasidagi masofa 5 sm gacha bo'lishi kerak.Ushbu sxemada siz hujjatni zımbalayıcı yoki matkaplar bilan pressdan ham foydalanishingiz mumkin. Bunday holda choyshablar shikastlanmasligi uchun kartonni qopqoq sifatida ishlatishingiz kerak.

Hujjatni 5 teshikli qanday qilib bosqichma-bosqich tikish kerak:

10 sm qoldirib, o'rta teshikka ipni kiritishingiz kerak.Keyin ip yuqoridan ikkinchi teshikdan o'tadi;
orqa tomondan ip birinchi teshikka chiqadi va keyin ikkinchi teshikka qaytadi. Buni qilgandan so'ng, bir chekka tayyor;
orqa tomondan ip yana o'rta teshikka kiritiladi va to'rtinchisi orqali chiqariladi;
endi yana ipni eng pastki teshikka kiritish va old tomondan to'rtinchi teshikka yo'naltirish kerak;
Shunday qilib, orqa tomonda siz bir-biriga ulanishi kerak bo'lgan ikkita ipni olasiz.

Yashirin hujjatlar bilan konvertni qanday tikish kerak

O'tkazilganda, maxfiy hujjatlar yorug'lik o'tkazmaydigan qoplarda saqlanishi kerak. Maxfiy paketda shaxsan topshirilishi kerakligi yoki bu maxfiy ma'lumot ekanligi ko'rsatilgan.

Bunday hujjatlar ko'ndalang tikilgan.

Bog'langan hujjatlarni qanday tasdiqlash kerak

Mas'ul xodim hujjatlarni tasdiqlashi kerak, busiz hujjatlarni tekshirish uchun topshirish yoki saqlashga yuborish mumkin bo'lmaydi. Bunday holda, siz xato qilolmaysiz, chunki tekshirish paytida ko'plab muammolar paydo bo'lishi mumkin. Shuning uchun, bu daqiqani o'tkazib yubormaslik yaxshiroqdir.

Muhim! Hujjatlarni imzolagan xodim uni taqdim etish va mazmuni uchun to'liq javobgarlikni o'z zimmasiga oladi. Mas'uliyat boshqa xodimga o'tkazilishi mumkin, lekin faqat alohida buyruq bilan.

Hujjatlarni sertifikatlash

Umuman olganda, hujjatlarni topshirish qimmatli qog'ozlar uchun yaxshi himoya hisoblanadi va taqdim etilgan barcha hujjatlar haqiqiyligini tasdiqlaydi. Hujjatlarni topshirishda hujjatlarni qanday qilib to'g'ri raqamlash va bu jarayon qanday sodir bo'lishini aniqlaganingizdan so'ng, hujjatlarni qaytarish va ularni qayta tizimlashtirish zarurati haqida tashvishlanishingiz shart emas.