Memo va memorandum - ular orasidagi farq nima

Ishbilarmonlik aloqalarining turli turlari orasida yozishmalar ofis hayotining muhim qismidir. Uning asosiy vositasi taniqli eslatmalar bo'lib, ular mazmuniga ko'ra tushuntirish, memorandum va boshqalardir.

Eslatma nima va u nima uchun kerak?

Maqsadiga ko'ra, eslatma o'z yoki boshqa bo'lim xodimlariga, bo'limlar, firmalar, bo'limlar, filiallar rahbariyatiga yo'llangan axborot xabaridir. Bunday hujjatlarda yoritilgan mavzular ro'yxati ancha keng. Yozuvlar kompaniya hayotidagi asosiy voqealar, joriy ishlarning bajarilishi, mavjud nostandart vaziyatlar haqida ma'lumot beradi, shikoyatlar va turli ishlab chiqarish muammolarini hal qilish usullarini o'z ichiga oladi.

Bunday aloqaning asosiy maqsadi turli ish masalalarini muvofiqlashtirish biron-bir sababga ko'ra og'zaki qaror qabul qilish mumkin bo'lmagan hollarda. Yodnomadan rahbariyat tomonidan buyurtmalardan farqli o'laroq, norasmiy bo'lgan buyurtmalarni rasmiylashtirish uchun ham foydalanish mumkin.

Memorandumlarning turlari va maqsadi

Memorandum - bu korxona rahbari, bosh buxgalter yoki boshqa yuqori lavozimli xodim nomiga yoziladigan eng mashhur eslatma turi. Hisobotning asosiy maqsadi har qanday vaziyat haqida rahbarlarni xabardor qilish, ishni bajarish, shuningdek, muammoni hal qilish (bartaraf qilish) bo'yicha tavsiyalar tayyorlash va boshqalar Memorandum, rasmiydan farqli o'laroq, har doim yuqori darajaga yuboriladi va yuridik kuchga ega.

Yodnomalarning eng keng tarqalgan turi - bu rahbariyatga rejalarning bajarilishi, joriy ishlarning borishi va boshqalar to'g'risida ma'lumot beruvchi hisobotlar. Kamdan-kam hollarda yuqori boshqaruvdan javob talab qiladigan har qanday rejalashtirilmagan vaziyat to'g'risida hisobot tuziladi. Bunday hisobotlarning masalalar doirasi juda keng: korxonaning asosiy tarmoq faoliyati bilan bog'liq ma'lumotlardan, mehnat sharoitlarini tashkil etish bo'yicha shikoyatlar va mehnat va moliyaviy intizomga rioya qilmaslik to'g'risidagi hisobotlar, rasmiy xatti-harakatlar va boshqalar.

Memorandum - misol

Tegishli eslatmani tuzish

Eslatmaning tuzilishi quyidagi elementlarning majburiy mavjudligini talab qiladi:

Tashkilot, adresatning to'liq ismi va lavozimi, muallifning to'liq ismi va lavozimini ko'rsatadigan "kepkalar".
Hujjatning nomidan ("Memorandum") va vaziyatning qisqacha mazmuni, har qanday harakatlar, so'rovlardan iborat matn bloki.
Tuzuvchining sanalari va imzolari (bir qatorda, chapdan o'ngga, sana, imzo va kompilyatorning to'liq ismi ko'rsatilgan).

Shuningdek, agar korxona qoidalariga muvofiq jurnalda ro'yxatdan o'tgan bo'lsa, ro'yxatga olish raqami eslatmada ko'rsatilishi mumkin. Shuni ta'kidlash kerakki, eslatmalar faqat tashkilot ichida qo'llanilganligi sababli, agar korxona qoidalari buni talab qilmasa, blankalarning mavjudligi shart emas. Shu bilan birga, ba'zi korxonalarda biznes yozishmalari uchun maxsus mo'ljallangan logotipli o'z blankalari mavjud.

Hisobotni qanday yozish kerak?

Memorandum tuzilishi jihatidan memorandumga o'xshaydi. Uning asosiy farqi adresatdir: agar eslatmadagi ma'lumot boshqa har qanday xodimga yuborilishi mumkin bo'lsa, u holda memorandumda xabar yuqori mansabdor shaxsga yuboriladi.

Memorandumni tayyorlash usullari maqsadga qarab farqlanadi. Xususan, tashkilot ichida rahbariyatga yuborilgan ichki memorandum xuddi eslatma kabi tuziladi. Farqi "Memorandum" deb nomlangan matn blokining mazmunida, muammoning mohiyati bayoni, uni bartaraf etish bo'yicha takliflar yoki allaqachon ko'rilgan choralar tavsifi mavjud.

Ammo boshqa tashkilotlarning xodimlariga mo'ljallangan tashqi memorandumni tuzishda qoidalar yanada qat'iyroq:

Hujjat tashkilot blankida tuziladi.
Eslatma kompaniyaning chiquvchi xatlar kitobida ro'yxatga olinadi, berilgan ro'yxatga olish raqami esa notaning sarlavhasida ko'rsatilgan. Shuningdek, eslatma olingandan so'ng, u qabul qiluvchi tashkilotda kiruvchi hujjat sifatida ro'yxatga olinadi.
Tashqi eslatma, qoida tariqasida, firma rahbari yoki uning o'rinbosari tomonidan imzolanadi. Yuborilganda boshqa bo'limlar rahbarlarining imzolari ham talab qilinishi mumkin.
Notaning sanasi uning imzolangan va yuborilgan sanasi hisoblanadi.
Agar eslatma hujjatli ilovalar bilan birga bo'lsa, uning matn qismida ilova qilingan hujjatlar ro'yxati tuziladi.

Memorandumning matn qismi uning maqsadiga bog'liq:

Hisobot hisobotida ishning borishi, bajarish muddatlari, mavjud muammolar tavsifi va boshqalar to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak. Bunday hisobot xo'jayinga ishdagi kamchiliklarni o'z vaqtida payqash va ularni bartaraf etish imkonini beradi.
Muayyan vaziyat haqida ma'lumot beruvchi memorandum muammoning batafsil tavsifi va uni takomillashtirish (bartaraf qilish) bo'yicha takliflardan iborat. Amalda, ko'pincha bunday hujjatlar xodimlar tomonidan mehnat intizomini buzganliklari to'g'risidagi shikoyatlarga bag'ishlangan va salbiy xarakterga ega, shuning uchun ma'lumotni taqdim etishda hissiy komponentni e'tiborsiz qoldirish va mohiyatga rioya qilish muhimdir.

Memo yoki memorandum: farq nima?

Ko'rib turganingizdek, xizmat va eslatmalarning umumiy jihatlari juda ko'p. Shunday qilib, ikkala variant ham biznes aloqasi uchun ishlatiladi, dizayn tuzilishi o'xshash. Shu bilan birga, bir qator farqlar mavjud:

Yodnoma korxona ichidagi turli darajadagi xodimlarga, memorandum esa faqat yuqoriroq darajaga (o'z yoki uchinchi tomon kompaniyasi) tuziladi.
Memorandum ichki hujjat hisoblanadi, memorandum esa boshqa yuridik shaxslar bilan tashqi yozishmalarda foydalanish mumkin.
Memo, memorandumdan farqli o'laroq, yuridik kuchga ega emas.
Yodnoma korxona ichida qo'llanilganligi sababli uni oddiy qog'oz varag'ida rasmiylashtirish mumkin. Xuddi shu printsipga ko'ra, agar u kompaniya ichida qo'llanilsa, ichki hisobot tuziladi. Shu bilan birga, agar hisobot boshqa tashkilotga yuborilgan bo'lsa, uni tuzishda blanka, ro'yxatga olish raqami va rasmiy yozishmalarning boshqa majburiy elementlari qo'llaniladi.