LARIN Mixail Vasilevich

HUJJATLARNI TASHKIL ETISh: TARIX VA METODOLOGIYA MASALALARI

Mutaxassisligi: 05.25.02 - "Hujjatli film, hujjat aylanishi, arxivshunoslik"

tarix fanlari doktori ilmiy darajasini olish uchun dissertatsiya

MOSKVA 2000 yil

Ish Butunrossiya hujjatlar va arxiv ishlari ilmiy-tadqiqot institutida olib borildi

Mavzuning dolzarbligi. Mamlakatimizda samarali ishlaydigan vakillik, ijroiya, sud hokimiyati, ishlab chiqarish, fan va ta'lim institutlari bo'lgan huquqiy davlatning tashkil etilishi nafaqat ularning faoliyatining keng qamrovli va to'laqonli huquqiy asoslari, balki oqilona shakllanishi bilan ham belgilanadi. , ularning ishlashining aniq qoidalari va tartiblari, shu jumladan hujjatlar bilan ishlash sohasida. Rossiya davlatchiligini mustahkamlash uchun hujjatlarni oqilona boshqarish ma'muriy apparatni mustahkamlash va uning barqarorligining muhim elementi bo'lib xizmat qilishi mumkin.

Hujjatli ma'lumotlar boshqaruvning asosini tashkil qiladi, uning samaradorligi ko'p jihatdan axborot ishlab chiqarish va iste'mol qilishga asoslangan. Zamonaviy jamiyatda axborot ishlab chiqarishning to'laqonli manbaiga, jamiyatning ijtimoiy va siyosiy hayotining muhim elementiga aylandi. Axborot sifati nazorat sifatini belgilaydi, chunki axborot, qon aylanish tizimi singari, barcha boshqaruv elementlariga kirib, ularga energiya salohiyatini beradi va ularni maqsadli harakatga keltiradi.

Ma'lumotlar tashkilot shakliga ega bo'lgan va vaqt va makon bo'ylab harakatlanadigan hujjatlarda qayd etiladi. Hujjatlar va hujjatli ma'lumotlar boshqaruv qarorlarining asosini tashkil etadi va ularning moddiy timsolidir, qonuniy kuch beradi va shu orqali ularning bajarilishiga hissa qo'shadi.

Tashkilotlar faoliyatini hujjatlashtirish va hujjat aylanishi muammolari xuddi hujjatlar kabi qadimiydir "va menejmenti. Hozirgi vaqtda bu muammo yangi axborot texnologiyalarining jadal rivojlanishi, jamiyatni tez axborotlashtirish bilan aktualizatsiya qilinmoqda.

Butun dunyoda hujjatlar hajmining doimiy o'sishi, axborotni qayta ishlashda elektron kompyuterlardan foydalanishning ko'payishi, qog'oz bo'lmagan axborot vositalaridan foydalanish va boshqa maqsadlar.

omillar mutaxassislarni hujjatli ma'lumotlarni o'zlashtirish va boshqarishning yangi imkoniyatlarini izlash zarur degan xulosaga keltiradi. Tashkilotlardagi hujjat aylanishi muammosiga e'tiborimizni qaratgan holda, biz nazariy va amaliy ahamiyatga ega bo'lgan, hozirgi bosqichda dolzarb bo'lgan ilmiy tadqiqot yo'nalishini tanladik.

Zamonaviy hujjat aylanishi uchun zamonaviy axborot texnologiyalarining imkoniyatlarini hujjat aylanishida ulardan foydalanish nuqtai nazaridan o'rganish muhim ahamiyatga ega. Yozuvlarni yuritish nazariyasi va amaliyoti sohasida to'plangan yutuqlarni tahlil qilish, ularni keyingi rivojlanish tendentsiyalarini aniqlash va shu asosda yangi ilmiy natijalarga erishish zarur.

Tadqiqot mavzusini tanlash bir qancha omillarga bog'liq:

Birinchidan, hujjatli muhitni, birinchi navbatda, davlat boshqaruvining samaradorligini oshirish vositasi sifatida tartibga solish zarurati bilan bog'liq jamiyatning ijtimoiy tartibining mavjudligi;

ikkinchidan, hujjatlarni rasmiylashtirish va arxiv fanining o'zaro bog'liq muammolarini amaliy ilmiy ishlanmalarga aylantirish uchun ularni yangi sharoitda chuqur o'rganishda Rossiya arxiv xizmatiga ehtiyoj;

uchinchidan, Rossiyaning axborotlashtirish tezligining oshishi va uning jahon axborot makoniga, shu jumladan, hujjat aylanishi sohasidagi dolzarb vazifalari.

Bizning fikrimizcha, zamonaviy sharoitda hujjat aylanishi muammosini hal qilish, tashkilotlarning axborot resurslarini maqsadli shakllantirishga, ularning samarali ishlashini ta'minlashga, shuningdek, vaqt, mehnat va sarf -xarajatlari kam bo'lgan iste'molchilar uchun axborot resurslaridan ochiq foydalanish imkoniyatini beradi. mablag '.

Mavzuni ishlab chiqish va o'rganish darajasi. Ta'kidlash joizki, mahalliy adabiyotda hujjat aylanishi masalalari shu paytgacha mustaqil sifatida ko'tarilmagan. Faqat ba'zi hollarda

botlar A.N. Sokovaning ta'kidlashicha, hujjatlarni boshqarishni tadqiqot mavzusi sifatida xorijiy tajribani aks ettirish va ichki hujjatlar aylanishini rivojlantirish va ofis ishini tashkil etishning istiqbolli yo'nalishi sifatida ko'rish mumkin.

Shu bilan birga, kompyuter texnologiyalari va kommunikatsiyalarining "dastlabki to'planishi" bosqichidan ancha o'tib ketgan rivojlangan mamlakatlarda, hozirgi paytda "postindustrial" yoki "axborot" sifatida tavsiflangan jamiyatda hujjat aylanishi muammolarining rivojlanishi tobora ko'payib bormoqda. diqqat.

Изучение работ западных специалистов показывает, что большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс va boshq.). Ta'kidlash joizki, ko'plab olimlar va mutaxassislar hujjatlarni tashkilotning axborot resurslarining ajralmas qismi sifatida baholab, tashkilotlarda hujjat aylanishi va axborot boshqaruvi o'rtasidagi o'zaro munosabatlar muhimligini bir necha bor ta'kidlashgan. Bunday baholashga asoslanib, hujjatlar bilan ishlashda yangi axborot texnologiyalarini yanada chuqurroq ishlatish va hujjat aylanishi tuzilmalarini tashkilotlarning umumiy infratuzilmasiga kiritish talabi qo'yiladi2. G'arblik mutaxassislar tadqiqotining o'ziga xos xususiyati shundaki, ular ish yuritish va hujjatlarni idoraviy saqlash o'rtasidagi texnologik va tashkiliy bo'shliqni bartaraf etishga qaratilgan.

Ma'lumki, Rossiyaning o'ziga xos tarixiy tarixi bor

1 Sokova A.N. Menejment sohasidagi biznes hujjatlari. - M.: Bilim, 1985.

2 Menne-Xaritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: Vo ist der Sand im Oetriebe? // Deutschcr Dokumentartag 1994. Ishlar, DGD, 1994, p. 11-38; Macdonald D. Zamonaviy institutda hujjat aylanishi. - SIF OTSNTI VNIIDAD, No 1220 "p"; Roberge M. Axborot asrida - ma'muriy axborotni global tizimli va tizimli boshqarish. - SIF OTSNTI VNIIDAD, No 1144 "p" va boshqalar.

1 Hives Cr. Hujjatlar, ma'lumot va arxivlarni firmalarda boshqarish. - SIF OTSNTI VNIIDAD, No 889 "p"; Riks A. Arxiv vazifasi sifatida ofis ishlaydi. - SIF OTSNTI VNIIDAD, No 946 "p" va boshqalar.

hujjatlar bilan ishlash sohasidagi an'analar, G'arb tajribasi va G'arb yondashuvlarini to'g'ridan -to'g'ri olish mumkin emas. Bu asosiy hujjatlar va usullarni qo'llash imkoniyati va yo'llari muammosini hal qilish uchun erishilgan darajani tahlil qilish va baholash uchun uy hujjatlari evolyutsiyasi va ish yuritishning rivojlanish muammolarini o'rganish zarurligining sababidir. zamonaviy Rossiyada hujjat aylanishi.

Hozirgi vaqtda ichki hujjat aylanishi MGIAI va VNIIDADning ilmiy asarlarida, maqolalar to'plamida, o'quv va uslubiy qo'llanmalarda, konferentsiya materiallarida aks ettirilgan katta miqdordagi bilimlarni to'plagan. Afsuski, hali ham katta monografik tadqiqotlar yo'q. Nashr qilingan asarlar asosan darsliklar va o'quv qo'llanmalari (V.I. Andreeva, T.V. Kuznetsova, Ya.Z. Livshits, K.G. Mityaeva, VS Mingalev, A.V. Davlat universitetining hujjatlar va hujjatlarni qo'llab -quvvatlash kafedrasi mualliflari jamoasi) xususiyatiga ega. menejment bo'yicha).

K.G.ning asarlari. Mityaev, "yozuvlar boshqaruvi" atamasini birinchi bo'lib taklif qilgan va ilmiy intizom sifatida ish yuritishni rivojlantirishga katta nazariy va amaliy hissa qo'shgan1.

KG. Mityaev birinchi marta inqilobdan oldingi Rossiya va SSSRdagi ofis ishlarining tarixini tizimli ravishda bayon qilib, uning rivojlanishining asosiy davrlarini, ofis ishlarining turlarining o'ziga xos xususiyatlarini, ish yuritishning tegishli qurilish tizimlari bilan aloqasini ko'rsatdi. davlat apparati, ish yuritish va arxiv ishlarining rivojlanishining o'zaro bog'liqligi. Tarix -arxiv institutining keyingi darsliklari, asosan, ish yuritish tarixi bo'yicha taqdim etilgan materiallar hajmini oshirib, o'tgan davrning xronologik doirasini kengaytirdi.

Shu bilan birga, 70-80 -yillarda o'quv qo'llanmalari T.V. Soxtalash-

1 Mityaev K.G. SSSRda ish yuritish tarixi va tashkil etilishi: darslik. qo'llanma / MGIAI. - M., 1959; U ham xuddi shunday. Arxivlash nazariyasi va amaliyoti. Darslik. qo'llanma / MGIAI. - M., 1946; U ham xuddi shunday. Hujjatlar, uning vazifalari va rivojlanish istiqbollari // Vopr. arxiv tadqiqotlari. - 1964. - 2 -son va boshqalar.

tsovoy, Ya.Z. Livshits, M.P. Ilyushenko va hujjat aylanishini ilmiy fan sifatida rivojlantiradigan va hujjat terminologiyasi va hujjatlashtirish tizimlari, hujjat funktsiyalari va ularning rivojlanishi, hujjatlarni boshqarish jarayonlaridagi rolini aks ettiruvchi, hujjat aylanishi uchun hujjatlarni boshqarish masalalarini ko'taradigan boshqa olimlar. elektron hisoblash texnologiyalarining ta'siri hujjatlarni qo'llab -quvvatlash boshqaruv.

Ta'kidlash joizki, VNIIDAD olimlarining ishi, ular 1966 yilda institut tashkil etilganidan buyon hujjat aylanishi, ofis ishini tashkil etish va boshqaruvni hujjatlar bilan ta'minlash, hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish muammolarini izchil hal qilib kelgan. Yozuvlarni boshqarishning asosiy toifalarini o'rganishga katta hissa qo'shgan A.S. Malitikov, V.D. Banaskzhevich, K.I. Rudelson va boshqa olimlar.

Yozuvlar boshqaruvining rivojlanishiga MGIAI va VNIIDADda himoya qilingan doktorlik va magistrlik dissertatsiyalari katta hissa qo'shadi, bu tadqiqot uchun ham muhim ahamiyatga ega. Doktorlik dissertatsiyasi A.N. Sokova, bu erda birinchi marta K.G.dan keyin. Mityaeva, yangi axborot texnologiyalarini amaliyotga joriy etish sharoitida yozuvlarni boshqarish nazariyasini shakllantirishga muvaffaqiyatli urinishdi1.

Doktorlik dissertatsiyalari, qoida tariqasida, yozuvlarni boshqarish nazariyasi va amaliyotining ayrim jihatlarini ko'rib chiqadi. Hujjat ayirboshlash tarixi va sovet davridagi ish yuritish masalalari (V.I. Andreeva, I.M.Baginskiy, V.D. Banasyukevich, M.P. Bobyleva, M.I. Dodonova, M.N., Kremer BI, Kuzmicheva AD, Podolskaya IA, A. Rayxtsauma AL, Selskogo DI, Tamm IE va boshqalar) 2.

"Sokova A.N. Ilmiy -texnik inqilob sharoitida sovet yozuvlarini boshqarishning rivojlanishi (1960-1980): Tezislar avtoreferati .... Tarix fanlari doktori. 05.25.02 / MGIAI. - M, 1987." Andreeva IN VA. SSSR davlat apparatining boshqaruv ishini va ish yuritishni ilmiy tashkil etishning asosiy yo'nalishlari (1920 -yillar davriy jurnallari jurnallari materiallari asosida): avtoreferat. dis. ... tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1985; Baginskiy I.M. V.V. Kuybishev SSSR Ishchi -dehqon inspektsiyasi Xalq komissarligi apparati va ish yuritish ishini takomillashtirish to'g'risida: Muallif. dis.

Inqilobdan oldingi davr kam o'rganilgan (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Dissertatsiyaning bir qismi hujjatlashtirish tizimlarini va boshqaruv funktsiyalari hujjatlarini o'rganishga bag'ishlangan (T.A.Bikova, I.V. Gerasimova, I.B. Efanova, A.S. Krasavin, L.V. Potapova, A.Yu. asarlari) 2, boshqa dissertatsiyalar hujjatlarni qo'llab -quvvatlash masalalarini qamrab oladi. alohida ob'ektlar, bir xil turdagi muassasalar (Arxipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov EA, Pshenko AV, Sirotkin A.N., Stepanov E. A.) 3. Hujjatlarni birlashtirish va standartlashtirish masalalari ancha chuqur ishlab chiqilgan (Vasilev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.) 4. Ba'zi tezislarda (Malitikov A.S., Predein E.V.,

Tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / MGIAI. - M .. 1979; Rayxaum A.L. SSSRda idoraviy bo'lmagan ratsionalizatsiya organlari tomonidan ma'muriy apparat va ish yuritishning takomillashtirilishi (1924-1931): Muallif referati. dis. ... tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1978; Tamm I.E. Sovet davlat idoralari ishining shakllanishi. 1917-1923: Muallif referati. dis. ... tarix fanlari nomzodi. 05.00.02 / MGIAI. - M. 1975 va boshqalar 1 Vyalova L.M. 19 -asrning birinchi yarmida Rossiya imperiyasining qonun hujjatlarida markaziy davlat organlarining ish yuritishni tashkil etish: Avtoref. dis. ... Cand. ist. fanlar. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1987; Lukashevich A.A., 70-90-yillarda viloyat ishi hujjatlarini ishlab chiqish: avtoreferat. dis. ... Cand. ist. fanlar. 05.25.02 / VNIIDAD. - M., 1995 yil.

"Bykova T.A. Boshqaruv hujjatlari tizimini shakllantirish ijtimoiy rivojlanish mehnat jamoalari. 1965-1985 yillar (elektr sanoati misolida): Avtoref. dis. ... tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1988; Krasavin A.S. Tashkilot xodimlarining mehnat faoliyatini hujjatlashtirish hukumat nazoratida(tarix va hozirgi holat): Muallif referati. dis. ... Cand. ist. fanlar. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1978; Chukovenkov A.Yu. Boshqaruv sohasida mashinada o'qiladigan hujjatlarni saqlash va ulardan foydalanishni tashkil etish: Avtoref. dis. ... Cand. tarix fanlari. 05.25.02 / VNIIDAD. - M., 1987 va boshqalar.

Arxipova N.I. Hisoblash markazlarini boshqarish uchun hujjatlarni qo'llab -quvvatlash (tarixi, hozirgi holati va rivojlanish istiqbollari): Avtoref. dis. ... tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1978; A. V. Pshenko Hozirgi bosqichdagi arxiv xizmati faoliyatini hujjatlashtirish: Avtoref. dis. ... tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / VNIIDAD. - M., 1983; E.A. Stepanov SSSR oliy va o'rta maxsus ta'limini boshqarish tizimida hujjatlashtirish jarayonlarini takomillashtirish (tarixi va hozirgi holati): avtoreferat. dis. ... tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1979 va boshqalar.

4 Vasilev M.A. Matnni birlashtirish muammosi boshqaruv hujjatlari sovet institutlarining ish yuritishida ishlatiladi (tarixi va hozirgi holati): Avtoref. dis. ... tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1975; Sankina L.V. Standartlashtirish va unifikatsiya asosida boshqaruv hujjatlari shakllarini takomillashtirish (1917-1980): Mualliflik referati. dis. ... tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / MGIAI. - M.,

Shchensnovich G.G.) hujjatlarni boshqarish xizmatlarining umumiy va maxsus muammolarini ko'rib chiqdi.

Dissertatsiya tadqiqotlarini o'rganish shuni ko'rsatadiki, hujjat aylanishi muammolari ularda chuqur aks etmaydi, ular zamonaviy kompleks yondashuv va ko'rib chiqishni talab qiladi.

So'nggi o'n yil ichida, afsuski, nazariy tadqiqotlar va amaliy tadqiqotlar o'rtasidagi muvozanat ikkinchisi foydasiga buzildi. Amaliy ish yuritishda ishchilar uchun asosan hujjatli fanning to'plangan ilmiy va uslubiy salohiyatini izohlaydigan ko'p sonli o'quv qo'llanmalari va qo'llanmalari shundan dalolat beradi.

Endilikda buzilgan muvozanatni bosqichma -bosqich tiklash va boshqaruvni hujjatli qo'llab -quvvatlash sohasidagi nazariy tadqiqotlarni kuchaytirish tendentsiyasi kuzatilmoqda. Ixtisoslashgan jurnallarning ko'plab zamonaviy nashrlari, ilmiy anjumanlar to'plamlari zamonaviy sharoitda hujjatlar bilan ishlashning dolzarb muammolarini hal qilishga, hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni, terminologiyani, ish yuritish tarixini himoya qilishga, huquqiy qo'llab -quvvatlash boshqaruv xodimlari faoliyatini hujjatlashtirish, yangi axborot texnologiyalarining ish oqimi va hujjatlarni tashkil etishga ta'siri, elektron hujjatlar muammolari. Katta qiymatga qaramay, bu asarlar hujjatlarni boshqarishning faqat ayrim jihatlarini qamrab oladi va keyinchalik analitik va sintetik ishlov berish uchun ishonchli tadqiqot materiali bo'lib xizmat qilishi mumkin.

Hujjatlarni boshqarish muammosini arxiv adabiyotlarini tahlil qilmasdan o'rganish mumkin emas. Olim-arxivchilar jiddiy ish qilishdi

1983; Yankovaya V.F. Boshqaruv hujjatlari matnlarini optimallashtirish (nazariy jihati): Avtoref. dis .... tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / VNIIDAD. - M., 1987 va boshqalar. "Malitikov A.S. SSSRda hujjatli va arxiv tadqiqotlarining asosiy yo'nalishlari (1956-1970): Muallifning avtoreferati ... Tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1971; Shchensnovich GG Avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimi sharoitida hujjatlar tizimini tashkil etishning asosiy tamoyillarini ishlab chiqish: Tezisning tezislari .... Tarix fanlari nomzodi 05.25.02 / MGIAI. -M., 1975.

hujjatning epistemologiyasini, hujjatlashtirish tizimining shakllanishi va rivojlanishini, hujjat aylanishining terminologik tizimini tushunish uchun muhim bo'lgan tadqiqot ishlari (A.V. Elpatievskiy, V.P. Kozlov, A.D. Stepanskiy, E.V. Starostin va boshqalar). Hujjatning axborot xususiyatlarini tushunish uchun arxivshunoslik sohasidagi mutaxassislar hujjatlar massivlari va axborot resurslari o'rtasidagi bog'liqlikni ko'rsatib, ko'p ishlarni amalga oshirdilar. Arxivshunoslik bo'yicha alohida ishlarda (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) ham operativ boshqaruvda, ham hujjatlarni arxivda saqlash bosqichida axborotni qayta ishlash jarayonlarining o'xshashligi isbotlangan. Ish yuritish va arxiv ishlarining o'zaro bog'liqligini, ish yuritishning asta -sekin arxiv organlari yurisdiktsiyasiga o'tish jarayonini ko'rsatadigan asarlar qiziqish uyg'otadi1. Arxiv tadqiqotlari ma'lum turdagi hujjatlar qiymatining o'zgarishini ko'rsatadi tarixiy rivojlanish, davlatning rivojlanishi va uni tashkil etish yo'llari bilan bog'liq hujjatlashtirish tizimining evolyutsiyasini ochib berish.

Hujjatlarni boshqarish ilmiy toifa sifatida boshqaruv va axborot jarayonlarini tashkil etish bilan chambarchas bog'liq, shuning uchun axborot nazariyasi, axborot tizimlari, hujjatlar bilan ishlashni axborotlashtirish va kompyuterlashtirish bo'yicha adabiyotlarni tahlil qilish ushbu tadqiqotning muhim qismidir. Bu, birinchi navbatda, hujjatli massivlarni tashkil qilishning asosiy moddasi sifatida ma'lumotlarning muhim xususiyatlarini tushunish bilan bog'liq muammolarni aks ettiruvchi tadqiqotlardir. A.D.ning asarlari. Ursula, A.I. Jukova, Yu.I. Chernyak, V.G. Turli yillarda yozilgan Afanasyev va boshqalar nazariy asos yaratishga imkon berdi, uning asosida axborot va hujjatlarning uzviy bog'liqligining asosiy g'oyasi qurildi va hujjat aylanishida axborot metodologiyasini qo'llash imkoniyatlari aniqlandi. G.G asarlarida. Artamonov, G. Volfram,

"Ermakova IN. Sovet davlat ish yuritishining shakllanishi va rivojlanishi (1917-1959): tezislar avtoreferati. ... tarix fanlari nomzodi. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1994; Pshenichniy A.P. Markaziy arxiv boshqarmasi. SSSR va RSFSR (1929-1938): Tezisning tezislari ... Tarix fanlari nomzodi, 05.25.02 / MGIAI. - M, 1985 va boshqalar.

Jahannam. Ursula va boshqa olimlar global ma'noda ham, alohida tashkilotlar doirasida ham axborot resurslarini shakllantirish va ishlatishning asosiy muhim muammolarini chuqur o'rganib chiqdilar. Axborot resurslari muammosi haligacha yakuniy hal qilinmagan, shunga qaramay, ushbu ishlarda kontseptual toifalar, ushbu tadqiqot uchun muhim bo'lgan asosiy metodologik va kontseptual qoidalar shakllantirilgan.

Kompyuter olimlarining asarlarida hujjatlarni boshqarish muammolari asosiy emas, balki bo'ysunuvchi bo'lib ko'rinadi, ular yangi axborot texnologiyalarini ishlab chiqish sharoitida hujjatlashtirish va hujjatlarni qo'llab -quvvatlash masalalarini o'rganmagan. Bu muammo "axborotni qayta ishlash", "axborotga kirish", "axborot kommunikatsiyalari", "axborotni saqlash", "axborotdan foydalanish" kabi bir qator tushunchalarda aniqlanmagan, garchi bu "ma'lumotlarning" barchasi deyarli hujjatlar bo'lsa ham. turli xil, asosan qog'ozda, ommaviy axborot vositalarida ".

Adabiyotda va elektron hujjatlar masalalarida yomon rivojlangan. Jiddiy terminologik tafovutlar, elektron hujjatlarning mohiyati va xususiyatlari, ularning texnotronik, mashinada o'qiladigan va an'anaviy hujjatlar bilan aloqasi borasida aniq tasavvurning yo'qligi mavjud. Shunga qaramay, ushbu tadqiqotlar guruhining tahlili bu muammo bo'yicha hujjat aylanishi haqidagi tushunchani shakllantirishga va ushbu ishlardan hujjat aylanishining ilmiy muammosini hal qilishda foydalanishga imkon beradi2.

Mavzuni o'rganish uchun muhim ahamiyatga ega bo'lgan axborot menejmenti bo'yicha ishlarni o'rganish - axborot jamiyati bilan bir qatorda rivojlangan mamlakatlarda paydo bo'lgan yangi ilmiy fan edi. Mahalliy adabiyotlarda axborotni boshqarish tizim sifatida

1 Klimenko S.V., Kroxin I.V., Kushch V.M., Lagutin YL. Korporativ tarmoqlardagi elektron hujjatlar: Gutenbergning ikkinchi kelishi. - M: Ankey - Ektrends, 1999 va boshqalar.

2 Tixonov V.I., Yushin I.F. Elektron arxiv va elektron hujjat aylanishi // Vatan, arxivlar. - 1999. - No 2. - S. 19-20; Kurilo A.P. Banklararo elektron hisob -kitoblar tizimida elektron hujjatning huquqiy rejimi to'g'risida // Axborotlashtirish muammolari. - 1999. - № 3 va boshqalar.

uslublar mavzusi juda yomon aks ettirilgan. Faqat A.V ishida. Darslik shaklida tayyorlangan Kostrov, afsuski, rus sharoitiga ishora qilmasdan, axborotni boshqarishning mohiyatini tizimli ravishda taqdim etishga urinib ko'rdi. "Bizning ishimizda birinchi marta axborotni boshqarish nuqtai nazaridan o'rganish. Hujjatlar boshqaruvi boshlandi va xulosalar chiqarildi, bu bizga axborot menejmentini yangi axborot texnologiyalaridan foydalangan holda hujjatlarni boshqarishning rivojlanish istiqbolli yo'nalishi sifatida baholash imkonini beradi.2 Boshqa bir qator ishlarda axborotni boshqarish muammolari bilvosita, boshqa muammolarni hal qilish doirasida ko'rib chiqiladi. Rossiya Federatsiyasi davlat hokimiyatining oliy organlari uchun axborot ta'minoti tizimini yaratish va faoliyatining kontseptual qoidalari va amaliy tajribasi3.

Mahalliy adabiyotlarda axborotni boshqarish muammosining etarli darajada ishlab chiqilmaganligi va yoritilishi hisobga olinsa, muallif bu bo'shliqni asosan nemis tilidagi xorijiy tadqiqotlar bilan to'ldirishga harakat qilgan. R.Kulen, I.Gerget, G.Verzig, V.Volfram, T.Ziger, E.Vogel va boshqa olimlarning asarlari axborot menejmentining ilmiy intizom va amaliy boshqaruv sohasi mohiyati haqidagi tushunchalarini ochib beradi4. Shu bilan birga, buni alohida ta'kidlash lozim

1 Kostrov A.V. Axborotni boshqarishga kirish: darslik. qo'llanma / Vladi-mirsk. davlat texnologiya un-t. - Vladimir, 1996 yil; shuningdek qarang: Perel I.S., Slavin V.N. Chet elda axborot faoliyati va axborotni boshqarish muammolari / NPO Poisk. - M, 1992; Kostomarov M.N. Chet elda axborot tizimlarini boshqarish / RGTU. - M., 1996 yil.

2 Larin MB. Hujjatlarni boshqarish va yangi axborot texnologiyalari. - M.: Ilmiy kitob, 1998.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Davlat boshqaruvini axborot bilan ta'minlash. - M.: Slavyan dialogi, 2000.

4 Herget I. Konzeptjon des Informationsmanagements Informationswissenschaftlichen Sludienangeboten // Evropa ma'lumotlari. Ishlar // Konstanz, 1990; Xofmeyster XV Einsats von Dokumentenmannji sanoatida boshqarish // Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt -Mayn, 1994. - S. 183-187; Kuhlen R.

bu hujjatlarning deyarli hech biri yozuvlarni boshqarishda axborotni boshqarish qoidalarini qo'llashga urinmagan.

Hujjat aylanishi muammosini to'liq hal etish huquqiy yordamisiz mumkin emas. Ko'rinib turibdiki, zamonaviy Rossiyada huquqning rolini kuchaytirish davlat boshqaruvi samaradorligining zaruriy shartidir. So'nggi yillarda axborot va hujjatlashtirish sohasi huquqshunos olimlarning mustaqil tadqiqot ob'ektiga aylandi va hatto yangi tarmoq - axborot huquqi shakllandi. V.A. asarida. Kopylov, axborotni tartibga solish, hujjatlarni rasmiylashtirish, hujjatlarni arxivda saqlash bilan bog'liq barcha amaldagi huquqiy hujjatlar tizimlashtirilgan1. Muallif, uning fikricha, amaldagi qonunchilikda etarlicha aks ettirilmagan "hujjatlashtirilgan ma'lumotlar" toifasiga e'tibor qaratadi va elektron hujjatlar muammolarini qonuniy hal qilish vazifasini qo'yadi.

I.L. Bachilo. Uning asarlari olimning davr qiyinchiliklariga adekvat javob berishining yaqqol namunasi bo'lib xizmat qiladi va bu tadqiqot uchun katta ahamiyatga ega2.

Ma'lumot Markt. - Konstanz, 1995; SeegerT. Berufsfeldes ma'lumotlari va hujjatlarni rasmiylashtirish. - KG. Saur, 1990; Vogel E. Axborot boshqaruvi. - Ma'lumotlar va hujjatlarning ma'lumotlari. 2 -guruh, K.G. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Tashkilotlar - Kommunikatsiya: Die Kunst, xaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989: Wolfram G Organisator Gchealtung des Informationsmanagements. - Verlag Lossf Eul, Gladbax-Koln, 1996 va boshqalar.

1 Kopylov V.A. Axborot qonunchiligi. - M.: Huquqshunos, 1997; U ham xuddi shunday. Ma'lumot huquqiy tartibga solish ob'ekti sifatida // NTI / VINITI. - M., - 1996. - No 8; U ham xuddi shunday. Axborot mulki masalasida // NTI. Ser. 1. Axborot ishlarini tashkil etish va metodologiyasi / VINITI. - M., - 1998. - № 3.

~ "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonuniga sharh (tahr. I.L. Bachilo, A.V. Volokitin va boshqalar). Moskva: RAS IGP, 1996; Bachilo I.L. Axborot resurslariga egalik qilish to'g'risida // Rossiyaning axborot resurslari. - M., - 1997. - No 4; U xuddi shunday. Axborot resurslari huquq ob'ekti va Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi bilan tartibga solinadigan munosabatlar ob'ekti sifatida // Shu erda. -J999. -№ 1; U xuddi shunday.

Hujjatlar boshqaruvi boshqaruv funktsiyasi sifatida tashkilotlarda tanlangan maqsadga erishish uchun qaror qabul qilish jarayoni doirasida amalga oshiriladi. Shuning uchun hujjat aylanishi boshqaruv muammolari, tashkiliy tuzilmalar, axborotni boshqarish tizimlarini loyihalash masalalari, ularni joriy etish va ishlatish, boshqaruv protseduralari va jarayonlarini avtomatlashtirish bilan chambarchas bog'liq.

Tashkilotlarni boshqarish bo'yicha zamonaviy tadqiqotlar strategik va operatsion maqsadlarga erishish uchun axborotni oqilona qayta ishlashning muhimligini ko'rsatadi. Jahon iqtisodiy, ijtimoiy va axborot jarayonlarining globallashuvi boshqaruv sifatiga bevosita ta'sir qiladi. Zamonaviy geosiyosiy voqelik fonida va axborot jamiyatining rivojlanishini hisobga olgan holda tashkilotlarda boshqaruv muammolarini hal qilish usullari bir qator yirik monografik tadqiqotlar va maqolalarda, mahalliy va g'arblik mutaxassislarning zamonaviy darsliklarida aks ettirilgan ".

Hujjatning evolyutsiyasi, ish yuritish tizimlari va menejmentni hujjatli qo'llab-quvvatlash muayyan tarixiy sharoitda sodir bo'ladi va ular bilan shartlanadi. Rossiya tarixi tadqiqotchilarining, xususan, davlat institutlari tarixchilarining asarlari, ofis islohotlari va boshqaruv islohotlari o'rtasidagi yaqin aloqani va ularning Rossiya tarixining ma'lum bir davridagi ijtimoiy-iqtisodiy va siyosiy sharoitlarga mosligini ko'rsatadi. N.P.ning asarlari. Eroshkina va T.P. Korjixina, shuningdek T.G. Arxipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, S.P. Strekopytov, davlat muassasalari tarixi bo'yicha boshqa olimlar, ma'lum bir tarixiy davr va mavzularda boshqaruv tizimining qurilishini aniq ko'rsatib berishdi.

Axborotlashtirish sharoitida hujjatlashtirishning huquqiy masalalari // Axborotlashtirish sohasidagi qonunchilik muammolari: Tezislar. xabar berish ettinchi Butunrossiya. konf. - M.: GUP "VIMI", 1999 va boshqalar.

"Tashkilotni boshqarish: darslik / A.G. Porshnev, Z.P. Rumyantseva, N.A. Salomatin tahriri ostida. - M.: Infra, 1998; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N., Xayr MA Kirish. axborotni boshqarish... - SPb., 1999; Mark D., MakGaun K. Strukturaviy tahlil va dizayn metodologiyasi / Tarj. ingliz tilidan - M.: MetaTexnologiya, 1993; Loyiha boshqaruvi dunyosi / Ed. X. Reschke, X. Schelle. - M.: Alane, 1994; Mescon MZ, Albert M “Hedouri F. Menejment asoslari. - M.: Delo, 1992 va boshqalar.

shu bilan ular boshqaruv apparatlarida ish yuritishni tashkil qilishni o'rganish imkoniyatini beradi.

Manba o'rganish ilmiy fan sifatida tarixiy taraqqiyotda hujjatli serialni muntazam o'rganish muammolarini hal qilish nuqtai nazaridan fanni hujjatlashtirish uchun etarlicha yaqin. Bu borada Borodka-na L.I., Voronkova S.V., Golikov A.G., Kashtanov S.M., Kozlov V.P., Medushevskaya O.M., Muravyev V.A., Sokolov A K., Shmidt S.O. va boshqalar manba tadqiqotlarida to'plangan tajribadan hujjatlar va hujjatlar tizimlarining evolyutsiyasini tahlil qilish uchun foydalanish imkonini berdi.

Tahlil shuni ko'rsatadiki, muammoning tegishli sohalarida o'tkazilgan katta miqdordagi tadqiqotlarga qaramay, hujjat aylanishining dolzarb muammosining juda zaif rivojlanishini ko'rsatish kerak. Shunday qilib, davlat boshqaruvi va ish yuritish islohotlari o'rtasidagi munosabatlar masalalari, hujjatli muhitni davlat tomonidan tartibga solishning o'rni etarlicha ishlab chiqilmagan; hujjatning terminologik muammolari va uning ijtimoiy va texnik omillar ta'siri ostida evolyutsiyasi yanada chuqurroq tizimli o'rganishni talab qiladi. Sovet Ittifoqidan keyingi davrda boshqaruv tuzilmalari va funktsiyalarining o'zgarishi, Rossiyaning jahon axborot makoniga kirishi bilan bog'liq muammolarni hal qilish bilan bog'liq ofis ishi va hujjatlarni qo'llab-quvvatlashning rivojlanishi, shubhasiz, tarixiy qiziqish uyg'otadi. Hozirgi kunga qadar, qo'llaniladigan yangi axborot texnologiyalari tahlilini hisobga olgan holda, hujjat aylanishini har tomonlama va har tomonlama o'rganish yo'q.

Bitiruv malakaviy ishining tadqiqot ob'ekti - boshqaruv tizimlaridagi hujjatlashtirilgan ma'lumotlar. Boshqaruv jarayonida hujjatlashtirilgan ma'lumotlar bajariladi hal qiluvchi rol tashkilotlarning axborot resurslarini to'ldirishni ta'minlash. Axborot resurslarining tarkibi va mazmuni murakkablashishi, ularning hajmining keskin o'sishi munosabati bilan ularni oqilona boshqarishning eng muhim vazifasi paydo bo'ladi.

Hujjatli muhitning hozirgi holati nafaqat ijtimoiy-iqtisodiy o'zgarishlar, balki axborot texnologiyalarining rivojlanishi bilan ham bog'liq. Zamonaviy menejmentda amaldagi qonunchilik va boshqa huquqiy me'yorlar asosida ma'lumotlarni tuzatish, yig'ish, qayta ishlash, qidirish va uzatish tezligini, uni saqlash ishonchliligini, masofadan turib kirishni, axborot bilan ta'minlashni ta'minlaydigan kompyuter texnologiyalari va vositalari katta ahamiyatga ega. psixologik va ergonomik talablarni hisobga olgan holda, kerakli vaqtda, kerakli muhitda va kerakli shaklda. Jahon axborot resurslariga ochiq kirish, elektron hujjatlarga o'tish, hujjatlarni saqlash va uzatish, ya'ni. Axborotni tashkil etish va unga kirishning tubdan yangi usullariga o'tish, printsipial jihatdan yangi ilmiy va amaliy muammolarni yozuvlar boshqaruvi, arxivshunoslik, hujjatli filmlar va boshqa tadqiqot fanlari oldiga qo'yadi, ular tadqiqot ob'ekti sifatida hujjatga ega. Ularni hal qilish hujjatning axborot tashuvchisi sifatida evolyutsiyasining boy tarixiy tajribasini, ofis ishlarini rivojlantirishni, tashuvchilar va texnologiyalarni o'zgartirishni va tegishli bog'liqliklarni shakllantirishni talab qiladi.

Tadqiqot mavzusi tashkilotlarda hujjat aylanishi. Hujjat aylanishi tadqiqot mavzusi sifatida yangi ilmiy toifadir. Biroq, u avvalgi tajribaga va mahalliy hujjat aylanishining nazariy -uslubiy asosiga asoslanadi, an'anaviy ravishda hujjatni, hujjatlashtirish tizimini, hujjatlashtirish jarayonlarini va boshqaruvda hujjatlar bilan ishlashni tashkil qilishni o'rganadi. Hujjatlarni boshqarishni biz ofis ishi va hujjatlarni qo'llab -quvvatlash kabi tushunchalarning rivojlanishining birlashgan va yuqori bosqichi deb hisoblaymiz.

"Hujjatlarni boshqarish" universal atama sifatida xalqaro e'tirof va tarqatishga ega. Bu tashkilot hujjatlarining tuzilishi, ishlatilishi va saqlanishini boshqarishni anglatadi

iqtisodiyot va samaradorlik tamoyillariga asoslangan hayotiy tsikl, hujjatlarga nisbatan sifat menejmentini ta'minlaydigan yangi axborot texnologiyalaridan foydalangan holda to'liq boshqaruv manbasi sifatida. Agar ofis ishiga texnik boshqaruv funktsiyasi, boshqaruv hujjatlari esa yordamchi vazifa yuklatilgan bo'lsa, u holda tashkilotda hujjat aylanishi asosiy boshqaruv vazifasi vazifasini bajargan.

Yozuvlarni boshqarish biz tomonidan tashkilotlarning ishlashining o'ziga xos sharoitida ko'rib chiqiladi. Bunda tashkilot deganda, uning ierarxik darajasi, funktsional yo'nalishi va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, tashkilotning huquqiy kontseptsiyasiga mos keladigan har qanday tuzilma tushuniladi.

Dissertatsiya tadqiqotining maqsadi-har xil turdagi tashkilotlarda yangi axborot texnologiyalari sharoitida hujjat aylanishining ilmiy muammosini hal qilish, tarixiy rivojlanishda axborotni boshqarishga asoslangan qarorlar qabul qilish uchun hujjatlar resurslarini boshqarish kontseptsiyasi va metodologiyasini shakllantirish.

Tadqiqotning asosiy maqsadlari:

axborotni boshqarishda tutgan o'rni va tashkilotlarda zamonaviy axborot resurslarining tuzilishini tahlil qilish;

zamonaviy ish yuritishning asosi sifatida ichki ish yuritish tarixi va hujjatning evolyutsiyasini o'rganish;

elektron hujjatlarning o'ziga xos xususiyatlarini o'rganish;

hujjat aylanishining umummilliy tizimini yaratish tamoyillarini va uni huquqiy qo'llab -quvvatlash masalalarini ishlab chiqish;

zamonaviy axborot texnologiyalari va hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimlarining hujjatli tahlili;

axborotni boshqarishni tashkilotda hujjatlarni boshqarish tizimini yaratishning metodologik asosi sifatida tadqiq qilish.

Tadqiqotning xronologik asosi tanlangan mavzuning o'ziga xos xususiyatlari bilan belgilanadi. Ba'zi sohalarda ular rus markazlashgan davlati paydo bo'lgan paytdan to hozirgi kungacha bo'lgan tarixiy davrni o'z ichiga oladi, lekin ishning asosiy qismi oxirgi o'n yillikning hujjat aylanishi muammolarini qamrab oladi.

Ofis ishi tarixiga chuqurroq kirib, biz davlat boshqaruvi islohotlari va ish yuritish islohotlarining o'zaro bog'liqligini kuzatish, turli tarixiy davrlarda ish yuritish tizimining uzluksizligi va xususiyatlarini aniqlash, ofis ishini hujjatli yordamga aylantirish jarayonini ko'rsatish maqsadini ko'zladik. jamiyatni axborotlashtirishning zamonaviy sharoitida boshqaruv va hujjat aylanishiga o'tish uchun zarur shart -sharoitlarni yaratish uchun. Hujjatlarni hujjat aylanishining asosiy ob'ekti sifatida o'rganish hujjat aylanishining ilmiy fan sifatida shakllanishi jarayoniga bog'liq, shuning uchun biz 1960 -yillardan boshlab, hujjat aylanishi ilmiy fan sifatida davriga ko'proq e'tibor qaratdik. tug'ilgan va jamoat hayotining barcha sohalarida hujjatning ishlashi bilan bog'liq masalalar bo'yicha katta miqdordagi tadqiqotlar paydo bo'lgan.

Biz ofisni avtomatlashtirish masalalarini jamiyatni axborotlashtirish bilan uzviy bog'liqlikda ko'rib chiqdik, uning boshlanishi XX asrning 60-70-yillari oxirida elektron hisoblash texnologiyalarining tarqalishi va avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarining rivojlanishi edi. Axborotni boshqarish muammosi G'arb amaliyotida 1970 -yillarning boshlarida paydo bo'lgan va aynan shu yillarda biz uni ko'rib chiqish uchun boshlang'ich nuqta qilib oldik.

Shunday qilib, tadqiqotning fanlararo tabiati, bu ish uchun qanchalik zarurligiga qarab, har xil chuqurlikdagi tarixiy retrospektsiyalarni talab qildi.

Ishchi gipoteza sifatida biz keng doirada zaruriy shartlar degan pozitsiyani ilgari surdik

mamlakatda axborotlashtirishning erishilgan darajasiga va ijtimoiy-iqtisodiy sharoitga mos keladigan axborotni boshqarish metodologiyasi asosida tashkilotlarda hujjat aylanishini amalga oshirish.

Dissertatsiya tadqiqotlari metodologiyasining asosini hujjat aylanishining rivojlanishini tahlil qilishga real va keng qamrovli yondashuv, uni faktlarning butun majmuasini hisobga olgan holda kompleks va dinamikada ko'rib chiqish va mafkuraviy qarashni rad etish tashkil etadi. muammo tarixi haqida. Ishning metodologiyasi - bu turli xil usullarning ijodiy kombinatsiyasi: umumiy ilmiy, boshqa fanlar metodlari va aslida hujjatli tadqiqotlar. Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun an'anaviy tadqiqot usullari ishlatilgan: tarixiy, tizimli, taqqoslash (qiyosiy tadqiqotlar), strukturaviy-funktsional, tasniflash va modellashtirish, statistik va boshqa xususiy usullar.

Bu ishda asosiy rolni ob'ektlarni tizim sifatida ko'rib chiqishga asoslangan ilmiy bilim yo'nalishi sifatida tizimli usul o'ynaydi, ya'ni. ob'ektning yaxlitligini ochib berish, undagi har xil turdagi ulanishlarni aniqlash va ularni bitta rasmga birlashtirish.

Tezisning manba bazasi. Mavzuning etarli darajada rivojlanmaganligini inobatga olgan holda, dissertatsiya ustida ishlayotganda, quyidagi asosiy guruhlarga bo'linadigan manbalarning keng doirasi ishlatilgan: axborotlashtirish, arxivlash, hujjat aylanishi, ish yuritish va standartlashtirish bo'yicha qonunchilik va hukumat hujjatlari. ; normativ -uslubiy materiallar, davlat standartlari; terminologik lug'atlar, uslubiy adabiyotlar; OCSTI VNIIDAD ma'lumot va axborot fondida saqlanadigan ilmiy ma'ruzalar, tadqiqot materiallari; arxiv hujjatlari.

Bundan tashqari, ishni tayyorlash jarayonida muallif hujjatlarni rasmiylashtirish, menejmentni hujjatlar bilan ta'minlash (ofis ishi), xorijiy amaliyot natijalari bo'yicha ilmiy tadqiqot va tashkiliy dizayn bo'yicha o'z tajribasidan foydalangan.

Qiziqarli bo'lgan qonun hujjatlari va me'yoriy -huquqiy hujjatlar guruhi bo'lib, ularni o'rganish ish yuritishni davlat tomonidan tartibga solish evolyutsiyasini kuzatishga imkon beradi.

Inqilobdan oldingi Rossiyada tartib va ​​kollegial ish yuritish qoidalarini mustahkamlab qo'ygan bir qator qonuniy hujjatlar doimiy ravishda amalda edi. Ular orasida 1720 yilgi Umumiy Nizomni ajratib ko'rsatish kerak, u Rossiya tarixida birinchi marta ofis ishini qonunning mustahkam asosiga qo'ydi va uning qariyb ikki asr davomida asosiy tamoyillarini belgilab berdi1.

IN Sovet vaqti hujjatlarni rasmiylashtirish va ularning qonunchilik dizayniga ham e'tibor qaratildi. Sovet hukumatining ruhoniylik masalalari bo'yicha birinchi farmonlari boshqaruv harakatlarini hujjatlashtirishning dolzarb masalalari bo'yicha tarqoq qonun hujjatlari edi. Ular nashr etilgan me'yoriy hujjatlar to'plamlarida aks ettirilgan2.

Ishda qo'llaniladigan navbatdagi huquqiy hujjatlar guruhi SSSR NK RFKI va unga bo'ysunuvchi organlarning 1920 va 30 -yillarning boshlarida ish yuritish ishlarini takomillashtirish bo'yicha faoliyati bilan bog'liq.

Sovet hukumatining me'yoriy hujjatlari arxiv organlari yurisdiktsiyasiga o'tishini, sovet tarixining vazifalari va funktsiyalarining o'zgarishini doimiy ravishda ochib beradigan normativ hujjatlarga, shuningdek, rivojlanish bilan bog'liq hujjatlarga alohida e'tibor berishni talab qildi. Yagona davlat ish yuritish tizimining 4.

Axborot va hujjat almashish sohasidagi zamonaviy davlat siyosati va Rossiya fuqarolarining huquqlarini belgilaydigan asosiy huquqiy hujjat bu Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasi.

1 1720 yil 28 -fevraldagi umumiy qoidalar // Rossiya imperiyasining PSZ. -T. Vi. - 3534 -son; Butunrossiya imperiyasi viloyatlarini boshqarish institutlari // Rossiya imperiyasining PSZ. Sobr. Birinchisi. - T. XX. - No 14392; 1811 yildagi vazirliklar umumiy instituti // Rossiya imperiyasining PSZ. - Yig'ilgan. Birinchisi. - T. XXXI. - No 24686. "RSFSR ishchi-dehqon hukumatining qonuniylashtirilishi va buyruqlari to'plami (1918-1923).

Mehnat, ishlab chiqarish va boshqarishni ilmiy tashkil etish: Hujjatlar va materiallar to'plami 1918-1930 yillar. - M., 1969 yil.

Sovet hukumatining 1918-1982 yillardagi arxivlar haqidagi asosiy farmon va farmonlari. - M.: Glavarxiv SSSR, 1985 yil.

yozilgan: "Har kim har qanday qonuniy yo'l bilan erkin ma'lumot izlash, olish, uzatish, ishlab chiqarish va tarqatish huquqiga ega ..." (4 -qism, 29 -modda).

Rossiya Federatsiyasida qonunchilik darajasida konstitutsiyaviy normalarni ishlab chiqishda asoslar davlat siyosati ma'lumotlar va hujjatlar bilan bog'liq. Bu sohadagi asosiy harakat "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" 1 Federal qonunidir. U axborotni hujjatlashtirishning huquqiy rejimini, axborot tizimlaridagi alohida hujjatlar va hujjatlarning alohida massivlariga egalik huquqini, unga kirish darajasi bo'yicha axborot toifalarini, axborotni huquqiy himoya qilish tartibini belgilaydi. Qonun hujjatlar bilan ishlashda davlat hokimiyati organlari, tashkilotlar va ularning mansabdor shaxslarining huquqbuzarliklar uchun javobgarligini ham belgilaydi.

Hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi bir qator qonun hujjatlarida Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi va arxivlar to'g'risidagi qonun hujjatlari muhim o'rin tutadi2. U "Rossiya Federatsiyasining arxiv fondi va arxivlar to'g'risida" Rossiya Federatsiyasi qonunchiligining asoslaridan va Rossiya Federatsiyasi tarkibidagi respublikalarning tegishli qonunlaridan, Rossiya Federatsiyasi va respublikalarining boshqa qonun hujjatlaridan, shuningdek hududlardan iborat. , viloyatlar, avtonom viloyatlar, avtonom okruglar, Moskva va Sankt -Peterburg shaharlari. Qonunchilik asoslari arxiv hujjatlarining saqlanishini ta'minlash va ularni fuqarolar, jamiyat va davlat manfaatlaridan har tomonlama foydalanish maqsadida arxivlar va arxiv fondlarini shakllantirish, saqlash, hisobga olish, ulardan foydalanish va ularni boshqarishni tartibga soladi. Biroq, bu qonun hujjatlari ish yuritish masalalarini huquqiy tartibga solishni o'z ichiga olmaydi.

Ish jarayonida chet el qonunchiligi ham ishlatilgan (Belarus, Qirg'iziston, AQSh, O'zbekiston, Germaniya, Chexiya va boshqalar).

"SZ RF. -1995. -No. 8. -609 -modda.

~ Rossiya Federatsiyasi Xalq deputatlari Kongressi va Rossiya Federatsiyasi Oliy Kengashining qul. - 1993. - № 33.

Hujjatlar masalalari bo'yicha normativ -uslubiy materiallar va davlat standartlari, tasniflagichlar va hujjatlar ro'yxati muhim tadqiqot manbalari hisoblanadi. Bu manbalar guruhida yozuvlarni boshqarishning yagona davlat tizimining barcha nashrlarini, yagona hujjatlashtirish tizimlarini, davlat va idoraviy arxivlarning ishlash qoidalarini, saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi hujjatlar ro'yxatini, ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni, prospektlarni va hujjat aylanishi uchun ishlab chiqilgan avtomatlashtirilgan tizimlarning tavsifi, SSSR va Rossiya Federatsiyasining davlat standartlari.Federasiyalar, hujjatlashtirish sohasidagi xalqaro standartlar.

Dissertatsiya tadqiqotini tayyorlash jarayonida "Ichki arxivlar", "Arxivchi byulleteni", "Ish yuritish", "Kotibiyat ishlari", "Kadrlar xizmati", boshqa ixtisoslashtirilgan va tegishli mavzudagi boshqa jurnallar, materiallar ishlatilgan. ilmiy konferentsiyalar, seminarlar va simpoziumlar. Shuningdek, xorijiy ilmiy jurnallarning nashrlari, xususan, "Records management guar-terly" (AQSh), "Nachrichten fur Dokumentation", "Der Archivar", "Cogito" (FRG) nashrlari jalb qilingan.

Ish jarayonida tadqiqot mavzusi bo'yicha arxiv hujjatlaridan foydalanildi. Sovet ish yuritishining taraqqiyoti va rivojlanish tarixi haqidagi arxiv hujjatlari ayniqsa muhim ahamiyatga ega. Ular orasida, biz 1920 -yillarda ofis ishini takomillashtirish masalalari bilan shug'ullangan NK RFL va Boshqaruv texnologiyalari institutining hujjatlarini ajratib ko'rsatishimiz kerak.

Dissertatsiyaning asosiy qoidalari va xulosalari Rossiya Federal Arxiv Xizmatining Butunrossiya Hujjatlar va arxiv ishlari ilmiy-tadqiqot institutining ushbu profilining tadqiqot ishlari bilan bevosita bog'liq va bir qator ishlanmalarni ishlab chiqishda amaliy qo'llanma topgan. muallif rahbarligida va murakkab me'yoriy -uslubiy ishlanishda olib boriladigan tadqiqot mavzulari.

1 GARF. F. R-374. SSSR Ishchi -dehqon inspektsiyasi Xalq komissarligi; F. P-4084. Davlat boshqaruv muhandislik instituti.

institut oqimi.

Ishning ilmiy yangiligi va nazariy ahamiyati mahalliy hujjat aylanishi tashkilotlarida hujjat aylanishi sohasida fundamental nazariy va amaliy ilmiy tadqiqotlarning yo'qligi bilan bog'liq.

Bu ish tarix va axborotni boshqarish metodologiyasi, shuningdek yozuvlarni boshqarish, arxivshunoslik va informatika metodlari va usullaridan foydalangan holda, fanlararo yondashuv bilan tavsiflangan birinchi tizimli tadqiqotdir. Tadqiqotning o'ziga xos xususiyati - taklif qilingan echimlarning qonuniy asoslanishi. Dissertatsiya doimiy ravishda zamonaviy menejment sharoitida hujjat aylanishi va yangi axborot texnologiyalarini ishlab chiqish hujjatli boshqaruvni rivojlantirishning yangi bosqichiga aylanishi kerak degan g'oyani doimiy ravishda taqdim etadi, uning asosiy xususiyati - axborot resursining biri sifatida tan olinishi. har qanday tashkilotning eng muhim manbalari. Bitiruv malakaviy ishida birinchi marta mahalliy hujjatshunoslikda elektron hujjatlarning muammolari o'rganiladi va ularning hujjat aylanish tizimidagi o'rni ko'rsatiladi, operatsion boshqaruvda hujjatlarning hayot aylanishini tartibga solishning huquqiy asoslarini kengaytirishga qaratilgan chora -tadbirlar taklif etiladi. Hujjatlar to'g'risidagi qonunni ishlab chiqish orqali, uning kontseptsiyasi va asosiy mazmuni dissertatsiya ishida berilgan ... Davlat siyosatini amalga oshirishning mazmuni va amaliy mexanizmi bo'yicha hujjatlarni rasmiylashtirish va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish sohasidagi inqiroz hodisalarini bartaraf etishga qaratilgan takliflar ishlab chiqilgan.

Dissertatsiya hujjatlarni boshqarishga nisbatan yangi ilmiy yo'nalish sifatida axborotni boshqarish metodologiyasini qo'llashni asoslaydi.

Ishni tasdiqlash. Dissertatsiyaning asosiy qoidalari muallif tomonidan hujjatlarda tekshirilgan tadqiqot mavzusidagi nashrlarda keltirilgan.

bir qancha ilmiy konferentsiyalarda xafagarchilik va xabarlar. Ular orasida har yili o'tkaziladigan "Axborot jamiyatidagi hujjat" xalqaro ilmiy-amaliy konferentsiyasi (1993-1999), "NTI-95" Butunrossiya konferentsiyasi, "Arxivshunoslik va rus tarixini manbashunoslik: muammolari" Butunrossiya konferentsiyasi. Hozirgi bosqichdagi o'zaro ta'sir (1996, 1999).), ilmiy -amaliy konferentsiya "Hujjat. Arxiv. Tarix. Ural davlat universitetining zamonaviyligi ”(2000), Rossiya gumanitar fanlar davlat universiteti tarixiy-arxiv instituti konferentsiyalari, VNIIDADning metodik seminari, Xalqaro arxivshunoslik institutining har yillik ilmiy konferentsiyasi (1994-2000, Sloveniya) ), Germaniya yozuvchilar jamiyatining ilmiy konferentsiyalari (1994 va 1997), Axborot va hujjatlashtirish bo'yicha xalqaro kollokvium (Germaniya, 1994), Elektron hujjatlar bo'yicha xalqaro forum (Bryussel, 1997), "Axborot jamiyatining huquqiy muammolari" Butunrossiya konferentsiyasi. "(1999).

Ishning amaliy ahamiyati. Dissertatsiyada ishlatilgan katta tahliliy material, olingan tadqiqot natijalari zamonaviy hujjat aylanishi bo'yicha umumlashtiruvchi ishlar va darsliklar yaratishda, tashkilotlarda hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimini ishlab chiqish va loyihalash metodologiyasini tanlashda yoki real axborotni boshqarish tizimlarida ishlatilishi mumkin. .

Dissertatsiya materiallari, shuningdek, umumiy va maxsus kurslarni tayyorlashda, hujjatlashtirish mutaxassisliklari bo'yicha talabalarning kurs ishlari va diplom ishlarining mavzularini va usullarini aniqlashda ham qo'llanilishi mumkin.

Dissertatsiya qoidalari boshqaruvni hujjatlarni qo'llab -quvvatlash davlat tizimining yangi tahriri, federal ijro etuvchi organlarning ish yuritish bo'yicha namunaviy ko'rsatma loyihasini tuzishda ishlatilgan. ko'rsatmalar, terminologik lug'atlar, bir qator ilmiy tadqiqot ishlari

Federal arxiv xizmatining tadqiqot rejasiga va "Madaniyat va san'atni rivojlantirish va saqlash" federal maqsadli dasturi doirasida "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishlarini rivojlantirish" kichik dasturiga muvofiq, "Yaratish va rivojlantirish" loyihasini amalga oshirish jarayonida. 1996-20001 yillar uchun hujjatlarni boshqarish va arxivlash uchun me'yoriy, uslubiy va huquqiy ma'lumotlarning axborot tizimining "Fuqarolik maqsadlarida fan va texnologiya rivojlanishining ustuvor yo'nalishlarida tadqiqot va ishlanmalar" federal maqsadli ilmiy-texnik dasturi.

Tadqiqotning maqsadi va vazifalari tezis tuzilishini tanlashni aniqladi. Dissertatsiya ishi kirish, besh bob va xulosa, manbalar va adabiyotlar ro'yxati hamda dissertatsiyaga qo'shimchalardan iborat.

"Hujjatli ma'lumotlar boshqaruv manbasi sifatida" tezisining birinchi bobida axborotni boshqarishda tutgan o'rni, tashkilotlarning axborot infratuzilmasini shakllantirish, axborot resurslarini yaratish masalalari ko'rib chiqilgan.

Turli bilim sohalari vakillari axborotni ta'riflashga turlicha yondashadilar. U yoki bu nuqtai nazarga rioya qilishidan qat'i nazar, tobora ko'proq olimlar ma'lumotni umuman fanning asosiy toifasi, umumiy ilmiy kategoriya sifatida tan olishga moyil. "Axborot, axborotlashtirish va axborotni muhofaza qilish to'g'risida" Federal qonunida ma'lumotni taqdim etish shaklidan qat'i nazar, shaxslar, ob'ektlar, faktlar, hodisalar, hodisalar va jarayonlar haqidagi ma'lumotlar tushuniladi. Hujjatlar va arxiv adabiyotlarida "axborot" tushunchasi mustahkam o'rnashdi. Bu tushuncha asosan V.N. asarlarida o'rganilgan. Avtokratova, G.G. Vorobieva, T.V. Kuznetsova, K.I. Rudelson, A.N. Sokova va boshqa olimlar.

"Axborot jarayoni" tushunchasi "axborot" tushunchasi bilan chambarchas bog'liq. Axborot jarayoni - bu ob'ekt, sub'ektning murakkab kombinatsiyasi

1 shtat shartnoma No 205-19100 - P, loyiha rahbari MB. Larin.

2 Ursul A.D. Noosferaga boradigan yo'l. - M: Luch, 1993.- S. 81.

va ma'lumot 1. Axborot jarayonlari uchta asosiy bosqichni o'z ichiga oladi: axborotni ishlab chiqarish (sotsializatsiya), aylanma (qayta ishlash, o'zgartirish, saqlash, qidirish, tarqatish, uzatish, iste'molchiga etkazish) va iste'mol (qabul qilish, idrok etish, ishlatish).

Zamonaviy adabiyotda axborot tizimlari integratsiyalashgan agregatlar, tarqatish usullari, vositalarining sun'iy birligi, tahliliy ishlov berish, to'plash, saqlash, izlash va qiziqqan iste'molchilarga ma'lum shakl va hajmda taqdim etish sifatida tavsiflanadi2. Bu tizimlar boshqaruv muammolarini hal etishni maqsadli qo'llab -quvvatlashga mo'ljallangan.

Axborot boshqaruvning asosidir. Uning yordami bilan boshqaruv va boshqariladigan quyi tizimlar, tashkilotlarning alohida bo'g'inlari o'rtasida aloqalar o'rnatiladi. Boshqaruv maqsadlarida ishlatiladigan ma'lumotlar ko'plab mezonlarga ko'ra tasniflanadi, ularning har biri axborot resurslarini shakllantirish uchun zarurdir.

Axborot uning barcha turlariga xos bo'lgan ba'zi xususiyatlarga ega3. Axborotning asosiy xossasini uning o'zini o'zi tashkil etuvchi tizim bilan uzviy aloqasi deb hisoblash kerak. Axborotning boshqa muhim xususiyatlari - bu tizimlilik, ma'no va qiymat. Axborotning qiymati mazmun, o'z vaqtida, to'liqligi, ishonchliligi va samaradorligi kabi ko'rsatkichlar bilan ifodalanadi.

Axborot global darajadagi jamiyat hayotining ko'plab vazifalarini bajaradi, ijtimoiy tizim elementlari o'rtasidagi aloqani ta'minlaydi, bilimlarni saqlash va uzatadi, insoniyat xotirasini shakllantiradi. Axborot tashkilotlarda alohida rol o'ynashi kerak, chunki uning yordami bilan boshqaruv ierarxiyasi darajalari, uning sub'ektlari va ob'ektlari o'rtasida samarali o'zaro ta'sir mavjud.

1 Kovayachenko I.D. Tarixiy tadqiqot usullari. - M., 1987.- S. 109.

2 Raikov A.N. Huquqiy va axborot makonining birligi / STI. - Ser. 1. Tashkilot. va axborot bilan ishlash metodologiyasi. - 1997. - No 7. - S. 4.

Kulikovskiy L.F., Motov V.V. Axborot jarayonlarining nazariy asoslari. - M.: Yuqori. maktab, 1987.-S. 12.

Zamonaviy tashkilot murakkab, murakkab ta'lim sifatida talqin qilinadi. Tashkilotlarning aksariyati tashqi tizim bilan chambarchas bog'liq bo'lgan, bir -biriga bog'langan ko'plab qismlardan tashkil topgan ochiq tizimlardir. Har bir tashkilot ichki va tashqi muhitga ega.

Tashkilotga ta'sir ko'rsatadigan tashqi va ichki axborot manbalari uning axborot muhitini tashkil qiladi. Uning asosida, tashkilot faoliyati davomida foydalanuvchilarga tegishli ma'lumotlarni taqdim etadigan, hayotni qo'llab -quvvatlashning maxsus tizimi sifatida axborot infratuzilmasi paydo bo'ladi. Hujjatli ma'lumotlar ushbu infratuzilmada markaziy rol o'ynaydi. Uning boshqa elementlari - axborot texnologiyalari va axborot xodimlari.

Tashkilotning axborot infratuzilmasi - bu boshqaruvning barcha darajalarini, shu jumladan ish joylarini maqsadlarga erishish mexanizmiga birlashtirishga mo'ljallangan, tizimli va tuzilmagan ma'lumotlarni, tashkilotning tashqi muhiti bilan o'zaro ta'sir qiladigan va axborot oqimlarini qamrab oladigan axborot jarayonlarini birlashtirgan murakkab tizim. tashkil etilgan axborot resurslari tashkilotlari asosida samarali ishlaydi.

Resurs sifatida axborotga bo'lgan munosabat shuni anglatadiki, boshqa manbalarga (moliya, uskunalar, materiallar, texnologiyalar, kadrlar) o'xshab, axborot resurslarini boshqarish mexanizmini yaratish, tegishli tuzilmalarni shakllantirish va yangi texnologiyalarni ishlab chiqish kerak. Axborot resursining muhim xususiyatlaridan biri uning sifati, tashkilotning umumiy axborot ehtiyojlarini qondirish uchun to'liqlik darajasi.

"Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonuniga binoan, axborot resurslari - bu individual hujjatlar va alohida hujjatlar to'plami, hujjatlar va hujjatlar tizimlari (tizimlar kutubxonalari, arxivlar, fondlar).

ma'lumotlar banklari, boshqa axborot tizimlari) 1. Old shart axborot resurslariga axborotni kiritish - bu axborot hujjatlari. Shunday qilib, hujjat axborot resurslarining asosiy asosi hisoblanadi. Shu bilan birga, bizning fikrimizcha, axborot resursida rasmiy hujjat maqomiga ega bo'lmagan ommaviy axborot vositalari to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak.

Hujjatli ma'lumotlar tashkilotlarning asosiy axborot oqimlari va axborot oqimlarini to'ldiradi. Bu borada nemis olimi T. Ziger ta'kidlaganidek, "hujjatlar hujjatli ma'lumotlarni olish uchun" xom ashyo "ni tashkil qiladi, ular axborot faoliyati natijasida foydalanuvchilarga keladi" 2.

Hujjatli ma'lumotlar har qanday tashkilotning axborot resursining asosidir. Aynan shu ma'lumotlar asosan boshqaruvda ishlatiladi. Hujjat ma'lumotlari sizga uni ma'lum bir vositaga o'rnatishga, kerakli tashkiliy shaklni berishga, autentifikatsiya qilishga va tasdiqlashga, qidirish va foydalanish uchun identifikatsiyalash uchun zarur ma'lumotlarni taqdim etishga, shuningdek boshqaruv jarayonlarini to'liq axborot bilan ta'minlashga va ma'lumotlarni to'plashga imkon beradi. vaqt va makonda individual xotirani tashkil etish va saqlashni rivojlantirish uchun axborot manbasi. Shunga asoslanib, boshqaruv jarayonlarida axborotni tashkil etish va taqdim etish shakli sifatida hujjatni o'rganish katta mustaqil ilmiy va amaliy ahamiyatga ega.

"Boshqaruv hujjati evolyutsiyasining ba'zi muammolari" ikkinchi bobida "hujjat" atamasining rivojlanishi, boshqaruv hujjatlarining xususiyatlari va yozuvlarni yuritishning yangi predmeti - elektron hujjat ko'rib chiqiladi.

1 "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" 1995 yil 20 fevraldagi 24-FZ-sonli federal qonun // SZ RF. - 1995. - № 8. - Art. 609. "Ma'lumotlar va hujjatlar hujjatlari. Grantlagen der praktischen. Op. Cit. - T. 1. - S. 4.

Hujjat va hujjatlarning tarixi rasmiy va mantiqiy havolalar bilan o'zaro bog'langan hujjatlar to'plami sifatida hujjat aylanishining eng qiziqarli mavzularidan biri bo'lib, shu kungacha etarlicha o'rganilmagan. Tarix bizga hujjatning evolyutsiyasini va uning jamiyatdagi ijtimoiy-siyosiy va iqtisodiy o'zgarishlar bilan aloqasini kuzatish imkonini beradi. Hujjatlar evolyutsiyasi jarayonining asosiy xarakteristikalari qatorida hujjat shakllarining paydo bo'lishi, o'zgarishi, saqlanishi va o'zgarishi, har xil turdagi hujjatlarning ijtimoiy va boshqaruv jarayonlarida mutanosiblik o'zgarishi, yangi texnologiyalarning hujjatga ta'siri, deb atash mumkin. shuningdek, hujjatning asosiy funktsiyalarining barqarorligi: ma'lumotlarni eslab qolish (tuzatish) va keyinchalik uni vaqt va makonda uzatish. Xulosa qilish mumkinki, hujjatlar va hujjatlar insonning ijtimoiy ehtiyojlari va davlat vazifalari bilan bog'liq. Hujjatni yaratish maqsadi tufayli har qanday hujjat tegishli funktsiyaga yoki ularning kombinatsiyasiga ega.

Afsuski, hozirgi kunga qadar, hujjatlarni rasmiylashtirish, arxivshunoslik, kutubxonashunoslik sohasidagi mutaxassislar orasida bir qancha qonuniy va qabul qilingan ta'riflar mavjud bo'lishiga qaramay, "hujjat" atamasini tushunishda birdamlik yo'q. Shu bilan birga, bunday ta'rif ish yuritish nazariyasi va arxivshunoslikni rivojlantirish, hujjatlar bilan ishlash uslubini takomillashtirish uchun zarurdir.

"Hujjat" atamasi ko'plab bilim sohalarida qo'llaniladi va ularning tadqiqot mavzusi bilan bog'liq. Hujjatlar hujjatni boshqaruv vositasi yoki arxiv ombori sifatida ko'rib chiqadi va shu munosabat bilan uning tarixiy rivojlanishdagi vazifalari va rolini o'rganadi; arxivshunoslik, manbashunoslik, sotsiologiya hujjatni o'tmish yoki hozirgi haqida ma'lumot tashuvchisi sifatida ko'rib chiqadi.

Hujjatlar "hujjat" atamasini ochishda uchta asosiy komponentni ajratib turadi:

1) hujjat - moddiy ob'ekt;

2) hujjat - axborot tashuvchisi;

3) hujjat - hujjatlashtirilgan ma'lumotlar.

Hujjatning saqlanishi va umumiy foydalanish uchun vaqt va makonda uzatilishi uchun mo'ljallangan matn, ovoz yozuvi yoki tasvir ko'rinishidagi ma'lumotni moddiy ob'ekt sifatida belgilash eng keng tarqalgan ".

So'nggi paytlarda hujjatni aniqlashda semantik yuklamaning moddiy komponentdan axborotga o'tishi kuzatilmoqda. V.A.ning so'zlariga ko'ra, "hujjatlashtirilgan ma'lumotni (hujjatni)" cheklashning qonuniy usullari bilan amaliyotga joriy etish. Kopylov, axborot (axborot) va moddiy muhitning ikkilik birligiga (ramzlar, belgilar, harflar, to'lqinlar va boshqalar ko'rinishida) asoslangan. Hujjatlar natijasida ma'lumotlarning bir xil moddiylashtirilishi va takrorlanishi mavjud2.

Bitiruv malakaviy ishi "hujjat" tushunchasining asosini uchta asosiy komponentdan tashkil topgan degan xulosaga keladi: axborot, ma'lumotni moddiy tashuvchisi va uni rekvizitlar orqali aniqlash imkoniyati bilan ma'lumotni aniqlash. Yozib olingan ma'lumotni aniqlash qobiliyati hujjatni boshqa ommaviy axborot vositalaridan tubdan ajratib turadi. Hujjatlarni identifikatsiya qilish kontseptsiyasini termin ta'rifiga uni boshqaruv va arxiv ishlarida qo'llanilishi nuqtai nazaridan kiritish ayniqsa muhimdir.

Shunday qilib, evolyutsiya natijasida hujjat kontseptsiyasi GOST R 51141-98 -da mustahkamlangan zamonaviy ko'rinishga keladi, rasmiy talqin: "hujjatlashtirilgan ma'lumot (hujjat) - tafsilotlari bilan moddiy tashuvchida yozilgan ma'lumot. aniqlandi ”3.

1 "Hujjatlarning majburiy nusxasi to'g'risida" 1994 yil 29 dekabrdagi 77-FZ-sonli federal qonun // SZ RF. - 1995. - № 1. - Art. bitta

1 Kopylov V.A. Axborot huquqiy tartibga solish ob'ekti sifatida // NTI. - Ser. 1. Axborot ishlarini tashkil etish va metodologiyasi / VINITI. - M, 1996. - № 8. - S. 2. 3 GOST R 51141-98 Ish yuritish va arxiv ishi. Shartlar va ta'riflar. --M.: Standartlar nashriyoti, 1998.

Hujjatlar har xil ijtimoiy-madaniy muhitda ishlatiladi, ulardan biri boshqaruv yoki boshqaruv faoliyati. Bunday hujjatlar boshqaruv hujjatlari deb ataladi. Hujjatlar bilan ishlash tilida boshqaruv hujjatlari - bu jamiyatdagi boshqaruv jarayonlarini ta'minlaydigan hujjatlar tizimi. Boshqaruv ehtiyojlari tegishli hujjatlar to'plami bilan shakllantiriladi.

Boshqaruv hujjatlari rasmiy xususiyatlarning barqarorligi va har xil turdagi hujjatlarning o'zaro bog'liqligi bilan ajralib turadi, bu omillar bilan belgilanadi: boshqaruv tabiati (muassasalar va mansabdor shaxslarning ierarxiyasi va bo'ysunishi, vakolat va mas'uliyatning bo'linishi), davriylik. boshqaruv jarayoni (uzluksizlik, chastota, boshqaruv harakatlarining takrorlanishi).

Boshqaruv aktining amaliy maqsadi qat'iy bir turdagi va tegishli mazmundagi hujjatni shakllantirishni talab qiladi, bu hujjatlarni birlashtirish va standartlashtirish bilan tasdiqlanadi2.

Hujjatning evolyutsiyasini tushunish uchun uning vazifalari haqidagi savolni o'rganish muhim ahamiyatga ega. Hujjatning vazifasini maqsadli maqsad sifatida tushungan holda, asosiylari odatda ajratiladi: axborot, ijtimoiy, kommunikativ, madaniy va maxsus: boshqaruv, yuridik, buxgalteriya, tarixiy manba3. Boshqaruv hujjati, shubhasiz, boshqaruv jarayonlarini amalga oshiruvchi ma'lumotlarni tuzatish, saqlash va uzatish funktsiyalariga ega. Menejment sohasida hujjat boshqaruv jarayonlarini amalga oshirish vositasi, vositasi yoki usuli vazifasini bajaradi4. Bu boshqaruv hujjatining asosiy vazifasi va uning boshqa barcha xususiyatlari boshqaruvga imkon beruvchi xususiyatlar yoki omillardir

1 Banasyukevich V.D. Tarixiy manba sifatida boshqaruv hujjatlari (1971-1975 yillar uchun SSSR ko'mir sanoati vazirligi materiallari asosida): Avgoref. dis .... fan nomzodi: 05.25.02 / MGIAI. - M., 1977.- S. 21.

2 SSSRda arxivlash nazariyasi va amaliyoti / MGIAI. - M., 1980.- S. 68.

3 Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish: Darslik. - M.: Infra, 1998.- S. 66.

4 Banasyukevich V.D. Boshqaruv hujjatlarining funktsiyalari // Yozuvlarni yuritish va arxivshunoslik sohasidagi terminologik muammolar: nazariy seminar uchun xabarlar tezislari / VNIIDAD. - M., 1973.- S. 69.

asosiy funktsiyasini bajarish uchun hujjat.

Boshqaruv hujjatlari uchun tarixiy rivojlanish jarayonida o'zgarishlarga duch keladigan axborot tashuvchisi muammosi muhimroqdir. Ilmiy-texnik taraqqiyot elektron hujjat deb ataladigan narsalarning paydo bo'lishiga olib keldi. Uning o'ziga xosligi shundaki, odam elektron hujjatni tashuvchiga o'rnatilgan jismoniy shaklda qabul qila olmaydi.

Bundan tashqari, elektron hujjatlar to'g'ridan -to'g'ri axborot texnologiyalariga bog'liq bo'lib, ular texnologiya va dasturiy ta'minot sohasidagi ilmiy -texnik taraqqiyot sifatida o'zgarmas tendentsiyaga ega va eskiradi. Shu munosabat bilan, ma'lum vaqtdan keyin bunday hujjatlarga kirishni yo'qotish xavfi katta.

Adabiyotda va amaliyotda "elektron hujjat" atamasi keng qo'llanilganiga qaramay, uning ta'rifi hali aniqlanmagan. Evropalik arxivshunoslar amaliyotidan kelib chiqadiki, ular arxiv fanida "elektron hujjat" ning maxsus kontseptsiyasini farqlamaydilar. Masalan, K. Xannigan to'g'ridan -to'g'ri shuni ko'rsatadiki, tegishli so'rovnomani tuzishda, so'rovda qatnashgan deyarli barcha Evropa Ittifoqi davlatlari elektron hujjatlar haqida so'ralganda, ularning arxiv haqidagi qonunlari ommaviy axborot vositalaridan qat'i nazar, barcha turdagi arxiv hujjatlari uchun amal qiladi, deb javob berishadi. "Korporativ axborot tizimlarida, shuningdek, elektron hujjat" tashuvchisi elektron vosita - magnit disk, magnit lenta, CD va boshqalar bo'lgan hujjat "ekanligi qayd etilgan.

Bizning fikrimizcha, elektron hujjat kontseptsiyasida uchta taniqli komponentni ajratish mumkin: yozilgan ma'lumotlar, tashuvchi,

1 Qarang: K. Xannigan Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-

Mitgliegstaaten der Evropa Ittifoqi: Beziehungen zwischen offentlichen Verwaltungen und

Arxivdansten - Vortrage und Ergebnisse des DLM - Forumlar. - Bryussel, 1996.- S. 227-

"Klimenko S.V., Kroxin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektron hujjatlar.

korporativ tarmoqlar. - M., 1999.- S. 266.

mavjud hujjat ta'rifi doirasidagi identifikatsiya tafsilotlari1. :

Ko'rinib turibdiki, bugungi kunda "elektron" hujjatlarga boshqa texnotronik hujjatlar bilan bir xilda munosabatda bo'lish kerak, bunda amaldagi qoidalar va ko'rsatmalarda axborot tashuvchining o'ziga xos xususiyatlari hisobga olinadi. Bu yondashuv "elektron hujjatlarni" arxivda qayta ishlashning keyingi savollarini engillashtiradi: format va standartlarni yozish, dasturiy va texnik vositalar, axborot migratsiyasi va boshqalar.

Biroq, elektron hujjatlarning asosiy muammosi - ularga qonuniy kuch berish. "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonun qabul qilinishidan oldin, mashinalar tashuvchisi va mashinalar jadvalidagi hujjatlarning yuridik kuchliligi masalalari GOST 6.10.4-84 bilan tartibga solingan bo'lib, u talablarga javob beradi. ushbu hujjatlarga qonuniy kuch beradigan tafsilotlarning tarkibi va mazmuni, shuningdek, ushbu hujjatlarga o'zgartirishlar kiritish tartibi2. Hozirgi vaqtda zamonaviy arxivlash nuqtai nazaridan GOSTning ko'plab qoidalari qayta ko'rib chiqishni talab qiladi. "

Axborot va telekommunikatsiya tizimlaridan foydalangan holda hujjatlarni saqlash, qayta ishlash va uzatish paytida "Axborot, axborotlashtirish va himoya to'g'risida" Federal qonuniga muvofiq, ma'lumotlarning ishonchliligi elektron raqamli imzo, shuningdek shifrlash orqali tasdiqlanishi mumkin. boshqaruv apparati ierarxiyasining turli darajalarida ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlash tizimini yaratish orqali hujjatlarga ruxsatsiz kirishdan himoyalanishning ishonchli tizimi4.

"Qarang: Bachilo I.L.

: GOST 6.10.4-84 "AQSh dollari. Kompyuter texnologiyasi yordamida yaratilgan mashina muhiti va avtomatlashtirilgan mashinadagi hujjatlarga qonuniy kuch berish. Asosiy qoidalar "- M.: Standartlar nashriyoti, 1984.

3 Qarang: Elektron hujjatlarning hujjatlari va arxiv muammolari. Analitik tahlil / VNIIDAD. - M., 1999. - SIF OTSNTI VNIIDAD, No 10438.

4 Klimenko SV., Kroxin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Farmon. Op. - S. 46.

Bizningcha, elektron hujjat muammosini hal qilishda, birinchi navbatda, "hujjat" ning asosiy umumiy tushunchasiga tayanish kerak. Axborotning haqiqiyligini aniqlash uchun axborot tashuvchining turi, uskunalari va texnologiyasi o'zgarib bormoqda. Elektron hujjat, agar hujjat mazmuni amaldagi qonunlar, standartlar va qoidalarga muvofiq tuzilgan bo'lsa, yozilgan ma'lumotlarning haqiqiyligi va o'zgarmasligiga kafolat berilsa, qog'oz hujjati kabi tegishli huquqiy maqomga ega bo'lishi mumkin. , shu jumladan hujjatning barcha kerakli tafsilotlari.

Shu bilan birga, elektron hujjatning paydo bo'lishi hujjat menejerlari va arxiv ishchilari uchun bir qator muammolarni keltirib chiqaradi, ular ilmiy tadqiqotlarni, o'qitishni, uslubiy tavsiyalar, qoidalar va ko'rsatmalarni to'ldirishni talab qiladi, ularni saqlashga o'tish masalasini ko'taradi. Hujjatlarni elektron shaklda arxivda saqlash uchun ahamiyatli bo'lmagan hujjatlar bir qismi tashkilotlari.

Uchinchi bobda "Ish yuritishdan hujjat aylanmasigacha" ish yuritish tizimining rivojlanishi, ularning tarixiy sharoitda huquqiy va tashkiliy ta'minlanishi o'rganiladi.

Muammoning bu tomoni mahalliy hujjat aylanishida eng ko'p o'rganilgan. Dissertatsiya maqsadlarini amalga oshirish uchun ba'zi qoidalar ajratilgan.

Rossiya markazlashgan davlatining tashkil topishi paytida vujudga kelgan uy ishi uzoq tarixiy yo'lni bosib o'tdi. U deyarli olti asr davomida ehtiyojlari qondirilgan va Rossiya davlatchiligining o'zgarishi bilan birga o'zgardi. Siyosiy, ijtimoiy va iqtisodiy davlat islohotlari ish yuritish tizimida tegishli o'zgarishlarni keltirib chiqardi. Ularga ko'ra, ofis ishini rivojlantirishning uchta asosiy bosqichi bor: inqilobdan oldingi, sovet va zamonaviy.

Birinchi bosqichda ofis ishi texnik boshqaruv funktsiyasi sifatida vujudga keladi va asosan idoralarni boshqarish an'analari va tajribasi bilan boshqariladi.

ishlab chiqarish xodimlari 1. Umumiy Nizomning qabul qilinishi bilan ish yuritish qonuniy asosga aylanadi, yagona shakl va ish texnologiyasiga ega bo'ladi. Boshqaruv tizimining rivojlanishi bilan ish yuritish boshqaruv faoliyatining tobora ko'proq segmentlarini qamrab oladi va davlat apparati faoliyatining mustaqil professional sohasiga aylanadi. Umumiy qoidalarning yuqori samaradorligi deyarli ikki asr davomida uning asosiy qoidalarini ishlatishga imkon berdi, bu davrda davlat boshqaruvining keyingi islohotlari ish yuritish tizimiga faqat qisman o'zgartirishlar kiritdi2.

Shunday qilib, ish yuritish o'z rivojlanishining birinchi bosqichida boshqaruv harakatlarini hujjatlashtirishning eng oddiy shakllaridan yagona davlat ish yuritish tizimiga, urf -odat va an'analardan qonun hujjatlariga asoslangan tartibga o'tishga o'tdi. Yordamchi va texnik faoliyat sifatida paydo bo'lgan ofis ishi asta -sekin boshqaruv apparati ishida muhim o'rin egalladi va boshqaruv darajasi va sifatini aniqlay boshladi.

Sovet ishini rivojlantirishning dastlabki bosqichida oldingi qonunchilik bazasi Bu davlat tomonidan ish yuritish uchun yagona talablarning bekor qilinishiga olib keldi. Ofis ishlarini tartibga solish idoraviy darajaga o'tdi va uni takomillashtirish SSSR NK RF va unga bo'ysunuvchi organlar tarmog'ining, shu jumladan boshqaruv texnologiyalari institutining vazifasiga aylandi3. 1920-yillarda RFL organlari tomonidan qo'llab-quvvatlanadigan ratsionalizatsiya printsipi o'zini namoyon qildi, bu asosan xorijiy tajribaga asoslangan ofis ishlarini isloh qilishning butun majmuasini olib keldi.

1 deputat Ilyushenko. Inqilobdan oldingi Rossiyada ofis ishi tarixi / RGTU. -M., 1993. -S.22-23.

2 Medushevskiy A.N. Rossiyada absolyutizmni tasdiqlash. - M.: Matn, 1994, - p. 54.

3 Kuznetsova T.V. Boshqaruv apparati ishini takomillashtirish bo'yicha Markaziy nazorat komissiyasi-RKI faoliyati // Rossiya davlatchiligi: an'analar, uzluksizlik, istiqbollar / RSUH. - M .. 1999. - S. 147-151.

Bu islohotlarga tayyorgarlik ko'rilmaganligi 1930 -yillarning boshlarida ular bilan shug'ullangan ilmiy tashkilotlarning tugatilishiga olib keldi. Natijada, ofis ishini isloh qilishning eng boy nazariy va amaliy tajribasi qariyb qirq yil talab qilinmagan.

1930 -yillarda ish yuritish arxiv ishi hujjatlarini saqlash vazifalaridan kelib chiqib, "ish yuritishning hujjatli qismini o'rnatish" uslubiy rahbarligini amalga oshirgan arxiv boshqaruv organlarining faoliyat sohasiga aylandi. Arxiv organlari ofis ishini takomillashtirishda RCT organlarining vorislariga aylanib, ratsionalizatsiyaning asosiy yo'nalishini o'zgartirdi. Agar NK RKI ish yuritishni takomillashtirishni boshqaruv samaradorligini oshirish vositasi deb hisoblagan bo'lsa, u holda arxiv organlari ish yuritishni arxivlarni to'liq hujjatli hujjatlar majmuasi bilan ta'minlanishini ta'minlash vositasi deb hisoblashgan.

Bu uslubiy ziddiyat asosan 1970 -yillarda Yagona davlat ish yuritish tizimining (EGSD) rivojlanishi, MGIAIda davlat ishi fakultetining ochilishi va VNIIDADning yaratilishi bilan bartaraf etildi. Shu vaqtdan boshlab arxiv va boshqaruv vazifalari teng va natijali deb baholanadi. EGSD ilmiy -texnik taraqqiyot yutuqlarini hisobga oldi va keng qo'llanilishini topdi. "1970 -yillarda elektron hisoblash mashinalari va zamonaviy boshqaruv usullari sohasiga faol kirib borish sharoitida ofis ishining o'rni o'zgarib bormoqda. asta -sekin o'z rivojlanishining yuqori bosqichiga o'tmoqda - boshqaruvni hujjatli qo'llab -quvvatlash.

Shunday qilib, sovet davrining oxiriga kelib, ofis ishi yuqori darajaga ko'tarildi - boshqaruv, Yagona davlat statistika xizmati va uning modifikatsiyalari, davlat standartlari hujjatli qo'llab -quvvatlandi va tashkiliy -uslubiy.

1 Ish yuritishning yagona davlat tizimi (Asosiy qoidalar). - M: SSSR Glavarchiv, 1974 yil.

SSSR Vazirlar Ittifoqi huzuridagi Bosh arxiv boshqarmasi va unga bo'ysunuvchi organlar tomonidan tegishli vakolatlar berilgan.

Ish yuritishning hozirgi bosqichi demokratik huquqiy davlat yaratishga yo'naltirilgan yangi rus davlatchiligining shakllanishi bilan chambarchas bog'liq. Postsovet Rossiya ish yuritish sohasidagi oldingi me'yoriy hujjatlarni bekor qilmadi, shu bilan tarixiy uzluksizlikni ta'minladi va keyingi qoidalar ishlab chiqish uchun asosni saqlab qoldi. Huquqiy davlatda qonun sub'ektlar va ob'ektlar uchun katta ahamiyatga ega bo'lgan barcha munosabatlarni tartibga soladi, konstitutsiyaviy normalarni ishlab chiqishda Rossiya qonunchiligi davlat to'g'risidagi ma'lumotlar va hujjatlarga nisbatan davlat siyosatining asoslarini mustahkamladi. "Axborot, axborotlashtirish va himoya qilish to'g'risida" Federal qonunining asosi va "Rossiya Federatsiyasining arxiv fondi va arxivlar to'g'risida" qonun hujjatlari asoslari mamlakat axborot resursining muhim tarkibiy qismi sifatida. Biroq, tashkilotlarda boshqaruv jarayonlarini hujjatli qo'llab -quvvatlash vazifalarini bajarish jarayonida hujjatlarning ishlashi bilan bog'liq masalalar amalda hal qilinmagan, boshqacha aytganda amaldagi qonun hujjatlari ish yuritish sohasiga taalluqli emas.

Shu munosabat bilan bobda "Hujjatlar to'g'risida" qonun (uning kontseptsiyasi taklif qilingan) va qonunosti hujjatlar to'plamini ishlab chiqish zarurligi asoslanadi. Qonun nafaqat tashkilotlar o'rtasida ma'lumot va hujjatlar almashishning ko'plab bahsli masalalarini hal qiladigan, balki ma'lum darajada hujjat aylanishini avtomatlashtirishni rivojlantirish yo'nalishlari va istiqbollarini belgilaydigan asosiy me'yoriy -huquqiy bazaga aylanishi kerak.

Hujjatlar bilan ishlash sohasini qonun hujjatlari bilan tartibga solish va boshqaruv va ishlab chiqarishning asosiy resurslari orasida axborotni targ'ib qilish

"Bachilo I.L. Axborotni hujjatlashtirishning zamonaviy huquqiy muammolari // Axborot jamiyatidagi hujjatlar: elektron hisob yuritish va elektron arxiv / VNIIDAD. - M, 2000. - S. 8.

menejment, shuningdek, so'nggi yillardagi boshqaruv usullarining o'zgarishi milliy miqyosda hujjatlar bilan ishlashni qo'llab -quvvatlovchi vazifa sifatida hujjatlarni boshqarishga har qanday tashkilotning asosiy boshqaruv funktsiyasi sifatida o'tishning old shartlarini yaratadi. Bunday o'tish nafaqat Rossiyada zarur shart -sharoitlarning mavjudligi, balki jahon tajribasi bilan ham bog'liq, bu axborot jarayonlarining globallashuvi sharoitida Rossiya uchun ijobiy ahamiyatga ega bo'ladi.

To'rtinchi bobda "Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish muammolari" ofis ishlarini avtomatlashtirish va hujjatlarni boshqarish masalalari muhokama qilinadi.

Bunday tadqiqotga birinchi urinishni biz, 1982 yilda, hujjat aylanishini avtomatlashtirishning to'plangan tajribasi umumlashtirilganda, amalga oshirdik. "O'shandan beri bu masala hujjatshunoslik adabiyotida har tomonlama ko'rib chiqilmagan. Istiqbolli tadqiqotlarning kontseptual muammolarini hal qilish. va bu sohada rivojlanish.

Ofislarni avtomatlashtirishning dastlabki bosqichi 1970 -yillarda avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarining rivojlanishi bilan chambarchas bog'liq. Dastlab, avtomatlashtirish boshqaruvni hujjatlarni qo'llab -quvvatlashning individual vazifalariga ta'sir ko'rsatdi (hujjatlarni rasmiylashtirish, bajarilishini nazorat qilish va boshqalar), so'ngra amaliy tajriba to'plash, ilmiy tadqiqotlar va ilmiy -texnik taraqqiyotni chuqurlashtirish bilan u qo'llanila boshladi. umuman hujjatlarni qo'llab -quvvatlash.

Avtomatlashtirilgan tizimlarning rivojlanishi mahalliy hujjatli ilm -fanning omili bo'lib, hujjatli tadqiqotlarning kengayishini va tegishli bilimlar: informatika va hujjatli fan bilan integratsiyasini rag'batlantirdi. Yangi ommaviy axborot vositalarining paydo bo'lishi, ma'lumotlarni yozish, o'qish, saqlash va qidirish usullari turtki bo'ldi

1 Qarang: M.V. Larin, B.C. Mingalev. Zamonaviy tizimlar boshqaruv hujjatlari / MGIAI. - M., 1982 yil.

ilmiy ishning yangi yo'nalishlarini ishlab chiqish. Ilmiy izlanishlar va to'plangan amaliy tajriba natijalari hujjat aylanishining standart avtomatlashtirilgan tizimini ishlab chiqish g'oyasiga asos bo'ldi. Natijada, 1980 -yillarning oxiriga kelib, joriy etish uchun tavsiya etilgan loyiha tizimi yaratildi. Bu loyiha tashkiliy va kompyuter texnologiyalarini kompleks qo'llash asosida hujjatlar bilan ishlashning barcha tashkiliy va texnologik jihatlarini qamrab oldi. "

Maktabgacha ta'lim muassasalarini avtomatlashtirishning dastlabki yigirma yilligida mahalliy hujjatli fanlar murakkab fanlararo muammolarni hal qilish uchun yuqori darajadagi nazariy va uslubiy tayyorgarlikni ko'rsatdi, bu esa qisqa vaqt ichida hujjatlar bilan ishlashning qo'lda ishlash usullaridan xalos bo'lishga imkon berdi. yirik hujjatli tizimlar loyihalarini qurish. Biroq, ularni amaliyotga joriy etishda jahon texnologiyasiga mos keladigan kompyuter texnologiyalari va yangi axborot texnologiyalarining yo'qligi cheklandi.

Zamonaviy sharoitda hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish tendentsiyasi kuchayishda davom etmoqda. Agar oldingi davrda avtomatlashtirish metodologiyasi bu sohada standart echimlarni markazlashtirilgan tarzda ishlab chiqilgan bo'lsa, 90 -yillarda mafkuraviy jihatdan ham, ishlatilgan axborot texnologiyalari majmuasida ham xilma -xil hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari bozori yaratildi2.

Bunday sharoitda standart va yaxshi tasdiqlangan individual texnologiyalar hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimlarining asosiy bo'g'inlari bo'lib xizmat qiladi. Hujjatlarni boshqarishning zamonaviy texnologiyalari to'plash, uzatish, to'plash, qayta ishlash, saqlash, taqdim etish va ishlatishning usul va usullar tizimini amalda qo'llash imkonini beradi.

1 Banasyukevich V.D., Zonov V.M. Vazirliklar va idoralarning markaziy apparatlarini hujjatlashtirishning odatiy tizimi // Sovet arxivlari. - 1986. - № 4; VNIIDAD arxivi, -1990. -06-09 -sonli ish. 13-19.

"Chereshkin DS, Smolyan GS Rossiyaning axborot jamiyatiga o'tish strategiyasi to'g'risida // Axborotlashtirish muammolari. - 1999. - № 3. - 4 -bet; Borzo J. Rossiya IT -bozori 1999 y. // Computenvorld. - 1999. - № 7.- S. 1.7.

turli xil texnik vositalar asosida hujjatlarda mavjud bo'lgan ma'lumotlar, ilmiy -texnik taraqqiyot jarayonida doimo takomillashib boradi. "Hujjatlar aylanishida individual texnologiyalar va texnik qurilmalardan foydalanilganda, ularni qo'llashning o'ziga xos oqibatlariga e'tibor qaratish lozim.

Shaxsiy axborot texnologiyalarining tizimga birlashishi tashkilotlarda hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlarini (ACS) yaratishga imkon beradi. Umuman olganda, qamrovning to'liqligi nuqtai nazaridan, axborotni qayta ishlash texnologiyalari avtonom, amaliy va murakkab bo'lishi mumkin. ASUD turi qo'llaniladigan mafkuraning mohiyatiga (mijoz-server, intranet, ish oqimi, guruh dasturlari va boshqalar), shuningdek, ofis ishining mavjud an'analariga yoki tubdan yangi echimlardan foydalanishga qarab belgilanadi.

Axborot bozorida ASUD ko'pligiga qaramay, ularni tanlash, baholash va tasniflash masalalari hal qilinmagan. Bo'lim ASUDni funktsional imkoniyatlariga qarab uch sinfga bo'lishining asosini beradi va ularga umumiy talablarni shakllantiradi.

Birinchidan, ASUD menejmentni hujjatlar bilan ta'minlashning barcha vazifalarini to'liq bajarishi kerak: hujjatlarni tayyorlash, ro'yxatga olish, bajarilishini nazorat qilish, hujjatlarni qidirish, ularni saqlash va hujjatlar to'plami bo'yicha ma'lumotnoma ishi. Tizim bir xil uslubiy tamoyillar, dasturiy ta'minot, texnik va texnologik echimlar asosida hamda ichki qonun hujjatlari, davlat standartlari, yo'riqnomalar va talablar ko'rinishida mavjud tashkiliy -huquqiy shartlar asosida qurilishi kerak. ASUD to'plangan axborot resursining to'liq ishlatilishini (integratsiyalashuvini) ta'minlashi va bir martalik ma'lumotlarni kiritish va uni qayta ishlatish tamoyilini amalga oshirishi kerak. Tizim, shuningdek, ma'murlarga kerakli hujjatlarni etkazib, tashkilot ichidagi hujjatlarning harakatlanish yo'llarini tanlashda yordam berishi kerak

1 Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish. - M.: Infra, 1998.- S. 335-336.

axborotni ruxsatsiz kirishdan himoya qilish darajasi. Zamonaviy sharoitda ASUD ma'lum komponentlarga (texnik qurilmalar va texnologiyalar soniga, hujjatlar soniga, ma'lumotlarga, foydalanuvchilar soniga) qarab kengayishi va o'zgarmaydigan talablarga mos chegaralarda moslasha olishi kerak. foydalanuvchilar.

Avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimining turini tanlash uchun tegishli metodologiyani ishlab chiqish zarur. Maqolada ASUD parametrlari guruhini aniqlash va ularni miqdoriy va sifatiy baholash usullari taklif qilingan. Ushbu metodologiyaning qo'llanilishi hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimlarini davlat sertifikatlash tizimi bilan to'ldirilishi kerak.

"Hujjatlar aylanishida axborotni boshqarish metodologiyasi" beshinchi bobida axborot menejmentining ilmiy intizom sifatida vujudga kelishi kamida ikkita asosiy global sabablarga ko'ra yuzaga kelgan qonuniyatdir:

axborot jamiyatining shakllanishi, uning har qanday tashkilot faoliyati va rivojlanishiga ta'sirini hisobga olish uchun amaliy boshqaruv zarurligiga olib keldi;

axborotni boshqaruvning eng muhim manbasi sifatida e'tirof etish, uning faoliyatining adekvat ilmiy nazariyasini yaratishni talab qildi.

Axborot menejmenti menejment nazariyasining bir qismi sifatida paydo bo'lib, tezda butunlay mustaqil ma'noga ega bo'ldi va axborot jamiyati davrida istiqbolli ilmiy yo'nalish sifatida shakllandi.

Adabiyotlar tahlili shuni ko'rsatadiki, masalaning yaxlit va keng qamrovli nazariyasi hali ishlab chiqilmagan1. Axborotni boshqarish kontseptsiyasi quyidagi yondashuvlarni birlashtiradi:

"Perel IS, Slavin VN Xorijdagi axborot faoliyati va axborotni boshqarish muammolari. - M, 1992. - S. 42-43; Yanovskiy A.M. Biznesda axborotni boshqarish // NTI. Ser. 1. Tashkilot. Axborot bilan ishlash usuli. - 1997. - No 2. - S. 7; Kostomarov MN

iqtisodiy, kommunal va moliyaviy xarajatlarni hisobga olgan holda yangi hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni jalb qilish masalalarini ko'rib chiqish;

analitik, foydalanuvchilarning axborot va muloqotga bo'lgan ehtiyojlarini tahlil qilishga asoslangan;

axborot texnologiyasini tashkiliy jihatlarga ta'sirini hisobga olgan holda tashkiliy;

tizimli, axborotni qayta ishlashni tashkilotda yaxlit, tizimga asoslangan, har tomonlama qamrab oluvchi jarayon asosida ko'rib chiqadi va aloqa kanallari, axborot, moddiy resurslar va boshqa xarajatlarni, ish usullarini optimallashtirishga alohida e'tibor beradi. .

Axborot menejmenti nazariyasi va amaliyotiga oid adabiyotlarda uni qo'llashning uchta predmeti bor. Birinchisi, axborotni zamonaviy mehnat jarayoniga ongli va maqsadli integratsiyalashuvi nuqtai nazaridan axborotni boshqarishga tegishli; bunda axborot korxonaning hal qiluvchi manbasi, raqobatbardoshlik omili va harakat usulini ratsionalizatsiya qilish asosi sifatida tushuniladi.

Ikkinchi fan sohasi axborot va bilimlarni qayta ishlash, qayta ishlash va to'plash uchun maxsus texnologiyalarni ishlab chiqishni o'z ichiga oladi (axborot texnikasi) 1.

Uchinchi fan sohasi yuqoridagi fan sohalarini hisobga olgan holda axborot -kommunikatsiya texnologiyalaridan foydalanish va ularning salohiyatini o'z ichiga oladi.

Hujjatlarni boshqarishda axborotni boshqarish kontseptsiyasida nima yangilik? Sanoatdan axborot jamiyatiga o'tish davrida paydo bo'lishi bilan, makro darajadagi tashkilotda boshqaruvni tubdan qayta qurish uchun yangi imkoniyatlar paydo bo'ladi.

1 Qarang: Seeger Th.: Grundbegriffe der Information und Dokumentation. - Buder M., Rehfeld W., Seeger Th., Strauch D.: Grundlagen praktischen Ma'lumot va hujjatlar. Farmon, Op. - T. 1. - S. 1-8.

Makro darajadagi o'zgarishlar mikro darajadagi o'zgarishlarni nazarda tutadi, ularni klassik tashkilot turidan axborotga yo'naltirilgan tashkilotga o'tish paytida kuzatish mumkin. P. Druker bu haqda bir necha yil oldin shunday yozgan edi: “Yaqin kelajakdagi korxona endi men axborotga asoslangan tashkilot bo'lmaydi. Korxonalarda va ayniqsa yirik korxonalarda axborotga yo'naltirishdan boshqa imkoniyat yo'q »1.

Axborot boshqaruvi va hujjat aylanishi o'rtasidagi munosabatlar quyidagicha. Tashkilotdagi asosiy axborot manbalaridan biri tashkilot faoliyatiga taalluqli holatlar va hujjatlardir. Tashkilotni boshqarishning hujjatli qo'llab -quvvatlash tizimi yangi axborot texnologiyalari tomonidan katta bosim ostida. Hujjatning sintaktik, semantik va pragmatik mohiyatini qayta ko'rib chiqish va tashkilotlarni boshqarish uchun hujjatlarni qo'llab -quvvatlash tizimining strukturaviy va funktsional o'zgarishlarini amalga oshirish zarurati bosimda namoyon bo'ladi. Hujjatlar bilan ishlashning an'anaviy usulini yangi axborot texnologiyalariga yo'naltirilgan tizimga evolyutsion o'zgartirish zarurati murakkablikni kuchaytirmoqda.

Tashkilotda axborotni boshqarish strategik, operativ va ma'muriy vazifalarni bajaradi. Strategik vazifalarga quyidagilar kiradi: tashkilotning axborot infratuzilmasini yaratish va axborot texnologiyalarini boshqarish. Operativ va ma'muriy vazifalar torroq va bo'ysunadi2.

Axborot menejmentining asosiy vazifasi - bu tashkilotning asosiy faoliyatini axborot bilan ta'minlash. Axborot menejmentining vazifasi shu nuqtai nazardan ko'rib chiqilishi kerak

"Drucker P. P. Das Zeitalter der Dirigenten. - Menejer jurnali, 1988. H. 7. - S. 102." sm. Grudovsk S. Begriffsverstandnis "Axborot boshqaruvi" va boshqa ma'lumotlar va hujjatlar. Nachrixten hujjatlari. - 1996. - No 6. - S. 351-360: Yanovskiy A.M. Farmon. Op. - S. 8.

birlashtiruvchi qidiruv dasturi asosida va Internet orqali takliflar va ishlatilgan axborot resurslarining tegishli marketing asosida xodimlar tomonidan yaratilgan tizimning alohida axborot tuzilmalarini (hujjatlar, fayllar, texnologiyalar) birlashtirish.

Axborot menejmenti uchun muammo axborot bozorida taklif qilinadigan har xil "ommaviy mahsulot" ni harakatlar bilan bog'liq ma'lumotlarga qayta ishlashda yotadi. Shuning uchun faqat tashqi manbalar etarli emas. Tashqi bilimlardan ichki qarorlar bilan bog'liq bilimlarga o'tish muhimroqdir. Shunday qilib, axborot tizimlarini ishlab chiqish kerak, uning yordamida olingan ma'lumotlarni sifatli tayyorlash, saqlash va uni to'liq amalga oshirish uchun sharoit yaratish mumkin bo'ladi.

Asoslangan umumiy tushuncha menejment, shuni ta'kidlash mumkinki, axborot menejmenti tashkilotni rejalashtirish, etakchilik, nazorat va hujjatli yordamni tashkil etish muammolarini ma'lum maqsadli mezonlarga muvofiq hal qiladi. Axborot menejmentining vazifasi va maqsadi bor - tashkilot a'zolarining muvofiqlashtirilgan tashkiliy va axborot harakatlarini qo'llab -quvvatlash. "

Axborot menejmentining navbatdagi vazifasi - bu aloqa, texnologiya va axborot texnologiyalarining oqilona shakllarini, shuningdek, tashkilot maqsadlariga erishish uchun zarur bo'lgan axborot resurslarining xususiyatlarini tanlash.

Ushbu yondashuvni amalga oshirishga misol sifatida Rossiya Federatsiyasi Federal Majlisining Federatsiya Kengashining avtomatlashtirilgan axborot -kommunikatsiya tizimini (ICS) keltirish mumkin. ICSni joriy etish deputatlarning samarali faolligini, hujjatlar aylanishini avtomatlashtirishni va tashqi dunyo bilan modem va elektron pochta orqali aloqani ta'minlash imkonini beradi2.

1 Zahn E., Ruttler M. Ganzheitliches Axborotni boshqarish - Axborot boshqaruvi. - Shtutgart, 1990. -S. to'qqiz.

2 Nikitov V., Orlov E. Farmon. Op. - S. 10.

Ma'lumotni boshqarishning hujjatlarni boshqarishdan, boshqaruv hujjatlaridan va avtomatlashtirilgan ish yuritish tizimidan tubdan farq qilishining asosiy farqi shundaki, tashkilot mutaxassisi, xodimi, menejeri nafaqat ma'lumot etkazib beriladigan iste'molchilar, balki uning bevosita ishtirokchilari hisoblanadi. axborot jarayoni, eng muhimi qismi axborotni boshqarish tuzilmalari.

Boshqaruv apparatlarida aloqa jarayonlarini amalda joriy etish axborotni boshqarish institutlari (xizmati) tomonidan ish oqimini tashkil etish, qog'ozsiz aloqalar, ichki axborotni boshqarish tizimi doirasida hujjatlar aylanishini aylanishi, amalga oshirilishi shaklida amalga oshiriladi. axborot tizimlari va tarmoqlari 1.

An'anaviy ish yuritish, hujjatlarni qo'llab -quvvatlashning yanada ilg'or tizimlari, hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari va axborotni qayta ishlashning boshqa avtomatlashtirilgan tizimlari, texnik ma'lumotlarni qayta ishlash vositalari yagona rahbarlik ostida umumiy uslubiy bazada yagona tizimga birlashtirilgan. Boshqacha aytganda, hujjat aylanish tajribasi muhandislik va texnologiya imkoniyatlari bilan birlashtirilgan. Bunday holda, axborotni boshqarishning alohida komponenti tegishli tashkiliy tuzilma tomonidan qo'llab -quvvatlanadi.

Zamonaviy G'arb adabiyoti tahlili shuni ko'rsatadiki, tashkilotlarda axborotni boshqarishning tashkiliy tuzilishi har bir holatda o'ziga xos shaklga ega bo'ladi. Shu bilan birga, hukmron nazariy tushunchalarga ko'ra, axborotni boshqarishning uchta asosiy turi mavjud: funktsiyaga, mahsulotga va bozorga yo'naltirilgan2.

Axborotni boshqarishning tashkiliy tuzilmalari yuqori menejment, mutaxassislar, menejerlar, etkazib beruvchilarni birlashtirishga mo'ljallangan

1 Kostomarov M.N. Aloqa axborotni boshqarish funktsiyalarini amalga oshirish muhiti sifatida // Kotibiy biznes. - 1998. - No 4. - S. 58. "Qarang: G. Volfram. Op. Cit. - S. 262.

axborotni boshqarish va axborotni boshqarish bo'linmasining o'zi va shu bilan zamonaviy uslubiy yondashuvlar, tashkiliy va texnologik echimlar asosida tashkilot miqyosida hujjat aylanishi uchun zarur shart -sharoitlarni yaratadi.

Xulosa tadqiqotning asosiy natijalarini umumlashtiradi.

Ishning mazmunidan kelib chiqadigan asosiy xulosa quyidagicha: an'anaviy ish yuritish va hujjatlarni qo'llab -quvvatlash doirasida tashkilotlarda hujjatlar bilan ishlashning mavjud shakllari va usullari zamonaviy shartlarga javob bermaydi va resurslarning qisqarishiga olib keladi. Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondini to'ldirish uchun. Jamiyatni global axborotlashtirish, yangi axborot-kommunikatsiya texnologiyalarini keng tarqatish, bozor mexanizmlari va zamonaviy menejmentni bosqichma-bosqich joriy etish ijtimoiy-iqtisodiy jarayonlarda axborotning rolining oshishiga va uning eng muhim strategik manba sifatida xabardor bo'lishiga olib keldi. Axborot resursining asosiy qismi hujjatlardan iborat bo'lganligi sababli, bizning fikrimizcha, hozirgi bosqichda tashkilotlarda hujjatlar bilan ishlashning kontseptual yangi uslubiga - axborotni boshqarish metodologiyasiga asoslangan hujjat aylanishiga o'tish uchun zarur old shartlar tayyor. Bu ishda hujjat aylanishi kontseptsiyasi quyidagi xulosalar asosida shakllangan.

1. Axborotni ilmiy kategoriya sifatida o'rganish, axborot jarayonlarining qonuniyatlari va qonuniyatlarini bilish ularni hujjat aylanishi masalalarini tushunishga yaqinlashtiradi. Boshqarish jarayonida axborot alohida ma'lumotlar va ma'lumotlardan bilimga aylanadi, shu asosda boshqaruv qarorlarining aksariyati qabul qilinadi. Bu o'zgartirish axborotni ishlab chiqarish, aylanishi va iste'molini o'z ichiga olgan murakkab axborot jarayonlari natijasida amalga oshiriladi.

Axborot jarayonlari axborot tizimlarida sodir bo'ladi - bir butunni tashkil etuvchi o'zaro bog'liq elementlar majmui

(tashkilot). Axborot, axborot jarayonlari va axborot tizimlari tashkilotning axborot infratuzilmasiga birlashtirilgan bo'lib, bu yaratilgan axborot resurslari asosida boshqaruv maqsadlariga erishishni ta'minlaydi. Rossiya qonunchiligiga ko'ra, axborot resurslariga hujjatlashtirilgan axborot va axborot texnologiyalari kiradi, ya'ni. axborot faoliyatining predmeti va vositalari.

Hujjatlar yordamida axborot kerakli xususiyatlarga ega bo'ladi va hujjat ko'rinishida boshqaruv jarayonlarida asosiy rolini bajaradi, boshqaruv ta'sirini ob'ektdan boshqaruv sub'ektiga o'tkazadi va teskari reaktsiya signalini beradi. Hujjatlar natijasida ma'lumotlar tashuvchida belgilanadi (belgilanadi), yuridik kuchga ega bo'ladi, identifikatsiya qilish imkoniyati, uning haqiqiyligini isbotlash. Shunday qilib, boshqaruvda axborotni tashkil qilishning asosiy shakli hujjatdir.

2, hujjat keng ma'noda ko'plab ilmiy fanlar bo'yicha tadqiqotlar mavzusi. Biroq, bu atamaning o'zi hali ham umumiy e'tirof etilgan fanlararo ta'rifni olmagan. Shubhasiz, hujjat umumiy asosiy xususiyatlarga ega va uning maqsadi va ko'lamiga qarab o'ziga xos belgilar va xususiyatlarga ega bo'lishi mumkin.

Hujjat kontseptsiyasini shakllantirishda uchta asosiy yondashuv mavjud: moddiy ob'ekt sifatida; axborot tashuvchisi sifatida; hujjatlashtirilgan ma'lumot sifatida. Uzoq vaqt davomida atama hukmronligi tashuvchiga tegishli edi. Hujjatning zamonaviy tushunchasi hujjatning axborot komponentini va uning huquqiy qo'llab -quvvatlanishini birinchi o'ringa olib chiqadi, bu esa hujjatning ishlash jarayonida uni identifikatsiyalash imkonini beradi. Hujjatni tushunishga huquqiy komponentning kiritilishi uning hayot aylanishining barcha bosqichlarida hujjat aylanishi kontseptsiyasini amalga oshirish imkonini beradi.

Bitiruv malakaviy ishi boshqaruv hujjatining asosiy vazifasi tashkilotlarning maqsadli faoliyatini ta'minlash ekanligini aniqlaydi. Shu bilan birga, boshqaruv hujjati jamiyatda mavjudligi nuqtai nazaridan muhim bo'lgan umumiy funktsiyalarni ham saqlaydi: axborot, aloqa, ijtimoiy, madaniy, huquqiy va tarixiy manba vazifasi. Hujjatning hayot aylanishining turli bosqichlarida uning u yoki bu funktsiyalari yangilanadi. Operativ boshqaruv jarayonlarida (hujjat hayotining faol bosqichi) axborot, aloqa va huquqiy funktsiyalar katta ahamiyatga ega.

Shunday qilib, tashkilotda hujjatning ishlashi unga maxsus talablarni qo'yadi: ma'lumotni moddiy muhitga o'rnatish va ma'lumotlarning identifikatsion belgilarining mavjudligi. Shunday qilib, hujjat aylanishi nuqtai nazaridan, boshqaruv hujjati unga tegishli bunday qattiq talablar qo'yilmaydigan, tegishli fanlardan hujjat tushunchalaridan farq qiladi.

3. Boshqaruv hujjati uchun axborot tashuvchisi muhim ahamiyatga ega. Hujjatli ommaviy axborot vositalari texnik taraqqiyot jarayonida o'zgaradi. Yangi axborot texnologiyalari rivojlanishi bilan, axborot tashuvchilari "qog'oz" dan tubdan farq qiladigan elektron hujjatlar paydo bo'ladi. Odam elektron hujjatni faqat maxsus texnologik protseduralar va dasturiy vositalar yordamida idrok qila oladi. Elektron hujjatlar jismoniy va mantiqiy tuzilishga ega bo'lib, u hujjat va uning tashuvchisi sifatida qattiq, o'zgarmas tuzilma sifatida hujjat haqidagi oldingi g'oyalarga to'g'ri kelmaydi.

Nisbatan yangi hodisa sifatida elektron hujjat hali hammasi tomonidan barqaror va qabul qilingan ta'rifni olmagan. Ayrim mutaxassislarning elektron hujjatlarni mutlaqo yangi narsa sifatida ko'rsatishga urinishlari va hujjatshunoslikda shakllangan hujjatni tushunmasliklari ishonarli ko'rinmaydi. Nomzodlik dissertatsiyasida olib borilgan

Ijara elektron hujjat metodik jihatdan hujjatning hujjatli tushunchasidan tashqariga chiqmasligini isbotlaydi. U hujjatning barcha xususiyatlari va muhim xususiyatlariga ega, tegishli funktsiyalarga ega va shuning uchun boshqa texnotronik hujjatlar bilan bir xil asosda boshqaruv jarayonlariga kiritilishi mumkin.

Albatta, elektron hujjatlarning o'ziga xosligi bor, ayniqsa yuridik kuch, haqiqiylik, saqlash usullari, ochiq formatlardan foydalanish va elektron hujjatlarni almashish uchun yozuv standartlari. Shu bilan birga, elektron raqamli imzo yordamida yoki elektron ma'lumot almashish ishtirokchilari o'rtasida tuzilgan shartnomalar tizimi yordamida elektron hujjatlarning haqiqiyligini tasdiqlashning huquqiy asoslanishi katta ahamiyat kasb etadi. Bu muammolarni kompleks ilmiy hal etish, bizning fikrimizcha, ish yuritish va arxiv fanining eng dolzarb vazifalaridan biridir.

4. Boshqaruv hujjatlari o'z vazifalari va funktsiyalarini ish yuritish bilan belgilangan muayyan qoidalarga muvofiq bajaradi. Davlat bilan birga vujudga kelgan va uning o'zgarishlarining asosiy tendentsiyalari va paradigmalarini aks ettirgan ofis ishi bir qancha tarixiy bosqichlardan o'tadi. Hujjatlarni boshqarishda ofis ishini rivojlantirishning uchta asosiy bosqichi bor: inqilobdan oldingi, sovet va zamonaviy. Ushbu bosqichlarning har birida ofis ishi o'ziga xosligi va o'ziga xos xususiyatlari bilan ajralib turardi.

Inqilobdan oldingi rivojlanish davrida ofis ishi Rossiya markazlashgan davlatida hujjatlarni boshqarishning eng oddiy shakllari paydo bo'lishidan tortib, Rossiya imperiyasi qonunlari bilan batafsil tartibga solingan ofis ishlariga qadar uzoq yo'lni bosib o'tdi. davlat boshqaruvining ajralmas qismi sifatida.

Ma'muriy-buyruqbozlik tizimiga xizmat qiluvchi sovet ish yuritishiga ikkita asosiy tashkiliy omil ta'sir ko'rsatdi. Tashqi ish yuritish ishlarini uslubiy boshqarish

20 -asrning 20 -yillarida ishchilar va dehqonlar inspektsiyasi organlari ma'muriy apparat ishining yaxshilanishi bog'liq bo'lgan faoliyat sohasi sifatida ish joyini aniqladilar. Keyinchalik ish yuritishning arxiv organlari yurisdiktsiyasiga o'tkazilishi uning asosiy vazifasini o'zgartirdi: bu mamlakat arxiv fondini yuqori sifatli shakllantirish uchun ish yuritishning hujjatli qismini tartibga solish edi. Faqat 60-70 -yillarning oxirida bu yondashuvlarning umumiyligi tushuniladi, buning natijasida hujjatlarni rasmiylashtirishni yagona boshqarish muammolarini hal qilishga qaratilgan ish yuritishning yagona davlat tizimini yaratish mumkin bo'ladi. ma'lumot va davlat hujjatli fondini saqlash.

Ish yuritish tarixini keyingi tadqiqotlar shuni aniq ko'rsatadiki, 80 -yillarga kelib, ilmiy -texnikaviy inqilobning boshlanishi sharoitida ofis ishi an'anaviy shaklda hujjatlarda jamlangan kerakli ma'lumotlarni zamonaviy boshqarishni ta'minlay olmagan. Ma'lum bo'lishicha, ish yuritish sohasi alohida tizimlarni emas, balki tashkilotlarning barcha boshqaruv hujjatlarini qamrab olishi kerak, u hujjatlashtirish va hujjatlarni rasmiylashtirish masalalarini o'z ichiga olishi kerak. ularni arxivda ishlatish, boshqaruv funktsiyalari va ularga xizmat ko'rsatuvchi hujjatlar o'zaro bog'liq. Bu tushunishning amaliy natijasi sifatida ish yuritish deyarli hamma joyda yangi tushuncha - "boshqaruv hujjatlari" bilan almashtiriladi.

5. Rossiya davlati taraqqiyotining hozirgi bosqichida boshqaruvni hujjatli qo'llab -quvvatlash muammolari umumiy huquqiy normalar asosida va munosabatlar sharoitida ijtimoiy munosabatlarning yangi tizimini shakllantirish jarayonlarida muhim o'rin tutadi. boshqaruv faoliyati paradigmasining o'zgarishi. Ma'muriy-buyruqbozlik tizimidan chiqish va boshqaruvning ijtimoiy-iqtisodiy usullarini tasdiqlash yangi talablarni qo'yadi

ushbu faoliyatni hujjatlar bilan ta'minlash sohasi. Ofis ishini boshqaruvchi avvalgi me'yoriy hujjatlarning haqiqiyligini saqlash o'tish davrida boshqaruv apparati hujjatlar bilan ishlashining uzluksizligini ta'minladi. Biroq, hozirgi paytda, tashkilotlarning faoliyatini hujjatlashtirish uchun, birinchi navbatda, to'liq huquqiy qo'llab-quvvatlash uchun mutlaqo yangi uslubiy asoslarni yaratish talab qilinmoqda. O'tkazilgan tadqiqotlar va mavjud amaliyot shuni ko'rsatadiki, zamonaviy sharoitda hujjatlar sohasi ko'plab kamchiliklarga duch keladi, ular hujjatlar bilan ishlashning past sifati, amaldagi hujjat aylanish tizimining nomukammalligi, me'yoriy -uslubiy hujjatli ishlanmalarning kechikishi bilan ifodalanadi. Axborot texnologiyalarining rivojlanish sur'atlari, hujjatlar aylanishiga yagona talablarning yo'qligi, davlat boshqaruvining "vertikal" va "gorizontal" yo'nalishlari.

Shu bilan birga, yangi axborot texnologiyalarining jadal rivojlanishi va faol kirib borishi, zamonaviy texnologiyalar bilan to'yinganligi, yangi axborot tashuvchilarning paydo bo'lishi va ularning tez yangilanishi, hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari tufayli boshqaruvni hujjatlashtirishning tizimli murakkablashuvi mavjud. takomillashtirilmoqda.

O'ttiz yildan ziyod tarix davomida ofis ishlarini avtomatlashtirish va boshqaruvni hujjatli qo'llab -quvvatlash mahalliy loyihalardan tortib to o'tib ketdi tizim echimlari alohida tashkilotlar, korporatsiyalar va hokimiyat tarmoqlarida hujjatlar va ularning komplekslarini boshqarish jarayonlarini qamrab oladi. Dissertatsiyada ishlab chiqilgan metodologiyadan foydalangan holda hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimi uchun eng yaxshi variantni tanlash imkonini beradigan axborot texnologiyalari va axborot xizmatlari bozori shakllandi.

Bunday sharoitda ofis ishining an'anaviy ustuvorligidan, hujjatlarni klassik bo'linishidan ketish uchun old shartlar tayyor.

"har qanday tashkilotda strategik va operatsion boshqaruv maqsadlariga erishishda, hujjatlar hayotining barcha bosqichlarida axborot va hujjat resurslarining to'liq to'plami uchun zamonaviy ilmiy -texnik yutuqlar, boshqaruv tizimlaridan foydalangan holda yuqori samarali yaratishga o'tish". ayniqsa, davlat boshqaruvida. Hujjat boshqaruvi deb nomlangan bunday tizim iqtisodiyot, samaradorlik tamoyillariga asoslangan va boshqaruv resursi sifatida hujjatlarga nisbatan yuqori sifatli boshqaruvni ta'minlaydigan yangi axborot texnologiyalaridan keng foydalanishga asoslangan va hukmronlik qilayotgan integratsiya tendentsiyalarini hisobga olishga imkon beradi. ijtimoiy jarayon.

6. Hujjat aylanishi yuridik yordamni kuchaytirishni talab qiladi. Hujjat ishining yuridik komponenti va umuman hujjatning keskin o'sishi hisobga olingan holda, huquq va majburiyatlarning chegaralarini me'yoriy ravishda belgilab beradigan "Hujjatlar to'g'risida" Federal qonunini ishlab chiqish zarur. Ijtimoiy va milliy iqtisodiy sohalarda hujjat aylanishiga nisbatan davlatning hujjatlari bilan bog'liq davlat siyosatining konturlarini belgilash, ijro etuvchi hokimiyat vertikal bo'ylab va gorizontal munosabatlarda boshqaruv organlari o'rtasida hujjat aylanishini tashkil etishning huquqiy masalalarini hal qilish; davlat boshqaruvida qo'llaniladigan dasturiy ta'minot, texnologik va texnik vositalarga qo'yiladigan talablarni birlashtirishga imkon beradigan normalarni joriy etish, fuqarolar va davlat o'rtasidagi munosabatlarni hujjatlashtirishni tartibga solish, davlat tomonidan belgilangan tartibda o'z faoliyatini hujjatlashtirish uchun mas'ul tashkilotlarni aniqlash.

Hujjat aylanishi sohasidagi davlat siyosati, bizning fikrimizcha, hujjat aylanishi hajmini kamaytirishga, hujjatlar tizimini birlashtirishga, boshqaruv hujjatlariga talablarni shakllantirishga, hujjatlarni rasmiylashtirishga qaratilgan bo'lishi kerak. Hujjatlar to'g'risidagi qonun

ko'rsatmalar va uslubiy qonunlar to'plami bilan qo'llab-quvvatlanishi kerak.

Mamlakatda hujjat aylanishi masalalarini federal arxiv boshqaruvi organiga topshirish maqsadga muvofiqdir. Arxiv idoralari, jahon va mahalliy tajriba ko'rsatganidek, bunday funktsional vazifani bajarishga eng tayyor va unga qiziqishadi. Rosarxivning hozirgi vazifalari, funktsiyalari va vakolatlari sezilarli darajada kengaytirilishi kerak.

Hujjatlarni boshqarish idoralararo muammo bo'lganligi sababli, hujjatlarni rasmiylashtirish muammolarini ko'rib chiqish, ilmiy va uslubiy faoliyatni muvofiqlashtirish, Rossiya Federatsiyasida hujjat aylanishini takomillashtirish bo'yicha tavsiyalar va takliflarni ishlab chiqish uchun ekspert -maslahatchi organ sifatida Rosarxivda idoralararo komissiya tuzish maqsadga muvofiq ko'rinadi. .

7. Ayrim muassasa va tashkilotlarda hali ham empirik darajada hal qilinayotgan va amalda milliy standartlar bilan tartibga solinmagan, noan'anaviy ommaviy axborot vositalarida hujjatlarni yuritishni tartibga solish va tartibga solish vazifalari so'nggi paytlarda tobora muhim ahamiyat kasb etmoqda. Biz, birinchi navbatda, "elektron hujjat aylanishi" deb nomlangan, tegishli qonun hujjatlari va texnik va texnologik reglamentlar bilan tartibga solinmaganligi amaliyotchilar, shu jumladan arxiv xodimlari orasida katta tashvish va norozilikni keltirib chiqaradi. nazariy va uslubiy ishlab chiqish. Xususan, elektron hujjatlarni yuridik jihatdan taqsimlash masalalari hal qilinmagan.

8. Amaliy ish tashkilotlarda zamonaviy hujjat aylanish tizimlarini qurish bo'yicha axborotni boshqarish metodologiyasidan foydalangan holda amalga oshirish taklif etiladi. Axborot menejmenti ilmiy ma'noda axborotni boshqarishning turli jihatlari bilan bog'liq bo'lgan bir qancha fanlarning yutuqlarini o'z ichiga oladi.

zamonaviy tashkilotlarda. Axborot menejmentidan foydalanish, amalda, axborot jamiyatiga xos bo'lgan, axborotga yo'naltirilgan tashkilot turiga o'tishga imkon beradi. Axborot menejmenti hujjat aylanish tizimini magistral bo'g'in sifatida yaratishning yangi metodologiyasi sifatida yangi paradigma tashkilotlar uchun muhim ahamiyatga ega va usul-tushuncha sifatida muhim integratsion salohiyatga ega.

Axborotni boshqarish metodologiyasidan foydalanish zamonaviy tashkilotlarda hujjatlar aylanishi nazariyasi va amaliyotining ko'plab masalalarini hal qilishga imkon beradi, ular an'analar va sifatsiz boshqaruv tufayli nafaqat professional sohalar, balki ishlatilgan texnika va texnologiyalar o'rtasidagi to'siqlarga bo'linadi. . Yagona metodologiya hujjatlarni va axborotni yagona axborot resursiga birlashtirishga va hujjatlar va axborot (axborot resurslari), axborot texnologiyalari, aloqa vositalari va malakali kadrlar to'plamiga asoslangan holda samarali ishlaydigan axborot infratuzilmasini yaratishga imkon beradi. boshqaruv jarayonlarini eng kam xarajat bilan. Zamonaviy rus tashkilotlarida axborotni boshqarish metodologiyasini qo'llashga o'tishning ob'ektiv shartlari allaqachon yaratilgan. Uning amalda tatbiq etilishi Rossiya Federatsiyasida boshlangan davlat boshqaruvi islohotini yanada samarali amalga oshirish, boshqaruv hujjatlarining axborot resurslaridan foydalanishni yaxshilash, tashkilotlarda hujjat aylanishi sifatini oshirish uchun zamonaviy ilmiy yutuqlarni qo'llash imkonini beradi.

1. Hujjat aylanishi va yangi axborot texnologiyalari. - M: Ilmiy kitob, 1998.- 137 b.

2. Zamonaviy boshqaruv tuzilmalarida axborotni boshqarish: Usul, tavsiyalar / VNIIDAD. - M., 1997.- 48 b. - Hammualliflik.

3. SSSRda boshqaruv ishlari va ish yuritish ishlarini ratsionalizatsiyalashning tashkiliy shakllarini ishlab chiqish: Darslik. maxsus o'quv qo'llanma. 1 -qism / MGIAI.

M., 1982.- 78-yillar. ... ... ...

4. Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish: Darslik, -g- M.: INFRA, - 1998.

5. Boshqaruv ishi va ish yuritish ishlarini ratsionalizatsiya qilish bo'yicha 1920 -yillar davriy jurnallari: Darslik. maxsus kurs uchun qo'llanma / MGIAI. - M., 1981 .-- 83 b. Hammualliflik qilgan.

6. 20 -yillar davriy nashrlarida boshqaruv ishi va ish yuritishning ratsionalizatsiyasi: Darslik. maxsus kurs uchun qo'llanma / MGIAI. - M., 1982.- 77 b.

7. Boshqaruvni hujjatlashtirishning zamonaviy tizimlari: Darslik. qo'llanma / MGIAI,- M., 1982 .-- 99 b. - Hammualliflik.

8. Tashkiliy dizayndagi matritsa va grafik modellashtirish: Darslik. qo'llanma / MGIAI. - M., 1986.- 88 b. - Hammualliflik.

9. Davlat muassasalarida boshqaruv ishini tashkil etish: Darslik. qo'llanma / MGIAI. - M., 1986.- 165 b. - Hammualliflik.

10. Maxsus hujjatlashtirish tizimlari: Darslik. - M.: Iqtisodiyot, 1989.- 143 p. - Hammualliflik.

11. Moskva-Qozon temir yo'lining boshqaruv kengashida ish yuritishning ratsionalizatsiyasi. 1923-1925 yillarda. // Yozuvlarni boshqarish va arxivshunoslik metodologiyasining dolzarb masalalari / MGIAI. - M., 1976. - S. 147-154.

12. 20 -yillarda davlat apparatini ratsionalizatsiya qilish bo'yicha idoraviy organlarning faoliyati to'g'risidagi hujjatlar // Sov. arxivlar. - 1977. - No 4. - S. 68-72.

13. "Aloqa usullari xabarnomasi" jurnali (1918-1926) boshqaruv va ish yuritishning ratsionalizatsiyasi to'g'risida // Tarixshunoslik va SSSR tarixini manbashunoslikning ba'zi savollari: Sat. San'at / MGIAI. - M., 1977.- S. 71-88.

14. Vazirliklar va idoralar uchun hujjatlarni qo'llab -quvvatlashning moslashtirilgan avtomatlashtirilgan tizimini ishlab chiqish tajribasi // KPSS XXVI qurultoyi qarorlari asosida fundamental va amaliy ilmiy tadqiqotlarni axborot bilan ta'minlash muammolari: Tezislar. xabar berish va tartibsizlik. Butunittifoq. konf. - M., 1982.-4.2. - S. 115-118. - Hammualliflik.

15. Boshqaruvni hujjatlashtirishni avtomatlashtirish: Tezislar // Iqtisodiyot xizmatidagi ilmiy ishlanmalar: Tezislar. xabar berish ilmiy-amaliy konf. 1983 yil 21 iyun- M., 1983 .-- S. 94-96.

16. Davlat muassasalarida boshqaruv ishini takomillashtirish bo'yicha ishlarni tashkil qilishda tarixiy tajribadan foydalanish to'g'risida // Davlat muassasalarida mehnatni tashkil etishning dolzarb masalalari: Universitetlararo. Shanba / MGIAI. - M., 1983.- S. 123-133.

17. Operativ axborot va bajarilishini nazorat qilishning avtomatlashtirilgan tizimini ishlab chiqish tajribasi // Axborot xizmati masalalari / MGIAI. - M., 1983.- S. 153-157. - Hammualliflik.

18. Sotsialistik boshqaruv madaniyatining shakllanishi va rivojlanishi masalasiga (1917-1941) // Buyuk arafada SSSRning ma'naviy salohiyati.

Ikkinchi jahon urushi. Sovet madaniyati tarixidan. 1917-1941: shanba. San'at / SSSR Fanlar akademiyasi. Tarix instituti. - M., 1985.- S. 7-22.

19. Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimini yaratish tajribasi va asosiy muammolari // Vazirliklar va idoralar apparatida boshqaruv mehnatini ilmiy tashkil etish / MGIAI. - M., 1985. -S. 173-179.

20. Avtomatlashtirilgan ish stantsiyalari asosida hujjatlarni rasmiylashtirishni avtomatlashtirish // Xodimning ish stantsiyasini ishlab chiqish tajribasi: Universitetlararo. Shanba / MGIAI. - M., 1985.- S. 54-60. - Hammualliflik.

21. Kafedralarda boshqaruvni ratsionalizatsiya qilish tajribasidan // Iqtisodiyotni rejalashtirilgan boshqarish tizimini ishlab chiqish: Sat. tezis. Butunittifoq. seminar 1986 yil 26-28 iyul - M.: Moskva davlat universiteti nashriyoti, 1986; -BILAN. 72-73.

22. Boshqaruv mehnatining axborot madaniyatining ba'zi muammolari // Sovet madaniyati: 70 yillik taraqqiyot. - M.: Nauka, 1987.- S. 198-203.

23. Markazsizlashtirish: boshqaruvni markazsizlashtirish bo'yicha 20-yillar tajribasi: Tezislar // Ijtimoiy ishlab chiqarishni boshqarishni demokratlashtirish (Butunittifoq simpoziumi materiallari). - M.: Moskva davlat universiteti nashriyoti, 1989. - S. 79-80.

24. Boshqaruvni rekonstruktsiya qilish: MIS kompyuterlashtirish muammolari. -Axborot tizimi, ish va tashkilot dizayni bo'yicha Xalqaro IFIP-HUB-konferentsiyasi materiallari. - Ishchi guruh 2. - Berlin, GDR, 1989 yil 10-13 iyul. - C. 40-41. - Eng. til.

25. Bo'limlarda hujjatlarni birlashtirish: 20 -yillar tajribasi. // Hujjatlar tizimini birlashtirish: tarixi, hozirgi holati, istiqbollari / VNIIDAD. - M., 1989.- S. 79-89.

26. Rossiyadagi arxiv fondlari va arxivlari haqidagi yangi qonun hujjatlari. - XVI. Pos -vetovanie sodobni arhiv "94. - Maribor, 1994. - S. 71-74. - Ingliz tili.

27. Butunrossiya hujjatlashtirish va arxiv masalalari ilmiy-tadqiqot instituti va uning hujjatlarni yuritish sohasidagi muammolari. - Ma'lumotlar boshqaruvi ma'lumotlari. Ishlar 18. Xalqaro ma'lumot va hujjatlar. - Oberhof, 1994. - C. 177-181. - Eng. til.

28. VNIIDAD Rossiya davlat arxiv xizmati muassasalari tizimida: ilmiy tadqiqot va uslubiy ishlarni rivojlantirish muammolari // Rossiyadagi arxiv muassasalari arxiv ishi va xo'jalik faoliyatini boshqarishning dolzarb muammolari: Ilmiy, amaliy materiallar. konf., 3 oktyabr 1993 yil, Moskva / GAS Rossiya. - M., 1994.- S. 185-190.

29. Marburg arxiv maktabi // Vatan. arxivlar. - 1994. - No 3. - S. 108-111.

30. Ruslanddagi Das Dokumentationssystem. - "Dokumentartag" hujjatlari hujjatlari 1994 yil "Ma'lumotlar va hujjatlarni boshqarish". Trier universiteti, 27-30.09.1994. - S. 171-174. - U. til.

31. Axborot resurslarini boshqarish ijtimoiy texnologiyalarning yaqinlashuvi vositasi sifatida // Menejment nazariyasi va amaliyoti muammolari. - 1994.- No 5.- S. 91-97. - Hammualliflik.

32. Die Erstellung organisatorisch - Funksioneller Model in russischen Archiven. - ATLANTI, MARIBOR. - 1995. - C. 125-128. - U. til.

33. Rossiyada arxiv ishlarini axborotlashtirish loyihasi haqida // Informatika va kompyuter texnologiyalari. - 1995 yil.- S. 24-26. - Hammualliflik.

34. Axborotni boshqarish va hujjat aylanishi // Ma'muriy tuzilmalardagi hujjat: Tezislar. xabar berish va stajyorning chiqishlari. konf. 27-28 oktyabr. 1994 yil / VNIIDAD. - M., 1995.- S. 21-33.

35. Bozor iqtisodiyoti boshqaruv tuzilmalarida axborotni boshqarish // Ma'muriy tuzilmalardagi hujjat. Tezislar. xabar berish va stajyorning chiqishlari. konf. 27-28 oktyabr. 1994 yil / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 124-131. - Hammualliflik.

36. Rossiya Federatsiyasida davlat boshqaruvini hujjatli qo'llab-quvvatlash tizimi kontseptsiyasi haqida // NTI-95 konferentsiyasi materiallari. 19-20 oktyabr. 1995 yil / VINITI. - M., 1995.- S. 85-90.

37. Rusland-der Uesten: Einige Integrationsproblem neuer Informationstech-nologien im Bereich des Dokumentenmanagements. - Deutscher Dokumen-tartag 1995. Ish yuritilishi. DGD, Frankfurt -Mayn, 1995. - S. 345-352. - U. til.

38. VNIIDADning 30 yilligiga. Institutning ilmiy faoliyati // Otech. arxivlar. - 1996. - No 1. - S. 3-12.

39. Boshqaruv qarorlarini ishlab chiqishni ilmiy va axborot bilan ta'minlash to'g'risida // Arxivda menejment. Federal, mintaqaviy va shahar arxivlari. Arxivchi davlat xizmatchisi sifatida: Xalqaro materiallar. seminar 1995 yil 21-23 mart, Moskva / GAS Rossiya. - M., 1995. -S. 116-120.

40. Arxivdagi kompyuterlar: Arxivchilarning ijtimoiy va psixologik moslashuvining ayrim jihatlari. ATLANTI № 6, Maribor, 1996. -C. 99-101. - Eng. til.

41. Investitsion loyihaning axborot boshqaruvining intellektualizatsiyasi // Aqlli tizimlar: Tr. Ikkinchi stajyor. ichida. - M.: RUDNPAIMS, 1996.- T. 2.- S. 267-269. - Hammualliflik.

42. Rossiyada ofis ishining rivojlanishining asosiy bosqichlari // Studsh apxisnoi spravoi dokumentotnostva / UGNIIADD. - Ktv, 1996 .-- T. 1.- S. 77-84.

43. Elektron hujjatlar va arxivlar: Rossiya Federatsiyasidagi vaziyat. - Elektron yozuvlar bo'yicha DLM-Forum ishi. Bryussel, 18-20 Deze-mber 1996. Evropa kommunitlari, 1997.-S. 238-242. - ingliz, nemis, frantsuz. til.

44. Elektron hujjatlar bo'yicha forum // Otech. arxivlar. - 1997. - No 2. - S. 100-101.

45. Yozuvlarni yuritish va ish yuritish sohasidagi tadqiqot yo'nalishlari to'g'risida // G'arb, arxivchi, 1997. - № 3 (39). - S. 27-35. - Hammualliflik.

46. ​​Russlanddagi hujjatlar va hujjatlar. - Ma'lumot va hujjatlar: malaka va malaka. Deutscher Dokumentartag "97, DGD, 1997. - S. 15-22. - nemis.

47. Investitsion loyihaning axborot boshqaruvining tizimli-funktsional kontseptsiyasi // Axborot texnologiyalari. - 1997. - No 6. - S. 35-38. - Hammualliflik.

48. Hujjatlarni qo'llab -quvvatlash va axborotni boshqarish // Ofis ishi. - 1997. - № 2/1. - S. 14-19.

49. RuBlanddagi "Archivbenutrung" ma'lumotlari - ATLANTI. 1988. - No 8. - C. 45 ^ 9. - U. til.

50. Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimini ishlab chiqish - dolzarb vazifa // Ofis ishi. - 1998. - № 1.

51. Hujjatlarni boshqarish. Normativ -uslubiy tartibga solish muammolari // Ish yuritish. - 1998. - No 1. - S. 5-8. - Hammualliflik.

52. MDHda yagona axborot -arxiv makonini yaratish muammolari. Markaziy va Sharqiy Evropa davlatlari va xalqlarining umumiy arxiv merosi. Xalqaro konferentsiya materiallari. Golawice, 22-24 oktyabr 1997 yil. -Varszava, 1998. -C. 121-123.

53.30 yil VNIIDAD // 1996 yil uchun arxeografik yilnoma. - M.: Nauka, 1998. - S. 49-56. - Hammualliflik.

54. Hujjatlar arxivlash chuqurligida shakllangan // Kadrlar xizmati. - 1999. - No 1. - S. 31-36.

55. Russkiy Staatsarxivenda joylashgan Gastaltung des Fmdmittelsystems axborot texnologiyalari bo'limi. ATLANTI, 1999. - № 9.

S. 110-113. - U. til.

56. Axborot boshqaruv manbasi sifatida // Kadrlar xizmati. - 1999. - № 5.

57. Axborotdan bilimlarni boshqarishga // Kadrlar xizmati. - 1999. - № 6. -BILAN. 38-41.

58. Rossiya Federatsiyasida menejmentni hujjatli qo'llab -quvvatlashni qonuniy tartibga solish // Rossiya davlatchiligi: an'analar, uzluksizlik, istiqbollar: prof. T.P. Korjixina, 1999 yil 26-27 may / RSUH. - M., 1999.- S. 307-312.

59. Tashkilotda axborotni boshqarish // Kadrlar xizmati. - 1999 yil.

- № 9. -BILAN. 37-42.

60. Axborot uzatish vositalari // Kadrlar xizmati. - 1999. - No 10. - S. 42-45.

61. Darajani ASUD // Kadrlar xizmati o'rnatadi. - 1999. - No 11. - C, 51-58.

62. Butunrossiya ilmiy va ilmiy hujjatlar instituti va apxieHoi 1 ustun orasidagi zaharlanish // Studn z apxieHoi yordam va hujjat bilimlari / UGNIIADD. - Kshv, 1999 .-- T. 4.- S. 172-174. -Ukr. til.

63. Russlandda nazariy nazariya va praktische muammolarni hal qilish. - Nachrichten fur hujjatlari, 1999.

- No 6. - S. 493 ^ 96. - U. til.

64. Richtlinien mo'ynali kiyimlar, Proktierung und Einsetzung von archivischen Software Systemen in Russland - ATLANTI, vol. 10, No 1, Maribor, Sloveniya, 2000. - C. 47-53. - U. til.

65. Zamonaviy tashkilotlarda hujjat aylanishini avtomatlashtirish muammolari // Hujjat. Arxiv. Tarix. Zamonaviylik: Materiallar on-uch.-amaliy. konf. 20-22 aprel 2000 yil, Yekaterinburg. - Yekaterinburg, 2000.- 1-qism .- S. 15-19.

66. "Hujjat" tushunchasini ishlab chiqish // Ish yuritish. - 2000. - No 1, - S. 5-9.

Xodimlarni boshqarish 2. Hayot tsikli tashkilot 1. ga asosiy yondashuvlar boshqaruv xodimlar Boshqaruv xodimlar - bitta ...; tijorat sirlarini himoya qilish qoidalari va texnik hujjatlar... 3. Ish haqi: to'lov normalari va shakllari ...

"Drujba" qurilish kompaniyasi "YoAJ hujjatlarni qo'llab -quvvatlash texnologiyasi va texnologiyasi. Diplom ishi

Diplom

1999. № 4. S. 56-59. Larin M.V. Boshqaruvhujjatlar ichida tashkilotlar(tarix va metodologiya muammolari). Doktorlik dissertatsiyasi ... PRIOR, 2001.12 M.V. Larin. Boshqaruvhujjatlar ichida tashkilotlar(tarix va metodologiya muammolari). Dissertatsiya ...

Jamoat yozuvlari markazi to'plamlari uchun tezkor qo'llanma

Internet katalogi

boshqaruv Sverdlovsk viloyati davlat muassasalari markazi arxivi hujjatlar ommaviy tashkilotlar Sverdlovsk ... markazi hujjatlar ommaviy tashkilotlar Sverdlovsk viloyati. // Urals arxivlari: ilmiy -ommabop jurnal / Boshqaruv ...

"Hujjat" tushunchasini ishlab chiqish

M.V. Larin,VNIIDAD direktori

Manba: jurnal "Ofis ishi". 2000. № 1.

Hujjat aylanishini takomillashtirish va boshqaruv hujjati evolyutsiyasi muammosi "hujjat" tushunchasini, uning evolyutsiyasining tarixiy va uslubiy xususiyatlarini tushunishni talab qiladi. Ma'lumki, hujjatlar yozilish boshlanganidan beri odamga hamrohlik qiladi - bu ma'lumotni aniqlashning tavsiflovchi usuli. Hujjatlar inson faoliyatining turli sohalarida, bilim sohalarida, hayot sohalarida qo'llaniladi.

Hujjat va hujjatlarning tarixi rasmiy va mantiqiy havolalar bilan o'zaro bog'langan hujjatlar to'plami sifatida hujjat aylanishining eng qiziqarli mavzularidan biri bo'lib, shu kungacha etarlicha o'rganilmagan. Shu bilan birga, hujjat tarixi tashkilotlarda bugungi kunda hujjat aylanishining aksariyat muammolarining kelib chiqishini ochib berishi mumkin. Tarix bizga hujjatning evolyutsiyasini va uning jamiyatdagi ijtimoiy-siyosiy va iqtisodiy o'zgarishlar bilan aloqasini kuzatish imkonini beradi. Hujjatlarni o'zgartirish jarayonining asosiy xususiyatlaridan biri sifatida hujjatlar shakllarining paydo bo'lishi, o'zgarishi va saqlanishining sabablarini, har xil turdagi hujjatlarning ijtimoiy va boshqaruv jarayonlaridagi nisbatning o'zgarishini, yangi texnologiyalarning hujjatga ta'sirini ko'rsatish mumkin. , individual hujjat tafsilotlarining paydo bo'lishi va yo'qolishi va h.k.

IN VA. Istrin hujjatning rivojlanishini to'g'ridan -to'g'ri yozuvning paydo bo'lishi bilan bog'laydi, chunki yozma, matnli, kontent qismi har qanday hujjatning asosidir. Yozuvning tarixiy nuqtai nazardan ko'rinishini belgilovchi omillar (ijtimoiy ehtiyojlarning shakllanishi, tilning o'ziga xos xususiyatlari, oldingi yozuv tizimlarining ta'siri) ham hujjatning shakllanishida aks etganiga kelishib olish kerak * 1.

* 1 Istrin V.I. Yozuvning paydo bo'lishi va rivojlanishi. M., 1965.S. 28.

Adabiyotlar tahlili shuni ko'rsatadiki, hujjatning asosiy funktsiyalari ma'lumotni eslab qolish (tuzatish) jarayoni bilan bog'liq bo'lib, keyinchalik uni vaqt va makonga uzatadi. Yozma hujjatni shakllantirishning dastlabki bosqichida quyidagilar kiradi: buxgalteriya hisobi, hisoblash, aldashga qarshi kurash, buyruqlarni uzatish, ma'lumotlarni saqlash, tarqatish maqsadida yozib olish, ilmiy, diniy, ma'rifiy va boshqa maqsadlarda * 1. Bu funktsiyalarni amalga oshirish amalda grafik hujjatlar (xaritalar va chizmalar), tibbiy, buxgalteriya va boshqa turdagi hujjatlarning paydo bo'lishiga olib keldi. Xulosa qilish mumkinki, hujjatlar va hujjatlar insonning ijtimoiy ehtiyojlari va davlat vazifalari bilan bog'liq. Hujjatni yaratish maqsadi tufayli har qanday hujjat tegishli funktsiyaga yoki ularning kombinatsiyasiga ega.

* 1 Qarang: V.D. Banasyukevich, M.V. Larin, A.N.Sokova. Hujjatlar tizimining holati va evolyutsiyasi. Tadqiqot hisoboti. CIF VNIIDAD.

Keling, hujjatlarni boshqarish nuqtai nazaridan hujjat nima degan savolni o'zimizga beraylik. Ko'rinib turibdiki, "hujjat" atamasining maqbul ta'rifini ishlab chiqish, umuman, boshqaruv hujjatlari evolyutsiyasi muammosini o'rganishning to'liqligiga bog'liq. Afsuski, shu paytgacha hujjatshunoslik va arxivshunoslikda aniq, aniq va umumiy qabul qilingan "hujjat" atamasi ishlab chiqilmagan. Shu bilan birga, bunday ta'rif yozuvlarni boshqarish nazariyasini ishlab chiqish uchun zarurdir.

"Hujjat" tushunchasi ko'plab bilim sohalarida qo'llaniladi va bir qator ilmiy fanlarning tadqiqot predmeti hisoblanadi. Bu fanlarning deyarli har biri hujjatning ta'rifiga o'z yondashuvini ilgari suradi, bunda qaysi mezonlar asos qilib olinadi: hujjatning maqsadi, shakli, ma'lumotni yozish va takrorlash usuli va boshqalar. Bizningcha, hujjatshunoslikda "hujjat" atamasining zarur semantik ma'nosini topish muammosini hal qilish faqat hujjat ta'rifiga har xil yondashuvlarning qiyosiy tahlili asosida mumkin.

Umumiy ilmiy tushuncha sifatida, hujjat turli fanlarning talqinida ma'lum farqlarga ega * 1, bu ularning mavzusi va vazifalarini aks ettiradi.

* 1 Stepanskiy A.D. Davlat saqlash uchun hujjatli materiallarni tanlashning nazariy asoslari to'g'risida // SSSRda arxiv ishlari bo'yicha ilmiy konferentsiya materiallari. - M. 1965; Elpatievskiy A.V. Hujjat ma'lumotlarini tashkil etish sohasidagi tadqiqotlarga hujjat tizimlari nuqtai nazaridan yondashishning ba'zi masalalari // "Hujjatli axborot sohasidagi tadqiqotlarga tizimli yondashuv savollari" nazariy seminariga xabarlar tezislari. - M. 1972 yil; Medushevskaya O.M., Stepanskiy A.D., Lyushin S.P. SSSR davlat arxivlarining hujjatli manbalarini sotib olish muammolariga bag'ishlangan ilmiy konferentsiya materiallari to'g'risida. - M. 1976. 1 -qism; Sokova A.N. Hujjatlar va uning davlat boshqaruvi va tarix fanidagi o'rni. - M. 1985. SIF OTSNTI VNIIDAD. N 039-86; V.I. Avtokratlar Arxiv fanining ob'ekti va predmetini o'rganishning ba'zi jihatlari // VNIIDAD materiallari. - M. 1976. T.6. 4.1; Ilizarov B.S. Sovet arxiv fanining dolzarb nazariy va uslubiy muammolari. - M. 1984 va boshqalar.

Hujjatlarni turli pozitsiyalardan o'rganadigan ilmiy fanlar o'rtasidagi yaqin munosabatlar ularning kontseptual apparatida namoyon bo'ladi. Agar yozuvlar boshqaruvi hujjatning sifatini boshqaruv vositasi sifatida yaxshilashni asosiy vazifa qilib qo'ysa va shu munosabat bilan uning tarixiy rivojlanishdagi funktsiyalari va rolini o'rgansa, arxivshunoslik, manbashunoslik, sotsiologiya hujjatni tashuvchi sifatida ko'rib chiqadi. o'tmish yoki hozirgi haqida ma'lumot. Shuni ta'kidlash kerakki, hujjatni tarixiy va sotsiologik manba sifatida baholash to'g'ridan -to'g'ri hujjatning qaysi joyini egallaganligi va uning asl vazifalarini bajarishda qanday qiymatga ega bo'lishidan kelib chiqadi * 1.

* 1 Banasyukevich V.D. Boshqaruv hujjatlari terminologiyasi masalalari // Sovet arxivlari, 1974, N 4. S. 17.

Hujjatshunoslikda hujjat haqida eng keng tushuncha berilgan - har qanday tilda va har qanday ma'lumotga ega bo'lgan har qanday moddiy vosita kabi * 1. Hujjatlarni boshqarishda hujjat - faktlar, ob'ektiv haqiqat hodisalari va insonning aqliy faoliyati haqidagi maxsus materialdagi ma'lumotlarni turli yo'llar bilan ta'minlash vositasi * 2. Manbashunoslikda hujjat axborotni uzatish uchun maxsus mo'ljallangan ob'ektdir * 3.

* 1 Qarang: G. G. Vorobiev. Hujjat: axborotni tahlil qilish. - M. 1973.S. 7.

* 2 GOST 16487-70. Ofis ishi va arxivlash. Shartlar va ta'riflar.

*3 O.M. Medushevskaya Hozirgi bosqichdagi manbalarni o'rganish // Sovet arxivlari. 1979. N 2. S. 5.

Arxivshunoslikda "arxiv hujjati" atamasi ishlatiladi - arxivda saqlanadigan hujjat * 1.

* 1 Sotsialistik mamlakatlarning zamonaviy arxiv terminologiyasi lug'ati. - M. 1982. Art. 22. Ilgari arxiv materiallari, keyin hujjatli materiallar, keyin (1971 yildan) hujjatlar atamasi ishlatilgan.

Huquqshunoslikda hujjatlar huquqiy munosabatlarni hujjatlashtirish va isbotlash vositasi sifatida o'rganiladi. Tarixiy fan hujjatni eng muhim tarixiy manba sifatida belgilaydi, hujjatli fan har qanday aniq ma'lumotni hujjat deb biladi * 1.

* 1 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.3. Hujjatlarni boshqarish. Hujjatlar va hujjatlar tizimi. Qo'llanma. - M., MGIAI, 1977.S. 7.

Boshqaruv sohasidagi mutaxassislar hujjatni boshqaruv qarorlarini tuzatish va uzatish vositasi deb bilishadi * 1.

* 1 Kuznetsova T.V., Losev V.I. Boshqaruv hujjatlari. - M.: Iqtisodiyot, 1985.S. 10.

Ilizarov B.S. hujjatni barcha fanlardan o'rganish ob'ekti sifatida belgilashni taklif qildi: hujjat vaqt va makonda uni uzatish uchun ma'lumotni maqsadli bosib chiqarish (hujjatlashtirish) natijasidir * 1.

* 1 Ilizarov B.S. Sovet arxiv fanining dolzarb nazariy va uslubiy muammolari. - M., 1984.S. 32.

"Hujjat" tushunchasining eng aniq, umumlashtiruvchi ta'rifi, bizning fikrimizcha, insoniyatning turli sohalarida hujjatlar shakllanishi, hujjatlar va hujjatlashtirish tizimlarining shakllanishi, shakllanishi va shakllanishini o'rganadigan ilmiy boshqaruv - yozuvlar boshqaruvi tomonidan berilgan. faollik.

"Hujjat", "hujjatlashtirish" tushunchalari o'z rivojlanishida o'tdi muhim o'zgarishlar... Dastlab lotincha doceo "o'rgatish", "xabar berish" degan ma'noni anglatadi. "Ta'kidlash", "dalil" degan ma'noni anglatuvchi tor ma'noda hujjatlarning keyinchalik hosil bo'lgan hujjatli shakli ilmiy va amaliy faoliyatning ko'p sohalarida uzoq vaqtdan beri shakllangan.

Rus tilida "hujjat" tushunchasi 18 -asrda paydo bo'lgan. Pyotr I uni "yozma dalillar" * 1 deb tarjima qildi va shu bilan, birinchi navbatda, hujjatning huquqiy ahamiyatini ta'kidladi. XIX asrda. yangi jihat ajratilgan: hujjatning boshqaruvdagi qiymati. Hujjat shaklda yozilgan va boshqaruv jarayonini amalga oshirish uchun mo'ljallangan ma'lumotlar deb hisoblanadi * 2. Hujjat yuridik majburiy yozma manba sifatida 20 -asrda saqlanib qolgan. "Hujjat - 1) qonuniy tarzda tuzilgan va biror narsaga bo'lgan huquqlarni yoki majburiyatlarning bajarilishini isbotlovchi har qanday qog'oz, 2) umuman yozma dalillar" * 3.

* 1 Hujjatli film - 60. Birinchi Butunittifoq hujjatli film simpoziumi materiallari, 1 -qism. - Vilnyus, 1970. S. 45.

* 2 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Hujjatlarni boshqarish. Hujjatlar va hujjatlar tizimi. Qo'llanma. - M., MGIAI, 1977.S. 11.

* 3 Qarang: Pavlenkov F. Entsiklopedik lug'at. - SPb., 1913.S. 687.

Biroq, XIX -XX asrlar inqilobdan oldingi Rossiyaning normativ aktlarida. boshqaruv va ish yuritishni tashkil qilishda "hujjat" atamasi deyarli ishlatilmadi. Institutlarning amaliy faoliyatida hujjat tushunchasi "ish qog'ozi", "harakat", "ish" tushunchalari bilan ham aniqlandi. "Ish qog'ozi" va "hujjatni" aniqlash tendentsiyasi 1920 -yillarga qadar saqlanib qolgan. XX asr. Asta -sekin "ish qog'ozi" atamasi "rasmiy hujjat" bilan almashtiriladi. Shunday qilib, MSK va Xalq Komissarlari Kengashining 1932 yil 7 iyuldagi Farmonida "rasmiy hujjatlarni" saqlash qoidalari haqida aytilgan * 1. 1934 yildagi "Rus tilining izohli lug'atida" hujjat "tashuvchining shaxsini tasdiqlovchi yozma rasmiy guvohnoma" deb nomlangan * 2.

* 1 SZ SSSR, 1932, N 53, san'at. 319.

* 2 Rus tilining izohli lug'ati. Ed. D.N. Ushakova, t 1. - M., 1934. S. 751.

Yuqoridagi ta'riflarda hujjatning ikkita komponentini ajratish mumkin: axborot (hujjat vaqt va masofada uzatiladigan ma'lumot) va yuridik (hujjat ma'lumotlarning ishonchliligining isboti bo'lib xizmat qiladi va uni ifodalash shakllaridan birini ifodalaydi) qonun).

Inson faoliyatining turli sohalarida hujjatlar va hujjatlarning shakllanishi to'g'risidagi bilimlarni to'plash, shuningdek, axborot tashuvchilarning yangi turlarining paydo bo'lishi bilan "hujjat" tushunchasi yangi tushunchalar bilan to'ldirildi. kontent.

KG. Mityaev o'z asarlarida "hujjat" atamasining keng ma'nosida "hujjatli materiallar" hujjatli bo'lgan hamma narsani bildirishini, ya'ni. faktlar, hodisalar, hodisalarni yozib olish, tasvirlar, ovoz yozish vositasida yozib olish, tuzatish, ro'yxatga olish orqali ob'ektiv haqiqatni aks ettirishga asoslangan * 1.

* 1 Mityaev K.G. SSSRda ofis ishining tarixi va tashkil etilishi. Farmon. cit., s. sakkiz

Keyinchalik ta'rif C.G. Mityaev, ob'ektiv haqiqat hodisalari haqidagi ma'lumotlarni qasddan yozib olish (hujjatlashtirish) natijasida hujjat tushunchasi, bu ma'lumotni o'z vaqtida va masofada ishonchli tarzda etkazish uchun, tasvirga olingan narsalarni majburiy aniqlash bilan. so'zlar tili "Arxiv terminologiyasining qisqacha lug'ati" da ishlab chiqilgan. Unda "hujjat" ta'rifi tavsif ob'ekti sifatida axborot tushunchasini o'z ichiga oladi: "Hujjat - bu faktlar, hodisalar, ob'ektlar, hodisalarni ob'ektiv reallik hodisalari va yozish, grafik, chizmachilik, fotosurat orqali insonning aqliy faoliyati natijasi. , ovoz yozish yoki boshqa usulda maxsus materialda (papirus, pergament, qog'oz, fotoplyonka va boshqalar) "* 1. "Axborot" va "vosita" atamalari yo'q bo'lsa -da, ular ta'rifda o'z xususiyatlari orqali ochib berilgan.

* 1 Arxiv terminologiyasining qisqacha lug'ati. - M. - L., 1968.S. 19-20.

Keyinchalik GOST 16487-70 "Ish yuritish va arxiv ishi. Terminlar va ta'riflar" (M., 1971) "hujjat" atamasiga o'zgartirishlar kiritadi: inson faoliyati "* 1. Bu ta'rifda ma'lumot haqida batafsil tushuncha berilgan, biroq "natija" (ma'lumotlarning konsolidatsiyasi) so'zi na ma'naviy, na mantiqiy asoslanmagan "vositasi" so'zi bilan almashtirilgan.

* 1 Ofis ishi va arxivlash. Shartlar va ta'riflar. GOST 16487-70. - M., 1971. N 1.S. 2.

Yuqoridagi ta'rifda quyidagilarga e'tibor qaratish lozim: 1) Hujjat birinchi navbatda insonning ongli faoliyati natijasidir. Ma'lumotni konsolidatsiyalash, odamning bevosita ishtirokida, u hujjatni yaratganda yoki bilvosita ishtirokida, axborot inson tomonidan yaratilgan texnik vositalar yordamida aniqlanganda amalga oshiriladi.

2) Ongli ravishda aniqlangan ma'lumotni so'zsiz yoki hech qanday belgisiz yoki ifodasiz ifodalash mumkin emas (mashina kodlari), chunki bu voqelikning ruhiy aksidir.

Shunday qilib, hujjatning asosiy semantik ma'nosi uning xavfsizligini ta'minlash vositasi sifatida ta'riflanadi * 1. Shu bilan birga, kontseptsiyaning o'zida ma'lumotni himoya qilish usullari va materiallari, hujjatning majburiy identifikatsiyasi kabi hujjatning yangi xususiyatlari ajratilgan.

* 1 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Hujjatlarni boshqarish. Hujjatlar va hujjatlar tizimi. Qo'llanma. - M., MGIAI, 1977.S. 13.

Sotsialistik mamlakatlarning zamonaviy arxiv terminologiyasi lug'atida aks ettirilgan arxiv terminologiyasini yanada rivojlantirish * 1 "hujjat" atamasining oldingi ta'rifiga tuzatishlar kiritdi. "Axborot" tushunchasi asosiy yukni o'z zimmasiga oladi, "axborotni birlashtirish natijasi" iborasi tarkibida mantiqiy-semantik aloqada qoladi. Tegishli ma'lumotlar o'rnatilgan "vosita" tushunchasi ta'rifga to'liq ko'rinish berdi: "Hujjat ob'ektiv haqiqat ob'ektlari va odamning aqliy faoliyati haqidagi ma'lumotlarni yozuv, grafik yordamida birlashtirish natijasidir. , suratga olish, ovoz yozish yoki boshqa usulda " * 2 ...

* 1 M., 1982. Soni. bitta; 1988. Chiqarish. 2018-05-01 xoxlasa buladi 121 2.

* 2 Sotsialistik mamlakatlarning zamonaviy arxiv terminologiyasi lug'ati. - M., 1982. Soni. 1, 59 -bet.

Har xil ommaviy axborot vositalarining kontseptsiyalari va axborotni himoya qilishning turli usullari - "hujjat" va "hujjatli ma'lumot" tushunchalarini terminologik jihatdan ajratilgan.

GOST 16487-83 "Ish yuritish va arxivlash. Shartlar va ta'riflar" (Moskva, 1983) da "hujjat" atamasining ta'rifiga moddiy muhitni ajratuvchi tavsif ob'ekti kontseptsiyasini to'ldiruvchi o'zgartirishlar kiritildi. undagi ma'lumotlardan "hujjat". "Ma'lumotli moddiy ob'ekt" lug'at qurilishi atamaning semantik ma'nosini to'ldiradi va aniqlaydi; Xuddi shu maqsad turli xil ma'lumot tashuvchilar to'g'risidagi ma'lumotlarni aniqlash usullarini aniqlash va sanashdan bosh tortish natijasida "vosita" yoki "natija" tushunchalarini yo'q qilish orqali xizmat qiladi: "Hujjat- bu inson tomonidan aniqlangan ma'lumotlarga ega bo'lgan moddiy ob'ekt. uni vaqt va makonda uzatish usuli yaratildi " * 1 ...

* 1 Ofis ishi va arxivlash. Shartlar va ta'riflar. GOST 16487-83. - M., 1983.S. 5.

A.V. Elpatievskiy arxiv faniga "hujjatli ma'lumot" tushunchasini kiritdi. 70 -yillarning boshlarida berilgan uning ta'rifi hujjatli ma'lumotlarning barcha turlarini, shu jumladan arxiv ma'lumotlarini eng to'g'ri aks ettirish deb hisoblangan: "Hujjatli ma'lumotlarni ijtimoiy (ya'ni, odamlarning fikrlash darajasida yaratilgan) axborot yoki qayta ishlash sifatida tushunish kerak. bu darajada (qayta ishlanishi mumkin) qayta ishlash va saqlash maqsadida moddiy tashuvchilarga yozilgan biologik ma'lumotlarning turlari va shakllari, jonsiz va sun'iy xarakterdagi ma'lumotlar "* 1.

* 1 Elpatievskiy A.V. Leninning aks ettirish nazariyasi nuqtai nazaridan "hujjatli ma'lumotlar" kontseptsiyasini aniqlash masalasi to'g'risida // "Yozuvlar va arxivshunoslik sohasidagi terminologik muammolar (1974 yil yanvar)" nazariy seminariga xabarlar tezislari. - M.: VNIIDAD, 1973 S. 27.

Shunday qilib, hujjat ta'riflarini ketma -ket ishlab chiqish tahlili "hujjat" atamasini shakllantirishning uchta asosiy yondashuvini ajratishga imkon beradi:

1) hujjat - moddiy ob'ekt;

2) hujjat - axborot tashuvchisi;

3) hujjat - hujjatlashtirilgan ma'lumotlar.

Yozuvlarni yuritish nuqtai nazaridan, eng keng tarqalgani - bu hujjatning moddiy ob'ekt sifatida belgilanishi, undagi ma'lumotlar matn, ovoz yozuvi yoki saqlash va ommaviy foydalanish uchun vaqt va makonda uzatish uchun mo'ljallangan tasvir shaklida yozilgan *. 1.

* 23.11.1994 yildagi "Hujjatlarning majburiy nusxasi to'g'risida" Federal qonun // SZ RF. 1995. N 1. Art. bitta

Hujjatga bunday yondashuvning asl manbai Pol Otletning "Hujjatlar haqidagi risola" asari bo'lishi mumkin * 1. SSSRda bu atamaning tarafdorlari kompyuter olimlari edi, ular 60 -yillarda hujjatning bir qator ta'riflarini bergan * 2. Bunday holda, biz axborot jarayonlari, ma'lumotni bir mavzudan ikkinchisiga o'tkazish haqida gapiramiz.

* 1 Otle P. Hujjatlar bo'yicha risola. Bryussel, 1934 yil.

* 2 Masalan, "Ilmiy axborot nazariyasi va amaliyoti bo'yicha terminologik lug'at" da (Moskva, 1964) quyidagi ta'rif berilgan: "Hujjat - bu belgilangan shakldagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan moddiy ob'ekt"; Mixaylov A.I., Chernyy A.I., Gilyarovskiy R.S. "Informatika asoslari" kitobida (Moskva: Nauka, 1968, 46 -bet) quyidagi ta'rif kiritiladi: "Hujjat - bu ma'lumotni o'z ichiga olgan, uni makon va vaqt ichida uzatish uchun maxsus ishlab chiqilgan va omma oldida ishlatilgan moddiy ob'ekt. amaliyot "; GOST 16487-83 "Ofis ishi va arxiv ishi. Shartlar va ta'riflar" (Moskva, 1983, 5-bet), shuningdek, "hujjat-bu vaqt va makonda uni sun'iy ravishda uzatiladigan ma'lumotlarga ega bo'lgan moddiy ob'ekt. ". Bu ta'rif insonning hujjatni yaratishda ishtirok etishiga qaratilgan.

"Hujjat" tushunchasining bu talqinining o'zgarishi "moddiy ob'ekt" iborasini "moddiy tashuvchi", "tashuvchi", "maxsus material" bilan almashtirishdir. Birinchi marta bunday yondashuv * 1 arxiv terminologiyasining qisqa lug'atida ko'rsatilgan va GOST 16487-70 * 2 da ishlab chiqilgan. Olimlar va mutaxassislar orasida bu nuqtai nazarni G.G.Vorobyov, K.I.Rudelson, Yu.I.Kiba izchil qo'llab -quvvatlagan. va Tsibizov N.I., Felzer A.B. va Misserman M.A., Ilyushenko M.P., Petrakov A.V. va boshqalar * 3.

* 1 Qarang: Arxiv terminologiyasining qisqacha lug'ati. - M. - L, 1968.S. 19-20.

* 2 GOST 16487-70. Ofis ishi va arxivlash. Shartlar va ta'riflar. - M.: Standartlar nashriyoti, 1971, 2 -bet.

* 3 Qarang: G.G. Vorobiev. Hujjat: axborotni tahlil qilish. - M.: Nauka, 1973. S. 7 (Hujjat - har qanday tilda va har qanday usulda aniqlangan har qanday moddiy vosita); Rudelson K.I. Hujjatli filmlarning zamonaviy tasnifi. - M.: Fan, 1973. S. 19 (Hujjat axborot tashuvchisidir, ob'ektiv haqiqatning bilimlarini, faktlarini, hodisalari va hodisalarini tasdiqlaydi va ular haqidagi ma'lumotlarni vaqt va makonda uzatishga xizmat qiladi); shuningdek qarang: Kiba Yu.I., Tsibizov N.I. Avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarida qo'llaniladigan hujjatlarni birlashtirish va standartlashtirishning tashkiliy -uslubiy tamoyillari // Avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarida hujjatlarni birlashtirish va standartlashtirish. - Podolsk, 1974.S. 3; Felzer A.B., Misserman M.A. Ofis ishi. Malumot uchun qo'llanma. - Kiev, Vishcha maktabi, 1977, 6 -bet; Ilyushenko M.P. Hujjatlar aylanishini tashkil qilish. - M., MGIAI, 1981.S. 38; Petrakov A.V. Elektron pochta bilan tanishish. - M.: FiS, 1993.S. 23 va boshqalar.

So'nggi paytlarda hujjatni aniqlashda semantik yuklamaning moddiy komponentdan axborotga o'tishi kuzatilmoqda. Huquqshunos olim V.A.ning so'zlariga ko'ra, "hujjatlashtirilgan ma'lumot (hujjat)" kontseptsiyasini qonuniy ravishda amaliyotga joriy etish. Kopylov, axborot (axborot) va moddiy muhitning ikkilik birligiga (ramzlar, belgilar, harflar, to'lqinlar va boshqalar ko'rinishida) asoslangan. Hujjatlar natijasida ma'lumotlarning bir xil moddiylashuvi va takrorlanishi sodir bo'ladi. Ma'lumot moddiy muhitga "o'rnatiladi" yoki hatto unga "bog'lanadi" va shu bilan o'zini axborot yaratuvchisidan ajratadi ... Hujjatli ma'lumotlar ... moddiy ob'ektdir va bu ma'lum sharoitlarda tasniflashga asos beradi. u narsalarning toifasi sifatida va institutni unga mulk huquqlarini kengaytiradi * 1. M.N. Kostomarov, bu birlikda uzoq vaqt davomida ustunlik tashuvchiga tegishli ekanligini to'g'ri ta'kidlagan, u xuddi hujjatlarning umumiy ismiga aylangan (masalan, "qog'oz") *.

* 1 Kopylov V.A. Axborot huquqiy tartibga solish ob'ekti sifatida ilmiy -texnik axborotdir. Seriya 1. Axborot ishini tashkil etish va metodologiyasi. - M., VINITI, 1996, N 8.S. 2. Fikr V.A. Hujjatli ma'lumotni moddiy ob'ekt sifatida e'tirof etish to'g'risidagi Kopylov, bizning fikrimizcha, arxiv dunyosida davom etayotgan munozaralarda, arxiv hujjatlarining narxi va moddiy bahosini hisobga olish kerak.

* 2 Kostomarov M.N. "Ko'p yuzli Yanus"-bu axborotni boshqarish tizimidagi hujjat. -# M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 1249387220 4294967272 Ofis ishlab chiqarish, 1998, N 1.S. 22-23 # S .

"Hujjat" kontseptsiyasini tahlil qilishni davom ettirib, biz uchta asosiy komponentga asoslangan degan xulosaga kelishimiz mumkin: axborot, ma'lumotni moddiy tashuvchisi va tafsilotlar orqali uni aniqlash imkoniyati bilan ma'lumotni tuzatish. Yozib olingan ma'lumotni aniqlash qobiliyati hujjatni boshqa ommaviy axborot vositalaridan tubdan ajratib turadi. Bunda biz ukrainalik olim S.G. O'z monografiyasida hujjat-bu odam tomonidan ma'lumotni saqlash va uzatish uchun yaratilgan, materialni o'qishning fiziologik imkoniyatlariga moslashtirilgan maxsus moddiy tuzilma ekanligini ta'kidlaydi (nutqning mantiqiy ketma-ketligi va nutqiy bo'lmagan belgilar sifatida). ) * 1.

* 1 Qarang: S. Kuleshov Hujjatli dzherela naukovoi informatsii tushunish, tipologiya, iktoriya, tipologik sxemalar. - Kuiv, 1995 S. 26.

Hujjatlarni identifikatsiyalash tushunchasini boshqaruv va arxiv ishlarida qo'llanilishi nuqtai nazaridan atamaga kiritish ayniqsa muhimdir. Shunday qilib, evolyutsiya natijasida hujjat tushunchasi o'zining zamonaviy rasmiy talqiniga keladi: "Hujjatli ma'lumotlar (hujjat), uni aniqlashga imkon beradigan tafsilotlar bilan moddiy tashuvchida yozilgan ma'lumotlar" * 1. Bizningcha, bu ta'rif hujjatlarni boshqarish uchun ishlatilishi mumkin.

* 1 "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonun. GOST R 51141-98 "Ish yuritish va arxiv ishi. Terminlar va ta'riflar".

Boshqaruv qarorlari ma'lumotlarni to'plash, qayta ishlash va tahlil qilish asosida qabul qilinadi. Axborotning ishonchliligi, dolzarbligi va to'liqligi boshqaruv samaradorligining eng muhim sharti, boshqaruv qarorlari sifatining kafolati hisoblanadi. Hujjat ma'lumotlarni taqdim etishning asosiy usullaridan biridir. Aytishimiz mumkinki, hujjat boshqaruv qarorlarini qabul qilish vositasidir va ushbu vositadan samarali foydalanish uchun axborot xavfsizligi talablariga javob berishda hujjatning hayot aylanishini maksimal darajada avtomatlashtirishni ta'minlash kerak.

Hujjatlar boshqaruv, ilmiy, texnik, statistik va boshqa ijtimoiy ahamiyatga ega ma'lumotlarni tashuvchi hisoblanadi. Bu 20.02.1995 yildagi 24-FZ-sonli "Axborot, axborotlashtirish va himoya qilish to'g'risida" gi qonunning ta'rifida o'z aksini topgan: "hujjat-bu material tashuvchisida tafsilotlari yozilgan ma'lumot. aniqlanishi ".

Ofis ishlarida boshqaruv ob'ekti rasmiy hujjatlardir. Adabiyotda ko'plab hujjatlar tasnifi mavjud. Shunday qilib, boshqaruv hujjatlari tizimida quyidagi hujjatlar toifalari mavjud:

Boshqaruv;

Ilmiy;

Texnik;

Texnologik;

Sanoat va boshqalar.

Boshqaruv hujjatlari ofis hujjatlarining asosiy qismini tashkil qiladi. Ular tashkilot ichidagi ob'ektlarni boshqarishni ta'minlaydi va ofis ishining asosiy mavzusi hisoblanadi.

Boshqaruv hujjatlari o'z ichiga oladi quyidagi turlar hujjatlar:

Tashkiliy va ma'muriy;

Ma'lumot va ma'lumotnoma;

Kadrlar bo'yicha;

Rejalashtirilgan;

Hisobot.

Ma'lumki, boshqaruv hujjatlari (ish yuritish) - bu hujjatlar va rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil etuvchi faoliyat sohasi. Hujjatlar bilan ishlash sohasida kompyuter texnologiyalari joriy etilishi munosabati bilan boshqaruv hujjatlarini qo'llab -quvvatlash (DOW) atamasi paydo bo'ldi.

Ofis ishi tizimida boshqaruv ob'ekti hujjat bo'lib, uni qayta ishlashning barcha bosqichlari bir vaqtning o'zida ofis ishining vazifalarini tavsiflaydi. Shu bilan birga, agar biz hujjatni umuman tasniflashdan tashqari ko'rib chiqsak, unda tegishli vazifalar uning hayotiy tsiklini tashkil qiladi: hujjat loyihasini tuzish, hujjat loyihasini kelishish, hujjatni ro'yxatdan o'tkazish, hujjatni rahbar tomonidan ko'rib chiqish, monitoring hujjatlar ro'yxatini tuzish, joriy saqlash va foydalanish, arxiv omboriga o'tkazish.

Har qanday hujjat topshirig'i oxir -oqibat quyidagilarni ta'minlash uchun bajariladi:

Hujjatdagi ma'lumotlarni sifatli taqdim etish;

Hujjatning o'z vaqtida bajarilishi.

Ushbu bo'linma asosida ish yuritish tizimida ikkita quyi tizim ajratiladi - hujjatlar va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish.

Hujjatda mavjud bo'lgan ma'lumotlarning idrok etilishi uning taqdimot sifatiga bog'liq bo'lib, u taqdimot uslubiga, hujjatning loyihasini tayyorlashga, uni loyihalashtirishga va tasdiqlashga qo'yiladigan talablarni o'z ichiga olgan hujjatlar quyi tizimi qoidalarini bajarish orqali erishiladi.

Hujjatlar quyi tizimining vazifalaridan biri - bu hujjatlar tarkibi va shaklini optimallashtirish, masalan, boshqaruvning takrorlanadigan vazifalarida echim texnologiyasi va axborotni taqdim etish shaklini standartlashtirish. Hujjatlar tarkibi va shakllarining birlashtirilishi ularni qayta ishlash xarajatlarini kamaytiradi.

Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish quyi tizimi hujjatlarni o'z vaqtida bajarilishini ta'minlashi kerak, bunda bajarilishi kerak bo'lgan hujjat xodimga darhol o'tkaziladi va xodim uning bajarilishidan manfaatdor.

Hujjatlar sonini, ayniqsa elektron hujjatlarni ko'paytirish muammosi o'ta dolzarb.

Tashkilotlarning tabiiy rivojlanishi va holatining o'zgarishi bilan bog'liq hujjatlar sonining ko'payishining ob'ektiv sabablari qatorida quyidagilarni ta'kidlash lozim.

Yangi institutlarni yaratish, sanoat va tijorat aloqalarini kengaytirish va boshqalar;

Replikatsiyani osonlashtirish uchun kompyuter texnologiyalarini joriy etish;

Hujjatlarning mulki moddiy -texnik resurslarga xos bo'lganidek, foydalanish paytida ko'payadi va kamaymaydi. Axborot qanchalik ko'p rivojlansa va unga muhtoj bo'lsa, uni shunchalik ishlab chiqaradi.

Hujjatlar aylanishining o'sishiga ta'sir qiluvchi sub'ektiv omillar ham mavjud. Asosiysi, buyurtmalar, shartnoma majburiyatlarining o'z vaqtida yoki sifatsiz bajarilishi, bu esa qo'shimcha hujjatlar paydo bo'lishiga olib keladi: eslatmalar, da'volar va boshqalar.

Ish yuritish qoidalariga ko'ra, ko'pchilik boshqaruv hujjatlari harakati ularni ro'yxatdan o'tkazilgandan keyingina boshlanadi, bu esa hujjatlarni qidirish, yozib olish va bajarilishini nazorat qilish imkonini beradi. Ro'yxatdan o'tishning navbatdagi maqsadi - hujjatga qonuniy kuch berish, uni yaratish yoki olish faktini tasdiqlash.

Hujjatga ro'yxatdan o'tayotganda, ma'lumotlar kiritilgan tafsilotlarga ro'yxatga olish va nazorat kartasi (RCC) kiritiladi: muallif, tur, sana, hujjat indeksi, hujjatning sarlavhasi yoki qisqacha mazmuni, qaror, muddat va h.k. markazlashtirilmagan usulda amalga oshiriladi, lekin yagona tizim va ma'lumotlarning maxfiyligi qoidalariga rioya qilgan holda ro'yxatga olish ma'lumotlarining umumiy mavjudligi asosida.

RKK hujjatda bajarilgan har qanday xatti -harakatlar haqidagi ma'lumotlarni, masalan, hujjatni ijrochilar o'rtasida uzatish ketma -ketligini qayd qiladi. Bu uni yo'qotish ehtimolini kamaytiradi. Ro'yxatga olish va nazorat kartochkasi yoki uning dublikati (nazorat shakli) ijro ishini nazorat qilishning texnik vositasi bo'lib xizmat qiladi, bu ichki ish yuritish tizimida hujjatning o'z vaqtida bajarilishiga turtki bo'ladi. Bu maktabgacha ta'lim muassasasi yoki rahbariyat tomonidan tayinlangan har qanday xodim tomonidan amalga oshiriladi. Ko'pincha, ular nazorat qilayotgan hujjatning bajarilishida qatnashmaydilar va hujjat ta'sir qiladigan faoliyat sohasini tushunmaydilar. Ya'ni, nazorat qiluvchi organlar belgilangan muddatlar ustidan rasmiy nazoratni amalga oshiradilar. Boshqaruv shakllari maxsus topshiriladigan shkaflarga guruhlangan. Shu bilan birga, hujjat ichki, kiruvchi yoki chiquvchi bo'lishidan qat'i nazar, bunday topshirish shkaflaridagi hujjatlar belgilangan muddatlarga ko'ra tasniflanadi.

Tashkilot tarkibidagi nazorat xizmati joyidan qat'i nazar, aniq hujjatlar bajarilishi ustidan nazorat natijalari to'g'risidagi ma'lumotlar nazorat zarurligini aniqlagan rahbarlarga yuboriladi. Shunday qilib, nazoratchining ishi nazorat shakllarini vaqti -vaqti bilan ko'rib chiqish, ijrochilarga muddatlarning yaqinligini eslatish, belgilangan muddatlarning buzilishi to'g'risida rahbariyatga xabar berishdan iborat.

Xulosa qilish mumkinki, ish yuritish tizimi asosan uchta mavzudan iborat:

1. Rahbar. Rahbarning vazifasi - boshqaruv qarorlarini qabul qilish va korxonaning asosiy maqsadlariga erishish uchun xodimlarning ishini tashkil etish. Menejer hujjatlarni boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun ma'lumot manbai va korxona faoliyatini tashkil etish vositasi sifatida ishlatadi. Hujjatlar bilan ishlashda menejerning odatiy roli ish jarayonining tashabbuskori hisoblanadi.

2. Xodim (ijrochi). Uning uchun asosiy narsa - uning asosiy vazifalari doirasiga kiradigan aniq vazifalarni hal qilish. Hujjatlar bilan ishlash nuqtai nazaridan u ushbu vazifalarni bajarish natijasida hosil bo'lgan yoki unga tegishli hujjatlarni tayyorlash, bajarish, tasdiqlash bilan shug'ullanadi. Ya'ni, ijrochi tomonidan amalga oshiriladigan hujjatlar bilan asosiy ish hujjatlashtirish bilan bog'liq. Bundan tashqari, pudratchi ish jarayonining ishtirokchisidir.

3. Maktabgacha ta'lim muassasasining xizmati. Xizmat uchun asosiy narsa - bu uning funktsiyalari va vazifalarini belgilaydigan hujjatlar bilan ishlash. U ish yuritish tizimining, xususan, ish oqimi quyi tizimining ishlashini ta'minlaydi, ya'ni axborotning harakatlanishi va saqlanishini tashkil qiladi - korxonaning axborot tizimini yaratadi. Qizig'i shundaki, ko'pincha hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish vakolatiga ega bo'lgan bu bo'lim ijrochini - uning boshlig'i bilan muloqotni, rahbar uchun - uning boshqaruv funktsiyalaridan birini ta'minlaydi. Ya'ni, ish yuritishning ichki tizimida ijrochi kasbiy vazifasini hal qilishda maktabgacha ta'lim muassasasi bilan ham o'zaro aloqada bo'lishi kerak. Bu Rossiya ofis ishining o'ziga xos xususiyati bo'lib, Rossiya va G'arbda hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishdagi farqlarni aniqlaydi.

Rossiyada hujjatlarning o'tishi va bajarilishini bir xil nazorat qilish uchun hujjatlarni rasmiylashtirishni markazlashtirish rejalashtirilgan. Hujjatlar birinchi navbatda rahbarga xabar qilinadi, u qarorda aks ettirilgan tegishli qarorni tuzadi. Bu qaror asta -sekin buyruqlar zanjiri orqali tushadi va aniq ijrochilar uchun tobora ko'proq qonuniylashtiriladi. Hujjatning bajarilishi hujjatning asl nusxasini yoki uning nusxasini bir mansabdor shaxsning boshqasiga topshirishi bilan bog'liq. Hujjatdagi har qanday xatti -harakatlar tegishli xizmatlar va xodimlar tomonidan uning ro'yxatga olish kartasiga yoki ro'yxatga olish jurnaliga yozuvlar kiritish orqali yoziladi. Hujjatning ro'yxatga olish kartasi ro'yxatdan o'tgan paytdan boshlab kartotekaga kiradi va hujjat arxivga yozilgunga qadar u erda qoladi. Ish holati to'g'risidagi guvohnomani olish zarur bo'lganda, siz kartotekaga murojaat qilishingiz, tegishli hujjatlar kartochkalarini topishingiz va ularga kiritilgan ma'lumotlarga asoslanib, hujjatlar ijrosi darajasi to'g'risida xulosa chiqarishingiz kerak ( hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish).

Hujjat aylanishiga G'arb yondashuvi huquq va majburiyatlarning markazlashtirilmaganligi bilan ajralib turadi. Bu tashkilotdagi ba'zi muammolarni hal qilish uchun mas'ul bo'lgan mansabdor shaxslar tegishli hujjatlar bilan ishlash uchun barcha zarur vakolatlarga ega ekanligida namoyon bo'ladi. Masalan, ro'yxatdan o'tmasdan va kartotekaga kirmasdan kiruvchi hujjat to'g'ridan -to'g'ri pudratchiga yuboriladi va uning keyingi taqdiri faqat xodimning vijdonliligiga bog'liq bo'ladi. Bunday tashkilot bilan hujjatlarni qayta ishlashni markaziy kuzatib borish yanada qiyinroq, lekin bu zarurat tug'ilmaydi, chunki ro'yxatga olish va bajarishni nazorat qilish funktsiyalari saqlash, tashkil etish bilan mustaqil shug'ullanadigan xodimga yuklatilgan. unga yuborilgan hujjatlarning mavjudligini, shuningdek ularning himoyalanishini ta'minlaydigan samarali axborot qidiruv tizimi.

G'arblik xodim savollar va muammolar bilan shug'ullanadi. U ma'lum bir muammoni hal qiladi, unga muvofiq hujjatlar to'plamini o'rnatish mumkin. Vazifalar doirasi xodimning vakolati bilan belgilanadi va aniq ma'lum. Xodimning hujjatlari bilan ishlashi uchun javobgarlik faqat unga yuklatilgan. Hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish ham o'ziga xos xususiyatlarga ega. Bu ma'lum bir xodimga nisbatan amalga oshiriladi va uning ish joyini avtomatlashtirishdan iborat. Hujjat boshqaruvi dasturiy tizimi asosida yaratilgan avtomatlashtirilgan ish stantsiyalarining "g'ishtlari" dan hujjatlarning yagona boshqaruvi tizimi qurilgan bo'lib, u barcha foydalanuvchilarga hujjatlar bilan ishlashning yagona mafkurasini va bir xil interfeysni ta'minlaydi.

Rossiyada ish yuritish - bu hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi butun tizim, shuning uchun hujjatga ko'proq ahamiyat beriladi. Rossiya modelining o'ziga xos xususiyatlari, yuqorida aytib o'tilganidek, hujjatlarni majburiy ro'yxatdan o'tkazish va bajarilishini taqsimlangan nazoratidir. Birinchi xususiyat hujjatlarni rasmiylashtirish jarayonida ikkita axborot oqimining paydo bo'lishini aniqlaydi. Birinchi oqim hujjatda qayd etilgan ma'lumotlarning harakatlanishi bilan bog'liq bo'lib, u o'z hayotiy tsiklidan o'tadi: u maktabgacha ta'lim muassasasida ro'yxatga olinadi, qaror qabul qilish uchun rahbarga yuboriladi, ijrochilarga kiradi va hisobdan chiqariladi. ish va boshqalar.

Ikkinchi oqim hujjatning hayotiy tsikli davomida nima bo'lganligi haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi va ro'yxatga olish kartasi bilan bog'liq bo'lib, unga quyidagilar kiritiladi: tafsilotlarning qiymatlari, qabul qilinayotgan qarorlar yozuvi, ijro to'g'risidagi ma'lumotlar. hujjatning ishi, hujjatni ishdan o'chirish yozuvi va boshqalar. RKKda ma'lumotlarni yozib olish, hujjatni yo'qotish ehtimolini kamaytirishga imkon beradi.

Nazariy jihatdan, ikkala oqim ham parallel ravishda oqishi kerak, ya'ni hujjatda (birinchi oqim) har qanday harakatni bajarayotganda, bu haqidagi ma'lumotlar uning RKK (ikkinchi oqim) ga bir vaqtda kiritilishi kerak. Amalda, bunday bir vaqtning o'zida erishish qiyin va ro'yxatga olish kartasi, qoida tariqasida, hozirda nima bo'layotganini emas, balki hujjatning tarixini aks ettiradi.

Hujjatlarni rasmiylashtirish jarayonining murakkablashishi munosabati bilan bir qator muammolar yuzaga keladi. Ulardan biri - bajarilish nazorati va hujjatlarning bajarilish jarayoni o'rtasidagi ziddiyat. Ijro nazorati rasmiy asosda amalga oshiriladi va markazlashgan holda amalga oshiriladi. Hujjatlarni rasmiylashtirish asosan markazlashtirilmagan jarayondir, chunki u ko'pincha ijodkorlik elementini o'z ichiga oladi, ya'ni ijro jarayonini rasmiylashtirish mumkin emas. Shu bilan birga, belgilangan muddatlar orasidagi vaqt oralig'ida hujjat bilan nima bo'layotganini faqat ijrochi biladi. Agar hujjat korxona bo'linmalari orqali "sayohat qilsa" yoki bir bo'linma xodimlari o'rtasida o'tkazilsa, vaziyat murakkablashadi. RKK hujjati va bo'linmalarni ro'yxatga olish jurnalidagi ma'lumotlarni tuzatish muammosi qo'shilgan. Natijada, tashkilotdagi hujjatlar harakatini real vaqtda kuzatib borish deyarli mumkin emas, chunki bu tegishli ma'lumotlarni tezda birlashtirish uchun katta mehnat xarajatlarini talab qiladi.

Ish yuritishning kamchiliklari hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish sohasida tadqiqot bilan shug'ullanuvchi davlat organlarining talablari va tavsiyalarini e'tiborsiz qoldirishi bilan bog'liq bo'lishi mumkin. Boshqa tomondan, "zamonaviy sharoitda hujjatlashtirish sohasi ko'plab kamchiliklarga ega, ular hujjatlar bilan ishlashning past sifati, amaldagi hujjat aylanish tizimining nomukammalligi, me'yoriy -uslubiy xarakterdagi hujjatli ishlanmalarning kechikishi bilan ifodalanadi. axborot texnologiyalarining rivojlanish sur'atlaridan, davlat boshqaruvining "vertikal" va "gorizontal" bo'ylab hujjat aylanishiga yagona talablarning yo'qligi.

An'anaviy ish yuritish samaradorligining ba'zi cheklovlari axborot tashuvchining o'ziga xos xususiyatiga ega - qog'ozli hujjat. Qog'oz hujjatlaridan foydalanishda quyidagi muammolar qayd etilgan:

1. Qog'ozli hujjatlar sonining eksponensial o'sishi. Bu o'sishning sabablari yuqorida keltirilgan.

2. Kerakli hujjatlarni topishda qiyinchiliklar. Mutaxassislarning fikricha, muassasa xodimlarining ish vaqtining 30% gacha qidirishga sarflanadi, kerakli hujjatni topishga kafolat yo'q, 10% gacha hujjatlar qaytarilmas tarzda yo'qoladi va yangidan yaratiladi. Qidiruvdagi qiyinchiliklar kerak bo'lmagan hollarda hujjatlarni takrorlash muammosini keltirib chiqaradi.

3. Hujjat matnlarini shakllantirish va tahrir qilishning egiluvchan sxemasi.

4. Hujjatni tayyorlash va uni chop etish o'rtasida uzoq vaqt.

5. Hujjatlarni takrorlashdagi qiyinchilik (bu, ayniqsa, bosib chiqarish qiyin bo'lgan hujjatlar uchun to'g'ri keladi).

6. Ovozli va video qo'shimchalar imkoniyatining yo'qligi.

Ofis ishi muammolarini hal qilish vositasi kompyuter texnologiyalaridan foydalanish, xususan, hujjat aylanishi tizimini joriy etishdir. Axborotning o'sib borayotgan hajmini boshqarishga qodir bo'lgan kompyuter tizimlari, ular hujjatlarni samarali boshqarish uchun tubdan yangi texnologik muhitni yaratadi. E.V. Paxomov

Agar siz bizning xizmatlarimizdan foydalanmoqchi bo'lsangiz, biz bilan bog'laning - biz sizga albatta yordam beramiz!

HUJJATLARNI BOShQARISHNING Joriy muammolari
Hozirgi bosqichda

Rossiyaning axborot jamiyatiga o'tishining boshlanishi, shuningdek, so'nggi o'n besh yil ichida mamlakatimizda yuz bergan chuqur ijtimoiy-siyosiy va iqtisodiy o'zgarishlar, ijtimoiy fanlar, gumanitar fanlar, ilgari milliy chekkada bo'lgan bir qator muammolarni amalga oshirish ilmiy fikr... Bularning barchasi yozuvlarni boshqarish kabi nisbatan yosh ilmiy fanga to'liq tegishli. Hujjatlar bilan ishlash amaliyoti bilan yozuvlarni boshqarishning chambarchas bog'liqligi bu sohadagi tadqiqotlarga qo'shimcha rag'bat beradi. Bundan tashqari, shuni hisobga olish kerakki, hujjat topshiruvchi kasbi postsovet Rossiyasida eng talabchanlardan biri bo'lib chiqdi. 90 -yillarning ikkinchi yarmidan boshlab Rossiyaning ellikka yaqin oliy o'quv yurtlari talabalarni "Hujjatlar va menejmentni hujjatlar bilan ta'minlash" mutaxassisligi bo'yicha o'qitishni boshlaganligi tasodif emas. Ushbu mutaxassislikning asosiy fanlaridan biri bu yozuvlarni boshqarish kursidir. Ayni paytda, Rossiya Federatsiyasi Ta'lim vazirligi tomonidan tasdiqlangan ushbu kursning taxminiy dasturi mukammal emas. Hozirgacha hujjat aylanishi bo'yicha birorta ham mahalliy darslik yo'q, faqat bir nechta rang -barang va kichik darsliklardan tashqari.

Buning sababi nimada? Birinchidan, yozuvlarni boshqarishning nazariy masalalarini ishlab chiqishdagi jiddiy kechikish bilan, kamida ikkita asosiy sabab. Birinchidan, bizning mamlakatimizda bu muammo bilan shug'ullanadigan tadqiqotchilarning ancha tor doirasi mavjud. Ikkinchidan, va bu, ehtimol, eng muhim narsa - Rossiyada hujjat va hujjatli faoliyat nazariyasini o'rganish boshqaruv, ma'muriy hujjatlarni yuritishning tor doirasi bilan cheklangan, ularning tarafdorlari tadqiqotlarini asosan boshqaruv hujjatlari, ish yuritish bilan cheklashadi. .

Yozuvlarni yuritish ob'ekti va sub'ektining bunday cheklanishi, birinchi navbatda, uning "temir parda" ortida, ko'p jihatdan izolyatsiyada bo'lib o'tgan mamlakatimizda uning shakllanishi va rivojlanishining tarixiy xususiyatlariga bog'liq. Sovet Ittifoqida yozuvlarni boshqarish ilmiy fan sifatida faqat XX asrning ikkinchi yarmida tan olingan. Buning oldidan amaliy yozuvlarni boshqarishning uzoq davri keldi, bu vaqtda empirik materiallarni to'plash jarayoni davom etar ekan, uni tushunishga yondashuvlar shakllandi. Rossiyada bu davom etdi, shu jumladan o'tgan asrning birinchi yarmidagi ijtimoiy kataklizmlar tufayli. Ko'p o'n yillar davomida hujjatli muammolarni o'rgangan olimlar bolsheviklar hukumatining ijtimoiy buyurtmasini bajarishga majbur bo'lishdi. Hujjatli tadqiqotlar olib borilgan, 1930 yilda Moskvada tashkil etilgan Davlat tarix va arxiv instituti (MGIAI) uzoq vaqt davomida butun davlat arxivlari tizimi bilan birgalikda Ichki ishlar xalq komissarligi tarkibida bo'lgan. Ilmiy fikrning rivojlanishiga hech qanday hissa qo'shmagan SSSR.

Dastlab, yangi yo'nalish MGIAIda arxivshunoslik ishida umumiy ish yuritish bo'limi sifatida taqdim etildi, so'ngra "SSSRda ish yuritish tarixi va tashkiloti" mustaqil kursi sifatida paydo bo'ldi. 1943 yilda yangi intizomni belgilash uchun paydo bo'lgan "yozuvlarni boshqarish" atamasi, asosan, ruhiy muammolarni hal qildi. Yozuvlarni boshqarish mavzusining bunday tor tushunchasi hukmron bo'lib qoldi va keyingi o'n yilliklar davomida saqlanib qoldi. Gogol paltosidan, arxiv fanidan va ish yuritishdan paydo bo'lgan va dastlab Sovet ma'muriy-buyruqbozlik tizimiga hujjatli xizmat ko'rsatishning shoshilinch operativ masalalarini hal qilishga mo'ljallangan, hujjat aylanishi hanuzgacha boshqaruv belgisiga ega. , ofis ishi.

Shu bilan birga, XIX-XX asrlar boshlarida, haqli ravishda hujjatli fanning otasi hisoblangan belgiyalik olim Pol Otlet hujjat va hujjat ilmi haqida kengroq ilmiy tushunchani shakllantirdi. P. Otlet hujjat kontseptsiyasiga bosma va qo'lda yozilgan kitoblar, gazetalar, jurnallar, xatlar, chizmalar, xaritalar, fotosuratlar, chizmalar va boshqalarni, shuningdek muzeylarda bo'lgan tabiiy va texnik buyumlarni kiritdi. U boshqaruv hujjatlarini faqat "konvergentsiya va keyinchalik bibliografiya, kutubxona, arxivshunoslik va hattoki muzeyshunoslik birlashuvi natijasida yaratilgan" umumiy hujjatlar "bo'limlaridan biri" deb hisoblagan. P. Otlet va uning sheriklarining fikricha, hujjatli fan barcha hujjatli axborot manbalarini, jamiyat hayotining barcha sohalarida hujjatli faoliyatni o'rganishga mo'ljallangan.

Hujjatning bunday keng talqini, hatto inqilobdan oldingi davrda ham, rus mutaxassislari o'rtasida tushuncha bilan uchrashdi, buni, xususan, "Yangi entsiklopedik lug'at" ning 16-jildida tuzilgan hujjat kontseptsiyasining ta'rifi tasdiqlaydi. ", FA tomonidan nashr etilgan Brockhaus va I.A. Efron. Tegishli maqolada (A. Goychbarg tomonidan) hujjat kontseptsiyasining ta'rifi nafaqat o'sha davr uchun an'anaviy tor ma'noda, balki P. Otlet taklif qilganiga juda mos keladi: «Hujjat keng ma'noda inson tafakkuri va faoliyati izlarini o'z ichiga olgan har qanday jonsiz narsa ".

1920-yillarda bu yondashuvni mashhur rus bibliologi M.N. "Hujjat" atamasi o'rniga "kitob" atamasini ishlatgan Kufaev, ikkinchisini "odamlarning fikrlari va so'zlarining qabuli, ularning birligida qabul qilingan va ko'rinadigan belgilar bilan ifodalangan" deb hisoblagan. Shuning uchun u kitoblarni "sfenkslar yoki ma'bad toshlaridagi ierogliflar va papirus o'rami", shuningdek varaqalar, gazetalar, fonografik roliklar va grammofon yozuvlari deb hisoblagan.
Biroq, atigi bir necha o'n yillar o'tgach, axborot fanining jadal rivojlanishi boshlanganda, mahalliy olimlar yana hujjatning keng talqiniga murojaat qilishdi. Bu 20 -asrning ikkinchi yarmida hujjatni o'rganishda tizimli yondashuv faol qo'llanila boshlagani, hujjatning ma'lumotliligiga jiddiy e'tibor berilishi, bu nafaqat uni yanada kengayishiga olib keldi. , lekin ayni paytda, eng muhimi, uning kontseptsiyasini chuqurlashtirish. Bu erda ohangni informatika, kibernetika, hujjatli filmlar mutaxassislari o'rnatgan.

Bularning barchasi yozuvlarni boshqarishning rivojlanishiga ma'lum darajada ta'sir ko'rsatishi mumkin emas edi. Xususan, 1968 yilda nashr etilgan "Arxiv terminologiyasining qisqacha lug'atida" hujjat allaqachon "faktlar, hodisalar, ob'ektlar, hodisalarni ob'ektiv reallik hodisalari va odamning aqliy faolligi yozuv, grafik, chizmachilik, fotosurat, ovoz yozish yoki boshqa usulda maxsus materialga (papirus, pergament, qog'oz, fotografik film va boshqalar). Shu bilan birga, sovet kotiblari ko'p jihatdan "hujjat" tushunchasining keng talqinini baham ko'rishadi. yozuvlarni boshqarishning ilmiy manfaatlari doirasini deyarli faqat boshqaruv hujjatlari bilan chegaralang.

To'g'ri, 1980 -yillarda ba'zi sovet hujjatlari ekspertlari (B.I. Ilizarov, A.N.Sokova) P. Otli g'oyalarini ishlab chiqishda, shunga qaramay, hujjat aylanishining predmeti va ob'ekti haqidagi an'anaviy tushunchalardan tashqariga chiqish zarurligi haqidagi savolni ko'tarishdi. Ular "integratsiyalashgan ilmiy intizom" ni yaratish istiqbollari, "bilimlar sohasi" ning paydo bo'lishi haqida yozishdi, bu erda hujjatning umumiy nazariyasi shakllanadi, bu fan asosiy fanlarning fanlararo integratsiyasi jarayonida vujudga keladi. tadqiqot ob'ekti, ya'ni: arxivshunoslik, arxeografiya, yozuvlarni boshqarish, informatika, bibliologiya., manbashunoslik ".

Biroq, faqat XX-XXI asrlar oxirida muammoni shakllantirishdan uni amalga oshirishga o'tish boshlandi va bu borada birinchi qadamlar qo'yildi, xususan, N.B. Zinovieva, Yu.N. Stolyarov, ukrainalik professor N.N.Kushnarenko. Bu mualliflarning barchasi madaniyat universitetlarida ishlashiga e'tibor qaratiladi. Boshqacha qilib aytganda, yozuvlar boshqaruvi ob'ekti va predmetini keng tushunishning eng faol va izchil tarafdorlari bibliologiya, kutubxonashunoslik va bibliografiya sohasidagi mutaxassislardir. Eng muhimi, bu XX asrning ikkinchi yarmida, yangi axborot texnologiyalari rivojlanishi bilan, yangi kitob tashuvchilar - magnit lentalar, magnitli elektron nashrlar bilan an'anaviy kitobning yaqinlashuvi ro'y berdi. , optik, magnit-optik disklar va boshqalar. Raqamli kutubxonalar haqiqatga aylandi. Bir qator sabablarga ko'ra, hozirgi vaqtda kutubxonalar hujjatli faoliyat bilan shug'ullanadigan boshqa ijtimoiy institutlarga qaraganda tezroq va intensiv ravishda turli xil hujjatlar bilan ishlaydigan, turli xil materiallar tashuvchilarida ishlaydigan murakkab axborot markazlariga aylanmoqda. Yangi axborot texnologiyalari kutubxonalarda yanada faol va samaraliroq qo'llanilmoqda, kutubxonachilar rivojlanayotgan global axborot makonida ishlaydigan hujjatni keng tushunish va keng qamrovli ilmiy tadqiqotlar o'tkazish zarurligini his qilmoqdalar. Va endi bibliografiyani bosqichma -bosqich hujjatga, bibliologik fanlarga - aslida yozuvlarni yuritish subdisiplariga aylantirish haqidagi ovozlar tobora balandroq eshitilmoqda.

Shu bilan birga, hujjatga yangi yondashuvlar, hujjatli faoliyatni tushunish arxiv ishlarida, ayniqsa, "an'anaviy" ma'muriy hujjatlarni yuritish sohasidagi mutaxassislar orasida sekinroq o'zlashtirilmoqda, degan taassurot paydo bo'ladi, garchi ularning ko'pchiligi shunday deb hisoblasa. hujjat va hujjatli faoliyatning umumiy nazariyasini ishlab chiqish zaruriyati. Bu ehtiyoj, xususan, arxivchilarning tegishli sohalarga kirishga urinishlari, fanlararo tadqiqot yo'nalishlari - arxologiya (T.I.Xorxordin, E.V. Starostin), hujjatning fenomenologiyasi (V.A. Rossiyaning etakchi arxivchilarining tashvishi bir necha yil oldin T.T. Xorxordina: "Ichki arxiv tafakkuri Rossiyada ham, chet elda ham gumanitar sohada ilmiy va nazariy fikrlashning zamonaviy darajasidan orqada qoldi"; "Rossiya arxivshunosligida nazariy munozaralarning ta'mi yo'qolgan".

Shunday qilib, hozirgi vaqtda tor ma'noda hujjatlar bilan bir qatorda, ya'ni. "An'anaviy", asosan boshqaruv, ma'muriy hujjatlarni o'rganib, hujjatni kengroq tushunishga asoslanib, nazariy, umumiy hujjatlarga o'tadi. Ushbu ilmiy intizomning ob'ekti (Yu.N. Stolyarov uni "hujjatshunoslik" deb atashni taklif qiladi) hamma hujjatlashtirilgan ma'lumotlar, ya'ni. ijtimoiy muhitda va vaqt ichida uzatish uchun moddiy muhitda texnogen usulda yozilgan ma'lumotlar.

Hujjatning mahalliy nazariyasi mutaxassislari orasida asta -sekin shakllanib borayotgan hujjatning umumiy nazariyasini chuqur ishlab chiqish zarurligini anglash hali bunday nazariyaning yaratilishiga olib kelmadi. Shu bilan birga, buning uchun zarur shart-sharoitlar shakllanayotgani rag'batlantiradi, ular orasida hujjatning paydo bo'lishini ko'p darajali axborot tizimi deb atash mumkin, bu axborot birligi va moddiy vosita; hujjatning jiddiy funktsional tahlili; hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning xususiyatlarini o'rganish va boshqalar.

Shu bilan birga, nazariy hujjatlarni boshqarishning shakllanishi va rivojlanishi jarayonida katta qiyinchiliklarni, shu jumladan, to'liq ishlab chiqilmagan uslubiy asboblar to'plami, hal qilinmagan kontseptual apparatni va ko'plab muammolarning bahsli mohiyatini bartaraf etish zarur. Yuqorida ta'kidlanganidek, hujjat mutaxassislari o'rtasida hujjat kabi asosiy tushunchaga nisbatan hamjihatlik yo'q. "Elektron hujjat", "texnotronik hujjat", "hujjat qiymati" va boshqalar tushunchalari munozarali.

Mahalliy hujjatlar bo'yicha mutaxassislar an'anaviy ravishda "hujjatlashtirish tizimi" va "hujjatlashtirish tizimi" tushunchalarini tenglashtiradilar. Shu bilan birga, agar biz hujjatlar ma'lum bir qoidalarga muvofiq moddiy muhitda ma'lumotlarni yozib olish degan umumiy qabul qilingan ta'rifga asoslansak, bu holda hujjatlashtirish tizimi hech qanday tarzda hujjatlashtirish tizimi bo'la olmasligini tan olish kerak. Hujjatlar tizimiga hujjatlar emas, balki ularni moddiy ma'lumot tashuvchining jismoniy xususiyatlari va shakli, shuningdek ishlatilgan belgilarning xususiyatlari tufayli ularni yaratish usullari va vositalari kiradi. Boshqacha qilib aytganda, hujjatlashtirish tizimi kontseptsiyasi birinchi navbatda va asosan ma'lumotni moddiy muhitga mahkamlash texnologiyasi bilan bog'liq. Bunda asosiy hujjatlashtirish tizimiga quyidagilar kiradi: grafik yozish tizimlari, mexanik yozish tizimlari, fotografik, elektromagnit, optik, magnit-optik, elektrostatik.

Hujjat ayirboshlash predmeti va ob'ektining hal qilinmagan muammosi, uning ko'plab nazariy masalalari yaxshi o'rganilmaganligi so'nggi paytlarda arxivshunoslik, diplomatiya, manbashunoslik, arxeografiya sohasi mutaxassislari o'rtasida qizg'in munozaralarga sabab bo'ldi.

Muhokama, xususan, hujjatni tarixiy manbaga aylantirish muammosi. Shunday qilib, Rossiya Federal Arxiv Xizmati boshlig'i, Rossiya Fanlar Akademiyasi muxbir a'zosi V.P.Kozlov, har qanday hujjat, tarixiy manbaga aylanishidan oldin, mavjudlikning uch bosqichidan o'tadi - jarayonlar va hodisalarni tartibga soluvchi sifatida yaratish, mavjudlikdan o'tadi, deb hisoblaydi. haqiqat, arxivda saqlash. Va faqat arxiv hujjati tavsifi berilgandan so'ng, unga kirish cheklovlari olib tashlandi, ya'ni. uni ommaviy hujjatga aylantirgandan so'ng, hujjat mavjudligining to'rtinchi bosqichiga o'tadi - tarixiy manba sifatida. V.P.ning muxoliflari. Kozlova, ko'plab chet ellik tadqiqotchilar singari, "hujjat tarixchi bukilganidan keyin emas, balki tug'ilgan paytidan boshlab tarixiy manbaga aylanadi", deb hisoblaydi.

Birinchi qarash tarafdorlarining qarashlari sahnaga asoslangan, ya'ni. Aslida, hujjatlar bilan ishlashga texnologik yondashuv, ikkinchi holatda-bu tizimli, axborot-funktsional yondashuv bo'lib, unga ko'ra, har qanday hujjat dastlab, yaratilgan paytdan boshlab, ma'lumotlarni uzatish va saqlash funktsiyasiga ega. va makon. Hozircha hujjatda tarixiy manbaning vazifasi yashirin bo'lib, kuchda qolmoqda. Shunday qilib, ijtimoiy xotira tashuvchisi sifatida hujjatni faollashtirish va aktuallashtirish nafaqat arxivni saqlash bosqichida, balki hujjatning operativ ishlashi davrida ham amalga oshirilishi mumkin. Boshqacha aytganda, har qanday hujjat, uning mavjud bo'lish bosqichidan qat'i nazar, tarixiy manba vazifasini bajarishi mumkin.

Hujjatlar qiymatini tekshirish nazariyasi hujjatni tarixiy manbaga aylantirish muammosi bilan chambarchas bog'liq. Ba'zi ekspertlar, hozirgi vaqtda "insoniy" omil bu nazariyadan tashqarida ekanligini va "individual saqlashni hisobga olmagan holda, doimiy saqlash uchun hujjatlarni tanlashga sanoat (sanoat konveyeri kabi)" yondashuvini to'g'ri ta'kidlaydilar. tadqiqotchi va arxivchi ". Bu yondashuvning qayg'uli oqibatlari sovet davri tarixini o'rganayotgan tadqiqotchilarga yaxshi ma'lum. Tarixchilar saqlash uchun hujjatlarni tanlashda maktabgacha ta'lim muassasalari xodimlari va arxiv xodimlari tomonidan boshqariladigan ro'yxatlar va boshqa me'yoriy -uslubiy hujjatlarning mazmunidan qoniqish hosil qila olmaydi. Natijada, ba'zi arxiv va arxiv fondlarida (masalan, ATC) odamlar haqidagi "jonli" ma'lumotlarni topish deyarli imkonsiz bo'ladi. Hujjatlarning qiymatini tekshirish metodologiyasi va metodologiyasining kamchiliklari, yana, bizning fikrimizcha, u ma'muriy hujjatlarni yuritish va arxivshunoslik chuqurligida rivojlangan va rivojlanib borayotgani bilan bog'liq. hujjatlar umumiy nazariyasi, bu erda gumanitar komponent eng muhim o'rinni egallaydi.

Hujjatlarning umumiy tasnifi yozuvlarni boshqarishning etarlicha o'rganilmagan nazariy muammolaridan biridir. Hozirgacha yaratilgan tasnif sxemalari asosan alohida yirik tizimlar, hujjatlar to'plamini qamrab oladi. Eng rivojlangan, xususan, kutubxonalar tasnifi (Dewey kutubxonasi tasnifi, yagona o'nlik tasnifi, kutubxona-bibliografik tasnifi), shuningdek boshqaruv hujjatlari tasnifi (boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichi), tarixiy manbalar tasnifi.

Umumiy tasnif sxemalariga kelsak, ularning barchasi hali ham mukammallikdan yiroqda. Xususan, hujjatning ma'lumoti va moddiy komponentlarini, shuningdek uning tashqi muhitda mavjudligi sharoitlarini hisobga oladigan "faset-blokli tasnif" deb nomlangan sxema mualliflari asossiz ravishda axborot komponentiga murojaat qilishadi. hujjatning "Hujjatlar usuli bo'yicha hujjat turi" bo'limi sifatida. Bunday holda, biz ma'lumotlarning o'zi haqida emas, balki moddiy muhitda ma'lumotlarni yozib olish usuli haqida gapirayapmiz, bu uning mustaqil xususiyatlar bloki sifatida ajratilishiga olib keladi. Shaxsiy tasnif bloklari doirasida bir qator noaniqliklar va kamchiliklar ham mavjud. Shunday qilib, hujjatning jismoniy (moddiy) komponenti bo'yicha tasniflash material tashuvchining ishchi qatlamining xususiyatlarini umuman hisobga olmaydi. "Hujjat turi uning tarqalish darajasiga ko'ra" axborot komponentiga emas, balki uning tashqi muhitda mavjudligi shartlariga taalluqlidir. Ammo, ehtimol, bu tasniflash sxemasining asosiy kamchiligi shundaki, u hujjatning chuqur ijtimoiy mohiyatidan ajralgan, hujjatda mavjud bo'lgan ijtimoiy ma'lumotlarning tabiati va turlarini hisobga olmagan - ommaviy, maxsus, shaxsiy.
Hujjatlar tizimlarining tasnifi bundan ham kam rivojlangan. Mavjud tasniflash sxemalari asosan hujjatlar bilan ishlashning ma'lum sohalarini qamrab oladi. Xususan, an'anaviy, ma'muriy hujjatlar aylanishida hujjatlashtirish tizimlari funktsional (40 dan ortiq) va korporativ (idoraviy, sanoat) bo'linadi. So'nggi paytlarda, ijtimoiy axborotning kelib chiqishini hisobga olgan holda, "biznes, ijtimoiy-siyosiy, ilmiy-texnikaviy, iqtisodiy va moliyaviy ma'lumotlarning hujjatlashtirish tizimlarini ajratib ko'rsatish" funktsional-axborot yondashuvi asosida urinishlar qilindi. Biroq, taklif qilingan tasnif, bu oldinga qadam bo'lsa -da, faqat katta miqdordagi hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni (estetik, diniy, kundalik va h.k.), shuningdek shaxsiy hujjatlarni (xatlar, kundaliklar va boshqalarni) qoldirib, faqat maxsus hujjatlarni o'z ichiga oladi. . Shunday qilib, biz shuni aytishimiz kerakki, hozirda hujjatlarni xilma -xilligini, ularning barcha turlarini, shakllarini, janrlarini, operatsion va retrospektiv muhitda mavjud bo'lish shartlarini qamrab oladigan etarlicha asoslangan tasniflar yo'q.

Yozuvlarni nazariy boshqarishda katta e'tibor talab qiladigan yana bir muammo - bu yaqin vaqtgacha asosan hujjatlar bilan ishlashning muayyan yo'nalishlari va bosqichlari doirasida o'rganib kelinayotgan hujjat aloqasi. Shu bilan birga, axborot jarayonlarining globallashuvi hujjat aylanishini, hujjat kanallarini, aloqa to'siqlarini o'rganishga, hujjat muloqotining umumiy ijtimoiy tizimdagi o'rni va rolini aniqlashga jiddiyroq e'tibor berishni talab qiladi.

Hujjat, siz bilganingizdek, axborot va moddiy tashuvchining ikki tomonlama birligidir. Biroq, tashqi muhitda hujjatning bu ikki komponentining har birining mavjudligi o'ziga xos xususiyatlarga ega. Shunday qilib, hujjatning moddiy vosita sifatida harakatlanishi uch o'lchovli fazoda va astronomik vaqtda sodir bo'ladi, hujjatli ma'lumotlarning harakati esa ijtimoiy vaqt va ijtimoiy makonda, boshqa tezlikda, axborot mazmuni va hajmining har xil koeffitsientlari bilan amalga oshiriladi. turli oluvchilar uchun tezaurus. Shu bilan birga, an'anaviy ma'muriy yozuvlar boshqaruvi amalda bu muammo bilan shug'ullanmaydi, tashqi muhitda hujjatlar aylanishi muammolariga va faqat eng zamonaviy kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda, faqat texnologik operatsiyalarga o'tishni kamaytiradi.

Nazariy yozuvlarni boshqarish hujjatlarni uzatish muammosini ham hal qila olmaydi, chunki uni tegishli fanlarda ko'rib chiqish ba'zan tanqidga moyil bo'ladi. Xususan, A.V.ning ma'lumotli kitobida. 2002 yilda nashr etilgan Sokolovning "Ijtimoiy muloqotning umumiy nazariyasi" hujjatli aloqa, ma'muriy, ishlab chiqarish -texnik, shaxsiy hujjatlarga bag'ishlangan bo'limlarida tadqiqot ob'ekti chiqarib tashlangan. Bundan tashqari, hujjatli va elektron aloqalarni ajratishga harakat qilib, muallif nafaqat bu bo'linish uchun aniq mezonlarni taqdim etadi, balki elektron hujjat sifatida bunday atama va tushunchani ham tilga olmaydi. Natijada, Internetda mavjud bo'lgan yoki televizor ekranlarida ko'rinadigan ma'lumotlarning moddiy tashuvchisi yo'qligi ma'lum bo'ldi. Shu bilan birga, elektron hujjatlar muammosi, ularning mohiyati, tasnifi, haqiqiyligi, qiymat ekspertizasi, ruxsatsiz kirishdan himoyalanish va boshqalar. So'nggi yigirma yil ichida yozuvlarni boshqarishning eng muhim sohalaridan biriga aylandi.

Hujjatlarni boshqarishning an'anaviy yondashuvlarining torligi, bir qator nazariy muammolarning hal etilmasligi axborot va hujjatlashtirish jarayonlarining umumiy optimallashishiga salbiy ta'sir ko'rsatmoqda. Jamiyatda yaratilgan va faoliyat ko'rsatadigan barcha hujjatlashtirilgan ma'lumotlar yaxlit bir butun bo'lib, uni boshqarish jarayoniga yagona yondashuvni talab qiladigan murakkab ko'p bosqichli tizim ekanligini chuqur tushunish mumkin emas.

Albatta, hujjatshunoslikda hal qilinmagan yoki bahsli mavzular va syujetlar ro'yxati ko'rsatilgan muammolar bilan tugamaydi. Shu bilan birga, tendentsiya aniq kuzatilmoqda, uning mohiyati shundaki, gumanitar komponent ma'muriy, an'anaviy hujjat aylanishida juda cheklangan. Umuman olganda, "Menejmentni hujjatlar va hujjatlar bilan ta'minlash" mutaxassisligi bo'yicha Davlat ta'lim standarti haqida ham shunday deyish mumkin.

Shu bilan birga, axborot jamiyatiga o'tish sharoitida, hujjat mutaxassisi, bizningcha, ma'muriy hujjatlar aylanishini to'xtatmasligi kerak. Unga axborot va hujjatlashtirish faoliyatining barcha asosiy sohalarida ishlashga imkon beradigan fundamental, shu jumladan gumanitar tayyorgarlik kerak. Bunday ta'limni, birinchi navbatda, klassik oliy o'quv yurtlari berishi mumkin va shunday qilib, mutaxassislar o'z devorlarini tashlab, nafaqat mehnat bozorida talabga ega bo'ladilar, balki turli xil axborot sohalariga maqsadli va ijodiy ta'sir ko'rsatadilar. va hujjatli faoliyat, XXI asrning madaniyatli axborot makonini shakllantiradi.

Eslatmalar:

1. Butunrossiya Yozuvlarni boshqarish va arxiv ishlari ilmiy-tadqiqot instituti direktori M.V. Larin xavotir bilan "Rossiyada ... shu jumladan tegishli mablag 'yo'qligi sababli" (Larin MV tashkilotlarda hujjatlarni boshqarish. M. .: Ilmiy kitob, 2002. S. 6).
2. Buni "Hujjatlar" kursining amaldagi Davlat ta'lim standarti tasdiqlaydi (Qarang: Hujjatlar va menejmentni hujjatlar bilan ta'minlash. 350800 ixtisosligi: Oliy ta'limning davlat standarti kasb -hunar ta'limi va federal komponent fanlar namunaviy dasturlari (umumiy kasbiy fanlar va mutaxassislik fanlari tsikllari). M.: RGGU, 2001). Shuningdek qarang: T.V. Kuznetsova Mutaxassislik bo'yicha yangi ta'lim standarti // Ofis ishi. 2000. No 1. S. 19; U xuddi shunday. Hujjat aylanishi va manbashunoslik o'rtasidagi munosabatlar muammolari // Tarix -arxiv instituti materiallari. T. 35. XX-XXI asrlar boshidagi arxivshunoslik. M., 2000; Larin M.V. "Hujjat" tushunchasini ishlab chiqish // Ish yuritish. 2000. No 1. S. 9; Fionova L.R., Artemova S.G. Hujjat aylanishi asoslari bo'yicha elektron qo'llanma tuzish varianti // Ofis ishi. 2001. No 2. P. 63-66 va boshqalar.
3. Otle Pol. Ma'muriy qo'llanma. 2 -nashr. M.-L.: "Boshqaruv texnikasi" nashriyoti, 1931. S. 19.
4. Yangi ensiklopedik lug'at. SPb.: B.g. T. 16. S. 532–533.
5. Kufaev M.N. Sevimlilar. M.: "Kniga", 1981. P. 21, 37, 42-43, 48. Sovet biblioloqlari keyinchalik M.N. Kufaeva umuman marksist emas (Qarang: o'sha erda. 7 -bet).
6. Qarang: G.G. Vorobyov. Hujjat: axborotni tahlil qilish. M., 1973.S.7 va boshqalar.
7. Arxiv terminologiyasining qisqacha lug'ati. M.–L., 1968. S. 19–20.
8. Qarang: A.N.Sokova. Ilmiy -texnik inqilob sharoitida sovet yozuvlarini boshqarishning rivojlanishi (1960–1980). Tezisning tezislari. diss. ish uchun. olim. daraja haqidagi ta'limot. ist. fanlar. M., 1986; Ilyushenko M.P. "Hujjat" tushunchasiga (atamaning evolyutsiyasi va yozuvlarni boshqarish predmeti) // Sovet arxivlari. 1986. № 1. 31 -bet.
9. Matyash I.B., Kuleshov S.G. Hozirgi bosqichda Ukraina arxiv fani va yozuvlarini boshqarish // Ichki arxivlar. 2002. No 6. S. 55.
10. Xorxordin T.I. Asr boshidagi arxivlar // Tarix -arxiv instituti materiallari. M., 2000. T. 35.
11. "Hozirgacha", deydi VNIIDAD direktori M.V. Larin, - hujjatshunoslik va arxivshunoslikda aniq, aniq va umumiy qabul qilingan "hujjat" atamasi ishlab chiqilmagan. Shu bilan birga, bunday ta'rif yozuvlarni boshqarish nazariyasini ishlab chiqish uchun zarurdir »(Larin MV« Hujjat »kontseptsiyasini ishlab chiqish // Ofis ishi. 2000. No 1. P. 5).
12. Qarang: E.A. Pleshkevich. Hujjat haqidagi bilim: masala tarixiga // Ichki arxivlar. 2003. No 4. S. 27–29.
13. Kozlov V.P. Zamonaviylik nuqtai nazaridan arxeografiyaning nazariy asoslari // Zamonaviylik nuqtai nazaridan arxeografiyaning nazariy asoslari: Munozara materiallari. M., 2003 yil 7.
14. Starostin E.V. Terminologik aralashuv // Arxeografiyaning nazariy asoslari ... S. 51; Savin V.A. Hujjat hodisasi: muammoning tuzilishiga // Tarix -arxiv instituti materiallari. M., 2000. T. 35.
15. Savin V.A. Hujjatning fenomenologiyasi: muammoning shakllanishi // Arxivchi byulleteni. 2001. No 1. P.171.
16. Qarang: N.N. Kushnarenko. Hujjatlarni boshqarish. Kiev: Znannya, 2000 S. 93–117.
17. Stepanov E. Hujjat nima? Hujjatlar turlari va tizimlari // Kadrlar xizmati. 2001. No 11. S. 82–83.
18. Pleshkevich E.A. Farmon. Op. S. 28.

O'zgaruvchan dunyodagi hujjat: Birinchi Butunrossiya ilmiy -amaliy konferentsiyasi materiallari (2003 yil 27-28 noyabr) / ostida. ed Professor N.S. Larkova. Tomsk: Vol nashriyoti. Universitet, 2004.-S. 3-13.

mavhum

Kurs ishi 44s., 22 ta manba, 3 ta ilova.

HUJJAT, HUJJAT, BOSHQARISH HUJJATI, MA'LUMOTLAR, SINIFLASH, UNIFIKASIYA, STANDARTLASH.

Tadqiqot ob'ekti: hujjatlar turlari

Ishning maqsadi: boshqaruv hujjatlarining paydo bo'lishi va rivojlanish bosqichlarini o'rganish.

Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish asoslari va hujjatlar tasnifi ko'rib chiqiladi, boshqaruvni hujjatli ta'minlashning me'yoriy reglamenti o'rganiladi, tashkiliy -ma'muriy hujjatlar namunalari ko'rib chiqiladi.

Tadqiqot usullari: hujjatlarni o'rganish, tasniflash, tizimli usul, formulali tahlil, hujjatlarni birlashtirish.

Ilmiy yangilik muddatli ish boshqaruvni hujjatli qo'llab -quvvatlashning me'yoriy tartibga solinishi o'rganilganligidadir.

Ishning amaliy ahamiyati ta'lim muassasalarida "Hujjatlar", "Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish va texnologiyasi" kurslarining ma'ruza va amaliy mashg'ulotlarini o'qitish jarayonida kurs ishi materiallaridan foydalanish imkoniyati bilan bog'liq.

FSBEI HPE "Kuban davlat texnologiya universiteti"

Sotsiologiya, huquq va kadrlar bo'limi

Ijtimoiy -gumanitar fakulteti

TASDIQLANGAN

bosh Sotsiologiya kafedrasi,

Fakultet: ijtimoiy va gumanitar

yo'nalishlar: 034700.62 - "Hujjatlar va arxivshunoslik"

Ar -ge: "Boshqaruv hujjati paydo bo'lishi va rivojlanishi"

Mavzuning dolzarbligi: bu mavzu bugungi kunda ham dolzarbdir, chunki biron bir korxona faoliyatini hujjatsiz amalga oshirish mumkin emas. Amaldagi me'yoriy -huquqiy hujjatlarga muvofiq ma'lumotlarning to'g'ri tuzilishi, ishlatilishi, uzatilishi va saqlanishi korxonaning samarali ishlashiga, vazifalar va maqsadlarga erishilishiga yordam beradi. Boshqaruv (tashkiliy va ma'muriy) hujjatlar har qanday tashkilot faoliyatini muvofiqlashtiradi va berilgan vazifalarning bajarilishini ta'minlaydi. Boshqaruv faoliyatining ko'p shakllari tegishli hujjatlar orqali ifodalanadi: ma'muriy faoliyat - turli ma'muriy hujjatlarni nashr etish; rejalashtirish - har xil rejalarni tayyorlash orqali; buxgalteriya - statistik, buxgalteriya, operatsion va texnik hujjatlarni tuzish va qayta ishlash shaklida; nazorat - yozma ravishda ma'lumot to'plash orqali. Ma'lumotni tashuvchi sifatida hujjatlar har qanday muassasa, korxona, har qanday firma ichki tashkilotining ajralmas elementi bo'lib, ularning tarkibiy qismlari va alohida xodimlarining o'zaro ta'sirini ta'minlaydi. Ular boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun asos bo'lib, ularning bajarilishining isboti va umumlashtirish va tahlil qilish manbai, shuningdek ma'lumotnoma va qidiruv ishlari uchun material bo'lib xizmat qiladi. Boshqaruv faoliyatida hujjat mehnat sub'ekti sifatida ham, mehnat natijasida ham harakat qiladi.

Ilmiy ishlab chiqish darajasi: boshqaruv hujjatlarining paydo bo'lishi va rivojlanishi masalasi rus fanining quyidagi vakillarining asarlariga bag'ishlangan: K.G. Mityaeva, T.V. Kuznetsova, Ya.Z.

Livshits, M.P. Ilyushenko, A.S. Malitikova, V.D. Banaskzhevich, K.I. Rudelson. Ta'kidlash joizki, bu olimlarning asarlari yozuvlarni boshqarishning asosiy toifalarini o'rganishga katta hissa qo'shgan, ular yozuvlarni boshqarishning ayrim jihatlarini yoritib bergan.

O'qish ob'ekti: hujjatlar turlari

O'qish mavzusi: boshqaruv hujjati evolyutsiyasi

Tadqiqot maqsadi: boshqaruv hujjatlarining paydo bo'lishi va rivojlanish bosqichlarini o'rganish.

Tadqiqot maqsadlari:

"Hujjat", "boshqaruv hujjati" tushunchalariga ta'rif bering.

Hujjatlar tasnifini ko'rib chiqing.

Rossiya tarixining turli davrlarida boshqaruv hujjatlaridagi o'zgarishlarni kuzatib boring.

Zamonaviy tashkiliy va ma'muriy hujjatlar namunalarini o'rganish.

Tadqiqot gipotezasi: boshqaruv hujjatining paydo bo'lishi birinchi hokimiyat organlarining paydo bo'lishi bilan bevosita bog'liq bo'lib, ularning o'zgarishi bilan vaqt o'tishi bilan boshqaruv hujjatlarining shakli va turlari o'zgargan.

Tadqiqotning nazariy asoslari quyidagi mualliflarning asarlarini tuzdi: T.V. Kuznetsova "Ish yuritish (tashkiliy va boshqaruv hujjatlarini qo'llab -quvvatlash texnologiyalari)" oliy o'quv yurtlari uchun darslik; N.N.Kushnarenko "Hujjatlar" darsligi; NSLarkov "Hujjatlar" o'quv qo'llanmasi; Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. "Ish yuritish kursi: hujjatlar bilan ishlash".

Tadqiqotning uslubiy asoslari: ishda ob'ektivlik va ilmiy xarakter, tizimli yondashuv, formulali tahlil, tasnif tamoyillari qo'llanilgan.

Tadqiqot usullari: hujjatlarni o'rganish, tasniflash, tizim usuli, formulali tahlil, hujjatlarni birlashtirish.

Ilmiy yangilik Boshqaruvni hujjatli qo'llab -quvvatlashning me'yoriy -huquqiy bazasini o'rganish haqiqatni o'z ichiga oladi.

Ishning amaliy ahamiyati ta'lim muassasalarida ma'ruzalar va amaliy mashg'ulotlarni o'qitish jarayonida "Hujjatlar", "Hujjatlarni boshqarishni tashkil etish va texnologiyasi" kurslarining kurs materiallaridan foydalanish imkoniyati bilan bog'liq.

Ish tuzilishi: Ish kirish, ikkita bo'lim, xulosa va qo'shimchalardan iborat.

1 Boshqaruv hujjati paydo bo'lishi va rivojlanishi asoslari

1.1 Hujjat tushunchasi

Ushbu bo'limda biz "hujjat", "boshqaruv hujjati" tushunchasining paydo bo'lishi, bu manbaning turli manbalar tomonidan aniqlangan ma'nolari haqida gapiramiz.

Davlat, boshqaruv apparati va hokimiyatning vujudga kelishi bilan yuridik va jismoniy shaxslar o'rtasidagi huquqiy munosabatlarni hujjatlashtirish va mustahkamlash zarur bo'ldi. Rasmiy ish yozma tili barcha til madaniyatlarida shunday shakllangan. Ishbilarmonlik xati bir qator universal vazifalarni hal qilish uchun mo'ljallangan: ishbilarmonlik aloqasi vositasi bo'lib xizmat qilish, lingvistik vositalar tuzatish (hujjatlashtirish) boshqaruv, biznes, xizmat ma'lumotlari.

Hujjatlar - bu qonuniy kuchini ta'minlaydigan ma'lumotlarni qog'ozga yoki boshqa ommaviy axborot vositalariga yozib olishning tartibga solingan jarayoni. IN ishbilarmonlik aloqasi hujjatlar alohida ahamiyatga ega. Darhaqiqat, har qanday og'zaki kelishuv yoki buyruqqa havola rad etilishi yoki shubha ostiga olinishi mumkin, lekin agar bu shartnoma yoki buyruq hujjat shaklida bo'lsa, unga havola yuridik jihatdan asosli hisoblanadi. Hujjatlarni rasmiylashtirish qoidalari har bir davlatning qonun hujjatlari bilan belgilanadi yoki an'analar asosida ishlab chiqiladi.

Hujjatning natijasi - bu hujjatni yaratish.

"Hujjat" tushunchasi hujjatning kontseptual tizimida markaziy, asosiy hisoblanadi. Bu, albatta, belgilarni aks ettiradi

jamiyatda hujjatli ma'lumotlarni yaratish, yig'ish, analitik va sintetik qayta ishlash, saqlash, qidirish, tarqatish va ulardan foydalanish bo'yicha amaliy faoliyat ob'ekti bo'lib xizmat qiladigan mavjud ob'ektlar. Bu tushuncha jamoat faoliyatining barcha sohalarida keng qo'llaniladi. Deyarli har bir bilim sohasi hujjat maqomini olgan ob'ektlarning o'ziga xos xususiyatlariga muvofiq o'z tushunishning bir yoki bir nechta versiyasiga ega.

"Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" 2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-sonli Federal qonunida "hujjat" tushunchasining quyidagi ta'rifi belgilangan:

Hujjat - moddiy tashuvchida uni aniqlashga imkon beradigan tafsilotlar yozilgan ma'lumot.

Boshqa manbalardan ham ko'plab tushunchalar mavjud, masalan, Buyuk Sovet Entsiklopediyasi hujjat kontseptsiyasini sobit shakldagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan va uni vaqt va makonda uzatish uchun maxsus mo'ljallangan moddiy ob'ekt sifatida belgilaydi.

Hujjat (Lat. Documentum - isbot).

1. Biror narsaning isboti bo'lib xizmat qiladigan, biror narsaga bo'lgan huquqni tasdiqlovchi ish qog'ozi. Sayohat hujjati. Voucher hujjati. Pul hujjati.

2. Tashuvchining shaxsini tasdiqlovchi yozma rasmiy guvohnoma, shaxsiy guvohnoma, pasport. Hujjatingizni to'g'rilang.

3. Harakat, biror narsa haqida yozma dalillar. Tarixiy hujjatlar.

Har bir hujjat uning tarkibiy elementlaridan iborat bo'lib, ular tafsilotlar deb nomlanadi (ism, muallif, qabul qiluvchi, matn, sana, imzo va boshqalar).

GOST quyidagi ta'rifni tuzatadi:

Hujjatning rekviziti rasmiy hujjatni rasmiylashtirishning majburiy elementi hisoblanadi.

Turli hujjatlar har xil tafsilotlar to'plamidan iborat. Tafsilotlar soni hujjatni yaratish maqsadlari, uning maqsadi, mazkur hujjatning mazmuni va shakliga qo'yiladigan talablar bilan belgilanadi. Ko'p hujjatlar uchun tafsilotlar soni qat'iy cheklangan. Bir qator hujjatlar uchun rekvizitlarning soni va tarkibi qonun hujjatlari va me'yoriy hujjatlar bilan belgilanadi. Ammo har qanday holatda ham, ta'rifdan kelib chiqqan holda, material tashuvchida qayd etilgan ma'lumotlar kerakli tafsilotlarni qo'yish orqali rasmiylashtirilishi kerak. Shundagina u hujjatga aylanadi.

Hujjatshunoslikda hujjat - faktlar, hodisalar, hodisalar, hodisalar va odamning aqliy faolligini maxsus materialga har qanday qulay usulda yozib olish (ko'rsatish) natijasi sifatida qaraladi.

Hujjatlar aniq ma'lumotlarga ega bo'lib, uning saqlanishi va to'planishini, boshqa shaxsga o'tkazish imkoniyatini, qayta ishlatilishini, o'z vaqtida qaytarilishini va qaytarilishini ta'minlaydi. Ular inson faoliyatining turli sohalariga tegishlidir va matn va grafik, an'anaviy (qo'lda yozilgan, yozma) va mashina, ilmiy, texnik, shaxsiy va rasmiy va boshqalarga bo'linadi.

Rasmiy hujjatlar - yuridik yoki jismoniy shaxslar tomonidan yaratilgan, belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va tasdiqlangan hujjatlar.

Ular orasida maxsus toifaga xizmat ko'rsatuvchi (boshqaruv) hujjatlar kiradi, ular davlat standartida tashkilotning joriy faoliyatida qo'llaniladigan rasmiy hujjatlar sifatida belgilanadi.

Boshqaruv (tashkiliy va ma'muriy) hujjat - ma'muriy va tashkiliy masalalarni, shuningdek, boshqaruv, o'zaro munosabatlar, boshqaruv organlari, korxonalar, tashkilotlar, ularning tuzilmalari faoliyatini qo'llab -quvvatlash va tartibga solish masalalarini hal qiladigan yozma hujjat turi. bo'linmalar va rasmiylar.

Ma'lumot tashuvchisi sifatida hujjatlar har qanday muassasa, korxona, har qanday firma ichki tashkilotining ajralmas elementi bo'lib, ularning tarkibiy qismlari va alohida xodimlarining o'zaro ta'sirini ta'minlaydi. Ular boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun asos bo'lib, ularning bajarilishining isboti va umumlashtirish va tahlil qilish manbai, shuningdek ma'lumotnoma va qidiruv ishlari uchun material bo'lib xizmat qiladi. Boshqaruv faoliyatida hujjat mehnat sub'ekti sifatida ham, mehnat natijasida ham harakat qiladi.

Boshqaruv faoliyatining ko'p shakllari tegishli hujjatlar orqali ifodalanadi: ma'muriy faoliyat - turli ma'muriy hujjatlarni nashr etish; rejalashtirish - har xil rejalarni tayyorlash orqali; buxgalteriya - statistik, buxgalteriya, operativ va texnik hujjatlarni tuzish va qayta ishlash shaklida; nazorat - yozma ravishda ma'lumot to'plash orqali va boshqalar. Shunday qilib, hujjatlarni maqsadiga ko'ra quyidagilarga bo'lish mumkin:

Faoliyatni tartibga solish (nizomlar, qoidalar, qoidalar, qoidalar,

ko'rsatmalar va boshqalar);

Ma'muriy faoliyat (buyruqlar, ko'rsatmalar, qoidalar, qarorlar, buyruqlar va boshqalar); ma'lumotlarni to'plash va umumlashtirish (hisobotlar, aktlar, hisobotlar va boshqalar);

Ma'lumot uzatish (xatlar, telegrammalar, telegrammalar va boshqalar).

1.2 Hujjatlar tasnifi

Boshqarish jarayonida hujjatda qayd etilgan ma'lumotlar nafaqat qaror qabul qilish uchun asos, balki uning bajarilishining isboti, tahlil va umumlashtirish manbai, ma'lumotnoma va qidiruv ishlari uchun materialdir. Shunday qilib, boshqaruv faoliyatida hujjat mehnat ob'ekti va natijasi vazifasini bajaradi.

Tashkilotda hujjatlarni tuzish uchun boshqaruv harakatlarining mavjudligi va mazmunini, ma'lumotlarning uzatilishini, ma'lum vaqt davomida saqlash va ishlatilishini tasdiqlash zarurati asos bo'ladi.

Hujjatlarni tayyorlash, bajarish, ular bilan ishlash shakllari va usullarini ishlab chiqish uchun ma'lum tamoyillarni ishlab chiqish uchun ular bir qator belgilar bo'yicha tasniflanadi.

Hujjatning tasnifi (lotincha klassik - toifa, guruh) - bu hujjatlar tabaqalari orasidagi aloqalarni o'rnatish vositasi sifatida, shuningdek, ularning xilma -xilligiga yo'naltirish uchun ishlatiladigan, ularning bo'ysunish tizimi.

Tasniflash bilish usullaridan biridir. Usiz

xilma -xillikni o'rganish mumkin emas mavjud turlar Hujjatlar, ularni tizimlashtirish, turli asoslar bo'yicha ajratilgan hujjatlar turlari o'rtasidagi farqni aniqlash. To'g'ri tuzilgan murakkab tasnif hujjatlarni ishlab chiqish shakllarini aks ettiradi, ular o'rtasidagi aloqalarni ochib beradi, ularning har qanday to'plamida harakatlanishiga yordam beradi, ularni hujjat tizimlarida tartiblash uchun asos bo'lib xizmat qiladi.

Ularda aks ettirilgan faoliyat turlari bo'yicha barcha hujjatlar ikkita katta guruhga bo'linadi. Birinchisi, umumiy va ma'muriy masalalar bo'yicha hujjatlar, ya'ni. korxona (tashkilot) ning umumiy boshqaruvi va uning ishlab chiqarish faoliyati to'g'risida. Bu hujjatlar korxonalarning barcha bo'linmalari xodimlari tomonidan tuzilishi mumkin. Ikkinchi guruh - boshqaruv funktsiyalari to'g'risidagi hujjatlar. Bunday hujjatlar moliya organlari, buxgalteriya hisobi, rejalashtirish, ta'minot va sotish bo'limlari va boshqa funktsional bo'linmalar xodimlari tomonidan tuziladi.

Hujjatlar nomi bo'yicha tasniflanadi: xizmat xatlar, buyruqlar, protokollar, aktlar, memorandumlar, shartnomalar va boshqalar. Bu hujjatlarning dizayni birlashtirilgan, lekin mazmunan ular butunlay boshqacha bo'lishi mumkin.

Hujjatning axborot komponenti bo'yicha tasnifi:

Ma'lumotni umumlashtirish darajasiga ko'ra: birlamchi - o'z ichiga olgan ma'lumot, bu o'qish, tadqiqot, ishlab chiqish va hokazolar natijalari bayoni (tavsifi). va o'ziga xos tabiatga ega; ikkilamchi - bir yoki bir nechta boshlang'ichni analitik va sintetik qayta ishlash natijasida

hujjatlar.

Ma'lumotni aniqlashning ramziy vositalarining tabiati bo'yicha: matnli va matnli bo'lmagan

Ma'lumotni yozish o'lchovi bo'yicha - hujjatning kosmosdagi o'rni (uning moddiy asosi). Bir, ikki va uch o'lchovli (hajmli) hujjatlarni farqlang

Ma'lumotni idrok etish uchun: odam o'qiy oladigan va mashinada o'qiladigan.

Ma'lumotni qabul qilish kanali bo'yicha: vizual, teginish, eshitish, audiovizual hujjatlar.

Hujjatlashtirish usuli (yoki ma'lumotni tashuvchiga yozish) bo'yicha: qo'lda yozilgan, bosma, mexanik, magnitli, fotografik, optik, lazerli va elektron hujjatlar.

Hujjatning jismoniy (moddiy) komponenti bo'yicha tasnifi:

Axborot tashuvchisi materialiga ko'ra: sun'iy va tabiiy moddiy asos.

Axborot tashuvchining moddiy tuzilishi yoki shakli bo'yicha: varaqli hujjat, kodli hujjat, karta, lenta, disk, kombinatsiyalangan.

Hujjat mavjud sharoitlariga qarab tasniflanadi

tashqi muhit:

Nashrning muntazamligi: davriy va davriy bo'lmagan.

Tashqi muhitda paydo bo'lish vaqtiga ko'ra: asl nusxasi.

Kelib chiqqan joyi bo'yicha: mahalliy, mintaqaviy, milliy (umummilliy), xorijiy (xorijiy)

Hujjatlarning tipologik tasnifi

Hujjatning tipologiyasi - uning o'ziga xos xususiyatlar to'plamiga ko'ra ma'lum turga o'tkazilishi.

Hujjatlarni tasniflashning eng muhim xususiyatlari-bu hujjatning maqsadi, o'quvchining manzili, ma'lumotning tabiati yoki asarni taqdim etish uslubi (janri) va boshqalar.

Hujjatning maqsadi uning ijtimoiy faoliyatning ma'lum bir sohasi: fan, ishlab chiqarish, ta'lim, menejment va boshqalar ehtiyojlari bilan shartlanishi.

Maqsad alohida hujjat yoki hujjatlar to'plami bajaradigan vazifalar bilan chambarchas bog'liq.

Tasniflash quyidagi funktsional va maqsadli parametrlarga muvofiq hujjatlar tipologiyasiga asoslangan bo'lishi mumkin:

Jamiyat boshqaruvini ta'minlash (oq qog'oz)

Xavfsizlik ilmiy ma'lumotlar jamiyat (ilmiy hujjat)

Fan, texnika, ishlab chiqarish yutuqlarining ommabopligini ta'minlash, 15

ularning hikoyalari (ilmiy -ommabop hujjat)

Ta'lim va tarbiya jarayonini ta'minlash (ta'lim hujjati)

Ishlab chiqarish kafolati (ishlab chiqarish hujjati)

Jamoaga ma'lumotnoma ma'lumotlarini taqdim etish (ma'lumotnoma)

Birlamchi axborot manbalarining mazmuni to'g'risida jamiyatga ikkilamchi ma'lumot berish (axborot hujjati)

Jamiyatni badiiy asarlar (adabiy va badiiy hujjat) mazmuni bilan tanishtirishni ta'minlash.

Maqsad - bu hujjatning shakli, tarkibi, taqdimot uslubi va boshqalarni aniqlaydigan eng muhim xarakteristikasi.

Shunday qilib, atributlar majmuasi asosida hujjatlar turlari shakllantiriladi, ularga ko'ra sanoatning o'ziga xos xususiyatlaridan umumlashtirilgan, hujjatlarning asosiy tasnifi tuziladi. Hujjatlarning turlari va turlari o'rtasida chambarchas bog'liqlik bor, shuning uchun ularni aniq ajratishda qiyinchiliklar mavjud.

2 Boshqaruv hujjati paydo bo'lishi va rivojlanish xususiyatlari.

2.1 Rossiyaning turli tarixiy davrlarida boshqaruv hujjati.

Ikkinchi bo'limda biz Rossiyaning turli tarixiy davrlaridagi boshqaruv hujjatlarini, ularning turlarini, dizayn xususiyatlari va har bir hujjat turiga tayinlangan ma'lumotlarni, shuningdek, zamonaviy tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning holatini o'rganamiz.

Boshqaruv hujjatlarining paydo bo'lishi va rivojlanishi tarixi Rossiyada ofis ishining rivojlanishi bilan bevosita bog'liq bo'lib, uning evolyutsiyasi o'z navbatida Rossiya tarixi bilan bog'liq. Dastlabki bosqich - Eski Rossiya davlatidagi boshqaruv hujjatlari.

Qadimgi Rossiya davlati rivojlanishining dastlabki bosqichlarida va feodal parchalanish davrida davlat institutlari hali mavjud emas edi. Ammo V asrda. Miloddan avvalgi qadimgi Rim pleblari aniq "yozma" qonunlarni kiritishni talab qilgan. Qog'ozga yozib qo'yilgan qonun va me'yoriy hujjatlarning yaratilishi ham o'rta asr qo'zg'olonlarining asosiy talabi edi. O'sha paytdagi hujjatlar munosabatlarning huquqiy xarakteriga ega edi. Qonunlar paydo bo'lganda, xizmatchidan so'zlarning aniqligi va taqdimot shaklini mukammal bilish talab qilinadi, aks holda hujjat o'z kuchini yo'qotadi. Yozuvning rivojlanishi bilan hujjatlar axborotni uzatish va uzatish usuliga aylandi.

X asrda. Qadimgi Rossiya davlatida hujjatlarni yozish madaniyati mavjud edi, ma'lumotlarning barqaror modellari ishlab chiqila boshlandi va

hujjatlar, shakllar to'ldirilishi, ya'ni. shaxsiy ish yuritish uchun o'ziga xos qo'llanmalar - "formulalar" tuzilgan individual, eng keng tarqalgan hujjatlarning turg'un shakllari. Rossiyadagi boshqaruv hujjatining eng qadimiy shakli buyruq xati edi - bu ish hujjati (asosan, aktlar deb ataladi) va xatlar (rasmiy va shaxsiy). Bu atama Vizantiyadan olingan, u erda grammatika xabarlarni, farmonlarni va boshqa yozma hujjatlarni bildirgan. Ish yuritish hajmining oshishi bilan yozish jadvali o'zgardi: dastlab hujjatlar qonun bilan yozilgan tarzda tuzilgan, to'g'ri konturli harflarni yozish bilan kitob biznesining o'ziga xos xususiyati. Hujjatlar alohida so'zlarga bo'linmasdan, qattiq matnda yozilgan. Tinish belgilaridan XIV asrgacha. jumla oxiridagi davr ishlatilgan.

Davlat idoraviy ishining shakllanishi va rivojlanishi davri odatda buyurtma davri deb ataladi - birinchi davlat muassasalari nomidan keyin - buyurtmalar. Bu davr XV -XVII asrlarni o'z ichiga oladi. Ish yuritish hujjatlarining o'ziga xos tarkibi ancha monoton edi. Bu davrda mavjud bo'lgan barcha ma'muriy hujjatlar quyidagi asosiy turlarga bo'linadi: xatlar (qirol farmonlari yoki buyruqlari), hukmlar, buyruqlar, hisobotlar, yodgorliklar, rasmiy javoblar. Biroq, har bir turning ichida ko'p navlari bor edi. Obunani bekor qilish - joylardan, hokimlardan buyurtmalar bo'yicha olingan hujjatlar; xatlar - bu buyruqlardan joylarga - boyarlar, gubernatorlar, xizmatchilarga yuborilgan qirol farmonlari. Podshohga obunalarni bekor qilish yoki hisobotlar yuborilgan buyruqlar; podshoh hokimlarga va boshqa mahalliy boshliqlarga buyruqlar bergan; buyruqlar xotiralar bilan bir -birlari bilan olib ketilardi. Eng muhim xususiyat rasmiy hujjat uning shakli - to'plamdir

hujjatning har bir turiga xos bo'lgan ma'lum ketma -ketlikda joylashtirilgan hujjatning barqaror axborot elementlari (rekvizitlar, lingvistik formulalar). Shakl boshqaruv holatlari va boshqaruv harakatlarining takrorlanishi natijasidir. Ish yuritish hujjatlarida tafsilotlarning aksariyati hali matndan ajratilmagan, ya'ni. murojaat, qabul qiluvchi, hujjatning sanasi, muallifning nomi va boshqalar va hujjatning haqiqiy mazmuni bitta uzluksiz matnni tashkil etdi. Odatda, hujjat hujjatning muallifi va qabul qiluvchining nomi, sanasi yoki tayinlanishi bilan boshlangan. Aytishimiz mumkinki, buyurtma davridagi hujjatlar ko'rinishida turg'un shakllar, namunalar mavjud bo'lib, ularga muvofiq ish yuritish ishlari olib borilgan. Buyurtma ishida hujjatlarni tayyorlash tartibi quyidagi asosiy bosqichlarni o'z ichiga oladi: hujjatni ko'rib chiqish uchun qabul qilish; ishni "hisobot" ga tayyorlash; ishni ko'rib chiqish va hal qilish; qarorni o'z ichiga olgan hujjatning bajarilishi.
Umuman olganda, buyurtma berish davrida markaziy va mahalliy muassasalar, ruhoniy xodimlarning kadrlari shakllantiriladi, boshqaruv hujjatlarining barqaror shakllari va ularni tayyorlash usullari yaratiladi. Hujjatlarning saqlanishini ta'minlaydigan hujjatlarni rasmiylashtirishni to'g'ri o'tkazish, ma'lumotnoma ishlarini tezkor yuritish, hujjatlarning harakatlanishi va ularning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha savollar ishlab chiqilgan. Shuningdek, hujjatlarni rasmiylashtirish va holatlar harakati (ish oqimi) masalalari batafsil ishlab chiqilgan.

Boshqaruv hujjatlarini ishlab chiqishning keyingi bosqichi Pyotr I tomonidan kollegiyalar tuzilishi bilan bog'liq. Dastlab har bir kollegiya o'z qoidalariga amal qilgan, keyin 28 fevralda Pyotr I tomonidan tasdiqlangan "Umumiy qoidalar" qonuniy asosga aylangan. islohot uchun.

1720 yilgi Umumiy Nizomda yangi turdagi muassasa - kollegiya nomi bilan "kollegial" deb nomlangan ish yuritish tizimi joriy etildi. Aytishimiz mumkinki, Umumiy Nizomning nashr etilishi bilan ish yuritish qonunning mustahkam asosini egallaydi. Shuningdek, hujjatlarni rasmiylashtirish va holatlar harakati (ish oqimi) masalalari batafsil yoritilgan. Hujjatga davlat idorasi boshlig'i va masalani hal qilishda ishtirok etgan kollegiya a'zolari imzosining kiritilishi jiddiy yangilik bo'ldi. Birinchi marta Pyotr I o'zi chiqargan farmonlarga shaxsan imzo chekishni boshladi. Kengashning barcha ish ishlari kotib nazorati ostida amalga oshirildi. Muhim hujjatlarni u tuzgan, qolganlari uning nazorati ostida tayyorlangan. Xodimlar o'rtasida ish yuritish ishlari taqsimlangan va har birining majburiyatlari me'yoriy hujjatlar bilan qat'iy belgilangan. Shunday qilib, notarius kollegiyada hal qilingan barcha ishlar bo'yicha bayonnomalar ("kundalik yozuvlar") yuritdi. U har kuni maxsus varaqqa huzuriga yuborilgan barcha holatlarni yozib qo'ydi va ular bo'yicha qaror - rasmiy yoki maslahatchi organ tomonidan qabul qilingan qarorni tuzdi. Oy oxirida bu varaqlar qayta yozildi va bir -biriga bog'lab qo'yildi. Notarius hal qilinmagan ishlarning reestrini yuritdi va har bir kotiba protsessda kim borligini qayd etdi. Kollegiya a'zolari hal qilinmagan qancha ish borligini ko'rishlari uchun, bu registr doimiy ravishda prezidium o'rindig'i oldidagi stolda edi. Aktuar barcha kiruvchi qog'ozlarning umumiy jurnalini yuritgan, qog'ozlarni saqlagan, ularning xavfsizligi uchun mas'ul bo'lgan va ofis materiallarini tayyorlash bilan shug'ullangan. Agar qabul qilingan hujjatlar bo'yicha buyurtmalarda kotib qabul qilingan sanani ko'rsatgan bo'lsa, kollejlarda sana bilan birga ro'yxatga olish kitobidagi yozuv raqamiga mos keladigan ro'yxatga olish raqami paydo bo'ladi. Umumiy qoidalar masalani ko'rib chiqish va hal qilish tartibini o'rnatdi, unga quyidagilar kiradi: ishni kiritish, ishni ko'rib chiqishga tayyorlash (ko'rib chiqish va qaror qabul qilish), ishni ko'rib chiqish va

qaror qabul qilish, qarorni ijro etish va uni ijrochiga etkazish, qarorning bajarilishini nazorat qilish, ishlarni arxivda saqlash.
Kollejga yuborilgan barcha paketlar navbatchi ofitserga topshirildi, ular kvitansiyaga imzo chekdilar va chop etishsiz huzuriga topshirdilar. Senatdan yuborilgan qarorlar kollej prezidentining huzurida, qolgan hujjatlar esa huzur a'zosi tomonidan chop etilgan. Qabul qilingan barcha hujjatlar kotib tomonidan qabul qilingan vaqtni belgilab qo'ydi va ro'yxatga olish kitoblariga yozish uchun aktuarga topshirildi. Shu bilan birga, ro'yxatga olish raqami kiruvchi hujjatning o'ziga qo'yildi va ro'yxatga olish kitobida qog'oz qaysi jadvalga ijro uchun o'tkazilganligi ko'rsatildi. Har bir hujjat kvitansiya daftarchasiga kiritilgan kvitansiya bo'yicha ofis xodimiga topshirildi. Ish qaytarilgach, bunday kvitansiyalar yo'q qilingan va ish qaytarilgan vaqt kitobda qayd etilgan. Kollegiya huzurida ishni ko'rib chiqishga dastlabki tayyorgarlik kotib yordamchilari va kotiblar kotib rahbarligida amalga oshirildi. Hisobot uchun ishni tayyorlash ish bo'yicha barcha kerakli ma'lumotlarni to'plashni o'z ichiga oladi (buning uchun boshqa muassasalarga ruhoniy so'rovlar yuborilishi mumkin edi) va bu holatda mavjud bo'lgan barcha qonuniylashtirishlarning ko'chirmasi. Ushbu ishning natijasi hisobot va ish bo'yicha qisqacha eslatma (yoki ko'chirma) edi xulosa masalaning mohiyati, ishning barcha holatlari va unga muvofiq ish hal qilinishi kerak bo'lgan qonunlar. Muammoni muhokama qilish jarayoni va qabul qilingan qaror notarius tomonidan bayonnomada ("kundalik yozuv" yoki jurnal) qayd etilgan. Agar kollegiya a'zosining alohida fikri bo'lsa, u buni bayonnomada qayd etilishini talab qilishga haqli edi va uning talabi bajarildi. Protokollar o'sha kuni boshqaruv kengashining barcha a'zolari tomonidan imzolangan. Shunday qilib, Umumiy qoidalar ishlarni muhokama qilishning butun jarayonini tizimli qayd etishni nazarda tutgan.

Bu davrda ish yuritish tizimi ancha murakkablashdi, kollegial ish yuritishda ko'plab yangi hujjatlar paydo bo'ldi va ish yuritish hujjatlariga yangi nomlar berildi, bu qarzga olingan so'zlarning ommaviy kirib borishi natijasidir. Butrusning barcha o'zgarishlarining g'arbiy tabiatini aks ettiruvchi rus tili. Hujjatlarning yangi nomlari ham bor edi: veksellar, obligatsiyalar, hisobotlar, yodgorliklar, hisobotlar, jurnallar, protokollar, yozishmalar, ko'rsatmalar va hk. Hukmlar, buyruq xatlari, buyruqlar farmonlar, nizomlar, ko'rsatmalar, qarorlar bilan almashtirildi; yozishmalar - xotira va obunani bekor qilish - munosabatlar, hisobotlar, hisobotlar, hisobotlar, bayonotlar, yangiliklar bilan almashtiriladi. 18 -asrda xususiy shaxslar davlat idoralariga ariza shaklida murojaat qilishni davom ettirdilar, keyin yangi nom - petitsiya belgilandi. Harbiylar o'rtasidagi yozishmalar rekriptlar, hisobotlar, hisobotlar, jo'natmalar, buyruqlar, ko'rsatmalar kabi hujjatlar bilan tavsiflanadi. Xodimlar yozuvlari shtatlarda, vaqt jadvallarida, ro'yxatlarda, bayonotlarda qayd etilgan. Harbiy harakatlarning borishi joylashish, joylashishlarda o'z aksini topdi.Xorijiy davlatlar bilan shartnoma munosabatlari risolalar, shartnomalar, konventsiyalar, asboblar, protokollar bilan mustahkamlandi. Sud hujjatlari so'roqlar, qasamyod va guvohliklardan iborat edi; sud natijasi hukmlar, ajrimlar va jurnallardan ko'chirmalarda aks etdi. Buxgalteriya hisobi uchun ular buxgalteriya balansini, iqtisodiy faoliyat holatini ko'rsatuvchi jadvallarni yuritdilar. Hujjatlar shakli ham Buyuk Pyotr davrida jiddiy o'zgarishlarga uchradi. Ularning ko'pchiligi uchun "usta shakllari" ishlab chiqilmoqda - shablonlar, unga muvofiq hujjatlar tuzilishi kerak. Kollegial ish yuritishda hujjatning sanasi matndan ajratiladi va shaklning mustaqil elementiga aylanadi: ko'p hujjatlarda varaqning chap tomonidagi matn ostida yoziladi. Shaklning mustaqil elementi bo'ladi va

Hujjatning nomi; ba'zi hollarda u hujjatning qisqacha mazmuni bilan biriktiriladi. Matndan ajralib turadigan tafsilotlardan tashqari, hujjatlashtirish jarayonining turli bosqichlarini yoki hujjatlarni qayta ishlash bosqichini aks ettiruvchi bir qancha tafsilotlar paydo bo'ladi: imzo, tasdiqlash belgilari, ro'yxatga olish indekslari, nazorat belgisi, yo'naltiruvchi belgisi va boshqalar. Umumiy, kollegiyalarning ish yuritishlari zamondoshlari shikoyat qilgan yozuv va rasmiyatchilikning sezilarli darajada oshishi bilan ajralib turardi.

Vazirlik tizimi va boshqaruv hujjati

19 -asr boshlari. davlat boshqaruvi va ish yuritishning yangi islohoti bilan ajralib turdi, bu asosan hukumatning yuqori qatlamlari - oliy va markaziy institutlarga ta'sir ko'rsatdi va XVIII asrning oxirgi choragida Ketrin II islohotlari bilan bir qatorda. markaziy va mahalliy institutlar tizimini shakllantirishni yakunladi. Shuni ta'kidlash kerakki, ofis ishi tushunchasi (bu atama 18 -asrning ikkinchi yarmida paydo bo'lgan) nafaqat idora, balki tashkilotning butun apparati bilan ham shug'ullanadigan faoliyatni bildirgan. butun. "Ish yuritish" atamasi "ish yuritish" so'zlarining birlashmasidan kelib chiqqan va o'sha paytda "ish" ostida hozirgi ofis ishidagi kabi hujjatlar bilan papka emas, balki ko'rib chiqilgan va hal qilingan. masala: ishni ko'rib chiqish ishni hal qilishdan boshqa narsa emas. Har qanday qaror har bosqichda yozma ravishda yozib olinishini nazarda tutganligi sababli, tabiiyki, ish yuritish deganda, "ofis memorandumlar, jurnallar, ta'riflar va umuman aktlar va ijro hujjatlarini tayyorlashda qo'llaniladigan qoidalar" tushuniladi: joriy ishlar (muvofiq umumiy asosda qabul qilingan ishlar)

belgilangan tartib) - hisobotlar, bayonotlar, taqdimotlar, yozishmalar va boshqalar; favqulodda holatlar - ularning echimi yangi qarorlar qabul qilinishini yoki aniqlangan qonunbuzarliklar to'g'risidagi ishlarni talab qiladi; "Taym-aut" yoki shoshilinch masalalar. Avval favqulodda va shoshilinch masalalar ko'rib chiqildi. "Ish yuritish" jarayonida yaratilgan hujjatlarni ikki guruhga bo'lish mumkin: muassasaning ichki ish yuritishini tashkil etuvchi hujjatlar (eslatmalar, sertifikatlar, ko'chirmalar, yig'ilish jurnallari, ro'yxatga olish jurnallari, ish stoli registrlari va boshqalar) va hujjatlar. boshqa muassasalardan institut tomonidan qabul qilingan va boshqa muassasalarga yuborilgan, shu jumladan - "ijro hujjatlari". XVIII asrning oxirgi choragidan. "vakolatlar va joylar ierarxiyasi" shakllandi, u har xil turdagi institutlar o'rtasidagi "munosabatlar" tizimini belgilab berdi, keyin vazirlik idorasi ishi bu tizimga "mos kelish" dan boshqa iloj yo'q edi. Vazirliklar yuqori institutlardan: imperatordan - farmonlar, buyruqlar; Davlat Kengashidan - eng yuqori tasdiqlangan fikrlar; Senatdan - Senat qarorlari; Vazirlar qo'mitasidan - yig'ilishlar jurnallaridan ko'chirmalar. Vazirlar yuqori idoralarga eng yuqori hisobotlarni (imperatorga), fikrlarni, takliflarni, takliflarni yuborishdi. Vazirliklar munosabatlar, xabarlar, rasmiy xatlar orqali teng institutlar bilan almashdilar. Vazirlarning buyruqlari bo'ysunadigan joylarga va odamlarga yuborildi, ulardan hisobotlar, hisobotlar, taqdimotlar olindi. Shunday qilib, vazirlik ishi tizimi 18 -asr oxirida mavjudini to'ldirdi. mahalliy institutlarni hujjatlashtirish tizimi. Boshqaruv tizimidagi jiddiy o'zgarishlar, yangi institutlar faoliyatini hujjatlashtirish tizimining mos ravishda qayta tuzilishi hujjat shakli o'zgarishiga olib keldi. Isteriyaning ofis ishlarida, rekvizitlarning burchakli joylashuvi bilan muassasalarning shakllari paydo bo'ladi. Shakllar tipografik usulda bosilgan yoki

qo'lda yozilgan. Shakl rekvizitlari tuzilmasiga muassasa nomi, bo'linish joyini aks ettiruvchi tarkibiy bo'linmalar nomlari - muassasa tarkibidagi muallif (bo'lim, bo'lim, jadval) kiradi. Hujjatning sanasi, shuningdek hujjatning ro'yxatga olish indeksi, shakl rekvizitlariga kiritiladi, hujjat matnining sarlavhasi alohida joy oladi, u to'g'ridan -to'g'ri shakl rekvizitlari ostida joylashgan (zamonaviy hujjatlardagidek deyarli bir xil). . Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на?..." или: "От такого-то" va h.k.

18 -asrda paydo bo'lgan "Qabul qiluvchi" mulki barqaror ko'rinishga ega bo'ladi. kollegial ofis ishlarida, bu shaxsning dativ holatdagi pozitsiyasini yoki mavjud joy nomini ko'rsatadi. Hujjatni tasdiqlashning ma'lum shaklini oladi: hujjatdagi imzo va kliplarga hujjatni imzolagan yoki mahkamlagan shaxsning lavozimi nomi va uning shaxsiy imzosi kiradi. Vazirlik ishi tizimi, ayniqsa, shakllanishining dastlabki davrida, 19 -asrning oxiriga kelib, sezilarli o'zgarishlarga qaramay. hayot ofis ishining yanada moslashuvchan shakllarini va uni tezlashtirishni talab qildi. Ijtimoiy munosabatlarning tez o'zgarishi uchun, 19 -asrning oxirgi uchdan bir qismiga qaramay, vazirlik ishi tizimi murakkab va noqulay bo'lib qolaverdi. birinchi navbatda harbiy bo'limning ish yuritishida, keyin fuqarolik vazirlik va muassasalarida yozuv mashinkalari ishlatila boshlandi. Ularning paydo bo'lishi institutlar faoliyatini hujjatlashtirishda haqiqiy inqilobiy qadam bo'ldi. Bu ofisning barcha yozma ishlarini tezlashtirdi, bir vaqtning o'zida bir nechta hujjat nusxalarini ishlab chiqarishga imkon berdi, bu hajmni sezilarli darajada kamaytirdi

qo'lda yozilgan asarlar. Bundan tashqari, mashinada yozilgan matn yanada ixchamlashdi, buning natijasida hujjatlar hajmi kamaytirildi.

Telegrafning paydo bo'lishi yozishmalarning yangi turini - tez orada ommaviy hujjatlarga aylangan telegrammalarni vujudga keltirdi; telefon ixtirosi telefon xabarlarining paydo bo'lishiga olib keldi - telefon orqali uzatiladigan xabarning yozma yozuvi.

19 -asr va 20 -asr boshlarida. oliy, markaziy va mahalliy idoralarning ish yuritishini qonuniy tartibga solish amalga oshiriladi. O'sha paytda Rossiya imperiyasi qonunlarida qabul qilingan qonun hujjatlarini kodifikatsiya qilish tizimi tufayli har qanday darajadagi muassasalarning ish yuritishini qonuniy tartibga solish to'g'risida batafsil ma'lumot olish juda oson.

Ma'muriy hujjatlarni rasmiylashtirish uchun Xalq Komissarlari Kengashi 1918 yil 2 martdagi "Davlat muassasalari shakllarining shakli to'g'risida" qaror qabul qildi, unda hujjatlar shaklining majburiy tafsilotlari keltirilgan. Sovet davlat apparati shakllanayotganda, ish yuritishni soddalashtirish va ratsionalizatsiya qilishga katta e'tibor berildi. Mamlakatda ish jarayonining murakkabligi uzoq vaqtdan beri sodir bo'lganligi sababli, yigirmanchi asrda, ma'lumotni qulayroq o'tkazish, saqlash, undan foydalanish uchun hujjatlarni rasmiylashtirishni soddalashtirish choralari ko'rilmoqda, chunki davlat muassasalari o'zgargani sari, hujjatlar hajmi oshdi va ofis ishlarini ratsionalizatsiya qilish kerak edi.

Ish yuritishning yangi loyihasi taklif qilindi. XEIning "ofisni boshqarishning yangi tizimi" loyihasida o'rganilayotgan ob'ektlar faoliyatini optimallashtirishning quyidagi umumiy tamoyillari ko'rsatilgan: 1) tashkilot

ofis ishi butun institut uchun bir xil bo'lishi kerak; 2) hujjatlarni rasmiylashtirish bir martalik bo'lishi va eng soddalashtirilgan shaklda amalga oshirilishi kerak; iloji bo'lsa, ro'yxatdan o'tishni rad etish; 3) har bir hujjat o'tadigan misollar soni minimal darajaga tushiriladi; 4) ma'lumotnoma ishi eng kam energiya va vaqt sarflanishi bilan ta'minlangan; 5) hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish rasmiy emas, balki mazmunli tekshiruv bo'lishi kerak; 6) ish yuritishni tashkil etish uchun nazorat, etakchilik va mas'uliyat muayyan shaxsga yuklatilgan.
Umumiy tamoyillarni belgilab bo'lgach, o'rganilayotgan ob'ekt uchun ofis ishini yaxshilash bo'yicha aniq tavsiyalar berildi. Ish yuritish muammolarini ishlab chiqishning muhim bosqichi XEI tomonidan tayyorlangan (1931 yilda nashr etilgan) "Hujjatlar va hujjat aylanishining umumiy qoidalari" loyihasini ko'rib chiqish mumkin. U turli bo'lim va tashkilotlar tomonidan shu vaqtgacha to'plangan ilg'or amaliy tajribani to'playdi, mahalliy va xorijiy olimlarning tadqiqotlarini umumlashtiradi. "Umumiy qoidalar" ni barcha muassasalar uchun standart va yagona format sifatida joriy etish kerak edi. "Qoidalar" operatsiyalarning butun texnologiyasini izchil va to'liq taqdim etadi, shu jumladan ishlarni arxivga topshirish va ularni arxiv saqlash uchun tayyorlash. "Qoidalar" ning yuqori ilmiy darajasi, ularning milliy ahamiyatini hisobga olgan holda, ushbu hujjatni ish yuritishning yagona davlat tizimi (USSD) bilan taqqoslash maqsadga muvofiqdir. Afsuski, "Qoidalar" institutlarning fikr -mulohazalari asosida yakunlanmagan va nihoyat tasdiqlanmagan. ITU 1932 yil aprelda tugatildi.
Haqiqatan ham, sovet institutlarida hujjatlarning xilma -xil turlari va shakllari aylanayotgan bo'lsa -da, hujjatlar oqimi shakli va mazmuni tartibsizligicha qolaverdi. Bunda

20 -yillarning oxirigacha aloqa. ularni birlashtirish va standartlashtirish muammosi keskin paydo bo'ldi. XEIda bu masalalarni umumittifoq darajasida hal qilish uchun maxsus tarkibiy bo'linma tashkil etildi - Standartlar kabineti. U xizmat maktublari, telegrammalar, telefon xabarlari, protokollar, bildirishnomalar va hokazolarni ishlab chiqardi. Ish yuritishda ishlatiladigan materiallar (qog'oz, siyoh, yozuv mashinkalari uchun lentalar va boshqalar) standartlashtirildi; ofis asboblari va buyumlari, shu jumladan ofis mebellari. Vazirlar Mahkamasining qog'oz formatlarini standartlashtirish bo'yicha faoliyati muvaffaqiyatli o'tdi (xususan, Germaniya tajribasidan foydalanildi).
20 -yillarda. maxsus hujjatlar tizimi ham ishlab chiqilgan. Sotsializmni qurish kontseptsiyasining to'liq ustunligini inobatga olgan holda, rejalashtirish, buxgalteriya hisobi, nazorat kabi funktsiyalarni hujjatlashtirishga e'tibor qaratildi. Asta -sekin, rejalashtirish sohasida tuzilgan hujjatlar tuzilishi, ko'rsatkichlari mazmuni va shakli bo'yicha tartibga keltirildi.
30 -yillarda. qattiq, markazlashgan ma'muriy-buyruqbozlik boshqaruv tizimi shakllantirilmoqda va kuchaytirilmoqda, bu davlat ishini tashkil etishga muqobil yondashuvlarni ko'rib chiqish imkoniyatini istisno qiladi. Har bir ierarxik tuzilma uchun ma'lum turdagi hujjatlarni nashr etishda qat'iy vakolatlar tizimi o'rnatildi. Bu yangiliklar hokimiyatning yuqori pog'onalarida hujjatlashtirish jarayonlarini soddalashtirdi va soddalashtirdi. Bu davrda maxsus hujjatlashtirish tizimlarini standartlashtirish va birlashtirish bo'yicha tadqiqotlar olib borildi. Buxgalteriya hisobi va kadrlar hujjatlarini ratsionalizatsiya qilishda ma'lum yutuqlarga erishildi, hokimiyat xodimlarning arizalar, shikoyatlar va xatlar bilan ishlashni yaxshi tomonga o'zgartirishga bir necha bor urinishdi. 1928 yilda

yil, Davlat boshqaruv texnologiyalari instituti, arxiv xizmati bilan birgalikda "RSFSR davlat, kasbiy va kooperativ muassasalari va korxonalarida ish yuritishning arxiv qismini tashkil etish qoidalari" ni e'lon qildi, unda tuzish bo'yicha tavsiyalar berildi. muassasalarda aylanayotgan hujjatlar va ishlar ro'yxati va ularni yo'q qilish qoidalari (muddati o'tgan hujjatlar uchun).
1931 yilda "Hujjatlar va ish oqimining umumiy qoidalari" loyihasi e'lon qilindi. Unda turli bo'limlar va tashkilotlar tomonidan o'sha paytgacha to'plangan eng yaxshi amaliy tajriba, mahalliy va xorijiy olimlarning tadqiqotlari umumlashtirildi.
1966 yilda Butunittifoq hujjatlar va arxiv ishlari ilmiy-tadqiqot instituti (VNIIDAD) tashkil etildi. U ish yuritishning yagona davlat tizimini (EGSD) ishlab chiqdi.
1988 yilda Bosh arxiv boshqarmasi boshlig'i "Hujjatlarni boshqarishning davlat tizimi" ni (GSDOU) tasdiqladi. Ushbu hujjat hali ham asosiy hujjatdir. normativ hujjat mamlakatimizda ofis ishlarini tashkil etish to'g'risida. GSDOU bir necha bor qayta nashr etildi, tahrir qilindi, ba'zi qoidalar olib tashlandi va undan qo'shildi.

2. Boshqaruv hujjatining hozirgi holati.

Boshqaruv hujjatlarining zamonaviy tasnifi OK 011-93-Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya tasniflagichi bilan mustahkamlangan. OK 011-93 9 ta birlashtirilgan hujjatlar tizimini belgilaydi:

1. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (USORD)

2. Hujjatlarni birlamchi hisobga olishning yagona tizimi

3. Bank hujjatlarining yagona tizimi

4. Moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlari yagona tizimi byudjet muassasalari va tashkilotlar.

5. Hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi.

6. Korxonalarning buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlari yagona tizimi.

7. Mehnat hujjatlari yagona tizimi.

8. Rossiya Federatsiyasi pensiya jamg'armasi hujjatlarining yagona tizimi.

9. Tashqi - savdo hujjatlarining yagona tizimi.

USORD quyidagilarni o'z ichiga oladi:

1. Korxona tashkilotini tuzish to'g'risidagi hujjatlar.

2. Korxonani qayta tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar.

3. Korxona tashkilotini tugatish to'g'risidagi hujjat

4. Korxonaning davlat va shahar tashkilotini xususiylashtirish to'g'risidagi hujjatlar.

5. Korxona tashkilotining ma'muriy faoliyati to'g'risidagi hujjatlar.

6. Korxona tashkiloti faoliyatini tashkiliy -me'yoriy tartibga solish to'g'risidagi hujjatlar.

7. Korxona tashkiloti faoliyatini tezkor va axborot bilan tartibga solish to'g'risidagi hujjatlar.

8. Ishga qabul qilish uchun hujjatlar.

9. Boshqa ishga o'tish uchun hujjatlar.

10. Ishdan bo'shatish to'g'risidagi hujjat.

11. Ta'tillarni ro'yxatdan o'tkazish to'g'risida.

12. Rag'batlantirishni ro'yxatdan o'tkazish to'g'risida.

13. Intizomiy jazo choralarini ro'yxatdan o'tkazish to'g'risida.

USORD uchta asosiy hujjatlar guruhi bilan ifodalanadi:

tashkiliy -huquqiy, ma'muriy, axborot va ma'lumotnoma.

Tashkiliy hujjatlar.

Tashkiliy -huquqiy hujjatlarga quyidagilar kiradi: nizom, nizom, nizom, lavozim tavsifi, ko'rsatmalar ma'lum turlari faoliyat, kadrlar, qoidalar, eslatmalar va boshqalar. Ularda ma'muriy huquq normalarini bajarish va amalga oshirish uchun qat'iy majburiy bo'lgan qoidalar mavjud. Bu hujjatlar tashkilot rahbari yoki kollegial organ tomonidan tasdiqlanishi kerak.

Barcha davlat, shahar, xususiy korxonalar, jamoat birlashmalari ustav asosida ishlaydi.

Nizom - bu tashkilotlar, muassasalar, jamiyatlar va fuqarolar faoliyatini, ularning boshqa tashkilotlar va fuqarolar bilan munosabatlarini, davlat yoki xo'jalik faoliyatining ma'lum bir sohasidagi huquq va majburiyatlarini qayd etuvchi qoidalar to'plami. Masalan, ixtiyoriy sport jamiyati ustavi, aksiyadorlik jamiyati ustavi, mas'uliyati cheklangan jamiyat ustavi va boshqalar mavjud. Alohida, Rossiya Federatsiyasi Qurolli Kuchlari faoliyatining ma'lum bir sohasini tashkil etishni belgilaydigan nizomlarni (Harbiy nizom, intizomiy nizom va boshqalar) ajratib ko'rsatish kerak. Nizomni ro'yxatdan o'tkazishda quyidagi tashriflar bo'lishi kerak: vazirlik nomi, tashkilot nomi, hujjat turi,

indeks, sana, nashr etilgan joy, tasdiq muhri (xususiy korxona bo'lsa, kim tomonidan ro'yxatga olinganligini ko'rsating). Kerakli "matn" da umumiy qoidalar, asosiy funktsiyalar, huquq va majburiyatlar, boshqaruv, munosabatlar va aloqa, ishlab chiqarish va xo'jalik, tijorat faoliyati, mulk va mablag ', nazorat, tekshirish va audit kabi bo'limlarni ko'rsatish kerak. qayta tashkil etish yoki tugatish. Xususiy mulkchilik shakliga (mas'uliyati cheklangan jamiyat, yopiq yoki ochiq aktsiyadorlik jamiyati va boshqalar) qarab, matndagi bo'limlar o'zgartiriladi, qo'shiladi. Masalan, ustav kapitali, aktsiyalar va qimmatli qog'ozlar, foydani taqsimlash, fondni shakllantirish va boshqalar kabi bo'limlarni o'z ichiga oladi. Matn boshdan keyin imzolanadi.

Nizom - bu davlat organlari tizimining ta'lim tartibi, tuzilishi, funktsiyasi, vakolatlari, vazifalari va ishini tashkil etishni belgilaydigan me'yoriy hujjat (bu Rossiya Federatsiyasi vazirliklari to'g'risidagi umumiy qoidalar), bitta organ. masalan, Davlat avtomobil inspektsiyasi to'g'risidagi nizom, Umumiy hududiy boshqarmasi to'g'risidagi nizom va boshqalar) yoki tarkibiy bo'linma (komissiyalar, guruhlar). Muayyan masala bo'yicha tashkiliy, mehnat va boshqa munosabatlarning umumiyligini tartibga soluvchi qoidalarga alohida guruh ajratilishi kerak (masalan, fuqarolarning davlat organlarida, korxonalarda takliflari, arizalari va shikoyatlari bo'yicha ish yuritish to'g'risidagi namunaviy nizom. , muassasalarda; eng ko'p tanlovlar, ko'riklar va boshqalarni o'tkazish qoidalarining ko'p turlari mavjud). Qoidalar individual va individualdir. Muassasa va korxonalar tizimi uchun odatdagilar ishlab chiqilmoqda. Nizom matni xarakteriga qarab umumiy qism (ambulatorgacha), asosiy vazifalar, huquqlar, ishni shakllantirish va tashkil etish tartibi va boshqalar kabi bo'limlarni o'z ichiga olishi kerak.

qoidalar.

Nizom shablonida quyidagi tafsilotlar mavjud: vazirlik, idora nomi, tashkilot nomi, tarkibiy bo'linma nomi, sana, indeks, hujjat turining nomi, nashr etilgan joy, tasdiqlash shtampi. matn, matn, imzo, kelishuv haqida belgi. Nizom va qoidalar murakkab hujjatlardir. Ularning tuzilishi va mazmuni, qoida tariqasida, rivojlanish institutlari tomonidan belgilanadi.

Yo'riqnoma - bu davlat boshqaruvi organi (yoki uning rahbari tomonidan tasdiqlangan) tomonidan tashkiliy, ilmiy, texnikaviy, texnologik, moliyaviy va boshqa maxsus jihatlarni, muassasalar, tashkilotlar, korxonalar (ularning bo'linmalari) faoliyatini tartibga soluvchi qoidalarni belgilash maqsadida chiqarilgan qonuniy hujjat. va xizmatlar), mansabdor shaxslar va fuqarolar. Qonun hujjatlari va ma'muriy hujjatlarni (masalan, buyruqlar) qo'llash tartibini aniqlashtirish va aniqlash maqsadida ko'rsatmalar ham berilgan. Ko'rsatma sarlavhasida uning talablari qo'llaniladigan masalalar, ob'ektlar va shaxslar aniq ko'rsatilishi kerak (masalan, "Novosibirsk viloyati ma'muriyati apparatida ish yuritish bo'yicha yo'riqnoma", "Ish joyining tavsifi"). nazorat qilish inspektori ... ").

Ko'rsatma matni ma'lum bir mantiqiy sxema bo'yicha bo'limlar, paragraflar va kichik bandlarga bo'linadi. Qoida tariqasida, ko'rsatma "Umumiy qoidalar" bo'limidan boshlanadi, unda uning maqsadi, ko'lami, qo'llanilish tartibi va boshqa umumiy ma'lumotlar ko'rsatilgan. Ko'rsatma doimiy yoki uzoq muddatli hujjatdir (u yangisiga almashtirilgunga qadar).

Ko'rsatmalar matni ko'rsatma xarakteriga ega bo'lgani uchun 33 ni tavsiya qiladi

"kerak", "kerak", "zarur", "huquqi bor", "ruxsat berilmagan", "tavsiya etilgan", "taqiqlangan" va boshqalar kabi hal qiluvchi ma'noga ega so'zlar bilan aniq so'zlar. Ko'rsatma matni uchinchi tomondan berilgan (masalan, "rahbarlar yoki ularning nomidan davlat organlari, korxonalar, muassasalar va tashkilotlarning boshqa mansabdor shaxslari fuqarolarning takliflari, arizalari, shikoyatlari, amaliy mulohazalarini tizimli tahlil qilishi, umumlashtirishi kerak. ularda ... ") yoki shaxsiy bo'lmagan shaklda (masalan," Takroriy takliflar, arizalar, fuqarolarning shikoyatlari qabul qilinganda keyingi ro'yxatga olish indeksi beriladi, birinchi taklif, ariza, shikoyatning ro'yxatga olish indekslari ko'rsatiladi. ro'yxatga olishni nazorat qilish kartasining tegishli ustuni ... ").

Ko'rsatma umumiy shaklda tuziladi. U maxsus ma'muriy hujjat yoki bevosita rahbar tomonidan tasdiqlanadi. Ko'rsatmalarga ma'muriy hujjatga ilova sifatida belgi qo'yish mumkin. Ko'rsatma ma'muriy hujjat (buyruq, buyruq va boshqalar) bilan tasdiqlanganda, u yo'riqnomani joriy etish muddatini belgilaydi, zarur tashkiliy chora -tadbirlarni sanab beradi va mas'ul ijrochilarni ko'rsatadi. Agar ko'rsatma kiritish muddati ma'muriy hujjat matnida ko'rsatilmagan bo'lsa, hujjatni imzolash va ro'yxatdan o'tkazish sanasi shunday hisoblanadi.

Ma'muriy hujjatlar.

Ma'muriy hujjatlarning asosiy maqsadi boshqaruv organiga qo'yilgan vazifalarning hal qilinishini ta'minlashga, tashkilot faoliyatidan maksimal samaraga erishishga imkon beradigan faoliyatni tartibga solishdir. Bunday hujjatlarga quyidagilar kiradi: buyruq, buyruq, ko'rsatma, farmon, qaror, qaror.

Ma'muriy hujjat sifatida qaror - bu vazirlik yoki idora kollegiyasi, ilmiy kengash va boshqalar tomonidan qabul qilingan huquqiy hujjat.

Buyruq - bu mansabdor shaxsga, davlat organiga berilgan vakolatlar doirasida berilgan, vakolatli xarakterga ega bo'lgan davlat organini boshqarish akti, bu buyruq yuborilgan fuqarolar va tashkilotlar uchun majburiydir. qonun hujjatlari va ikki guruhga bo'linadi: umumiy, uzoq muddatli harakatlar buyruqlari va muayyan masalaga, individual ishga tegishli buyruqlar. Buyurtmalar hukumat, vazirliklar, idoralar, hududlar, viloyatlar, shaharlar, tumanlar ma'muriyatlari, korxonalar, muassasalar ma'muriyatlari tomonidan Rossiya Federatsiyasi qonunlari bilan berilgan huquqlar doirasida chiqariladi.

Yo'nalish - vazirliklar, idoralar, tashkilotlar tomonidan asosan axborot -uslubiy xarakterga ega bo'lgan, shuningdek buyruqlar, ko'rsatmalar va boshqa aktlarning bajarilishini tashkil etish bilan bog'liq bo'lgan ma'muriy hujjat. Ko'rsatmalarga imzo chekish huquqi rahbar tomonidan o'z vakolatlari doirasida uning o'rinbosarlariga yoki bo'lim boshliqlariga beriladi. Ko'rsatmalarni tayyorlash va bajarish buyurtmalarni tayyorlash va bajarish uchun belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

Buyruq-bu bir kishilik boshqaruv asosida faoliyat yuritadigan vazirliklar, idoralar, idoralar, boshqarmalar, muassasalar, uyushmalar, tashkilotlar, korxonalar rahbarlari tomonidan chiqarilgan huquqiy hujjat. Buyurtma ushbu organ oldida turgan asosiy operatsion vazifalarni hal qilish uchun chiqarilgan. Huquqiy tabiatiga ko'ra, buyruq jamoatchilikning muayyan sohalarini tatbiq etuvchi huquq normalarini o'z ichiga olgan boshqaruvning normativ akti bo'lishi mumkin

munosabatlar va qonun ustuvorligini qo'llash akti (masalan, lavozimga tayinlanish to'g'risidagi buyruq).

Buyurtma boshqaruv amaliyotida qo'llaniladigan ma'muriy hujjatning eng keng tarqalgan turi hisoblanadi. U muassasalar yoki ularning tarkibiy bo'linmalarini tuzish, tugatish, qayta tashkil etish, tasdiqlashni talab qiladigan nizomlar, ko'rsatmalar, qoidalar va shunga o'xshash hujjatlarni, tashkilotni, korxonani, shuningdek kadrlar masalasi ishchilarni qabul qilish, boshqa joyga ko'chirish, ishdan bo'shatish va h.k. Buyurtma yordamida menejer xodimlar oldiga asosiy vazifalarni qo'yadi, asosiy muammolarni hal qilish yo'llarini ko'rsatadi. Buyurtma ma'lum bir tashkilot yoki sohaning barcha xodimlari uchun majburiydir. Ba'zi hollarda, buyruq, ularning bo'ysunishidan qat'i nazar, keng doiradagi tashkilotlar va mansabdor shaxslarga tegishli bo'lishi mumkin.

Ma'lumot va ma'lumotnoma hujjatlari.

Malumot hujjatlari ma'lum qarorlarni qabul qilishga undovchi ma'lumotlarni beradi, ya'ni. boshqaruv qarorlarini qabul qilish, u yoki bu harakat usulini tanlash imkonini beradi. Bunday hujjatlarga quyidagilar kiradi: ish xati, protokol, eslatma, taklif, taqdimot, tushuntirish xati, bayonot, akt, sertifikat, xulosa, xulosa, ko'rib chiqish, ro'yxat, ro'yxat va boshqalar.

Yordam - bu ba'zi faktlar va hodisalarning tavsifi va tasdiqini o'z ichiga olgan hujjat. Sertifikatlar ikki xil: xizmat xarakteridagi faktlar va hodisalar to'g'risidagi ma'lumotlar bilan va manfaatdor fuqarolar va muassasalarga ma'lum yuridik faktni tasdiqlash uchun beriladi. Ko'proq guruhni ikkinchi turdagi sertifikatlar tashkil qiladi. Ular har kuni chiqariladi. Bu o'qish va ish joyini, egallab turgan lavozimini, ish haqini, yashash joyini, mavjudligini tasdiqlovchi guvohnomalar

qaramog'idagilar va boshqalar.

Memorandum - bu ma'lum yoki yuqori muassasa rahbarining nomiga yozilgan va unga mavjud vaziyat, sodir bo'lgan hodisa yoki fakt, bajarilgan ishlar to'g'risida, shuningdek, ta'sischining xulosalari va takliflarini o'z ichiga olgan hujjat. Yozuv ham xodimning tashabbusi bilan, ham rahbariyat ko'rsatmasi bilan tayyorlanadi. Faol eslatmaning maqsadi menejerni qaror qabul qilishga undashdir. Shuning uchun uning matni aniq ikki qismga bo'lingan. Birinchisida, aniqlovchi (tavsiflovchi), sodir bo'lgan faktlar aytiladi yoki vaziyat tasvirlanadi, ikkinchi takliflarda so'rovlar aytiladi. Memorandumlar menejerga ishning borishi to'g'risida ma'lumot beradi. Bunday eslatmalar muntazam ravishda taqdim etiladi.

Tushuntirish xati - bu asosiy hujjat (reja, hisobot, loyiha va boshqalar) ning ayrim qoidalari mazmunini tushuntiruvchi yoki har qanday voqea, fakt yoki harakatning sabablarini tushuntirib beradigan hujjat. Shunga ko'ra, tushuntirish yozuvlarini ikki guruhga bo'lish mumkin. Birinchisiga ko'pincha asosiy hujjatga ilova qilinadigan va uning alohida qoidalarining mazmunini tushuntirib beradigan hujjatlar kiradi. Ular tashkilotning umumiy blankasida rasmiylashtiriladi. Ikkinchi guruh har bir xodimning har qanday hodisasi, holati, harakati va xulq -atvori haqida tushuntirish yozuvlaridan iborat. Bunday yozuvlar matni ishonchli bo'lishi, inkor etilmaydigan dalillarni o'z ichiga olishi kerak. Ichki memorandumlar singari, ular bir xil rekvizitlarning takrorlanishi bilan bo'sh qog'oz varaqlariga tuziladi va kompilyator tomonidan imzolanadi.

Akt - bu bir necha shaxslar tomonidan tuzilgan va aniqlangan fakt, voqea, harakatni tasdiqlovchi hujjat. Ko'pincha aktlar doimiy va komissiyalar tomonidan tuziladi

ma'muriy hujjat bilan (odatda buyruq bilan) yuqori tashkilot yoki rahbarning ko'rsatmasi bilan tayinlanadi. Ba'zi hollarda, akt bir yoki bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan tuzilishi mumkin.

Hujjatli muhitning hozirgi holati axborot texnologiyalarining rivojlanishi bilan bog'liq. Amaldagi qonunchilik va boshqa huquqiy me'yorlar asosida ma'lumotlarni tuzatish, yig'ish, qayta ishlash, qidirish va uzatish samaradorligini, uni saqlashning ishonchliligini, masofadan turib kirishni, ta'minlashni ta'minlaydigan kompyuter texnologiyalari va vositalari zamonaviy boshqaruvda katta ahamiyatga ega. ma'lumotni o'z vaqtida, kerakli vositada va kerakli shaklda, barcha talablarni hisobga olgan holda. Zamonaviy sharoitda hujjat aylanishi murakkab tashkiliy -texnik vazifadir. Ushbu muammoni hal qilmasdan, tashkilotning hujjatlar aylanishi sohasida haqiqiy tartibsizliklar hukm surishi mumkin. Hujjatlarning yo'qolishi, tasdiqlashning kechikishi - bu va boshqa ko'plab savodsiz hujjat aylanishining salbiy oqibatlaridan korporativ elektron hujjat aylanishi tizimini (EDMS) joriy etish orqali oldini olish mumkin. Shunday qilib, elektron hujjat boshqaruv faoliyatida yangi ma'noga ega bo'ladi - bu moddiy muhitda yozilgan va / yoki elektron aloqa kanallari orqali uzatiladigan ma'lumotlar yig'indisi, bu ma'lumot va uning muallifini aniqlash imkonini beradi. Elektron hujjat qog'oz hujjat asosida, boshqa elektron hujjat asosida tuzilishi yoki hech qanday prototipsiz tomonlar o'rtasida axborot shovqinlari jarayonida yaratilishi mumkin.

Xulosa

Hech bir korxona faoliyatini hujjatsiz amalga oshirish mumkin emas. Amaldagi me'yoriy -huquqiy hujjatlarga muvofiq ma'lumotlarning to'g'ri tuzilishi, ishlatilishi, uzatilishi va saqlanishi korxonaning samarali ishlashiga, vazifalar va maqsadlarga erishilishiga yordam beradi. Boshqaruv (tashkiliy va ma'muriy) hujjatlar har qanday tashkilot faoliyatini muvofiqlashtiradi va berilgan vazifalarning bajarilishini ta'minlaydi. Boshqaruv faoliyatining ko'p shakllari tegishli hujjatlar orqali ifodalanadi: ma'muriy faoliyat - turli ma'muriy hujjatlarni nashr etish; rejalashtirish - har xil rejalarni tayyorlash orqali; buxgalteriya - statistik, buxgalteriya, operativ va texnik hujjatlarni tuzish va qayta ishlash shaklida; nazorat - yozma ravishda ma'lumot to'plash orqali. Ma'lumot tashuvchisi sifatida hujjatlar har qanday muassasa, korxona, har qanday firma ichki tashkilotining ajralmas elementi bo'lib, ularning tarkibiy qismlari va alohida xodimlarining o'zaro ta'sirini ta'minlaydi. Ular boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun asos bo'lib, ularning bajarilishining isboti va umumlashtirish va tahlil qilish manbai, shuningdek ma'lumotnoma va qidiruv ishlari uchun material bo'lib xizmat qiladi. Boshqaruv faoliyatida hujjat mehnat sub'ekti sifatida ham, mehnat natijasida ham harakat qiladi. Kurs ishi davomida "hujjat", "boshqaruv hujjati", elektron hujjat tushunchasi aniqlandi. Ma'muriy hujjatlarning tasnifi va ularning Rossiya tarixining turli tarixiy bosqichlarida evolyutsiyasi ko'rib chiqiladi.

Ishlatilgan manbalar ro'yxati

1. GOST R 51141-98: Ofis ishi va arxivlash. Shartlar va ta'riflar.
2. "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" 2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-sonli federal qonun.
3. Kushnarenko N.N. Hujjatlar: darslik K.; Bilim, 2008
4. Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Ofis ishi kursi: Boshqaruv hujjatlari: M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibir shartnomasi, 2006.
5. GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjatlashtirish tizimlari
   Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar "
6. Belov V.K. Ish yuritish va kotiblik ishlari tarixi - M., 2005.
7. Baskov M.I. Ofis ishi (Hujjatlarni boshqarish): darslik. - Rostov n / a: Feniks, 2007 yil.
8. Varlamov N.B. Maktabgacha ta'lim muassasasining me'yoriy -uslubiy bazasining rivojlanish tarixi - SPb., 2004.
9. Sokova A.N. // Ish yuritish №2 / 2004 - S.4-7

11. Ish yuritish (hujjatlarni boshqarishning tashkil etilishi va texnologiyasi): universitetlar uchun darslik / Ed. T.V. Kuznetsova. - M.: UNITY-DANA, 2002.

1. Korxona va tashkilotlar rahbariyatining hujjatli ta'minoti va hujjatlarni arxivda saqlash: o'quv qo'llanma / Ed. Yu.D. Baxteyev. - Penza: PSU, 2003.
   1. T.V. Kuznetsova Ofis ishi (hujjatlarni qo'llab -quvvatlash

boshqaruv) - Moskva: Intel -Sintez biznes maktabi, 1999 yil.

1. Larkov N.S. Hujjatlar: darslik 1 -qism AST, 2006
2. Kosmotarov M. N // Kotibiyat ishi №4 / 2001- S.28-32
3. Larin M.V. Tashkilotlarda hujjat aylanishi: tarix va metodologiya muammolari // Klerk - 2003 - №2.
4. Markov V.N. Ofis ishi bo'yicha qo'llanma. - Sankt -Peterburg, "Alfa", 2002 yil.

18. 20.02.95 yildagi 24-FZ-sonli "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonun.

19. Kuznetsova T.V. "Hujjatlar va menejmentni hujjatli ta'minlash" mutaxassisligi (mutaxassislikka kirish) // Ish yuritish. №1 / 2002. 16-19 dan.

1. Rogojin M.Yu. Misollar va misollarda biznes hujjatlari. M., 2009 yil.

21. Spivak V.A. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish (ish yuritish). - SPb.: Piter, 2007 yil.

1. Bykova T.A., Vyalova L.M., Sankina L.V Ofis ishi