Yönetim süreçlerinin doküman desteğinde yer almamın üzerinden 15 yıldan fazla zaman geçti. Bu süre zarfında ülkemizin en büyük kuruluşlarında çalışma ve hem teorik bilgi alanında hem de pratikte yeterlilik düzeyimi geliştirme şansına sahip oldum. Ancak her zaman hayret uyandıran şey şu: Yenilikçi ve dinamik gelişime odaklanan organizasyonlarda neden belgelerle çalışmaya bu kadar önemsiz bir yer veriliyor, neden "her şeyin" sekretere emanet edilebileceği yönünde bir görüş var?

Ve bunun, yüksek nitelikli ve organizasyondaki tüm ofis iş sürecini inşa etme yeteneğine sahip, faaliyetler için dokümantasyon desteğinin tam döngüsünü dikkate almanın yanı sıra diğer sorunları çözme yeteneğine sahip, büyük "S" harfine sahip bir Sekreter olması iyidir. Yöneticiye organizasyonel destek sağlanması. Ancak bu daha ziyade kuralın bir istisnasıdır.

Şu anda, iş refahının temeli, niceliksel ve niteliksel olarak belge akışında kaçınılmaz bir artış anlamına gelen ve kuruluşun faaliyetlerinin ve ek kaynaklarının belgelendirilmesi desteği alanında yeni yaklaşımlar gerektiren gelişimidir. İş unvanları ve işlevler de dahil olmak üzere önceden belirlenmiş unvanların periyodik olarak güncellendiğini ancak büyük ölçüde modern ihtiyaçlara karşılık gelmediğini kabul etmeliyiz. Aynı zamanda, yönetim faaliyetlerinin örgütsel desteğine ilişkin hiçbir standart yoktur.

Ancak olumlu dinamikler zaten oluşturuldu. Günümüzde kendi sektöründe liderlik pozisyonuna ulaşmaya odaklanan birçok kuruluş, doküman yönetim sistemlerini uygulayarak rekabet avantajı sağlıyor. Aynı zamanda, belge yönetimi işlevinin öneminin değerlendirilmesi de kökten değişiyor: yardımcı bir rol yerine, bir iş süreci olarak ona yönelik istikrarlı bir tutum oluşuyor. Bu fikri ilk kez olmasa bile kuruluşunuzun üst yönetimine aktarmanız önemlidir.

Bir katip, sekreter, arşivci, resepsiyon uzmanı (sekreterlik), kişisel asistan, okul öncesi eğitim kurumu hizmet başkanı vb. meslekleri işlevsel olarak açıkça ayrılmalı ve ayrıca listelenenlerin her birinde başarılı çalışma için anlaşılmalıdır. durumlarda farklı niteliklere ihtiyaç duyulmaktadır. Çoğu zaman kuruluşların yönetimleri bu meslekleri aynı ve yaklaşık olarak aynı işlevselliğe sahip olarak algılamaktadır: “çay-kahve, telefon, gazete.” Ancak her meslek önemli ölçüde farklıdır ve özel bilgi ve beceriler gerektirir. Tıpkı "belge yönetimi" sürecinin artık ondan uzak insanların onu algılayış biçiminden çok daha geniş olması gibi: onların gözünde, çoğu zaman "gelen ve giden" i kaydetmeye indirgeniyor. Bu tür stereotiplerin de sistematik olarak dönüştürülmesi gerekiyor.

Bu, dokümantasyon desteğine ilişkin mevcut devlet gerekliliklerine aşina olan ve belirli bir kuruluşun özelliklerini dikkate alarak belge destek süreçlerinin mantığını oluşturma yeterliliğine sahip, yüksek nitelikli bir uzman tarafından yapılabilir. Büyük başarılı şirketlerde, böyle bir uzman, adı ne olursa olsun genellikle ilgili departmanın başkanlığını yapar: sekreterya başkanı, işletme müdürü, okul öncesi eğitim servisi başkanı vb.

Standartları kullanın - uluslararası ve yerel!

Bir kuruluşun yönetim sistemini değerlendirirken önemli kriterlerin belge yönetimi alanındaki gereksinimler ve standartlar olması tesadüf değildir; bu gereksinimler tüm uluslararası yönetim kalite sistemlerinde yer almaktadır. “Modern kavramlar, öncelikle kaliteyi rekabet gücünün ve sürdürülebilir bir iş oluşumunun ana faktörü olarak kabul eder ve ikinci olarak bir işletmenin ürün / hizmet kalitesi ile faaliyetlerinin organizasyonunun kalitesi arasındaki doğrudan bağlantıyı vurgular. ” Uluslararası ISO 9001 serisi standartlarını temel alan bu mesaj, kuruluşunuzun liderlerinin yanı sıra işletme sahipleri için de açık olmalıdır. Daha sonra, bir kuruluşun yönetim sistemini değerlendirirken önemli kriterlerin, standartların gerekliliklerine uygunluğu olduğunu söyleyerek devam edebilirsiniz. belge yönetimi alanında.

Ve burada Vera Iritikova'nın birkaç ay önce bu derginin sayfalarında ifade ettiği görüşüne tamamen katılıyorum: “Yabancı ülkelerde belgelerle nasıl çalıştıkları, belgelerle ilgili sorunların nasıl çözüldüğü, ne olduğu hakkında bilgi almanız gerekiyorsa “yabancı” evrak seviyesi, o zaman her şeyden önce ISO standartlarını incelemelisiniz çünkü Belgelerle çalışmanın önemi ve organizasyonu için en uygun gereksinimler konusunda modern (bazı ülkelerde zaten elde edilmiş ve diğerlerinde arzu edilen) anlayış düzeyi hakkında genelleştirilmiş bir biçimde bilgi içeren bunlardır.

Uluslararası ISO standartlarından biri tercüme edilmiş ve yerel standart olarak kabul edilmiştir - bu GOST R ISO 15489-1-2007 “Bilgi, kütüphane ve yayıncılık için standartlar sistemi. Doküman yönetimi. Genel Gereksinimler".

Kuruluş, KYS ilkelerini ve standartların tavsiyelerini gönüllü olarak kabul ederek, yalnızca Kuruluş Politikasında kayıtlı alanlarda değil, aynı zamanda belge yönetiminde de uygun kaliteyi sağlamalıdır. Bu hedefe, kuruluşun yönetimine, belgelerin oluşturulmasından ve bunların uygulanmasının izlenmesinden kuruluşun faaliyetlerini yönetmeye, uzun vadeli bir geliştirme stratejisi oluşturmaktan basit uygulamaları işlemeye kadar çok çeşitli araçlar geliştirerek ve sağlayarak ulaşılabilir.

Çalışmanızı nasıl optimize edebilirsiniz?

Kural olarak, kuruluşun faaliyetlerini belgeleme desteği işlevleri ayrı bir yapısal birimde yoğunlaşmıştır. Şirketimizde İşletme Müdürlüğünün dokümantasyon destek departmanında (bundan sonra Daire Başkanlığı olarak anılacaktır) görevlendirilmektedirler. Şirketimizin değeri modern, mobil üst yönetimdir, bu nedenle, organizasyonumuzun coğrafi olarak dağıtılmış yapısını dikkate alarak Bölümün görevlerinden biri, bir yeterlilik merkezinin oluşturulması ve çalışanların (sekreterler ve hizmet sağlayan uzmanlar dahil) eğitimiydi. yönetime ve şirket resepsiyonuna organizasyonel ve dokümantasyon desteğinin ilk satırı). Genel müdürlük ve şubelerde yönetimin yönetim faaliyetlerine çağdaş uluslararası standartlara uygun olarak eşlik eden, ofis işlerinden sorumlu olan bu çalışanlardır.

Departman uzmanlarının genişletilmiş işlevleri şunları içerir:

1. organizasyonel destek çerçevesinde:
   • hızlı iletişimin sağlanması ve mini PBX (çağrı merkezi) ile çalışmanın sağlanması;
   • Ziyaretçi geçiş kartlarına ilişkin başvuruların işlenmesi, onaya gönderilmesi, erişim sistemine girilmesi;
   • toplantıların yönetimi / iş görüşmelerinin sağlanması (özel rezervasyon sistemi ile donatılmış 6 toplantı odası);
   • araçlara yönelik uygulamaların dağıtımı;
   • posta öğelerinin kaydı ve ekspres teslimat;
   • etkinlik için belirtilen gerekliliklere uygun olarak etkinlikler (yönetim kurulu, başkanla toplantılar) için organizasyonel destek;
   • şubelerin ve yönetilen şirketlerin telefon rehberlerinin, adreslerinin ve iletişim bilgilerinin zamanında güncellenmesini sağlamak;
   • yönetimden gelen resmi görevlerin yerine getirilmesi;
   • genel müdür ve yardımcıları için otel rezervasyonları yapmak, araç, demiryolu ve uçak biletleri sipariş etmek;
   • süreli yayınların ve abonelik yayınlarının teslim alınması, kontrol edilmesi (yönetici masasına teslim);
   • kahve bayan hizmetleri;
2. dokümantasyon desteği çerçevesinde:
   • yazışmaların EDMS'de kaydedilmesi ve dağıtımı;
   • e-posta işleme;
   • Taslak idari belgelerin ilk doğrulaması ve yorumların oluşturulması;
   • yönetim toplantılarının hazırlanması ve kaydedilmesi;
   • EDMS'deki yönetim toplantı tutanaklarının uygulanmasının koordinasyonu, dağıtımı ve izlenmesi;
   • idari belgelerin EDMS'ye kaydedilmesi ve dağıtılması;
   • kuruluşun tüm çalışanları için seyahat sertifikalarının, seyahat siparişlerinin 1C yazılım paketine kaydedilmesi;
   • Genel Müdürün talimatlarının idari belgelere göre uygulanmasının izlenmesi;
   • EDMS arşivlerinde dosyalanmak üzere birim belgelerinin hazırlanması;
   • dokümantasyon konularında metodolojik yardım ve düzenleyici destek vb.

EDMS'de belgelerin aranması, taslak belgelerin hazırlanması, orijinallerinin işlenmesi ve daha fazla işlem yapılmasına ilişkin belirli işlevler doğrudan departmanlarda gerçekleştirilir; bu, özellikle taslak belgelerin hızlı bir şekilde hazırlanmasına olanak tanır, şirket çalışanlarının ve en önemlisi yöneticilerin bağımsız olarak dağıtım yetkileri vb. uyarınca ticari yazışmaları yürütmek. Sanatçıların ve yöneticilerin aynı anda bağımsızlığı, önemli ölçüde mümkün kıldı. Departmanımızdaki çalışan sayısını azaltmak. Ancak durumun kontrolden çıkmasını önlemek için sürecin yönetilmesi ve kasıtsız hataları ortadan kaldırmayı amaçlayan yerleşik bir eylem algoritmasıyla kullanıcılara uygun mekanizmaların sunulması gerekiyor. Bu gelişmeyi gerektiriyordu ve yüksek kaliteli öğretim materyallerinin (yönetmelikler) ve EDMS'nin uygulanması.

örnek 1

“Genel Müdür idari belgesinin düzenlenmesi” süreci çerçevesinde Daire Başkanlığı çalışanları ile diğer birimler arasındaki görev dağılımı

Gösteriyi Daralt

En basit örneği vereceğim - genel müdürün standart bir idari belgesinin (bundan sonra - RD olarak anılacaktır) EDMS kullanılarak yayınlanması. Prosedür aşağıdaki gibidir:

• Yürütücü: EDMS'deki bir şablonu kullanarak RD projesinin oluşturulması.
• Departman çalışanı: AR-GE için belirlenen kurallara uygunluğun ilk kontrolü, projenin tescili veya revizyon için geri gönderilmesi.
• Onaylayan kişiler: projenin onaylanması veya yorumların gönderilmesi.
• Gerçekleştiren: yorumların işlenmesi; onay için yönlendirme.
• Departman çalışanı: onay prosedürünün doğruluğunu kontrol etmek, yorumları ele almak.
• İmza Sahibi: İmzalayan veya revizyon için geri dönen.
• Departman çalışanı: belge kaydı, yürütme görevlerinin dağıtımı, kontrole sunulması, portalda yayınlanması.
• RD adına icracı: icra için onaylanmış bir belgenin alınması, bizzat icra edilmesi, Bakanlığa bir rapor gönderilmesi.
• Departman çalışanı: her sipariş için kontrol görevlerinin oluşturulması, raporların alınması ve işlenmesi, kontrolden çıkarılması, operasyonel arşive taşınması.

Belirlenen iş grubunun gerçekleştirilme olasılığını sağlamak için:

1. Bölümümüzde bu süreçleri organize etme konusunda mesleki bilgi ve deneyime sahip personel bulunmaktadır.
2. ofis işlerine ilişkin iç düzenlemeler ve elektronik belge yönetim sisteminin (EDMS) kullanımı da dahil olmak üzere belge desteği süreç yönetimi kavramı geliştirilmiştir.
   Dokümantasyon desteği ve kurumsal yönetim sistemi, aşağıdaki süreçlerin prosedürlerini ve sorumlularını belirleyen düzenlemeleri içerir:
   • süreç "yazışma";
   • “idari belgeler” süreci;
   • “yönetim kararlarının uygulanmasının izlenmesi” süreci;
   • süreç “yönetim dokümantasyon desteği”;
   • adaptasyon prosedürü (yeni çalışanlar için EDMS'de çalışma talimatları);
   • yönetim belgeleri şablonları ve bunların hareketleri için rotalar;
   • bir resepsiyonist için çalışma kavramı (görünüş, iletişim, program gereksinimleri);
   • Dışişleri Bakanlığı'nın her çalışanının görev tanımları.

Mevcut personelin yüksek oranda istihdam edildiği ve sürekli olarak eksik kaldığı koşullarda, şirketin kalite dokümantasyon desteğindeki en önemli faktörler şunlardır:

1. belgelerle çalışmak için tek tip kuralların birleştirilmesi ve oluşturulması, belgeleme süreçlerinin otomasyonunu sağlayan çalışma araçlarının oluşturulması;
2. belgelerle işlem yapmak için alanların ayrılması;
3. Her operasyon için son tarihlerin belirlenmesi.

Bu araçlardan biri de otomatik kurumsal elektronik belge yönetim sistemi (EDMS) oldu. Yukarıdaki araçlar çerçevesinde EDMS'in tanıtımı 2009 yılında şirkette gerçekleşti, bu belge türlerinin kontrolü ve azaltılması ile belge akışının azaltılmasının yanı sıra Daire Başkanlığımız sayısının 2012 yılına kadar 2009 düzeyinde tutulması da mümkün kılındı..

Ancak şirket gelişiyor ve 2012 yılında bölümümüzün "aşırı yükü" sıradan çalışanlar ve Bölüm başkanı tarafından açıkça görüldü. Şu soru ortaya çıktı: 2013 için kaynak planlaması öngörüsüyle bu mesaj yönetime nasıl iletilmelidir?

Personelinizi artırma zamanının geldiğini nasıl kanıtlayabilirsiniz?

Departmanınızın yeterli personeli yoksa, personel departmanının kendisinin bunu "görmesi" ve sorunu çözmesi kesinlikle gerekli değildir. Bildiğiniz gibi boğulan insanları kurtarmak, boğulan insanların kendi işidir. Bu nedenle, bir daire başkanının öncelikle durumu kendisinin anlaması ve ikinci olarak karar verme ve üst makamlarda tartışma için gerçeklere sahip olması için uygulayabileceği basit bir yaklaşım öneriyorum.

Departman çalışanlarının her bir fonksiyonu tanımlanabilir, formüle edilebilir, zaman içinde ölçülebilir ve bir tabloda açıklanabilir. Oluşturulan belgelere ilişkin ortalama niceliksel göstergeler, belirli belge türlerinin kayıt kayıtlarından alınabilir. Toplanan verileri sonraki hesaplamalar için Excel'e aktarmak daha iyidir (bkz. Örnek 2).

Örnek 2'de verilen hesaplamaya göre mevcut 3 kişinin belirlenen görevleri yerine getirmek için yeterli olmadığı ortaya çıkmaktadır. Hesaplama zaten her çalışan için %100'ün üzerindeki yük yüzdesini yansıtmaktadır. Buna göre olumsuz sonuçlarla karşılaşmamak için sayıların artırılması gerekiyor. Ayrıca şunları da dikkate almanız gerekir:

• Ne Yeni bir çalışanın, tam kapasiteyle çalışmaya başlamadan önce en az 3 ay boyunca uyum sürecinden geçmesi ve gerekli işlevlerde uzmanlaşması gerekir;
• belge akışında öngörülen yıllık artış (şirketimizde bu oran %30 civarındadır);
• Yetkinlikleri geliştirmek için bir kaynak olmalı; başarılı şirketler sürekli olarak yeni teknolojiler ve kurallar getiriyor.

Dolayısıyla gelecek yılın başında departmanımıza yeni bir çalışan alırken, 30 Mart 2013 tarihine kadar adaptasyon sürecinin başarıyla tamamlanmasını umut edebiliriz. Onlar. Yaklaşık olarak bu tarihten sonra, normun ötesindeki yük faktörünü hariç tutarak, yeni bir çalışanın tamamen işe alınması ve bağımsız çalışmasına izin verilmesi olasılığından, personel arasında yeterli görev dağılımından bahsedebiliriz.

Devlet düzenlemelerinin, bir kuruluştaki toplam personel sayısını oluştururken İK departmanı uzmanlarının kullanması gereken formüller içerdiğini belirtmek isterim. Ayrıca formüller şunları da içerir: kişisel ihtiyaçlar, işyeri bakımı, dinlenme vb. için harcanan zamanı hesaba katan özel katsayılar. devamsızlık oranı işveren tarafından nadiren dikkate alınır. Onlar. İşveren, personelin iş yükünü planlarken, resmi görevlerin yerine getirildiği süre boyunca her çalışanın planlı bir dinlenme süresine sahip olması gerektiğini, mutlaka tatile çıkacağını ve hastalık izni alabileceğini dikkate almayabilir. Bu gibi durumlarda, ek iş yükü kural olarak diğer çalışanlara dağıtılmalıdır; bu çalışanlar da:

• veya “serbest” çalışma süresi rezervi olmalıdır,
• veya ek yük buna göre belgelenmeli ve tarafların mutabakatı ile ödenmelidir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 151. Maddesi uyarınca).

Bu tür ek katsayıları hesaplamamıza dahil etmedik, ancak "saf" yükü ölçtük, bu nedenle gerçek boyutunun Tablo Örnek 2'de verilen göstergelerden daha yüksek olduğunu anlamalısınız.

Ayrıca belirtilen hesaplamada çalışan motivasyonu ilkeleriyle bir tutarsızlık vardır, çünkü Mevcut iş yükü göz önüne alındığında, çalışanların hizmet kalitesinin iyileştirilmesi, eğitim ve mentorluk, değişebilirlik ve kurum kültürü değerlerine bağlılık süreçlerine dahil edilmesi zordur.. Her çalışanın, şirketin hizmetlerinin kalitesinin sürekli olarak gelişmesi ve iyileştirilmesi, yıldan yıla yeniye doğru ilerlemesi sayesinde, yüksek üretim göstergelerine ulaşmaya odaklanarak becerilerini geliştirme ve iyileştirme olasılığı hakkında bir fikri olmalıdır. kalite seviyeleri. Ancak Örnek 2'de anlatılan iş yükü ile çalışanların yetkinliklerini geliştirmeye yönelik bir kaynağın bulunmadığı ifade edilebilir.

Sonuçlar:

1. Sayıların dili, modern yöneticiler için en anlaşılır argüman haline gelir; tam tersine, personelin fazla çalıştırılmasıyla ilgili belirsiz bir şikayet soyut görünebilir. Bu nedenle fonksiyonları formüle ettik ve mevcut personel üzerindeki yükü hesapladık. Siz de aynı yolu takip edebilirsiniz.
2. Elde edilen sonuçların başarılı bir şekilde geliştirilmesi için gerekli bir koşul, işin gelecek dönemler için doğru planlanması olacaktır, bu nedenle yukarıdaki hesaplama, işlev sayısındaki veya belge hacmindeki artışın doğrudan bağımlılığını açıkça göstermek için yapılmıştır. şirketin dokümantasyon desteği için yeterlilik merkezinin ana yükünü üstlenen uzman personel sayısına göre akış.
3. Kadro seviyelerini artırmaya yönelik olumlu bir karar zamanında alınamazsa, yanlış işgücü kaydı nedeniyle yasal risklerden ve olumsuz sonuçlardan kaçınmak için çalışan işlevleri listesi gözden geçirilmeli ve normu aşan işlevler listeden çıkarılmalıdır. çalışanlarla ilişkilerin yanı sıra kuruluşun yönetimine yönelik dokümantasyon desteğinin kalitesinin azalması.

Dipnotlar

Gösteriyi Daralt

Çalışma mevzuatı, bir iş sözleşmesinin imzalanması ve yeni çalışanların işe alınması gereken prosedürü oldukça açık bir şekilde düzenlemektedir. Bu garantiler hem çalışanın hem de işverenin haklarını korumaya yöneliktir ve tarafların anlaşmasıyla değiştirilemez. Bunun tek istisnası, Rusya Federasyonu İş Kanunu uyarınca bu hukuki ilişkilere katılanların hukuki durumunu belirleyebilen federal yasalardır.

İşveren tarafından alınan ön tedbirler

İşveren, gerekli personeli seçebilmek için ihtiyaç duyduğu işçileri bulup seçmeye yönelik bir takım faaliyetler yürütür. Bu tür eylemler, medyaya reklam yerleştirerek, çeşitli işe alım şirketlerinin aracılık hizmetlerini kullanarak veya devlet istihdam hizmetiyle iletişime geçerek gerçekleştirilebilir.

İşveren, ihtiyaç duyduğu çalışanları, gerekli iş niteliklerine sahip olup olmadığına bağlı olarak bağımsız olarak seçme hakkına sahiptir. Aynı zamanda iş nitelikleri, mesleki deneyim, yetenekler, sağlık ve belirli işleri yapabilme yeteneği olarak anlaşılmalıdır. İşveren seçme özgürlüğü mevcut adli uygulamalarla da doğrulanmaktadır.

Yasal açıdan bakıldığında, mevcut boş pozisyonların doldurulması ve iş sözleşmesi yapılmasına ilişkin kararların alınmasında işveren üzerinde herhangi bir baskı söz konusu değildir. Böylece, bir çalışanın işe alınması büyük ölçüde işverenin çıkarları doğrultusunda gerçekleştirilmektedir.

Başvuru sahipleri için garantiler

Kanun, işe alınan işçilerin haklarının korunmasını sağlamak amacıyla, yeni çalışanların işe alınması sürecinde işverenlere bir takım yükümlülükler ve kısıtlamalar getirmektedir. Örneğin, başvuranların işe alınmasını makul olmayan bir şekilde reddetmek yasaktır, yani adayın ticari nitelikleri dikkate alınmadan ve mevcut mevzuatın gereklerine aykırı olarak yapılan bir reddetme hukuka aykırı olacaktır.

İşe alım sürecinde adaylara yönelik her türlü ayrımcılık hukuka aykırı olacaktır.

Başvuru sahibinin talebi üzerine işveren, ret gerekçesini yazılı olarak bildirmekle yükümlü olduğundan, herhangi bir ihlal varlığında herhangi bir ret kararına mahkemede itiraz edilebilir.

İşverenin sorumluluklarına gelince, bireysel işçi çalıştırmanın zorunlu olduğu bazı durumlar vardır. Örneğin, bazı durumlarda engelli kişilerin kabulü için bir kota oluşturulmaktadır; Asgari iş sayısı belirlenir, bunları doldurmak için engelli kişilerle iş sözleşmesi yapılması gerekir.

İşe alım prosedürünün hazırlık aşaması

İstihdam kaydı

1. Bir iş için uygulama. Yerleşik uygulamaya göre, bir iş sözleşmesi imzalamadan önce, gelecekteki çalışan, kabul başvurusu ile işverene yazılı olarak başvurur. Ancak işe alım sürecinde iş başvurusu zorunlu mudur sorusunun cevabı oldukça açıktır. Bu kural çoğu durumda Sovyet geçmişinin bir yankısıdır. Günümüzde iş mevzuatı çoğu işveren için böyle bir zorunluluk içermemektedir. İstihdam başvurusunun zorunlu olarak sunulması yalnızca devlet ve belediye hizmetlerine başvururken sağlanır. Ancak böyle bir belge, deneme süresi olan bir işi kabul ederken yararlı olabilir, çünkü başvuruda çalışan böyle bir kabul koşuluna rızasını kaydetmektedir.
2. Toplu sözleşmeye ve işverenin yerel düzenlemelerine aşinalık. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 68. Maddesi, işverenin, çalışanı imzaya karşı faaliyetlerini düzenleyen tüm belgelere alıştırma yükümlülüğünü öngörmektedir. Bu tür bir alıştırma, bir sözleşme kapsamında istihdam resmileştirilmeden ve bir iş sözleşmesi imzalanmadan önce gerçekleştirilmelidir. Belgelerin listesi şunları içermelidir: iş tanımı; iç çalışma düzenlemeleri; işgücü görevleriyle ilgili yerel düzenlemeler; toplu iş sözleşmesi.
3. Bir iş sözleşmesinin imzalanması. Yasa koyucu, iş sözleşmeleri imzalanırken zorunlu yazılı forma uyulmasını sağlamıştır (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 67. Maddesi). Böyle bir belge iki nüsha halinde hazırlanır; bunlardan biri imzalandıktan sonra çalışana, diğeri işverene verilir. İşverende kalan nüshaya, çalışanın ikinci bir nüsha aldığını belirten bir notun eklenmesi tavsiye edilir. Böylece Sanatta öngörülen şartların yerine getirilmesi sağlanmıştır. 67 Rusya Federasyonu İş Kanunu. Aslında iş sözleşmesinin yapıldığı andan itibaren işçi ile işveren arasında hukuki ilişkiler doğmaktadır. Ancak, çalışanın resmi görevlerini işverenin rızasıyla yerine getirmesine gerçekten izin verilmişse, ancak yasal ilişkileri uygun şekilde resmileştirilmemişse bu kural değiştirilebilir.
4. İş sözleşmesinin içeriği. Bu sözleşme, Sanatın 1. ve 2. Kısımlarında sağlanan zorunlu bilgi ve koşulları içermelidir. 57 Rusya Federasyonu İş Kanunu. Herhangi bir nedenle bu maddenin gerekleri karşılanmadıysa, bu durum sözleşmenin yapılmamış olarak kabul edilmesi için bir temel oluşturmaz. Sözleşmeye ilgili eksik bilgi ve koşullar eklenmelidir. Bilgilerin sözleşme metninde yer aldığını ve şartların ayrı bir belge halinde düzenlendiğini unutmamak önemlidir. Ayrıca Sanatın 4. Bölümüne göre. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 57'si, iş sözleşmesine ek koşullar dahil edilebilir. Burada iş yerinin netleştirilmesi, deneme süresinin belirlenmesi vb. hakkında konuşabiliriz.
5. Kayıt. Tam sorumluluk ve iş sözleşmeleri imzalandıktan sonra bunların denetim kayıtlarına uygun şekilde kaydedilmesi gerekir.
6. İşe kabul sırası. İş sözleşmesini her iki tarafça imzaladıktan sonra işveren buna uygun bir emir verir. Sipariş, sözleşmede öngörülen şartlardan farklı olamaz ve işe alım esasını içermelidir.
7. Siparişe aşinalık. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 68. maddesinin gereklerine uygun olarak, çalışanın fiili işe dönüş tarihinden itibaren üç gün içinde verilen emre aşina olması gerekir.
8. Bir çalışma kitabının kaydı. Yukarıdaki adımların tümü tamamlandıktan sonra personel servisi, çalışanın çalışma kayıt defterini işlemeye başlayabilir. Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 66'sı uyarınca, ilgili tüm işverenlerin, ana işyerinde olduğu gibi kendileri için çalışan her çalışan için beş günden fazla çalışma defterleri tutmaları gerekmektedir. Çalışanın çalışma kitabı yoksa, işveren masrafları kendisine ait olmak üzere bir çalışma kitabı çıkarmakla yükümlüdür. İşletmede çalışan kişilerin tüm çalışma kitaplarına ilişkin veriler, çalışma kitaplarının ve bunlara eklerin hareketini kaydetmek için deftere girilmelidir.
9. Çalışanın kişisel kartı. İşletmedeki personel servisi, tüm çalışanlar için, çalışanla ilgili tüm bilgilerin girilmesi gereken kişisel kartlar düzenler. Ayrıca bu belgede çalışan, çalışma kitabına yapılan girişe aşina olduğunu imzalar. Kişisel kartlar işverenin belirlediği şekilde kayda tabidir.
10. Özel iş. Rusya Federasyonu İş Kanunu, çoğu işveren için kişisel işleri sürdürme yükümlülüğünü öngörmemektedir. Ancak kanunun öngördüğü bazı durumlarda özlük dosyalarının kayıt ve muhafaza işlemlerinin yine de yapılması gerekmektedir. Bu, örneğin devlet ve belediye çalışanlarının, savcıların ve mahkemelerin tescili için geçerlidir.

Yeni bir çalışanın kayıt prosedürünü tamamladıktan sonra önceki iş yerine dikkat etmelisiniz. Çünkü, yeni bir çalışanın daha önce bir devlet veya belediye çalışanı olması durumunda, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 64.1. Maddesi, eski işverenin işe alındığı konusunda 10 gün içinde bilgilendirilmesini gerektirmektedir.

Yeni çalışanların işe alınması ihtiyacının gerekçesi

2010 yılı sonunda Avangard Electro LLC'nin yönetimi aydınlatma ekipmanı bölümünde ek pozisyonlar açmaya karar verdi. Kararın motivasyonu, bölümün işlevsel bir matrisini oluşturmak (bkz. Ek 3) ve mevcut çalışanların aşırı yüklenmesi veya yüksek performans yerine onlar için tipik olmayan ek işlevlerin yerine getirilmesi nedeniyle bölümün yetersiz verimliliğini belirlemekti. -doğrudan olanların kaliteli uygulanması (Tablo 2).

Tablo 2. Avangard Electro LLC'nin fonksiyonel personel eksikliklerinin analizi

	Negatif faktör		Sonuç	Değişiklik gerekli
	Yöneticilerin satın alma ve satış işlemlerinin tam kontrolünü sağlarken yaptığı hatalar	Yöneticilere "soğuk" ve "sıcak" temaslar kurmaları için günlük bir plan verilir. Plan yerine getirilmezse cezalar uygulanacak.	Mal miktarı, teslimat süreleri, faturalarda sayısal hatalar nedeniyle hatalar yapılması	Günde gerekli sayıda "soğuk" teması sağlayacak ve yalnızca ürünlere ihtiyaç duyulduğunda personele yeni bir çalışanın (operatörün) dahil edilmesi
	Negatif faktör		Sonuç	Değişiklik gerekli
yaptırımlar. Bir yöneticinin müşteri istekleriyle aşırı yüklendiği ve iletişim planını tamamlamak için zamanı olmadığı ancak bunu yapmak zorunda kaldığı ve işlemleri tamamlamak için gereken süreyi kısalttığı günler vardır.	daha önce haklı acele	potansiyel müşteriyle iletişime geçildi - uygun yöneticiyle bağlantı
	Bölge müdürü sorumluluklarını tam olarak yerine getirmiyor	Bu, hem ilk neden hem de bölge yöneticisinin aynı anda 5 bölgeye hizmet vermesi gerçeğiyle kolaylaştırılmıştır: Krasnoyarsk (Krasnoyarsk Bölgesi), Tomsk (Tomsk Bölgesi), Barnaul (Altay Bölgesi), Kemerovo ve Novokuznetsk ( Kemerovo bölgesi), Irkutsk (Irkutsk bölgesi) )	Daha önceden haklı görülen acelecilik nedeniyle mal miktarı, teslim süreleri, faturalarda sayısal hatalar yapılması	İki bölgenin denetiminin kendisine devredilmesiyle bölge müdürü pozisyonu için personele ek bir birimin getirilmesi: Irkutsk (Irkutsk bölgesi), Kemerovo ve Novokuznetsk (Kemerovo bölgesi)

Bu nedenle şirket, çağrı operatörü ve bölge müdürü pozisyonları için çalışanların seçilmesi ve işe alınması göreviyle karşı karşıyadır.

Avangard Electro LLC çalışanlarının aranması, seçilmesi ve işe alınması

Avangard Electro LLC'de personel arama, seçme ve işe alma aşağıdaki şekilde gerçekleştirilir:

Bir pozisyon için aday ararken öncelikle yalnızca dış kaynaklardan yararlanılır. Varlığının üç yılı boyunca, terfiler (yani dahili bir personel kaynağının kullanılması) iki kez yapıldı, ancak çalışanların orijinal işlevleri hala korundu; bu, bir pozisyonun değiştirilmesini değil, atamayı gösterir. kişiye karşı artan sorumlulukla ilişkili ek sorumluluklar.

Dış kaynaklar aracılığıyla personel araması üç şekilde gerçekleştirilir:

2. Halihazırda web sitelerinde yayınlanmış olan en uygun özgeçmişleri kullanarak bir pozisyon teklifi içeren aramalar.

Personel seçimi iki aşamalıdır. Başvuran kitlenin tamamı arasından 3-5 kişi ile sınırlı bir grubun seçildiği ilk aşama, çalışanın arandığı bölümün doğrudan başkanı tarafından gerçekleştirilir. Çalışanın nihai seçiminin yapıldığı ikinci aşama, şirketin yöneticisi tarafından yapılır. Her iki aşamada da anketler ve görüşmeler yer alır.

Personel, 2 aylık deneme süresine sahip bir iş sözleşmesi imzalanarak işe alınır ve bu süre zarfında şirketin belirli bir çalışanı tarafından eğitilecek ve denetlenecektir.

İşlevsel personel eksikliklerinin belirlenmesiyle bağlantılı olarak (bkz. Tablo 2), işletme iki yeni personel biriminin işe alınması ihtiyacıyla karşı karşıyadır: bir çağrı operatörü ve bir bölge müdürü.

Şirketin yönetimi her pozisyon için yazılı bir sorumluluk (fonksiyon) listesi hazırlamıştır.

Çağrı operatörü şunları yapmalıdır:

1. Potansiyel müşterilere günlük 100 çağrı yapın; bunların 50'si Novosibirsk bölgesi ve Novosibirsk bölgesi ile ilgili, 50 çağrı ise şirketin işbirliği yaptığı diğer bölgelerin bölgeleriyle ilgili.

2. Her potansiyel müşteri için kayıt tutun.

3. Potansiyel bir müşterinin bir uygulaması varsa, bunu uygun yöneticiye aktarın.

4. Yöneticilere müşteriler hakkında bilgi sağlayın.

Bölge müdürü şunları yapmalıdır:

1. Bölgelerdeki müşterilerle iyi ilişkiler kurun: Irkutsk (Irkutsk bölgesi), Kemerovo ve Novokuznetsk (Kemerovo bölgesi).

2. Kaliteli alım satım işlemlerini gerçekleştirin.

3. Müşterileri daha fazla ve daha büyük satın almalar yapmaya teşvik edin.

4. Oluşturulan plana göre aylık raporlar gönderin.

Görev sorumlulukları tanımlandıktan sonra çalışanların sahip olması gereken mesleki ve kişisel nitelikler belirlendi (Tablo 3 ve Tablo 4).

Tablo 3. Çağrı operatörü niteliklerine ilişkin gereksinimler

Tablo 4. Bölge müdüründe aranan nitelikler

	Kalite	karakteristik
Profesyonel kalite
		İyi tasarlanmış, tutarlı
	Bilgisayar yetenekleri	Microsoft Office ofis programları paketi bilgisi, Kiril ve Latin harfleriyle dakikada 200 karakter klavye yazma hızı
	Diğer nitelikler	Coşku, doğru kararlar verme yeteneği, sonuçlara odaklanma
Kişisel nitelikleri
	Eğitim	İkincil özelden
	Aile durumu	Önemli değil
	Diğer nitelikler	Sorumluluk, çalışkanlık

Doğrudan personel seçme süreci üç aşamada gerçekleştirildi.

İlk aşama şirketin yöneticisi tarafından gerçekleştirildi. Birincil seçim yöntemi kullanıldı - anketler. Yönetici web sitesinde yayınlanan birkaç özgeçmişi inceledi www.e-rabota.ru bunun sonucunda çağrı operatörü ve bölge müdürü pozisyonları için ön adayları belirlediler. Tüm listeden operatör pozisyonu için 8 aday ve bölge müdürü pozisyonu için 10 aday ilk görüşmeye girmeyi kabul etti (bu, Avangard Electro LLC'deki birincil seçimin özüdür). Her adaya belirli bir ziyaret zamanı verildi.

Seçimin ikinci aşaması aydınlatma ekipmanları departmanı başkanı tarafından gerçekleştirildi. Başvuru sahiplerine kendilerine sunulan işin özü anlatıldığı ve ayrıca her iki pozisyon için de soruların sorulduğu bir ön görüşmeden oluşuyordu:

önceki iş yerleri hakkında bir hikaye;

işyerini değiştirme kararının gerekçesi;

bir kişinin hayatta hangi hedeflere ulaşmak istediği;

Gündelik bir konuşmanın sonucunda aydınlatma departmanı başkanı, kişinin verilen pozisyona ne derece uygun olup olmadığını sezgisel olarak belirledi.

Bilgisayarda çalışma yeteneği, Microsoft Office yazılım paketindeki yeterlilik ve yazma hızı test edilmedi ancak sözlü olarak belirlendi. Yani herhangi bir test yapılmadı. Anket yöntemine (CV) göre eğitim düzeyi, yaş, medeni durum belirlendi.

Aydınlatma daire başkanı, ilk seçim sonucunda çağrı operatörü pozisyonuna 3 kişiyi, bölge müdürü pozisyonuna ise 2 kişiyi seçti. Bu kişiler ertesi gün şirketin başkanıyla ikinci bir görüşmeye çağrıldı. Geri kalanlar, kendilerine pozisyonun reddedildiğini bildiren çağrılar aldı.

Seçimin üçüncü aşaması şirket müdürü tarafından gerçekleştirildi. Mülakat doğası gereği durumsaldı. Yani yönetmen adaylara genel sorular sormadı, çalışma durumları yarattı ve adaylardan kendi çözümlerini vermelerini istedi. Başvuru sahiplerinin pratik sorunlara verdikleri tepkiler ve önerdikleri çözümler sonucunda Avangard Electro LLC'nin başkanı her pozisyon için bir aday seçti. Her birine 2 aylık deneme süresi verildi.

Şirketin personel tablosunda maaşı 15.000,00 ruble olan kategori 1 tasarım mühendisi için boş bir pozisyon var, ancak maaşı 12.000,00 ruble olan kategori 3 tasarım mühendisini işe almak istiyorlar. Bu durumda bir çalışan nasıl işe alınır?

Bu durumda, personel tablosunda değişiklik yapmak ve ardından çalışanın işe alınmasını genel olarak resmileştirmek gerekir.

Bir işveren, değişiklik planlanan bir pozisyon için yeni bir çalışan almak istiyorsa ve kuruluşta başka hiç kimse böyle bir pozisyona sahip değilse, personel tablosunda genel olarak değişiklik yapılması gerekir. Bu bir günde yapılabilir ve aynı gün veya daha sonra yeni gelen kişiyi yeni koşullarla hemen kabul edebilirsiniz.
Mevcut personel tablosunda değişiklik yapmanın iki yolu vardır:

Personel tablosunun değiştirilmesi için bir emir verin;

Personel tablosunu yeni baskıda hazırlayın ve uygun sırayla onaylayın.

Gerekçe

durumdan

Nina Kovyazina

Kadro tablosundaki değişiklik döneminde yeni bir çalışanı işe almanın koşulları nelerdir?

İşverenin özel koşullarına ve çıkarlarına bağlı olarak duruma birkaç olası çözüm vardır.

Personel tablosu, yapısal bölümlerin, pozisyonların, personel sayısı bilgilerinin, resmi maaşların, ödeneklerin ve aylık maaş bordrosunun bir listesini kaydeden kuruluşun yerel bir eylemidir. Bu belge kuruluşun mevcut durumunu yansıtmaktadır ve gerektiğinde değişiklikler yapılmalıdır (). Değişimin nedeni çoğunlukla organizasyondaki organizasyonel veya teknolojik değişikliklerdir. Kural olarak, bu tür değişiklikler etkilenen çalışanlara en az iki ay önceden bildirimde bulunularak uygulanmalıdır ().

Bir işveren, değişiklik planlanan bir pozisyon için yeni bir çalışan almak istiyorsa ve kuruluşta başka hiç kimse böyle bir pozisyona sahip değilse, personel tablosunda genel olarak değişiklik yapılması gerekir. Bu bir günde yapılabilir ve aynı gün veya daha sonra yeni gelen kişiyi yeni koşullarla hemen kabul edebilirsiniz.*

Personel değişikliği döneminde yeni bir çalışanın işe alınmasına bir örnek

Alpha LLC organizasyonunun personel tablosunda 60.000 ruble maaşlı “Muhasebeci” pozisyonu için iki personel pozisyonu bulunmaktadır. Birimlerden biri boş. Bir muhasebecinin iş sorumlulukları diğer şeylerin yanı sıra nakit yönetimini de içerir. Organizasyondaki iş verimliliğini artırmak için organizasyonel değişiklikler yapılması ve personel masasına ayrı bir “Kasiyer” pozisyonunun eklenmesi planlanmaktadır. Buna göre, muhasebecinin nakit işi yapma sorumluluğu ortadan kalkacak ve iş yükündeki azalma, maaşın 50.000 rubleye düşürülmesini gerektirecek.

Değişikliklerin getirilmesinin mevcut bir boşluğun doldurulmasını engellememesini ve yeni gelenlerin yeni koşullar altında hemen kabul edilebilmesini sağlamak için işveren, muhasebeci pozisyonunu personel tablosundan tamamen çıkarmaya ve bununla birlikte muhasebeci pozisyonunu da uygulamaya karar verdi. Nakit işi olmayan sorumlulukları ve 50.000 ruble maaşı olan “Muhasebe Uzmanı”. Halihazırda çalışan bir muhasebeci, pozisyonunun azaltılması konusunda uyarıldı ve kendisine iki ay içinde yeni bir “Muhasebe Uzmanı” pozisyonuna transfer edilmesi teklif edildi. Aynı zamanda boşalan ikinci muhasebeci pozisyonu da iki aylık uyarı süresinin bitimi beklenmeden kadrodan derhal kaldırılarak yerine “Muhasebe Uzmanı” pozisyonu için yeni bir kadro oluşturuldu. Uzman”.

Bu tür değişiklikler, işverenin yeni koşullar altında 50.000 ruble maaşla hemen yeni bir çalışanı işe almasına izin verdi. Daha önce işe alınan muhasebeciye önceki koşullar ve 60.000 rublelik maaşın iki ay daha uygulanmaya devam edeceği gerçeğine rağmen. Sürenin bitiminde onun da kadrosu kadrodan kaldırılacak, yerine "Muhasebe Uzmanı" pozisyonu için ikinci bir birim getirilecek ve bu birim "azaltılmış" muhasebeciye devredilecek.

durumdan

Nina Kovyazina, Rusya Sağlık Bakanlığı Tıp Eğitimi ve Sağlık Hizmetlerinde Personel Politikası Dairesi Müdür Yardımcısı

Ne zaman para yatırılır değişiklikler V düzenli takvim

İşveren, personel tablosundaki değişikliklerin sıklığını ve sıklığını bağımsız olarak belirlediğinden, personel tablosunda ihtiyaç duyulduğunda herhangi bir zamanda değişiklik yapılabilir (Rostrud'un 22 Mart 2012 tarih ve 428-6 tarihli mektubunun 1. maddesi). -1).* Pozisyonların yeniden adlandırılması, farklı bir maaş belirlenmesi vb.nin yanı sıra, iş mevzuatında personel tablosunun dönüştürülmesine de yol açabilecek ayrı prosedürler bulunmaktadır. Örneğin, sayı veya personel azalması (), organizasyonel veya teknolojik değişiklikler (), vb.

Bir çalışanın pozisyonunun yeniden adlandırılması ve personel tablosundaki maaşının büyüklüğünün değiştirilmesi, iş sözleşmesinin temel şartlarında bir değişiklik yapılmasını gerektirir. Bu, personel tablosunda değişiklik yapmadan önce başka bir işe () transfer ayarlamanız gerektiği anlamına gelir. Yani, T-5 Formunda veya bağımsız olarak geliştirilmiş bir formda bir transfer emri vermeniz gerekir.

Daha sonra, çalışanla iş sözleşmesine ek bir anlaşma yapın ve çalışma kitabına transfer hakkında bir giriş yapın (16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan kurallar).

Organizasyonel veya teknolojik nedenlerden dolayı idarenin inisiyatifiyle iş unvanı veya maaş değiştirilirse prosedür biraz farklı olacaktır. Çalışana yaklaşan değişiklikleri iki ay önceden bildirmek gerekir. Çalışanın değişen koşullar altında çalışmayı kabul etmemesi durumunda, kendisine niteliklerine ve sağlık durumuna uygun başka bir iş için yazılı teklif gönderin. Eğer böyle bir iş yoksa, daha düşük seviyede boş bir pozisyon veya daha düşük ücretli bir iş teklif edin. Çalışan tüm teklifleri reddederse veya uygun bir işiniz yoksa, işten çıkarılmanızı Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 77. maddesinin 1. bölümünün 7. fıkrası uyarınca resmileştirin (istihdam koşullarındaki bir değişiklik nedeniyle çalışmaya devam etmeyi reddetmek) Taraflarca belirlenen sözleşme).

Bu prosedür Rusya Federasyonu İş Kanunu'nda öngörülmüştür.

Prosedürün sonunda personel tablosunda değişiklik yapılması için bir emir verin. Bu siparişte yapılan değişiklikleri personel tablosuna ekleyin.* Siparişi, değişikliklerden etkilenen çalışanların imzasıyla tanıştırın.

Personel tablosunda değişiklik yapmaya bir örnek

Organizasyonun yöneticisi, personel tablosundaki muhasebeci yardımcısının pozisyonunu yardımcı muhasebeci olarak yeniden adlandırmaya ve üretim departmanına bir dizi yeni pozisyon eklemeye karar verdi. Bunu yapmak için personel tablosunda değişiklik yapması gerekiyordu. Personel tablosunda değişiklik yapılması emrini verdi.

Yeni bir pozisyon tanıtıldığında personel tablosunda uygun ayarlamalar yapılır. Çoğu zaman bu, üretim ihtiyaçlarından kaynaklanmaktadır (yeniden düzenleme, faaliyet kapsamının genişletilmesi).

Sevgili okuyucular! Makale yasal sorunları çözmenin tipik yollarından bahsediyor, ancak her durum bireyseldir. Nasıl olduğunu bilmek istersen sorununuzu tam olarak çözün- bir danışmanla iletişime geçin:

BAŞVURULAR VE ÇAĞRILAR HAFTANIN 7 GÜNÜ 24 SAAT KABUL EDİLİR.

Hızlıdır ve ÜCRETSİZ!

İşçileri rahatlatmak için yeni pozisyonlar da getiriliyor: Genellikle bir çalışan, çeşitli uzmanların sorumluluğundaki çeşitli işlevleri yerine getiriyor. Örneğin, bir muhasebeci ayrıca bir personel müfettişinin veya sekreterin işini de yapar.

Normatif temel

Personel tablosu, her pozisyon için maaşı gösteren yapıyı, personeli ve çalışan sayısını açıklayan kuruluşun düzenleyici bir belgesidir (22 Mart 2012 tarihli ve 428-6-1 sayılı Rostrud mektubu).

İş Kanunu'nda belgenin kesin bir tanımı yoktur, üstelik bakımını da gerektirmez.

Personel tablosunu doldururken odaklanmanız gereken ana düzenleyici yasal düzenleme, personel kayıtlarının yönetiminde birincil belge formlarının onaylanmasına ilişkin 5 Ocak 2004 tarihli Devlet İstatistik Komitesi'nin 1 No'lu Kararıdır.

Gerekçeler

Yöneticinin talimatına göre kadro tablosunda ayarlamalar yapılır. Projenin hazırlanmasında İK uzmanları da görev alıyor.

Direktör, bireysel çalışanlara sözlü bir emir verir, buna göre pozisyonların tanıtılması için bir emir hazırlanır ve ardından belge kişisel imzasıyla onaylanır.

İş kompozisyonunu değiştirme ihtiyacı, işletmedeki iş hacmindeki artıştan, yeni bir faaliyet alanının getirilmesinden, yapısal bir birimin veya tüm organizasyonun verimliliğini artırmaya yönelik önlemlerden vb. kaynaklanabilir.

2019'da personel tablosuna yeni bir pozisyon nasıl eklenir?

Yeni bir pozisyon tanıtma prosedürü, organizasyonel faaliyetleri ve dokümantasyonu birleştiren birkaç aşamadan oluşur.

Prosedür, adımlar ve kurallar

Personel birimi ekleme ihtiyacının belirlenmesi

Bu, tüm prosedürdeki en önemli ve zor andır.

Personeli artırmak için güçlü argümanlar olmalı, bu nedenle bireysel görevlerin yerine getirilme standardını gelecekteki pozisyonun çalışma kapsamı ile analiz etmeniz gerekir.

Öncelikle girilen pozisyona ilişkin istatistiksel bilgileri (iş türleri, çalışanların işlevleri, zaman maliyetleri vb.) toplamanız gerekir. Hesaplama, belirli bir iş için sağlanan üretim standartlarına göre yapılır.

Kuruluşun kendi çalışma standartları sistemi yoksa Çalışma Bakanlığı standartlarını kullanabilirsiniz.

Örnek:

Üretim faaliyetlerinin genişlemesi nedeniyle şirketin sekreter-katip ihtiyacı oluştu. Kadroda böyle bir boşluk bulunmamakta olup, sekreterlik görevleri birden fazla çalışan tarafından yerine getirilmektedir.

Tahminlere göre, kuruluş bir ayda yaklaşık olarak şunları işliyor:

• 150 adet gelen evrak;
• 160 adet resmi yazışma;
• 50 yönetim emri;
• Karşı taraflardan 60 talep;
• ayrıca: 100 telefon görüşmesi.

Belgelerin bakımı ve çağrıların işlenmesine ilişkin işçilik maliyetlerini belirlemek için Çalışma Bakanlığı'nın 23 Sayılı Kararına başvurabilirsiniz.

Bu belgeye uygun olarak belgelerle çalışmaya ilişkin zaman standartları şöyledir:

Gerçekleştirilen işlev	Aylık işlenen birim sayısı	Saat standartları	Toplam harcama
Gelen belgeler	150	0,065	9,8
Resmi belgeler	160	0,065	10,4
Yönetim emirleri	50	0,08	4
Karşı taraflardan gelen kişiler	60	0,083	5
Aramalar	100	0,2	20
Toplam	520		49,2

Böylece, bir çalışan yalnızca yukarıda sıralanan işlevleri yerine getirirken ayda yaklaşık 50 saat harcayacaktır.

İK personeli bu tür çalışanlar için 0,25'lik bir oran uygulamasının mümkün olup olmadığını merak ediyor.

Bu kanunen yasak değildir: Beklenen iş miktarına bağlı olarak 0,5, 0,75 veya 0,25 oranında bir oran belirlenebilir. Benzer şekilde, girilen açık pozisyon için işçilik maliyetlerini iş kategorisine göre hesaplamanız gerekir.

Çalışanın mevcut iş yükü aylık çalışma saatini aşarsa, pozisyonun getirilmesi oldukça haklıdır.

Yeni bir iş tanımı hazırlamak

İşgücü maliyetlerinin hesaplanmasına göre yeni çalışanın gerçekleştireceği işlevlere ilişkin standartlar belirlenerek ayarlanır.

Bundan sonra taslak iş tanımı hazırlanır.

Yöneticiye hitaben bir not hazırlamak

Belirli bir yapısal birime yeni bir pozisyon getirilir, bu nedenle bu bölümün başkanı yönetmene hitaben bir not yazar.

Belge, yeni bir pozisyon açmanın gerekçesini ayrıntılı olarak açıklamalıdır. Notun ekinde bir taslak iş tanımı bulunmaktadır.

Siparişin verilmesi

Belgede pozisyonun girildiği departmanın yanı sıra maaş tutarına ilişkin bilgiler de belirtilir.

Boş kontenjanın açıldığı tarih, sipariş tarihi ile çakışmayabilir, dolayısıyla daha sonra değişiklik yapılabilir.

Personelin ayarlanması

Çalışanların imza sonrasında yeniliklere aşina olmaları zorunlu değildir.

Bir pozisyon için

Personel tablosunu ayarlama prosedürü İş Kanunu tarafından düzenlenmemiştir. Yalnızca bir boş pozisyona giriyorsanız yukarıda sunulan talimatları kullanabilirsiniz.

Böylece, işverenin eylemleri bir emir vermek, yeni bir iş tanımı hazırlamak, personel tablosunu değiştirmek ve bir çalışanı işe almaktan ibarettir.

Departman için

Değişiklikler yaygınsa yeni bir personel tablosu hazırlamak daha kolaydır. Belge personel departmanı tarafından geliştirilir ve yönetim tarafından onaylanır.

Başlıklar nasıl seçilir?

İş Kanunu uyarınca, yeni boş pozisyonun adı, kanunun öngördüğü şekilde (RF Hükümet Kararnamesi No. 787) onaylanmış mevcut yeterlilik dizinine uygun olmalıdır.

Tanıtılan pozisyon özel kısıtlamalar ve garantilerle ilişkili değilse, yönetici, böyle bir ismin dizinde olup olmadığına bakılmaksızın uzmanlığın adını bağımsız olarak belirleyebilir.

İş unvanının referans kitabına ve mesleki standartlara tam olarak uyma yükümlülüğü, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun iki maddesinde belirtilmiştir:

• Sanat. 57 (belirli pozisyonlara sübvansiyon ve fayda sağlanması, kısıtlamaların varlığı);
• Sanat. 195.3 (mesleki standartların uygulanması).

Belgeleme

Bir pozisyon açma prosedürü kanunla belirlenen prosedüre uygun olarak resmileştirilmelidir.

Bunu yapmak için, personel tablosunu değiştirme emri verilir, bir iş tanımı geliştirilir ve ardından eklemeler yapılır.

Personel tablosu T-3 formuna göre hazırlanmıştır (1 No'lu Devlet İstatistik Komitesi Kararı ile onaylanmıştır). Gerektiğinde işveren kendi formunu geliştirebilir (14 Şubat 2013 tarihli Rostrud Mektup No. 1487-6-1-PG).

Emirler

Bir pozisyon tanıtma emrinin düzenlenmiş bir formu yoktur, ancak bunu hazırlarken Gosstandart R 6.30-2003 gerekliliklerine göre yönlendirilmeniz gerekir.

• belgenin başlığı, yeni bir pozisyonun getirilmesi nedeniyle programda ayarlamalar yapıldığını belirtmelidir;
• Üstte kuruluşun tam adı, sıra numarası ve tarihi yazılır;
• ana metnin son paragrafı, emrin yerine getirilmesini kontrol eden kişinin tam adını içermelidir;
• Alt tarafa müdür veya yetkili bir resmi imza atılır; onayı, baş muhasebeci veya personel servis şefi imzalayabilir.

Personel alımına ilişkin tüm siparişler şirket genelinde geneldir.

Çalışanların kişisel bilgilerine erişimi sınırlamak için belgeye özel bir dizin (örneğin “ШР”) verilebilir ve ayrı bir klasörde saklanabilir.

1. Satış Direktörü (maaş – 100.000 ruble) – 1 tam zamanlı pozisyon;
2. Satış eğitmeni (maaş – 50.000 ruble) – 1 tam zamanlı pozisyon.”

Örnek belge:

Kadro değişikliği

Personel tablosu on sütundan oluşan bir belgedir ve onaylandığı esasa göre siparişin ekidir. Değişiklikler küçükse (örneğin, bir veya iki pozisyonun eklenmesi), siparişin tamamının yeniden yapılmasına gerek yoktur.

Önemli ayarlamalar yapılması durumunda (yeni bir departman veya bölümün açılması), formun tamamını bir kerede yeniden düzenlemek, yani yeni bir program oluşturmak daha iyidir. Bu belge, takvimi onaylayan emre göre belirli bir tarihte yürürlüğe girer.

Devlet İstatistik Komitesi tarafından düzenlenen forma göre belge şunları belirtmelidir:

• bölümlerin adları;
• tüm pozisyonların isimleri;
• personel büyüklüğü;
• boyut, ek ücret.

İş tanımları

Her pozisyon için, yani belirsiz sayıda çalışan için, tam adı belirtilmeden görev tanımı hazırlanır ve onaylanır.

Talimat yazma prosedürü düzenleyici yasal düzenlemelerle belirlenmemiştir, bu nedenle yönetim, bunların nasıl hazırlanıp düzeltileceğine bağımsız olarak karar verir.

Bir belge hazırlarken asıl görev, çalışanların iş sorumlulukları ve yetkilerinin tüm listesini en açık ve kesin ifadelerle tam olarak kapsayan talimatlar geliştirmektir.

Görev tanımlarının geliştirilmesi aşağıdakilere dayanarak gerçekleştirilir:

• Rusya Federasyonu İş Kanunu;
• Pozisyonların sınıflandırılması dizini.

Belge şirketin genel antetli kağıdına hazırlanmıştır.

Ana ayrıntılar şunları içerir:

• Firma Adı;
• Belgenin başlığı;
• sayı ile tarih;
• derlendiği yer;
• başlık;
• Metin içeriği;
• yönetmenin tablosu;
• onay damgası.

İş tanımı yapısı:

• Genel Hükümler;
• çalışan işlevleri;
• iş sorumlulukları;
• çalışan hakları;
• sorumluluk;
• şirket içi ilişkiler.

Yeni bir pozisyon açıldığında uzmanın da yeni bir görev tanımı oluşturulur.

İş sözleşmeleri

Maaşta bir azalma veya artış, bir pozisyonun yeniden adlandırılması ve personel tablosunda diğer ayarlamalar yapılmasına yol açar.

Kadro tablosunu değiştirme emri verildikten sonra çalışanla bir sözleşme yapılır.

Bir çalışanı yeni bir pozisyon için işe alırken, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun genel kurallarına göre onunla bir anlaşma yapılır.

Bir pozisyonun adı değiştirilirse işveren uygun girişleri yapar.

Mevcut çalışanlara yaklaşan değişiklikler hakkında en az iki ay önceden bildirimde bulunulur.

İş bulma merkezine bildirimde bulunmak gerekli midir?

Yeni bir pozisyon ekledikten sonra iki seçenek mümkündür:

• bu pozisyon için yeni bir çalışanın aranması ve işe alınması;
• halihazırda çalışan bir çalışanın ek bir sözleşme kapsamında kendisine devredilmesi (bu durumda eski boş pozisyon hariçtir).

Belirtilen algoritmalardan birini sıkı bir şekilde takip ederseniz, iş bulma servisine bildirimde bulunmanıza gerek yoktur.

Son teslim tarihleri

Yeni bir yapısal birim oluşturma veya pozisyon ekleme kararı, tüzel kişiliğin yetkili organı tarafından verilir.