Dahili bir not hazırlama: örnek bir belge ve hazırlama kuralları

İç yazışma- Bu, genellikle kuruluşun üretim sorunlarıyla doğrudan bağlantısı olan önemli konulara değinen bir belgedir.

o hazırlanmalı normal bir A4 kağıda veya belirli bir şirket için tipik olan resmi bir antetli kağıda.

Böyle bir belge hazırlarken, belirli bir muhatabın göstergesi olduğunu hatırlamakta fayda var. bir ön koşuldur.

Görevlinin açık bir şekilde kayıt altına alınması gerekmektedir. gözden geçirmek için gerekli yetkiye sahip benzer kağıt. Yetkisi, iş tanımı ve buna atanan işlevsel sorumluluklar tarafından onaylanmalıdır.

Önemli! Böyle bir kağıt belirli bir yasal güç taşır. Bu nedenle, yaratıcılığından onu yazan kişi sorumludur.

Böyle bir belge hazırlama nedenleri

Eğer ana durumları analiz edinüretimde ortaya çıkan, bu tür belgelerin hazırlanmasının nedenlerinin şunlar olabileceği sonucuna varabiliriz:

• idareyi göreve çağıran belirli kararlar almak... Böyle bir durumda, hazırlanırken 2 - 3 gerçeği belirtmek ve üretim durumunu nasıl etkilediklerine dair kısa bir analiz yapmak gerekir. Sonuçlar çıkarılmalıdır ve sorunu çözmek için öneriler sunun.
• Üstleri çeşitli nüanslar ve durumlar hakkında bilgilendirme ihtiyacı. Bu tür belgeler genellikle periyodik olarak yazılır ve analitik.
• Rapor sağlanması. Bu tür notlar genellikle yapılan işin sonuçları belirli bir süre için. Ayrıca araştırmanın ne kadar etkili yürütüldüğünü, liderlerin emirlerine veya talimatlarına uyulduğunu da belirtebilir. bu not alınmalı böyle bir belge hazırlama hakkı bireysel ve yapısal bölümlerin başkanları var.

Ancak, böyle kural sıradan çalışanların haklarını ihlal etmemelidirüstlerinizle iletişime geçin.

Dışarıdan nasıl farklı?

1. Yukarıda belirtildiği gibi, dahili not bir yöneticiden diğerine gönderilen belge aynı işletme içinde. Tasarımında hem antetli kağıt kullanımına hem de basit bir kağıt yaprağına izin verilmesi dikkat çekicidir.
2. Benzer bir kağıt hazırladıktan sonra derleyici tarafından imzalanır ve muhataba gönderilir... Bu durumda, belgeyi hazırlayan kişi mutlaka soyadını, adını ve konumunu belirtmelidir.
3. İçteki kuzeninin aksine, dış nota her zaman bir firmanın ötesine geçer... Böyle bir belge, kural olarak, daha yüksek makamlara gönderilir.
4. Not etmekte fayda var bu tür kağıtlar arasında önemli bir fark... Gerçek şu ki, derleme mutlaka derlemenin yapıldığı kuruluşun antetli kağıdında yapılmalıdır. Standart bilgilere ek olarak, firma bilgilerini ve mührünü içermelidir.
5. Harici not gerekli bir imza içermelidir işletmenin başkanının pozisyonunu tutan kişi.

Yazma kuralları

İç yazışma belirli bir yasal güce sahip, bu yüzden tasarım konusunda ciddi olmaya değer.

İçerdiği bilgiler mutlaka tamamen işin özellikleriyle ilgili, kısaca ve sadece konunun esası üzerinde sunulmakla birlikte, konuyla ilgili olmayan detayların sunulmasına izin verilmez.

• sunum tarzı tamamen bilgi amaçlı olmalıdır. Bu tür bir kağıt, herhangi bir duygu veya duygu belirtisi içermemelidir.
• Belirtilen tüm gerçekler veya öneriler durumda belirtilmelidir... Tüm ayrıntılar açıkça işaretlenmelidir.
• Belge düzenlenmelidir belirli kurallara göre... İçinde bariz hatalar varsa veya zorunlu bilgiler eksikse, buna dayanarak kağıt geçersiz olabilir.

Önemli! Belgenin bilgi içeriğini ve işletme yönetimi için yararlılığını belirleyen bu ana bölümlerin sunumudur.

Çeşitli türlerde ek bilgilere ek olarak, belge şunları içermelidir bölünebilen ana metin bölümü:

1. tespit kısmı konunun tüm gerçeklerini ve yükümlülüklerini detaylandırmak.
2. Analitik kısım olası sonuçları içerir.
3. Önerilen parça, derleyicinin tavsiyelerini ve tavsiyelerini belirlediği.

Adım adım talimat

Yukarıda da belirtildiği gibi, dahili not metni iki bölümden oluşur:

1. giriş bölümünde sorunun durumunu yaz, derleme nedeni olarak görev yapan gerçekler. Ayrıca analizlerinin sonuçlarını göstermek de gereklidir.
2. Ana bölüm olmalı sonuçları, önerileri, istekleri içerir... Ana bölümü net bir teklif veya istekle tamamlamanız gerekir.

Ayrıntılara gelince, söz konusu kağıt barındırmalı:

Muayene sırasında herhangi bir ihlal bulunursa, o zaman belge geçersiz yüksek bir olasılıkla. Hareket halindeki derleyici yapabilirse tüm kurallara uymak makalenin yazılmasıyla ilgili olarak, o zaman üst yönetimin onu alacağından ve dikkatlice inceleyeceğinden şüphesi olamaz.

Önemli! Bildirinin planına ve şekline kesinlikle uyulması gerektiğini belirtmekte fayda var.

Kayıt örneği

Açıklık için, daha önce böyle bir şey yazmamış, ancak gidecek olan bir kişi düşünmelidir. benzer bir belge örneği... Belirli bir örnek, nasıl yapılacağını özetleyecektir. bir not hazırlamak, bir kişi disiplini ihlal ederse, yani geç kalırsa veya genel olarak işyerinde görünmezse.

Kağıt şu şekilde oluşturulmuştur:

1. her şeyden önce, sağ üst köşede gereklidir muhatabı ve göndereni belirtin, örneğin, PJSC JSCB "BANK" direktörü IP Kostrov'a, satış departmanı başkanı Makhnov K.S.
2. Sonraki, ihtiyacınız belgenin adını belirtin böyle bir durumda, muhtıra ve hemen altında ve solda derleme tarihi, örneğin, 03/31/2015.
3. Bir sonraki adım ana kısmı yaz... Örneğin: Müşteri yöneticisi Mitrokhina M.A. 8:00-17:00 saatleri arasında işyerinde yoktu. Bu, 4 saatlik eşiği aşıyor ve devamsızlık olarak kabul ediliyor. Çalışan bir açıklama yapmadı ve devamsızlık nedeninin geçerliliğini teyit edecek herhangi bir belge göstermedi. Yukarıdakilerle bağlantılı olarak, Mitrokhina M.A.'ya başvurmayı öneriyorum. disiplin cezası, yani işten çıkarma.
4. Son adım derleyici belirtmelidir pozisyonunuz, soyadınız, baş harfleriniz, imzanız ve tarihiniz.

Aşağıdaki fotoğrafta bir örnek:

Böyle bir belge hazırlanmalıdır, sadece eğer iyi bir sebep varsa bunun için. Derleyici böyle bir kağıt yardımıyla bir şey başarmayı planlıyorsa, ihtiyacı vardır. çizim kurallarına kesinlikle uyun.