Bir gider raporu nasıl düzgün bir şekilde doldurulur: doldurma örneği

Avans raporları - bir işletme çalışanının bir iş gezisi sırasında maruz kaldığı finansal maliyetleri hesaba katmak için muhasebede kullanılan birincil muhasebe belgeleri kategorisine bakın. Ayrıca, bu belge, işletmenin maddi kaynaklarının işe alınan personel tarafından harcanması durumunda kullanılır. Bu makalede, önceden bir rapor doldurma kurallarını dikkate almayı öneriyoruz.

Bir iş gezisi, bir çalışanın kısa bir süre için başka bir kuruluşa, doğrulamalı bir şubeye ve işyerinin bulunduğu yer dışındaki diğer faaliyetlere müzakereler için gönderilmesi olarak kabul edilir.

Belgenin amacı

Söz konusu form "AO-1" numaralı birleşik bir forma sahiptir. Tüzel kişilerin bağımsız olarak geliştirilmiş formları kullanma konusunda yasal hakları olduğu unutulmamalıdır. Ancak tek tip formlu kağıtların kullanılması daha çok tercih edilmektedir. Kuruluş yönetiminin görevi, hesap verebilir finansal kaynaklar alma hakkına sahip yetkililer hakkında bilgi içeren bir sipariş oluşturmaktır. 2018 yılına kadar, bu tür yetkiler, yalnızca iş sözleşmesi yapılan işletmenin çalışanlarına verilebilirdi.

Bugün, bir medeni anlaşma imzalanan kişilere hesap verebilir fonlar ihraç etmesine izin verilmektedir.

Siparişin içeriğinin, alınan fonların harcanma amacını, maksimum tutarını ve belirli bir süreyi içermesi gerektiği belirtilmelidir. Bir işletmenin bir çalışanının bir iş gezisine sevk edilmesi durumunda, maddi kaynakların verilmesi bir iş gezisi siparişine göre veya bir seyahat listesi temelinde yapılır.

Tüm iş gezisinin masraflarını karşılamak için fon alan bir çalışan, muhasebe departmanına rapor sunmalıdır. Avans raporunun teslimi için son tarih, işletmenin yönetiminden siparişin sayfalarında belirlenen sürenin sona ermesinden sonra üç gündür. Bu belge, şirketin finansal kaynaklarını harcamanın uygunluğunun gerekçelerinden biridir; bu, hesap verebilir fonların hedeflenen kullanımını onaylayan belgelerin eklenmesi gerektiği anlamına gelir.

Nüanslar ve incelikler

Raporlama tutarlarını kullanmanın fizibilitesini doğrulamak için çalışanın önceden raporları doldurması gerekir. Böyle bir belge her iki tarafta da doldurulur ve ardından doğrulama için muhasebe departmanına gönderilir. İncelenen rapor, onay için kuruluş yönetimine gönderilir. Mevcut faturaya göre, bu birincil muhasebe belgesi tek nüsha olarak doldurulur.

Bir çalışana önceden verilen paranın harcanması, birincil muhasebe belgesi - bir avans raporu kullanılarak onaylanır.

OKUD'daki (Tüm Rusya Yönetim Belgeleri Sınıflandırıcısı) avans raporunun sayısının 2015 yılında değiştirildiğine dikkat edilmelidir. Daha önce, bu form "0504049" numarasını taşıyordu. 30 Mart 2015 tarihinde, Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı, bu forma yeni bir numara atanması üzerine elli iki numaralı bir emir yayınladı. Bugün avans raporunun numarası OKUD "0504505". Aşağıda, OKUD 0504505'e göre bir ön rapor formunun formunun nasıl göründüğünü öğrenebilirsiniz.Bu belge, bir muhasebe kontrolünden sonra işletme çalışanına devredilmesi gereken bir yırtma bölümü içerir.

AO-1 formunu hazırlama prosedürü

Mevcut mevzuata göre, her şirketin söz konusu belgeyi bağımsız olarak hazırlama hakkı vardır. Ancak, bu tür kağıtlarda bulunması gereken zorunlu ayrıntıları sağlayan açık bir düzenleme vardır. Bu ayrıntılar şunları içerir:

kayıt numarası ve derleme tarihi;
şirketin adı;
alınan ve harcanan fon miktarı;
ana belgeye eklerin listesi.

Önceden raporlama, el yazısıyla veya daktiloyla (bilgisayarda) doldurulur. Önemli kriterlerden biri, belgenin gerekli yetkilere sahip bir görevlinin imzasıyla onaylanmasıdır. Belgenin elektronik versiyonu olması durumunda, yöneticinin dijital imzası gereklidir. Bu tür birincil belgelerin derlenmesine yalnızca işletme içinde bir elektronik belge yönetim sistemi kullanıldığında izin verilir.

İşletmenin bir çalışanına hesap verebilir bir miktar verilmesine karar verirken, müdür ilgili bir emir vermelidir. Rapor yazmanın önemli aşamalarından biri "Avans ödemesi temliği" satırını kontrol etmektir.... Bu satır, şirket yönetiminin sırasına göre mevcut ifadelerle tam olarak eşleşmelidir.

Aşağıda bir ön rapor, bir doldurma örneği bulunmaktadır.

Sorumlu kişi tarafından avans raporunun sunulması için son tarih karşılanmadıysa, bu nakit disiplin ihlali olarak kabul edilir.

Muhasebeye gönderme

Bir iş gezisi döneminde bir şirket çalışanı tarafından gerçekleştirilen giderlerin muhasebesinde, çalışanlarla yapılan yerleşim hesapları, gider hesapları ve diğer belge türleri kullanılır. Tutarın nakit olarak düzenlenmesi durumunda, "Dt sayısı 71 CT sayısı 50" notunun yapılması gerekmektedir. Bu tür işaretler, doğru şekilde hazırlanmış bir nakit çıkış emri temelinde belirlenir.

Mali kaynakların işletme çalışanının banka kartına yatırılması durumunda, muhasebe defterine aşağıdaki not düşülür: "Дт сч.71 Кt Сч.51". Bu tür işlemleri gerçekleştirmek için muhasebecinin bir finans kurumu için bir ödeme formu doldurması gerekir. Çalışan bir iş gezisinden döndükten sonra sorumlulukları arasında muhasebe departmanına doğru şekilde yürütülen bir avans raporu sağlamak yer alır.

Bu sayfaya ve ilgili uygulamalara dayanarak, muhasebe defterine aşağıdaki girişler kaydedilir:

"Dt sayısı. 10 Ct. Sayısı 71"- hesap verilebilir tutarın stok alımına harcandığı bir durumda.
"Dt sayısı 41 Ct sayısı 71"- envanter kalemlerinin satın alınması durumunda.
"Dt w. 20, 23, 25.26 Kt w. 71"- işletmenin yapısal bölümlerinin ihtiyaçları için harcama yapılması durumunda.
"Dt sayısı. 44 Kt sayısı. 71"- Harcamaların ticaret şirketi tarafından yapıldığı durumda.

Bir işletme çalışanının harcanmamış finansal kaynaklara sahip olduğu bir durumda, bunları şirket yönetimine devretmesi gerekir. Kasiyere dönerken kod gösterilir: "Dt sayısı. 50 Kt sayısı. 71". Bir banka kartından bir işletmenin banka hesabına geri aktarırken, kod kaydedilir: "Дт сч.51 Кт сч.71". Raporlama tutarının belirli işlemleri gerçekleştirmek için yetersiz olması durumunda şirket, çalışanın finansal giderlerini tazmin eder. Kasiyer üzerinden ödeme yapılması durumunda "Дт сч.71 Кt сч.50" kodu, banka havalesi durumunda ise "Дт сс.71 Кt сч.51" belirtilir.

Bazı durumlarda, çalışan, masrafların fizibilitesini doğrulayan gerekli belgeleri sağlayamaz. Böyle bir durum, kişisel ihtiyaçlar nedeniyle yapılan harcamalar nedeniyle belgelerin kaybolması veya çeklerin sağlanmasının imkansız olması durumunda ortaya çıkabilir. Bu durumda 94 numaralı kod kullanılır.Muhasebe defterine “Dt cc.94 Ct cc. 71 ", fon eksikliğini yansıtır. Ayrıca, eksiklik tutarı, "Dt hesabı 70 CT hesabı 94" kayıt koduna göre çalışanın maaşından düşülür.

Ön rapor, sorumlu memur ve muhasebeci tarafından doldurulması gereken iki taraflı birleşik bir form anlamına gelir.

Kullanılan terimler:

Dt (borç)- para transfer etme eylemi.
BT (kredi)- raporlama tutarının tam veya kısmi iadesi eylemi.
Orta- Kontrol.

Destekleyici belgeler

Bir iş gezisi ile ilgili giderlerin işlenmesi sırasında, muhasebecinin 13 Ekim 2008 tarih ve 749 sayılı Kararnameye dayanması gerekir. Bu belge, bir iş gezisine çıkan bir çalışanın seyahat belgesi alması gerektiğini söylüyor. Unutulmamalıdır ki belgelendirme şekli ile ilgili düzenlemeler bulunmaktadır. İş gezisinin tarihlerini belirtmeli ve şirket yönetimi tarafından imzalanmalı ve mühürlenmelidir.

Gider tutarı, muhasebe departmanına sunulan çek, bilet ve makbuzlara göre hesaplanır. Verileri destekleyen belgeler, ön raporun ayrılmaz bir parçasıdır. Bir iş gezisinden döndükten sonra, çalışan verilen sertifikayı teslim etmelidir. Daha sonra yönetim onayına sunulmak üzere raporlar hazırlanır. Vergi makamlarından talep riskini azaltmak için, evrakları artan sorumlulukla doldurmaya yaklaşmak gerekir. Yanlış doldurulmuş bir rapor durumunda, muhasebeci belgeleri kabul etmeyi reddetme hakkına sahiptir.

Çalışanın görevi, tüm nakit ve satış makbuzlarının yanı sıra diğer katı raporlama biçimlerini toplamaktır. Yukarıdaki belgelerin tümü bir A4 kağıt kağıda eklenmiştir. Bunu yaparak, önemli gider raporu eklerini kaybetme riskini azaltabilirsiniz. Bazı muhasebeciler, mürekkebin solması nedeniyle belgelerin kaybolması riskini azaltmak için çalışanların her belgenin bir fotokopisini çekmelerini önermektedir. Rapora bu tür ekler, şirketin vergi makamları tarafından yapılan incelemeler sırasında bir iş gezisi sırasında finansal maliyetlerin fizibilitesini kanıtlamasına izin verir.

Raporu doldurmanın incelikleri

Bir ön raporun nasıl düzgün bir şekilde hazırlanacağı sorusu göz önüne alındığında, bir çalışanı Rusya Federasyonu dışına bir iş gezisine gönderme süreciyle ilgili bazı inceliklere dikkat edilmelidir. Bu durumda, gerekli tüm tarihler yabancı pasaportun sayfalarına kaydedildiğinden seyahat belgesi verilmesine gerek yoktur.

Birleşik rapor formu, vergi dairesine aktarılması amaçlanan katı raporlamaya tabi olan belgelere atıfta bulunur.

Yabancı bir iş gezisi için bir yetkili seçildikten sonra, şirket yönetiminin görevi, iş gezisinin amacını, pozisyonunu, soyadını ve adının baş harflerini ve varış yerini kaydeden gerekli düzeni hazırlamaktır. Günlük harcamaların boyutunu bağımsız olarak ayarlamasına izin verilir. İstatistiklere göre, günlük harcamalar kişisel gelir vergisine tabi tutarı aşamaz. Şirket, varış noktasına uçuş için ödeme yapar. Bir iş gezisine gönderilen bir memurun görevi, konaklama, uçuş, devlet ücretlerinin ödenmesi ve çeviri hizmetleri için harcamaları onaylayan belgeler hazırlamaktır.

Ön rapor doldurma kuralları

Şimdi bir seyahat masrafı raporu doldurma örneğine bakalım. Formun ana sayfasında, bir iş gezisinden döndükten sonra çalışanın emek faaliyetinin yürütüldüğü işletmenin ve departmanın adını belirtmelisiniz. Daha sonra, seyahatin konumu, amacı, formun kayıt numarası ve evrakların doldurulma tarihi belirtilir.

Tablo kısmı, yetkiliye verilen fonlar hakkındaki bilgileri yansıtır. Burada alınan avans tutarı ve iş gezisi sırasında yapılan finansman giderleri kaydedilir. Ayrıca, harcanmamış fon olup olmadığının ortaya çıktığı bir özetleme yapılır. Söz konusu belgenin arka tarafında, mevcut giderlerin hedeflenen doğası gerçeğini doğrulayan birincil belgeler hakkında genel bir bilgi verilmektedir. Bu belge türü, mal ve nakit makbuzları, makbuzları, fiilleri ve faturaları içerir. Verilerin sistematik hale getirilmesi ve kronolojik sıraya göre kaydedilmesi gerektiğine dikkat etmek önemlidir. Bilgiler düzenlendikten sonra ana belgeye eklenir.

Gerekli tüm kağıtları doldurduktan sonra, tamamlanan raporlama, tutarı harcamanın uygunluğunu kontrol etmek için muhasebe departmanına aktarılır. Belgeleri doldurmanın doğruluğu da dikkate alınır. Denetimden sonra muhasebeci gider raporuna ekli faturaları düzeltir. Bundan sonra, belgeler sorumlu kişi tarafından imzalanır ve daha sonra şirket yönetiminin onayına sunulur.

Bir iş gezisinden dönen bir kişinin harcanmamış parası olması durumunda, kalan tutarı kasiyere veya muhasebe departmanına iade etmesi gerekir. Maliyet aşımları durumunda şirket, çalışanın kayıplarını telafi etmelidir. Bir çalışanın daha önce düzenlenmiş bir avans ödemesini geciktirmesi durumunda, kişisel harcamalar geri ödenmez. Bu tür formları doldurma süreci oldukça basittir, ancak çeşitli nüanslar dikkate alınmalıdır.

Bir belge hazırlarken hatalardan kaçınmak için bir muhasebeciye danışmalısınız.

Belge, şirketin doğrudan yönetiminin imzası ile zorunlu tasdik ile kağıt veya elektronik ortamda hazırlanabilir.

Ön raporlama, bir iş gezisinden gelen bir kişi ve muhasebe departmanı temsilcisi tarafından doldurulur. Müfettişin görevi, verilen bilgilerin doğruluğunu analiz etmektir. Ayrıca, çalışana, raporun kayıtlı olduğunu onaylayan bir muhasebe makbuzu verilmelidir. Makbuz, formun kayıt kodunu, raporun yazıldığı tarihi, sorumlu fonları alan görevlinin soyadını ve adının baş harflerini gösteren ayrılabilir bir parçasıdır. Ardından, kaydedilen finansal giderlerin miktarı ve rapora yapılan ek yatırımların sayısı belirtilir.

Raporlamanın doğru şekilde yapılmaması durumunda, muhasebe departmanı belgeleri kabul etmeyi reddetme hakkını saklı tutar. Bu durumda memur, işletmenin borçlusu olur. Borcu geri ödemeyi reddetmesi durumunda, kuruluşun yönetimi, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun yüz otuz yedinci maddesi uyarınca, çalışanın maaşından gerekli fonları kesme hakkına sahiptir. Unutulmamalıdır ki, fonların tutulması çalışanın rızası ile gerçekleştirilir.... Bu gerçek belgelenmelidir. Çalışanın masrafları karşılamayı reddetmesi durumunda, ortaya çıkan ihtilaf mahkemede çözülür.