Hesaptaki para nasıl verilir

Bir çalışana, doğrudan kadroda bulunduğu kuruluşun çalışmaları ile ilgili harcamalar için sorumlu fonlar verilir. Örneğin, seyahat parası veya kırtasiye satın almak için aylık olarak tahsis edilen finansman veya baskı malzemeleri için ödeme olabilir.

Hesaba para verilmesi, tüm kurallara uyulmasını gerektiren belirli bir sırayla yapılır. Her şeyden önce, sorumlu kişiden üretim maliyetleri için kendisine fon tahsis etme ihtiyacı hakkında bir açıklama yazılmalıdır. Bu giderlerin muhasebe kayıtlarına tabi olması gerektiğinden, işletme başkanı tarafından fonlara ihtiyaç duyulduğunda da başvuru yapılır.

Sorumlu fonlar, hem işletmenin nakit masasında hem de banka kartında nakit olarak alınabilir. Paranın ihraç edildiği süreye gelince, şirket başkanı tarafından belirlenir.

Fon verme süreci nasıl hesap verebilir? İşletme çalışanları hangi nüansların farkında olmalıdır? Ve maliyet kontrolü nasıl yapılır?

Merkezi ayrıntılar

Üretim giderleri için para alan tüm sorumlu kişilerin, öngörülen süre içinde şirketin fonlarının ne için harcandığını tam olarak sunmaları gerekmektedir. İşletmenin muhasebe departmanına, satın alımlardan, otel ücretlerinden, seyahat giderlerinden vb. makbuz ve çeklerin eklenmesi gereken bir maliyet tablosu verilir.

Rusya Federasyonu'nda nakit işlem yapma Prosedürü tarafından belirlenen, hesap verebilir para verme kuralları ve ayrıca maliyetler hakkında daha fazla raporlama. Bu nedenle, onlara göre, işletmelerin yalnızca ana ofis çalışanlarına değil, aynı zamanda bağımsız olmayan şubelere de hesap verebilir fonlar verme hakkı vardır.

Ek olarak, hesap verebilir fonlara ilişkin mevzuat aşağıdakileri belirler:

para verilmesi, çalışanlar tarafından yalnızca şirketin faaliyetleriyle ilgili masrafların ödenmesi amacıyla yapılabilir (örneğin, bir iş gezisi için ödeme);
sorumlu fonları alan kişi, para gönderirken başvuruda belirtilen sürenin bitiminden sonra veya bir iş gezisinden varış gününden itibaren üç iş günü içinde, harcanan tutarları muhasebeciye bildirmekle yükümlüdür. işletme;
Daha önce kendilerine verilen hesap verilebilir parayı muhasebeleştirmemiş olan kuruluşun çalışanları yeni fon alamazlar.

Çıkarılan paranın üçüncü bir kişiye devredilmesine gelince, sorumlu kişinin bu tür işlemleri yapma hakkı yoktur.

Hesap verebilir fon ihracının temel temeli, işletme müdürünün emridir. Ancak, çalışanın para almak için rızası olmadan, muhasebe departmanı bunları çalışana verme hakkına sahip değildir.

Seyahat veya temsili nakit almak için sorumlu kişi, paranın miktarını, kullanım süresini ve verilme amacına ilişkin bilgileri gösteren uygun bir başvuru yazmalıdır.

Hesap verebilir fon elde etmek için özel bir form olmadığından başvuru ücretsiz olarak düzenlenir. Bir muhasebe yetkilisinden yaklaşık bir örnek uygulama istenebilir.

Genel noktalar

Nakit işlem yapma prosedürü, hesapta verilmesine izin verilen belirli bir miktara sahip değildir. Kuruluş, amaçlarının türüne bağlı olarak ekonomik ve işletme giderlerinin miktarını bağımsız olarak belirler.

Aynısı, fon kullanımının zamanlaması için de geçerlidir: muhasebe departmanı, bunları kuruluş başkanının sırasına göre belirler. Ayrıca, sipariş, örneğin altı ay boyunca fonların verildiğini gösteriyorsa, çalışanın bunları önceden iade etmesi veya aylık gider raporu sunması gerekmez.

İstisna kişisel bir inisiyatiftir, diğer durumlarda, hiç kimse, sorumlu kişiyi, parayı kullanma süresinin sona ermesinden önce bir avans raporu hazırlamaya zorlama hakkına sahip değildir.

Çalışanlara ev ihtiyaçlarını karşılamak için verilen nakit hesaplı fonlar, benzin veya toplu taşıma ücretleri satın alma masraflarının geri ödenmesi belirli bir kişi grubuna verilir. Bu çalışanların listesi kuruluş başkanı tarafından belirlenir ve onun tarafından onaylanır.

İş gezileri raporu kapsamındaki nakit fonlar, belirli bir işletmede belirlenen tutar dahilinde verilir. Kuruluşun yönetim miktarını belirler. Gerekirse, artırılabilir.

Seyahat ödeneği verilmesinin temeli, başın çalışanı bir iş gezisine gönderme emridir.

Kuruluşun çalışanı, parayı aldığı sürenin düzenlenmesi başvurusunda belirtmezse, gider raporunun alınmasından sonraki üç iş günü içinde sunulması gerekecektir.

Sipariş ve belgeler

Hesap verebilir fon ihraç etme prosedürünün temeli, üst yönetimden bir emir hazırlanmasıdır. Sadece temelde, kuruluşun muhasebe departmanı, kararlaştırılan tutarı işletmenin ana hesabından üretim maliyetleri için yazma hakkına sahiptir. Sipariş formu İnternet'ten indirilebilir veya bir örneği İnternet'te kolayca bulunabilecek ücretsiz biçimde derlenebilir.

Sipariş aşağıdaki bilgileri içermelidir:

hesap verebilir fon ihraç etme hakkına sahip kişilerin listesi;
çalışanların pozisyonları;
rapor kapsamında düzenlenecek tutarlar;
fon kullanım süresi;
ön raporun sunulma tarihi.

Daha fazla raporlama için para alması gereken tüm çalışanlar, siparişi hatasız okumalı ve imza atmalı, böylece siparişi okuduklarını ve para almayı kabul ettiklerini teyit etmelidir.

Ayrıca, bu kişilerle mutlaka bir sorumluluk sözleşmesi yapılır ve ancak bundan sonra nakit almak için kasiyere gidebilirler.

Hesap verilebilir giderleri dosyalamak için hangi belgelere ihtiyaç vardır?

Rusya Federasyonu'nun nakit işlerinin yürütülmesine ilişkin mevzuatı, bir rapor için para verilirken sağlanması gereken belgelerin bir listesini oluşturur:

fonların ihraç sebebinin yanı sıra ihraç başlatan ve alıcı hakkındaki verileri içeren (başlatıcı işletmenin müdürü ise bir not gerekli değildir);
baş tarafından derlenen ve onaylanan;

İşçi atamalarıyla ilişkili üretim maliyetleri için kuruluşun hesabından fonlar borçlandırılırsa, nakit almak için ek olarak aşağıdaki belgelerden biri gerekebilir:

seyahat belgesi;
iş amaçlı seyahat edenlerin kayıt defteri;
iş ataması;
şirket adına masrafları ödemek için vekaletname;
mevcut vekaletnamelerin hesap defteri.

Neden ve ana hedefler

İşletmenin normal işleyişi için gerekli olan masrafların ödenmesi için hesap verebilir ödemeler yapılır. Bu fonlar hem şirketin çalışanlarına hem de kuruluşa hizmetlerini sağlayan yüklenicilere verilir.

Mevzuat, şirketin hesap verebilir para ile tazmin etme hakkına sahip olduğu ana maliyetlerin bir listesini oluşturur.

Dolayısıyla, ödemenin amacı aşağıdaki gibi olabilir:

iş gezileri için ödeme (iş gezisi);
şirket pahasına bir çalışan için konut kiralamak;
envanter kalemlerinin satın alınması için;
eğlence giderleri;
kuruluş için yapılan işler ve hizmetler için ödeme;
şirket ofisleri vb. için kırtasiye ve ev gereçlerinin satın alınması.

Kuruluşun ana nakit akışı sürecine sorumlu fonların dahil edilmesi yasaktır: işletmeler ve özel girişimciler arasında büyük yerleşimler yapmak. Sabit kıymetlerin arttırılmasıyla ilgili işlemler için yöneticinin rapor kapsamında yayınlama hakkına sahip olduğu maksimum limit 100 bin ruble'yi geçmez.

son tarihler

Hesap verebilir ödemeler için ön koşul, maliyetlerle ilgili eksiksiz bir raporun muhasebe departmanına sunulmasıdır. fonların kullanım süresinin bitiminden sonra, yani sona ermesinden üç gün sonra sunulmalıdır.

Hesaptaki para ihracı, şirket yönetimi tarafından belirtilen süre boyunca gerçekleştirilir. Her işletme bağımsız olarak yalnızca tutarı değil, aynı zamanda rapor kapsamında para kullanım süresini de belirler.

Gerçek şu ki, yasa bu fonların iadesi için belirli son tarihler sağlamıyor. Kuruluşlar bunları örneğin hem üç gün hem de altı ay boyunca yayınlayabilir. Her çalışan için, yöneticinin kendisi raporlama zamanını belirler.

Şirket, hem kendi kadrosundaki çalışanlara hem de sözleşmeli kuruluşlara rapor kapsamında para basma hakkına sahiptir. Ancak, bunlardan ikincisi ile, bir ön rapor doldurma ile ilgili sorunlar olabilir.

Gerçek şu ki, şirkette listelenmediklerini ve onlardan herhangi bir fon alıkoyamayacaklarını bilerek, şirketin muhasebesinde sorunlara neden olan bir maliyet raporu sunma yükümlülüklerini yerine getirmeyen vicdansız müteahhitleri işe alma vakaları vardır. Bölüm.

Bu durumda ne yapmalı? Fonlar, işsiz bir işletmenin işletilmesi sırasında ancak yüklenici firmaya karşı sorumluluk belgeleri imzaladıktan sonra verilmelidir. Ayrıca, kuruluşun yönetimi, reasürans amacıyla, sözleşmede bazı değişiklikler yapma hakkına sahiptir, örneğin, bir raporun geç sunulması durumunda, geciken her gün için% 1'lik bir ceza uygulanacağını belirtmek için. yükleniciye verilen tutar üzerinden tahsil edilecektir.

Ayrıca, bir rapor için fon verirken aşağıdaki kurallara uymak gerekir:

bir banka kartına para aktarırken, muhasebecinin ödemenin amacını sorumlu olarak belirtmesi gerekir;
fon alma başvurusu, ihraç şekliyle ilgili bilgileri içermelidir: nakit veya gayri nakdi;
çalışana, aldığı fonların diğer çalışanlara aktarılamayacağını, aksi takdirde doğrulama sırasında zorluklardan kaçınılamayacağını söyleyin;
daha önce sorumlu bir kişi tarafından hazırlanan bir açıklama olmadan para yazmayın, aksi takdirde şirket 50 bin ruble para cezasına çarptırılır;
döviz cinsinden harcanan para, raporlama sırasında rubleye çevrilmelidir.

İkinci durumda, masrafların daha doğru bir şekilde hesaplanması için, çalışanın döviz kurunu onaylayan bir belgeye sahip olması gerekir. Böyle bir belge yoksa, muhasebe departmanı para birimini Rusya Federasyonu Merkez Bankası'nın mevcut döviz kuru üzerinden rubleye çevirecektir.

Prosedürün nüansları

Yeni hesap verebilir para, ancak çalışanın önceden alınan masraflar için avans raporundan sonra mümkündür. Bir çalışanın bu konuda ödenmemiş borcu varsa, o zaman ona para yazarak, şirket para cezasıyla cezalandırılan nakit disiplinini ihlal edecektir.

Raporun sunulması ise yazılı olarak yapılır. Mevzuat, doldurulacak formun özel bir formunun yanı sıra yapılan masrafların gerçeğini kanıtlamak için sunulması gereken zorunlu belgelerin bir listesini sağlar.

Avans raporu, iş gezisinin bitiminden veya düzenleme başvurusunda belirtilen sürenin bitiminden itibaren üç gün içinde çalışan tarafından verilir.

Hatırlanacak şeyler

Çalışandan, yalnızca harcamalar için parayı önceden almışsa, alınan fonların maliyetleri hakkında bir rapor talep etmesi gerekir. Şirketin daha sonra hesap vererek geri ödediği kişisel parayı harcadıysa, avans raporu sunmamalıdır. Bu durumda, para vermeden önce, çalışandan işletmenin çıkarlarına yönelik masrafların tazmini için bir başvuru ve bunları doğrulayan belgeler: makbuzlar, çekler, faturalar vb.

Çalışan ilgili belgeleri sunmazsa, denetim sırasında sorumlu fonlar vergi makamları tarafından karlı olarak algılanacak ve bunlardan kişisel gelir vergisi alınacaktır.

Kalan fonların iadesine gelince, çalışanın kendisi için uygun olan herhangi bir şekilde iade etme hakkı vardır:

kasada nakit olarak;
şirket hesabına.

Ancak bu durumda bankanın kendisinde bir sorun olabilir. Bu nedenle, bazı finansal kurumlar, şirket bunları elektronik olarak yayınladıysa nakit kabul etmeyi reddediyor.

Bu sorunu yaşamamak için banka aracılığıyla para transferi yaparken bunun hesaplanabilir bir getiri olduğunu söylemeye gerek yoktur. Parayı başka bir gelir olarak belirtmek veya makbuz emrini iptal ederek bakiyeyi çalışana iade etmek ve geri ödemeyi ücretlerden kesinti olarak kaydetmek en iyisidir.

Tartışmalı anlar ve doğrulama

Genellikle, hesap verebilir fonları alırken ve verirken, derhal ve yerinde çözülmesi gereken sorunlu sorunlar ortaya çıkar. Çoğu zaman, deneyimsiz muhasebeciler kararlarını daha sonraya erteler ve gerekli miktarı çalışana yazar, bu da daha sonra para cezası veya işten çıkarılma ile sonuçlanır.

Aşağıdaki tablo, oldukça sık ortaya çıkan tartışmalı konuların örneklerini göstermektedir:

Durum	Çözüm
Çalışanın acilen sorumlu olması gerekiyordu ve yönetici işte değil.	Müdür yardımcısı veya muhasebeci bir emir verebilir, ancak bu prosedürü yürütmek için bir vekaletname varsa.
Başkan sözlü olarak, daha fazla rapor için kendisine para tahsis etmesini istedi.	Sorumlu ihracı, yalnızca yazılı bir başvurunun varlığında gerçekleştirilir ve yönetici istisna değildir.
Çalışanın, belirlenmiş 100 bin ruble sınırından daha fazla bir miktara ihtiyacı var.	Sadece nakit olarak bir anlaşma yapmak mümkündür. Paranın bir banka kartına aktarılması gerekiyorsa, limiti aşmak nakit yönetimi ihlali olarak kabul edilecektir.
İnşaat malzemelerinin satın alınması için yükleniciye kasadan para verilir.	2019 yılında yasal bir medeni sözleşme kapsamında istihdam edilen tüm kişiler yasal olarak işletmenin çalışanıdır. Bu nedenle, bu durumda hesap verebilirlik ihracı, nakit disiplini ihlali değildir.
Muhasebe departmanı sorumluluk konusunda bir anlaşma imzalamakta ısrar ediyor.	Çalışan kuruluşun kadrosundaysa, böyle bir sözleşmenin imzalanması zorunlu değildir. Fonların geri ödenmemesi durumunda, borç maaşından kesilebilir.

Yazar kasadan nakit

Şirketin rapor kapsamında nakit çıkışı yapabilmesi için bir yazar kasaya sahip olması gerekir. Bu nedenle, hesap verebilir para, yalnızca bu amaçlar için özel bir kasa bulunduran bir ticaret kuruluşunun kasası aracılığıyla elde edilebilir.

İster maaş ister işletmenin giderleri için fon olsun, kasadan verilen tüm tutarlar, aşağıdaki bilgileri kaydeden bir gider emri temelinde çalışanlara tahsis edilir:

parayı alan çalışanın verileri;
toplam;
özel amaç;
sipariş numarası;
kullanım koşulu;
Veriliş tarihi.

Sorumluluğun büyüklüğü şirket müdürü tarafından belirlenir ve şirketin cari hesabından gerekli tutarı da çeker. Fazla paraya ihtiyacınız yoksa, çalışanın başvurduğu andaki kasadaki kasadan çekebilirsiniz.

yönetmen için şema

Şirket başkanı için sorumlu fon ihracı, diğer çalışanlarda olduğu gibi gerçekleştirilir. Kanun, yöneticilere rapor kapsamında harcama parası alma konusunda herhangi bir özel özellik ve imtiyaz sağlamamaktadır, çünkü onlar da herkes gibi şirketin çalışanlarıdır.

Kayıt prosedürü, genel durumlarda olduğu gibi, bir siparişin hazırlanması ve bir başvurunun yazılmasıyla başlar. Tek fark, başvurunun "LLC Direktörü ..." yazması gerekmemesi, şirketin adını belirtmesi ve belgeyi imza ve mühürle onaylaması yeterlidir.

Bir vergi denetimi sırasında, yöneticiye sorumlu fon verildiği ortaya çıkar, ancak herhangi bir ifade bulunmazsa, şirket nakit işlemlerin yürütülmesine ilişkin yasayı ihlal ettiği için 50 bin para cezası ile karşı karşıya kalır.

algoritma

Hesap verebilir fonların tahakkuku için mevzuat, birkaç aşamadan oluşan belirli bir prosedür belirler:

daha önce ihraç edilen tutarlar için borçların doğrulanması;
bir uygulama hazırlamak;
bir gider emrinin yerine getirilmesi;
kasada sipariş vermek;
kasa defterini kontrol etmek.

Paranın tahsis edileceği çalışan tarafından işletme başkanı adına ve şahsen serbest formda bir başvuru yazılır. Nakit miktarını ve kullanım süresini belirtmelidir.

Şirketin baş muhasebecisi, kasiyeri veya yöneticisi tarafından bir gider emri verilir. Ayrıca işyerinde hangisinin bulunduğuna bağlı olarak bir muhasebeci veya müdür tarafından da imzalanır.

Para yatırmadan önce, kasiyer alınan sarf malzemesini kontrol etmek ve ayrıca bir pasaport veya başka bir belge talep ederek sorumlu kişinin kimliğini doğrulamak zorundadır.

Bundan sonra, kasa defterine alınan sipariş ve rapor için verilen fonlar hakkında bir giriş yapılır. Bu süreçten muhasebeci veya baş muhasebeci sorumludur, eğer işyerinde yoklarsa müdür giriş yapar.

Muhasebede yansıma

Şirketin tüm parasal giderleri muhasebe raporuna yansıtılır. Ayrıca, her finansal işlemin Rusya Federasyonu Vergi Kanunu tarafından belirlenen kendi kodlaması vardır.

Bu nedenle, hesaplar ofis veya ev giderleri için veya işletme için onarım çalışmaları için ödeme yapıldıysa, vergi muhasebesi raporunda bu işlem satış, hizmet alanıyla ilgili 44-FZ - Federal Yasaya göre gerçekleştirilir. ve belediye ve devlet ihtiyaçlarını sağlamak için çalışmak.

Rapor kapsamında para ihracı için muhasebe kaydı, fonların şirketin genel hesabından borçlandırıldığı gün yapılır. Vergi raporu bu fonları sorumlu olarak göstermiyorsa, Federal Vergi Servisi bunu bir ihlal olarak kabul edecektir. Ayrıca bu parayı alan sorumlu kişiden vergi tahsilatı da kesilecektir.

İşletmenin tüm muhasebe raporları 1C programında tutulur, hesap verebilir fonlar istisna değildir. Belirlenen süre içinde para bakiyesinin geri ödenmemesi veya giderlere ilişkin bir rapor olması durumunda, eksik tutar hem kredi - hesap verebilir kişilerle uzlaşmaya hem de borç - kıtlık ve kayıplara yansıtılır.

Gelecekte, eksik tutarlar silinir ve personele ücret veya diğer gider işlemleri için yapılan ödemeler olarak programa girilir. Kullanılmayan avansın kendisi de muhasebe kayıtlarına tabi olan sorumlu kişinin maaşından mahsup edilir.