Muhtıra - gereksinimlere göre hazırlıyoruz

Herhangi bir işletmenin belge akışı, belirli bir şekilde sistematik hale getirilmiş, farklı nitelikteki bir kağıt koleksiyonudur. Belgelerden biri bir muhtıradır.

Belgenin genel özellikleri ve amacı

Başlangıç ​​​​olarak, bir muhtıranın bilgilendirici ve aynı zamanda doğası gereği tavsiye niteliğinde bir iş belgesi olduğu belirtilmelidir. İşletmenin başkanına veya birinci dereceden amirine sağlanması amaçlanmıştır. Bu belge iki nedenle herkes tarafından yazılabilir:

1. Çalışanın inisiyatifinde.
2. Yönetim sırasına göre.

Her durumda, böyle bir makale belirli, tek bir konu hakkında ayrıntılı bilgi içerir. Aslında bu, çalışanın yazılı olarak ifade ettiği görüşüdür. Bir liderin karar verebilmesi için astlarının bir davanın koşullarıyla ilgili düşüncelerini bilmesi gereken durumlar vardır. Daha sonra çalışan, gerekçeli bir cevap vermek ve sonuç olarak kişisel görüşünü belirli teklifler ve tavsiyeler şeklinde eklemekle yükümlüdür. Buna göre, böyle bir not belirli bir kişinin özel görüşü haline gelir.

kafan karışmasın

Belirli bir belgenin hazırlanmasını üstlenerek, tam olarak neyin sağlanması gerektiğini tam olarak bilmeniz gerekir. Bazı türler birbirine çok benzer ve kolayca karıştırılabilir. Örneğin, üç tür iş notu vardır: ofis, rapor ve açıklayıcı. Aynı zamanda aralarında bilgili bir kişinin bu hataya düşmesini engelleyen üç önemli fark vardır. Bu belgeler farklıdır:

1. Muhatap tarafından, yani amaçlanan kişi tarafından. Hizmet notundan farklı olarak, birinci dereceden amir adına açıklayıcı bir not yazılır ve ayrıca doğrudan işletme müdürüne bir muhtıra düzenlenebilir.

2. Sunulan bilgilerin konusu ve anlamsal yükü hakkında. Açıklamanın teması doğrudan başlıktan anlaşılır. Hizmet, şirketin yapısal bölümleri arasındaki ticari yazışmaların bir parçasıdır. Raporun konusu farklı olabilir:

• periyodik raporlama;
• ilgi konusu hakkında tek seferlik bilgi sağlanması.

3. Hizmet ve açıklayıcı işletme içinde kullanılıyorsa, muhtıra hem dahili hem de harici olabilir. İlk durumda, şirketin müdürü ve ikincisinde - daha yüksek bir otorite için tasarlanmıştır.

Belge yapıldığında

Muhtıra gerekli bir tedbirdir. Mevcut durum kontrolden çıktığında ve işletmeyi ciddi sıkıntılarla tehdit ettiğinde hazırlanır. Başka bir deyişle, işlerin durumu kritik olmalıdır. Bu noktada çalışan, bilgiyi yönetimin dikkatine sunar ve bildiği gerçekleri detaylandırır. Bu, planın yerine getirilmesi veya beklenen kâr için bir tehdit olabilir. Belge, ortaya çıkan soruna liderlerin dikkatini çekmeyi ve durumu düzeltmeye çalışmayı amaçlıyor. Her uzman kendi yolunda durumun çözümünü temsil eder. Raporda kendi versiyonunu ayrıntılı olarak anlatıyor ve bu konudaki düşüncelerini ortaya koyuyor. Bilgilerin kolay algılanması için bu belge tamamen ücretsiz bir biçimde derlenmiştir. Bu tarz, kesinlikle herhangi bir çalışanın, başkaları tarafından yanlış anlaşılma korkusu olmadan, belirli, tek bir konudaki bakış açısını ifade etmesine izin verir.

Belgeyi derleme nedenleri

Bir memorandum düzenlenmesinin birkaç nedeni olabilir. Tabii ki, tüm olası durumlar için bir örnek veya benzersiz bir şablon oluşturabilirsiniz. Ancak herhangi bir özel durum, bireysel bir sunum tarzı gerektirir. Sebepler çok farklı olabilir:

• işe geç kalmak;
• devamsızlık;
• yükümlülüklerin ihlali;
• çalışanlar arasındaki çatışma;
• denetim sonuçlarının beyanı;
• hatayla ilgili bilgilerin dikkatine sunulması;
• planlanan hedefe ulaşamama tehdidi;
• kabul edilemez çalışan davranışı hakkında bilgi.

Pek çok neden vardır ve bunların her biri bireysel bir yaklaşım ve özel bir araştırma gerektirir. İlk elden bilgi alan patron, bunu iyice araştırmalı ve yetkin bir karar vermelidir. Çoğu zaman, problemdeki diğer katılımcılardan ek bilgi almaya ihtiyaç vardır. Konu ile ilgili açıklamalarını yönetime iletmek zorunda kalacaklardır.

Birisi bir şeyi kırarsa

Üretim koşullarındaki ihlaller nadir değildir. Onlar olmadan iş akışı ve insanlar arasındaki iletişim imkansızdır. En yaygın ihlal muhtırası Bir çalışanın işyerindeki davranışı her zaman belirsizdir. Genel kabul görmüş normdan herhangi bir sapma genellikle bir ihlal olarak algılanır ve uygun cezayı gerektirir. Yalnızca işletme başkanının ceza verme hakkı vardır, bu nedenle, en yakın amir de dahil olmak üzere diğer çalışanlar, onu yalnızca olanlar hakkında bilgilendirebilir ve ihmalkar meslektaş üzerindeki etkinin kendi versiyonlarını sunabilir. Böyle bir raporu derleme algoritması aşağıdaki gibidir.

1. Hizmetin veya bölümün adı. Sayfanın sol üst kısmında gösterilir.
2. muhatap (şirket başkanı). Sağ üstte belirtilmiştir.
3. Belgenin başlığı. Hemen altında kırmızı çizgiden büyük harflerle yazılır.
4. Belge Numarası.
5. Derleme yeri.
6. Başlık.
7. Belge metni: Tam ad ve ihlal edenin konumu, ihlal tarihi, ihlalin türü, olayın nedeni, tazmin önerisi.
8. Pozisyon, tam ad ve belgeyi hazırlayan kişinin imzası.

Bir meslektaş hatalıysa

Bir çalışan için bir muhtıra, acil amir veya bir meslektaş tarafından hazırlanabilir. Daha sıklıkla, derlenmesinin nedenleri olumsuzdur: ihlal, görevi kötüye kullanma, kötü davranış. Bu durumda not, olan biteni sağlamayı ve gelecekte bunun tekrarını durdurmayı amaçlar. Böyle bir belgeyi alan yönetici durumu anlamalı ve bir karar vermelidir. Bu durumda işçiye herhangi bir ceza verilip verilmeyeceği kendisine bağlıdır.

İlk kez olumsuz bir olay meydana geldiyse, kendinizi bir uyarı ve eğitici sohbetle sınırlayabilirsiniz. İhlal sisteme geçmişse iş mevzuatına göre cezai işlem uygulanacaktır. Başkan, kararın kaydedileceği bir vize vermekle yükümlüdür. Raporlar çalışanlar ve diğer nedenlerle düzenlenebilir. Örneğin, bölüm başkanı, astını vicdani çalışma veya iyi yapılmış bir iş için ödüllendirmek için müdüre hitaben bir not hazırlama hakkına sahiptir. Derleme ilkesi aynıdır, yalnızca metin olumludur.

Rapor yazmak zor mu?

Memorandum yazmak zor değil. Gerekirse sekreterden her zaman bir yazı örneği alınabilir. Bu tür birçok belge onun elinden geçer. Ana şey, olanların özünü açıkça belirtmektir. Lider, böyle bir belgeyi okuduktan sonra, bu "mesajın" derleyicisinin ne söylemek istediği konusunda net bir fikre sahip olmalıdır. Gerçekler kronolojik sırayla, adım adım anlatılmalıdır ki bütünlük içinde parlak ve anlaşılır bir tablo ortaya çıksın.

Ayrıca dahili kullanım için raporun genellikle normal bir A4 (veya A5) formatında düzenlendiği unutulmamalıdır. Bilgi daha yüksek bir kuruluşa verilmişse, metin işletmenin antetli kağıdına basılmalıdır. Böyle bir belge mutlaka yönetici tarafından imzalanmalıdır. Sonuç olarak, işletmeden iki temsilci tarafından imzalanacak: ilki derleyici, ikincisi yönetmen. Bilgi, ek bilgi ile doğrulanabilir. Genellikle ana belgeyle birlikte numaralandırılmış ekler olarak sunulurlar.

İşleri doğru yapmak için

Bilginin duyulabilmesi için muhtıra nasıl yazılacağını bilmeniz gerekir. Böyle bir belge genellikle üç ana bölümden oluşur.

1. Bu notu yazmamın nedeni. Burada durumu açıkça tanımlamak ve bilinen tüm gerçekleri listelemek gerekiyor.
2. Neler olduğu hakkında derleyicinin görüşü. Durumu kapsamlı bir şekilde analiz etmek ve soruna bir çözüm önermek gerekir.
3. Genel sonuç ve özel adımlar.

Muhatap okurken aklını kaçırmasın diye bilgiler olabildiğince kısa ve net olmalıdır. Aksi takdirde sunulan gerçekler yanlış yorumlanabilir ve alınan karar istenilen sonuçları getirmez. Metin, varsayımlarınızı ifade etmemeli veya gerçeği çarpıtmamalıdır. Bu yaklaşım kurallara aykırıdır. Böyle bir ihtiyaç ortaya çıkarsa, muhatabın kendisi ne olduğunu anlamak ve nihai bir karar vermek için derleyicinin görüşüyle ​​​​ilgilenecektir.

sıralama

Bir örnek üzerinde, belirli bir görevi ihmal durumunu ele almak mümkündür. Bir çalışan için bir mutabakat, işletmenin yönetimine sunulmak üzere acil amir tarafından derlenir. Başlangıç ​​​​olarak, çalışana yanlış hesaplamalarını düzeltmesi için zaman verilir. Aksi takdirde ilgili servis şefi, 3 tanık huzurunda, bu çalışanın önerilen süre içinde görevi tamamlamadığına dair. İhlal eden kişi daha sonra form boyunca nedenlerini belirten bir açıklama yazmalıdır.

Çalışan olmayabilir. Bu durumda savunmasının son fırsatını da kaybeder. Açıklayıcı not, inceleme için başkana sunulur. Nihai kararını bir karar şeklinde ifade eder. Kurtarma emrinin hazırlanması için bilgiler personel departmanına gönderilir. Cezanın derecesi kanuna göre belirlenir. Suistimalin oldukça ciddi olduğu ortaya çıkarsa ve ayrıca tekrarlanırsa, sonuç ilgili madde uyarınca işten çıkarılma olabilir.