Muhtıra: türleri ve taslağı

Yönetim, yani kaynakların tahsisi ile ilgili kararların alınması, ancak güvenilir ve zamanında bilgi temelinde mümkündür. Bu bilgiler doğru olmalı ve derhal ulaşmalıdır. Bu, daha sonra öğreneceğiniz "muhtıra" adı verilen resmi belgenin hizmet ettiği şeydir.

Bu not nedir?

Bir muhtıra, alt düzey çalışanlardan yönetime "aşağıdan yukarıya" bilgi aktarmanın standart bir büro şeklidir. Notlar, kritik olayları, devam eden faaliyetleri ve firmanın genel sağlığını tanımlar. Raporlara dayanarak yönetici, organizasyondaki işlerin durumunu daha doğru bir şekilde analiz edebilir ve yeterli komutlar verebilir.

Bir raporun oluşturulması, hem astın kendisi hem de doğrudan yönetimi hakkında bir fikir olabilir. İnisiyatif yönetimden geliyorsa, genellikle bu işi yapma emri asta sözlü olarak getirilir.

İş iletişimi için başka not türleri de vardır. Bir raporla karıştırılmamalıdırlar, bu nedenle popüler türlerini göz önünde bulundurun:

• Not - doğrudan birbirine bağlı olmayan departmanlar veya çalışanlar arasında bilgi aktarmak için kullanılır. Bazı işbirliği talepleri veya organizasyon içinde devam eden olayların bildirimleri bu şekilde ifade edilebilir, bu nedenle bu form bir muhtıra olarak kabul edilemez.
• , çalışanın genellikle yönetime eylemlerini, çoğu zaman kuruluşun normal işleyişinde bir aksamaya yol açanları açıkladığı. Ayrıca bu bir rapor değil.

Aşağıda, notlar ve notlar arasındaki farkı açıklayan bir videoyu izleyebilirsiniz:

Muhtıranın ciddi bir yasal belge olduğu unutulmamalıdır. Gelecekte yasal işlemlerde başvurmanız gerekebilir, bu nedenle içeriğine dikkat edin.

muhtıra türleri

Yaklaşık yönü başlıktan açıkça anlaşılan, konuya göre koşullu bir rapor bölümü vardır:

• Raporlama. Çoğu zaman, bu tür raporlar kullanılır. Derlemeleri, düzenli olarak basit ancak sürekli izlemeye ihtiyaç duyan parametreleri kontrol etmek için daha yüksek bir yapı tarafından önceden düzenlenir.
• Girişim. Astların işletmedeki süreçleri rasyonelleştirme veya optimize etme önerileri olduğu durumlarda yönetime düzensiz olarak sunulurlar.
• bilgilendirici. Bir departmanın veya şirketin köklü çalışmalarındaki bazı ciddi değişiklikleri (genellikle olumsuz) üstlere bildirmek için yazılırlar. Bu gibi durumlarda, kayıplara uğramamak veya olası karları kaçırmamak için genellikle hızlı bir yönetim yanıtı gerekir.

Konu ne olursa olsun, belge şunlar olabilir:

• dahili. Kurum içinde ortaya çıkan sorunları çözmek için iç raporlar kullanılmaktadır. Değerlendirildikten sonra kararlar kuruluşun kendi çalışanları tarafından verilir.
• harici. Kendi kurumunda gerçekleşen süreçlere dahil edilmek istenen bir dış kuruluş için dış rapor düzenlenir.

Bu tür muhtıraların nasıl derlendiğini daha ayrıntılı olarak ele alacağız.

Dahili memorandum nasıl yazılır?

Dahili raporlar genellikle düz kağıtlara yazılır. Gerekli bileşenleri listeliyoruz ve geleneksel konumlarını belirtiyoruz:

1. Raporun kime yönelik olduğu (kimin karar vermesi gerekecek) - sağ üstte, datif durumda.
2. Bölümün (bölümün) vazgeçilmez bir göstergesi olan belgeyi derleyen kişi hakkında bilgi. Ayrıca sağda, önceki bölümün altında, datif durumda belirtilir.
3. Belgenin adı - "Mutabakat" - sayfanın ortasında (nokta, iki nokta üst üste ve diğer noktalama işaretleri adın arkasına konmaz). Raporun konusu standart ise (devamsızlık hakkında, teklif hakkında, ikramiyeler hakkında) - hemen başlığın altına ekleyebilirsiniz.
4. Kayıt numarası ve tarihi (eğer dahili ofis işleri gerektiriyorsa).
5. Notanın düzenlenmesine neden olan saiklerden bahsetmek mümkündür.
6. Paragraftan - bir ifade, yani, herhangi bir süreçte yanıt verenin bakış açısından gelişen durumun bir ifadesi (gerçekler, olaylar, koşullar, kronoloji, nedensel ilişkiler).
7. Yeni paragraftan - analitik, yani konuşmacıya sunulduğu şekliyle halihazırda var olan veya gelecekte olası sorunların doğru bir açıklaması (bazen henüz kullanılmamış, ancak yararına hizmet edebilecek potansiyel fırsatlar verilir) organizasyon).
8. Yeni bir hattan - öneriler, yani sorunları ortadan kaldırmanın yolları veya belirli faktörlerin olumsuz etkilerinden kaçınmak mümkün değilse (veya kullanılmayan kaynakları geliştirmenin en iyi yolu) kayıpları en aza indirmeye yönelik öneriler.
9. Tarih, tarih, konuşmacının kişisel verileri - imza, pozisyon, baş harfler (tam ad).

Boş bir belge formu indirilebilir.

Böyle bir mutabakatın en popüler biçimleri aşağıda ele alınacaktır.

İş disiplininin ihlali hakkında

Böyle bir belge çok ciddidir, çünkü temelinde şunlar olabilir:

• verildi (kınama);
• bir çalışanın indirilmesi;
• bir çalışanın işten çıkarılması prosedürü, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun ilgili maddesi uyarınca başlatıldı;
• açık deneme.

Elbette bu tür bilgiler içseldir, dolayısıyla kurum dışına sızması istenmeyen bir durumdur.

Ana metin, çalışanın neden suçlu olduğunu açıkça ve özel olarak belirtmelidir. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun maddelerine ve çalışan tarafından ihlal edilen iç düzenlemelere doğrudan atıfta bulunulması daha da iyidir.

Metin genellikle, çalışanın bu belgenin numarasını, tarihini ve diğer tanımlayıcılarını belirten açıklayıcı bir notta davranışına ilişkin bir açıklama yaptığına dair bir söz içerir. Böyle bir açıklama yoksa bu da belirtilir.

Çalışanın işyerinde olmadığı için iş disiplinini ihlal ettiğini belirten örnek bir iç bildirim indirilebilir.

Görevleri yerine getirmeme hakkında

Kural olarak, resmi görevlerini yerine getirmeyen çalışan, disiplin sorumluluğuna getirme şeklinde cezalandırılmalıdır. Formları şunlar olabilir:

• primin ödenmemesi;
• iyi;
• azarlama;
• indirgeme.

Resmi görevlerin yerine getirilmediğine dair örnek bir muhtıra indirilmeye davet edilir.

Çalışan, cezanın haksız veya aşırı olduğunu düşünürse işverene dava açma hakkına sahiptir, bu nedenle, bir rapor hazırlarken, ifadelerin doğruluğu ve sunulan gereksinimlerin doğrulanması, örneğin dahili çalışma programına atıfta bulunularak gereklidir. .

ikramiyeler hakkında

Bu raporlama şekli, bir çalışana ikramiye verildiği durumlarda kullanılır. Ana metinde, ikramiyenin hangi işe ve ne kadar tahsis edildiği imzalanır. Böyle bir belgenin örneğini indirebilirsiniz.

Harici bir rapor nasıl yazılır?

Bu tür belgeler, şirket detaylarının ve iletişim bilgilerinin zorunlu olarak belirtilmesi ile birlikte şirket antetli kağıdına düzenlenir. Formdaki amblem, alıcının kiminle uğraştığını hızlı bir şekilde anlamasına yardımcı olacaktır. Belgenin gerçekliğini doğrulamak için, işletmenin mavi mührü yapıştırılmalıdır.

İş kağıdı dış dünyaya gönderileceğinden, doldurulması için gerekenler aşağıdaki gibidir:

1. Alıcı kuruluşun adı. Kısaltmalara ve eksikliklere izin verilmez (sağ üst).
2. Belgenin gönderildiği yetkili (genellikle "Genel Müdür" veya benzeri bir kişi) - önceki bölümün altında.
3. Gönderen kuruluşun adı, yine kısaltmalar ve eksiklikler olmadan (sol üstte).
4. Belgenin tam resmi başlığı (örneğin, bir çalışanın iş gezisiyle ilgili bir not) belgenin merkezinde yer alır.
5. İş formunda ifade edilen konunun özü özlü ve nettir.
6. Gönderen kuruluş başkanının konumu, imzası ve baş harfleri (alt kısmın ortasında).
7. Sanatçı hakkında bilgiler - pozisyon, baş harfler, iletişim (ofis) telefon numarası (önceki bölümün altında).

İşte böyle bir notun bir örneği:

Rapor formu için 5 gereklilik

Memorandumun kesinlikle zorunlu bir formu yoktur, ancak bu bir büro mesajıdır, bu nedenle aşağıdaki zorunlu unsurları içeren gayri resmi bir formatta yazılmıştır:

1. İstenen bilgiler açıkça belirtilmelidir.
2. Büyük hatalar ve önemli verilerin ihmal edilmesi kabul edilemez, aksi takdirde rapor gelecekte geçersiz olabilir.
3. Duygusal değerlendirmeler ve açıklanan duruma karşı kişisel bir tutum, idari bir kararın alınmasına katkıda bulunmadıkları için genellikle hoş karşılanmaz.
4. Koşulları açıklarken, durumun tüm temel ayrıntılarını belirtmek gerekir. Küçük ayrıntılar atlanabilir.
5. Belgenin sonunda derleyicinin konumu ve tam adı belirtilmelidir.

Yukarıda, farklı rapor türleri hakkında bilgi sahibi oldunuz, bu nedenle artık bunları nasıl oluşturacağınızı ve içlerinde ne yazılması gerektiğini çok daha iyi anlıyorsunuz. Amirleri muhtıra yazmakla yükümlü olan devlet kurumlarının çalışanları için bunu bilmek özellikle yararlıdır.