Notlar, notlar ve referanslar: fark nedir?

Kuruluşlar ve yapısal bölümler arasında bilgi alışverişini sağlayan belgelerin ana hacmi şunlardır: referanslar, notlar ve açıklayıcı notlar, özetler, raporlar, kanunlar, mektuplar, telefon mesajları. Bu belgelerde yer alan bilgiler eyleme ilham verebilir veya yalnızca dikkate alınabilir. Kompozisyon ve tasarımdaki farklılıkları göz önünde bulundurun notlar, notlar Ve Referanslar.

Raporlama Ve ofis notları Bunlar genellikle kuruluşun dahili belgeleridir. Organizasyonel ve idari belgelerle ilgili olarak yardımcı niteliktedirler. SSCB Ana Arşivi VNIIDAD, TsGADA tarafından 1974 yılında geliştirilen Kısa Belge Türleri ve Çeşitleri Sözlüğünde, bu belgelerin tanımları verilmiş ve bunlardan amaçlarına göre bazı farklılıklar ortaya çıkmıştır:

• muhtıra- derleyicinin sonuçları ve önerileri ile ilgili herhangi bir sorunu ortaya koyan, yönetime yönelik bir belge.
• hafıza- bir yetkili tarafından diğerine gönderilen herhangi bir çalışmanın performansına ilişkin bir not.

muhtıra

muhtıra(OKUD'a göre birleştirilmiş form kodu 0286041), yönetimi mevcut durum, meydana gelen olaylar vb. hakkında bilgilendirmek için derlenir. ve karar vermeyi teşvik eder.

Notlar tamamen bilgi amaçlı olabilir. Bu tür notlar, kural olarak, herhangi bir çalışmanın ilerleyişi hakkında bilgi içerir. Raporlama notları, görevlerin, planların, talimatların ve çalışmanın uygulanması hakkında rapor verir. Böylece, notlar sağlar kontrol nesnelerinin dikey seviyede iletişimi- aşağıdan yukarıya, yani daha düşük bir görevliden daha yüksek bir yetkiliye gönderilirler.

muhatabına göre notlar olabilir:

• dahili , onlar. yapısal bir birimin veya kurumun başına gönderilir ve
• harici - daha yüksek makamlara yöneliktir.

İç muhtıra

Dahili notlar standart bir kağıda derlenmiş, ancak GOST 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemlerine uygun olarak gerekli tüm detayları belirterek. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belgelerin hazırlanması için gereklilikler. Bu aksesuarlar şunları içerir:

• yapısal birimin adı;
• belge türü (BELLEK);
• Tarihi;
• kayıt numarası;
• metne başlık;
• metin;
• varış noktası;
• derleyicinin imzası (konumu gösteren).

Herhangi bir bilgi ve referans belgesinin metni, Times New Roman yazı tipinde, 14 punto ve 1,5 aralıkla formatlanır.

yaparken tercihen muhtıra başlık detaylarının açısal düzenlemesini kullanın (ancak bu gereklilik katı değildir). Başlık Konumu Örnekleri iç muhtıra iki yol:

İçinde iç muhtıra sol üst köşede, belgenin yazarı olan yapısal birimin adı bulunur.

Belge türünün adı büyük harflerle yazılır (BELLEK) ve 2 satır aralığından sonra ortaya veya sol kenar boşluğunun kenarına (belgenin başlığını düzenlemek için seçilen yönteme bağlı olarak) yerleştirilebilir.

Tarih ve dizin muhtıra bir satıra yazılır. Tarih, Arap rakamlarıyla yazılır, örneğin, 02/02/2006 veya alfasayısal biçimde, örneğin, 02 Şubat 2006. dış muhtıra imzalama ve kural olarak gönderme tarihidir. Tarih iç muhtıra taslağın hazırlanma ve imzalanma tarihi olacaktır.

için kayıt numarası iç muhtıra kuruluşta faaliyet gösteren kayıt sisteminin ayarına bağlı olarak derleme yerine veya alındığı yere yapıştırılır. gözden geçirerek muhtıra ilgili taraflara onay vizeleri yapıştırılır ve karar verildikten sonra başkanın kararı alınır. Bir kararın kabul edilmesi, değerlendirmenin son aşamasıdır. muhtıra.

muhtıra belgenin içeriğini kısaca açıklayan bir başlığa sahip olabilir. Muhtıranın başlığı belgeler için başlıkları derlemek için genel kurallara göre formüle edilmiştir: edat durumunda "o" edatını ve sözlü bir isim kullanarak. Örneğin: “Koroleva O.V.'nin çevirisi hakkında. muhasebeye."

İÇİNDE mutabakat metni iki kısım açıkça ayırt edilir. İlk bölüm, belgenin hazırlanmasına yol açan gerçekleri bildirir ve ikinci bölüm, belirli sonuçları, talepleri ve önerileri içerir. Muhtıranın metniüç bölümden de oluşabilir. Bu durumda, birinci bölüm (belirtme) onun yazılmasına neden olan nedenleri, gerçekleri veya olayları, ikinci bölüm - mevcut durumun bir analizini, olası çözümleri ve üçüncü - belirli eylemler için sonuçları ve önerileri ortaya koyacaktır. derleyiciye göre alınması gerekenler muhtıra. muhtıra metin ve tablo biçiminde veya her ikisinin bir kombinasyonu olarak sunulabilir.

Bir başvuru varsa, imzalamadan önce bununla ilgili bir not yapılır:

dış muhtıra

dış muhtıra ortak bir form üzerinde düzenlenir ve kuruluş başkanı tarafından imzalanır. Bu durumda, kuruluş tüzüğüne uygun olarak üst kuruluşun tam veya kısaltılmış adı kullanılır. Kuruluş-yazarın adı aşağıda yer almaktadır.

hafıza

Tüm Rusya yönetim belgeleri sınıflandırıcısında (OKUD) " gibi bir belge türü yoktur. hafıza". Ancak, bu tür bir belge yönetim uygulamasında yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu bağlamda, " hafıza” GOST 6.30-2003 “USD gerekliliklerine uygun olarak. USORD. Yönetim belgelerinin yürütülmesini birleştirmek için belgelerin yürütülmesi için gereklilikler ”.

ofis notları, Farklı notlar, kontrol nesnelerinin yatay seviyede iletişimini sağlamak, yani, bir çalışan veya birim başkanı tarafından başka bir birimin başkanı veya uzmanı adına derlenirler. Unutulmamalıdır ki ofis notları genellikle bir yöneticiden diğerine veya bir çalışandan diğerine yalnızca eşdeğer bir resmi statüye sahiplerse gönderilir, aksi takdirde muhtıra.

Genellikle, ofis notları malzeme ve teknik, bilgi, organizasyonel ve ekonomik destek konularında derlenmektedir. ofis notları yapısal bölümler arasında bir tür yazışmadır. Genellikle belirli bir istek veya teklif içerirler. Servis notları verilir raporlarla aynı.

Bir not örneği:

Referans

bilgi notları genellikle sertifika gibi bir belgeyle değiştirilir ve bunun tersi yasa dışıdır. Referans, biyografik veya resmi nitelikte olanlar da dahil olmak üzere, belirli gerçeklerin veya olayların açıklamalarını ve onaylarını içeren bir belgedir; raporların aksine, yöneticiden herhangi bir işlem gerektirmez.

Referansın amacına bağlı olarak şunlar olabilir:

• analitik,
• raporlama veya
• bilgilendirici.

Analitik referanslar Ele alınması gereken konu veya sorun hakkında bilgi içerir. Genellikle analitik referanslarönemli miktarda metne sahip (en fazla 3 sayfa). analitik metinüç bölümden oluşmaktadır. İlk bölüm, derlemenin temelini, ikincisi - durum veya sorunun bir analizini, üçüncüsü - sonuçları ve önerileri özetlemektedir.

Raporlama referansları Faaliyetlerin sonuçları hakkında özet bilgi içerir, bu nedenle, raporlama beyanının başlığı, sertifikada sunulan bilgilerin ilgili olduğu süreyi gösterir, örneğin: 2006 yılında kuruluşun iş akışının hacmine ilişkin beyan.

bilgi referansları yönetimi durum hakkında bilgilendirmek için düzenlenir ve örneğin aşağıdaki başlığa sahip olabilir: OJSC Luna ile yapılan sözleşme kapsamında işin ilerleyişinin beyanı. Talep üzerine hazırlanır ve belirlenen son tarihler içinde sunulur.

Muhatabına bağlı olarak referanslar şunlar olabilir:

• dış ve
• dahili.

Dış referanslar kuruluşun genel antetli kağıdına düzenlenir, kuruluş başkanı tarafından imzalanır ve notlarla aynı detayları içerir.

Dahili referanslar standart bir kağıda bir iç muhtıra ile aynı şekilde düzenlenir ve yapısal birim başkanı ve / veya bir uzman derleyici tarafından imzalanır.

Hem bilgilendirme hem de raporlama referansının metni bir tablo biçiminde biçimlendirilebilir, bölümler ve alt bölümler içerir (Örnek 6'daki dahili sertifika derleme örneğine bakın).

hazırlık aşamasında taslak yardım içeriğini aşağıdaki açılardan dikkatli bir şekilde düzenlemek gerekir:

• gerçeklerin ve bilgilerin eksiksizliği ve güvenilirliği;
• geri bildirim araçlarının doğruluğu (adres, telefon vb.);
• flört doğruluğu;
• imzalama düzeyine uygunluk.

Tüm bunlar, sertifikanın ek sorulara neden olmaması ve hatta daha sonra yapılması için gereklidir. açıklayıcı yazışmalar.

Biyografik veya resmi nitelikteki sertifikalar, örneğin tutulan bir pozisyonun teyidi, maaş, ikamet yeri vb. gibi herhangi bir yasal gerçeği doğrulamaya hizmet eder. Sertifikaların verildiği durumlar tipikse, kuruluşta birleştirilmiş şablon formlar oluşturulur.

Metin biyografik bilgi hakkında bilgi verilen kişinin soyadının, adının, soyadının aday durumda bir göstergesi ile başlar. Herhangi bir yardımın metni, "gerçek yardım", "gerçekten işe yarıyor" gibi gereksiz kelimeler içeren arkaik ifadeler içermemelidir. Sertifikanın sonunda, sunulduğu kurumun adı verilir. Sertifika, onu derleyen ve sunulan verilerden sorumlu olan kişiler tarafından imzalanır. Sertifikanın amacına bağlı olarak bu, kuruluş başkanı ve baş muhasebeci veya kuruluş başkanı ve personel dairesi başkanı olabilir. Bu tür sertifikalar kuruluşun mührü tarafından tasdik edilmelidir.
İşletme sertifikası örneği: