2, 3 ve 4 delik ve bir köşe için ipliklerle belgelerin kenarlarını nasıl kıvırırsınız?

Belgeler, bütünlüklerini sağlamak için zımbalanır. Sıralı numaralandırmanın yanı sıra kordon veya iplikle sabitleme sayfaları bu sorunu tamamen çözer.

Bazen kuruluş tarafından belirlenen kurallara göre, bazen de yasaya göre bağlama gereklidir. Bu yazıda, ofis işlerinde belgelerin nasıl düzgün bir şekilde yanıp söneceğine bakacağız.

Hangi belgelerin ciltlenmesi gerekiyor?

Büro işlerinde, belgeler genellikle arşive aktarmak için veya bir bankaya ve diğer finansal kurumlara verilirken zımbalanır. Ayrıca, bütçe dışı fonlara ve Federal Vergi Hizmetine raporlar gönderilirken ürün yazılımı belgeleri gerekir. Belge sadece dikilmiş değil, aynı zamanda numaralandırılmış olmalıdır. Kağıtlar, iplik veya bantla veya özel makineler yardımıyla birbirine dikilir.

Aşağıdaki belge türleri üretici yazılımına tabidir:

• siparişler (hem genel hem de kişisel);
• personel alımı;
• raporlar (örneğin ön rapor);
• faturalar;
• gerçekleştirilen iş eylemleri;
• kasa defteri;
• ifadeler.

Ayrıca, bir ihaleye katılmak için başvururken ve diğer durumlarda belge sayfalarının dikilmesi de gereklidir.

Video - arşivlemeden önce dosyaların nasıl birleştirileceği:

Yönetmelikler

Bugün belgelerin yanıp sönme prosedürünü düzenleyen düzenleyici çerçeve çok geniştir, ancak düzenlemelerin çoğu uzun süredir güncellenmemiştir.

Bu nedenle, belgelerin yanıp sönme sürecini düzenleyen ana yasa, Rusya Federasyonu Vergi ve Harçlar Bakanlığı'nın 18 Nisan 2003 tarihli ve yanıp sönmeleri de dahil olmak üzere belirli kağıt türlerinin doldurulmasına ilişkin genel talimatları içeren emridir.

Bu belgeye ek olarak, aşağıdaki düzenlemeler ayırt edilebilir:

• GOST R 51141-98 “Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar".
• 25 Ocak 2012 N ММВ-7-6/25 tarihli Federal Vergi Servisi Emri. Bu düzene göre, bir kuruluşun veya bireysel girişimcinin tescili için belgeler gönderilirken zorunlu belge yazılımı iptal edilir, ancak Federal Vergi Servisi yine de dikişli sayfaları kabul etmeyi tercih eder.

Video - işleri doğru bir şekilde nasıl dosyalayacağınız:

Bazı faaliyet alanlarındaki dokümantasyon yazılımı, alandan sorumlu kuruluşların ayrı kararları ile düzenlenir. Bu nedenle, bankacılık sektöründeki aygıt yazılımı, Rusya Federasyonu Merkez Bankası'nın “Rusya Federasyonu Merkez Bankası'ndaki ofis çalışmaları hakkında” Talimatı ile düzenlenmektedir.

Devlet kurumları için gereksinimler

Devlet kurumlarına belge gönderme gereklilikleri, örneğin arşive teslim sırasındaki kağıt gerekliliklerinden farklıdır. Bu nedenle, mahkemeye veya vergi dairesine evrak göndermek için aşağıdaki kurallara uymalısınız:

• belgeler 3 deliğe sabitlenmelidir;
• delikler arasındaki mesafe 3 cm'yi geçmemelidir;
• kağıt bir iplik veya ince sicim ile dikilir;
• Son sayfaya kimlik doğrulama imzası ve mührü atılan 3x5 cm ebadında kağıt yapıştırılır.

Muhasebe raporlarına özel gereklilikler getirilirken, son sayfadaki düğümün kağıt mendil ile kapatılması gerekir.

Belgeler nasıl yanıp söner

Belgeler hem iplik hem de dantel veya kurdele ile dikilebilir. Bu işlem sorumlu bir şekilde yapılmalıdır, çünkü ürün yazılımı kalitesizse, zayıfsa, kağıtlar kolayca ayrılabilir, buna izin verilmemelidir, çünkü başka bir belgenin eklenemeyeceği veya bir kısmının eklenemeyeceği şekilde dikilirler. kaybolmak.

Ayrıca, belgeleri devlet kurumlarına sunmak için yanıp sönüyorsanız, yanlış yürütülen aygıt yazılımı, Federal Vergi Hizmetinin, bütçe dışı fonların veya mahkemenin bunları kabul etmeyi reddetmesine neden olabilir.

2 delikte

2 delikteki bellenimin kendisi basittir. Delikler iğne veya delgeç ile yapılabilir. Tabii ki, delgeç tarafından açılan deliklerden ipliği, şeridi veya kordonu geçirmek daha kolaydır.

Delikler, sayfanın sol kenarından (normal bir kitap gibi) yaklaşık 1-2 cm uzakta olmalıdır. Kağıdı deldikten sonra ipliği delikten birkaç kez geçirmeniz ve son sayfada ipliğin uçlarını bir düğümle bağlamanız gerekir.

Belgelerin 2 delikten ipliklerle birlikte nasıl dikildiğini gösteren video:

Her sayfanın sağ üst köşesine sayfa numarasını girmeniz gerekir.

Bundan sonra dikişli belgeler, ipliğin uçlarına 3x5 cm'lik kağıt yapıştırılarak uçların altından dışarı çıkması için sabitlenmelidir. Kağıda “Dikişli ve numaralandırılmış” yazısı konur ve sayfa sayısı da belirtilir. Daha sonra evrakların temin edileceği yere göre görevlinin imzası, kaşesi, tarihi gibi detaylar kâğıdın üzerine işlenir.

3 delik için

Üç delikli ürün yazılımı ile durum biraz daha karmaşıktır, özellikle sayfaları bir iplik ve iğne ile hemen delerseniz ve delgeç kullanmazsanız. Kağıdı üç deliğe akıtmak için, aşağıdaki diyagramla birlikte adım adım yönergeleri izleyin:

1. Sayfanın ortasına dikilecek belgenin arkasına iğne ve iplik ile ilk deliği açın.

1. İğne ile ikinci delik, belgenin ön tarafında yapılır.

1. Bir sonraki delik üçüncü deliğin arkasından yapılmalıdır.

1. Bir sonraki adımda, iğneyi atlayıp ilk deliğe ipliği atlıyoruz - ön taraftaki belgenin ortasında

1. Ardından, dikişli sayfaları sıkıca birbirine çekecek ve fotoğrafta gösterildiği gibi bir düğüm atacak şekilde iplikleri sıkmalısınız.

Video, belgelerin 3 deliğe nasıl dikileceğini açıkça açıklıyor:

4 delik için

Bu ürün yazılımı türü, yalnızca özel önem statüsüne sahip belgeler için yapılır.

Belgeleri 4 deliğe dikmek için aşağıdaki şemayı ve adım adım talimatları izleyin:

Zımbalanacak belge çok sayıda yaprak içeriyorsa, bir delgeç, matkap veya özel makine kullanılarak dört delik önceden hazırlanabilir.

1. Kenardan ikinci deliğin arkasından iplik geçirmeye başlayın.

1. Daha sonra iplik, kenara en yakın olan deliğe ve önceden geçirilen deliğe geçirilir.

1. Ardından ipliği ilk adımdaki gibi tekrar geçiriyoruz.

1. Sonraki - ön taraftan bir sonraki deliğe

1. Arkadan aşırı delinmede

1. Dördüncü adımda geçtiğimiz çukurun ön tarafından

1. Ve ipliğin uçlarını bağlayın

1. Aynı zamanda, belge sayfalarını sıkıca sıkıştırması için ipliği çekmeye çalışıyoruz.

1. İpliği bir düğümle bağlamak için kalır

1. Fazla iplik uçlarını kesin

Belgeler doğru şekilde dikilirse, sayfaları numaralandırmak ve düğümün üstüne "Dikilmiş, numaralandırılmış ve ______ (______) sayfaların mührü ile mühürlenmiş" yazısıyla kağıdı yapıştırmak ve onaylayıcının gerekli ayrıntılarını koymak kalır ( pozisyon, imza ve tam ad).

Video - 4 deliğe bir kasa nasıl dikilir:

köşeye

Bazı kağıtlar köşeden, yani sol üst köşeden zımbalanmış olabilir. Bunu yapmak için köşede bir veya iki delik açmanız ve ipliği birkaç kez içinden geçirmeniz gerekir.

Video - belgelerin köşeden birleştirilmesi örneği:

Diğer durumlarda olduğu gibi bir kağıt yaprağı bir ipliğe yapıştırılır ve üzerine sertifika için gerekli ayrıntılar konur.

Sayfalar nasıl numaralandırılır

Çoğu durumda, ürün yazılımı sırasında sayfaların numaralandırılması zorluklara neden olmaz, ancak bazı nüansları hesaba katmak gerekir:

• çoğu zaman, sayfa numaraları artan Arap rakamlarıyla yazılır;
• Yaprak numarası sağ üsttedir. Şekil, sayfanın içeriğine girmemelidir;
• başvurular varsa, bunlar da numaralandırılmalıdır (sürekli numaralandırma kullanılır);
• belgelere zarflı mektuplar eklenmişse, önce zarfın üzerindeki numara, ardından yalnızca mektubun sayfalarına konur;
• birkaç cildin olduğu bir vakayı numaralandırırsanız, her biri ayrı ayrı numaralandırılır;
• standart olmayan formattaki bir sayfayı numaralandırmak gerekirse, numara sağ üst köşeye de yerleştirilir. Sayfa belgenin ötesine geçerse, genel şekilde katlanır ve dosyalanır;
• sayfada birkaç küçük parça taraması varsa (örneğin, kontroller), o zaman sayfa için bir envanter hazırlanması ve genel sıraya göre numaralandırılarak dokümantasyon paketine eklenmesi önerilir.

Eklenmiş bir belge nasıl onaylanır

Sayfaları yanıp söndükten ve numaralandırdıktan sonra, dokümantasyon paketi onaylanmalıdır. Sabitlemek için, ipliğin en uçlarını serbest bırakacak şekilde kağıt arkadaki iplik düğümüne yapıştırılır.

Kağıt üzerinde, sayfa sayısını belirtmelisiniz (hem sayı hem de kelime olarak). Ciltli belgede yırtık veya hasarlı sayfalar varsa bu durum tasdik kağıdında da belirtilebilir.

Ayrıca, sayfaları diken veya onaylayan kişinin (örneğin, kafa) tam adını, konumunu ve imzasını gösterir. Kâğıdın üzerine, hem tasdik kâğıdına hem de son kâğıda damgası gelecek şekilde mühür konulur.

Düzeltmeler

Katip yanıp sönerken, neyse ki düzeltilebilecek bir dizi hata yapabilir. Bunlardan en yaygın olanı düşünün:

• kağıtların bir kısmı dahil değil. Katip, bunun bir kısmını zaten dikilmiş bir belgeye eklememiş olur. Bu durumda iki çözüm vardır: Eksik kısmı ayrı bir cilt olarak kıvırabilirsiniz veya belgeyi yeniden flaşlayabilirsiniz. Hiçbir durumda eksik parçayı zaten dikilmiş bir kağıt paketine koyamazsınız;
• numaralandırma hatası. Numaralandırmada bir sayfa eksikse, edebi numaralandırmaya başvurabilirsiniz, yani sayıdan sonra bir harf yazabilirsiniz, örneğin 14, 15, 15a, 16 ... Numaralandırmada ciddi hatalar yapılırsa, o zaman yanlış sayıların üzerini çizip tekrar yazabilirsiniz. Tasdik kağıdında belirtilen sayfa sayısı yanlışsa, içindeki sayfa sayısının da doğru olan için düzeltilmesi gerekir.

Sayfaları değiştirme veya ekleme olasılığını dışlamak için bellenim belgelerine ihtiyaç vardır. Belgenin önemine göre 2, 3 hatta 4 deliğe dikilebilir. Üretici yazılımından sonra, sayfalar numaralandırılır ve düğüme, sayfa sayısını ve tanığın adını gösteren bir sertifika kağıdı eklenir. Kâğıdın üzerine kaşe, tarih ve diğer gerekli detaylar konur.

Video - arşiv için belgelerin yanıp sönmesi ve ciltli hale getirilmesi: