Konuğa göre bir belge nasıl yanıp söner

Önemli belgeleri bir arşive veya bir bankaya teslim etmek, bir vergi veya başka bir mali kuruluşa rapor sunmak için belgeleri flaş etmek gerekir. Böyle bir kayıt prosedürü, güvenlik önlemlerinin yanı sıra, tek tek sayfaların kazara kaybolmasının imkansızlığını sağlayan pratik nedenlerden kaynaklanmaktadır. Çok sayfalı bir belgenin nasıl düzgün bir şekilde yanıp söneceğini bulmaya değer.

Yasama gerekçesi

Bugüne kadar, belgeleri GOST'a göre bağlamak için genel düzenleyici ilkeler yoktur. Belge akışının terminolojik tanımlarını içeren ana standart GOST R 51141-98 "Ofis çalışması ve arşivleme", resmi belgelerin yanıp sönme prosedürünü düzenlemez.

Devlet organları için materyal hazırlarken güvenilmesi gereken normatif eylemler arasında aşağıdakiler öne çıkıyor:

• 23 Aralık 2009 tarih ve 76 sayılı Federal Arşivlerin tavsiyeleri;
• Kültür Bakanlığı'nın büro işleri için standart ilkelere ilişkin 8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı Kararı;
• iş materyallerinin bakımı ve yürütülmesi konusunda Merkez Bankası'nın rehberliği;
• 18 Nisan 2003'te onaylanan ve belirli türdeki belgeleri doldurma ve bağlama prosedürünü açıklayan Federal Vergi Servisi kuralları.

Büro işleri konusunda katı bir düzenleme olmaması nedeniyle, gerekli raporların hazırlanmasında, evrakların gönderileceği kurumun tavsiyelerini incelemek gerekli hale gelmektedir. Ayrıca, bir devlet kurumuna özel bir teşebbüsü veya tüzel kişiyi kaydettirirken, bir ihaleye başvururken veya arşiv içeriği için materyalleri aktarırken, yanıp sönerken federal hükümet tarafından öngörülen talimatların izlenmesi gerekir.

Belgelerin GOST'a göre nasıl düzgün bir şekilde flaş edileceğine dair fotoğraflar aşağıda yayınlanacaktır. Bazı son derece özel üretici yazılımı bilgileri de etkilenecektir. Örneğin, vergi için belgelerin nasıl düzgün bir şekilde flaş edileceği.

Dosyalama gerektiren belge türleri

İçeriği birden fazla sayfada yer alan, kayıt amaçlı, düzenleyici makamlar ve vergi makamları da dahil olmak üzere yalnızca belirli türdeki belgelerin yanıp sönmesinin gerekli olduğunu dikkate almak önemlidir. İhale materyalleri ve arşivlenecek klasörler oluşturulurken bellenim de zorunludur.

Belgelerin düzgün bir şekilde nasıl dikileceğini ve zımbalanacağını analiz etmeden önce, devlete ve diğer kurumlara gönderilmeden önce özel bir hazırlık prosedürü gerektiren kağıt türlerini bulmak önemlidir:

• arşiv belgeleri (depolama için hazırlanan malzemeler);
• gelen ve giden kağıtlar;
• muhasebe raporları (avans, ciro sayfaları, faturalar, yapılan işler, kasa defterleri, irsaliyeler vb.);
• personel kararları (siparişler, personel listesi);
• doğrulama için vergi makamına (belirli türler), emeklilik fonuna gönderilen belgeler;
• belgelerin kopyaları, noter tasdikli ve onaylı.

Ofis işi, belirli bilgi ve beceriler gerektiren karmaşık ve özenli bir süreçtir. Birleştirilmiş belgeleri sisteme getirmek ve saklamak daha uygundur. Özenle birleştirilmiş sayfaların ihtiyatlı bir şekilde yenisiyle değiştirilmesi veya klasörden çıkarılması neredeyse imkansızdır, bu nedenle tahrifat veya önemli bilgilerin kaybı riskleri en aza indirilir.

Kapak tasarımı

Belgeyi düzgün bir şekilde flaşlamadan önce, gerekli tüm malzemeleri hazırlamanız gerekir. Her bir klasör için bir karton kapak gereklidir. Kapaklar şunları içerir:

• standart kağıtlar için kullanılan 22,9 x 32,4 cm boyutlarında standart;
• standart dışı, A4 dışındaki daha büyük formattaki sayfalar için kullanılır;
• uzun süreli depolama - daha dayanıklı malzemeden yapılmıştır ve isteğe bağlı bir şekle sahip olabilir (raf ömrü 25 yıldan fazla olan belgeler için hesaplanmıştır).

Devlet kurumlarına teslimatta asitsiz karton kullanılmaktadır. Kapaklar, diğer materyaller arasında klasörün hızlı ve kolay aranması için gerekli tanımlama bilgilerini gösterir. Öncelikle kurumun adı, bölümü, materyallerin adının üslubu belirlenir. Verilen vaka indeksi, saklama süreleri, klasör numarası da sabittir. Aşağıda toplam yaprak sayısı ve bağlayıcının oluşum tarihi verilmiştir.

Belgenin açıklaması

Birleştirilmiş belgelerin içeriğini ve zamanlamasını ortaya koyan açıklayıcı bilgiler zorunludur. Belgenin adını, kasanın bağlanma tarihini, saklama süresini not eder. Ayrıca envantere, materyalin içeriğinin tüm noktalarının vurgulandığı, sayfaların konu listesine göre belirtildiği ve bu kağıtların saklanma nedeninin de belirtildiği açıklayıcı bir not olan bir şerh eşlik eder. . Son olarak, dosyalamadan sorumlu yetkili kişinin kişisel verileri kayıt altına alınır.

Açıklama genel numaralandırmaya dahil değildir. Çoğu zaman envanter, klasörle birlikte dosyalanır veya arkadan kapağa yapıştırılır (bazı durumlarda envanterler için özel bir klasörde bulunur).

Envanter ile eşleşen hacimler istiflenir ve 20 cm yüksekliğinde yığınlar halinde bağlanır, malzemeler artan sayı sırasına göre sıralanır. Daha sonra vakalar özel bir yapısal departmanda saklanabilir veya arşiv personeline devredilebilir. Materyallerin arşivde tutulma süresi sona erdikten sonra belirlenen prosedüre göre imha edilir.

Sayfa numaralandırma kuralları

Dikişli bir belgede sayfalar nasıl dikilir ve sayılır? Numaralandırma işlemi katip için ciddi problemlere yol açmaz. Numaralandırma siyah kurşun kalemle yapılır. Mürekkep kullanımına izin verilmez. Numaranın doğru gösterilmesi için temel prensipler şunlardır:

• atama sürecinde Arap rakamları kullanılır (çok nadiren - Roma rakamları);
• sayılar artan sıradadır;
• sayfalar değil sayfalar numaralandırılmıştır (ancak sayfalandırma ayrı olarak da mevcut olabilir);
• numaralar sayfanın üst kısmında sağ köşede yer almalıdır;
• semboller metne bindirilemez;
• başvurular, ana belge ile ortak bir listede numaralandırılır (uygulamanın ayrı bir klasörde tahsis edilmemesi şartıyla).

Donanım yazılımı malzemeleri her zaman kronolojiye göre düzenlenir: en eskisinden yakın zamanda oluşturulmuş olanlara.

Dosyada bir mektup varsa, numaralandırmaya zarftan başlamak ve ardından içindeki sayfaları yeniden saymak gerekir. Birkaç cilt olduğunda, her biri ayrı ayrı numaralandırılır. Geniş formatlı malzemeler sağ üst köşede numaralandırılır, iki veya üç kez katlanır ve ardından bir uçtan zımbalanır.

Sayfada bir değil, birkaç farklı belgenin (çekler, formlar) olması durumunda, bu parçaların bir envanteri derlenir ve sayfa normal sırayla numaralandırılır. Ancak, birbirine yapıştırılmış kağıtlar varsa, genel envantere dahil edilmek üzere her sayfa ayrı ayrı numaralandırılmalıdır.

Doğru sırayı sayarken ve yazarken hata yaparken, eksik sayıların bir önceki sayfadaki sayıya bir harf eklenerek numaralandırılmasına izin verilir (örneğin, 11 ve ardından 11a, 11b).

Numaralandırma eksik olduğunda veya ciddi şekilde ihlal edildiğinde, sayfa numaralarını yeniden yazmak gerekir. Yanlış numaranın üzeri çizilir ve yanına doğru numara konur. Ürün yazılımı zaten bir onayla mühürlendiyse, içinde düzeltmeler de yapılır.

Hemming yöntemleri

Bir belgeyi düzgün bir şekilde flaşlamanın birkaç yolu vardır:

1. Bir iğne ve iplik ile. Bu seçenek, küçük bir dosyalamanın gerekli olduğu durumlarda kullanılır. Dikiş iki delik ile yapılır, oluşan deliklerden uçları belgenin arkasına sabitlenen bir iplik geçirilir. Düğümün üzerine mühürle onaylanmış yazıtlı bir kağıt parçası yapıştırılır.
2. Bir delgeç (tığ) ve iplik kullanarak. Delgeçle belgeler nasıl yanıp söner? Bu yöntem, daha büyük miktarlarda malzeme söz konusu olduğunda en kabul edilebilir yöntemdir. Bu durumda, belgenin kapağı üretici yazılımına tabi değildir.
3. Kuşgözü ve kordon için delik zımbası. Kuşgözü delikleri olan bir belgeye nasıl flaş yapılır? Raf ömrü 10 yıldan fazla olmayan belgelerin işlenmesinde metal veya plastik malzemeden yapılmış bağlantı parçaları kullanılabilir. Arşiv içeriği için, 5 yıla kadar saklama süresi dışında, bu yöntem pratikte kullanılmaz.
4. Bir matkap (tornavida) kullanarak. Aletlerin kullanımı, çok büyük hacimlerin işlenmesi gerektiğinde haklı çıkar. Bu durumda, malzemeler yeterince kalın bir ip veya bant ile bağlanır. Bu durumda, çoğu zaman kasa ile birlikte kapağın yanıp sönmesi gerekir.
5. Bir ciltleme makinesinde ve bir otomatik numaralandırıcıda. Bu seçenek, büyük ve büyük malzemelerin dikilmesi için yalnızca matbaalarda mevcuttur.

Ürün yazılımı sırası

Genellikle belgelerin hazırlanması, katiplik işlevlerine sahip bir uzman tarafından kurumun düzenine veya görev tanımlarına uygun olarak gerçekleştirilir. Adım adım bir belge nasıl flash edilir? Belgeleri yanıp sönme prosedürü aşağıdaki noktaları içerir:

• Belgeleri tarihe ve sayfa numarasına göre doğru sırada ve yüzü yukarı bakacak şekilde düzenleyin.
• Hazırlanan malzemelerden herhangi bir yabancı parçanın çıkarılması: zımba teli, diş teli vb.
• Tüm sayfaları eşit bir yığın halinde döşemek (çok sayıda sayfa varsa, belirli bir fikstür kullanılır).
• Delik açma (metnin bulunduğu kenar boşluklarını aşmamalı ve sayfa kenarından 1,5 cm daha uzağa yerleştirilmelidir). Standart evraklar için 3 adet (bazen 4 adet), önemli evraklar için 5 adet delik açılmalıdır.Merkezi delik ortada olacak diğer delikler 3 cm aralıklarla olacaktır.

Ortaya çıkan deliklere uygun bir iplik geçirilir (iplik inceyse, iki kez atlanır), uçları dosyanın arkasına bir düğüm ile sabitlenir. Örme ipliklerin üzerine uçları görünür kalacak şekilde dikdörtgen bir tabaka (4 x 8 cm) tutturulur. Etiket, numaralı ve bağcıklı çarşafların sayısını ve dikişi yapan çalışanın bilgilerini gösterir.

RB belgeleri nasıl doğru şekilde yanıp söner? Tıpkı yukarıdaki makalede anlatıldığı gibi.

Sertifika yazısı

Bu prosedür zorunludur ve tüm materyaller yanıp söndükten ve numaralandırıldıktan sonra gerçekleştirilir. Sertifika yazısı, bellenimin arkasındaki bir iplik düğümüne iliştirilmiş küçük bir kağıt parçasıdır.

Bu kağıt, dikişli yaprak sayısını gösterir (sözcük ve sayı olarak gereklidir). Ayrıca dosyada hasarlı/hasarlı sayfa olup olmadığının da belirtilmesi gerekmektedir.

Malzemelerin dikimini gerçekleştiren görevlinin kişisel verileri kayıt altına alınır ve ayrıca imzası atılır. Kitabenin üzerine kurumun mührü yerleştirilmiştir. Mühür, yazının kendisini örtmeli ve sayfanın bir kısmına gitmelidir.

Arşiv için bellenim

Arşivleme materyali, bir belgenin nasıl düzgün bir şekilde flaşlanacağına ilişkin belirli talimatlara uyulmasını gerektirir. Kağıdı dikmeye başlamadan önce, aygıt yazılımına müdahale eden tüm gereksiz bağlantı elemanlarını, kancaları veya diğer öğeleri çıkarmanız gerekir. Tüm sayfa listesi sırayla düzenlenmiştir, yığın her tarafta bile oluşturulmuştur.

Arşiv için belgeler nasıl flash edilir?

Standart belgeler için, özel bir iğne veya bız kullanılarak üç delik açılır. Delikler, tam olarak tabakanın ortasına yerleştirilmesi gereken merkezi olandan başlayarak birbirinden aynı mesafede (üç santimetre) bulunur.

Malzemelerin dikilmesi yığının sol tarafında gerçekleştirilir. Sayfanın kenarından ve ayrıca belgenin metin kısmından bir girinti (bir buçuk santimetre) gereklidir. İplik takmak için kullanılan iplik sağlam ve yaklaşık 70 santimetre olmalıdır. Bağlama başlangıçta belgenin sonundaki orta delikten başlar ve ipliğin kalan kuyruğu 15 santimetre olana kadar uzar. Daha sonra iğne en üstteki deliğe sokulur, alt deliğe ve tekrar ortadaki deliğe gerilir. Sonunda, uçları en az 6-8 santimetre olan bir düğüm bağlanır. Oluşturulan düğümün üzerine bir doğrulama sayfası yapıştırılır.

Kalıcı saklama süresi 10 yıldan fazla olan malzemeler envantere göre arşive aktarılır. Toplam vaka sayısının, plakalarının (yazı ve sayılarla yazılmış), belgelerin kabulü ve iletilmesinde katılımcıların tarih ve imzalarının bir göstergesi anlamına gelen bir sertifika yazıtı ile onaylanmıştır.

Arşiv için belgelerin nasıl düzgün bir şekilde flaş edileceğine dair çok fazla düzenleme olmadığı ortaya çıktı. Ana şey, onlara kesinlikle uymaktır.

Vergi için belgelerin oluşturulması

Federal Vergi Servisi için belgeler nasıl yanıp söner ve mühürlenir? Bu kurumda makalelerin hazırlanması pratik olarak yukarıdaki tavsiyelerin ayrıntılı olarak açıklandığı standart standart süreçlerden farklı değildir. Ancak yine de arşive aktarılan materyallerin ürün yazılımından bazı farklılıklar vardır. Resmi belgeler özel bir iplik veya sicim ile birbirine dikilir. Her zamanki gibi 3 delik yapılır, 5'i muhasebe raporları için gereklidir Dikişli kağıtlar, bağlı bir iplik düğümü üzerine yapıştırılmış 3'e 5 cm'lik bir şerit ile kapatılır.

Son zamanlarda Vergi Hizmetine sunulan başvurular ve kurucu belgeler için dosyalama gerekli değildir. Tabii ki, bu bir dereceye kadar bir artı: daha fazla fayda sağlayacak şekilde harcanabilecek daha fazla boş zaman olacak.

Vakaların tamamlanmasından bir yıl sonra materyaller büronun arşivine teslim edilir. Bu mevcut değilse, eyalet veya belediye deposuna aktarılırlar. Ortalama olarak, noter belgeleri 75 yıla kadar saklanır.

Dikişli belgeler için en önemli şartlardan biri dokunulmazlıktır. Bu nedenle, herhangi bir levha veya malzemenin atlanması durumunda, sadece eklemek işe yaramayacaktır. Bunu yapmak için, kasayı işlemeniz ve yeniden oluşturmanız veya eksik belgeyi ayrı ayrı düzenlemeniz gerekecektir. Tamamen bitmiş bir ciltleyiciye sayfa eklenmesine veya çıkarılmasına izin verilmez.

Artık belgelerin vergi veya arşiv için nasıl düzgün bir şekilde yanıp söneceği ve mühürleneceği açık.