Belgeler nasıl flaşlanır

Bir kuruluş çok sayıda belgeyle çalışıyorsa ve bunların güvenliği büyük önem taşıyorsa, basit depolama için belgeleri bir şekilde sistematik hale getirmek gerekir. Bu durumda ürün yazılımı belgeleri faydalı olacaktır. Kağıtlar zımbalandıktan sonra hiçbir belgenin kaybolmayacağından emin olabilirsiniz. Hangi belgelerin dosyalandığına ve bunun neden olduğuna bakalım.

Belgeleri neden ipliklerle dikmelisiniz?

Belgelerin istiflenmesi kanunen zorunludur ve belgelerin bir araya getirilmesinin tek nedeni bu değildir. 439 Sayılı Hükümet Kararnamesi, belgelerin GOST standartlarına göre nasıl zımbalanacağına ilişkin rehberlik içerir.

Ek olarak, herhangi bir kuruma doğru şekilde aktarılması için belgelerin zımbalanması gerekir, böylece gelecekte herhangi bir sayfanın eksikliği konusunda herhangi bir soru kalmayacaktır. Ayrıca, tüm kurumlar için birden fazla kağıt aktarmanız durumunda belgeleri ibraz etmeniz gerekeceğine dair tek bir kural vardır. Bazen ilgili departman çalışanlarının bankadaki belgeleri dikip üzerine departman numarasını yazması gerekiyor ve belgeler de mahkemede dikilip dosyaya ekleniyor.

Belgeler nasıl flaşlanır

Şimdi bunun nasıl doğru bir şekilde yapılacağı sorusu ortaya çıkıyor. Bazı çalışanlar paniğe kapılmaya ve aygıt yazılımının çok katı kurallara sahip olduğunu, sabitleme kağıdının büyük harflerle imzalanması gerektiğini, ipliğin yalnızca naylondan yapılması gerektiğini vb. düşünmeye başlar.

Ancak belgelerin nasıl dosyalanması gerektiğine ilişkin net bir yönerge yoktur. Dikkat edilmesi gereken en önemli şey, ürün yazılımı için gerekli kağıtları kaybetmemektir, çünkü bunların güvenliği, belgelerin ciltlenmesinin ana görevidir. Ve bazen üçüncü şahıslar, dolandırıcılık veya bilgi gizleme amacıyla klasördeki sayfaları değiştirebilir, hatta yayınlayabilir.

Eksik kağıt olmadığını kontrol etmek için tüm ciltli sayfalar numaralandırılmalıdır. Kuruluşun mührünün yapıştırıldığı ciltli belgelerin arkasına küçük bir kağıt yaprağı yapıştırılır. Güvenlik nedeniyle damganın yapıştırılan kağıdın dışına taşması zorunluluğu vardır.

Yapıştırılmış kağıda uygun bir giriş yapılır: dikişli, numaralandırılmış (ancak sayfa sayısı kelime ve sayılarla yazılmıştır), bağcıklı, mühürlü. Dokümantasyon, dokümanları dikim için hazırlayan yönetici veya çalışan tarafından onaylanır.

Dikişli dokümantasyon örneği

Ticari üretimde belgelerin bellenimini düzenleme

Rusya Adalet Bakanlığı'nın gerekliliklerine göre, tüm evrak paketinin düzenli olmasını, standartlara göre arşivlenmesini vb. sağlamak için dokümantasyonun sistemleştirilmesi gerekmektedir. Şu anda hemen hemen her şirketin çok sayıda kağıdı bulunmaktadır. Belgeleri uygun şekilde korumak için, başvuru üzerine arşivlenmiş sayfaların alınabileceği arşive aktarılır; çalışmada kullanılan kağıtlar çalışanlar için kamu malı olarak kalır.

Önemli! Hangi belgelerin zımbalandığını ve bu sürecin hangi yasal işlemlere dayanarak gerçekleştiğini bilmek gerekir.

Güncellenecek belgeler

Çok miktarda belgeyle uğraşan her şirket çalışanı, bunların tamamının zımbalanamayacağını anlamalıdır. Belge en az iki sayfadan oluşuyorsa ciltlenmelidir.

İK departmanı çalışanları aşağıdaki orijinalleri dikiyor:

• onaylanmış eyaletler;
• kişisel ve genel siparişlerin bileşimi.

Muhasebeciler şunları dikmelidir:

• mevduat raporları;
• faturalar;
• faturalar;
• teknik pasaportlar;
• gelir defterleri;
• ciro ve hesap bakiyeleri beyanı;
• iş eylemleri;
• maaş işletmenin kasasında nakit olarak bulunuyorsa - maaş beyanları.

Not! Tüzel kişilerle çalışan çalışanların belgelerin nasıl dikileceğini bilmesi gerekir, ancak bu durumda belgeler kopya olduğundan mühür gerekli değildir. Genel olarak konuşursak, hemen hemen tüm şirketler belge yerleştirmeyle ilgilenir; tek fark, işin gerçekleştirilme sürecindedir.

Belgelerin dosyalanmasını düzenleyen düzenleyici kanunlar

Yasal düzeyde, her şirket yapısına göre dikiş dokümantasyonu standartları tanımlanmamıştır, ancak dikiş kağıtları için genel kurallar vardır. 76 No'lu Federal Arşiv “Büro Çalışması ve Arşivleme” Kararı, 536 No'lu Kültür Bakanlığı Kararı, belgelerin nasıl birbirine bağlanacağına ilişkin tavsiyeler, ofis çalışmalarına ilişkin standart talimatlar içerir.

439 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi, bunun neden gerekli olduğuna ve bunun nasıl gerçekleştiğine dair genel bir teoriye sahiptir, ancak Rusya Federasyonu "Arşivleme" yasası yalnızca tüm kuruluşların belgeleri koruma yükümlülüğünü açıklar, ancak Kanun bunun nasıl yapılması gerektiğini belirtmemektedir. 02 - 213 No'lu Emir “Merkez Bankası'nda ofis çalışmaları” aynı zamanda tüm bankaların arşivlerinde belgelerin saklanmasına ilişkin standartları da açıklamaktadır. Vergi dairesi için tüzük nasıl yanıp söner , Vergi müfettişliği şartları belirler. Vergi Servisi ayrıca ticari faaliyetlerde bulunan kişiler için belgelerin güvenliğini de izler.

Belgeleri GOST'a göre bağlama seçeneği

Firmware için gizli belgeler hazırlama metodolojisi

Belgeleri birleştirmeden önce, aygıt yazılımı için bazı hazırlık aşamalarından geçmeleri gerekir. Doğru ürün yazılımı süreci, Rosarkhiv'in 76 No'lu Siparişi ile düzenlenir. Öncelikle sayfaların numaralandırılması gerekir, bu olası sayfa kaybını veya bilgilerin gizlenmesini önleyecektir. Envanter sayfası dışındaki tüm sayfalar numaralandırılmıştır. Ürün yazılımını güncellerken bir zarf varsa, önce zarf, ardından içindeki belgeler numaralandırılır.

Ürün yazılımına boş kağıt sayfaları dahil değildir - yok edilirler. Herhangi bir resim, şema vb. dahil edilmişse, numara arka tarafta sol üstte yer alır. Geniş formatlı bir sayfa eklenirse, sayfanın numarası sırayla üst köşenin sağ tarafına yerleştirilir. Yazıt, sorumlu çalışan tarafından konumunu, imzasını, oluşturulma tarihini, sayfa sayısını belirterek onaylanmıştır.

Ciltli belgelerde seri numarası içermeyen bir envanter bulunmalıdır. Envanter aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• belge başlığı, tarih;
• dosyalanan tüm belgelerin bir listesi, bunların miktarı, yöneticinin imzası.

İlk aşamayı tamamladıktan sonra ürün yazılımının ana aşamasına geçebilirsiniz.

Belgelerin yanıp sönmesi için adım adım talimatlar

Belgelerin iplikle nasıl düzgün şekilde dikileceğine, adım adım talimatlara bakalım. Başlangıçta, belgelerin belleniminin iki, üç delikli ve hatta dört ve beş delikli bellenim gerektirdiğini anlamalısınız. Her seçeneğe daha yakından bakalım.

İki delikte

Çok önemli olmayan belgeler, en basit seçeneklerden biri kullanılarak iki delikte zımbalanır. Ancak bu kadar basit bir yöntemle bile birçok çalışan, belgelerin nasıl doğru şekilde flaşlanacağını merak ediyor. Karışıklığı önlemek için aşağıdaki kurallara uyabilirsiniz:

• Sayfalara delik açmadan önce bunların düzleştirilmesi gerekir. İki delik açmak için bir delgeç veya normal bir iğne kullanabilirsiniz;
• daha sonra, uçları arka tarafta buluşacak şekilde bir ipliği (tercihen güçlü bir tane kullanarak) iki delikten geçirmeniz gerekir;
• ipliklerin bağlanması gerekir. Düğüme genellikle üçgen şeklinde güçlü kağıt yapıştırılır. Yapıştırılan kağıda bir damga yerleştirilir.

Bu, belgeleri flashlamanın en kolay yollarından biridir. Diğer seçenekler daha yaygındır ancak uygulanması daha zordur.

Not! Yaprak kaybını önlemek için düğümü birbirine yapıştırın. Sayfa sayısı ve işlemi yapan uzmanın verileri de yazılır. 10 yıldan daha eski belgelerde düğümü yapıştırmak için kağıt mendil kullanılması tavsiye edilir.

Üç delik

Kullanılan dikiş tekniği iki delik ile aynıdır ancak delik üç delik halinde yapılır. Delikler arasındaki mesafe 3 cm'den fazla olmamalıdır:

• Öte yandan ipliği geçirmeniz gerekiyor, ancak orta delikten. Yani uç, ilk sayfadan itibaren olmalı, yaklaşık 7 cm yedekte bırakılmalıdır;
• daha sonra yüzünüzden bir iplik ve iğneyi belgenin diğer tarafındaki alt deliğe işaret ederek sokmalısınız;
• bundan sonra iplik tekrar orta delikten geçirilmeli, böylece iki dikişli düğüm oluşturulmalıdır;
• Şimdi ipliği kesmeniz ve ipliğin ilk dönüşünde olduğu gibi 7 cm tutmanız gerekiyor. Uçlar birbirine bağlanmalıdır.

Belgeleri korumak için sorumlu çalışan dikdörtgen bir kağıt yapıştırır; üzerine çalışanın adını, imzasını ve dikilen sayfa sayısını yazmanız gerekir.

Dört delik

Aralarında mesafe 1,5 cm olması gereken dört delik açmak gerekiyor, daha sonra ipliği arkadan ikinci deliğe sokmanız, ilk delikten çekmeniz, ardından ikinci, üçüncü ve dördüncüden geçirmeniz gerekiyor. delikler.

4 delikli örnek donanım yazılımı

Beş delik

Muhasebe raporlarında genellikle beş delikli dikiş kullanılır, çünkü bu tür bir belge seti diğerlerine kıyasla çok daha fazla kalınlığa ulaşır. Beş delik arasındaki mesafe 5 cm'ye kadar olmalıdır Bu şemada ayrıca bir belge zımbalayıcı veya matkaplı bir pres de kullanabilirsiniz. Bu durumda çarşafların zarar görmesini önlemek için kapak olarak karton kullanmalısınız.

5 delikli bir belge adım adım nasıl dikilir:

• Orta deliğe 10 cm bırakarak bir iplik takmanız gerekiyor, ardından iplik üstten ikinci delikten geçiyor;
• arka taraftan iplik ilk deliğe çıkar ve ardından ikinci deliğe geri döner. Bunu yaptıktan sonra bir kenar hazır;
• arka taraftan iplik tekrar orta deliğe sokulur ve dördüncüden çıkarılır;
• şimdi ipliğin yine en alttaki deliğe yerleştirilmesi ve ön taraftan dördüncü deliğe yönlendirilmesi gerekir;
• Böylece arka tarafta birbirine bağlanması gereken iki adet iplik elde edersiniz.

Gizli belgelerle bir zarf nasıl dikilir

Gizli belgeler aktarıldığında ışık geçirmeyen torbalarda saklanmalıdır. Gizli paketin üzerinde bizzat teslim edilmesi gerektiği belirtiliyor veya bunun gizli bilgi olduğu belirtiliyor.

Bu tür belgeler çapraz olarak dikilir.

Ciltli belgeler nasıl onaylanır

Sorumlu çalışan belgeleri onaylamalıdır; bu olmadan belgelerin doğrulama için gönderilmesi veya saklanması için gönderilmesi mümkün olmayacaktır. Bu durumda hata yapamazsınız çünkü doğrulama sırasında birçok sorun ortaya çıkabilir. Bu nedenle bu anı kaçırmamak daha iyidir.

Önemli! Belgeleri imzalayan çalışan, belgenin sunulması ve içeriğinin tüm sorumluluğunu üstlenir. Sorumluluk başka bir çalışana devredilebilir, ancak yalnızca ayrı bir siparişle.

Belgelerin onaylanması

Genel olarak belgelerin dosyalanması, menkul kıymetler için iyi bir koruma sağlar ve dosyalanan tüm belgelerin orijinal olduğunu teyit eder. Dosyalama sırasında belgelerin nasıl doğru şekilde numaralandırılacağını ve bu sürecin nasıl gerçekleşeceğini anladıktan sonra, belgeleri iade etme ve bunları yeniden sistemleştirme ihtiyacı konusunda endişelenmenize gerek yok.