Bir çalışanın resmi görevleri yerine getirmemesine ilişkin bir muhtıra derleme kuralları + tasarım örnekleri + bir belge hazırlamanın yararlı ipuçları ve nüansları

Resmi görevlerin yerine getirilmemesine ilişkin muhtıra: örnek bir form ve bir form doldurma örneği, bugünkü incelememizin konusudur. Her işveren, çalışanların görevlerini uygunsuz şekilde yerine getirmesi gibi bir durumla karşı karşıyadır. Bu nedenle, bu tür durumlarla nasıl başa çıkılacağını, iş disiplininin göz ardı edilmesini nasıl önleyeceğinizi ve ekip içinde uyumlu bir çalışma ortamını nasıl koruyacağınızı bilmeniz gerekir. Sonuçta, bunun için her çalışanın tüm mesleki görevlerini niteliksel ve zamanında yerine getirmesi gerekir, genel çalışmanın sonucu buna bağlıdır.

Bu tür sorunlu durumlar için en basit ve en etkili yöntem, çalışanın mesleki görevlerinin uygunsuz performansından sorumlu tutulması için iyi gerekçeli resmi iddialar sunmasına olanak tanıyan bir nottur (muhtıra). Böyle bir notun yardımıyla, çalışanın uygunsuz davranışı hakkında düşünmesini sağlayabilirsiniz, örneğin ona bir açıklama veya azarlama duyurusu yapabilirsiniz. Ayrıca, böyle bir belge, bir çalışanın iş kanununun maddelerinden biri olan uygun gerekçelerle işten çıkarılmasının temeli olabilir.

Muhtıra, kuruluş başkanını, belirli bir çalışanın görevlerinin uygunsuz performansı hakkında resmi olarak bilgilendirmek için bir araç görevi görür; bu, genellikle kuruluş için ciddi sonuçları olan, genellikle önemli maddi hasar şeklinde ve ayrıca çalışanın disiplin sorumluluğu. Bu gibi durumlarda, genellikle iç denetimler gerçekleştirilir. Ve bir hasar varsa, bundan biri sorumlu tutulmalıdır, bu nedenle, bir muhtıra yardımıyla, olanlar için belirli bir çalışanın suçu hakkında yönetimi resmi olarak bilgilendirebilirsiniz. Bu belgeye dayanarak, kusurlu çalışana disiplin cezası veya başka bir sorumluluk yüklemek için bir emir çıkarılıyor.

Bu nedenle, bu makale, ciddi bir hata yapan belirli bir kişinin sorumluluğuna ilişkin kararın temelini oluşturmaktadır. Böyle bir raporun nasıl düzgün bir şekilde hazırlanacağını ve derlerken hangi nüansların dikkate alınması gerektiğini ayrıntılı olarak ele alalım.

Yeni bir çalışanı işe alırken, acil amiri veya personel departmanı çalışanı, çalışanı kuruluşta yürürlükte olan tüm kurallara alıştırmakla yükümlüdür. Ek olarak, bazı kuruluşların ek dahili prosedürleri veya kurumsal etik kuralları vardır. İşe alımın gerekli tüm prosedürlere uygun olarak gerçekleştirildiği kuruluşlarda, çalışanların görevleri ve iş disiplinine uyumu ile ilgili çalışma sırasında daha az soru ve hoş olmayan durum ortaya çıkar.

Çalışanın görev tanımı, genel kurumsal etik kuralları veya benzeri belgeler, çalışanların tüm görevlerini ve haklarını açıkça belirtmektedir. Kuruluşun bir çalışanı, belirlenen kurallara uymalı ve bunlara uyulmamasının uzun vadede kuruluşta sorumlu olması gereken maddi hasara yol açabileceğini anlamalıdır. Ancak yine de çalışanların doğrudan görevlerine gereken önemi vermediği durumlar vardır, bu, kuruluşun bazı departmanlarının veya bölümlerinin faaliyetlerini olumsuz etkileyebilir, şirket zarar görebilir. Ve sonra, suçlu çalışanın acil amiri, üst yönetime olay hakkında bilgi vermeli, kimin eylemlerinin hoş olmayan bir duruma yol açtığını ve olumsuz sonuçlardan kimin sorumlu olması gerektiğini belirtmelidir.

Bu gibi durumlarda, acil amir, üst yönetime, olan biteni açıkladığı ve görevini gerektiği gibi yerine getirmeyen kişiyi belirttiği bir muhtıra sunar. Bir çalışanın sistematik olarak görevini gerektiği gibi yapmadığı ve diğer çalışanların görevlerinin bir kısmını yerine getirmesi veya hatalarını düzeltmesi gerektiği durumlar da olabilir, bu tür durumlar da yönetimin dikkatine sunulmalıdır.

Resmi görevlerin yerine getirilmemesine ilişkin muhtıra - genel hükümler

Bir mutabakat (resmi) notu, aslında, yöneticinin çalışanın mesleki görevlerini uygunsuz şekilde yerine getirmesi hakkında bilgilendirildiği bir bilgi belgesidir ve bu not aynı zamanda suçluya disiplin cezası verilmesinin temelini oluşturur. Muhtıra genellikle çalışanın mesleki görevlerini haksız bir şekilde yerine getirdiğini doğrulayan gerçekleri ortaya koyar ve suçluya sorumluluk tedbirlerinin uygulanması talep edilir. Sorumluluk önlemleri şunlar olabilir: bir açıklama, bir kınama ve hatta bazen iş kanununun ilgili gerekçeleriyle işten çıkarma.

Raporun, bölüm yöneticisi (birim başkanı) tarafından, yalnızca çalışanın iş görevlerini yerine getirme konusundaki kasıtlı isteksizliğine veya görevlerini yerine getirmede tekrarlanan büyük başarısızlık olgularına dair iyi nedenler ve kanıtlar olması durumunda düzenlendiğini unutmayın. çalışanın gerekçesinde ağır argümanların olmaması - ağır bir sebep. Bir muhtıra derlemek için temel teşkil eden bu kanıttır.

Bu nedenle, olayın tüm koşulları netleşene kadar bir rapor düzenlenmez.

Ve özellikle, yalnızca olanlarla ilgili tüm gerçekleri analiz ettikten sonra, suçlunun doğrudan amiri olduğunu ve bir rapor hazırlamaya karar veren, onu hazırlayan ve daha yüksek bir yöneticiye veya direktöre teslim etmeyen başka hiç kimse olmadığını not ediyoruz. organizasyon, genellikle bir sekreter aracılığıyla. Bir rapora dayanarak, suçlu bir çalışan para cezasına çarptırılabilir, azarlanabilir veya başka bir şekilde cezalandırılabilir. Bir çalışanın zaten birkaç raporu varsa, iş kanununun çirkin bir maddesi uyarınca kovulabilir.

Mevcut mevzuat, bu tür raporlar için birleşik bir form sağlamamaktadır. Ancak, bir belge düzenlerken, büro işleri için genel hükümlere uyulmalıdır. Not elle veya bir bilgisayarda hazırlanır. Genel tasarım kuralları:

1. Sağ üstte, önce muhatabın tam adı belirtilir, yani: kişinin konumu ve kuruluşun adı, tam adı;
2. Başvuranın adı ve pozisyonu;
3. Ayrıca, sayfanın ortasında "Muhtıra" başlığı bulunur ve genellikle öz, ikinci alt başlıkta kısaca belirtilir - "resmi görevlerin yerine getirilmemesi üzerine";
4. Ayrıca, metin, ödenmemiş görevlerin bir listesi ile devam eder;
5. çalışanın suçu hakkında kanıt ve argümanlar getirmek, sonuçlar;
6. kusurlu çalışan için sorumluluk önlemleri önerileri;
7. imza, başvuranın konumu, tam adı, makalenin hazırlanma tarihi.

Şu anda belgenin net bir şekilde tanımlanmış ve birleştirilmiş tek bir biçimi olmadığından, yukarıdaki şablondan bazı sapmalar mümkündür. Bu kağıt da geçerli kabul edilebilir.

Genellikle, derlenen kağıt, onu kaydeden ve üzerine belgenin seri numarasını ve kabul tarihini koyan sekretere teslim edilir. Daha sonra belge müdüre veya başka bir üst düzey yöneticiye aktarılır.

Not yasal sonuçları olan resmi bilgiler içerdiğinden, bu tür belgeler kuruluşa kaydedilmelidir. Kayıt yöntemlerinden ve sıralamasından biraz daha detaylı bahsedelim.

Tipik olarak, bir kuruluştaki önemli belgeleri kaydetmek için aşağıdaki formlardan biri kullanılır:

• Günlük formu. Kuruluşun, kuruluşun tüm iç resmi belgelerine ilişkin bilgilerin girildiği özel bir muhasebe günlüğü vardır. Yeni bir belgeye bir seri numarası atanır, ardından yevmiye defterine manuel olarak kronolojik sırayla, belgelerin kısa ayrıntılarını gösteren satır satır girişler yapılır. Otomatik biçim. Belge bir bilgisayarda derlenir ve hemen elektronik belge yönetimi veri tabanına girilir.
• Kart formu. Her belge için, bir kayıt numarası ve notun ayrıntılarını gösteren ayrı bir kart oluşturulur. Kart daha sonra sınıflandırıcıya yerleştirilir. Bu yöntem genellikle departman kurumlarında kullanılır.

Notların belirli özellikleri

Muhtıranın (muhtıra) amacı, üst yönetime, suç işleyen çalışana disiplin cezası uygulanması talebini iletmektir. Rapor, çalışanın doğrudan mesleki görevlerini uygunsuz bir şekilde yerine getirmediğini yansıtan doğrulanmış gerçekleri içermelidir.

Başvuranın iddialarını destekleyen belgeler nota eklenebilir. Bunlar, örneğin bir çalışan tarafından yanlış hazırlanmış belgeler, CCTV kayıtları ve diğer kanıtlar olabilir. Notta belirtilen gerçeklere göre resmi bir kontrol yapılabilir. Notun değerlendirilmesinin sonuçlarına ve gerçekleştirilen doğrulama eylemlerine dayanarak, kusurlu çalışanın disiplin yükümlülüğü (açıklamalar, idari kınama) veya hatta çalışanın görevden alınması şeklinde sorumluluk önlemleri hakkında bir karar verilir. İş Kanunu'nun ilgili maddesi. Bu karar, kuruluş başkanının emri şeklinde verilir.

Daha önce belirtildiği gibi, yalnızca çalışanın bölüm yöneticisinin doğrudan talimatlarını veya mevcut mesleki görevlerini geçerli bir sebep olmaksızın yerine getirmemesi durumunda, bir not derlenir ve kuruluşun üst yönetimi tarafından dikkate alınır. Anlaşmazlık durumunda, bir iç denetim gerçekleştirilmelidir.

Kuruluş zaten bu tür belgeler için özel formlar veya şablonlar geliştirmişse, bu durumda bunlar kullanılmalıdır. Not, bir formda, bilgisayarda elle doldurulabilir veya tamamen elle yazılabilir.

Bazen kuruluşun iç düzenlemelerinde, mesleki görevlerin yerine getirilmediğine ilişkin raporun belirli yetkililerle kararlaştırılması gerektiği belirtilir. Öngörülen dahili prosedüre uyulmalıdır, aksi takdirde not müdür veya diğer üst düzey görevli tarafından kabul edilmeyecektir.

Daha önce de söylediğimiz gibi, mesleki görevlerin yerine getirilmediğine ilişkin rapor, aslında, suçlu çalışana sorumluluk tedbirleri uygulanması talebini içermektedir. Üst yönetici, şirket çalışanının hatasından sorumlu tutulması gerektiğine dair olumlu bir karar verdiyse, çalışan, bu tür tekrarları önlemek için kuruluş yönetimi tarafından kendisine verilen eylemi için belirli bir cezaya katlanır. durumlar.

Ancak, suçlu bir çalışan, davranışlarının veya kendisi tarafından gerçekleştirilen eylemlerin yanlışlığını anlar ve kabul eder, bunun sonucunda kendini hızla düzeltir, gelecekte bu tür hataları yapmamaya çalışır, görevlerini yerine getirmek için daha fazla çaba göstermeye çalışır. , kendini iyileştirmeye ve güvenini yeniden kazanmaya çalışıyor. Bu gibi durumlarda, suçlu çalışanın bölüm yöneticisi (patronu), cezanın kaldırılmasını veya çalışanın cezasının başka bir şekilde hafifletilmesini talep eden bir hizmet sunabilir. Böyle bir belge, görevlerin yerine getirilmediğine dair bir rapor gibi düzenlenir.

Tam olarak neyin belirtilmesi gerektiğini ayrıntılı olarak ele alalım:

1. kuruluşun başkanının konumu ve adı, tam adı;
2. notun derleyicisinin konumu, tam adı;
3. başlık "Muhtıra";
4. Aşağıda, çalışana ceza verilmesi emrinin, bu emrin tarih ve numarasını gösteren bir bağlantısı bulunmaktadır;
5. çalışanın yeni çalışma başarıları ve cezayı iptal etme nedenleri hakkında gerçekler vermek;
6. disiplin cezalarının önceden iptal edilmesi veya cezanın hafifletilmesi talebi;
7. muhtırayı derleyen kişinin adı ve konumu;
8. belgenin hazırlanma tarihi, başvuranın imzası.

Çözüm

Şu anda, Rus mevzuatı bu tür notlar için belirli bir birleşik form veya form sağlamamaktadır, ancak kuruluşların kendileri bu tür amaçlar için formlar (şablonlar) hazırlama hakkına sahiptir.

Bu tür belgeleri derlerken, genel kabul görmüş büro işi kurallarına göre yönlendirilmeli, gerekli tüm ayrıntıları belirtin. Bu basit kurallara uyulması, anlaşmazlıkların ve hatta çatışma durumlarının önlenmesine yardımcı olacaktır.

Belge metninde, çalışanın hangi iş görevlerini yerine getirmediğini açıkça belirtmesi, bu gerçeğin kanıtını ve eylemlerinin sonuçlarını sağlaması ve kusurlu çalışan için sorumluluk önlemleri önermesi gerekir.

Tek bir ekibin görev veya iş disiplini ihlali olmadan yapamayacağını unutmayın, bu nedenle yönetim ekibi bu tür belgeleri derlemek için temel kuralları bilmeli ve çalışanlar, görevlerini yerine getirememeleri durumunda sorumluluk önlemlerinin farkında olmalıdır. görevler.

Görevlerin uygunsuz şekilde yerine getirilmesine ilişkin raporun temel kurallarını ve tasarımını inceledik, bu gibi durumlarda ortaya çıkan çeşitli nüansları inceledik. Belgenin kendisinin derlenmesi zor değil, keyfi bir biçimde derlendiği söylenebilir. Ancak bazı noktaların bilinmesi ve dikkate alınması gerekmektedir. Ayrıca, böyle bir hizmeti derlemeden önce olanlarla ilgili hangi önemli koşulların dikkate alınması gerektiğini de size söyledik.

Aslında, çoğu durumda, bir çalışana basit, iyi yapılmış bir açıklama yeterlidir. Ya da belki sadece çalışanın görevlerini yeterince yerine getirememesinin nedenlerini bulmanız gerekiyor, bu da sık sık oluyor ve nedenler her zaman yüzeyde kalmıyor. Bazen, ekonomik durumdaki bir değişiklik nedeniyle belirli bir çalışma alanındaki çalışma düzenini değiştirmek, yerleşik prosedürde ayarlamalar yapmak veya belki de üretim sürecinin ayarlanması gerekir.