Not ve muhtıra - aralarındaki fark nedir

Yazışmalar, çeşitli iş iletişimi türleri arasında ofis yaşamının önemli bir parçasıdır. Ana aracı, içeriğe bağlı olarak açıklayıcı, not vb. olan iyi bilinen notlardır.

Not nedir ve neden gereklidir?

Not, amacına göre, kişinin kendi veya diğer departmanların çalışanlarına, departmanların, firmaların, bölümlerin, şubelerin yöneticilerine yönelik bir bilgilendirme mesajıdır. Bu tür belgelerde ele alınan konuların listesi oldukça geniştir. Notlar, şirketin hayatındaki ana olaylar, mevcut işin uygulanması, mevcut standart dışı durumlar hakkında bilgi verir, şikayetleri ve çeşitli üretim sorunlarını çözmenin yollarını içerir.

Bu tür iletişimin temel amacı, çeşitli iş konularının koordinasyonu Herhangi bir nedenle sözlü karar verilmesinin mümkün olmadığı hallerde. Bir not, yönetim tarafından siparişlerin aksine daha gayri resmi olan siparişleri hazırlamak için de kullanılabilir.

Muhtıra türleri ve amacı

Bir muhtıra, işletmenin başkanına, baş muhasebeciye veya başka herhangi bir kıdemli çalışana hitaben yazılan en popüler not türüdür. Raporun asıl amacı, herhangi bir durum hakkında üstleri bilgilendirmek, işin performansı ve sorunu çözmek (ortadan kaldırmak) için tavsiyelerin hazırlanması vb. Resmi bir muhtıradan farklı olarak, her zaman daha yüksek bir düzeye gönderilir ve yasal güce sahiptir.

En yaygın not türü, yönetimi planların uygulanması, mevcut işin ilerlemesi vb. hakkında bilgilendiren raporlardır. Daha az sıklıkla, üst yönetimin yanıt vermesini gerektiren herhangi bir planlanmamış durum hakkında raporlar hazırlanır. Bu tür raporların yayın yelpazesi oldukça geniştir: işletmenin ana sanayi faaliyetleriyle ilgili bilgilerden, çalışma koşullarının düzenlenmesine ilişkin şikayetlere ve çalışma ve mali disipline uyulmaması, resmi davranış vb.

Muhtıra - örnek

Uygun bir not derleme

Bir notun yapısı, aşağıdaki unsurların zorunlu olarak bulunmasını gerektirir:

• "Büyük harf", muhatabın organizasyonunu, tam adını ve konumunu, gönderenin tam adını ve konumunu gösterir.
• Belgenin başlığından ("Memorandum") ve durumun bir özetinden, herhangi bir eylemden, istekten oluşan bir metin bloğu.
• Derleyicinin tarihleri ​​ve imzaları (bir satırda, soldan sağa, derleyicinin tarihi, imzası ve tam adı belirtilir).

Ayrıca, işletmenin kurallarına göre dergide kayıtlıysa, notta bir kayıt numarası belirtilebilir. Memolar sadece kuruluş içinde kullanıldığından, işletmenin kuralları gerektirmedikçe formların varlığının bir ön koşul olmadığına dikkat etmek önemlidir. Aynı zamanda, bazı işletmelerin, özellikle ticari yazışmalar için tasarlanmış, logolu kendi antetli kağıtları vardır.

Rapor nasıl yazılır?

Memorandum, yapı olarak bir nota benzer. Temel farkı muhatabıdır: Bir nottaki bilgiler başka herhangi bir çalışana gönderilebilirse, o zaman bir muhtırada mesaj daha yüksek bir yetkiliye yöneliktir.

Bir memorandum hazırlama yöntemleri, amaca bağlı olarak değişir. Özellikle, kuruluş içindeki yönetime gönderilen bir iç muhtıra, bir muhtıra ile aynı şekilde düzenlenir. Aradaki fark, "Muhtıra" olarak adlandırılan metin bloğunun içeriğinde yatmaktadır ve sorunun özünün bir açıklamasını, ortadan kaldırılması için önerileri veya halihazırda alınmış olan önlemlerin bir tanımını içermektedir.

Ancak, diğer kuruluşların çalışanlarına yönelik harici bir mutabakat hazırlarken, kurallar daha katıdır:

• Belge kuruluşun antetli kağıdına yazılır.
• Senet, şirketin giden mektuplar defterine kaydedilir ve tahsis edilen sicil numarası notun başlığında belirtilir. Ayrıca, bir notun alınması üzerine, muhatabın teşkilatına gelen evrak olarak kaydedilir.
• Dış not, kural olarak, firma başkanı veya vekili tarafından imzalanır. Gönderim sırasında diğer departman başkanlarının imzaları da gerekebilir.
• Notun tarihi, imzalanma ve gönderilme tarihidir.
• Nota belge ekleri eşlik ediyorsa, metin bölümünde ekli belgelerin bir listesi derlenir.

Memorandumun metin kısmı amacına göre değişir:

1. Raporlama raporu, işin ilerleyişi, son teslim tarihlerini karşılama, mevcut sorunların bir açıklaması vb. hakkında bilgi içermelidir. Böyle bir rapor, patronun işteki eksiklikleri zamanında fark etmesini ve bunları ortadan kaldırmasını sağlar.
2. Belirli bir durum hakkında bilgi veren bir not, sorunun ayrıntılı bir tanımından ve iyileştirilmesi (ortadan kaldırılması) için önerilerden oluşur. Uygulamada, çoğu zaman bu tür belgeler, çalışanlar tarafından iş disiplini ihlallerine ilişkin şikayetlere ayrılmıştır ve olumsuz niteliktedir, bu nedenle, bilgi sunarken duygusal bileşeni atlamak ve öze bağlı kalmak önemlidir.

Not veya muhtıra: öyleyse fark nedir?

Gördüğünüz gibi, hizmet ve notların pek çok ortak noktası var. Dolayısıyla, her iki seçenek de iş iletişimi için kullanılır, benzer bir tasarım yapısına sahiptir. Aynı zamanda, bir takım farklılıklar vardır:

1. Bir muhtıra, işletme içindeki farklı kademelerdeki çalışanlara gönderilirken, bir muhtıra yalnızca daha yüksek bir seviyeye (kendi veya üçüncü taraf bir şirket) düzenlenir.
2. Not, dahili bir belgedir, diğer tüzel kişilerle harici yazışmalarda kullanılabilir.
3. Bir muhtıradan farklı olarak bir notun yasal bir gücü yoktur.
4. Not işletme içinde kullanıldığı için normal bir kağıda yazılabilir. Aynı ilkeye göre, şirket içinde kullanılması durumunda bir iç rapor düzenlenir. Aynı zamanda, rapor başka bir kuruluşa gönderilirse, derlerken antetli kağıt, sicil numarası ve diğer zorunlu resmi yazışma unsurları kullanılır.