Cum se scrie o notă

O atmosferă sănătoasă de lucru în colectivul de muncă este posibilă numai atunci când fiecare dintre membrii săi este responsabil pentru propriile atribuții și respectă normele disciplinei muncii. În caz contrar, eficacitatea întregii echipe scade, ceea ce în unele cazuri poate afecta salariile și soarta întregii întreprinderi.

Pentru astfel de situații, este furnizat un memoriu, care vă permite să informați conducerea într-o formă oficială despre nerespectarea fișei postului de către infractor. Luați în considerare cum să scrieți corect o notă pentru un angajat și ce exemple de documente sunt furnizate pentru diverse situații.

Dragi cititori! Articolele noastre vorbesc despre modalități tipice de rezolvare a problemelor juridice, dar fiecare caz este unic.

Dacă vrei să știi cum să vă rezolvați exact problema - contactați formularul de consultant online din stânga sau sunați

8 (800) 511-91-49
Este rapid și gratuit!

Tipuri și conținutul rapoartelor

O notă este un document care conține orice informație pentru un manager sau o autoritate superioară și conceput pentru a-l determina pe destinatar să ia măsuri sau decizii.

Există o anumită clasificare a acestor documente după destinatar:

• Intern... Conceput pentru administrație, direcție sau alți directori.
• Extern... Adresat autorităților superioare care controlează activitatea întreprinderii.

De asemenea, notele sunt clasificate după conținut:

• Informativ... Acestea sunt de natură periodică, deoarece sunt compilate cu scopul de a informa despre procesul de lucru, detaliile și metodele acestuia.
• Inițierea... Sunt plângătoare și recomandative, create cu scopul de a iniția bonusuri pentru angajații distinși sau de a-i pedepsi pe cei vinovați.
• Raportarea... Creat sub forma unui raport care informează managerii despre rezultatele muncii, rezultatele ordinelor executate.

Există, de asemenea serviciu și explicativ memorandumuri.

Notificare are caracter informativ. Este utilizat pe scară largă în diferite organizații la toate nivelurile de management într-o varietate de situații.

Acest document poate conține informații despre mișcările de personal între departamente, poate solicita instrucțiuni, poate raporta modificări în modul în care funcționează afacerea sau poate anunța o întâlnire.

Prevederile memo sunt concepute pentru a simplifica și a accelera comunicarea în cadrul întreprinderii. Nu există cerințe legale pentru forma unui document oficial.

Explicativ- o notă care este acceptată ca fiind cauza oricărui incident la întreprindere. Aceasta poate include fapte despre absenteism, tardivitate, ignorarea obligațiilor oficiale sau alte încălcări. Violatorul poate fi fie un angajat individual, fie un întreg departament.

Conform legii, un astfel de mesaj sub formă de explicație trebuie solicitat de șeful organizației, înainte de a lua măsuri disciplinare împotriva unui angajat sau unitate.

Structura documentului

Indiferent de conținutul notei, structura sa conține următoarele părți principale:

1. Primul descrie principalele evenimente sau indică motivele care au determinat scrierea notei.
2. Al doilea conține o analiză a datelor indicate în prima parte, indicând opțiunile pentru rezolvarea situației.
3. A treia este ultima, unde sunt rezumate rezultatele primelor două părți.

În unele cazuri, o notă poate servi drept dovadă a legalității acțiunilor comise sau a inocenței.

Procedura de compilare

Este încă recomandat să urmați o anumită procedură pentru întocmirea unei note, indiferent de absența unui document corespunzător în legislație: astfel încât angajații să nu facă greșeli și să nu întâmpine dificultăți în întocmirea unor astfel de documente, se recomandă creați un șablon de notă.

Un eșantion de proiectare a formularului trebuie să se afle într-un loc proeminent - un stand de informații sau într-un folder șablon.

1. Coltul din stanga sus- destinatarul (numele persoanei care a scris nota, funcția sa, departamentul). Dacă documentul este extern, atunci este necesar să indicați numele și detaliile poștale ale organizației, orașul de compilare.
2. Coltul din dreapta-sus- destinatar, aceleași date ca în paragraful anterior.
3. Centrul paginii- titlu cu majusculă.
4. Sub titlu, mai aproape de stânga, este indicat dataîntocmirea documentului și numărul de înregistrare al acestuia.
5. Mai mult, este necesar să se afirme în mod restrictiv, dar clar esența generală notificare. Descrieți evenimentele, faceți o concluzie, faceți sugestii.
6. Partea finală- prenumele și inițialele persoanei care a scris documentul, indicând poziția, data și semnătura. Se recomandă să se potrivească totul pe o singură linie.

Dacă o reclamație sau un alt tip de raport nu este creat conform modelului, acesta este considerat valid.

Exemplu

Pentru claritate, merită să luați în considerare șablonul pentru o notă despre un exemplu. Cum se scrie o notă adresată directorului dacă un angajat încalcă disciplina - întârzie, nu apare la locul de muncă sau nu își îndeplinește atribuțiile funcționale?

Se aplică structura documentului prezentat mai sus: mai întâi, acestea descriu situația, indicând faptul uneia sau mai multor încălcări, apoi solicită managerului să ia măsuri sau să prezinte opțiuni de pedeapsă disciplinară.

Director PJSC JSCB "BANK" O. A. Vereshchagin
I. I. Krasnov, șeful departamentului de vânzări

Memorandum(probă)

31.03.2016, № 254/4545

Pentru informația dumneavoastră acel manager de client 31.03.2016 Krylova E.O. a lipsit de la locul de muncă de la 9-00 la 14-00, care depășește pragul permis de ora 4 și este recunoscut ca absenteism. Angajatul nu a oferit o explicație și nu are documente care să confirme validitatea motivului absenței. În acest sens, propun să aplic la angajatul Krylova E.O. măsuri disciplinare sub formă de concediere.

I. I. Krasnov, șeful departamentului de vânzări (semnătură)
31.03.2016

Nu există nicio cerință legală pentru structura memorandumului.

De asemenea, puteți descărca forma notei în format word.

înregistrare

În instrucțiunile sale, serviciul clerical al organizației este obligat să accepte nu numai un exemplar de notă, ci și metodele și procedura de înregistrare a acesteia.

Deoarece nota conține informații și necesită, de asemenea, un răspuns scris, acestea trebuie înregistrate prin atribuirea unui număr personal documentului. Astăzi în birou este folosit trei modalități de înregistrare a documentelor:

• Revistă... Pentru aplicarea sa, se începe un jurnal special, în care fiecărui nou document i se atribuie un număr în ordine cronologică. Această metodă este recunoscută ca nefiind cea mai convenabilă, deoarece dacă trebuie să căutați o explicație sau să raportați după număr, trebuie adesea să întoarceți multe pagini.
• Automat... Clasificarea documentelor după numărul de ieșire utilizând software. Un card este introdus în baza de date cu codul de înregistrare atribuit mesajului de service sau reclamației.
• Card... Principiul este același ca și pentru o bază de date automată, dar fără utilizarea tehnologiei informației. După atribuirea unui număr de ieșire documentului, se creează un card pe care sunt înregistrate data și indexul memorandumului. Cardul este plasat în clasificator.

Avantajul metodei cardului în comparație cu metoda revistei este ordinea, ușurința căutării, capacitatea de a fi utilizat de mai mulți angajați în același timp.