Cum se coase documentele manual cu fire corect?

S-ar părea, de ce să legați documente, când le puteți fixa cu un capsator, o agrafă, să le pliați într-un dosar sau chiar să le lipiți, ca să nu mai vorbim de transferul hârtiei electronic? Totuși, sunt multe locuri în care va trebui să cărați foile cusute cu ață: la fisc, la arhivă, instanțe și așa mai departe. Acest lucru este necesar pentru a crește nivelul de securitate: la urma urmei, este imposibil să înlocuiți în mod neobservat o foaie pe documentele cusute corect. Acest lucru poate fi verificat cu ușurință prin simpla privire la documentele capsate.

S-ar părea că totul este destul de simplu: să coaseți foile și să le certificați. Dar există o dificultate care deseori îi derutează pe funcționari - aceasta este lipsa unei singure reguli de cusătură. Totodată, fiscul sau arhiva are dreptul de a returna documentele fixate incorect, ceea ce poate întârzia foarte mult procedurile deja lente. Cu toate acestea, nu disperați: există mai multe GOST-uri conform cărora acest proces ar trebui efectuat.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de rezolvare a problemelor juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

(Moscova)

(Saint Petersburg)

(Regiuni)

Este rapid și este gratuit!

Ce GOST și standarde trebuie luate în considerare

Fotografia arată cum să coaseți documentația prin 3 găuri

După cum sa menționat deja, principala dificultate este lipsa unui standard unic. Cu toate acestea, există reguli generale de certificare care se aplică în majoritatea cazurilor documentelor A4. Puteți afla despre ele în Orientările pentru dezvoltarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Ordinul lui Rosarkhiv din 23 decembrie 2009 nr. 76 și GOST R 51141-98 „Munca de birou și afaceri de arhivă”.

Dacă aveți nevoie să înregistrați un SRL, nu ezitați să studiați „Cerințe pentru întocmirea documentelor utilizate pentru înregistrarea de stat a persoanelor juridice, precum și a persoanelor fizice ca întreprinzători individuali” din 26.02.2004 N-110 și „Explicații metodologice privind procedura pentru completarea formularelor de documente utilizate pentru înregistrarea de stat a unei persoane juridice ”(Articolul 1, paragraful 3). Este de remarcat faptul că majoritatea recomandărilor sunt date pentru documentele care au fost păstrate mai mult de zece ani.

Cu toate acestea, dacă aveți îndoieli cu privire la corectitudinea informațiilor de mai sus, este mai bine să clarificați toate detaliile în avans la fața locului. Uneori este necesar să se certifice fiecare foaie sau număr de foi sau pagini. De asemenea, merită să ne amintim că toate documentele formate din mai mult de o coală sunt supuse firmware-ului.

Design copertă

Coperta este necesară pentru o mai bună conservare a documentului. Este de doua feluri: depozitare normală și pe termen lung... Primul este un carton subțire, al doilea este din unul mai dens, mai dur. În același timp, doar cartonul fără acid ar trebui folosit ca acoperire pentru documentele depuse pentru depozitare de stat.

Pentru coaserea unui document format din coli A4 se folosește o copertă de 22,9 x 32,4 cm, adică. ceva mai mare decât foaia în sine.

Dacă foile cusute în carcasă sunt de dimensiuni nestandard, atunci capacul trebuie să fie de dimensiunea corespunzătoare, fără alocații pe laterale. Pentru o rezistență mai mare, pe lângă aceasta, sunt cusute benzi subțiri de carton în față și în spate, prin care ar trebui să treacă frânghia. În același timp, există instrucțiuni speciale chiar și pentru lipici: fără paste, doar opțiuni de papetărie sau silicați.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai usor Acest lucru se poate face folosind servicii online care vă vor ajuta să generați toate documentele necesare în mod gratuit: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți la modul în care puteți facilita și automatiza contabilitatea și raportarea, atunci vin în ajutor următoarele servicii online, care va înlocui complet contabilul din firma dumneavoastră și vă va economisi mulți bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat, semnate cu semnătură electronică și trimise automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL pe USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Paginare

Pentru a preveni ca foile să se confunde și să nu se piardă, documentul este numerotat. Aceasta este o parte importantă a cusăturii, care are propriile caracteristici și reguli:

• Înainte de a începe să puneți numerele, trebuie să scoateți toate foile goale din carcasă și să lăsați inventarul deoparte - nu apare în numerotare. Apoi sortați documentele atașate după dată sau alte criterii, cum ar fi țara sau alfabetul. Licitațiile sunt o excepție: pentru acestea, firmele înseși indică locația.
• Apoi, aveți nevoie de un creion simplu. În foile simple, numerotarea este în colțul din dreapta sus; în cartonașe cusute, fotografii, desene și alte lucruri - dimpotrivă, în colțul din stânga sus pe spate. Foile de format mare sunt lipite din dreapta sus în față. Chiar dacă harta constă din mai multe foi lipite într-una singură, este o singură foaie în document. În același timp, pe spatele acestuia este scris numărul de foi: „Foaie nr. xxx - schema de lipire din coli xxx”. Acest lucru este valabil și pentru fotografiile, diagramele și decupările lipite strâns pe foaie: „Pe foaia nr. xxx există xxx decupaje și xxx fotografii lipite conform inventarului de pe verso”. Dacă astfel de inserții sunt lipite dintr-un singur colț, atunci ele sunt foi separate și sunt numerotate separat.
• Merită remarcat imediat caracteristicile firmware-ului de format mare: pliați foaia în formatul necesar, atașați-o la documente și vedeți unde va trece firul. Acolo trebuie să-l flash și nicăieri altundeva.
• Dacă în interiorul carcasei există un document cu numerotare proprie (broșură, reviste, ziare), atunci acesta poate fi lăsat neschimbat doar dacă numerele coincid cu cele generale. În caz contrar, documentul este supus renumerotării și includerii în lista generală. Dacă în carcasă a fost cusut un plic cu materiale, materialele trebuie numerotate separat, puneți numărul dorit pe plic și întocmiți un inventar separat al atașamentului. Volumele sau părțile unei carcase sunt, de asemenea, numerotate separat.
• Dacă faceți o greșeală la numerotare, trebuie să tăiați cu atenție numerele cu o bară oblică și să puneți numărul dorit lângă el. În acest caz, se întocmește o nouă inscripție de certificare. Dacă sunt prea multe greșeli, cazul este renumerotat, vechea inscripție de certificare este tăiată și se întocmește una nouă. Dacă în carcasă se adaugă foi noi, documentul va trebui să fie complet renumerotat. În cazuri excepționale, este posibil să se permită utilizarea literelor în locul numerelor: 1, 2, 2a, 2b, 3.

După aplicarea numerelor se întocmește o inscripție de certificare. Conține informații despre toate foile cusute în carcasă: numărul total de ceea ce este cusut în mod specific (cărți, fotografii, decupaje), în ce stare sunt (rupte, multe pete), ce numere de foi lipsesc, de la ce dată a început numerotarea. Neapărat pus semnătura, transcrierea, funcția, data, formatul foii.

Inventarul documentelor

Inventarul este necesar pentru o comparație de control a foilor disponibile, amplasarea și configurația acestora. Nu este numerotat și se atașează înaintea primei foi. În el trebuie să specificați următoarele date: firma, orașul, data, funcția și numele complet al persoanei care certifică... Inventarul propriu-zis poate fi prezentat sub forma unui tabel, care indică data întocmirii documentului atașat, denumirea acestuia, ce fișe captează, numărul total al acestora.

Inventarul general trebuie să însoțească întotdeauna documentul. Pe langa aceasta, in interiorul carcasei poate exista un inventar intocmit pe foi separate sau un plic atasat.

Certificarea unui document

Certificarea încununează întregul proces de cusătură a carcasei, cu excepția cazului în care este necesar să se certifice fiecare foaie separat. Certificarea este semnătura unei persoane autorizate care va fi responsabilă de transferul tuturor documentelor cusute pentru fisc, arhivă sau alte autorități. Se pune pe dosul ultimei foi.

Cum funcționează de fapt firmware-ul? Vei avea nevoie perforator, filet, autocolant de certificare, precum și fir grosier, bandă, fir simplu sau ceva similar... Cel mai bine este să utilizați prima opțiune - este suficient de puternică și nu se va rupe. Autocolantul de certificare este o hârtie subțire pe care este imprimat textul:

„Cusut, numerotat, semnat

și ștampila _______ (_____) foaie ___

Manager general

LTD "______"

NUMELE COMPLET"

Procedura în sine arată astfel:

1. Luați foile, puneți-le în perforatorul și faceți două sau mai multe găuri într-un singur loc. Dacă numărul de foi este mic, le puteți străpunge cu un ac sau o punte, dar trebuie să aveți grijă să nu rupeți hârtia. Trageți firul prin ambele găuri, astfel încât centrul să fie în exterior și cozile să coboare în spate. Trebuie să fileți firul de două ori pentru o rezistență mai mare.
2. Legați cozile într-un nod, tăiați firul în exces (lungimea cozilor nu trebuie să depășească șase centimetri) și lipiți deasupra bucata de hârtie pregătită, astfel încât să acopere nodul, dar să nu-l ascundă complet. Dacă documentul va fi păstrat mai mult de zece ani, autocolantul este realizat din hârtie de papirus.
3. După ce lipiciul se usucă, sigiliul și semnătura persoanei specificate sunt puse pe autocolant, în timp ce acestea nu trebuie să depășească marginile hârtiei. Uneori poate fi necesar să securizeze suplimentar informațiile cu lipici. În unele cazuri, fiecare foaie trebuie să fie certificată. În acest caz, în partea de jos se pune semnătura persoanei împuternicite indicate pe spate.

Cusătură cu 3 și 4 găuri

Întregul proces de cusătură a fost descris pe scurt mai sus. În acest caz, există mai multe opțiuni de fixare: trei și patru găuri. Principiul lor general rămâne același, doar detaliile diferă:

• Pentru a coase o carcasă cu trei găuri, trebuie să străpungeți foile de trei ori și să strângeți corect firul. Distanța dintre găuri nu trebuie să depășească trei centimetri. Întoarceți carcasa și treceți firul prin orificiul din mijloc (vârful ar trebui să iasă din prima foaie). Apoi treceți firul în gaura de sus, apoi în partea de jos și la capăt în mijloc. Ambele capete ale firului vor ieși în spatele carcasei, astfel încât să puteți face un nod în siguranță și să lipiți o bucată de hârtie.
• Cusătura în patru găuri este aproape aceeași, distanța dintre ele este de aproximativ un centimetru și jumătate. Întoarceți documentul și treceți firul prin al doilea orificiu de sus, apoi treceți-l în orificiul de jos. Apoi faceți un șarpe: a doua gaură de jos - gaura de sus din prima foaie - a doua gaură de sus, de la care a început totul. Legați firul pe un nod, lipiți o bucată de hârtie de pergament și semnați când returnați documentele.

În unele cazuri, firmware-ul cu cinci găuri este posibil, în timp ce principiul nu se schimbă deloc.

Acest proces este explicat pas cu pas în următorul videoclip:

De ce trebuie să cusezi documentația

Capacitatea de a capsa documente poate fi necesară de oricine: documentele sunt cusute pentru a aplica pentru deschiderea unei afaceri, pentru participarea la o licitație, atunci când depun documente la o arhivă sau instanță, la transferul rapoartelor contabile sau documentelor de personal. În același timp, este necesar să capsați nu numai originalele, ci și copiile documentelor importante care nu pot fi transferate la locul cererii.

Cel mai adesea, documentele de numerar și contabile, precum și multe documente de birou, trebuie să fie capsate: cărți de afaceri, documente de proiectare și impozite, acte notariale... Unele dintre ele au cerințe speciale de firmware, care sunt cel mai bine cunoscute în avans. Documentele contabile sunt cusute prin cinci găuri, documentele fiscale și de arhivă prin trei găuri, iar documentele de numerar sunt adesea cusute prin colțul din stânga sus.

În ciuda regulilor generale, unele cazuri au propriile lor trăsături distinctive, pe care este mai bine să le clarificați în prealabil, astfel încât ulterior să nu trebuiască să remediați totul. Și amintiți-vă un fapt important: doar un angajat cu aceste drepturi poate capsa documentele.