Înregistrarea unei note interne: un exemplu de document și reguli de întocmire

Memorie internă- Acesta este un document, care atinge de obicei probleme importante care au o legătură directă cu problemele de producție ale organizației.

El ar trebui întocmit pe o foaie de hârtie A4 obișnuită sau pe un antet formal tipic pentru o anumită companie.

Merită să ne amintim că, atunci când întocmim un astfel de document, o indicație a unui anumit destinatar este o condiție prealabilă.

Este necesar să înregistrați în mod clar oficialul care are autoritatea necesară pentru a revizui hârtie similară. Autoritatea sa trebuie confirmată de fișa postului, precum și de responsabilitățile funcționale atribuite în acesta.

Important! O astfel de lucrare are o anumită forță juridică. Astfel, persoana care a scris-o este responsabilă de creativitatea lor.

Motive pentru întocmirea unui astfel de document

Dacă analizează principalele situații care apar în producție, putem concluziona că motivele pregătirii acestor documente pot fi:

• îndemnând administrația să luând anumite decizii... Într-o astfel de situație, la elaborare, este necesar să se precizeze 2-3 fapte și o scurtă analiză a modului în care acestea afectează situația producției. Trebuie trase concluziiși prezintă propuneri pentru rezolvarea problemei.
• Nevoia de a informa superiorii despre diferite nuanțe, precum și despre situații. Astfel de documente sunt de obicei scrise periodic și sunt analitice.
• Furnizarea unui raport. Notele de acest tip se menționează de obicei rezultatele muncii depuse pentru o anumită perioadă. De asemenea, se poate preciza cât de eficient au fost efectuate cercetările, ordinele conducătorilor sau instrucțiunile acestora. Trebuie remarcat faptul că dreptul de a întocmi un astfel de document au capetele diviziunilor individuale și structurale.

Cu toate acestea, astfel regula nu trebuie să încalce drepturile angajaților obișnuiți contactați superiorii.

Cum este diferit de exterior?

1. După cum sa menționat mai sus, nota internă este document trimis de la un manager la altulîn cadrul aceleiași întreprinderi. Este de remarcat faptul că, în proiectarea sa, este permisă atât utilizarea antetului, cât și o simplă coală de hârtie.
2. După întocmirea hârtiei similare semnat de compilator și trimis destinatarului... În acest caz, persoana care a întocmit documentul trebuie să indice în mod necesar numele de familie, prenumele și funcția.
3. Spre deosebire de vărul său interior, nota exterioară este întotdeauna depășește o firmă... Un astfel de document, de regulă, este trimis autorităților superioare.
4. Este util să rețineți diferență semnificativă între astfel de hârtie... Faptul este că compilarea acesteia trebuie să se efectueze în mod necesar pe antetul organizației în care a fost efectuată compilarea. Pe lângă informațiile standard, acestea trebuie să conțină detaliile firmei, precum și sigiliul acestora.
5. Este necesară o notă externă trebuie să conțină o semnătură persoana care ocupă funcția de șef al întreprinderii.

Regulile de scriere

Memorie internă are o anumită forță juridică, deci merită să fii serios cu privire la design.

Informațiile pe care le conține trebuie se raportează pur la specificul operei, precum și pentru a fi prezentat pe scurt și numai pe fondul problemei, nu este permisă prezentarea detaliilor care nu au legătură cu aceasta.

• stilul de prezentare ar trebui să fie pur informațional. O astfel de lucrare nu ar trebui să conțină manifestări de sentimente sau emoții.
• Toate faptele sau recomandările indicate ar trebui să fie prevăzute în caz... Toate detaliile trebuie marcate clar.
• Documentul trebuie întocmit conform anumitor reguli... Dacă există erori evidente în acesta sau lipsesc informații obligatorii, atunci pe baza acestora, lucrarea poate fi invalidată.

Important! Prezentarea acestor părți principale determină conținutul informațiilor din document și utilitatea acestuia pentru managementul întreprinderii.

În plus față de informații suplimentare de diferite tipuri, documentul trebuie să conțină partea de text principală, care poate fi împărțită în:

1. partea constatatoare detaliind toate faptele și obligațiile problemei.
2. Partea analitică conținând posibilele consecințe.
3. Partea recomandată, în care compilatorul își expune sfaturile și recomandările.

Instrucțiuni pas cu pas

Așa cum sa menționat mai sus, text memo intern constă din două părți:

1. în partea introductivă prescrie starea problemei, faptele care au servit drept motiv al compilării. De asemenea, este necesar să se arate rezultatele analizei lor.
2. Partea principală ar trebui conține concluzii, propuneri, cereri... Trebuie să completați partea principală cu o propunere sau o cerere clară.

În ceea ce privește detaliile, lucrarea în cauză este ar trebui să conțină:

Dacă se constată încălcări în timpul examinării, atunci documentul este invalidat cu o mare probabilitate. Dacă compilatorul din mers poate respectă toate regulileîn ceea ce privește scrierea lucrării, atunci nu poate avea nicio îndoială că conducerea superioară o va primi și o va studia cu atenție.

Important! Este demn de remarcat faptul că planul și forma lucrării trebuie respectate cu strictețe.

Exemplu de înregistrare

Pentru claritate, o persoană care nu a scris niciodată așa ceva, dar merge, ar trebui să ia în considerare exemplu de document similar... Un exemplu specific va prezenta cum întocmește o notă, dacă o persoană încalcă disciplina, adică întârzie sau, în general, nu apare la locul de muncă.

Lucrarea este compusă astfel:

1. în primul rând, este necesar în colțul din dreapta sus specificați destinatarul și expeditorul, de exemplu, către directorul PJSC JSCB "BANK" IP Kostrov, șeful departamentului de vânzări Makhnov K.S.
2. Apoi, ai nevoie desemnați numele documentuluiîntr-un astfel de caz, memorandumul și chiar mai jos, și în stânga, pune data compilării, de exemplu, 31.03.2015.
3. Următorul pas este să scrie partea principală... De exemplu: aș dori să vă informez că managerul de clienți Mitrokhina M.A. a lipsit de la locul de muncă între orele 8:00 - 17:00. Acest lucru depășește pragul de 4 ore și este considerat absență. Angajatul nu a oferit o explicație și nu a prezentat niciun document care să confirme validitatea motivului absenței. În legătură cu cele de mai sus, propun să aplic la Mitrokhina M.A. pedeapsa disciplinară, și anume concedierea.
4. Ultimul pas compilatorul ar trebui să indice poziția dvs., prenumele, inițialele, semnătura, precum și data.

Un exemplu în fotografia de mai jos:

Un astfel de document ar trebui întocmit numai dacă există un motiv întemeiat pentru aceasta. Dacă compilatorul intenționează să realizeze ceva cu ajutorul unei astfel de hârtii, atunci are nevoie respectați cu strictețe regulile de redactare.