دعنا نقارن هذين الحرفين. كلاهما يبدأ بدعوة ، لكن الحرف الأول من الشركة. ("يدعو مصنع الأثاث" بيرش "...")والثانية – نيابة عن جميع العاملين في الشركة ("نحن ندعوك…").

الخيار الأول رسمي للغاية. يمكنك أيضًا أن تكتب هنا: " يسر شركة Beryozka دعوتك ... "

الدعوة من "نحن" (موظفو الشركة) هي أيضًا دعوة رسمية تمامًا ، ولكن يُنظر إليها على أنها أكثر "إنسانية": " نحن ندعو ... ", “يسعدنا دعوتكم ... ", “نود أن ندعوك ... ".

في بعض الحالات ، قد تحتاج إلى كتابة دعوة من نفسك. على سبيل المثال ، إذا كنت قائدًا وترغب في جعل الدعوة شخصية أكثر. ثم تتحول هذه العبارات إلى: "ادعو ...", "يسعدني دعوتك ...", "أود أن أدعوكم ..." ، "دعني أدعوك ..."

خطابات أقل رسمية

في حالة أقل رسمية ، عندما تكتب ، على سبيل المثال ، إلى زميلك الذي تقابله كل يوم في المكتب ، فإن مثل هذه "الاحتفالات" تكون عديمة الفائدة تمامًا.

بين الشركات أو المكاتب المختلفة لنفس الشركة ، غالبًا ما يكون هناك المراسلات التجارية... في الرسالة ، يمكنك دائمًا تقديم معلومات حول الطلب وتوضيح التفاصيل والدعوة إلى اجتماع. في هذه المادة ، سوف نتعرف على كيفية الترتيب بشكل صحيح خطاب دعوة، عينة يمكنك تنزيلها في الجزء السفلي من المادة بتنسيق Word.

خطاب دعوة- خطاب رسمي يتم إرساله إلى المرسل إليه بمناسبة حدث أو مؤتمر أو اجتماع. يمكن إصدار خطاب دعوة من أجل دعوة شخص ما لإجراء مقابلة أو اجتماع. تستخدم العديد من الشركات الشكل الشفهي لنقل المعلومات النصية ، ويظهر خطاب الدعوة كوسيلة إضافية لإظهار الانتباه إلى المرسل إليه.

كوثيقة رسمية ، تحتوي رسالة الدعوة على عدد من المزايا ، دعنا نلقي نظرة عليها جميعًا بالترتيب.

1. بفضل هذه الرسالة ، يمكنك إظهار الاحترام للمرسل إليه.
2. يشير وجود مثل هذه الرسالة إلى أن مستلمها مدعو بالفعل إلى الحدث ويجب أن يصل في الوقت المحدد.
3. يمكن إرسال مثل هذا الخطاب إلى المرسل إليه إذا لم تكن هناك طريقة للاتصال به بأي طريقة أخرى.
4. ستكون رسالة الدعوة دائمًا أمام أعين المستلم ، ولن ينسى الاجتماع القادم ، على سبيل المثال ، إذا تمت دعوته للمشاركة كمتحدث في حدث رسمي.

يمكنك إرسال خطاب الدعوة هذا باستخدام خدمات البريد الروسي أو البريد الإلكتروني.

نعرض عليك أيضًا تنزيل عينات من رسائل التذكير بالطلبات والتأكيدات والطلبات.

كيف تكتب رسالة دعوة للمقابلة أو الاجتماع أو الاجتماع بشكل صحيح؟

يتضمن أي حدث رسمي مشاركين إيجابيين وسلبيين يجب دعوتهم مسبقًا عن طريق إرسال خطاب دعوة إليهم. مع وجود مثل هذه الرسالة في متناول اليد ، سيتمكن المشاركون في مؤتمر أو ندوة أو اجتماع أو اجتماع من التحضير والتخطيط لوقتهم بشكل عقلاني.

يتم وضع هذا المستند على ورق الشركة مع معلومات الاتصال والتفاصيل. في الزاوية العلوية من الرسالة ، تتم الإشارة إلى البيانات الشخصية للمرسل إليه ، إذا لزم الأمر - اسم المؤسسة أو الشركة.

يتم كتابة العنوان المرسل إليه في الوسط ، ثم يتم تقديم جوهر الرسالة بأسلوب مجاني. من الضروري ذكر الحدث الذي تدعو المرسل إليه. يمكن أن يكون اجتماعًا أو مقابلة ، أو اجتماعًا أو اجتماعًا ، أو مؤتمرًا أو تذوقًا ، إلخ. من الضروري الإشارة إلى اسم الحدث وإرفاق البرنامج إن وجد.

بعد ذلك ، يشار إلى تاريخ الحدث والوقت المحدد. يشار إلى موقع الأحداث بالتفصيل. بالإضافة إلى العنوان ، من الضروري الإشارة إلى الرقم الدقيق للمنزل والمكتب والأرض وحتى خريطة الطريق ، والطرق التي يمكنك من خلالها الوصول إلى نقطة الالتقاء. في الحالات الصعبة بشكل خاص ، يلزم وجود مخطط للمبنى الذي يقع فيه مكتب الشركة.

يمكنك إكمال خطاب الدعوة بالامتنان للمرسل إليه لاهتمامه بالرسالة ومحتوياتها ، وأخذ الوقت الكافي لدراسة المواد المرفقة. يوقع المؤلف الخطاب ويضع ختمًا إذا لزم الأمر.

عند الحصول على مثل هذه الدعوة ، يمكن للمرسل إليه الرد عليها ، أو تأكيد مشاركته في الحدث ، أو رفض تقديم أسباب مبررة.

قم بتنزيل خطاب الدعوة. ملء العينة

في هذه المقالة ، سننظر في كيفية كتابة دعوة رسمية إلى اجتماع أو مفاوضات أو اجتماع. دعونا نشارك عينات من رسائل الدعوة.

خطابات دعوة الحدث: عينات

خطاب دعوة رسمي لهذا الحدث

الشركة التي تخطط لإقامة الحدث ، أثناء التحضير لها ، تأخذ في الاعتبار أنه سيتعين عليها إرسال خطابات دعوة رسمية. هذا ينطبق بشكل خاص على الأحداث التي يتم وضع قوائم الضيوف ، الذين يكون حضورهم مطلوبًا.

في هذه الحالة ، لا يكفي مجرد الاتصال بهم وإبلاغهم بالحدث القادم. من المهم أن يكون الشخص المدعو على دراية بحجم الاجتماع وأهميته الخاصة. لذلك ، سيحتاج السكرتير إلى إعداد خطاب دعوة للمشاركة في الحدث.

بادئ ذي بدء ، فهم تصنيف هذه المراسلات والفروق الدقيقة في تصميمها. خطاب دعوة العمل الرسمي هو شكل مختلف... يتم تحديد الانتماء إلى هذه الفئة بناءً على الغرض من الدعوة: إخطار الأشخاص المناسبين بالحدث القادم ، ووقت ومكان عقده. الملامح الرئيسية لخطاب دعوة لحضور حدث:

• شخصية ، يتم إرسالها في نسخة واحدة شخصيًا إلى كل مدعو ؛
• يحتوي على معلومات تنطبق على كل ضيف على حدة ؛
• تبدو أكثر روعة من الحروف الأخرى - ورق وديكور أفضل جودة ؛
• يمكن أن تكون مكتوبة بخط اليد.

لاحظ أنه في هذه الحالة ، نادرًا ما يتم استخدام النماذج القياسية لخطاب العمل للتسجيل. ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى كتابة خطاب دعوة رسمي حدث عمل، فإن تصميمه باستخدام ورق ذي رأسية مسموح به.

خطاب دعوة الحدث: عينة

تنزيل العينة

خطاب دعوة للاجتماع

يجب توجيه خطاب الدعوة الرسمي لحضور الاجتماع إلى المهتمين مباشرة. في هذه الرسالة ، يجب أن تصف بالتفصيل موضوع الاجتماع ، والقضايا التي سيتم النظر فيها فيه. يجب عليك أيضًا إخطار مكان الاجتماع والوقت.

لا يمكن إرسال خطاب دعوة إلى اجتماع إلا إلى المدير منظمة محددة... إذا لزم الأمر ، سيقرر بنفسه ما إذا كان سيدعو موظفين آخرين. سوف يخطرك بذلك في خطاب منفصل حتى تتمكن من التخطيط مسبقًا المقاعدلجميع الحاضرين.

خطاب دعوة لحضور اجتماع: مثال لممثلي منظمة أخرى

تنزيل العينة

خطاب دعوة للتفاوض

قبل أن تفكر في إرسال دعوة ، ضع في اعتبارك أن هناك نوعين من المفاوضات: مفاوضات تشغيلية ومخططة. عند التحضير لاجتماع تشغيلي ، يجب على السكرتير دعوة المشاركين ، وإخطار المدير بالموظفين الذين لم يحضروا ، ومعرفة أسباب غيابهم.

يبدأ التحضير للاجتماع المجدول مع عدد كبير من المشاركين في غضون 1.5-2 أسبوعًا ويتضمن الخطوات التالية:

• تعيين تاريخ ووقت ومكان الاجتماع ؛
• وضع جدول أعمال وقائمة بالمشاركين والمتحدثين ؛
• أداء أي عمل قد يكون مطلوبًا قبل بدء الاجتماع ؛
• يؤلف نص الدعوة.

نوع خاص من المفاوضات هو ما يسمى "العصف الذهني". يتم عقد مثل هذا الحدث عندما يكون من الضروري حل مشكلة معقدة ، وإيجاد طريقة للخروج من موقف مشوش ، واتخاذ قرار مسؤول.

البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع الداخلي: نموذج

تنزيل العينة

كيفية كتابة وصياغة خطاب دعوة لأجنبي

عن طريق إرسال خطاب دعوة شركاء أجانبيجب أن يدرك الموظفون والعملاء أنهم قد لا يعرفون مدينتك. لذلك ، يجدر إرفاق التوجيهات إلى مكان الحدث أو مؤسستك بالحرف. تحتاج أيضًا إلى رعاية الأجنبي المستقر في الفندق أثناء إقامته. إذا كان المضيف يدفع مقابل الإقامة والطيران والنقل والخدمات الأخرى ، فيجب ذكر ذلك أيضًا في المستندات المصاحبة للدعوة.

عند إعداد خطاب دعوة للأجانب ، من الضروري تأخذ في الاعتبار الخصائص الوطنية ... في الوقت نفسه ، يجب ألا تكتب دعوة باللغة الأم للمدعوين: يكفي أن تصاغها باللغة الإنجليزية.

مثال على خطاب دعوة لشريك أجنبي لشركة

يجب إرسال دعوة للأجانب لحضور الحدث في وقت أبكر بكثير من المشاركين الآخرين. عند التخطيط لأحداث مع وجود مواطنين أجانب ، ضع في اعتبارك المدة التي سيستغرقها ترتيبها ملفات مطلوبةتخطط لرحلة.

خدمة مفيدة من مجلة "دليل السكرتير": مصمم خطابات الأعمال

خطاب دعوة العمل هو دعوة لحضور حدث: مؤتمر ، عمل ، مقابلة ، معرض ، اجتماع ، حفلة موسيقية ، أمسية خيرية ، ندوة ، اجتماع ، إلخ.

مثال

مثل الأنواع الأخرى خطابات الخدمة، يتم إعداد خطاب الدعوة وفقًا للقالب:

[عنوان]
[هاتف ، بريد إلكتروني ، إلخ.]
السيدات والسادة الأعزاء.

ندعوك للمشاركة في [اسم و / أو وصف الحدث] ، والذي سيعقد في [عنوان / اسم المؤسسة ، وما إلى ذلك].
منظمو [اسم الحدث]: [قائمة المنظمين].
مقدمو [اسم الحدث]: [قائمة المضيف].
أثناء [اسم الحدث]: [ما الذي يدور حوله ، قائمة القضايا التي ستتم مناقشتها ، وما إلى ذلك].
[بعض المعلومات الإضافية]

لكل معلومة اضافيةحول [اسم الحدث] جهة الاتصال [الهاتف ، البريد الإلكتروني ، العنوان ، إلخ.].

المدير العام لمكتب كذا وكذا ، توقيع ف. باتكوفيتش

التفاصيل الإلزامية لخطاب الدعوة: اسم المنظمة ، رمز المنظمة ، البيانات المرجعية حول المنظمة ، OGRN ، TIN ، التاريخ ، رقم التسجيل، المرسل إليه ، توقيع الرأس ، علامة على المؤدي.

يجب أن يكون نص خطاب الدعوة قصيرًا ومقتضبًا وصحيحًا ويجب ألا يسمح بتفسيرات مختلفة. يجب تخصيص خطاب الدعوة لموضوع واحد فقط (حدث ، حدث) ، باستثناء حالات علاقتهم الوثيقة وموقعهم في وحدة هيكلية واحدة للمؤسسة المرسلة. يتم تحرير الخطاب من نسختين (النسخة الثانية معتمدة من المنشئ ورئيس الوحدة المرسلة وتبقى لدى المنظمة المرسلة).

لهذا الحدث

على موقعنا يمكنك تنزيل عينة من دعوة رسمية لحضور حدث (حفلة موسيقية):

من اجل مقابلة

دعوة لمقابلة. عينة.

يوجد قالب محدد لدعوة المقابلة.

مثال 1.
عزيزي بيترينكو الكسندر الكسندروفيتش (اسمك الكامل).
شكرًا لك على إرسال سيرتك الذاتية للوظيفة ***. لقد تعرفنا على سيرتك الذاتية وأثار ترشيحك اهتمامنا. ندعوك لإجراء مقابلة ، والتي ستتم يوم 10 يوليو الساعة 10:00. سوف يقابلك مدير القسم *** - فاسيليف يوري فاليريفيتش. مع أطيب التحيات ، شركة ***.

مثال 2.
عزيزي بيترينكو الكسندر الكسندروفيتش (اسمك الكامل). تدعوكم شركة "***" لاجتياز المقابلة الشخصية الخاصة بمنصب المدير والتي ستتم يوم 25.10.2013 الساعة 11.00. مع أطيب التحيات ، شركة ***.

الرسالة 3.
عزيزي بيترينكو الكسندر الكسندروفيتش (اسمك الكامل). لقد تلقيت مؤخرًا سيرتك الذاتية لوظيفة شاغرة ***. لقد وجدنا بالفعل مرشحًا لهذا المنصب ، لكن لدينا منصب شاغر آخر قد يثير اهتمامك. الرجاء الاتصال بي على [رقم] وسنناقش التفاصيل معك. مع خالص التقدير لك ، بيوتر نيكولايفيتش أنسوف.

الى المؤتمر

الرسالة رقم 1:
زملائي الأعزاء!

ندعوكم للمشاركة في المؤتمر العلمي [الاسم].

لطالما جذب موضوع [الاسم] انتباه المتخصصين. في المؤتمر ، نود التحدث عن [...]. وبالطبع سنتحدث عن […].

ومن المقرر أن يصاحب عمل المؤتمر معرض للموضوعات التي توضح الموضوعات قيد النظر. ومن المقرر نشر نصوص التقارير وكتالوج المعرض.

سيعقد المؤتمر في 12.08.2013 في مركز الأعمال "Delopis.ru" (موسكو ، شارع ليف تولستوي ، 15).

يجب إرسال الطلبات قبل 10.08.2013.

بإخلاص،
بيتر بيتروف

الرسالة رقم 2:
عزيزي إيفان إيفانوفيتش ،

نحن ندعوك إلى مؤتمر دولي[لقب].

الأهداف الرئيسية للمؤتمر:
مهمة 1
المهمة 2
المهمة 3

برنامج المؤتمر:
النشاط 1
النشاط 2
النشاط 3

رسوم التسجيل للمشاركة في المؤتمر 37000 روبل ، بما في ذلك. ضريبة القيمة المضافة 18٪ (النقل ، الغداء ، استراحات القهوة ، القرطاسية).

جدول المؤتمر:
التسجيل من الساعة 8.00 إلى 9.00 ساعات.
يبدأ المؤتمر الساعة 9.00.

مكان انعقاد المؤتمر:
[عنوان]

يتم قبول طلبات المشاركة في المؤتمر حتى 15.08.2013 على شكل عناوين البريد الإلكتروني التالية: [البريد الإلكتروني محمي]أو [عنوان البريد] أو الفاكس: [رقم].

للمسائل التنظيمية ، اتصل بـ: [اللقب ، اسم جهة الاتصال] ، الهاتف: [الرقم] ، عنوان البريد الإلكتروني: [عنوان البريد].

بإخلاص،
بيتر بيتروف

الى المعرض

خطاب دعوة لمعرض المنتجات

شركاء محترمون!

سيقام أكبر معرض لمعدات البناء في 20 ديسمبر 2015 في موسكو.

لمدة خمس سنوات حتى الآن ، جمع هذا الحدث بين المستهلكين والموزعين والمصنعين لآليات البناء غير المأهولة كل عام.

يعد معرض Robostroy فرصة رائعة لإقامة اتصالات تجارية وجذب عملاء جدد وإيجاد شركاء موثوق بهم. كما كان من قبل ، سيضم المعرض منصات للمشاركين من ألمانيا والولايات المتحدة واليابان وهولندا ، لتقديم أحدث الحلول التقنية.

لزيارة معرض "Robostroy" تحتاج إلى التسجيل على موقع robostroy.rf. إجراء إصدار دعوة إلكترونية بسيط ولن يستغرق أكثر من دقيقتين.

الموقع: موسكو ، شارع. بوشكين ، قرية كولوتوشكينا. ابتداءً من 20 كانون الأول (ديسمبر) الساعة 13:00. سنكون سعداء لرؤيتك!

يبدأ المسرح بحامل المعاطف. يبدأ الحدث بدعوة.

بالطبع ، لم يقم أحد بإلغاء الترويج الشامل للحدث: الإعلان ، والإعلانات ، وأنشطة العلاقات العامة. لكن الدعوة التي ستقع في يد الزائر المحتمل للحدث ستكون نقطة الاتصال الشخصية الأولى. ستبدأ في خلق انطباع شامل عن الحدث.

ماذا سوف يعجبك؟ رخيصة ومبتذلة أم منزلة ولا تنسى؟

مثلما تعد بطاقة العمل مهمة للحصول على صورة ناجحة لرجل أعمال ، فإن الدعوة ضرورية أيضًا لحدث ما.

لذلك ، قمنا بإعداد ورقة غش صغيرة من أجلك (وهذا هو ما يختلف قسم "كيفية الكتابة") عند إنشاء دعوة. دعنا نتحدث عن ثلاثة سيناريوهات أساسية ونجمع كل العناصر التي يجب أن تكون في دعوة عمل.

ثلاثة سيناريوهات لدعوات الحدث

هذه ثلاثة سيناريوهات أساسية ، يمكنك دمجها واستخدامها في مجموعات مختلفة. الشيء المهم هو أنهم سيساعدونك في اختيار التكتيكات الصحيحة وليس تحويل الدعوة إلى نصوص.

السيناريو 1. من المتحدثين

تم بناء التركيب الأسلوبي الكامل للدعوة حول المتحدثين. المتحدثون هم التوت الحلو الذي يجذب انتباه الجمهور.

سيعمل هذا السيناريو في حال كان المتحدثون في الحدث يعتبرون حقًا نجومًا مفعمة بالحيوية في مجالهم ولا داعي لشرح من هم ولماذا يستحقون الاهتمام لفترة طويلة.

مثال على هذه الدعوة:

السيناريو رقم 2. من برنامج الحدث

ستكون الفكرة "اللذيذة" والرئيسية للدعوة في هذه الحالة هي برنامج الحدث. يتم استخدامه في الحالات التي تكون فيها قد أعددت برنامجًا جذابًا للجمهور ، أو موضوعات قيمة للتقارير ، أو بشكل عام ، يتم تخصيص الحدث بأكمله للنظر في بعض الموضوعات الضيقة والمهمة للغاية.

كمثال ، سوف نعرض وصف حدث ما على Facebook. بالمناسبة ، إضافة مهمة: الأوصاف الإلكترونية هي أيضًا دعوات. علاوة على ذلك ، يجب إنشاء هذه "الدعوات" أكثر من المعتاد.

العنوان: ندوة عموم أوكرانيا "1C-Bitrix": متجر الإنترنت - أسرار النجاح "في خاركوف. وينصب التركيز الدلالي على المحتوى: المتاجر عبر الإنترنت والترويج لها. انتبه إلى المكانة الجغرافية الضيقة التي تزيد من الاهتمام بالحدث بين الجمهور المستهدف.

يجب ملاحظة تقنية أخرى مثيرة للاهتمام هنا - وصف مفصل للجمهور المستهدف. بشكل عام ، تعمل تقنية "لمن" في جميع الحالات تقريبًا تنسيقات الإعلانات، بما في ذلك الدعوات.

رقم السيناريو 3. من الفوائد

المثال السابق عبارة عن مزيج ناجح من السيناريوهين الثاني والثالث ، نظرًا لأن مجموعة المعلومات الخاصة به مبنية وفقًا لصيغة وصف المزايا " سوف تتعلم…".

ستكون الأفكار الرئيسية لهذا السيناريو هي الفوائد التي سيحصل عليها الحاضرون في الحدث. على سبيل المثال:

• معرفة مفيدة ،
• معارف مهمة ،
• إنجاز ملموس ،
• شهادة قيمة
• حقيبة تدريبية بمجموعة من المواد (فيديو ، صوت ، دفاتر).

مثال على فائدة ذات إنجاز محدد: " بعد نهاية الفصل الرئيسي ، سيكون لديك نص بيع قوي بين يديك ، والذي ستكتبه تحت إشراف صارم من المعلم.».

كتل نص الدعوة

"دعوة" ، مثل أي تنسيق نصي ، لها هيكلها الخاص. وهنا هي محافظة تمامًا ولا تحب رحلة الخيال. إذا نسيت شيئًا ما ، فقد تثير دعوتك ، بدلاً من الرغبة ، الحيرة وحتى الانزعاج. تخيل ، على سبيل المثال ، إذا فاتك تاريخ الحدث أو نسيت تضمين تفاصيل الاتصال بالمنظمين.

حتى لا تحدث لك مثل هذه الرقابة المزعجة ، قمنا بإعداد قائمة بكتل الدعوات المهمة.

• عنوان الحدث؛
• تاريخ ؛
• وصف قصير (2-3 كلمات) ؛
• خاصية طويلة (حول ماذا ، لمن ، الفوائد) ؛
• مكبرات الصوت؛
• برنامج؛
• عنوان؛
• اتجاهات القيادة + أنواع النقل ؛
• مدة الحدث
• أسعار التذاكر؛
• شروط التسجيل
• اسم المنظم
• تفاصيل الاتصال بالمنظمين.

يتم تحديد الكتل بناءً على السيناريو. على سبيل المثال ، لتنفيذ السيناريو رقم 1 ، نحتاج إلى كتلة "Speakers" ، في الخيار الثاني ، يكون "Program" مناسبًا ، أما الخيار الثالث ، فيجب أن نأخذ "الخاصية الطويلة".

باستخدام هذا المنشئ ، ستنشئ دعوة مناسبة عالية الجودة وعالية الجودة.

ما الذي تحتاج إلى مراعاته أيضًا عند إنشاء دعوة؟

عند إنشاء نص لدعوة إلى حدث ما ، يُنصح بالاحتفاظ ببضع نقاط أخرى في ذهنك.

الأول هو تنسيق "دعوة":

• إلكتروني (وصف الحدث في الشبكة الاجتماعية ، رسالة إلى البريد الإلكتروني);
• مطبوعة (نشرة ، دعوة شخصية في مظروف ، باليد).

والثاني هو طريقة التسليم. يعتمد ذلك على التنسيق:

• الشبكات الاجتماعية والبريد الإلكتروني والمدونة ؛
• التوزيع العام (نشرة - "نشرة" أو علامة تبويب في مجلة بروفايل) ؛
• التسليم الشخصي (شخصيًا في متناول اليد).

ثالث - الجمهور المستهدف:

• قادة كبار.
• ضيوف النجوم.
• الزوار العاديون ؛
• صحفيون.

في بعض الأحيان هناك حاجة إلى تنسيقات متعددة. على سبيل المثال ، بشكل منفصل للأعلى وللجمهور العام أو للجمهور العام وللصحافة.

هذه هي المعلومات الأساسية التي ستحتاجها لإنشاء دعوة حدث. نأمل أن تساعدك في التعامل مع هذه العملية بطريقة منظمة ومختصة. إذا كنت ترغب في إعداد دعوة من شأنها أن تفاجئ رئيس الوزراء نفسه - يرجى الاتصال بنا! واستكملها بأدوات قوية للكتابة.

ملاحظة. استوديو Denis Kaplunov هو مؤسستك القوية.