Raport în avans: ce se poate lua în considerare, un eșantion de umplere, tranzacții de bază

Fiecare entitate comercială are periodic nevoia de a efectua cheltuieli de afaceri pentru a asigura funcționarea întreprinderii. Practic, acestea se fac în numerar prin contabili, care se stabilesc într-o ordine specială a șefului. În acest caz, costurile trebuie efectuate în scopurile pentru care au fost emisi banii.

Un raport de avans este un document întocmit de o persoană responsabilă financiar în cazul unor cheltuieli de producție sau de afaceri, care au fost emise anterior de la casierie sau prin transferul de bani către companie.

Acest formular este necesar pentru completarea în cazul în care au fost emise fonduri în cont. Rosstat recomandă utilizarea formularului de document AO-1.

Lista persoanelor din întreprindere cărora li se permite să emită bani este stabilită printr-un ordin special. Este de dorit să se reflecte în ea lista contabililor, suma sumelor care le pot fi date și, de asemenea, să se stabilească scopul cheltuirii acestor fonduri.

Atât persoanele care lucrează la întreprindere, cât și persoanele implicate în temeiul acordurilor contractuale pot răspunde.

Legislația prevede ca angajații cărora li s-au acordat fonduri să efectueze cheltuieli, să le efectueze în scopurile stabilite, iar managerul, verificând toate documentele depuse raportului de avans, a aprobat aceste cheltuieli.

Numai după ce raportul de cheltuieli a trecut de procedura de aprobare, aceste cheltuieli pot fi incluse în costurile companiei. Astfel, acest formular este documentul principal care confirmă cheltuielile în numerar ale companiei.

Atenţie! La întocmirea și acceptarea unui raport prealabil, trebuie reținut că autoritățile de reglementare îl vor analiza neapărat în timpul auditului, iar dacă acesta este întocmit cu inexactități sau documentele anexate nu îndeplinesc cerințele stabilite, atunci costurile acestui document. vor fi excluse de la impozitare.

Când se aplică raportul de cheltuieli?

Fondurile date salariatului trebuie folosite strict în scopurile stabilite sau returnate la casieria întreprinderii înapoi. Documentul principal pentru plata sumelor în cont este, pe care trebuie aplicată viza de manager.

În actele locale ale întreprinderii se stabilesc termene în care salariatul responsabil trebuie să raporteze sau să restituie banii emiși anterior. Trebuie întocmit un raport în avans dacă au efectuat cheltuieli. Acest document vă permite să anulați sumele emise de la contabil pentru cheltuieli.

Fiecare angajat care se întoarce dintr-o călătorie de afaceri trebuie să întocmească un raport prealabil asupra unei călătorii de afaceri. În acest sens, rolul său este în creștere, întrucât multe documente întocmite anterior au devenit opționale. De altfel, raportul prealabil a rămas singurul raport înaintat de călător superiorilor săi.

Întocmirea unui raport în avans este obligatorie, această regulă fiind consacrată în Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar. Doar antreprenorii care tin evidenta conform unei proceduri simplificate sunt exceptati de la intocmirea acestui document.

buhprofi

Important! Cu toate acestea, nu trebuie uitat că există o limită pentru decontările în numerar între organizații sau întreprinzători individuali în valoare de 100.000 de ruble. Peste această sumă, ar trebui utilizate numai plăți fără numerar, ceea ce exclude responsabilitatea.

Ce poate fi luat în considerare

Fiecare specialist contabil și angajatul însuși ar trebui să cunoască lista documentelor care pot fi atașate ca confirmare de cheltuieli la raportul de avans.

Acestea includ:

• Bonuri de vânzare cu bonurile KKT atașate. Este permisă utilizarea acestor documente fără CCP, dacă firma care le-a eliberat lucrează pe imputare. În acest caz, bonul de vânzare trebuie să conțină toate cerințele prevăzute de lege care să permită identificarea furnizorului.
• Chitanțe la împreună cu cecuri. În acest caz, este necesară, de asemenea, fie o factură, fie un act pentru muncă sau serviciu. În acest caz, ultimele documente trebuie eliberate pentru organizația sau întreprinzătorul individual care a stors bani în cont angajatului său, și nu asupra acestuia.
• Chitanțe, comandă de lucru și alte SRF, în care se confirmă cheltuirea fondurilor întreprinderii.
• Bilete și alte documente de transport eliberate pentru transportul de pasageri sau mărfuri. Aceasta include, de asemenea, polițele de asigurare care sunt emise de companiile de pasageri și transportatorii.

Atenţie!În acest caz, documentele pot fi impuse cerințe suplimentare. De exemplu, documentele întocmite într-o limbă străină ar trebui traduse în rusă în partea care se referă la decodarea cheltuielilor suportate de angajat. Documentele care au fost eliberate în weekend la întreprindere sunt verificate temeinic.

Formular de raport în avans, descărcare exemplu 2018

Exemplu de completare a unui raport prealabil în 2018

Să aruncăm o privire mai atentă la un exemplu despre cum să completați un raport în avans.

Partea frontală

Formularul de raportare în avans este completat chiar din linia de sus, unde este introdus numele companiei sau numele complet. antreprenor. În dreapta, trebuie să indicați dacă este alocat.

Mai jos, in campurile situate in apropierea denumirii documentului se trec seria si data la care a fost emis.

Blocul din dreapta începe cu expresia „Aprobați”. Acesta trebuie completat de directorul firmei. Suma este scrisă acolo cu cuvinte, nume complet. și titlul funcției de conducere, data aprobării. Mai jos directorul trebuie să-și pună semnătura, aprobând astfel cheltuielile și permițând luarea în considerare a acestora.

În următoarele câmpuri trebuie să introduceți numele unității structurale în care lucrează contabilul, numele complet, denumirea postului și numărul conform buletinului.

buhprofi

Important! Anterior, scopul menționat în raportul de cheltuieli trebuia să corespundă obiectivului din cererea de emitere cu subraport. În prezent, cererile sunt permise să nu fie întocmite, astfel încât scopul este stabilit în funcție de direcția cheltuielilor efectuate (pentru comunicații celulare, achiziționarea de materiale etc.).

După aceea, documentul este împărțit în două tabele. Contabilul introduce informații în ele. Cel din stânga reflectă mișcarea fondurilor responsabile pentru angajat - soldul din emisiunea anterioară sau depășirea cheltuielilor, suma emisă, suma cheltuită, soldul curent.

Atenţie! Din 19 august 2017, un angajat poate primi sume de raportare fără raportare pentru avansul anterior.

Înregistrările contabile sunt introduse în tabelul din dreapta.

Mai jos contabilul trebuie să înregistreze numărul de documente pe care angajatul le-a furnizat și pe câte foi se află acestea.

După finalizarea verificării, contabilul trebuie să semneze și să indice în cuvinte suma aprobată. În plus, formularul este transferat contabilului șef pentru a fi luat în considerare.

Dacă angajatul, după depunerea raportului, a dezvăluit sumele de bani care trebuie returnate sau invers, este necesar să se compenseze pentru cheltuirea inutil de el, atunci detaliile documentului de numerar sunt atașate mai jos.

Atenţie! La momentul verificării raportului de avans, salariatului i se eliberează o chitanță de acceptare a acestuia. Se dublează pe scurt informațiile documentului adoptat.

Dezavantajul

Pe aceasta parte se afla un tabel in care contabilul introduce toate documentele atasate. Pentru fiecare formular este alocată o linie.

Coloana 1 înregistrează numărul ordinal al liniei. Coloanele 2 și 3 reflectă numărul și data documentului de raportare. Dacă nu există un număr, atunci se pune o liniuță sau „B / N”.

În coloana 4 se înscrie numele documentului.

Coloanele 5 și 6 sunt rezervate pentru indicarea sumei documentului. În coloana 5, este introdus în ruble, iar în coloana 6 - în valută (dacă este emis în ea).

Toate liniile care rămân goale trebuie tăiate cu simbolul „Z”. Mai departe, în ultimul rând, „Total”, este însumat totalul total al sumei pentru toate documentele, iar mai jos contabilul își pune semnătura.

La verificare, contabilul se uită la documente și justificarea costurilor, iar în coloanele 7 și 8 înscrie suma acceptată conform documentului pentru contabilitate. În coloana 9 se înscrie contul contabil căruia i se atribuie costurile.

Informațiile generale din aceste trei coloane, după o verificare completă, sunt transferate în fața documentului.

Ce se întâmplă dacă nu există documente justificative

Dacă angajatul a atașat la raportul de avans documente cu defecte ireparabile (de exemplu, deteriorate) sau nu le-a atașat deloc (chitanța casieriei este pierdută, este imposibil să obțineți un duplicat), aceasta nu înseamnă că avansul raportul nu poate fi acceptat.

Trebuie reținut că bunurile sau lucrările pentru care s-au eliberat bani pot fi efectiv primite. Într-o astfel de situație, contabilul mai trebuie să verifice documentul depus, iar managerul însuși decide dacă îl aprobă sau nu.

Dacă managerul ia o decizie pozitivă și dă instrucțiuni de rambursare persoanei responsabile pentru fondurile cheltuite fără documente justificative, trebuie reținut că toate aceste costuri nu pot fi luate în considerare la calcularea impozitului pentru această perioadă. Dacă organizația lucrează cu TVA, atunci nu se poate deduce nici impozitul aferent.

Inregistrari contabile

Afișările efectuate după completarea raportului de avans depind de scopul primirii avansului:

D08, 10, 41 - K71 - materialele achizitionate de persoana raportoare sunt valorificate

Dacă angajatul a lăsat o plată în avans fără a primi efectiv mărfurile, atunci afișarea se face:

D60, 76 - K71 - a fost efectuată plata în avans către furnizor

Înregistrări contabile bazate pe rezultatele unei călătorii de afaceri:

D20 - K71 - cheltuielile pentru o călătorie de afaceri au fost anulate, al cărei scop era acela de a efectua lucrări în baza unui acord cu un client;

Д44 - К71 - cheltuieli de călătorie de afaceri legate de publicitate sau vânzarea bunurilor companiei;

D08 - K71 - cheltuieli de călătorie de afaceri legate de achiziționarea de echipamente noi, utilaje etc.

D28 - K71 - călătoria de afaceri a fost asociată cu întoarcerea căsătoriei către furnizor.

Dacă societatea aplică regimul general, atunci TVA-ul trebuie alocat din cheltuielile de călătorie:

Д19 - К71 - a fost luată în considerare valoarea TVA pentru cheltuielile de călătorie de afaceri;

Д68 - К19 - a fost efectuată compensarea TVA.

Dacă angajatul are un avans neutilizat într-o călătorie de afaceri, acesta trebuie să îl returneze:

Д50 - К71 - plata în avans neutilizată pentru o călătorie de afaceri este returnată în numerar la casierie folosind ordinul de primire în numerar;

D51 - K71 - avansul neutilizat a fost transferat în contul curent

D70 - K71 - avans neutilizat reținut din salariul acumulat